Transcript Termo de Juntada

Gestão de Processos
Administrativos
na ANEEL
MArço/ 2005
Gestão de Processos
Administrativos
NORMAS DA ANEEL
 11/2004 - Gestão de Processos Administrativos
 15 /2004 - Política de Segurança da Informação
Classificação de documentos
 16/2004 - Política de Gestão de Documentos
 17/2004 - Procedimentos de Gestão de
Documentos de Arquivo
Gestão de Processos
Administrativos
Portaria 50/ANEEL
Norma Organizacional
N° 11/2004-ANEEL
Portaria n° 50/2004
“Aprova a Norma de Organização
nº 11/2004 que trata dos procedimentos
gerais referentes à gestão de processos
e correspondências a serem observados
no âmbito da Agência Nacional de
Energia Elétrica - ANEEL.”
15 de maio de 2004
Conceituação
Conceituação
Autos do Processo - conjunto de documentos ordenados
cronologicamente.
Autuação - ato pelo qual o documento ou conjunto de
documentos, recebidos no protocolo, transforma-se em
processo.
Processo - instrumento formal que compreende atividades
coordenadas em busca de um determinado fim.
Processo Principal - processo que, pela natureza da
matéria, pode exigir a anexação de um ou mais
processos como complemento à sua decisão.
Processo Acessório - processo que apresenta matéria
indispensável à instrução do processo principal.
Conceituação
Juntada - inserção de documentos aos
autos.
Termo de juntada de folha ou peça registro formal da juntada.
Conceituação
Anexação - união de um processo ao outro,
definitivamente.
Termo de anexação - registro formal da
anexação.
Apensação - união provisória de dois ou mais
processos, visando a uniformidade de
tratamento.
Desapensação - separação de processos
juntados por apensação.
Termo de apensação - registro formal da
apensação.
Conceituação
Termo de desapensação - registro formal da
separação física de dois ou mais autos
apensados.
Desentranhamento - ato justificado de retirada
de documento dos autos.
Termo de desentranhamento - registro formal da
retirada de peça ou folha dos autos, no qual
deve constar o número dos documentos
extraídos...
Termo de ressalva - registro formal da
constatação da retirada irregular de peça ou
folha dos autos...
Conceituação
Termo de encerramento - registro formal de
encerramento do processo para arquivamento...
Arquivamento - guarda e conservação
documentos e processos no Arquivo-Geral.
de
Termo de arquivamento - registro formal da guarda
e conservação de doc. e proc. no Arquivo-Geral.
Desarquivamento - ato pelo qual um documento ou
processo, mediante solicitação, é retirado do
Arquivo-Geral.
Termo de desarquivamento - registro formal da
retirada de documento ou processo do ArquivoGeral...
Instrução do Processo
Instrução do Processo
Dispensar adequado tratamento físico;
Observar cuidados de higiene no manuseio;
Evitar o uso de grampos metálicos e de clipes;
Não rasurar os documentos autuados;
Não retirar ou substituir folhas do processo,
salvo na existência de motivo que o justifique.
Instrução do Processo
A numeração inicial das folhas é efetuada quando da
autuação dos documentos que constituem o processo;
As folhas seguintes são numeradas
rigorosamente à sequência das mesmas;
obedecendo
Não é permitida a numeração repetida de folhas ou a
diferenciação das mesmas por meio de letras ou
quaisquer outros artifícios;
Não é permitida a tramitação de processo sem que todas
as folhas estejam devidamente numeradas e rubricadas.
Instrução do Processo
A autuação de documento em cópia é aceita
somente depois de conferido com o original,
devendo constar a expressão “CONFERE COM
O ORIGINAL”;
Os documentos de tamanho diminuto devem ser
colados, por uma das bordas, numa folha de
papel em branco, para facilitar sua inclusão,
manuseio e numeração.
Termo de Juntada
Registro formal da juntada de folha ou peça aos
autos, no qual deve constar:
o número do processo;
a identificação do solicitante;
a relação dos documentos inseridos, com
respectivo número das folhas;
a data e o local da juntada;
assinatura ou rubrica do responsável aposta
sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado.
Termo de Juntada
TERMO DE JUNTADA
Aos 00 dias do mês de xxxxxxxxxx de 0000, por
solicitação de (nome do técnico), na (nome da Unidade
Organizacional por extenso) - (sigla da Unidade),
procedi à juntada da(s) peça(s) nº(s) 485xx.000000/0000 que corresponde às folhas de nº 00 a 00, no
processo nº 48500.000000/00-00.
(NOME EM MAIÚSCULAS E NEGRITO)
(Cargo completo)
Termo de Juntada
Art.19. Fica vedada:
a juntada de documentos externos, recebidos pela
ANEEL, sem o devido termo que a formalize.
FAX
A utilização de sistema de transmissão de dados e
imagens tipo fac-símile ou outro similar não prejudica o
cumprimento dos prazos, devendo os originais serem
entregues, necessariamente, até 5 dias da data do seu
término.
Nos atos não sujeitos a prazo, os originais devem ser
entregues, necessariamente, até 5 dias depois da data da
recepção do material na agência.
FAX
Na prática, tanto o fax quanto o documento original
recebido pela Agência, serão juntados ao processo,
com o respectivo termo de juntada;
Na hipótese de não ser efetivada a juntada do
documento original nos prazos previstos acima,
devem ser considerados como não praticados todos
os atos processuais representados pelas peças
encaminhadas via FAX;
É vedada a inclusão de peça impressa em papel facsímile, devendo nesse caso, ser juntada sua cópia
reprográfica.
Volume dos Autos
Cada volume dos autos de um processo não deve
exceder 200 folhas;
Atingido o limite previsto acima, será providenciado o
encerramento do volume e a abertura de um novo,
mediante termo próprio, datado e assinado pelo
servidor responsável;
A numeração das folhas do novo volume do processo
é contínua à do anterior;
O número do volume é feito em algarismo romano.
Propostas para disseminação do
conhecimento
Treinamento
Cronograma de treinamento da Norma 11,
incluindo técnicas de arquivamento, e dos
padrões de editoração de documentos oficiais da
ANEEL e das Agências (compatibilização)
- elaboração de programação de treinamento
- agendamento junto às Agências
- realização dos treinamentos
- treinamento à distância
Acesso à informação
 Pelo número do processo da Agência
 pela Biblioteca Virtual
Obrigada