Transcript Rutiner för studieuppföljning i forskarutbilningen vid ICT skolan

 Bilaga 1 Rutiner för studieuppföljning i forskarutbilningen vid ICT skolan 1. Bakgrund KTH:s regelverk förskriver att:
”uppföljning av den individuella studieplanen görs av forskarutbildningsansvarig vid
respektive skola. Uppföljningen skall ske minst en gång per år. Om möjligt bör uppföljningen
ske i anslutning till ett omförordnande på doktorandanställning eller förnyat
utbildningsbidrag. Inkommer inte underlag för uppföljningen från doktorand/
huvudhandledare åligger det forskarutbildningsansvarig att initiera processen”....
Har uppsatta mål inte uppnåtts utan rimlig förklaring eller om annat som kan behöva en
närmare analys framkommer skall berörd/a handledare och doktorand kallas till ett samtal
med forskarutbildningsansvarig. Detta möte skall dokumenteras.
Är bristerna av så allvarlig karaktär att doktorandens resurser kan komma att dras in om
rättelse inte sker skall doktoranden och berörd/a handledare informeras om detta. Vid
nästkommande uppföljning skall beaktas om rättelse skett.
Forskarutbildningsansvarig har rätt att göra de ändringar i förslaget till individuell
studieplan som anses påkallade. Såväl huvudhandledare som doktorand skall före
fastställandet av den individuella studieplanen yttra sig över sådana ändringar
Kraven på, och uppföljningen av studieplaner vid ICT-­‐skolan har hittills främst varit formella och fokuserade på kurspaketets omfattning och nivå. Uppföljningen har varit koncentrerad till omförordnande-­‐tidpunkterna eller när FA (forskarutbildningsansvarig) begärt in studieplaner. Även om många av studieplanerna varit detaljerade kan man inte generellt fastslå att kraven på studieplanerna varit tillräckligt precisa för att möjliggöra ställningstagande av den typ som beskrivs i 2:a och 3:e stycket ovan. Ingen organiserad uppföljning av doktorandernas studieframgång på ämnes/verksamhetsbasnivå har gjorts. Nedanstående rutiner vid ICT skolan syftar till att korrigera dessa brister.
2. Rutiner vid ICT-­‐skolan 2.1
Individuell studieplane Utgångspunkten för processen är blanketten ”Individuell studieplan” i KTHs blankettarkiv (FO-­‐INDS) (länk) som även finns på engelska. Studieplanen som upprättas för varje doktorand i samband med antagningen, skall innehålla: 1) En förteckning över tillgodoräknade, avklarade och planerade kurser som tillsammans är konsistent med kraven för önskad examen inom respektive forskarämne/program. 2) Plan för avhandlingsarbetet: Bilaga 1 a) En kortfattad beskrivning av den övergripande inriktningen av avhandlingarbetet (problemområdet, allmän karaktär av arbetet), samt en beskrivning av mätbara delmål på väg till examen som kan användas för bestämmning av framsteg i förhållande till ”doktorandstegens” mål. ICT skolan använder följande delmål på väg mot slutmålet – doktorsexamen (senast år 5): i)
Första publikation (år 1) ii) Licentiate Thesis proposal – doktoranden presenterar en synopsis av lic-­‐avhandlingen vid ett offentligt seminarium, granskat av en ”extern granskare” (senast år 2) iii) Licentiat-­‐examen (senast år 3) iv) PhD Thesis proposal -­‐ motsvarande för dr-­‐avhandling (senast år 4) Delmålen ii)-­‐iv) kopplas med fördel till doktorandstegens steg. Andra delmål av liknande karaktär kan användas efter samråd med studierektor. b) En detaljerad plan för nästkommande år. Planen skall innehålla minst ett av delmålen ovan men bör även innehåll andra mätbara delmål – t.ex. publikationer och avklarade kurser. 3) Plan för handledningen Kortfattad beskrivning av hur handledningen praktiskt kommer att gå till? Mötesfrekvens, tillgänglighet för handledaren. Samspel huvudhandledare – bitr handledare. 4) Uppnådda resultat (ej 1:a studieplan) Beskrivning av uppnådda delmål och enligt pkt 2. Förutom äldre uppnådda resultat, skall samtliga delmål från föregående studieplan listas här – även de som INTE uppnåtts (med kommentar om när de kommer att nås). 2.2
Uppföljningsprocess En gång varje år, senast den 31 oktober respektiven den 30 april (beroende på antagningstillfälle) skall en reviderad individuell studieplan godkännas av FA. För doktorander som har reviderat sin studieplan inom 6 månader från fastställandedatumet ovan, reviderar sin studieplan till nästa tillfälle dock senast inom 12 månader från det att senaste revisionen godkänts. Revision sker i följande steg: 1) Anmaning FA kansli underhåller en förteckning över samtliga doktoranders studieplaner och revisionstidpunkt. Kansliet skicka ut en påminnelse om revision ca 2 månader före revisionsdeadline. 2) Självvärdering Doktoranden sammanställer uppnådda resultat för föregående år, föreslår delmål och plan för nästa år och gör ett utkast till reviderad studieplan. Bilaga 1 3) Handledarsamtal Handledare (huvud-­‐ och biträdande) och doktorand diskuterar uppnådda resultat och utkastet till reviderad studieplanen. Doktoranden inför överenskomna förändringar i utkastet. Samtliga handledare och doktoranden skickar förslaget till studieplan med e-­‐post via ansvarig avdelningsadministratör till berörd studierektor senast 31 mars resp 30 september. 4) Handledarmöte Studierektor med ansvar för aktuell avdelning (verksamhetsbas) anordnar ett handledarmöte, där samtliga involverade handledare deltar. Alla reviderade studieplaner diskuteras och goda exempel lyfts fram. Vid mötet diskuteras speciellt (i positiv, kollegial anda) problematiska fall där studieresultaten inte är tillfredställande. Handledare för dessa doktorander förväntas föreslå åtgärder till förbättring som reflekteras i den reviderade studieplanen. Studierektor tillstyrker fastställandet av studieplanerna som sedan undertecknas av handledarna och doktoranden. Studieplanerna går därefter till FA senast 20 april resp 20 oktober. 5) Fastsställande FA fastställer studieplanerna senast 30 april resp 31 oktober. Studieplanen arkiveras på avdelningen. 6) Eskalering Kan handledare och doktorand inte komma överens i steg 3), tar dessa kontakt med berörd studierektor som hör partnerna och föreslår lösningar. Kan en lösning inte nås, gör FA motsvarande prövning. I första hand skall en lösning mellan handledare och doktorand nås men ytterst kan (a) FA göra de ändringar denne finner nödvändiga och fastställa studieplanen. (b) Ny handledare kan utses (c) Resurserna kan dras in/Doktoranden kan skiljas från utbildningen