Handläggningsrutin för tilldelning av x-konto och GUL-behörighet

Doktorander, handledare och andra personer inom forskarutbildningen vid Sahlgrenska akademin, med och utan anställning vid Göteborgs universitet, behöver tilldelas ett x-konto för att få tillgång till medarbetarportalen, Göteborgs universitets lärplattform (GUL) och andra administrativa system.

X-konto för doktorander

Doktorander som antas till utbildning på forskarnivå får vid antagning i Ladok automatiskt ett x-konto med rollen

Doktorand

i Gupaida. När ett x-konto skapas får doktoranden också en

@gu.se

-epostadress. Utbildningshandläggare på akademikansliet meddelar forskarutbildningssamordnare/motsvarande vid institutionen när doktorand antagits till utbildning på forskarnivå och etablerats i Ladok. Forskarutbildningssamordnaren ansvarar för att behörighetsadministratör för Gupaida och GUL administratör informeras.

En doktorand kan ha olika rollkombinationer i Gupaida:

•

Doktorand

: Doktorand antagen till utbildning på forskarnivå (etablerad i Ladok)

1

. •

Doktorand + Anställd

: Doktorand antagen till utbildning på forskarnivå (etablerad i Ladok). Doktoranden har redan tilldelats ett x-konto via Palasso och får en ny roll • (

Doktorand

) på sitt konto.

Doktorand + Extern

2

: Doktorand antagen till utbildning på forskarnivå (etablerad i Ladok). Doktorand som redan tilldelats ett x-konto manuellt av behörighetsadministratör får en ny roll (

Doktorand

) på sitt x-konto.

Koppla x-kontot till doktorandens institution

Om en person endast har rollen

Doktorand

så kommer det inte att finnas någon organisationstillhörighet på x-kontot

3

och kontot kan därmed inte hanteras av behörighetsadministratör. Behörighetsadministratör mailar eller ringer till servicedesk ([email protected] alt. 2020) för att lägga till rätt organisationstillhörighet på kontot och kan därefter administrera doktorandens x-konto.

OBS!

Finns det redan ett x-konto för doktoranden ska det inte skapas ett nytt! Observera också doktoranden behöver informeras om sina kontouppgifter, detta sker inte ”automatiskt” via Ladok eller Gupaida. 1 Har man rollen

Doktorand

(etablerad i Ladok) i Gupaida och därefter blir anställd (läggs in i Palasso) så läggs rollen

Anställd

till på kontot och uppgifter om tjänsteställe (institution) hämtas från Palasso till x-kontot. Eventuellt kan man behöva maila/ringa till servicedesk och lägga till avdelningstillhörighet för att kunna administrera doktorandens x-konto. 2 Begreppet ”extern” syftar här på externt x-konto. 3 Detta beror på att Ladok och Palasso inte använder samma information gällande tjänsteställe och x-kontot är uppbyggt på tjänsteställe i Palasso. 1 2013-02-28

Behörighet i Göteborgs universitets lärplattform (GUL)

GUL-administratören vid institutionen informeras om att ett x-konto skapats för doktoranden. GUL-administratören ger doktoranden rätt grupptillhörighet i GUL: Välj den orangea rutan "Användare", klicka sedan på "Skapa/Redigera". Sök fram personen som ska tilldelas grupptillhörighet (Skriv

Efternamn

,

Förnamn

och tryck på ”Enter”). Markera personens namn och tilldela grupptillhörighet genom att klicka på "Tilldela till grupper". Om du ett dygn efter att x-kontot skapats, inte hittar doktoranden i GUL, kontakta [email protected]. Doktorander ska tilldelas gruppen

Doktorander *Namnet på institutionen*

Sök fram gruppen

Doktorander *Namnet på institutionen

*, och tryck på ”Spara”.

Aktuell e-postadress

Inom utbildning på forskarnivå används GUL för e-postutskick med information riktad till doktorander. Därför är det viktigt att denna information skickas till en e-postlåda som doktoranden läser regelbundet. GUL-administratören ska, utöver den e-postadress som skapats via x-kontot, lägga till den e-postadress som angivits i den individuella studieplanen. E-postadress läggs till i fältet för e-post, separera e-postadresserna med ett semikolon.

Support

Har du frågor om GUL och hur man använder verktyget kontakta GUL: [email protected]

. Lista över GUL-administratör på respektive institution hittar du på sidorna GUL-support för administratör via medarbetarportalen. Gupaida servicedesk: [email protected] alternativt tfn 031-7862020. 2 2013-02-28