Den nya förvaltningsorganisationen för Ladok

2014-09-23

Agenda

» Roller och rekrytering » Kontaktytor mot lärosätena » Tjänstekatalog » Årscykel » Befintlig o ny förvaltning

Konsortiet – beslutsorganisationen idag i princip

Beslutar Styr, leder Leder Stämman Styrelse KCh Förvaltningsstyrgrupp Förvaltar

Systemförvaltningsroller enligt pm3

Beställare

Objektägare verksamhet Förvaltningsledare verksamhet

Leverantör

Objektägare IT Förvaltningsledare IT 1 specialist per förvaltningsprodukt IT-specialister Modellen bygger på affärsmässighet. Verksamhet och IT ska tillsammans säkra att verksamheten får det stöd den behöver.

Nyckelrollerna

Beställare

Objektägare verksamhet

Karin Åström, GU

Förvaltningsledare verksamhet

Tor Fridell, Liu Leverantör

Objektägare IT

Ulrika Ringeborn, Lnu

Förvaltningsledare IT

Erik Wallenberg, SU

• • • Fattar beslut om förvaltningsplan (tillsammans med styrgruppen) Pekar ut strategisk riktning Bemannar organisationen • • • • • Leder det operativa arbetet Tar fram förslag Fattar beslut inom givna ramar Fångar in verksamhetens behov Styr och följer upp underleverantörer

Tidsplan rekrytering

Tillsatta roller

» Objektägare Verksamhet – Karin Åström » Objektägare IT – Ulrika Ringeborn » Förvaltningsledare Verksamhet – Tor Fridell » Förvaltningsledare IT – Erik Wallenberg Bondesson

På gång

» Acceptanstestledare » Testresurser ÅR

Tidsplan rekrytering

Under 2014

» Produktansvarig Planering och uppföljning » Informatör/kommunikatör » Utbildningsansvarig » Resursansvarig » Produktionssättningsansvarig » Controller » HR-ansvarig » Administrativt stöd

Tidsplan rekrytering

En person kan inneha flera roller , det är t o m önskvärt. Ex

» Informatör/utbildningsansvarig » Resursansvarig/HR-ansvarig » Controller/Administrativt stöd

Tidsplan rekrytering

VT2015

» Produktansvarig Resultathantering » Produktansvarig Etablering och studentinformation » Produktansvarig Utbildningsadministration » Testresurser dessa produkter

Tidsplan rekrytering

HT2015

» Produktansvarig Studiedeltagande » Produktansvarig Examen » Testresurser dessa produkter » Lösningsarkitekt » Kravställare » Metodansvarig

Förvaltningsorganisationens underleverantörer

Förvaltningsledare IT

Drift och support

ITS vid Umeå universitet

Felrättning och vidareutveckling

UHR

Lokal objektägare

a nsvarar för att: • det finns en (lokal) budget för administration av systemet och att denna följs • lagar och förordningar följs • säkerhetsrutiner följs • ägare av lärosätets information i Ladok • konsortialavtalet med Ladokkonsortiet följs • det finns lokal support för Ladok • utse de personer som har rättighet att beställa förändringar till informationen i Ladok vid fel som inte kan åtgärdas lokalt • utse kontaktperson för Konsortiet vad gäller verksamhetsfrågor

Kontaktperson Ladok

» mottagare av information från och besvarar vissa frågor från Konsortiet » ansvarar för att lärosätet rapporterar fel och behov av förändringar till Konsortiets centrala supportfunktion

Kontaktytor mot lärosätena - forts

» Nuvarande kravställning sker inom Ladok3-projektet » Framtida kravställning sker via olika referensgrupper

Den nya förvaltningsorganisationen ansvarar för 2nd line support till lärosäten

Konsortiets ansvar Lärosätets ansvar

Andra linjens support Ladoksupport/ Kontaktperson Ladok Alt 1 Alt 2 Alt 1 Tredje linjens support Service desk Användare Nya kontaktvägar för nya Ladok För befintligt Ladok förändras inte kontaktvägarna

Registervård

» Behovet av registervård kommer att vara mindre i nya Ladok » Funktioner för de vanligaste ändringarna kommer att finnas i systemet » Den registervård som lärosätet inte kan utföra beställs centralt – hur detta ska ske tydliggörs, förslag skickas ut för synpunkter

Tjänstekatalogen – ingår i konsortieavgiften

Support & information Drift-, test- och utbildningsmiljöer Drift Utbildningsmaterial Underhåll gemensam katalogdata Förändringshantering Användar- o behörighetshantering Registervård Rapporteringsstöd till myndigheter Stöd vid införandet integrationer

Tjänstekatalogen – ingår inte i konsortieavgiften

Utbildning Utsökning av information Utökad support Stöd registervård Exklusiv tillgång utbildningsmiljön

Årscykel förvaltningsarbetet

Beslut om förvaltningsplan i styrgrupp

dec

Beslut om budgetram på stämma

nov jan

Innevarande år Kommande år Detaljerad aktivitetsplan

feb

Verksamhetsberättelse (föregående år) Uppföljning Q3

okt

Styrgrupp begär budget medel av styrelsen Styrgrupp beslutar preliminär förvaltningsplan

sept

Halvårsrapport och prognos

aug mars

Insamling av behov och krav från referensgrupper Styrning av förvaltningsarbetet för Ladok

juli apr

Uppföljning Q1 Beräkna resurser och ta fram förslag på prioritering

maj

Information på stämman om pågående förv arbete och inkomna behov Avstämning med förvaltningsråd

juni

Sammanställning preliminär förvaltningsplan

Befintligt och nytt Ladok förvaltas tillsammans

Befintligt Ladok • Gemensam styrning • Befintligt Ladok stängs under 2017 Nytt Ladok 2017