Transcript Vad är ramavtal? - Upphandlingsbolaget

Utbildning för chefer inom SDF
Våren 2012
Ramavtalet
i fokus
Ing-Marie Trygg
Upphandlingsbolaget
LOU 2 kap §15;
”Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera
upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i
syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt
under en given tidsperiod.”
R A M A V TA L I F O K U S
Vad är ramavtal?
Lagen (LOU) måste följas. Därför har vi ramavtal för att
underlätta beställning.
• Olika verksamheter har olika behov
• Behoven varierar över tid
• Följer med utvecklingen
R A M A V TA L I F O K U S
Fördelarna med ramavtal

Gemensamma behov

Stor besparingspotential

Det krävs specialkompetens

Stor nytta
R A M A V TA L I F O K U S
Vad avgör om det blir ett kommungemensamt
ramavtal eller inte?
Vi väger in andra saker än pris:
•
•
•
•
Vi kontrollerar leverantören – skatter, skulder mm
Hänsyn till stadens policies vägs in
Vi får kontroll över de kommersiella villkoren
Genom att använda ramavtalen så ökar avtalstroheten.
En hög avtalstrohet leder till möjligheter till bättre
avtalsvillkor, bla bättre priser.
Avtalstrohet är en självklarhet!
R A M A V TA L I F O K U S
Varför ska vi köpa på ramavtal när jag kan köpa
billigare ute på stan?
Exempel
Winst
Nätet
Tvättmaskin Siemens
6 539 kr
6 068 kr
• Frakt & inbärning
ingår
400 kr
• Installation
ingår
500 kr
• Garanti/försäkring
ingår
800 kr
leverantör i ekonomisystem
-
300 kr
Betalningsvillkor
30 dagar
10 dagar
Summa:
6 539 kr
8 068 kr
Kostnad för att lägga upp ny
Lägsta pris är inte
samma som lägsta
kostnad!
Ur Göteborgs Stad inköps- och
upphandlingspolicy:
”Säkerställa att varor och tjänster
köps med rätt kvalitet till lägsta
kostnad och med minsta möjliga
miljöpåverkan”
R A M A V TA L I F O K U S
Inköp av tvättmaskin – en jämförelse
Våra ramavtal täcker in den mesta:
Almanackor - Äldreboende
Vid slutet av 2011 fanns det
- 1700 ramavtal i Winst med
- 1000 leverantörer inom
- 190 ramavtalskategorier
De flesta av stadens beställare gör
beställningar på i snitt 5-7 ramavtal.
Ramavtal ska alltid användas i första hand!
R A M A V TA L I F O K U S
Ramavtalsportföljen
• Hur ska du beställa
• Hos vilken leverantör
• Följ instruktionen
• Konsekvens = Skadestånd
Så läs alltid beställarinstruktionen
innan du beställer!
R A M A V TA L I F O K U S
Beställarinstruktion
De vanligaste beställningssätten är:
– Rangordning
– Förnyad konkurrensutsättning
– Annan anvisning
– Kombinationer av anvisningar
R A M A V TA L I F O K U S
Ramavtalets användningssätt
– Beställning ska ske från leverantör som rangordnas etta.
– Rangordningen framgår av beställarinstruktionen
och/eller av kolumnen "Rangordning" i Winst.
Så här gör du:
1. Kontakta alltid leverantör nr 1 först. Ange ditt behov, t.ex.
Vad ska du ha? När behöver du det?
2. Om inte leverantör nr 1 kan leverera enligt dina önskemål,
kontaktar du leverantör nr 2.
Om du beställer från leverantör nr 2, dokumentera varför
leverantör nr 1 inte fick beställningen, exempelvis i
kommentarsfältet i Gasell eller liknande.
R A M A V TA L I F O K U S
Rangordning
Hur gör jag en förnyad konkurrensutsättning?
1. Definiera behovet – egenskaper och volymer helst skriftligen
2. Tillfråga de som enligt ramavtalen är möjliga att tillfråga.
Alla måste få möjlighet att lämna offert
Inte någon annan än de leverantörer som finns på avtal
3. Begär in offerter
4. Välj den leverantör som lämnade den förmånligaste offerten
5. Tala om vem som fick affären, d v s underrättelse om beslut!
6. Avtalsspärr 10 kalenderdagar
7. Lägg en beställning - alternativt slut ett underavtal
R A M A V TA L I F O K U S
Förnyad konkurrensutsättning
• Inte rangordning eller förnyad konkurrensutsättning.
• Exempel: Vårdområden
Exempel på beställarinstruktion med annan anvisning:
Tänk på detta först innan du väljer leverantör!
1. Börja med att definiera vad beställningen skall omfatta vad
avser kompetenser och/eller tjänster.
2. Ta reda på vad som ska omfattas av beställningen.
3. Gå in i prisbilagan för respektive leverantör och gör en
prisjämförelse.
4. Välj den leverantör som har lägst pris för uppdraget.
R A M A V TA L I F O K U S
Annan anvisning
Kombinationer av olika anvisningar kan förekomma.
Viktigt att läsa beställarinstruktionen noga!
Exempel: Hantverkstjänster, Tryckeritjänster.
R A M A V TA L I F O K U S
Kombination av anvisningar
• Alla ramavtal utgår ifrån generella avtalsvillkor.
• Varje ramavtalsvillkor anpassas.
• Se dokumentet ”Avvikelser och tillägg till avtalsvillkor”
Generellt gäller:
• Inga avgifter får förekomma, oavsett benämning
• Betalning sker 30 dagar efter ankomststämplad
faktura och godkänd leverans.
• Normalt ingår leveransen i priset
• Orderbekräftelse skall skickas, om du som beställare
begär det.
• Dröjsmålsränta enligt svensk räntelag.
R A M A V TA L I F O K U S
Ramavtalens villkor
TUMMEN-UPP PRODUKTER
På vissa ramavtal har vi nettoprissatta
produkter.
”Tummen-upp”-symbol i Winst.
RABATTSORTIMENT
Sortimentet är baserat på leverantörens
gällande prislista minus rabattsats
(angiven i procent)
R A M A V TA L I F O K U S
Priser
KOMBINATION AV PRISLISTOR
”Tummen-upp” sortiment och övrigt
sortiment med avtalad rabatt.
Sträva alltid efter att köpa ”Tummen-upp” sortimentet.
R A M A V TA L I F O K U S
Priser (forts)
När skall man teckna underavtal?
• När det som skall köpas inte är tydligt definierat i ramavtalet
eller när man har ett kontinuerligt behov
Vad skall ett underavtal innehålla?
• Var, När (eller hur länge), Hur och till vilket pris skall tydligt
definieras i ett underavtal och hänvisning till ramavtalet skall
anges
• Mallar för underavtal kan finnas för vissa avtalsområden
OBS! Underavtal kan aldrig skriva bort ramavtalet
R A M A V TA L I F O K U S
Underavtal
Viktigt!
• Ett underavtal kan aldrig förlängas om inte huvudavtalet
(ramavtalet) finns kvar.
• Automatiska förlängningar av underavtal får inte
förekomma
• Viktigt att inte okritiskt acceptera leverantörens branscheller standardavtal (kan bli aktuellt vid t ex köp av tjänster)
R A M A V TA L I F O K U S
Underavtal
• Göteborgs Stad, Budget
• Göteborgs Stad, Inköps- och upphandlingspolicy
• Upphandlingsbolagets ägardirektiv
• Göteborgs Stad, Miljöpolicy
• UHB certifiering ISO 14001:2004
R A M A V TA L I F O K U S
Uppdrag miljö och etik
UHB Avtalsprocess för miljö och etik säkras genom:
• Miljö- och etikbedömningsverktyg
• Avtalsgrupp
• Krav, förfrågningsunderlag
− Miljöstyrningsrådet (www.msr.se)
− Miljömärkningar, etiska märkningar, kvalitetsmärkningar
− Stadens ställningstaganden
− Ramavtalsvillkor
• Utvärdering/kontroll, anbud
• Avtals-/leverantörsuppföljning
R A M A V TA L I F O K U S
Metod
• Inom de flesta ramavtal finns det ett miljösortiment.
• För att underlätta märks dessa ut i Winst.
Den största möjligheten att påverka Stadens
förbrukningsmönster har du som beställare!
R A M A V TA L I F O K U S
Miljösortiment
Föreningsfrihet och organisationsrätten
• Konvention 87 - Föreningsfrihet och skydd för rätten att organisera
• Konvention 98 - Rätten att organisera och förhandla kollektivt
Tvångsarbete
• Konvention 29 - Förbud mot tvångs- och straffarbete
• Konvention 105 - Avskaffande av tvångsarbete
Diskriminering
• Konvention 100 - Lika lön för lika arbete oavsett kön
• Konvention 111 - Om diskriminering i fråga om anställning och
yrkesutövning
Barnarbete
• Konvention 138 - Minimiålder för arbete
• Konvention 182 - Mot de värsta formerna av barnarbete
R A M A V TA L I F O K U S
Etiska krav
• Använd WINST
• Läs beställarinstruktionen
• Beställ
• Kontrollera att du får det du beställt
Sist men inte minst: Kontrollera fakturan!
R A M A V TA L I F O K U S
Bra att tänka på när du beställer:
R A M A V TA L I F O K U S