Transcript praktiskt tillämpar ramavtalet Bemanningstjänster
Hur du praktiskt tillämpar ramavtalet Bemanningstjänster 2012
Uppdaterad 2013-07-01
2
Innehåll
UK mål med upphandlingen Marknadsförutsättningar Ramavtalet omfattning Avtalets villkor Nyttor med SKI:s Ramavtal Våra referenser Leverantörer Avropsstöd Uppföljning Frågor och Svar
Så tänkte jag när arbetade med FFUn
Målen vid upphandlingen av Bemanningstjänster 2012 Erbjuda myndigheter bemanningstjänster för de vanligaste efterfrågade personalområdena - Relevant kompetens hos personal - Konkurrensutsätta priserna vid avrop för att sänka kostnaderna - Administrativt förenkla den förnyade konkurrensutsättningen genom mallar och beskrivningar - Erbjuda två typer av avrop: tidsbestämda uppdrag alternativt succesiva avrop under längre period då kund inte i förväg exakt vet när personal behövs - Hänsyn till lokala förhållanden - uppdelning i 21 geografiska anbudsområden - Låga priser pga. förväntat stora volymer - Kollektivavtalsliknande villkor och andra relevanta krav för personal
Ramavtalens syfte är att förse myndigheternas stora behov av personal vid arbetstoppar eller frånvaro av ordinarie personal säger Peter Svensson, ansvarig upphandlingskonsult
3
Marknadsförutsättningar (I)
Bemanningsföretagen är en arbetsgivar och branschorganisation för personaluthyrnings-, omställnings- och rekryteringsföretag med 500 medlemsföretag, varav drygt 400 är auktoriserade bemanningsföretag och/eller auktoriserade omställningsföretag.
Antal anställda
Branschen har 61 100 årsanställda (2012), vilket är 95 procent av alla anställda i bemanningsbranschen.
40 procent är arbetare och 60 procent tjänstemän.
Källa: Bemanningsföretagen en bransch- och arbetsgivarorganisation för företag med verksamhet inom uthyrning, omställning och rekrytering
. Bemanningsföretagen Marknadsandelar
Leverantör och marknadsandel acc 2012
1 MANPOWER 21,30% 2 PROFFICE 17,60% 3 ADECCO 4 UNIFLEX BEMANNING 5 ACADEMIC WORK 12,20% 7,19% 6,46% 6 LERNIA BEMANNING AB 7 POOLIA 8 LOGENT 9 ARENA PERSONAL 10 STUDENTCONSULTING 6,41% 3,70% 3,20% 2,37% 2,33%
4
Marknadsförutsättningar (II)
Penetrationsgrad på arbetsmarknaden
Bemanningsbranschens penetrationsgrad på arbetsmarknaden var 1,3 procent år 2012. Penetrationsgrad är ett mått på hur stor andel av den sysselsatta befolkningen som arbetar i ett bemanningsföretag.
135 000 personer var anställda i bemanningsbranschen någon gång under 2012.
Omsättning totalt 2012
Omsättningen i branschen var 25,1 miljarder kronor.
Omsättningen för de 35 största företagen var knappt 21 miljarder kronor.
Källa: Bemanningsföretagen en bransch- och arbetsgivarorganisation för företag med verksamhet inom uthyrning, omställning och
rekrytering. Bemanningsföretagen
5
Ramavtalet omfattar
Bemanningstjänster inom fyra (4) huvudkategorier:
1. Administration 2. Ekonomi 3. Personal 4. Fastighet
Följande yrkeskategorier kan avropas:
1. Administration Assistent Receptionist/Telefonist/Allroundkontorist Sekreterare/Chefsassistent Registrator 2. Ekonomi Controller Redovisningsekonom Ekonomiassistent 3. Personal Personalhandläggare/Personal administratör Lönehandläggare/Löneassistent 4. Fastighet Vaktmästare, arbetsledande Vaktmästare/Fastighetsskötare Fastighetsförvaltare Fastighetsvärd/Husvärd Servicereparatör/Fastighetsreparatör Drifttekniker Avrop sker genom förnyad konkurrensutsättning
6
7
Villkor
Avtalsperiod apr 2013 – nov 2014. Genomförd av SKI i eget namn Avrop sker med förnyad konkurrensutsättning Klausul som reglerar ev. anställning av uthyrd personal vid UM/UE Revisionsmöjlighet (uppföljningskontroll) är avtalad .
8
Nyttor… med SKI:s Ramavtal
Snabba leveranser av personal till myndigheter Lång erfarenhet hos de leverantörer som avtal är tecknade med Möjlighet för kund att själv beskriva utbildning och kompetens hos personal utifrån mall vid behov Genomgående låga priser för samtliga yrkeskategorier.
En samhällsekonomisk nytta genom att myndigheter snabbt kan tillsätta personal i viktiga positioner inom ex ekonomi, personal och service Avtalet möjliggör en kostnadsbesparing mellan 7 – 20%
9
Våra Referenser
455 UM/UE är avropsberättigade på ramavtalet 12 avropar på detta avtal idag (juli-13)
– Eskilstuna Kommun, Familjebostäder, Laholms Kommun, Lidingö Stad, Partille Kommun, Region Halland, Rättviks Kommun, Skolfastigheter i Stockholm AB, Stockholm Stads Bostadsförmedling AB, Storstockholms Brandförsvar, Sundbybergs Stad, Vimmerby Kommun
Leverantörer
Pema People AB
Britt-Marie Landström, +46 (0)11-130076 [email protected]
Uniflex Sverige AB
Elin Strandberg, +46 (0)8 555 368 00 [email protected]
StudentConsulting Sweden AB
Jessica Hising, +46 727 404707 [email protected]
10
Leverantörer
Manpower Aktiebolag
Marie Mehlin, +46 (0)40 660 63 73, Fax:+46 (0)40 670 17 89 [email protected]
Proffice AB
Malin Emond, +46 (0)8 787 17 00, Fax:08-553 419 15 [email protected]
Bemannia AB
Pär Dahlund, +46 (0)8 84 53 00, Fax:+46 (0)8 648 09 00 [email protected]
11
Vad händer innan anmält avrop
För att avropa från SKI:s ramavtal krävs att du, eller annan ansvarig, först godkänner SKI:s allmänna villkor. SKI:s allmänna villkor syftar till att säkerställa att du som har gällande ramavtal inom aktuellt område eller tillämpar ramavtal som upphandlats i samverkan med andra UM/UE inte samtidigt tillämpar SKI:s ramavtal under det egna gällande ramavtalets giltighetstid. Du som är ansvarig för upphandlingsverksamheten inom en upphandlande myndighet eller enhet, kan anmäla avrop via vår webbplats. 1.
I vår avtalsdatabas hittar du samtliga ramavtal som vi har upphandlat. Ramavtalet Bemanningstjänster 2012 hittar ni på Ramavtal Bemanningstjänster 2012 . Har du fått inloggningsuppgifter från oss via post kan du logga in och anmäla intresse för att börja avropa på våra ramavtal, som SKI gjort i eget namn. Som inloggad kan du även avanmäla dig från avtal. Vem kan avropa? För att vara avropsberättigad på de ramavtal som vi har upphandlat måste du på förhand ha bekräftat din avsikt att tillämpa ramavtalet. De som är avropsberättigade finns angivna i bilaga ”Avropsberättigade” till ramavtalet.
12
Vad händer efter anmält avrop
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Du får ett svarsmail som bekräftar avropsanmälan
Om du använder Tendsign som avtalsdatabas kan du få avtalen utspeglade in i er egen databas i anslutning till avropsanmälan
Vi meddelar varje fredag leverantören att avropsanmälan är gjord så att leverantörer vet vilka som anmält sig för Leverantör tar påföljande måndag kontakt med dig eller den som angivits som kontaktperson i samband med avropet för frågor om den förnyade konkurrensutsättnigen Var tydlig med när den förnyade konkurrensutsättningen ska ske och hur du vill att leverantören fortsatt ska agera Efter leveransen, boka uppföljningsmöte med leverantören Får du problem med leverantören kontakta SKIs kundtjänst
13
Avropsstöd
Vägledning för förnyad konkurrensutsättning på ramavtalet Bemanningtjänster 2012
Mer utförlig information hittar du på vår hemsida, där det även finns mallar att fylla i Ramavtal Bemanningstjänster 2012
14
Avropsstöd
Med flera antagna leverantörer och ett avropsförfarande i form av förnyad konkurrensutsättning erbjuds flexibla och framför allt träffsäkra lösningar för aktuellt bemanningsbehov. Vid varje tillfälle är det bara de bemanningsföretagen som verkligen kan leverera som kommer att svara på avropet. Det bidrar också till att nya priser kommer in varje gång.
- Konkurrensutsättningen kan genomföras för en längre tidsperiod, till
exempel ett år i taget. Det gör att när du är i behov av personal från en dag till en annan kan du snabbt få in en resurs utan att behöva gå igenom den förnyade konkurrensutsättningen vid varje enskilt fall, säger Peter Svensson, ansvarig upphandlingskonsult på SKI.
15
Avrop
Avrop sker genom att du genomför en förnyad konkurrensutsättning. Du kan avropa extern personal för längre eller kortare tid. Behov kan finnas vid arbetstoppar, sjukfrånvaro eller annan frånvaro av ordinarie personal för bestämda uppdrag eller extra behov avseende en eller flera yrkeskategorier.
Information om hur den förnyade konkurrensutsättningen ska genomföras inkl. mallar som kan användas ser du på bild 17-18.
16
Förnyade konkurrensutsättningens steg
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Beskriv ditt behov av personal Skicka en avropsförfrågan till samtliga fem (5) ramavtalsleverantörer per huvudområde och geografiskt område Använd mallen Inbjudan Avrop Bemanningstjänster 2012 Skicka avropsförfrågan skriftligen per brev eller e-post till leverantörerna.
Ange en tidsfrist för när svar från leverantörerna ska vara dig tillhanda Inkomna anbud öppnas först när tidsfristen gått ut Du värderar inkomna anbud där anbud med lägst pris antas Du skickar tilldelningsbeslut (ditt val av anbud) till samtliga leverantörer med en motivering till beslutet
17
Avrop - mallar
Nedan mallar hittar du på Bemanningstjänster 2012
Under respektive Ramavtalsleverantör
Mall Inbjudan Avrop Bemanningstjänster 2012
Mall Anbudsöppningsprotokoll Bemanningstjänster 2012 Mall Tilldelningsbeslut Bemanningstjänster 2012 Mall Kontrakt Bemanningstjänster 2012
18
Avropsförfrågan
Innehåll i avropsförfrågan I avropsförfrågan anger du följande:
Efterfrågad yrkeskategori Aktuell arbetsplats Under vilken tid uppdraget ska utföras. Du kan ange en specifik tidsperiod eller en längre tidsperiod, t.ex. 1 år, under vilken enskilda beställningar kan göras. Precisering av de arbetsuppgifter som ska utföras och den yrkeskompetens som personalen ska ha. Preciseringen ska utgå från de beskrivningar som är angivna för varje yrkeskategori i bilaga 01, Yrkeskategorier.
Bilagorna hittar du under respektive ramavtalsleverantör Bemanningstjänster 2012 Beroende på vilket behov du har kan preciseringen innefatta hela beskrivningen för respektive yrkeskategori eller delar av den.
19
Avropsförfrågan
Ålderskategori.
Du anger vilken ålderskategori personalen ska vara i. Normalfallet är att du anger samtliga tre ålderskategorier. Vid särskilda omständigheter kan du ange enskilda ålderskategorier. Sådana undantag från normalfallet kan vara att man vill uppmuntra speciella insatser för att öka sysselsättningsgraden för vissa ålderskategorier, t.ex. unga eller äldre arbetstagare.
Ålderskategori Upp till 27 år 28 – 65 år 66 år och över
20
Avropsförfrågan
Timprisintervall Det timprisintervall som ska gälla i den förnyade konkurrensutsättningen, dvs. det pris/timme inom det angivna timprisintervallet som du anser är rimligt att betala för den efterfrågade personalen. En rekommendation är att du anger ett timprisintervall som motsvarar det som jämförbar tjänst hos er. Om du är osäker på vad en rimlig timkostnad är rekommenderas att ange ett brett timprisintervall.
Det timprisintervall som du anger får inte under- eller överstiga följande fastställda timprisintervaller.
Huvudkategori Fastställda timprisintervaller 1. Administration 2. Ekonomi 100 – 219 kr 112 – 350 kr 3. Personal 4. Fastighet 125 – 225 kr 112 – 200 kr
21
Avropsförfrågan
Du anger även om den förnyade konkurrensutsättningen ska gälla prisfaktorn för obekväm arbetstid. Du ska i så fall ange med hur många procent den ska viktas, 10 % - 50 %. Ju högre procentsats som du anger desto högre andel obekväm arbetstid förväntas personalen arbeta.
Med obekväm arbetstid menas arbete mellan kl. 18.00 – 07.00, måndag – fredag samt kl. 00.00 – 24.00, lördag, midsommarafton, jul och nyårsafton samt söndagar och helgdagar. Med normal arbetstid menas arbete mellan kl. 07.00 – 18.00, måndag – fredag, exklusive lunch.
22
Uppföljning
Leverantör
Månadsvis rapportering av avropad försäljning Informera om ev. byten av kontaktpersoner till SKL Kommentus
SKI
Följsamhet lokalt mot centralt avtalade villkor och priser Omsättningsredovisning i regelbundenhet och rimlighet Krav gällande skatter och avgifter, ekonomisk ställning samt avtalad leveransförmåga Verktyg för kontroll, förutom direkta kontakter med leverantörer och UM/UE Redovisningar från leverantörer Fakturakopior mm. Inhämtas från UM/UE
23
Kontakt för frågor
Kundtjänst
24