Transcript Praktiskt tillämpning av ramavtal Programvaror

Hur du praktiskt tillämpar
Programvaror 2013
Uppdaterad 2013-09-10
Innehåll









2
UK mål med upphandlingen
Marknadsförutsättningar och behov
Ramavtalets omfattning
Villkor
”Nyttor”… med SKL Kommentus
Våra referenser
UM och leverantörer
Avropsstöd
Uppföljning
Så tänkte jag när arbetade med FFUn
Målen vid upphandlingen av programvaror var följande:
-
3
Täcka in UM/UE önskemål av programvaruområden
Lyssna in leverantörers önskemål och synpunkter
UM/UE ska enkelt kunna avropa programvaror och produktrelaterade tjänster
Få in flera leverantörer/återförsäljare
Möjlighet för UM/UE att lätt beställa till licenser upp till och med 250 000 SEK
UM/UE kan få hjälp och förståelse vid val av licenser mm via leverantörer
Marknaden …
 Ser olika ut på olika UM/UE vem som är beställare av
programvaror
 Olika tekniska kunskaper, vissa Kommuner behöver
mycket hjälp från leverantörer med råd och
licenskunskaper andra vet precis vad dom har och
behöver beställa
 Olika storlek på UM/UE…
4
Ramavtalet omfattar
 SKI har Volymavtal med Microsoft, IBM, Citrix och Novell.
 UM/UE har, via återförsäljare genom denna upphandling, möjlighet
att använda SKIs rabatter på programvaror och produktrelaterade
tjänster från dessa programvarutillverkare.
 Upphandlingen avser generella programvaror för installation och
användning i UM/UEs IT-miljöer. Denna upphandling omfattar inte
molntjänster.
 De produktrelaterade tjänster som upphandlas är kopplade till de
programvaror som köps genom Ramavtalet.
5
Programvaruområden
 Upphandlingen omfattar följande programvaruområden:
- Kontorsstöd
 - Informationsförsörjning
 - Operativsystem
 - Säkerhetsprogramvara
 - Driftstödprogramvara
 - Tillgångshantering (Asset Management)
 - Mellanprogramvara (Middleware)
- Databas
6
Produktrelaterade tjänster






7
Upphandlingen omfattar följande produktrelaterade tjänster:
- Licenshantering (Software Asset Management)
- Installationstjänster
- Konfigurations- och anpassningstjänster
- Support
- Underhåll
Villkor för ramavtalet





8
Avtalsperiod 2013-08-26 - 2015-08-25
Totalt sex (6) avtalade leverantörer
Avrop sker med rangordning upp till
250 000 och över 250 000 med
förnyad konkurrensutsättning
Revisionsmöjlighet
(uppföljningskontroll) är avtalad
Avtalet kan förlängas med ett (1) år
plus ett (1) år, sammanlagt två (2) år
Nyttor… med ramavtalet
 UM/UE ska enkelt kunna avropa programvaror och produktrelaterade
tjänster
 UM/UE ska kunna köpa till licenser lättare upp till 250 000 SEK
 UM/UE kan få hjälp och förståelse vid val av licenser mm via leverantörer.
 Leverantören ska vara certifierad licensbärare/återförsäljare eller
likvärdigt för alla fyra programvarutillverkare under hela avtalstiden.
 Enkel avropsmodell:
– Rangordning med fem leverantörer upp till 250 000 SEK, flera
leverantörer ifall en inte kan så kan nästa..
– Förnyad konkurrensutsättning över 250 000 SEK.
9
Referenser
 590 UM/UE är avropsberättigade på ramavtalet
 27 avropar på detta avtal idag (4 okt.-13)
10
Ramavtalsleverantörer/ Återförsäljare
 Leverantörer (enligt rangordning)
 Office IT-Partner i Sverige AB
 Atea Sverige AB
 Dustin AB
 Crayon AB
 Fujitsu Sweden AB
 Insight Technology Solutions AB
11
Kontaktlista leverantörer
Denna lista innehåller kontaktuppgifter avseende Leverantörernas kontaktperson/-er
vid avrop. Det är till nedanstående e-post som avropande
myndighet skickar , "Avropsmall" vid förnyad konkurrensutsättning.
Leverantör
Kontaktperson
e-post
Telefon
Office IT-Partner i Sverige AB
Atea Sverige AB
Dustin AB
C-G Östberg
Madelene Larsson
Sven-Åke Andersson
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Crayon AB
Fujitsu Sweden AB
Insight Technology Solutions AB
Joachim Hagström
Yrjö Riikonen
Daniel Jarne
[email protected]
[email protected]
[email protected]
070-603 68 99
08-477 49 37
070-227 86 65
08-505 307 52
08-793 70 81
08-522 105 27
12
Vad ska göras innan avrop
För att avropa från SKI:s ramavtal krävs att upphandlingschef, eller annan ansvarig, först godkänner SKI:s
allmänna villkor.
SKI:s allmänna villkor syftar till att säkerställa att UM/UE inte har parallella ramavtal samt att man följer
det villkor som står i ramavtalet.
Den som är ansvarig för upphandlingsverksamheten inom en upphandlande myndighet eller enhet och
har inloggningsuppgift kan anmäla avrop via SKI:s hemsida.
1.
2.
Du som är ansvarig för upphandlingsverksamheten inom en upphandlande myndighet eller enhet, kan anmäla avrop
via vår webbplats. För att kunna göra det måste du först logga in.
I vår avtalsdatabas hittar vårt ramavtal Fordon 2012-2 som vi har upphandlat. Ramavtalen finns på
http://www.sklkommentus.se/inkopscentral/ramavtal/ramavtal/fordon Har du fått inloggningsuppgifter från oss via
post kan du logga in och anmäla intresse för att börja avropa på våra ramavtal, som SKI gjort i eget namn.
Vem kan avropa?
För att vara avropsberättigad på de ramavtal som vi har upphandlat måste myndigheten/enheten på
förhand ha bekräftat sin avsikt att tillämpa ramavtalet. De som är avropsberättigade finns angivna i
bilaga ”Avropsberättigade” till ramavtalet.
13
Vad händer efter anmält avrop
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
14
Inloggningsansvarig får ett svarsmail som bekräftar avropsanmälan
Om ni använder Tendsign som avtalsdatabas kan ni få avtalen utspeglade in
i er egen databas i anslutning till avropsanmälan
Vi meddelar varje fredag leverantören att avropsanmälan är gjord så att
leverantörer vet vilka som anmält sig för
Leverantör tar påföljande måndag kontakt med Inloggningsansvarig eller
den som angivits som kontaktperson i samband med avropet för frågor om
den förnyade konkurrensutsättnigen
Var tydlig med när den förnyade konkurrensutsättningen ska ske och hur ni
vill att leverantören fortsatt ska agera
Efter leveransen, boka uppföljningsmöte med leverantören
Får du problem med leverantören kontakta SKIs kundtjänst
Avropsstöd



15
Vägledning för förnyad konkurrensutsättning på ramavtalet Programvaror 2013
Mer utförlig information hittar ni på vår hemsida, där det även finns mallar att fylla i
Länk till avtalet Ramavtal Programvaror 2013
http://www.sklkommentus.se/inkopscentral/ramavtal/alla_ramavtal/avropa?type=ic&i
d=266631
Förnyade konkurrensutsättningens steg
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
16
Du gör din beställning (avrop) samt preciserar vad du har för kriterier (krav, önskemål) i
avropsmallen.
Avropsmallen, skickas till samtliga leverantörer som erbjuder den typ av programvara som avropet
avser
I beställningen anges en tidsfrist för när svar från leverantörerna ska vara beställaren tillhanda
Leverantören ska skriftligt svara anvisad svarsmall
Inkomna anbud öppnas först när tidsfristen gått
Du värderar inkomna anbud
Du skickar tilldelningsbeslut (sitt val av anbud) till samtliga leverantörer med ett motiv till beslutet
Beställningen skickas, alternativ, skriver du ett tidsbegränsat beställningsavtal med den leverantör
som har lämnat det bästa anbudet på de kriterier (krav, önskemål) som du angett i din förfrågan.
Avropsmall – vad ska fyllas i
1.
2.
3.
4.
17
Kontaktuppgifter
Förutsättningar, t ex när du vill ha svar från leverantören, om det är
en enstaka beställning etc.
Avropsprecisering, vilken typ av programvara och eller
produktrelaterade tjänster
Utvärderingskriterier
Ytterligare precisering av avropet vid
förnyad konkurrensutsättning
 Exempel på krav/önskemål som kan göras vid beställning
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
18
Maximal leveranstid från beställningstillfället
Beskrivning av programvara
Funktionalitet
Kompatibel med viss programvara
Integrerad med annan programvara
Certifierad
Krav på viss version
Informationssäkerhet, krav på ex standard el behörighet
Support, krav på supportfunktion
Underhållsavtals längd etc
Miljö, miljöaspekter
Kompetens i utförandet
Uppföljning
 Leverantör
– Månadsvis rapportering av
avropad försäljning uppdelat på
resp. avropande myndighet
– Informera om nya programvaror
som tillkommer alt. utgår
19
 SKI
– Följsamhet lokalt mot centralt
avtalade villkor och priser
– Omsättningsredovisning i
regelbundenhet och rimlighet
– Krav gällande skatter och avgifter,
ekonomisk ställning samt avtalad
leveransförmåga
– Miljökriterier granskas i samarbete
med bl.a. MSR
– Verktyg för kontroll, förutom
direkta kontakter med
leverantörer och UM/UE
– Redovisningar från leverantörer
– Fakturakopior mm. inhämtas från
UM/UE
Kontakt för frågor
Kundtjänst
08-525 029 96
20
Vi gör hållbara affärer för
Sveriges kommuner, landsting,
regioner och deras bolag