Transcript Slutrapport Internetbaserat

Volontärbyråns redovisning till
Internetfonden för projektet “Internetbaserat
volontärsamordningsverktyg.
1
Inledning
Volontärbyrån är en ideell verksamhet som förmedlar kontakt mellan volontärer och
frivilligorganisationer. Vår webbplats, www.volontarbyran.org, är ett välanvänt internetbaserat
rekryteringsverktyg för ideella organisationer i Sverige.
Sedan starten 2002 har Volontärbyrån kommit att bli en av de viktigaste kanalerna för många
frivilligorganisationer att få kontakt med potentiella volontärer. Vi har förmedlat över 28 000
volontärkontakter till drygt 1300 frivilligorganisationer över hela Sverige. Tjänsten är gratis för
volontärer och frivilligorganisationer och finansieras genom bidrag från stiftelser, kommuner
och företagssamarbeten.
Forum för Frivilligt Socialt Arbete är Volontärbyråns huvudman
Volontärbyråns huvudman är Forum för Frivilligt Socialt Arbete, en paraplyorganisation för
socialt inriktade frivilligorganisationer. Forum för Frivilligt Socialt Arbete arbetar med att
förbättra förutsättningarna för det frivilliga sociala arbetet i Sverige genom påverkansarbete
och genom att erbjuda verksamhetsstöd till frivilligorganisationer, så som Volontärbyrån och
TechSoup (IT-donationer till ideella verksamheter). Mer om Forum för Frivilligt Socialt Arbete
går att läsa på deras hemsida www.socialforum.se och TechSoup på www.techsoup.se
Introducerar förstagångsvolontärer till ideellt arbete
Volontärbyrån är stolt över att introducera ideellt arbete till en ny generation, som
frivilligorganisationerna tidigare har haft svårt att nå, 70 % av volontärerna är mellan 15-35 år
och 68 % tar sitt första volontäruppdrag i livet, genom Volontärbyrån. Vi ser dock ett ökat
intresse från den äldre generationen och vill gärna hjälpa även dem att hitta passande
volontäruppdrag som motsvarar deras intressen och önskemål. Uppdragen volontärerna tar
varierar, allt från att hjälpa till med marknadsföring och ekonomi till att vara läxläsare,
flyktingguider och besöka ensamma äldre och behövande.
Prisbelönt verksamhet
Volontärbyrån har blivit utvald till en av Sveriges bästa webbplatser av Internetworld och
också tilldelats årets Initiativpris av stiftelsen Respekt, Katarinahissenpriset av Folksam,
”Årets samhällsentreprenör” på Veckans Affärers Social Capitalist Award samt hederspris i
PWCs tävling Beautiful Business Award och nu senast SIME Nonprofit Award.
2
Syfte och mål
Syfte
Volontärbyrån har sett att frivilligorganisationerna har ett stort behov av ett gemensamt
internetbaserat verktyg för att samordna volontärerna när de väl kommit till dem, inte bara ett
rekryteringsverktyg utan ett HR-verktyg.
Teknikstödet för Sveriges frivilligorganisationer är av resursskäl mycket eftersatt och många
organiserar sina volontärer som om internet inte funnits. De som skapat någon form av
system använder Excel för att hålla koll på vilka volontärer de har i verksamheten, många
organisationer använder inte ens datorer för det utan samlar papperslappar i en pärm.
På samma sätt som Volontärbyrån sparat organisationerna i Sverige massor med tid och
pengar genom att gratis erbjuda dem ett effektivt volontärrekryteringsverktyg som vi driftar åt
dem vill vi nu ta nästa steg och erbjuda dem ett volontärsamordningsverktyg för att hjälpa
dem att bättre ta tillvara på volontärerna i sin verksamhet. Volontärsamordnarverktyget
kommer dessutom göra att de kan hjälpa många fler.
Mål
Målet är att skapa ett användarvänligt internetbaserat volontärsamordningsverktyg, ett enkelt
HR-verktyg, som hjälper frivilligorganisationerna att hålla koll på hur många volontärer de har
i verksamheten, vad de heter och gör som volontärer, registrera deras insatser,
kommunicera med dem och också kunna sammanställa vad de gör med hjälp av volontärer i
verksamheten under ett år, både kvantitativt och kvalitativt.
3
Projektbeskrivning
Funktionaliteten kravställdes tillsammans med volontärsamordnare från Volontärbyråns
normala användare bland frivilligorganisationerna. Designskisser togs fram i samarbete med
MonkeyMind och WebSearch, för att välja kostnadseffektiva lösningar. Webbskisserna
testdes sedan på referensgruppen och volontärer för att säkerställa användarvänlighet. När
designskisserna bedömdes vara klara överlämnades dessa till webbproduktionsföretaget.
Arbetet leddes av Volontärbyråns projektledare, MonkeyMind hade det dagliga
projektledningsansvaret, Volontärbyrån det övergripande.
MonkeyMind ansvarade för tidplan och planering.Webbproduktionen leddes av
produktionsbolagets projektledare i nära kontakt med Volontärbyrån och testades sedan av
såväl Volontärbyråns personal samt MonkeyMind som var ansvariga för skisser och
användarvänlighet.
Informations- och utbildningsarbetet kommer att genomföras av Volontärbyråns befintliga
informations- och utbildningsansvariga under 2012.
Förstudie/kravställningsfas
Denna fas bestod av förarbete som inkluderade en sammanställning av internationella
exempel samt arbete med referensgrupper för att definiera behovet hos svenska
frivilligorganisationer. Resultatet blev en funktionsbeskrivning som prioriterades utifrån
referensgruppens behov, kravställningar och budget.
Visualisering och produktionsfas
Utifrån förstudiens funktionsbeskrivning skapade MonkeyMind tydligare
funktionsbeskrivningar och designskisser och godkändes av Volontärbyrån. Produktionsfas
WebSearch utvecklade samordnaradmin enligt designskisser och funktionsbeskrivningar
under sommaren och början av hösten. WebSearch levererade enligt tidplan för
produktionen, i olika etapper med delleveranser.
WebSearch och MonkeyMind utförde första testningen, sedan testades hela sajten av
Volontärbyrån. Det nya administrationsgränssnittet är nu integrerat med med Volontärbyråns
system och kommer att lanseras under våren 2012.
Marknadsföring och förvaltning
Volontärbyrån ansvarar för tidplan och planering. Lansering kommer att ske genom
kommunikation till Volontärbyråns befintliga användare, våra systerorganisationers kontakter
och nätverk, PR-arbete framförallt riktat mot frivilligvärldens organisationstidningar och andra
kommunikationskanaler för att nå ut till andra potentiella användare bland Sveriges alla
volontärsamordnare. Volontärbyrån ansvarar för denna fas och arbetet kommer ledas av
Vanja Höglund och Maria Alsander.
Det nya verktyget förvaltas på samma sätt som Volontärbyråns rekryteringsverktyg med,
uppdatering av texter, daglig kontroll och rådgivning, telefon- och mailsupport. Detta
ansvarar Volontärbyråns teknikansvariga för tillsammans med Björns Söderberg och
WebSearch.
4
Leverabler
Uppföljning av mätbara mål utförs av Volontärbyrån. Vanja Höglund är ansvarig. I korthet är
leverablerna som följer:
2011
• Färdigställa leverans av volontärsamordningsverktyget. Levererat i november 2011. Länk
och inloggning till Volontärsamordnaradmin på testservern:
62.119.142.133/Volontarbyran/volontarbyran/organisationer_registering.aspx
User: volontar
Pwd: 123456
• Integrera det med Volontärbyråns befintliga webbplats. KLART
2012
• Lansera det till 1600 befintliga användare av Volontärbyrån samt potentiella användare
genom riksorganisationernas kommunikationskanaler.
• 60 % kännedom bland Volontärbyråns användare på frivilligorganisationssidan och minst
100 frivilligorganisationer som börjat använda det.
• Etablering av utbildning kopplad till verktyget.
• Integrering i Volontärbyråns befintliga förvaltningsplan av webbplatsen.
2013
• 80 % kännedom och minst 300 användare av verktyget.
• 90 % nöjda användare i enkätutvärderingen.
Detaljerad översikt av leverablerna under produktionsperioden 2011
Fas
Förstudie/kravställningsfas
7 februari – 11 april
WebSearch godkännande
11 april– 15 april
Beskrivning av förväntat
resultat
MonkeyMind ansvarar för
att ta fram
funktionsbeskrivningar i
samråd med Volontärbyrån.
Beskrivningar levereras till
WebSearch på utsatt
datum.
Leveransansvarig
MonkeyMind
Leveransdatum
WebSearch går igenom och
godkänner/reviderar
funktionsbeskrivningar i
samråd med MonkeyMind.
WebSearch
15 april
10 april
WebSearch säkerhetsställer
att förslagna lösningar är
kostnadseffektiva och att de
ryms inom utsatt budget.
Visualiseringsfas –
Designskisser och
funktionsbeskrivningar
MonkeyMind levererar
designskisser och
funktionsbeskrivningar till
WebSearch.
MonkeyMind
15 maj
WebSearch levererar egen
tidplan för produktionen,
den kan innebära olika
etapper med delleveranser.
WebSearch
30 maj
Produktion
15 maj – 3 oktober
WebSearch utvecklar
samordnaradmin enligt
designskisser och
funktionsbeskrivningar.
WebSearch levererar ett
färdigt
volontärsamordningsverktyg
till MonkeyMind.
WebSearch
15 oktober
Testfas 1
3 oktober – 10 oktober
Tester och revideringar
utförs av MonkeyMind och
WebSearch (ev. behövs
även någon från VB).
WebSearch/
MonkeyMind
22 oktober
Integrering med
befintligt system
WebSearch integrerar det
nya systemet med det
befintliga.
WebSearch
1 november
Testfas 2
17 oktober – 31 oktober
Tester och revideringar
utförs av MonkeyMind och
WebSearch (ev. behövs
även någon från VB).
WebSearch/
MonkeyMind
14 november
Slutleverans
Ett färdigt
volontärsamordningsverktyg
redo att tas i bruk av
volontärsamordnarna
levereras till Volontärbyrån.
WebSearch
20 november
15 april – 15 maj
Detaljerad tidplan från
WebSearch
15 maj – 19 maj
10 oktober – 17 oktober
Slutrapport till
Internetfonden
Designskisser, fungerande
volontärsamordningsportal
och rapport som beskriver
processen och resultatet.
MonkeyMind/
Marknadsföringsfas
Mailutskick till 1600
användare,
nyhetsbrevsinformation och
PR-arbete riktat till
riksorganisationerna för att
nå ytterligare 2000
potentiella användare.
Volontärbyrån
15 mars
Utbildning
50-100 personer om året
utbildade i systemet,
beroende på behov.
Volontärbyrån
2012 och 2013
Förvaltningsfas
Löpande uppdatering och
integrering i VBs befintliga
verksamhet och
supportfunktioner.
Volontärbyrån/
WebSearch
Från leverans av
systemet.
15 januari – 15 mars
Volontärbyrån
(Amelie)
15 december
2011
Vi har givetvis listat Internetfonden som en av våra bidragsgivare på Volontärbyråns
webbplats.
5
Resultat
Själva volontärsamordningsverktyget är färdigproducerat enligt plan. Vi fattade ett beslut om
att inte lansera det i december 2011 som först planerat. Vi uppfattade att
frivilligorganisationer har mycket att stå i innan jul och att vi kommer att få bättre
uppmärksamhet om vi lanserar verktyget i januari/februari istället. Allt det tekniska är färdigt
för att lanseras.
Kännedomsmätningar och nöjdhetsmätningar kommer att göras i slutet av 2012 då verktyget
funnits tillgängligt under ett knappt år.
Projektet har anpassats efter budgetramarna och ej dragit över budget.
Nedan en bild på hur verktyget ser ut när användaren har loggat in:
6
Utvärdering, analys och resultat
Maria Bergmark på MonkeyMind och Volontärbyrån har testat igenom hela verktyget och är
mycket nöjda med WebSearch arbete. Våra testgrupper har också gått igenom systemet och
gett sin feedback under processens gång vilket varit till stor nytta ur ett användarvänlighetsperspektiv. Det kommer att bli intressant att se hur verktyget används i praktiken
och utvärderingen kommer vi göra i slutet av 2012.
7
Förslag på förbättringar
Vi tycker ju såklart att vi har byggt ett bra system men förslag på förbättringar kommer alltid
att komma upp när användarna sätter igång och använder systemet. Vi ber att få återkomma
då.
8
Framtida arbeten
Under våren kommer vi att arbeta med att sprida kännedom om verktyget enligt den plan
som finns i den ursprungliga projektbeskrivningen. Det inkluderar:

Utskick till de över 1600 volontärsamordnare som registrerat volontäruppdrag på
Volontärbyrån. Information på Volontärbyråns webbplats.

Information i samband med evenemang/föreläsningar och seminarier där
Volontärbyrån deltar eller är arrangör.

Pressmeddelande till 600 journalister i Volontärbyråns presslista. Personlig kontakt
med journalister som är specialintresserade av denna typ av frågor.

Kontinuerlig information om verktyget och erbjudande om utbildning i verktyget till
alla Volontärbyråns användare i våra nyhetsbrev och på webbplatsen.

Information till 3000 prenumeranter av Forum för Frivilligt Socialt Arbetes nyhetsbrev
samt TechSoups alla användare.

Integrera utbildning i samordningsverktyget i Volontärbyråns
volontärsamordnarutbildningar.
Amelie Silfverstolpe
Stockholm 2011-12-14
9
Projektets totala kostnader
Leverans
Beräknat
datum
Kostnad
Förstudie – lön 4 veckors arbete + OH
31-mar
50 660
Designskisser och wireframes – konsultarvode
Monkeymind
15-maj
52 000
Produktionskostn – konsultarvode Websearch enl. offert
31-okt
214 800
Projektledning av konsulter och projektdeltagare utspritt
över tid men sammanlagt 4 veckor – lön + OH
30-jun
50 660
Marknadsföringskostnader utspritt över tid men
sammanlagt 2 veckor - lön
15-dec
23 475
Utbildningskostnader - lön
2012 och
2013
Egeninsats
Förvaltningskostnader
2012 och
framåt
Egeninsats
Slutrapport - göra enkät, skriva - 3 dagars arbete
15-dec-11
7 405
Summa (exkl. moms)
399 000