Transcript Tjänstekatalog - Statens servicecenter

2012-12-06
Tjänstekatalog
Statens servicecenter
FE 15
SE-801 71 Gävle
www.statenssc.se
1/18
Innehåll
1.
Syfte och innehåll ............................................................................................4
1.1.
Beställare .................................................................................................4
1.2.
Begrepp ...................................................................................................4
1.3.
Tjänsteutbud ............................................................................................4
1.4.
Avgiftsinformation ....................................................................................5
1.5.
Utlämnande av allmänna handlingar .......................................................5
2.
Tjänster ...........................................................................................................5
3.
Lönerelaterade tjänster ...................................................................................6
4.
5.
6.
7.
3.1.
Allmänt .....................................................................................................6
3.2.
Löneadministration...................................................................................7
3.3.
Rese- och utläggsadministration .............................................................8
3.4.
Tidredovisning ..........................................................................................8
3.5.
Beslutsskrivning .......................................................................................9
3.6.
Tjänstepensionsadministration ..............................................................10
Ekonomiadministration – Bastjänster ............................................................11
4.1.
Allmänt ...................................................................................................11
4.2.
Redovisning och bokslut ........................................................................11
4.3.
Kundfakturering......................................................................................12
4.4.
Anläggningsredovisning .........................................................................13
4.5.
Tidredovisning ........................................................................................13
Allmänt ..........................................................................................................14
5.1.
Systemstöd ............................................................................................14
5.2.
Kundservice / Support............................................................................14
5.3.
Beställning av tilläggstjänster och specialtjänster .................................14
E-beställningstjänst inklusive leverantörsanslutning .....................................15
6.1.
Systemstöd, integrationer ......................................................................15
6.2.
Registervård/masterdata .......................................................................15
6.3.
Administration av avtal, leverantörsanslutning ......................................16
6.4.
Uppföljning .............................................................................................16
6.5.
Tjänstens avgränsningar .......................................................................16
6.6.
Tjänstespecifik support ..........................................................................16
6.7.
Styrande riktlinjer ...................................................................................16
Leverantörsfakturahantering, e-faktura, scanning ........................................16
7.1.
Skanning ................................................................................................17
7.2.
E-faktura ................................................................................................17
2/18
7.3.
8.
9.
Arkivering ...............................................................................................17
Specialtjänst ..................................................................................................17
8.1.
Tjänstens avgränsningar .......................................................................18
8.2.
Tjänstespecifik support ..........................................................................18
8.3.
Tjänstespecifikt systemstöd ...................................................................18
8.4.
Styrande riktlinjer ...................................................................................18
Resursuthyrning ............................................................................................18
9.1.
Resurskonsulter för kunder i anslutningsfasen ......................................18
3/18
1. Syfte och innehåll
Här beskrivs Statens servicecenters samtliga definierade bastjänster.
SC:s tjänster är paketerade utifrån ett leveransperspektiv.
Leveranskomponenterna beskrivs under respektive tjänst. Tjänstekatalogen
syftar till att tydliggöra tjänsteinnehåll och tjänstenivå.
Detaljerade beskrivningar och överenskommelser framgår av dokument SLA
(Service Level Agreement). SLA-dokumentet anpassas för respektive kund när
överenskommelse om tjänsteleverans tecknas.
Tjänsteutbudet syftar till att
 ge kunder en bättre möjlighet att anpassa utbudet till aktuell efterfrågan
genom en tjänste- och kostnadsorienterad styrning av verksamhet
 skapa tydliga förutsättningar för Servicecentret att styra verksamhet så
att den svarar mot överenskomna
o krav på innehåll och kostnad
o servicenivåer för exempelvis leveranstid, tillgänglighet,
pålitlighet/kvalitet och kapacitet/prestanda
 skapa kostnadstransparens – som gör att beställaren kan se vad som
kostar, varför det kostar och vad man kan göra för att sänka kostnaderna
 utgöra en standardiserad struktur efter gällande industripraxis och
o ”baseline” för effektivisering och verksamhetsutveckling
o grund för benchmarking och kostnadsjämförelser med
marknadens aktörer
o vara organisationsoberoende
1.1. Beställare
Beställare av SC:s tjänster finns i huvudsak centralt i kundmyndigheternas
organisationer. Det träffas centrala överenskommelser kring behovet av de
löpande tjänsterna och prognoser bekräftas årligen.
1.2. Begrepp
Beskrivningen av tjänsterna består av flera informationsblock. I varje
tjänstebeskrivning återfinns bland annat information om
 Vad tjänsten syftar till
 Vilka leveranser som alltid ingår i tjänsten
 Eventuella avgränsningar dvs som inte ingår i tjänsten
 Tjänstespecifik support / systemstöd
 Vilka riktlinjer som gäller för tjänstens utförande
1.3. Tjänsteutbud
Några tjänster beskrivs i olika tjänstevarianter. Med varianter menas att det finns
olika lösningar inom ramen för en och samma tjänst. Exempel på detta är att det i
tjänsten Leverantörsfakturahantering finns alternativen inklusive och exklusive
baskontering. Kunden får samma tjänsteleverans men i olika varianter.
1.3.1. Bastjänst
Genom tydliga tjänstedefinitioner, gemensamma och öppna standarder samt
hantering av stora volymer kan Servicecentret stimulera marknaden och skapa
4/18
förutsättningar för upphandling av tjänster. Det är under dessa förutsättningar
som stora besparingar görs, och det är därför avgörande att servicecentrets
tjänster i första hand utgörs av de tjänster där ovanstående mål är möjliga att
förverkliga. Den stora merparten av servicecentrets tjänster ska med andra ord
vara möjliga att standardisera på ett sätt som passar majoriteten av
myndigheterna. Det ska vara möjligt för en kundmyndighet att köpa en eller flera
bastjänster. I flera tjänsteområden finns en eller flera bastjänster beskrivna.
1.3.2. Tilläggstjänster
Servicecentret kan även erbjuda standardiserade tilläggstjänster. Tjänsten
definieras enskilt baserat på särskilda förhållanden hos en kundmyndighet. En
förutsättning för att servicecentret ska åta sig uppgiften ska dock vara att tjänsten
går att standardisera och har en naturlig koppling till servicecentrets övriga
verksamhet. Tilläggstjänster prissätts för att uppnå full kostnadstäckning. Inga
tilläggstjänster finns för närvarande beskrivna i tjänstekatalogen men kommer i
takt med att de utvecklas inkluderade med SLA-beskrivningar att läggas till.
1.3.3. Specialtjänster
Utöver sådana tjänster som är möjliga att standardisera kan servicecentret
erbjuda specialtjänster, till exempel i form av särskilda utredningar och rapporter
eller expertstöd i samband med förändringar hos kundmyndigheten. Prissättning
sker på timbasis med full kostnadstäckning. Inga specialtjänster finns beskrivna i
tjänstekatalogen.
1.4. Avgiftsinformation
Servicecentrets tjänster är inkluderande och omfattar så många steg som möjligt
i varje process, med bibehållna krav på standardisering. Avgifterna omfattar
bland annat följande:
 Upphandling och utveckling av systemstöd
 Tillgång till systemstöd, inklusive drift och underhåll
 Utveckling av processer samt rekrytering och utbildning av personal
 Kundsupport
1.5. Utlämnande av allmänna handlingar
Servicecentret förvarar i sin utövning dokument som är att betrakta som
allmänna handlingar. Genom vissa system kan dokument göras tillgängliga även
hos Kundmyndigheten varför de även där är allmän handling.
Utlämnandet ska ske i dialog mellan SC och Kundmyndigheten och enligt
gällande lagar om offentlighet och sekretess. Arbetet faktureras
kundmyndigheten per timme.
2. Tjänster
Lönerelaterade tjänster
 Löneadministration
 Rese- och utläggsadministration
 Tidredovisning
 Beslutsskrivning
 Tjänstepensionsadministration
5/18
Ekonomiadministrationstjänster
 Redovisning och bokslut
 Kundfakturering
 Anläggningsredovisning
 Tidredovisning
E-handelstjänster
 E-beställningstjänst inklusive leverantörsanslutning
 Leverantörsfakturahantering
3. Lönerelaterade tjänster
3.1. Allmänt
Inom Lönerelaterade tjänster erbjuds all typ av administrativt arbete kring lön,
resor- och utlägg, pensioner och beslutsskrivning. Inför varje avtalsperiod
prognostiseras hur tjänsten och dess kompetensområden kommer att nyttjas
över perioden.
Bastjänsterna är allmänt beskrivna och ska specificeras vid överenskommelse
för respektive kund. Leveransen Tidredovisning finns i två utföranden dels i
Ekonomileveransen mot ekonomisystemet dels i Löneadministrationstjänsten
mot Lönesystemet.
3.1.1. Utlämnande av allmänna handlingar
Servicecentret förvarar i sin utövning dokument som är att betrakta som
allmänna handlingar. Genom vissa system kan dokument göras tillgängliga även
hos Kundmyndigheten varför de även där är allmän handling.
Utlämnandet ska ske i dialog mellan SC och Kundmyndigheten och enligt
gällande lagar om offentlighet och sekretess. Arbetet faktureras
kundmyndigheten per timme.
3.1.2. Systemstöd
I grundleveransen ingår systemstöd, ytterligare information framgår av punkten
systemstöd i respektive leverans.
3.1.3. Kundservice/Support
Leveransen innefattar att svara på frågor och vara rådgivande inom
löneadministrativa området. All kundsupport hanteras via Kundservice och i
leveransen ingår:
 Svara på frågor via telefon
 Vara behjälplig angående regler och riktlinjer inom löneadministrativa
området
 Hantera frågor och ärenden som inkommit via e-post
 Vara behjälplig vid ifyllande av blanketter
 Hantering av supportfrågor som rör systemens funktionalitet
 Systemadministration/registervård
 Användarhandledning
6/18
Under respektive tjänst kompletteras med information om eventuell
tjänstespecifik support.
3.2.
Löneadministration
3.2.1. Beskrivning av bastjänsten
I leveransen ingår löpande administration kring lönegrundande tidrapportering,
utbetalning av löner, ersättning och arvoden.
I leveransen ingår bland annat
 Administrera inkomna underlag
 Upprätta kontrolluppgifter
 Sjukanmälan till Försäkringskassan
 Rekvirera ersättning från Arbetsförmedling och Försäkringskassa
 Att fastställa korrekta underlag för t.ex. sociala avgifter, Kåpan och SPÅavgifter
 Utfärda arbetsgivarintyg och anställningsintyg efter begäran
 Tillhandahålla lönespecifikation
 Rapporter/aviseringar/bevakningar
 Administrera förmånsbilar
 Urval av potentiella NOR-kandidater
 Genomföra lönekörning
I leveransen ingår även systemstöd och administration för lönegrundade
tidrapportering. Möjlighet finns att läsa in fil från annat system gällande scheman
utifrån bemannings- och schemaplan.
För utökad funktionalitet med flextidshantering och tidrapportering mot projekt se
tjänsten Tidredovisning.
Tjänsten erbjuder tre olika former av tidrapportering:
1. Närvarorapportering ”Komma gå”
- Registrerar tid för komma och gå, inklusive frånvaro
- Bygger på vanliga scheman
2. Schemarapportering ”24/7”
- Registrerar tid för komma och gå, inklusive frånvaro
- Kan hantera komplexare scheman t.ex. för oregelbundna tider
såsom skift, jour, beredskap
3. Avvikelserapportering
- Registrerar enbart frånvaro och tillägg
- Med ett grundschema eller med flera scheman
3.2.2.




Tjänstens avgränsningar
Statistikutdrag utanför standardrapporter
Analys och uppföljning (kan tillhandahållas mot extra avgift)
Större omorganisationer som berör mer än 100 medarbetare
Funktionalitet kring tidredovisning såsom projektrapportering, fakturering
mot kund och avancerade tidsammanställningar för analys och
uppföljning ingår ej men kan erbjudas inom
7/18


3.2.3.

Tjänsten Tidredovisning
Utredning av potentiella NOR-kandidater faktureras på timbasis efter
överenskommelse
Tjänstespecifik support
Rådgivning och stöd inom tidrapporteringsområdet.
3.2.4. Tjänstespecifikt systemstöd
Nytt systemstöd är under upphandling och kommer att implementeras under
2013. Till dess används följande systemstöd i leveransen
 Palasso löneadministrationssystem
 Pol löneadministrationssystem
 MinTid i Pol
 Tidmodul i Palasso
3.2.5. Styrande riktlinjer
ALFA-avtalet utgör tillsammans med gällande lagar de styrande riktlinjerna för
tjänsten. Eventuella myndighetsspecifika lokala avtal och riktlinjer.
3.3.
Rese- och utläggsadministration
3.3.1. Beskrivning av bastjänsten
I leveransen ingår löpande administration inom rese- och utläggsadministration
inklusive kontroller av större belopp. I leveransen ingår bland annat
 Hantering av reseräkningar och utlägg
 Kvittohantering och arkivering under 1 år
3.3.2.


3.3.3.

Tjänstens avgränsningar
Samtliga underlag skickas årligen tillbaka till kundmyndigheten för
arkivering, dock finns ett alternativ där Servicecentret står för arkivering
som kan beställas som extra tjänst
Reseförfrågan och resebokning
Tjänstespecifik support
I tjänsten ingår support i frågor kring regler och riktlinjer inom resor- och
utlägg.
3.3.4. Tjänstespecifikt systemstöd
Följande systemstöd används i leveransen:
 eRes levereras av eBuilder
 Resemodul i Pol
 Resemodul i Palasso
3.3.5. Styrande riktlinjer
Gällande avtal och styrande riktlinjerna för tjänsten. Eventuella
myndighetsspecifika riktlinjer.
3.4. Tidredovisning
Tjänsten tidredovisning finns i två varianter Tidredovisning Bas samt
Tidredovisning Utökad.
8/18


Tidredovisning Bas är för behovet att kunna registrera tid (på en
”tidrapport”) och få en sammanställning över registrerad tid (periodiskt,
ackumulerat) på olika organisatoriska nivåer, bl.a. för att kunna
analysera var kundmyndighetens medarbetare lägger sin tid.
Tidredovisning Utökad ger möjlighet att få mer avancerad funktionalitet
såsom underlag till fakturering och ekonomiadministration, avancerade
tidssammanställningar för analys och uppföljning, samt automatisk
flextidsberäkning.
3.4.1. Beskrivning av Tidredovisning Bas
Tjänsten innefattar följande funktionalitet
 Tidregistrering
 Tidsammanställning/rapporter
 Rättelse av tidrapport
3.4.2. Beskrivning av Tidredovisning Utökad
Tjänsten innefattar följande funktionalitet
 Tidregistrering
 Tidsammanställning/rapporter
 Uppsättning som möjliggör framtagande av underlag för fakturering
 Rättelse av flex- och tidrapport
3.4.3.


Tjänstens avgränsningar
Support till användare kring val av tidkoder, projekt, konton etc.
Komplex bemannings- och schemaplanering
3.4.4.

Tjänstespecifik support
Support relaterad till respektive kundmyndighets systemuppsättning och
konfigurering av respektive system.
3.4.5. Tjänstespecifikt systemstöd
Följande systemstöd används i leveransen
 MinTid i Pol
 Tidmodul i Palasso
3.4.6. Styrande riktlinjer
Gällande lagar och styrande riktlinjerna för tjänsten. Eventuella
myndighetsspecifika lokala avtal och riktlinjer.
3.5.
Beslutsskrivning
3.5.1. Beskrivning av bastjänsten
I leveransen ingår löpande administration avseende beslutsskrivning vid
nyanställning och ändrade anställningsförhållanden.
Beslutsskrivning baseras på inkomna beslutsunderlag från kundmyndigheten
I leveransen ingår bland annat:
 Nyanställningsbeslut
 Ändrade anställningsförhållanden
9/18

3.5.2.

Administrera samlingsbeslut om ändring i anställning eller funktion vid
omorganisation eller liknande
Tjänstens avgränsningar
LAS-bevakning
3.5.3. Tjänstespecifik support
Ingen tjänstespecifik support utöver den allmänna support som beskrivs i
inledningen.
3.5.4. 3.4.4 Tjänstespecifikt systemstöd
Nytt systemstöd är under upphandling och kommer att implementeras under
2013. Till dess används följande systemstöd i leveransen
 Elektroniska blanketter på Portalen
 Palasso löneadministrationssystem
 POL löneadministrationssystem
3.5.5. Styrande riktlinjer
Gällande lagar och styrande riktlinjerna för tjänsten. Eventuella
myndighetsspecifika riktlinjer.
3.6.
Tjänstepensionsadministration
3.6.1. Beskrivning av bastjänsten
Tjänsten består av bevakning, rådgivning och administration inom
pensionsområdet.
I leveransen ingår bland annat:
 Bevakning av medarbetare relevanta för ålderspension och
administration kring ansökan
 Administration av sjukpension, efterlevandepension och
tjänstegrupplivförsäkring
 Administration av pensionsersättning och särskild pensionsersättning
 Administration av delpension
 Administration av aktualisering av nyanställda
3.6.2.

Tjänstens avgränsningar
Personlig rådgivning och placeringar
3.6.3.

Tjänstespecifik support
Svara på frågor som rör statliga tjänstepensions- och grupplivförmåner
3.6.4. Tjänstespecifikt systemstöd
Följande systemstöd används i leveransen
 Systemstöd via SPV
 Palasso löneadministrationssystem
 POL löneadministrationssystem
3.6.5. Styrande riktlinjer
ALFA-avtalet utgör tillsammans med gällande lagar de styrande riktlinjerna för
tjänsten. Eventuella myndighetsspecifika lokala avtal och riktlinjer.
10/18
4. Ekonomiadministration – Bastjänster
4.1. Allmänt
Inom ekonomiadministration levereras administrativt arbete inom områdena
redovisning och bokslut, kundfakturering, anläggningsredovisning samt
tidredovisning. Bastjänsterna är allmänt beskrivna och ska specificeras vid
överenskommelse för respektive kund. Tjänsten Tidredovisning finns i två
utföranden dels inom Ekonomiadministration mot ekonomisystemet dels inom
Löneadministration mot lönesystemet.
4.1.1. Utlämnande av allmänna handlingar
Servicecentret förvarar i sin utövning dokument som är att betrakta som
allmänna handlingar. Genom vissa system kan dokument göras tillgängliga även
hos Kundmyndigheten varför de även där är allmän handling.
Utlämnandet ska ske i dialog mellan SC och Kundmyndigheten och enligt
gällande lagar om offentlighet och sekretess. Arbetet faktureras
kundmyndigheten per timme.
4.1.2. Systemstöd
I grundleveransen ingår systemstöd. Se även punkten systemstöd i respektive
tjänst.
4.1.3. Kundservice / Support
Leveransen innefattar att svara på frågor och vara rådgivande inom
ekonomiadministrationsområdet. All kundsupport hanteras via
Kundservice/Helpdesk och i leveransen ingår:
 Svara på frågor via telefon
 Hantera frågor och ärenden som inkommit via e-post
 Vara behjälplig med ifyllande av blanketter (t.ex. omföringar,
attestblanketter och faktureringsunderlag)
 Vara behjälplig angående legalt regelverk och riktlinjer inom redovisning,
bokslut och anläggningsredovisning.
Under respektive tjänst kompletteras med information om eventuell
tjänstespecifik support.
4.2.
Redovisning och bokslut
4.2.1. Beskrivning av bastjänsten
I leveransen ingår löpande bokföring, redovisning och bokslutsarbete till de delar
hanteringen är generell.
I leveransen ingår bland annat:
 Att färdigställa av kund initierade underlag för beslut om delårsrapport
och årsbokslut samt
 att upprätta dessa
 Framtagande av månads- och kvartalsavstämningar
 Månadsvis periodisering enligt kundmyndighetens och legalt styrande
riktlinjer
11/18





4.2.2.


Att upprätta skattedeklaration och redovisning av utgående moms samt
rekvirera ingående moms
Att administrera och verkställa inkomna omföringar
Att administrera inbetalningar
Att administrera utbetalningar utifrån beslutsunderlag
Rapportering till statsredovisningen
Tjänstens avgränsningar
Upprättande av korrigeringsunderlag som inte är orsakat av SC
Support avseende analys- eller statistikfrågor och uppföljning
4.2.3. Tjänstespecifik support
Tjänstespecifik support avser bland annat hjälp och vägledning rörande
 Kontering
 Momsrättelser
4.2.4. Tjänstespecifikt systemstöd
Följande systemstöd används i leveransen
 Upphandling pågår
4.2.5. Styrande riktlinjer
Gällande lagar, förordningar och regler avseende redovisning.
Kundmyndighetens eventuella interna riktlinjer.
4.3.
Kundfakturering
4.3.1. Beskrivning av bastjänsten
Leveransen omfattar hantering av kundreskontra.
I leveransen ingår bland annat
 Upprätta kundfakturor
 Utskrift och utskick av kundfaktura
 Kreditfakturor
 Hantera inkommande betalningar i anslutning till fakturor
 Att uppdatera kundregister
 Krav- och påminnelsehantering
 Tillhandahålla specifikation för ej betalda kundfakturor
 Räntefakturering
4.3.2.




Tjänstens avgränsningar
Beslut om räntefakturering
Riskanalys av kundfordringar
Indrivning
Bedömning av nedskrivning av kundfordran
4.3.3. Tjänstespecifik support
Tjänstespecifik support avser bland annat hjälp och vägledning avseende
 Ifyllande av mallar för kundfakturering
4.3.4. Tjänstespecifikt systemstöd
Följande systemstöd används i leveransen
12/18

Upphandling pågår
4.3.5. Styrande riktlinjer
Gällande lagar, förordningar och regler avseende redovisning.
Kundmyndighetens eventuella interna riktlinjer.
4.4.
Anläggningsredovisning
4.4.1. Beskrivning av bastjänsten
Leveransen innefattar administration av anläggningstillgångar och lån.
I leveransen ingår bland annat:
 Att uppdatera anläggningsregister
 Att på begäran framställa anläggningsprognoser
 Att på begäran framställa rapportunderlag
 Administration av ej aktiverade anläggningstillgångar
 Att administrera lån
4.4.2.

Tjänstens avgränsningar
Hantering av korttidsinventarier och stöldbegärlig egendom
4.4.3. Tjänstespecifik support
Tjänstespecifik support avser bland annat hjälp och vägledning avseende
 Livslängd och avskrivningsrelaterade frågeställningar
 Utrangering
 Inventering
4.4.4. Tjänstespecifikt systemstöd
Följande systemstöd används i leveransen
 Upphandling pågår
4.4.5. Styrande riktlinjer
Gällande lagar, förordningar och regler avseende redovisning.
Kundmyndighetens eventuella interna riktlinjer.
4.5. Tidredovisning
Tjänsten tidredovisning finns i två varianter Tidredovisning Bas samt
Tidredovisning Utökad.
 Tidredovisning Bas är för behovet att kunna registrera tid (på en
”tidrapport”) och få en sammanställning över registrerad tid (periodiskt,
ackumulerat) på olika organisatoriska nivåer, bl.a. för att kunna
analysera var kundmyndighetens medarbetare lägger sin tid.
 Tidredovisning Utökad ger möjlighet att få mer avancerad funktionalitet
såsom underlag till fakturering och ekonomiadministration, avancerade
tidssammanställningar för analys och uppföljning, samt automatisk
flextidsberäkning.
4.5.1. Beskrivning av Tidredovisning Bas
Tjänsten innefattar följande funktionalitet
 Tidregistrering
 Tidsammanställning/rapporter
 Rättelse av tidrapport
13/18
4.5.2. Beskrivning av Tidredovisning Utökad
Tjänsten innefattar följande funktionalitet
 Tidregistrering
 Tidsammanställning/rapporter
 Uppsättning som möjliggör framtagande av underlag för fakturering
 Rättelse av flex- och tidrapport
4.5.3.


Tjänstens avgränsningar
Support till användare kring val av tidkoder, projekt, konton etc.
Bedömning av rättelse (flex- alt tidrapport)
4.5.4.

Tjänstespecifik support
Support relaterad till respektive kundmyndighets systemuppsättning och
konfigurering av respektive system.
4.4.5 Tjänstespecifikt systemstöd avser både Bas och Tillägg
Följande systemstöd används i leveransen
 Upphandling pågår
4.5.5. Styrande riktlinjer
Gällande lagar och styrande riktlinjerna för tjänsten. Eventuella
myndighetsspecifika lokala avtal och riktlinjer.
I denna samling tjänster beskrivs Statens servicecenters E-handelstjänst
5. Allmänt
Inom e-handelstjänster levereras systemstöd och administrativt stöd från
beställning till leverantörsfaktura.
Bastjänsterna är allmänt beskrivna och ska specificeras vid överenskommelse
för respektive kund.
5.1. Systemstöd
Hela e-handelprocessen hanteras i Visma Proceedo vilket är det system som
Statens servicecenter upphandlat för sina kunders räkning.
5.2. Kundservice / Support
Leveransen innefattar att svara på frågor och vara rådgivande inom ehandelsområdet. All kundsupport hanteras via Kundservice/Helpdesk och i
leveransen ingår.
 Svara på frågor via telefon
 Hantera frågor och ärenden som inkommit via ärendehanteringssystem
 Vara behjälplig med ifyllande av blanketter
 Vara behjälplig angående regelverk och riktlinjer
5.3. Beställning av tilläggstjänster och specialtjänster
Beställning av tjänster kopplade till kundmyndighetens avtal görs via kundwebb
14/18
6. E-beställningstjänst inklusive leverantörsanslutning
Tjänsten ger möjlighet att elektroniskt göra beställningar och att via systemstöd
administrera dessa. Tjänsten erbjuds tillsammans med
leverantörsfakturahantering. Här beskrivs de aktiviteter som ingår i bastjänsten
samt vad som erbjuds som tilläggstjänst och specialtjänst.
6.1.
Systemstöd, integrationer
6.1.1.




6.1.2.

6.2.
Bas
Systemstöd för att hantera beställningar elektroniskt via
leverantörsanslutning, fritext eller formulärbeställning
Bevakning av att följande filer skapas och överförs till kundmyndighetens
ekonomisystem:
o Ankomstregistrering
o Bokföring
o Makulering
Bevakning av att följande filer registreras i e-handelssystemet
o Betalningsinformation
o Kontoinformation
o Objektinformation
o Sambandskontroller
o Användarinformation (vid integration)
För kundmyndigheter som är anslutna till Unit4 Agresso DS ingår
bevakning av att filerna mellan ekonomisystem och e-handelssystem
upprätthålls.
Tilläggstjänst
Bevakning av följande filer registreras i e-handelssystemet
o Information från upphandlingssystem
Registervård/masterdata
6.2.1.







6.2.2.



Bastjänst
Upplägg och underhåll av leverantörer i det gemensamma
leverantörsfakturaregistret
Administration och underhåll av standardkontoplan och koppling mot
UNSPSC-koder
Administration och underhåll av standard produktgrupper
Administration och underhåll av standard behörighetsgrupper
Administration och underhåll av attestregelverk
Administration och underhåll av sambandskontroller
I Administration och underhåll av användare
Tilläggstjänst
Administration av myndighetsspecifika behörighetsgrupper
Administration av kundunikt leverantörsregister
Administration av myndighetsspecifika produktgrupper
15/18

6.3.
Administration och underhåll av myndighetsspecifik kontoplan och
koppling mot UNSPSC-koder
Administration av avtal, leverantörsanslutning
6.3.1.




Bastjänst
Leverantörsanslutning inklusive tester
Tekniskt underhåll av leverantörsanslutningen
Underhåll av gemensamma ramavtal
Bearbetning av gemensamma leverantörer
6.3.2.




Tillägg
Registrering av kundunika avtal
Registrering av kundunika abonnemang
Administration av kundunika kataloger och prislistor
Framtagande av kundspecifika formulärmallar för fritextbeställning
6.4.
Uppföljning
6.4.1.

Bastjänst
Tillhandahålla standardrapporter för uppföljning
6.4.2.

Tillägg
Framtagande av kundspecifka rapporter och inköpsstatistik för
uppföljning
6.5.




6.6.
Tjänstens avgränsningar
Stöd vid genomförande av upphandling
Support kring tolkning av kundunika avtal
Systemstöd för upphandling
Underhåll av kundunika tekniska integrationer med ekonomisystem,
upphandlingssystem
Tjänstespecifik support
 Support relaterad till systemstöd
 Support relaterad leverans
6.7.


Styrande riktlinjer
ESV:s rekommendationer inom området.
SFTI:s standard för leverantörsanslutning
7. Leverantörsfakturahantering, e-faktura, scanning
Tjänsten ger möjlighet att elektroniskt hantera leverantörsfakturor som inkommer
genom skanning eller direkt i svefakturaformat. Om faktura ej matchas mot en
lagd order i beställningsfunktionen hanteras godkännande och attest via ett
workflow. Tjänsten kan köpas separat från beställningsfunktionen.
16/18
7.1.
Skanning
7.1.1.


7.1.2.


7.2.
Bastjänsten
Skanning och tolkning enligt specifikation från kundmyndigheten av
servicecenters underleverantör
Mottagande av skannad faktura för matchning mot order eller
abonnemang eller för behandling i attestflödet
Tilläggstjänst
Skanning genom integration från myndighetens skanning byrå
Manuell skanning på servicecentret
E-faktura
7.2.1.









7.2.2.






7.3.
Bastjänsten
Mottagande av e-faktura för matchning mot order eller abonnemang eller
för behandling i attestflödet
Koppling och underhåll av leverantörer i fakturaväxel
Hantering av påminnelser
Distribuerar fakturor som ej har referens till kundmyndigheten
Kontering av ej matchade fakturor, gemensam standard kontoplan
Kontroller av specifika fakturor eller konton enligt SC standard
(representation, bilhyra och andra fakturor med avvikande moms)
Utökad hantering av fakturor som saknar korrekt referens
Hantering av påminnelser, utökad
Periodisering
Tilläggstjänst
Kontering med myndighetsspecifik kontoplan
Utökade kontroller av fakturor
Utökad hantering av fakturor som saknar korrekt referens
Hantering av påminnelser, utökad
Åldersanalys av leverantörsfakturor
Kundspecifika stickprovskontroller
Arkivering
7.3.1.


7.3.2.


Bastjänst
Arkivering av e-fakturor och skannade fakturor via underleverantör i tio
år.
Korttidsförvaring av innevarande och föregående års övriga
räkenskapshandlingar
Tilläggstjänst
Återsökning av manuellt arkiverad faktura
Långtidsförvaring av övriga handlingar
8. Specialtjänst
Inom e-handel erbjuds också specialtjänst som exempelvis;
17/18



Analys av inköpsorganisation, inköpsprocesser och dokumentation av
nuläge.
Stöd för myndigheten i framtagande av önskvärd inköpsorganisation,
inköpsprocesser och dokumentation av nyläge samt anpassning till
Statens servicecenters systemstöd.
Leverantörsfakturahantering på plats hos myndigheten
8.1. Tjänstens avgränsningar
Betalningstjänst levereras inom ekonomiadministrativa tjänster
8.2.
Tjänstespecifik support
 Support relaterad till fakturahantering
8.3.
Tjänstespecifikt systemstöd
 Visma Proceedo
8.4.

Styrande riktlinjer
Gällande lagar, förordningar och regler avseende redovisning.
Kundmyndighetens eventuella interna riktlinjer.
9. Resursuthyrning
9.1. Resurskonsulter för kunder i anslutningsfasen
Det finns möjlighet att köpa resurskonsulter för de kunder som är i pågående
anslutningsprocess. Resurskonsulter kan avtalas för maximalt tre månader.
De områden som konsulter kan tillhandahållas inom är; ekonomi, lön och ehandel.
18/18