Transcript 2c8 Modeling Tool & 2conciliate-metoden

2c8 Modeling Tool &
2conciliate-metoden
― put yourself in the driver’s seat!
© 2conciliate Business Solutions AB, mars 2013
• Översikt
• funktionalitet
Verktyget är enkelt och intuitivt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Funktionalitet i 2c8 Modeling Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Ta kontroll
Objektorientering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Verksamheter är som en kub. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Anpassa regelverk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Arbeta med modeller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Lagerhantering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Intressenter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
RACI-stöd. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Krav & mål. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Webbpublicering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Processer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Processer i en simbana. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
• tillämpning
Produkter & tjänster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Modellering
Organisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Tillämpningsområde ”Kartlägga process” . . . . . . . . . . . . . . . 28
Forum & möten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Den teoretiska arbetsgången. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Information & IT-system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Den praktiska arbetsgången. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Kartlägga process. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
• Metod
Kartlägga intressenternas krav och behov . . . . . . . . . . . . 32
Metoden 2conciliate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Verifiera/modifiera processen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Visualisera. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Bemanna processen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Kommunicera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Delta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Kortkommandon i 2c8 Modeling Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Dela perspektiv. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Betrakta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Uppnå ägarskap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
123456789101112131415161718192021222324252627282930313233343536
Vill du visuellt kartlägga, analysera, förbättra,
mäta och vidare­utveckla din verksamhet?
Vill du öka engagemanget och delaktigheten
bland med­arbetarna?
2c8 Modeling Tool och 2conciliate-metoden
hjälper dig att lyckas.
Verktyget är enkelt och intuitivt
2c8 Modeling Tool ger ett utmärkt stöd för att kartlägga och beskriva komplexa affärsprocesser inom en verksamhet
utan att tappa helhetsbilden. Med ett enkelt, flexibelt och intuitivt användargränssnitt där all nödvändig funktionalitet
är lätt tillgänglig är 2c8 Modeling Tool ett verktyg för alla användare, både sällananvändare och de som modellerar
varje dag.
Verksamheten kan betraktas ur flera perspektiv, så väl intressenternas krav som arbetsflöden, organisationsstruktur
eller produkter och tjänster.
Information om vem som gör vad, vilka möten som finns, vilka målen är och hur det går, är lättillgänglig för medarbetarna. De kan även fördjupa sig i detaljer efter behov och följa länkar vidare till dokument och andra system.
Vanliga användningsområden för 2c8 Modeling Tool och 2conciliate-metoden
• Att bygga verksamhetsledningssystem
• Kravsätta och införa IT-stöd
• Identifiera problem, risker och möjligheter
• Kartlägga projekt
• Kravsätta produkter och tjänster
• Tydliggöra ansvarsområden
• Kartlägga intressenternas krav och definiera mål • Etablera ett resultatorienterat synsätt
123456789101112131415161718192021222324252627282930313233343536
Ta kontroll
Verksamheter är som en kub
Kanske är det kundbehov, beställningar, samtal eller mail som kommer in i kuben och förhoppningsvis är det tillfredsställda behov, levererade produkter eller tjänster och nöjda kunder som kommer ut på andra sidan. Problemet är att vi
inte alltid har full kontroll över vad som händer inne i kuben.
Alla har säkert sin version av vad de gör och hur vissa delar hänger samman men det saknas oftast en gemensam bild.
Vissa moment har säkert granskats och vissa delar utretts men allt för oftast ter det sig som en svart låda. Likt svarta
lådan i ett flygplan är det kanske så att man endast tittar på innehållet när det faktiskt har hänt något.
Om vi nu tänker att vi går in i kuben med en ficklampa och börjar belysa verksamhetens olika strukturer ger det oss
en bild över vad som faktiskt händer; hur en kundorder ger en leverans, hur ett patientbehov tillgodoses eller hur en
reklamation tas om hand.
Eftersom det görs tillsammans så skapas en gemensam bild som alla kan ha samsyn runt och ägarskap för.
123456789101112131415161718192021222324252627282930313233343536
Arbeta med modeller
Varje sida i den nu belysta kuben motsvarar olika perspektiv av verksamheten. Frågor som varför vissa moment och
processer utförs samlas i intressent- och relationsmodeller, vad och hur krav tillgodoses ges svar på genom processmodeller, vem som gör det struktureras i organisationsmodeller, vilken information som behövs och vilka begrepp som
används samlas i produktmodeller, osv. De olika perspektiven framträder då vi betraktar kuben, det vill säga verksamheten, från olika sidor.
Eftersom det är kravet en intressent ställer på verksamheten som måste levas upp till i en process kan man vandra
från en kravmodell till en processmodell och tvärt om. Detta ger fördelar när man behöver göra förändringar, ni kan
snabbt se vad som blir påverkat om ni måste eller vill ändra något ur ett perspektiv.
I de flesta verksamheter finns förändringsbehov. Detta drivs av förändringar utanför kuben, eller problem, risker och
möjligheter som identifierats inuti. Oavsett orsaken så har vi fördel av att våra beskrivningar hänger ihop. Om vi ändrar
något i ett perspektiv kan vi analysera vad som sker i de övriga perspektiven.
123456789101112131415161718192021222324252627282930313233343536
Intressenter
varför?
För att identifiera våra intressenters krav och behov upprättas en intressentmodell där våra intressenter framgår.
I en intressentmodell beskrivs verksamhetens relation mot sin omvärld — de som ställer krav på oss och de som vi ­ställer
krav på.
Verksamheten sätts i mitten med en relation mot de som man har en relation med, som är påverkande på verksamheten eller som vi påverkar. De som har intresse av det man satt i fokus är intressenter.
Här kan man även beskriva att olika intressenter har en relation mot varandra utanför verksamhetens kontaktyta, allt
ifrån kundens kund till en leverantörs underleverantör.
Det måste inte vara verksamheten som är i centrum, man kan göra en intressentmodell för till exempel ett projekt,
en process eller ett IT-system.
123456789101112131415161718192021222324252627282930313233343536
Krav & mål
varför?
Vårt förhållande till intressenterna visualiseras i en relationsmodell. Relationen beskriver vilken information som
mottas och levereras, vilka krav som ställs och vilka mål och mätindikatorer som behövs.
I en relationsmodell beskrivs relationen mellan en eller flera intressenter. Förutom de krav och motkrav som två parter
har, ges här även möjlighet att beskriva vilka objekt som skickas mellan intressenterna. Det kan vara beställningar,
betalningar och reklamationer från kunden och levererade produkter och tjänster, dokumentation och fakturor till
kunden.
Objekt från intressenter är input till våra processer och objekt till intressenterna är resultat skapade av våra processer.
Relationsmodeller är en direkt följd av Intressentmodellen och efter som det finns flera intressenter får vi på detta
sätt en sortering av alla de krav som ställs på verksamheten eller ett projekt. Man kan även spåra vilken intressent som
ställer ett enskilt krav.
123456789101112131415161718192021222324252627282930313233343536
Processer
hur?
vad?
vem?
För att kunna visualisera processer och tydliggöra dess förutsättningar att skapa förväntade resultat, samlas information genom att besvara frågorna Vad, Vem och Hur.
I en processmodell beskrivs de tvärfunktionella flödena — de aktiviteter som i sekventiell följd utförs för att tillfredsställa ett behov. Det är viktigt att alltid ha en eller flera input och lika viktigt att beskriva vad resultatet av processen
blir. Input kan både vara det som vidareförädlas och det som triggar att något utförs.
Det förväntade resultatet är oftast input till efterföljande aktivitet. Genom att visualisera detta säkerställs att det är
samma output som input mellan två aktiviteter. Det säkerställer även att alla resultat tas om hand, i denna eller andra
processer, vilket är lätt att missa om man bara kartlägger aktiviteterna.
För att beskriva vem som utför eller är ansvarig för en aktivitet används roller och befattningar men sällan individer.
123456789101112131415161718192021222324252627282930313233343536
Processer i en simbana
Ett annat sätt att visualisera ansvar i en process är att låta flödet vandra mellan olika simbanor som representerar
­ansvaret. Då motsvarar sim­banorna en organisatorisk enhet, roller eller befattning.
Simbana med huvudansvaret i den horisontella banan och tiden i den vertikala.
123456789101112131415161718192021222324252627282930313233343536
Produkter & tjänster
vad?
I produktmodellen kan vi se hur våra produkter och tjänster är uppbyggda.
För att skapa samsyn om tjänster och produkter finns möjligheten att visualisera vad de innehåller i en produktmodell.
Här kan man också tydliggöra om innebörden av andra använda begrepp inom organisationen är samma sak.
I en produktmodell beskrivs vad en produkt eller tjänst består av, det vill säga den input och det resultat som finns
och som även beskrivs i processerna. Här strukturerar vi produktmodeller, tjänsteportföljen eller vad som består av vad
och vilka relationer de har gentemot varandra.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6
Organisation
vem?
Roller och befattningar utför och ansvarar för uppgifter i processer och forum. Den organisatoriska tillhörigheten
framgår av organisationsmodellen där också ansvar för kompetensförsörjningen framgår.
I organisationsmodellen beskrivs linjeorganisationen och mötesstrukturer. Till varje enhet knyts verksamma befattningar
som i sin tur kan bestå av roller. Här bemannar vi befattningar och roller med individer.
Organisationsmodellen används även för att beskriva vilka forum och möten verksamheten har och vilka relationer de
ha till varandra.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 11 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6
Forum & möten
vilka?
I de flesta företag och organisationer är forum eller möten motorn som driver verksamheten framåt.
Forumen skapas och bemannas för att planera, följa upp och prioritera såväl strategiska som operativa frågor.
Forum är en naturlig del i verksamhetens processer.
När forum sätts i en sekvens så kan man se beroendet mellan forum med avseende på beslut, frågor
och information.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 12 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6
Information & IT-system
vad?
I processmodellerna framgår vilka aktiviteter som genomförs för att skapa förväntade resultat och vilka resurser
som behövs.
För att beskriva den information som hanteras i processen och dess struktur använder vi en informationsmodell. Informationsmodellen tar ingen hänsyn till vänster till höger eller uppifrån och ner utan beskriver informationens struktur
och samband och utgör ett kravunderlag för IT.
I informationsflödet visas hur information bearbetas i våra
olika IT-­system. Informationen kan vara manuellt inmatad
eller direkt överförd via andra system.
Modellen används för att ge en översiktlig presentation
av system­beroenden.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 13 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6
Metoden 2conciliate
Uppnå ägarskap
Visualisera
implementering — uppföljning —
utveckling
modeller — symboler — relationer
Betrakta
Kommunicera
ansvar — problem — risker —
möjligheter
tydlighet i varför — vad — vem
och hur
Dela perspektiv
Delta
intressenter — krav — processer
— organisation
workshops — resan — samsyn
2conciliate är metoden, tillvägagångssättet, strategin som stödjer oss i arbetet att kartlägga, analysera och utveckla
organisationen. Metoden tillämpas och är integrerad i verktyget 2c8 Modeling Tool.
De vanligaste tillämpningarna är att bygga verksamhetsledningssystem, dokumentera verksamhetsmodeller, identifiera problem, risker och möjligheter, kartlägga projekt samt kravsätta IT-system.
2conciliate-metoden och 2c8 Modeling Tool visualiserar verksamheter med modeller, symboler och relationer. Visualiseringen underlättar kommunikationen, vilket i sin tur leder till att fler i arbetsgruppen kan delta. När fler perspektiv
framförs blir helheten mer korrekt.
Helheten är nödvändig när man betraktar modellen för att identifiera problem, risker och möjligheter. Dessa triggar
verksamhetsutvecklingen, men för att de ska drivas framåt behövs ett ägarskap.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 14 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6
Visualisera
Visualisera
modeller — symboler — relationer
Världen är fylld av modeller!
På kemilektionerna i skolan sätts klot ihop med pinnar för att symbolisera molekyler. Alla är fullt medvetna om att en
molekyl inte ser ut på det sättet, men i ett studie- eller diskussionssyfte är den abstraktionen lämplig.
På samma sätt används symboler och relationer för att skapa modeller över verksamheter. Något man inte kan ta på,
som uttrycks i begrepp, blir en modell där man kan se begreppens relationer: En förfrågan leder till att en tjänst utförs
som därefter faktureras.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 15 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6
Kommunicera
Visualisera
modeller — symboler — relationer
Kommunicera
tydlighet i varför — vad — vem
och hur
Visualiseringen skapar modeller med tydlighet kring frågorna: Varför har vi processen? Vad gör vi? Vilka utför och vem
ansvarar? samt Hur ska vi lösa uppgiften?
Drivande frågor som varför, vad, vem och hur ger förutsättningar för kommunikation. Frågorna ställs i denna bestämda ordning. Det är exempelvis lättare och effektivare att prata om vad vi gör för att nå ett resultat innan vi ställer
frågan vem som gör vad.
Genom att ställa frågorna i denna ordning och samla informationen byggs modellen successivt fram.
Drivande frågor
Varför ger input och output.
Vad ger aktiviteter.
Vem ger roller.
Den enkla principen är
Fråga > Svar > Symbol
Hur ger beskrivningar och länkar till dokument och system.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 16 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6
Delta
Visualisera
modeller — symboler — relationer
Kommunicera
tydlighet i varför — vad — vem
och hur
Delta
workshops — resan — samsyn
Arbetsformen är workshop. Deltagarna bjuds in så att en så mångfacetterad grupp som möjligt uppstår. Några som
kanske har arbetat länge och har bra kunskap inom området tar intiativ och berättar hur det går till medan andra är
mer passiva i början.
Workshopen behöver dessa personer som direkt kliver in och deltar. Ju längre workshopen pågår och modellen växer
fram, kommer fler att kliva in i workshopen. De känner inte att modellen är korrekt eller komplett. De ”nya” ställer
andra frågor eller kommer med påståenden och konsekvensen är ofta att modellen ändras. Det kan vara nya symboler,
ändrade benämningar eller ändrad sekvens. Modellen kommer närmare sanningen.
Som modellör är det bara att gilla läget. Ändra, ändra, ändra och ändra live! När gruppen är aktiv har ett stort steg
tagits mot ägarskapet. Modellen är förankrad bland workshopsdeltagarna.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 17 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6
Dela perspektiv
Visualisera
modeller — symboler — relationer
Kommunicera
tydlighet i varför — vad — vem
och hur
Dela perspektiv
Delta
intressenter — krav — processer
— organisation
workshops — resan — samsyn
Alla ser inte saker på samma sätt. Olika bakgrund, erfarenheter och arbetsuppgifter påverkar. Det gör att när exempelvis en process modelleras så kan behovet av att visualisera intressenterna kännas viktigt för någon, medan en annan vill
visualisera organisationen och tydliggöra avdelningar så att dessa kan bemannas med individer.
Genom att dela perspektiv följs resonemanget som uppstår i work­shopen.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 18 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6
Betrakta
Visualisera
modeller — symboler — relationer
Betrakta
Kommunicera
ansvar — problem — risker —
möjligheter
tydlighet i varför — vad — vem
och hur
Dela perspektiv
Delta
intressenter — krav — processer
— organisation
workshops — resan — samsyn
Resan att skapa modeller har ett eget värde genom att den skapar ett medvetande och lärdom. Att betrakta modeller
utifrån ansvar, problem, risker och möjligheter ger förutsättningar för utvecklingen av verksamheten. Då verkligheten
sällan är en perfekt bild med raka streck så måste vi tillåta att markera brister eller utvecklingspotential — för det är
ju problem, risker och möjligheter som är bränslet till verksamhetsutvecklingen.
Frågeställningar som utmanar modeller:
• Gör vi alltid så här?
• Berätta hur det kan se annorlunda ut?
• Varför är det ett problem, vad betyder det i slutänden? • Vad kan vi göra åt det?
• Om det nu är ett problem; vad är risken, konsekvensen? • Vilken kompetens behövs?
• Vilka mål finns? Hur går det?
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 19 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6
Uppnå ägarskap
Uppnå ägarskap
Visualisera
implementering — uppföljning —
utveckling
modeller — symboler — relationer
Betrakta
Kommunicera
ansvar — problem — risker —
möjligheter
tydlighet i varför — vad — vem
och hur
Dela perspektiv
Delta
intressenter — krav — processer
— organisation
workshops — resan — samsyn
Det sista steget, och det absolut viktigaste för ett hållbart förändrings­arbete, är ägarskapet. Uppgiften har varit att
facilitera, samla information och bygga modeller men också att uppnå ägarskap, implementera, följa upp och vidareutveckla.
I ett uppnått ägarskap finns tilldelade resurser som hanterar påvisade ­risker, möjligheter och problem.
Det initiala uppdraget omfattar inte helt ovanligt enbart den operativa processen, det vill säga processen som tar
hand om kundbehovet och skapar förväntad leverans.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 20 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6
Planera
Följa upp
"Leverera"
Kund
.
Kund
.
Förbättra
Ägarskapet för ”leveransprocessen” är viktig men för­utsätter att den även om­fattar planering, uppföljning och förbättring.
Planera ger förutsättningar utifrån intressenternas krav och behov.
Följa upp mäter utfall mot förväntningar och beslutar om åtgärder.
Förbättra skapar nya bättre förutsättningar för ”leveransprocessen”.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 21 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6
Funktionalitet i 2c8 Modeling Tool
2c8 är ett enkelt verktyg. Enkelt att förstå, enkelt att lära sig och enkelt att använda. Men det är inte ett enkelt verktyg
utifrån tillgänglig funktionalitet — då är det kraftfullt.
Fleranvändarstöd
Webbpublicering
Listor
Grafisk profil
Anpassning av gränssnitt
Svenska eller engelska
Snabbgenvägar
Anpassa regelverk
Repository
Validering
Metodstöd
Import och export
Revisionshantering
Lagerhantering
Publicera till Word
Flerspråksstöd
Publicera till Excel
Fler personer kan arbeta med
samma modeller.
Ändra utseendet på dina modeller
med grafiska profiler.
Underlätta modelleringen genom
alla de kortkommandon som finns
i verktyget.
Du kan validera importerade
modeller mot det regelverk som
är definierat.
Full kontroll över revisioner av
modeller och objekt.
Beskrivning av ansvar
Använd en mer detaljerad ansvarsbeskrivning genom HUKI.
Publicera direkt på webben för att
sprida modeller snyggt och enkelt.
Du kan själv välja vilka funktioner
som skall finnas i verktyget.
Du kan själv skapa ett regelverk
för vilka objekt- och modelltyper
som tillåts.
Verktyget har ett inbyggt metodstöd som du själv lätt kan anpassa
efter dina önskemål.
Modellera informationen i lager
som kan döljas eller visas.
Titlar och texter i modellerna kan
hanteras på flera olika språk.
Skapa listor av objekt, modeller
och dokument som finns i ditt
repository.
Välj mellan svenska eller engelska i applikationens menyer.
Eftersom man återanvänder
samma objekt kan man ändra i
flera modeller från ett ställe.
Exportera och dela dina mo­
deller med andra användare av
programmet.
Spara dina modeller i ett Worddokument.
Spara dina modeller i ett Exceldokument.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 22 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6
Objektorientering
Skapade objekt är återanvändbara och kan förekomma i många modeller. Det är därför enkelt att hålla informationen
aktuell genom att en förändring på ett ställe ger genomslag på alla ställen objektet används. Återanvändningen gör
också att man enkelt får en bra översikt och förståelse för informationen.
Roller används till exempel som utförare i en process. Samma roll används också i organisationsmodellen där den
bemannas med individer. Om rollen även tillhör ett forum eller möte så kan man enkelt se en individs arbetsuppgifter i
processerna, organisationstillhörighet för kompetensutveckling och vilka möten individen tillhör.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 23 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6
Anpassa regelverk
§
Genom att definiera vilka modeller, symboler och relationer som ska användas är det enkelt att skapa enhetliga beskrivningar som blir lätta för verksamheten att förstå.
Regelverket är ett inbyggt metodstöd. En regelverksförändring kan appliceras på befintliga modeller. Den korrigeras
sedan automatiskt med den in­byggda valideringsfunktionen.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 24 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6
Lagerhantering
Informationsbehovet för att skapa kompletta verksamhetsbeskrivningar som tillgodoser olika målgrupper medför att
mängden information gör modellerna svårlästa. Det blir helt enkelt för mycket information.
Lösningen är att lägga information i lager och sedan låta betraktaren välja vad som ska vara synligt, transparent eller
dolt.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 25 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6
RACI-stöd
R
I
A
C
De uppgifter som finns inom en verksamhet kan delas upp i olika ansvar. Roller och befattningar knyts till processer,
aktivitet, forum, projekt och IT-system genom att visa relationer.
Relationerna visar om rollen har ett huvudansvar, en utföraruppgift, en konsulterande roll eller enbart ska ta del av
den information som skapas.
Genom att skapa objektlistor för roller och befattningar och sedan publicera materialet på webben skapas en enkelhet
för slutanvändarna att se sina arbetsuppgifter.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 26 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6
Webbpublicering
h"p:// I samband med publicering till webben så anges enkelt verksamhetens grafiska profil.
Färger och logotyp är viktiga delar för att skapa enhetlighet. Smarta listor för objekt och dokument placeras för lätt
åtkomst för slutanvändarna som ska konsumera informationen.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 27 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6
Modellering
Tillämpningsområde ”Kartlägga process”
Behov av
kartlägning
Kartlägga
intressenternas
krav och behov
Svar på
varför
Kartlägga
process
Svar på vad,
vem och hur
Bemanna
process
Definiera mål och
indikatorer
Tydligt ansvar
Mål och
mätetal
Den teoretiska arbetsgången
Det teoretiska tillvägagångssättet är att börja kartlägga intressenterna och deras krav och behov. Därefter kartlägger
man processen, bemannar roller och befattningar med individer samt definierar mål och mätindikatorer.
Information samlas för att ge svar på frågorna Varför? Vad ska göras? Vem ansvarar och utför? och Hur ska det
­genomföras?
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 28 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6
Den praktiska arbetsgången
Behov av
kartlägning
Kartlägga
process
Svar på vad,
vem och hur
Kartlägga
intressenternas
krav och behov
Ny information
om varför
Verifiera
process
Omarbetad
processbeskrivning
Definiera mål och
indikatorer
Bemanna
process
Mål och
mätetal
Tydligt ansvar
Ett mera praktiskt tillvägagångssätt är att börja med att kartlägga processerna och sedan verifiera processen med hjälp
av intressentmodellering. Skälet att använda det mera praktiska tillvägagångssättet är att workshopsdeltagarna förväntar sig att starta med en kartläggning av processen.
Kartläggning av intressenterna är mera naturligt efter att första processkartan är skapad eftersom workshops­­del­
tagarna då har fått en gemensam syn på processen. De krav och behov som definieras av intressenterna till processen
tillförs till modellen och gör den komplett.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 29 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6
Exempel på kartläggning via den praktiska arbetsgången.
Anskaffa
förnödenheter
Levererade
förnödenheter
Behov av
förnödenheter
1. Kartlägga process
Varför finns processen? Svaret finns oftast i det objekt som triggar att en process startar.
Anskaffa
förnödenheter
Köp via
ramavtal?
Registrera
behov
Behov av
förnödenheter
Inköpsanmodan
Nej
Kontakta
leverantör
och förhandla
villkor
Leverantörsoffer
Lägga
beställning
Leverantör
Beställning
Levererade
förnödenheter
Ja
Avropsorder
Vad görs i processen och hur ska det göras? Vilka aktiviteter utförs, vilka delresultat skapas och i vilken sekvens görs
aktiviteterna?
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 30 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6
Anskaffa
förnödenheter
Inköpschef
Köp via
ramavtal?
Registrera
behov
Behov av
förnödenheter
Nej
Inköpsanmodan
Kontakta
leverantör
och förhandla
villkor
Anställd
Lägga
beställning
Leverantörsoffer
Inköpare
Leverantör
Beställning
Inköpare
Levererade
förnödenheter
Avropsorder
Ja
Avtalsansvarig
Hur processen/aktiviteterna ska utföras läggs till som beskrivningar eller genom att länka till dokument eller IT-system.
Vem är de roller och befattningar som är involverade på något sätt i processen.
RACI (HUKI på svenska) är valbara relationer.
Responsible ― Utförare, ansvarar för att utföra.
Accountable ― Huvudansvarig, ansvarar så att det blir utfört på korrekt sätt.
Consulted ― Konsulterad, den man vänder sig till för att få råd i ärendet.
Informed — Informerad, den som ska ha tillgång till resultatet.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 31 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6
2. Kartlägga intressenternas krav och behov
Ledning
Leverantör
Börja med att identifiera intressenter.
Intressenter är de som:
• processen får information och förutsättningar från.
Upprätta
leverantörsavtal
• ställer krav och har förväntningar.
Anskaffa
förnödenheter
Hantera lager
och förråd
• processen i sin tur levererar information och
produkter till.
Hantera
fakturor
Ledning
Hantera lager
och förråd
Leverantör
Köpta förnödenheter
> 85% via ramavtal
Uppdaterat
lagersaldo
Beställningserkännande
Ramavtal ska
användas.
Andel köpta
artiklar via
ramavtal
Process
resultat
Levererade
förnödenheter
Beställarreferens på
inköpsorder
Ramavtal
Ankomstregistrerat
gods
Kopia på
beställning
Avropsorder
Kopia på
avropsorder
Beställning
Anskaffa
förnödenheter
Anskaffa
förnödenheter
Anskaffa
förnödenheter
Relationen mellan processen och dess intressenter beskrivs vidare i en relationsmodell. På vänstra sidan visualiseras
inputs/förädlingsobjekt och krav från intressenten och på andra sidan det som levereras till intressenten. För viktiga
krav definieras mål och indikatorer.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 32 3 3 3 4 3 5 3 6
3. Verifiera/modifiera processen
Nästa steg är att utmana processen med de krav som identifierats och verifiera att de nya inputsen tas omhand och
används samt säkerställa att ställda krav tillgodoses genom processen.
Köpta förnödenheter
> 85% via ramavtal
Anskaffa
förnödenheter
Andel köpta
artiklar via
ramavtal
Inköpschef
För att klara målet så
ger det längre ledtider
Följa upp
anskaffning
Process
resultat
Beställarreferens på
inköpsorder
Vissa
ramavtal är
inaktuella.
Ramavtal
Ramavtal
Köp via
ramavtal?
Nej
Registrera
behov
Behov av
förnödenheter
Inköpsanmodan
Ja
Anställd
Kontakta
leverantör
och förhandla
villkor
Inköpare
Beställningserkännande
Leverantörsoffer
Lägga
beställning
Leverantör
Levererade
förnödenheter
Beställning
Inköpare
Hantera lager
och förråd
Avropsorder
Hantera
fakturor
Leverantörsfaktura
Avtalsansvarig
Artiklar i ramavtal
är inte inlagda i
inköpsordermodul
Registrering av
inköpsbehov görs inte mot
rätt artikel/avtal. Ingen
statisitk och uppföljning
Behov av
ramavtal
Ankomstregistrerat
gods
Tillgängliga
förnödenheter
Uppdaterat
lagersaldo
Upprätta
leverantörsavtal
Inköpsreferens
saknas ofta.
Utredning och
förfallna
fakturor
Krav som behöver utredas eller analyseras tas om hand genom att göra noteringar av problem, risker och möjligheter
direkt i modellen. Informationsmängden i modellen ökar vilket gör att lagerfunktionaliteten kommer väl till pass för att
bibehålla översikt och läsbarhet.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 33 3 4 3 5 3 6
Anskaffa
förnödenheter
Följa upp
anskaffning
Process
resultat
Köp via
ramavtal?
Nej
Registrera
behov
Behov av
förnödenheter
Inköpsanmodan
Ja
Kontakta
leverantör
och förhandla
villkor
Beställningserkännande
Leverantörsoffer
Lägga
beställning
Leverantör
Beställning
Levererade
förnödenheter
Hantera lager
och förråd
Ankomstregistrerat
gods
Tillgängliga
förnödenheter
Uppdaterat
lagersaldo
Avropsorder
Leverantörsfaktura
Behov av
ramavtal
Ren och överskådlig modell där övrig information är gömd i dolda lager.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 34 3 5 3 6
Inköp
Inköpschef
Inköpare
Marie
Branby
Hanna
Sjöberg
Avtalsansvarig
Alexander
Karlberg
4. Bemanna processen
Sista steget för att komma till version 1.0 är att förflytta sig till organisationsperspektivet och bemanna roller och befattningar med individer.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 35 3 6
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 36
Ladda ondeerling Tool!
2c8 M
Besök vår webbplats för mer information.
Där kan du se fler exempel och få ännu
mer inspiration.
2c8.com
2 conciliate Business Solutions AB | Järnvägsgatan 7 | SE-652 25 Karlstad
+46 54 21 27 28 | [email protected] | www.2c8.com