Transcript POLICY FÖR ARBETSPLATS VID IPS

POLICY FÖR ARBETSPLATS VID IPS
Fastställd av prefekt 2013-03-18
Dnr: V 2013/309
Arbetsgivaren har ansvar för att alla anställda tilldelas en arbetsplats med tillgång till dator
och skrivare, telefon och kopieringsmaskin. Med förordnande följer också rätt till passerkort
och nycklar till institutionens lokaler och undervisningslokaler, samt x-konto för inloggning
på universitetets datanät.
Den anställdes arbetsplats kan ligga i ett eget rum eller i ett rum som delas av flera anställda.
Den anställde kan tilldelas eget skrivbord och egen dator eller dela skrivbord och dator med
andra. Detta beror på anställningens omfång och arbetsuppgifternas karaktär. Arbetsgivaren
försöker i möjligaste mån undvika täta omflyttningar, men tillgång till rum, förändring av
medarbetarens arbetstid och arbetsuppgifternas karaktär styr alltid fördelningen av arbetsplatser. Omflyttningar kan därför vara nödvändiga när förändringar i verksamheten sker.
Följande personalkategorier omfattas av föreliggande policy:
Lärare/forskare med tillsvidareanställning, visstidsanställning eller timarvodering
T/A-personal med tillsvidareanställning, visstidsanställning eller timarvodering
Doktorand med eller utan finansiering
Forskarassistent, post doc
Gästforskare, gästlärare, gästdoktorand
Provutvecklare
Arbetsplats i eget rum tilldelas i första hand tillsvidareanställda med minst 50 % anställning
och i andra hand visstidsanställda med minst 50 % anställning. Den anställdes arbetsuppgifter
och därmed sammanhängande behov av avskildhet bryter dock denna prioriteringsordning:
studievägledning, personalsamtal, arbetsledning och omfattande studenthandledning är exempel på arbetsuppgifter som kan motivera eget rum. En visstidsanställd vars arbetsuppgifter
innebär många enskilda samtal går alltså före en tillsvidareanställds behov av eget rum. Provutvecklare arbetar under sekretess vilket kräver särskild avskildhet.
Egen arbetsplats med egen dator i delat rum tilldelas alla personalkategorier (se ovan) med
mindre än 50 % anställning. Doktorander med finansiering vid institutionen tilldelas egen
arbetsplats, dock inte i eget rum.
Delad arbetsplats och delad dator tilldelas timanställd personal och personal med upp till
30 % anställning. Även doktorander utan finansiering vid institutionen, nydisputerade forskare utan anställning men med någon form av extern finansiering, samt handledare som slutför handledning efter sin pensionering kan tilldelas delad arbetsplats och delad dator. Personal
som tilldelats delad arbetsplats och delad dator måste lämna arbetsplatsen tom och städad efter arbetspassets slut. Till varje sådan arbetsplats hör en bokhylla där den anställde kan placera sitt arbetsmaterial. De som har tilldelats delad arbetsplats och delad dator uppmanas att
komma överens om vilka dagar och tider man avser att utnyttja arbetsplatsen så att inga
krockar uppstår. För inloggningslösen till delad dator kontaktas universitetets datasupport.
Emeriti som är aktiva forskare med extern finansiering tilldelas efter undertecknat emeritusavtal arbetsplats med dator i ett särskilt rum avsett för professorer med emeritusavtal. Emeriti
som återanställts som timlärare tilldelas under den tidsbegränsade anställningen delad arbetsplats med delad dator. Övriga emeriti som utan avtal eller anställning aktivt och regelbundet
bidrar till institutionens forskningsmiljö kan behålla sitt x-konto så länge vederbörande är aktiv och tilldelas delad arbetsplats med delad dator. De anställdas behov av arbetsplats prioriteras dock alltid.
Alla anställda ska ha tillgång till en dator och skrivare på arbetsplatsen. Datorn kan vara
stationär eller bärbar, PC eller Mac. Alla datorer vid institutionen ska vara anpassade till
Dafgu och följa universitetets datorpolicy vad gäller utrustning och avskrivning. Den som har
tilldelats egen arbetsplats har rätt till egen dator. Personal med liten tjänstgöring som tilldelats
delad arbetsplats med delad dator har endast tillgång till stationär dator med egen inloggning.
När en anställning upphör övergår vederbörandes dator till annan medarbetare om den inte är
för gammal. Alla datorer är institutionens egendom oavsett ålder och skick. Behov av extra
datorutrustning eller behov av specifik dator meddelas till administrativ chef. I de fall då
samverkansdoktorander erhåller medel från sin externa arbetsgivare för inköp av dator ska
denna dator anpassas till Dafgu. Avvikelser från institutionens datorpolicy skall godkännas av
proprefekten.
Alla anställda ska ha tillgång till telefon på arbetsplatsen. Anställda med egen arbetsplats i
eget rum kan tilldelas mobiltelefon, bärbar eller fast telefon. Anställda med egen eller delad
arbetsplats i delat rum tilldelas bärbar telefon som delas med övriga medarbetare i rummet.
Den bärbara telefonen ska ha sin plats i rummet men samtal ska alltid föras utanför rummet
om fler medarbetare är närvarande.
Efter avslutad anställning skall dator, datortillbehör, mobiltelefon, nycklar och passerkort
återlämnas. X-kontot avslutas efter sex månader om inte särskilda skäl föreligger. Proprefekten skall godkänna eventuell förlängning av x-kontot.
Mona Arfs
Prefekt