Att införa elektronisk upphandling

Transcript Att införa elektronisk upphandling

Vägledning:

Att införa elektronisk upphandling

2012:2

Innehåll

Om vägledningen 1. Vad menas med elektronisk upphandling?

1.1 Att använda elektroniska medel 1.2 Att skapa en e-tjänst 1.3 Valet mellan enbart elektroniska medel och fullständig e-tjänst 1.4 Vägledning för att införa elektronisk upphandling som e-tjänst

2. Nuläget – hur ser upphandlingsverksamheten ut idag?

2.1 Nuvarande strategier och styrning 2.2 Nuvarande upphandlingsmönster och upphandlingsbehov 2.3 Nuvarande organisation och upphandlingsprocess 2.4 Nuvarande inköpsprocesser och inköpsorganisation 2.5 Nuvarande relevant IT-stöd

3. Marknaden för upphandlingssystem 4. Förbättringsmöjligheter 5. Nyläget – hur ska det framtida arbetssättet se ut?

5.1 Strategier, styrning och målsättning för nytt arbetssättet 5.2 Den nya organisationen och upphandlingsprocessen 5.3 Gränsytor mot andra funktioner i inköpsverksamheten 5.4 Underlag för beslut

6. Anskaffning

6.1 Förfrågningsunderlag 6.1.1 Funktionella krav 6.1.2 Tekniska krav 6.1.3 Krav på drift och support 6.2 Prövning och utvärdering 6.3 Utvärdera användbarhet 6.4 Implementering och leveransgodkännande

7. Drift

7.1 Överlämnande 7.2 Utveckling och förbättringar 2 4 4 5 9 13 15 15 15 16 17 17 18 19 20 20 48 50 53 54 54 21 23 26 28 30 32 42 45 54

Om vägledningen Bakgrund och syfte

Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet (Upphandlingsstödet) har bland annat i uppdrag att främja de upphandlande myndigheternas övergång till elektronisk upphandling (e-upphandling). Hösten 2010 genomförde Upphandlingsstödet en enkät om användningen av e upphandling inom offentlig sektor. Resultatet visade ett stort intresse för e-upphandling och att många redan anskaffat upphandlingssystem eller planerade anskaffning. Enkäten visade också att det finns ett visst behov av stöd i arbetet med att införa e-upphandling.

1 Syftet med denna vägledning är att tillhandahålla ett sådant stöd. Vägledningen har tagits fram i samverkan med representanter från upphandlande myndigheter och systemleverantörer av upphandlingssystem.

Omfattning och målgrupp

De råd och rekommendationer som ges i dokumentet är generellt utformade. Det är därför alltid nödvändigt att identifiera de unika förutsättningarna som gäller för den enskilda upphandlande myndigheten. Merparten av vägledningen vänder sig till personer som ska ansvara för eller medverka i omläggningen till elektronisk upphandling efter beslut om en sådan förändring. Det inledande avsnittet innehåller dock en översiktlig genomgång av vad som menas med elektronisk upphandling och vilka effekter som kan uppnås. Det vänder sig snarare till beslutsfattare eller allmänt intresserade av frågan. För att underlätta läsningen används i fortsättningen begreppet myndigheter för alla typer av upphandlande myndigheter och enheter. 1 http://www.upphandlingsstod.se/files/Rapporter/uppfoljning_av_upphandlande_mynd igheters_anvandning_av_e_upph.pdf 2 EU-kommissionens innebörd i begreppet e-upphandling omfattar även den process

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G

Innehåll och disposition

Vägledningen är uppställt som en steg-för-steg beskrivning av de steg och moment som kan ingå vid införande av e upphandling. Avsnittet ”Upphandling” innehåller en generell checklista över vad som bör beaktas vid kravställning av ett upphandlingssystem.

Avgränsning

Denna vägledning utgör ett praktiskt stöd för vad som kan beaktas vid införande av e-upphandling och anskaffning av ett upphandlingssystem. Vägledningen utgör ingen fullständig modell för förändringsarbete och implementering av IT-stöd. För mer information vad gäller projektledning, processmodellering eller förändringsledning, hänvisas till andra skrifter.

Förvaltning

Vägledningen uppdateras en gång per år i enlighet med Upphandlingsstödets förvaltningsmodell. Dessutom kommer Upphandlingsstödet under hösten 2012 att systematiskt till exempel i workshopform samla in synpunkter och erfarenheter – inte minst på checklistan med frågor till förfrågningsunderlaget. Redan nu är dock synpunkter mycket värdefulla. Sådana synpunkter kan sändas via e-post till

[email protected]

Glöm inte att tala om att det är den här vägledningen som avses.

1. Vad menas med elektronisk upphandling?

Med upphandlingsprocessen avses här processen från utarbetande av förfrågningsunderlag till tecknande av avtal. Begreppet elektronisk upphandling (e-upphandling) är däremot inte helt lätt att ge en strikt innebörd. Begreppet förekommer inte i lagen om offentlig upphandling (LOU) och inte heller i det bakomliggande EU-direktivet. Det närmaste en mer officiell förklaring som man kan komma är kanske i den Grönbok om en ökad användning av e-upphandling i EU som Kommissionen gav ut år 2010. Där står:

E-upphandling är en övergripande benämning för IKT baserad (IKT = Informations- och Kommunikationsteknik) kommunikation och behandling i hela upphandlingskedjan – i stället för pappersbaserade förfaranden. E-upphandling innebär att elektroniska processer införs för att understödja de olika faserna i ett upphandlingsförfarande – offentliggörande av meddelanden om upphandling, tillhandahållande av förfrågningsunderlag, inlämning av anbud, utvärdering, tilldelning, order, fakturering och betalning.

1.1 Att använda elektroniska medel

I LOU används således inte begreppet elektronisk upphandling. Där talar man i stället om att använda elektroniska medel.

3 Användningen av elektroniska medel omnämns särskilt vad avser att göra information tillgänglig (annons, ansökningsinbjudan, förfrågningsunderlag) eller att kommunicera information (anbudsansökningar och anbud). Ett incitament att använda elektroniska medel är att förekommande tidsfrister får förkortas. 2 EU-kommissionens innebörd i begreppet e-upphandling omfattar även den process som vi i Sverige brukar kalla e-handel.

3 I definitionskapitlet ges elektroniska medel en enbart teknisk innebörd som ”medel som överför signaler via tråd eller radiovågor, på optisk väg eller via andra elektromagnetiska överföringsmedier”.

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G Utöver kravet på att de elektroniska medel som används ska vara icke-diskriminerande, allmänt tillgängliga och möjliga att använda med sådan maskin- och programvara som är allmänt tillgänglig, ställs inga krav på specifika standarder, standardformulär eller mallar, fil- eller meddelandeformat. Om förfrågningsunderlaget publiceras som en nedladdningsbar pdf-fil på den upphandlande myndighetens webbplats och anbudsgivaren skriver sitt anbud i en Wordfil eller cellstrukturerad fil (till exempel Excelfil) uppbyggd på det sätt han/hon finner lämpligt och sänder in elektroniskt (eventuellt omvandlat till pdf-filer), möter detta i princip lagens krav på att kommunicera förfrågningsunderlag och anbud med elektroniska medel. Med en sådan lösning elimineras anbudsgivarens fysiska pappershantering i form av kopiering, insortering i pärmar och översändande till den upphandlande myndigheten med post eller bud. Även den upphandlande myndighetens fysiska pappersdistribution till alla som ska medverka i upphandlingen försvinner. Däremot är det naturligtvis inte möjligt att med automatik identifiera, tolka, återanvända och bearbeta enskilda uppgifter i denna elektroniska form och utnyttja dem i en elektronisk process som omfattar hela upphandlingskedjan, på det sätt som EU:s Grönbok beskriver. Den upphandlade myndighetens sätt att arbeta blir oförändrat manuellt och ofta även pappersbaserat eftersom en jämförelse mellan ett antal anbud inte låter sig göras med mindre än att anbuden skrivs ut på papper.

1.2 Att skapa en e-tjänst

Ett något annorlunda sätt att betrakta elektronisk upphandling är att se det som en e-tjänst, det vill säga en tjänst som tillhandahålls via ett elektroniskt gränssnitt och som helt eller delvis utförs elektroniskt. I flertalet e-tjänster består det elektroniska gränssnittet av ett elektroniskt formulär som finns tillgängligt ”på nätet”, vanligtvis på ansvarig myndighets webbplats, och som medborgaren eller företaget använder för att fylla i en ansökan, lämna efterfrågade uppgifter eller vad det kan vara fråga om. När man är nöjd med sitt ifyllda formulär trycker man på sändknappen och det ifyllda formuläret sänds elektroniskt till myndigheten och registreras med automatik i diariet och tillförs aktuellt ärende i berört verksamhetssystemet.

Vid elektronisk upphandling är det förfrågningsunderlaget som utformas som ett elektroniskt formulär. Formuläret/förfrågningsunderlaget blir tillgängligt för anbudsgivaren till exempel via en länk som finns angiven i den elektroniskt publicerade annonsen. Anbudsgivaren besvarar frågorna och lämnar efterfrågade uppgifter direkt i förfrågningsunderlaget, som när alla frågor är besvarade omvandlas till ett anbud som anbudsgivaren sänder in genom att trycka på sändknappen.

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G Genom att frågorna besvaras direkt i förfrågningsunderlaget kommer anbudet att vara uppbyggt med samma struktur som detta. Det är då möjligt för upphandlingssystemet att identifiera vilken uppgift som är vilken och lagra informationen i en tabell som gör det möjligt att tolka, sammanställa, bearbeta och jämföra uppgifter mellan olika anbud. E-upphandling är därmed ett gott exempel på en e tjänst där den upphandlande myndighetens handläggning delvis utförs elektroniskt. Vilken grad av stöd som upphandlingssystemet kan erbjuda beror bland annat av vad som upphandlas och vilka utvärderingskriterier och utvärderingsmodeller som används. För anbudsgivaren kan en e-tjänst för upphandling erbjuda ett värdefullt stöd i samband med utformandet av ett anbud. Redan under besvarandet av frågorna i förfrågningsunderlaget, det vill säga innan anbudsgivaren har sänt in sitt anbud, kan ett antal signaler som är inbyggda i systemet uppmärksamma anbudsgivaren på att svaren på vissa frågor bör kontrolleras. Exempelvis kan det finnas frågor som överhuvudtaget inte har besvarats, frågor som avser obligatoriska krav som har besvarats med nej eller värden som inte ligger inom ett godkänt intervall eller vissa pris- eller andra uppgifter som ligger utanför vad som kan anses som rimligt. Att det blir enklare och går snabbare för anbudsgivarna att skriva ett anbud kommer i sin tur den upphandlande myndigheten till godo. Möjligheten att få in fler anbud ökar, kanske inte minst från mindre leverantörer och de anbud som kommer in kan vara av bättre kvalitet, mer fullständiga och med färre skrivfel.

8 Två exempel på hur anbudet byggs upp genom att frågor besvaras direkt i förfrågningsunderlaget. Frågorna kan innehålla fasta svarsalternativ, fritextfält eller kombinationer. Utropstecknet i det övre exemplet anger att det är fråga om obligatoriska krav.

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G De upphandlingssystem som finns tillgängliga på den svenska marknaden är av typen e-tjänst. Upphandlingsstödets rapport ”Erfarenheter av elektroniskt stöd vid offentlig upphandling – några kommuners och myndigheters reflektioner kring e upphandling” samt ”Fyra exempel på upphandlingar som genomförts med hjälp av e-upphandling”, arbeta mot systemet. 4 ger en god bild av hur både upphandlande myndigheter och anbudsgivare kan

1.3 Valet mellan enbart elektroniska medel och fullständig e-tjänst

En överväldigande andel av anbudsgivarna, även de allra minsta företagen, använder datorer och har tillgång till internet.

5 Att vara tvungen att skriva ut dokument som ursprungligen skapats i elektronisk form (med ordbehandlings- eller kalkylprogram) och sända dessa med post i stället för ”över nätet” uppfattas därmed allt mer som en onödig omväg. Den enkla och nära till hands liggande lösningen, att tillåta att anbudsgivaren sänder in sitt anbud i form av en bilaga till ett e-postmeddelande, kan dock absolut inte rekommenderas. Säkerheten i e-post är i det närmaste obefintlig (”som ett vykort”) och att fånga upp ett e-postmeddelande med tillhörande bilagor är ingen större match för en hacker. Upphandlingar kan avse avsevärda belopp och att en konkurrent försöker få tillgång till andra anbudsgivares anbud bör betraktas som en reell risk.

4 Rapporterna och de goda exemplen återfinns på http://www.upphandlingsstod.se/node/642 5 Enligt Statistiska Centralbyråns undersökning av företagens användning av IT 2011 använder 89 procent av företag med 1-9 anställda datorer. 88 procent har också tillgång till internet. För företag med 10 anställda eller fler är motsvarande siffror 97 respektive 96 procent.

I bilaga X (10) till EU:s upphandlingsdirektiv ställs krav på att den utrustning som ska användas för elektronisk mottagning av anbud, anbudsansökningar eller ritning och planer i projekttävlingar åtminstone ska garantera att exakt tid för mottagandet av anbud, anbudsansökningar, ritningar och planer kan fastställas noggrant; att det inom rimliga gränser kan säkerställas att ingen har tillträde till de uppgifter som överförts före utgången av de fastställda tidsfristerna samt att det vid överträdelse finns rimliga garantier för att överträdelsen kan spåras. Den upphandlande myndigheten måste således vidta åtgärder för att anbuden ska kommuniceras säkert. Om myndigheten erbjuder andra e-tjänster till exempel för sin handläggning av förvaltningsärenden och redan har byggt upp en lösning för säker kommunikation. till exempel genom ett avrop från Kammarkollegiets ramavtal för e-förvaltningsstödjande tjänster, kan denna givetvis användas även i upphandlingssammanhang. Har myndigheten inte redan en sådan möjlighet kan den skapas med någon e förvaltningsstödjande tjänst (och sedan också utnyttjas i andra sammanhang). En nackdel med detta alternativ är att lösningen kan vara svår att senare integrera med ett eventuellt upphandlingssystem. Ett annat alternativ är att utnyttja Chambersign som tillhandahåller verktyg och tjänster som gör det möjligt att signera och distribuera handlingar som anbud och avtal elektroniskt på ett juridiskt och tekniskt säkert sätt.

6 Även ett införande enbart av ”elektroniska medel” medför således vissa kostnader för den upphandlande myndigheten. Leverantörerna av e-förvaltningsstödjande tjänster respektive Chambersign kan ge upplysningar om kostnaderna för att tillhandahålla en tjänst för säker kommunikation under aktuella förutsättningar. Denna kostnad får ställas mot myndighetens uppskattning av vilka besparingar som kan göras genom minskad fysisk pappershantering. 6 ChamberSign Sverige startades av Stockholms Handelskammare men har numera en fristående ställning. Flertalet leverantörer av upphandlingssystem använder sig av Chambersign.

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G Att införa e-upphandling i form av en e-tjänst innebär mycket mer än att ersätta pappersdokument med elektroniska dito. Det kan i många avseende innebära ett helt nytt sätt att tänka vad gäller hur man planerar en upphandling och skapar, strukturerar och använder information i elektronisk form. Det kan också innebära att rutiner och arbetssätt utanför upphandlingsfunktionen påverkas. Införandet av e upphandling kan – och bör – betraktas som ett mer genomgripande förändringsprojekt som kan ge avsevärda positiva effekter för såväl den upphandlande myndigheten som anbudsgivarna. Dåvarande Nutek (numera Tillväxtverket) lät år 2009 genomföra en kartläggning av hur elektroniska upphandlingssystem kan minska företagens administrativa kostnader vid upphandling.

7 I kartläggningen utnyttjade man ett tidigare arbete i vilket man hade delat upp arbetet med att ta fram ett anbud i sex olika moment och uppskattade tidsvinsten för varje moment när den upphandlande myndigheten hade infört ett elektroniskt upphandlingssystem. Resultatet blev att en medelstor upphandling uppskattades kunna genomföras 26 procent effektivare, en större upphandling uppskattningsvis 20 procent effektivare och en mindre upphandling uppskattningsvis 30 procent effektivare. I samma studie tillfrågades också ett antal upphandlande myndigheter som infört e-upphandling om hur stor besparing man uppskattade att detta medfört (dock utan uppdelning på olika upphandlingsmoment). Besparingen uppskattades ligga inom spannet 10 till 15 procent. Detta stämmer väl med uppgifter från EU-kommissionen om rapporterade besparingar på mellan 5 och 20 procent.

7 Offentliga upphandlingar och elektroniska upphandlingssystem Nutek R 2009:9. Återfinns på http://publikationer.tillvaxtverket.se/ProductView.aspx?ID=1187

Införandet av elektronisk upphandling står högt på EU:s dagordning. I förslaget till nya upphandlingsdirektiv föreslås ett obligatorium för alla upphandlande myndigheter fr.o.m. 30 juni 2016. Vad obligatoriet ska omfatta är dock inte tydligt uttryckt. I förslaget används, liksom i gällande direktiv, begreppet ”med hjälp av elektroniska medel”. Samtidigt föreslås dock att Kommissionen ska ha rätt att lägga fast specifika tekniska standarder, åtminstone i fråga om elektroniskt inlämnande, elektroniska kataloger och medel för elektronisk autentisering. I det standardiseringsarbete som för närvarande bedrivs i det europeiska standardiseringsorganet CEN (att införas i TED 9 produktinformation. 8 har utgångspunkten varit att ta fram standarder för strukturerade meddelanden för annons ), förfrågningsunderlag, anbud, kvalificeringsinformation samt kataloger för pris- och Av Kommissionens meddelande (Communication) till bland annat Parlamentet och Ministerrådet där man redovisar en strategi för e-upphandling framgår också tydligt att det som avses, åtminstone på sikt, är mer än enbart ostrukturerade elektroniska dokument i form av pdf-filer etc. Där står ”Det yttersta målet är att alla faser rakt igenom processen från annonsering till betalning ska genomföras elektroniskt”.

10 EU:s bevekelsegrunder för att driva frågan om e-upphandling är inte enbart möjligheterna till effektivisering och kostnadsbesparingar på de upphandlande myndigheterna. Vad som framhålls särskilt i olika sammanhang är att elektronisk upphandling underlättar för anbudsgivarna, inte minst de mindre, och att e-upphandling baserad på standarder förväntas resultera i en högre grad av gränsöverskridande offentlig upphandling mellan medlemsländerna. Tenders Electronic Daily 8 I workshoppen CEN/BII, uttytt Business Interoperability Interfaces for Public Procurement 9 Tenders Electronic Daily 10 Se http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/docs/eprocurement/strategy/C OM_2012_en.pdf

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G

1.4 Vägledning för att införa elektronisk upphandling som e-tjänst

Detta dokument är utformat som en beskrivning över vilka steg ett införande av e-upphandling som en e-tjänst kan bestå av. De olika stegen bygger delvis på samma faser som beskrivs i Ekonomistyrningsverkets (ESV:s) stödpaket för införande av e-beställningar 11 , men har anpassats till vad som kan vara relevant för införande av e-upphandling som är en enklare och kortare process. Införandet kan göras på ett mer flexibelt sätt eftersom affärsprocesserna inte är standardiserade i samma utsträckning som vid e-handel. Det innebär att det finns större utrymme att successivt anpassa arbetssätt och rutiner i takt med att man lär sig funktionaliteten i ett upphandlingssystem.   Vägledningen bör ses som en guide med förslag på steg och moment vid införande av e-upphandling. Alla aktiviteter kommer inte att vara aktuella vid varje införande utan måste anpassas för varje specifik myndighet.  Omfattningen av aktiviteterna bör ställas i relation till myndighetens storlek, antal upphandlingar, antal användare av systemet samt förväntade kostnader för stödet. Ett förändringsarbete som detta genomförs lämpligtvis i projektform. Om detta är ett arbetssätt som är ovant vid den upphandlande myndigheten ger ESV:s stödpaket god vägledning för hur ett sådant arbete kan organiseras.

11 http://webapp.esv.se/efk/

Nyttan med… ANBUDSINLÄMNING MED ”ELEKTRONISKA MEDEL”

Anbudsgivare

 Minimerad pappershantering (utskrift, inbladning i pärmar, post- eller budbefordran etc.).

Upphandlande myndighet

 Minskad pappershantering (distribution till medverkande i upphandlingen, eventuell kopiering etc.).

ELEKTRONISK UPPHANDLING SOM E-TJÄNST

Anbudsgivare

 Minimerad pappershantering (utskrift, inbladning i pärmar, post- eller budbefordran etc. samt annan kommunikation under utvärderingsprocessen, till exempel begäran om kompletteringar).  Enklare, snabbare, säkrare att skriva ett anbud genom att besvara frågor direkt i förfrågningsunderlaget med inbyggda signaler och varningar (ej besvarade frågor, nej på obligatoriska krav, orimliga, otillåtna värden etc.).  Kortare tid från anbud till tilldelningsbeslut genom effektivare utvärderingsprocess.

Upphandlande myndighet

 Minimerad pappershantering (distribution till medverkande i upphandlingen, eventuell kopiering, kommunikation med anbudsgivare till exempel begäran om kompletteringar).  All information finns tillgänglig i elektronisk form för alla som behöver den, processtöd, visst utvärderingsstöd.   Mindre resursåtgång och kortare kalendertid. Fler anbud. Anbud även från SME.

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G

2. Nuläget – hur ser upphandlings verksamheten ut idag?

Det första steget i införandet av elektronisk upphandling består av att beskriva hur dagens arbetssätt ser ut och identifiera förbättringsområden. Hur omfattande en analys av nuläget behöver vara kan variera. Många kanske redan har sitt nuvarande arbetssätt väl beskrivet och dokumenterat. Ju tydligare bild av nuvarande arbetssätt desto lättare blir det att senare identifiera det önskade arbetssättet, de förändringar som behöver genomföras och vilka krav som ska ställas på ett upphandlingssystem.

2.1 Nuvarande strategier och styrning

Innan analysen av nuvarande processer och upphandlingsorganisation påbörjas, är det lämpligt att inventera de befintliga styrdokument som reglerar upphandlingsverksamheten, till exempel upphandlingspolicy, inköpspolicy, arbetsordning, delegeringsordning eller andra strategidokument. Dessa styrdokument utgör förutsättningar och ramar för hur det nya arbetssättet kan utformas. Här kan man även ta fram vilka som är intressenter i upphandlingsverksamheten.

2.2 Nuvarande upphandlingsmönster och upphandlingsbehov

För att få en bild av nuvarande upphandlingsmönster och upphandlingsbehov kan man ta fram statistik eller skattningar för exempelvis:  Vilka upphandlingsförfarande som används.   Vilken typ av varor och tjänster som upphandlas.  Hur stor andel av den totala upphandlingsvolymen som utgörs av direktupphandlingar. Förhållandet mellan avrop av ramavtal som tecknats av inköpscentral, egna ramavtal och specifika upphandlingar för visst behov.

  I vilken utsträckning man samordnar upphandlingar med andra myndigheter på nationell eller regional nivå. Om det finns planer på att bilda eller ansluta sig till någon gemensam upphandlingsorganisation.

2.3 Nuvarande organisation och upphandlingsprocess

För att kartlägga hur den befintliga upphandlingsverksamheten ser ut kan följande punkter behöva beskrivas: 1.

Hur upphandlingsverksamheten är organiserad och vilka funktioner och enheter som ansvarar för upphandlingar. 2.

Vilka roller och befattningar som deltar i upphandlingarna, vilka arbetsuppgifter och vilket ansvar de har. 3.

Var beslut tas i upphandlingsrelaterade frågor – både beslut om att påbörja upphandling, tilldelningsbeslut och beslut om att teckna avtal. 4.

Om man gör upphandlingar åt eller tillsammans med andra myndigheter. 5.

Om dagens upphandlingsprocess är dokumenterad och vilka moment och beslutspunkter den i så fall består av. 6.

Om det finns utarbetade mallar och standardtexter för förfrågningsunderlag, tilldelningsbeslut, avtalstexter etc. som används genomgående i upphandlingsarbetet. 7.

Hur och var information i avtal lagras och tillgängliggörs för intressenter inom myndigheten. 8.

Hur och när avtalen uppdateras och vem som ansvarar för att avtalsinformationen är uppdaterad. 9.

Hur uppföljning organiseras och hanteras, t.ex. löpande reklamationer och synpunkter på avtalen samt avtalstroheten inom myndigheten. Förutom en allmän beskrivning av upphandlingsverksamheten kan analysen av nuläget även bestå av en processmodell som visar den befintliga upphandlingsprocessen.

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G

2.4 Nuvarande inköpsprocesser och inköpsorganisation

  Även om upphandlingssystemet kommer att stödja den framtida upphandlingsprocessen fram till och med kontraktsskrivning kan det vara bra – om detta inte redan är gjort – att även översiktligt kartlägga de efterföljande processerna för löpande inköp, avrop från ramavtal och beställningar eftersom dessa kan komma att utgöra viktiga gränsytor till upphandlingssystemet. I ESV:s stödpaket finns en utförlig metod för hur denna analys kan göras. I huvuddrag utmynnar denna analys i beskrivningar av: befintliga inköpsprocesser inköpsrelaterade roller och dess ansvar, befogenheter och arbetsuppgifter  inköpsorganisationen, dess bemanning och kompetens. Om myndigheten har infört eller är på väg att i närtid införa e-handel är det naturligtvis gränsytorna till processen i sin elektroniska form som är intressanta att kartlägga.

2.5 Nuvarande relevant IT-stöd

      I denna analys görs en kartläggning av befintligt relevant IT stöd. Det rör då sig främst om befintliga system för upphandling, beställning, fakturering och ekonomisystem samt diariesystem. Följande punkter kan ingå i kartläggningen: Beskrivning av systemen. Vilka processer och moment de stödjer och vem eller vilka roller som använder dem. Vilka transaktioner som skapas, lagras och arkiveras. Var informationen skapas, lagras och arkiveras. Vem som ansvarar för drift och förvaltning av systemen.  Eventuella integrationer och överföringar av data mellan systemen. Hur systemavtalen ser ut, när de löper ut och vad de kostar.

3. Marknaden för upphandlingssystem

Innan man går vidare med att identifiera förbättringsområden och tar fram en beskrivning över hur arbetet ska ske i framtiden, är det lämpligt att studera de upphandlingssystem som finns på marknaden. Under de analyser som genomförts så här långt kan troligen ett antal förbättringsområden i upphandlingsverksamheten urskiljas och efter att ha studerat produkterna som marknaden kan erbjuda kommer man troligen att upptäcka fler. Upphandlingsstödet gjorde år 2010 en studie av marknaden för elektroniska upphandlingssystem.

erfarenheter. 12 Där finns en översiktlig kartläggning över de vanligaste upphandlingssystemen och dess funktionalitet. Utvecklingen på denna marknad är dock snabb, både vad gäller systemens funktionalitet och ägarförhållanden i företagen, så några uppgifter i rapporten har hunnit bli inaktuella.

13 Förutom att ta kontakt med systemleverantörerna för visning av systemen är det också lämpligt att kontakta andra myndigheter som arbetar med e-upphandling för att få ta del av deras Den checklista över frågor att ställa i förfrågningsunderlaget vid en upphandling av upphandlingssystem, samt den processmodell över elektronisk upphandlingsprocess övergripande frågor att ställa vid en inledande marknadsundersökning. 14 som Upphandlingsstödet tagit fram kan ge uppslag till mer 12 http://www.upphandlingsstod.se/files/Rapporter/upphandlingssystem.pdf 13 Främst kan noteras att Allego Upphandling har gått samman med Visma Opic och att det upphandlingssystem som tidigare tillhandahölls av Eniro numera erbjuds av Oreo. 14 http://www.upphandlingsstod.se/aktuellt/modell-ver-den-elektroniska upphandlingsprocessen-fr-n-annonsering-till-kontrakt

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G

4. Förbättringsmöjligheter

Under denna punkt dokumenteras alla de förbättringsområden som identifierats under nulägeskartläggningen. Utifrån beskrivningen av den befintliga upphandlingsprocessen och upphandlingsorganisationen är det möjligt att identifiera vad som bör behållas, utvecklas eller avvecklas. Identifierade förbättringsområden kan till exempel vara att det saknas en beskrivning av upphandlingsprocessen eller att den måste uppdateras. Man kanske har upptäckt att det behöver tydliggöras hur centraliserad eller decentraliserad upphandlingsverksamheten ska vara, det vill säga vilka upphandlingar som ska göras av upphandlingsfunktionen respektive beställarfunktionerna och hur ansvarsfördelning och samordning ska ske. Här kan också identifierade besparingar dokumenteras, till exempel enklare hantering, att vissa moment kan tas bort eller möjligheter till förbättrad kvalitet och uppföljning. De identifierade förbättringsområdena kan också innebära att upphandlingspolicyn behöver uppdateras.

Det är viktigt att analyser och beskrivningar visar nuläget se börja ta form men som ska tas fram senare.

5. Nyläget – hur ska det framtida arbetssättet se ut?

Utifrån de förbättringsområden som identifierats tar man i nästa steg fram en beskrivning av hur arbetet med e upphandling ska se ut i framtiden, det vill säga nyläget.

5.1 Strategier, styrning och målsättning för nytt arbetssättet

 Här beskrivs de styrande förutsättningar som ska gälla för nyläget samt målsättningen för det nya arbetssättet. Följande frågor kan vara aktuella att analysera: Om de styrande dokument som identifierades under punkt 2.1 behöver uppdateras.   Om det finns andra intressenter, förutom de som ingår i referensgrupper, som har krav och synpunkter som bör beaktas. Vilka övergripande mål som finns för upphandlingsverksamheten och hur dessa mål mäts eller kommer att mätas (detta är viktiga faktorer för att senare kunna ställa rätt krav på upphandlingssystemet).    Vilket behov som finns av statistik och uppföljningsdata från upphandlingsverksamheten. Om målsättningen att införa e-upphandling som en e tjänst och en fullständig elektronisk upphandlingsprocess står kvar eller om enbart ett införande av elektroniska medel för att lämna in anbud är en mer adekvat åtgärd.

Hur det framtida upphandlingsbehovet kommer att se ut utifrån myndighetens prognoser och långsiktiga planer.

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G

5.2 Den nya organisationen och upphandlingsprocessen

Aktuella frågor att ta upp i beskrivningen av den nya upphandlingsorganisationen och upphandlingsprocessen kan vara:  Om den nya upphandlingsorganisationen enbart ska omfatta myndighetens egna upphandlingar eller om den ska ingå i en gemensam upphandlingsorganisation tillsammans med andra myndigheter, t.ex. på regional eller nationell nivå.  I vilken utsträckning man kommer att avropa från ramavtal som andra myndigheter har upphandlat, t.ex. inköpscentraler.  Hur centraliserad eller decentraliserad upphandlingsverksamheten ska vara.   Vilka funktioner eller enheter som ska ansvara för upphandlingar. Vilka roller eller befattningar som deltar i upphandlingarna, vilka arbetsuppgifter och vilket ansvar de har.  Var beslut tas i upphandlingsrelaterade frågor – både beslut om att påbörja upphandling och tilldelningsbeslut samt beslut om att teckna avtal.  Om alla upphandlingar eller enbart vissa typer ska genomföras elektroniskt.  Om avrop från (egna) ramavtal och direktupphandlingar ska göras i upphandlingssystemet eller e beställningssystemet.   Vilka som ska använda upphandlingssystemet – enbart upphandlare eller även andra roller som medverkar i en upphandling. Hur och vem som ska genomföra kontraktsuppföljningen och hur löpande reklamationer och synpunkter på avtalen ska hanteras.

 I ett e-upphandlingssystem kan vanligtvis även avtalen lagras elektroniskt, till exempel i en avtalsdatabas. Ett annat alternativ kan vara att avtalen lagras i e-handelssystemet. I beskrivningen av det nya arbetssättet kan det vara aktuellt att ta upp: Var avtalsinformationen ska lagras, i upphandlingssystemet eller i ett annat system.  Hur och när avtalen ska uppdateras vid tilläggsavtal och vem som ansvarar för att informationen är uppdaterad.  Hur avtalsinformationen ska göras tillgänglig för intressenter inom myndigheten och vilka delar av avtalen som de ska ha behörighet till. För ökad tydlighet kan det tänkta arbetssättet dokumenteras i processmodeller över upphandlingsprocessen. Modellerna kan innehålla:    Arbetsflöden för olika tänkbara upphandlingsförfaranden. Definition av roller och beslutsfattare. Definition av viktiga beslutspunkter.  Definition av aktiviteter, produkter, resultat, informationsflöden och dokument.  Definition av gränsytor mot andra processer och system. Modellerna bör vara generella och svara mot upphandling av de flesta typer av varor och tjänster. Dock kan det vara aktuellt att göra olika processermodeller för olika upphandlingsförfaranden. Den processmodell över elektronisk upphandling som Upphandlingsstödet har tagit fram förfarandena och visar upphandlingsprocessen ur tre process. 15 och det IT-stöd som krävs för att uppnå en elektronisk kan användas som referens, stöd och inspiration vid framtagning av processmodellerna. Modellen är uppdelad på de olika perspektiv, den upphandlande myndighetens, anbudsgivarens 15 http://www.upphandlingsstod.se/aktuellt/modell-ver-den-elektroniska upphandlingsprocessen-fr-n-annonsering-till-kontrakt

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G

23 En delmodell (Anbudsutvärdering och avtal/kontrakt) i processmodellen för elektronisk upphandling.

5.3 Gränsytor mot andra funktioner i inköpsverksamheten

I vissa upphandlande myndigheter utgör upphandlingsfunktionen en fristående enhet direkt underställd kommun- eller verksledningen, i andra utgör den en del av inköpsfunktionen. Oavsett vilket har upphandlingsprocessens viktiga gränsytor mot andra funktioner i inköpsverksamheten samt mot beställarna ute i den faktiska verksamheten. Systemmässigt är dock e upphandling och e-handel, det vill säga beställning /fakturahantering två åtskilda processer. E upphandlingssystemet ger stöd till och med tecknande av kontrakt medan e-handelssystemet täcker in beställning och fakturahantering. Systemen brukar också innehålla en avtalsdatabas över den upphandlande myndighetens avtal inklusive (i förekommande fall) den pris- och produktkatalog som ingick i anbudet och utvärderingen. Det är dock inte denna katalog som används vid elektroniska beställningarna utan en särskild pris- och produktkatalog som leverantören tillhandahåller och som kan innehålla viss ytterligare information, till exempel förpackningsstorlekar. ”Beställningskatalogen” uppdateras över tiden med prisförändringar och eventuellaersättningsprodukter i enlighet med de regler som finns inskrivna i avtalet.

”Beställningskatalogerna” kan vara utformade på olika sätt, exempelvis att leverantören sänder över katalog, till exempel i cellstrukturerat format som en Excel-fil, som den upphandlande myndigheten lägger in i sitt system eller att leverantören tillhandahåller katalogen på sin egen webb plats.

16 Dessa båda processerna kan var och en för sig effektiviseras med hjälp av systemlösningar som finns att tillgå på marknaden. Hittills är det dock med få undantag olika leverantörer som tillhandhåller e-upphandlingssystem respektive e-handelssystem. Marknaden för e handelssystemen har i stor utsträckning kopplingar till marknaden för affärs- och ekonomisystem medan marknaden för upphandlingssystemen i princip utgör en egen marknad.

Figuren beskriver på ett generellt plan vilka funktioner som ingår i en inköpsprocess. Bilden är hämtad ur ESV:s stödpaket för införande av e-beställningar.

16 Se http://www.sfti.se/e-handel/oversikt_av_rekommenderade_standarder_inom_sfti för en genomgång av olika alternativ vid e-handel

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G På senare tid kan det märkas ett visst intresse hos båda leverantörskategorierna att utveckla sina system och produkter så att de ”knyter ihop” upphandlingsprocessen och e-handelsprocessen och kombinerar information från de båda processerna. I och med detta får man till stånd olika typer av kontroller, uppföljningar och analyser som till exempel avtalstrohet, avtalstäckning, förändringar av pris och produkter, inköpsmönster och statistik. Specifika lösningar måste dock utvecklas för varje kombination av e upphandlingssystem och e-handelssystem och dessutom kan det krävas kompletterande utvecklingsarbete för den enskilda upphandlande myndigheten. Med tanke på att det finns ett intresse från leverantörer av såväl upphandlingssystem som e-handelssystem kan det vara en god idé att inte ta upp frågan i samband med upphandlingen av upphandlingssystemet utan vänta med att införa sådana lösningar till ett senare skede, när man skaffat sig handfast erfarenhet av såväl e-upphandling som e-handel och lättare kan föreställa sig vilka ytterligare möjligheter som öppnar sig. En lämplig fråga till leverantörerna av upphandlingssystemet, för att underlätta ett sådant senare utvecklingsarbete, kan dock vara om leverantören är beredd att medverka till att sådana lösningar kan utvecklas även om det är annan leverantör, till exempel leverantören av e handelssystemet, som svarar för utvecklingen.

5.4 Underlag för beslut

 Efter att ha analyserat nuläget och beskrivit nyläget för upphandlingsprocessen, upphandlingsorganisationen och eventuella gränsytor mot andra funktioner i inköpsprocessen bör man ha en bra bild över vilken förändring det nya arbetssättet innebär och vad man vill uppnå med det nya stödet. Denna information dokumenteras för att ge underlag för beslut om anskaffning av stödet, t.ex. i form av en förstudie som kan innehålla följande:    Vilka mål för förändringen som upplevs som mest angelägna att uppnå, t.ex. besparingar, bättre kvalitet, bättre kontroll, fler anbud, fler anbud från SME etc. Nyttokostnadskalkyl som ska innehålla beräkningar av såväl direkta nyttor och besparingar, t.ex. andel manuella moment som försvinner, som indirekta nyttor och besparingar, t.ex. kvalitetsförbättringar pga. tydligare förfrågningsunderlag, fler anbud, minskad andel felaktiga anbud, tydligare information om aktuella ramavtal etc. E delegationen har tagit fram en handbok för nyttorealisering vid införande av e-tjänster 17 . Riskanalys med identifierade risker och nackdelar med förändringen. Förslag beträffande vem som ska äga och ansvara för systemet. Eventuell möjlighet till samordnad anskaffning med någon eller några andra upphandlande myndigheter. 17 Se http://www.edelegationen.se/sida/vagledning-i-nyttorealisering

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G Genomförandet kräver en detaljerad införandeplan. Hur mycket av denna som ska ingå i beslutsunderlaget och vad som tas fram efter beslut kan variera mellan myndigheter. En fullständig genomförandeplan kan till exempel innehålla följande:  Fortsatta medverkan av arbetsgrupp, referensgrupp och eventuell styrgrupp med strävan efter en bred medverkan från flera avdelningar och roller.  Resursbehov i form av personal, pengar, eventuell utrustning.   Aktiviteter, milstolpar och beslutspunkter i genomförandeprojektet. Plan för att löpande informera ledningsgrupp och organisation.

6. Anskaffning

När ett formellt beslut om att anskaffa stödet finns kan upphandlingen påbörjas. Inför en anskaffning av ett elektroniskt upphandlingssystem är det bra att känna till att: 1.

De upphandlingssystem som finns på den svenska marknaden är av typen ”Software as a Service” (SAAS eller som det ofta kallas ”i molnet”). Detta innebär att systemet är installerat hos systemleverantören och att användarna – såväl den upphandlande myndigheten som anbudsgivarna – loggar in sig via internet. Enstaka myndigheter med mycket högt ställda IT-säkerhetskrav har dock valt att implementera upphandlingssystemet på egen IT-plattform. Även om detta är att betrakta som undantagsfall bör frågan diskuteras med IT-funktionen innan upphandlingen påbörjas. 2.

Olika leverantörers pris- och licensmodeller kan vara utformade på olika sätt. För att det ska vara möjligt att jämföra olika leverantörers anbud måste det framgå tydligt av förfrågningsunderlaget hur priser ska anges. Prisets beståndsdelar kan delas in i följande komponenter c.

pris för införande av systemet årligt pris (licens) för nyttjande av systemet för en viss mängd användare inklusive framtida uppgraderingar av systemet pris för drift och support pris för eventuell integration till annat system pris för eventuell anpassning av systemet pris för utbildning pris för löpande konsultstöd eller utveckling som kan avropas vid behov.

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G Även när det gäller antalet licenser finns det olika alternativ för hur man vill att anbudsgivaren ska specificera sitt pris: a.

pris för ett visst antal användare b.

pris för ett visst antal samtidiga användare pris för vissa intervaller av användare (s.k. stafflade priser) som kan ge rabatt vid större användarvolymer d.

pris för tillkommande användare, det vill säga utöver de antal eller de intervall som tidigare preciserats e.

pris för en licens som gäller hela myndigheten (s.k. multianvändarlicens) som beräknas utifrån myndighetens storlek och/eller volym av upphandlingar. Det sista alternativet kan vara aktuellt om det är osäkert hur många användare som faktiskt kommer att arbeta i systemet. Förutom de användare som ska nyttja systemet frekvent kan det även finnas behov av att tillfälliga användare periodvis ska kunna använda systemet, till exempel beställare och medlemmar i referensgrupper i vissa upphandlingar. Då kan det vara opraktiskt att kontinuerligt behöva fördela och omfördela ett begränsat antal licenser. Priserna kan antingen begäras specificerade för varje år som avtalet ska gälla eller som ett initialt pris som sedan indexjusteras. Det kan vara lämpligt att ange om man vill att den årliga licenskostnaden ska faktureras månadsvis eller per år. Avtalsvillkoren bör också reglera när den första betalningen för leveransen kan ske, till exempel efter godkänd leveranskontroll.

6.1 Förfrågningsunderlag

  Efter att ha valt vilket upphandlingsförfarande som ska användas kan ett förfrågningsunderlag tas fram. Nedan ges några punkter som kan vara viktiga att beakta vid framtagning av förfrågningsunderlag och genomförande av upphandlingen. För ytterligare information och råd om utformning av förfrågningsunderlag och genomförande av upphandlingar hänvisas till Upphandlingsstödets andra vägledningar.

18 Det kan vara lämpligt att inleda förfrågningsunderlaget med lite allmän information om bakgrund, behov och omfattning av upphandlingen, exempelvis beskrivningar av: Syftet med upphandlingen och målsättningen med stödet.  Omfattning av stödet i form av typ av användare och vilka roller de har. Hur den upphandlande myndigheten och upphandlingsverksamheten är organiserad.   Vilken typ av upphandlingar som görs och i vilken omfattning. Den tänkta upphandlingsprocessen som ska tillämpas enligt det definierade nyläget.     Ett antal typiska upphandlingar som kan utgöra underlag vid test och utvärdering. Avtalets längd och eventuell option på förlängning. Att systemleverantören alltid tillhandahåller systemets senaste version under hela avtalsperioden. Beställarens äganderätt till all information som registreras och lagras i systemet. 18 http://www.upphandlingsstod.se/vagledningar

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G    Nedan följer en generell checklista över vad som kan ingå i en kravspecifikation för ett upphandlingssystem. Checklistan består inte av färdigformulerade krav och kan inte direkt överföras till en kravspecifikation. Den är istället tänkt som ett förslag på kravområden och bör snarare betraktas som en förslagslista. Alla punkterna är sannolikt inte aktuella för en specifik upphandling och för vissa myndigheter kan det finnas behov av att komplettera med andra krav. Det är som i alla upphandlingar viktigt att den upphandlande myndigheten anpassar kraven till sitt specifika behov, det vill säga att kravbilden stämmer överens med det behov och arbetssätt man definierat i sin beskrivning av nyläget enligt kapitel 5. Efter att ha genomfört en förberedande marknadsundersökning och studerat ett antal upphandlingssystem bör man ha fått en ungefärlig bild över vilken grundläggande funktionalitet som finns i systemen och vilka krav som kan ställas. Om man har specifika krav eller behov som man misstänker att endast ett fåtal system uppfyller kan det vara lämpligt att lägga dessa som utvärderingskriterier (s.k. bör-krav) för att öppna upp för att fler leverantörer kan lämna anbud. Ett annat alternativ kan vara att lägga in ett särskilt kontraktsvillkor, att dessa krav ska vara uppfyllda inom en viss tid efter att kontrakt tecknats för att kontraktet ska vara giltigt. För att ge möjlighet för fler leverantörer att lämna anbud kan det också vara lämpligt att i förfrågningsunderlaget lämna öppet för att vissa funktioner kan göras via andra verktyg som knyts till upphandlingssystemet, s.k. tredjepartsprodukter. Exempel på sådana funktioner kan vara elektronisk auktion, verktyg för referenstagning eller enkäter och digitala signaturer. Checklistan är indelad i följande områden: Funktionella krav Tekniska krav Krav på drift och support

6.1.1 FUNKTIONELLA KRAV

 

Allmänna funktioner

Allmänna funktionella krav avser hela systemet och kan handla om: Möjlighet att ladda upp, bifoga, distribuera och lagra dokument som bilagor till förfrågningsunderlag, anbud och avtal i viss storlek och i vissa filformat, t.ex. DOC, XLS, ODF, PDF, DWG och CAD etc. Tillgång till systemdokumentation, användarmanualer och hjälpfunktioner för både upphandlare och anbudsgivare samt eventuella önskemål på utformning av hjälpfunktioner t.ex. som hjälpmenyer och textrutor direkt i systemet eller som dokument att skriva ut etc.      Möjlighet att använda mer än ett språk i systemet vad gäller menyer, standardtexter, hjälptexter och dokumentation etc. Möjlighet till valideringskontroller för data som ska registreras, t.ex. att systemet inte accepterar att bokstäver registreras i fält som ska innehålla siffror. Möjlighet till elektronisk underskrift av anbud och avtal. Att det inte får innebära några kostnader för anbudsgivare att lämna anbud eller ansökningar. Möjlighet att lägga upp ett sökbart register över befintliga och potentiella leverantörer och vilka produkter och tjänster de levererar, som t.ex. kan användas för att uppmärksamma lämpliga leverantörer om att en viss upphandling har annonserats.

Upphandlingsfunktioner

Krav på upphandlingsfunktionerna anges lämpligen sorterade under respektive moment i upphandlingsprocessen.  

Generellt

Kan innehålla krav på att systemet: Stödjer alla upphandlingsformer och upphandlingsförfaranden enl. LOU, LUF, LOV (inklusive elektronisk auktion, konkurrenspräglad dialog och direktupphandling) och att systemet kontinuerligt kommer att anpassas till ny lagstiftning. Tillhandahåller processtöd där det framgår i vilket steg eller fas en upphandling befinner sig och/eller vilken status den har.

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G              Ger möjlighet att lägga in grindar med påminnelser om vad som måste vara klart innan man kan gå vidare till nästa steg i processen. Ger möjlighet att knyta villkor till grindarna i form av attester eller beslut innan man kan gå vidare till nästa steg. Ger möjlighet att lägga upp en personlig vy för varje användare som visar alla ärenden som denne ansvarar för eller medverkar i, vilket steg i processen ärendena befinner sig i eller vilken status de har. Ger möjlighet att lägga upp generella mallar för olika typer av upphandlingar och upphandlingsförfaranden. Ger möjlighet att lägga upp olika typer av generella kravtexter eller fraser som kan återanvändas i flera upphandlingar. Ger stöd för att skicka anbudsförfrågan till ett valfritt antal leverantörer i samband med en direktupphandling. Ger stöd för avrop från (egna) ramavtal med förnyad konkurrensutsättning, t.ex. färdiga avropsmallar där de obligatoriska kraven från ramavtalsupphandlingen automatiskt följer med. Ger möjlighet att göra nya versioner av förfrågningsunderlag även efter publicering av annons, t.ex. om eventuella fel eller oklarheter har upptäckts i samband med frågor och svar. Ger stöd för samordnade upphandlingar där flera upphandlande myndigheter ingår och där en upphandling ska kunna generera avtal för flera olika myndigheter. Ger möjlighet att ge en eller flera personer, t.ex. medlemmar i en arbets- eller referensgrupp, behörighet att få tillgång till viss information i en viss upphandling. Ger möjlighet att i efterhand manuellt lägga in anbud som inte sänts in via systemet för att utvärderas elektroniskt tillsammans med övriga anbud. Inte har någon begränsning för hur många anbud eller anbudsgivare som kan förekomma i en upphandling. Ger möjlighet att enkelt återanvända grundläggande information som registreras i anbudet t.ex. namn, adress, organisationsnummer etc. så att den inte behöver registreras på nytt.

Planering av upphandling

 Kan innehålla krav på att systemet: Tillhandahåller stöd för planering av upphandling och aktiviteter (såväl styrda av lag som av interna processbeskrivningar) och kan ge påminnelser när beslutspunkter närmar sig eller tidsfrister håller på att löpa ut.   Ger stöd för tidsmässiga rimlighetskontroller för de aktiviteter som styrs av lagstiftning. Ger möjlighet att göra ändringar i tidplaner.

Förfrågningsunderlag, ansökningsinbjudan och kravspecifikation

 Kan innehålla krav på att systemet: Ger möjlighet att skapa strukturerade förfrågningsunderlag och ansökningsinbjudan direkt i systemet via webbformulär.   Ger möjlighet att kopiera tidigare förfrågningsunderlag eller ansökningsinbjudan för vidare redigering och bearbetning. Ger möjlighet att ange olika alternativ för anbudsgivarnas svar på krav och utvärderingskriterier, t.ex. ja/nej, uppfylls/uppfylls ej, fasta alternativ, valfritt värde utifrån angivet intervall, flervalsalternativ, fritext etc.     Ger möjlighet att knyta olika svarsalternativ till olika fördefinierade värden som vikt, poäng, prispåslag eller prisavdrag utifrån vald utvärderingsmodell. Ger stöd för flera olika vanligt förekommande utvärderingsmodeller, t.ex. poängvägning, kvalitetsvärdering eller mervärde etc. Ger möjlighet att skapa egna utvärderingsmodeller. Ger möjlighet att tillämpa flera olika utvärderingsmodeller för en och samma upphandling, t.ex. olika modeller för olika anbudsområden.   Ger stöd för simulering av fiktiva utfall vid test av utvärderingsmodeller. Ger stöd för att lägga in intervaller för möjliga värden i svarsalternativ för att signalera till anbudsgivare om orimliga eller ej accepterade värden angivits, för att t.ex. undvika orimligt låga priser, priser över definierat takpris eller angivande av fel typ av enhet.

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G  Ger möjlighet att lämna prisuppgifter i olika enheter som t.ex. styck, förpackning, kilo, liter, timme, dag etc.  Ger stöd för att hantera sortimentslistor och prislistor, antingen genom att skapa dem direkt i systemet via strukturerade formulär eller via separata av filer med kalkylark.

Annonsering

Kan innehålla krav på att systemet:  Innehåller sökbart register med CPV-koder stöd vid val av CPV-kod. 19 och kan ge   Kan skapa annons automatiskt utifrån information i förfrågningsunderlag. Kan skapa alla typer av annonser, t.ex. förhandsannonsering, annonsering av ny upphandling, efterannonsering etc.   Kan sända annonser för automatisk publicering i TED antingen genom att systemleverantören själv är en s.k. ”e-sender” eller genom samarbete med annan operatör. Kan, förutom i TED, publicera annonser för upphandlingar under tröskelvärdena i allmänt tillgänglig elektronisk annonsdatabas samt i den nationella annonsdatabasen för valfrihetssystem.     Ger stöd för publicering av annonser på myndighetens egen webbplats. Utformar annonserna så att de innehåller en länk som möjliggör för intresserade anbudsgivare att ladda hem det fullständiga förfrågningsunderlaget. Är utformat så att alla som laddar hem förfrågningsunderlag måste registrera sig så att det går att skapa sändlistor för eventuell kompletterande information, frågor och svar. Ger möjlighet att komplettera och göra ändringar i annons samt avbryta påbörjad annonsering. 19 Common Procurement Vocabulary

Frågor och svar, kompletteringar

 Kan innehålla krav på att systemet: Ger möjlighet för anbudsgivarna att ställa frågor och upphandlaren att svara direkt i formulär i systemet under en definierad tidsperiod.  Ger stöd för publicering av samma information till samtliga registrerade anbudsgivare på sändlistan samtidigt utan att röja någons identitet samt ger möjlighet för upphandlaren att vid behov redigera och avidentifiera vem som ställt frågor.   Ger signaler till upphandlarna när frågor inkommit och signaler till anbudsgivarna när svar publicerats, t.ex. via e post. Ger stöd för loggning och statushantering av alla frågor för möjlighet att se när de inkommit, blivit besvarade eller fortfarande är obesvarade etc.   Ger stöd för att knyta frågor och svar mot visst eller vissa krav, t.ex. för spårbarhet om någon fråga inneburit att ett krav ändrats. Ger stöd för sortering av frågor och svar utifrån frågeställare, datum, rubrik, krav, besvarad/ej besvarad etc.

Stöd för anbudsgivarna att utforma och lämna anbud eller ansökan

 Kan innehålla krav på att systemet: Ger möjlighet att skapa anbud eller ansökan direkt i systemet via webbformulär utifrån förfrågningsunderlaget.  Ger möjlighet att skapa och arbeta med anbud eller ansökningar under hela anbudstiden fram till och med kl. 24:00 den sista angivna anbudsdagen.   Ger möjlighet att under anbudstiden påbörja och spara arbetet i anbud och ansökningar för att fortsätta vid annat tillfälle. Har kontrollfunktioner som ger signaler och påminnelser om anbudsgivaren inte svarat på alla krav, om de inte accepterat obligatoriska krav, om de fyllt i orimliga värden, ej tillåtna värden eller om de inte bifogat begärda dokument etc.  Ger möjlighet att ange för vilka delar, fält, krav, eller kriterier i anbud eller ansökan som anbudsgivaren vill begära kommersiell sekretess.

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G   Ger en automatisk mottagningsbekräftelse när anbudsgivaren sänt anbud eller ansökning, t.ex. ett kvitto på mottagandet av anbudet och vilka eventuella bilagor som bifogats. Ger anbudsgivarna möjlighet att skicka nya versioner av anbud eller ansökningar ända fram till att anbudstiden har stängts.  Ger möjlighet för en anbudsgivare att lämna flera anbud om alternativa anbud tillåts samt möjlighet att lägga in en spärr mot fler än ett anbud i de fall alternativa anbud inte tillåts.

Ta emot och öppna anbud eller ansökningar

Kan innehålla krav på att systemet:  Ger stöd för att två eller flera personer deltar i öppning av anbud eller ansökningar.  Ger stöd för att skapa öppningsprotokoll för inkomna anbud eller ansökningar med information om anbudsgivare och vilka som deltog i anbudsöppningen etc.  Ger stöd för att registrera och diarieföra öppningsprotokoll, anbud eller ansökningar.

Kvalificering, kontroll och utvärdering av anbud och ansökningar

Kan innehålla krav på att systemet:   Kan ge en översiktlig vy över inkomna anbud eller ansökningar samt presentera ett preliminärt utvärderingsresultat direkt efter anbudsöppning. Ger möjlighet att tillämpa utvärderingsstegen i valfri ordning, t.ex. att börja med att kontrollera och utvärdera de anbud som har störst chans att vinna upphandlingen.  Ger stöd för kontroll av kreditbetyg för de aktuella anbudsgivarna mot kreditupplysningsföretag.  Ger stöd för kontroll av uppgifter om inbetalda skatter och socialavgifter hos Skatteverket.   Ger stöd för kontroll av registrering hos Bolagsverket. Ger stöd för att direkt i anbuds- eller ansökningsformuläret registrera resultat för de krav och kriterier som kontrollerats och utvärderas av upphandlaren.  Ger möjlighet, t.ex. genom versionshantering att korrigera, förtydliga eller komplettera ett anbud inom de ramar som lagen tillåter.

    Ger stöd för att lägga till kommentarer för respektive krav och kriterium avseende motivering till utvärderingen eller eventuella korrigerade uppgifter. Ger stöd för automatiska kontroller av obligatoriska krav samt stöd för automatisk beräkning och summering av utvärderingskriterier och offererade priser. Ger möjlighet till att sortera anbuden eller ansökningarna, t.ex. enligt bokstavsordning, pris, rangordning utifrån poäng etc. Ger möjlighet att utvärdera och studera ett och samma krav eller kriterium parallellt, det vill säga kunna jämföra hur flera anbudsgivare svarat.   Ger stöd för att som del i kontroll och utvärdering av anbud och ansökningar ta in information från tredje part, t.ex. referenser, i form av webb-enkäter eller motsvarande. Ger stöd för utvärdering av pris för större artikelsortiment, genom att t.ex. importera filer från cellstrukturerade kalkylark.  Ger stöd för utvärdering av utelämnade priser i ett artikelsortiment, t.ex. genom prispåslag för saknade artiklar eller s.k. belastningspriser.  Kan skapa en utvärderingsrapport utifrån information i anbud och utvärdering som baseras på upphandlarens kommentarer, motiveringar och korrigerade uppgifter.

Kontroll och utvärdering av anbud vid selektivt, urvals- och förhandlat förfarande

 Kan innehålla krav på att systemet: Kan skapa förslag på selekteringsbeslut utifrån information i anbudsansökningar och kvalificeringskontroll som sedan kan redigeras.   Ger möjlighet att distribuera och tillgängliggöra anbudsinbjudan och förfrågningsunderlag enbart till de kvalificerade och selekterade anbudsgivarna. Ger möjlighet att styra behörigheterna så att enbart de kvalificerade och selekterade anbudsgivarna har möjlighet att lämna anbud.

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G Innan man ställer krav på utvärderingsmodeller som upphandlingssystemet ska kunna stödja, kan det vara lämpligt att först ta ett internt policybeslut om vilka utvärderingsmodeller som man vill tillämpa i sin upphandlingsverksamhet. räknas om till poäng, i vissa fall kan ge orimliga resultat. I ett nytt system finns viss möjlighet att styra mot att endast vissa utvärderingsmodeller används. Mer information om utvärdering och utvärderingsmodeller finns i Upphandlingsstödets vägledning om anbudsutvärdering av varor och tjänster.

Tilldelningsbeslut, avtalstecknande, utlämning och arkivering av anbud

Kan innehålla krav på att systemet:  Kan skapa förslag på tilldelningsbeslut utifrån information i anbud och utvärderingsrapport som sedan kan redigeras.   Kan distribuera tilldelningsbeslut och utvärderingsrapport inkl. eventuella bilagor i elektronisk form samtidigt till alla anbudsgivare. Utifrån information i förfrågningsunderlag och anbud skapa förslag på avtal som kan redigeras och skickas ut till den vinnande anbudsgivaren.     Kan skapa flera avtal för en och samma upphandling, t.ex. ett ramavtal som innehåller både flera anbudsområden och flera leverantörer. Kan distribuera anbud i elektronisk form till de intressenter som begär ut dem. Ger stöd för distribution av information till samtliga anbudsgivare t.ex. vid eventuella överprövningar. Ger stöd för arkivering av samtliga upphandlingsdokument inklusive eventuella arbetsdokument. 20 http://www.upphandlingsstod.se/sites/default/files/2010_09.pdf

Funktioner för hantering och bevakning av avtal

 Funktioner för hantering och bevakning av avtal kan formuleras som krav på funktionalitet i systemets avtalsdatabas exempelvis att: Den innehåller samtliga avtal som skapats i systemet antingen som strukturerade dokument eller separata filer.   Det även går att registrera andra avtal, t.ex. som skannade PDF-dokument eller andra filformat. Avtalet finns tillgängliga för beställare direkt i systemet eller via publicering på intranät samt på eventuell extern webbplats.     Det är möjligt att ställa in under vilken period ett avtal ska vara publicerat. Det är möjligt att skriva kommentarer och instruktioner för varje avtal, t.ex. om hur avrop ska göras. Databasen även kan innehålla länkar till andra avtalsdatabaser, t.ex.

www.avropa.se

. Databasen ger möjlighet att söka på alla kategorier, fördefinierade fält och fritextsökning på enstaka ord.   Databasen ger möjlighet att sortera avtalen utifrån valfri kategori eller fördefinierat fält. Databasen ger stöd för automatisk bevakning med påminnelser för villkor kopplade till olika tider, som t.ex. giltighetstider, garantitider, optioner, pris- och indexklausuler, serviceåtaganden, uppsägningstider, uppföljningsmöten, revisioner, uppdatering och uppgradering av produkter eller tjänster etc.

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G 

Funktioner för kontraktsuppföljning

Krav inom området kontraktsuppföljning kan vara att systemet:  Ger stöd för kontraktsuppföljning, t.ex. genom möjligheter att lägga in uppföljningsplaner med tidpunkter för revisioner, besiktningar och kontroller etc. Ger stöd för avvikelsehantering, t.ex. genom att kunna registrera resultat från kontraktsuppföljningen till respektive kontrakt, krav och kriterium som ger spårbarhet och dokumentation för att kunna vidta eventuella åtgärder.   Ger stöd för att samla in och registrera synpunkter från beställarna avseende avtal, leverantörer, leveranser och leveransprecision. Ger stöd för regelbundna och automatiska kontroller av leverantören enligt punkt 3-5 under

Kvalificering, kontroll och utvärdering av anbud och ansökningar

Funktioner för rapporter och statistik

Krav inom området statistik och uppföljning kan vara att systemet:  Ger möjlighet att knyta upphandlingar och avtal till en eller flera koder eller kategorier. Förutom den obligatoriska CPV-koden kan det finnas behov av koder för projekt, kostnadsställe, produkt- eller verksamhetsområde etc.   Ger möjlighet att söka bland samtliga pågående, genomförda och arkiverade upphandlingar, både på fördefinierade fält samt fritextsökning på enstaka ord. Kan lagra arkiverad information så att den kan återskapas i sin helhet.  Ger möjlighet att ta ut olika typer av rapporter, statistik och beslutsunderlag, på detaljnivå och aggregerad nivå, utifrån data i upphandlingssystem och avtalsdatabas genom färdiga standardrapporter och/eller genom en rapportgenerator där man själv kan skapa rapporter.  Kan presentera rapporter på skärm, via utskrifter eller för export i filformat som XLS, ODF, PDF etc.

6.1.2 TEKNISKA KRAV

 Nedanstående punkter är anpassade för upphandlingssystem som tillhandahålls som tjänst via webbklienter och där systemleverantören ansvarar för drift av systemet. Teknikkraven för sådana webblösningar liknar till stor del krav som kan ställas på andra webbaserade program men för upphandlingssystem tillkommer olika säkerhetsaspekter för att uppfylla krav enligt upphandlings- och sekretesslagar.

Klient och access till systemet

 Tillgång till upphandlingssystemet förutsätts ske via webbläsare och koppling mot internet. Nedan ges exempel på vad som kan vara lämpligt att beakta beträffande upphandlingssystemets koppling mot klienter: Att upphandlingssystemet tillåter användning av flera allmänt förekommande webbläsare såsom vanliga versioner av Internet Explorer, Firefox, Safari och att vanligt förekommande versioner av operativsystem från Microsoft och Apple kan användas. Att det inte krävs speciella insticksprogram för klienterna för att upphandlingssystemet ska fungera.  Att den upphandlande myndighetens inloggning i upphandlingssystemet kan göras via myndighetens intranät.

Integrationer, informationsöverföring och standard

Upphandlingssystemet bör vid behov kunna utbyta information med andra närliggande system såsom ekonomi- och beställningssystem, ärendehanteringssystem, diarium eller arkiv. Det bör säkerställas att export och import av information kan göras på ett standardiserat sätt, till exempel via definierade filformat och protokoll eller standarder enligt SFTI (Single Face To Industry).

21 21 http://www.sfti.se/

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G

Prestanda

Ett upphandlingssystems prestanda utgörs till stor del av hur snabbt det går att logga in, ladda upp och navigera bland webbsidor, ladda upp och ned filer samt göra sökningar med mera. Upphandlingssystemets prestanda påverkas dock av faktorer i användarens miljö som till exempel vilken internethastighet myndigheten har. Krav på prestanda bör därför baseras på och sättas i relation till förutsättningar i myndighetens miljö och kan till exempel vara att svarstiderna i systemet håller sig på en förutsägbar nivå (eller visst antal sekunder) vid en viss internethastighet och under en i övrigt normal belastning i myndighetens miljö. Denna typ av krav kan dock vara svåra att följa upp och bevisa då de påverkas av många olika faktorer. Ett annat prestandakrav kan vara att systemet kan tillämpa indexerad sökning för ökad möjlighet att göra snabba sökningar.

Säkerhet och behörigheter

I offentlig upphandling råder absolut sekretess fram tills att tilldelningsbeslut meddelas eller upphandlingen dessförinnan har avslutats. Det betyder att inga uppgifter om de anbud som kommit in får offentliggöras. I och med att driften av upphandlingssystemet läggs ut på en extern part läggs också sekretessbelagd information ” i händerna på ” denna part. Det är därför av stor vikt att upphandlingssystemet har en grundsäkerhet. Kryptering och behörighetssystem av olika slag kan vara tekniklösningar som ser till att systemet uppfyller delar av säkerhetskraven. Information som förmedlas mellan myndigheter och anbudsgivare via upphandlingssystemet får heller inte tappas bort eller förändras. Informationen ska dessutom vara tillgänglig då den behövs. Nedan ges några exempel på vad som kan vara lämpligt att beakta vid kravställning avseende säkerhet:   Att leverantören har etablerat ett grundsäkerhetsarbete utifrån ett ledningssystem för informationssäkerhet, t.ex. enligt ISO 27001. Att informationen i upphandlingssystemet är skyddat mot icke tillåten modifiering.   Att upphandlingssystemet kan hantera absolut sekretess under anbudstiden via tidlås på anbud/ansökan. Detta innebär att anbud/ansökan ska vara låsta för upphandlaren tills anbudstiden gått ut. Att anbud/ansökan är låst för modifiering av anbudsgivaren när tiden för anbud/ansökan gått ut.

                  Att upphandlingssystemet, förutom den absoluta sekretessen, tillåter informationsklassning av information som offentlig, arbetsmaterial, begärd kommersiell sekretess etc. även efter tilldelningsbeslut. Att en viss myndighets databas hålls separerad från andra kunders databaser. Att all data i systemet inklusive bifogade filer lagras direkt i databasen. Att det är möjligt att begränsa åtkomsten till systemet till enbart via myndighetens intranät. Att data mellan klienten och upphandlingssystemet är krypterad och/eller att anslutning mellan myndighetens intranät och upphandlingssystemet är krypterad. Att kontroll av behörighet till systemet görs i samband med inloggning till myndighetens intranät (Single Sign-On). Att myndigheten själv via utsedd person kan tilldela användare roller och behörigheter. Att regler för användaridentitet, lösenordets längd, förnyelser av lösenord och hantering av glömda lösenord kan definieras av myndigheten. Att behörigheter kan tilldelas användare utifrån olika funktioner eller roller såsom upphandlare, systemadministratör, referensgruppsmedlem, beslutsfattare/attestant etc. Att behörighet kan tilldelas användare för vissa ärenden eller upphandlingar. Att behörighet kan tilldelas användare utifrån olika nivåer, t.ex. skriva, läsa, attestera eller besluta. Att användaridentitet kan spärras efter ett visst antal misslyckade inloggningsförsök. Att automatisk sessionslåsning eller utloggning kan ske vid inaktivitet utan att information som ej hunnit sparas förloras. Att det finns rutiner för säkerhetskopiering. Att det finns system och rutiner för upptäckt och hantering av skadlig kod, t.ex. virus. Att personuppgifter enligt PUL kan hanteras på ett korrekt sätt. Att det finns möjligheter till loggning av händelser, transaktioner och aktiviteter med datum och tid. Att loggar ger möjlighet till spårbarhet så att det i efterhand går att se vem som t.ex. har ändrat en uppgift.

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G

 Att logginformation på begäran kan tillhandahållas till myndigheten i lämpligt format.

6.1.3 KRAV PÅ DRIFT OCH SUPPORT

Dessa punkter avser hur systemleverantören ska hantera löpande drift och support av systemet under kontraktsperioden. De utgår från att upphandlingssystemet tillhandahålls som tjänst och att det är systemleverantören som ansvarar för driften av systemet.

Stöd i samband med implementering av systemet

Krav vid implementering av systemet kan vara att systemleverantören har en metodik och en organisation för införande av systemet hos kunder som kan anpassas till den aktuella implementationen. Det kan till exempel inbegripa införandemodeller, att systemleverantören tillhandahåller en uppdragsledare eller särskild support och hjälp i samband med införandet.

SLA-avtal

Många avtal för drift och underhåll av IT-system innehåller en så kallad SLA-bilaga (Service Level Agreement) där servicenivå och tillgänglighet regleras. IT & Telekomföretagen har tagit fram standardavtal och SLA bilagor för IT-området som även inkluderar så kallade molntjänster.

22 Dessa avtal är dock relativt omfattande. För ett upphandlingssystem anpassat till en mindre eller medelstor myndighet med en mindre mängd användare och anbudsgivare, kan dessa villkor hållas på en enklare nivå. Här följer en kortfattad beskrivning av vad som kan beaktas i ett eventuellt SLA-avtal. 22 http://www.itotelekomforetagen.se/web/Vara_standardavtal_1.aspx

Tillgänglighet

Systemets tillgänglighet avser den tid beställaren har åtkomst till systemet. Krav på tillgänglighet brukar sättas som en viss procentandel under en viss tid, till exempel ett dygn, en vecka eller månad. Krav på tillgänglighet kan dessutom vara olika för olika delar av dygnet. En förutsättning för att ställa krav på tillgänglighet är att den går att följa upp, till exempel genom att systemleverantören kontinuerligt mäter och levererar statistik. Krav på tillgänglighet kan också knytas till någon form av vite som utgår då kravet på tillgänglighet inte har uppfyllts. För upphandlingssystem som levereras som tjänst där systemleverantören hanterar driften är tillgängligheten i regel lika för alla kunders användare. För en mindre myndighet är det därför sällan relevant att ställa specifika krav på tillgänglighet i procent per tidsenhet. Det är mer lämpligt att ställa krav på att systemet är tillgängligt under de tider som man normalt planerar att arbeta i systemet, till exempel under vanligt kontorstid och viss kvällstid. Innan upphandlingen påbörjas kan det vara lämpligt att skaffa sig en bild över den tillgänglighet som systemen på marknaden kan erbjuda.

Planerade systemavbrott

Planerade systemavbrott för till exempel systemleverantörens schemalagda underhåll och uppgraderingar inkluderas inte in i beräkningen av tillgänglighet. Det kan vara lämpligt att ställa krav på att planerade systemavbrott ska anmälas i god tid (exempelvis 1-2 månader i förväg) och att de genomförs utanför normal arbetstid. Man bör till exempel kunna annonsera en upphandling enligt ett öppet förfarande (i 52 dagar) utan att riskera att systemleverantören under annonseringstiden lägger in ett planerat avbrott samma dag/dygn som anbuden ska inlämnas.

Ej planerade systemavbrott

Ej planerade systemavbrott påverkar beräkningen av tillgängligheten och avser avbrott som ligger utanför plan och kan i regel inte förutses av leverantören. Det kan röra sig om tekniska fel i driftsmiljön.

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G 

Kundstöd och felanmälan

Det är viktigt att ställa krav på att systemleverantören tillhandahåller en funktion för kundstöd eller helpdesk där både myndigheten och anbudsgivarna kan få användarstöd och anmäla fel. Följande punkter kan vara aktuella att reglera:  Under vilka tider kundstödet ska vara tillgängligt, t.ex. vardagar under normal arbetstid. På vilket sätt man kan kontakta kundstöd, t.ex. via e-post, telefon eller via webbformulär.   Att varje felanmälan registreras och återrapporteras till den som anmält felet. Att anmälda fel åtgärdas inom en viss tid. Om man sätter upp en tidsgräns för hur snabbt fel ska åtgärdas kan det vara rimligt att också ha olika tider för olika kategorier av fel, till exempel utifrån i vilken utsträckning felen hindrar användarnas arbete i systemet. Det förekommer ibland att krav på åtgärdstider kopplas till viten. Kundstöd för ett upphandlingssystem som levereras som tjänst är i regel gemensamt för alla kundernas användare och det är inte alltid relevant för en mindre myndighet att ställa alltför specifika krav. Innan upphandlingen påbörjas kan det vara lämpligt att skaffa sig en bild över de nivåer av kundstöd som vanligen tillhandahålls på marknaden. Förutom kundstöd för mer akuta frågor om systemet i form av en helpdesk enligt ovan kan det också vara lämpligt att ställa krav på att systemleverantören vid behov ska kunna bistå med konsultstöd i hur vissa upphandlingsärenden kan hanteras i systemet, till exempel att ta fram, testa eller kvalitetssäkra utvärderingsmodeller. Detta innebär att systemleverantören måste kunna erbjuda konsulter med viss upphandlingskompetens.

Uppföljningsmöten

Det kan vara lämpligt att i kontraktet reglera möjligheter till uppföljningsmöten med systemleverantören för att diskutera frågor om tillgänglighet, användarstöd och eventuella fel.

Stöd vid avveckling och systembyte

Krav i samband med avveckling av systemet i samband med systembyte kan vara att systemleverantören åtar sig att bistå mot en viss ersättning. Det kan handla om att göra all data tillgänglig i visst format för att kunna föras över till det nya systemet eller att bistå den nya systemleverantören vid eventuella frågor.

6.2 Prövning och utvärdering

 Prövning och utvärdering av anbud kan genomföras på flera olika sätt och med hjälp av flera olika utvärderingsmodeller. Förutom systemleverantörerna skriftliga svar på kraven är det lämpligt att de också praktiskt får demonstrera sina system. Utöver detta kan beställaren även begära att få göra egna testupphandlingar i systemen. För att alla systemleverantörer ska få samma förutsättningar är det viktigt att alla demonstrationer och testupphandlingar genomförs på likvärdigt sätt.

Systemleverantörernas demonstrationer

Inför systemleverantörernas demonstrationer kan följande behöva definieras:  Vad som ska demonstreras, t.ex. genom att ta fram ett eller flera fiktiva upphandlingsärenden som ska ligga till grund för demonstrationerna och/eller beskriva ett antal särskilda funktioner eller moment som ska demonstreras. Dessa beskrivningar kan bifogas till förfrågningsunderlaget. Var och under vilken period demonstrationerna ska genomföras och hur lång tid varje demonstration får ta.    Vilka funktioner som ska kontrolleras och utvärderas, vilka eventuella poäng- och betygsskalor som ska användas och vad som krävs för att få respektive poäng eller betyg. Hur många som ska ingå i myndighetens utvärderingsgrupp och vilka roller de representerar. Att den miljö som demonstreras är likvärdig med den som offererats.

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G

Egna testupphandlingar

Inför de egna testupphandlingarna kan följande behöva förberedas:  Ett eller flera typiska upphandlingsärenden som ska ligga till grund för testerna, lämpligen inte samma som använts i eventuella demonstrationer. Testfallen bör utformas så att de, i så stor utsträckning som möjligt, följer den process som definierats i nyläget och omfatta alla steg från förfrågningsunderlag fram till avtal inklusive ett antal anbud. Testerna kan baseras på verkliga genomförda upphandlingar.   Vilka som ska genomföra testupphandlingarna och under vilken period systemleverantörerna behöver ge testpersonerna tillträde till testmiljön. Det kan vara en fördel att även låta andra roller medverka i testupphandlingarna som t.ex. beställare. Det kan vara mycket lämpligt att någon testperson tar på sig rollen som anbudsgivare. Vilka funktioner som ska testas och utvärderas, vilka eventuella poäng- och betygsskalor som ska användas och vad som krävs för att få respektive poäng eller betyg.   Att alla ställda krav och kriterier, eller så många som möjligt, blir testade och utvärderade i samband med testupphandlingarna. Att den miljö som testerna genomförs i är likvärdig med den som offererats. Att genomföra testupphandlingar på egen hand kan vara tidskrävande, särskilt om det är många system som ska testas. Det finns exempel på upphandlingar där man gjort en selektering och bara låtit de system som erhållit högst poäng efter en första utvärdering, till exempel en demonstration, gå vidare till test i ett nästa steg. En viss risk ligger då i att något av de selekterade systemen sedan visar sig inte uppfylla något obligatoriskt krav. Ett alternativ kan därför vara att göra en selektiv upphandling och att alla system som sedan offereras av selekterade leverantörer inkluderas i testerna. Mer information om utvärdering och utvärderingsmodeller finns i Upphandlingsstödets vägledning om anbudsutvärdering av varor och tjänster.

23 23 http://www.upphandlingsstod.se/sites/default/files/2010_09.pdf

6.3 Utvärdera användbarhet

Om användbarhet kommer att vara ett av de kriterier som ska ligga till grund för tilldelning av kontraktet ska detta anges i förfrågningsunderlaget. Användbarhet kan utvärderas vid systemleverantörernas demonstrationer men framförallt i samband med egna testupphandlingar.

24 Enligt standard ISO 9241-11 finns följande begreppsdefinitioner inom området användbarhet:

Användbarhet Ändamålsenlighet Effektivitet

Den utsträckning till vilken en specificerad användare kan använda en produkt för att uppnå specifika mål, med

ändamålsenlighet

effektivitet

och

tillfredsställelse

, i ett givet

användningssammanhang.

Noggrannhet och fullständighet med vilken användarna uppnår givna mål. Resursåtgång i förhållande till den noggrannhet och fullständighet med vilken användarna uppnår givna mål. 24 En beskrivning av hur ESV utvärderade användbarheten i upphandlingen av ramavtal för e-handelssystem för statsförvaltningen återfinns på http://esv.se/amnesomraden/E-handel/Fragor-och-svar-om-e-handel/E-handelstjanst avtal/Hur-genomfordes-ESVs-anvandbarhetstester-vid-upphandlingen-av-statliga ramavtal-for-e-handelstjanst/

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G

Tillfredsställelse Användningssammanhang

Frånvaro av obehag samt positiva attityder vid användning av en produkt. Användare, uppgifter, utrustning (maskinvara, programvara och annan materiel) samt fysisk och social omgivning i vilken produkten används. Användbarheten utvärderas genom att ett antal deltagare i en bedömningsgrupp ger omdömen om hur de upplever systemet. Tänk på att det finns två huvudsakliga grupper av användare; upphandlarna på myndigheten och anbudsgivarna. Det kan vara lämpligt att tilldela vissa personer i bedömningsgruppen rollen av anbudsgivare. Eftersom betygen kommer att baseras på referensgruppens personliga upplevelser är det viktigt att tydligt ha definierat vad som ska ligga till grund för respektive betyg. Referensgruppens betyg räknas sedan samman, viktas och läggs samman med övriga utvärderingskriterier. Förutom för själva systemet kan även användbarhet för systemdokumentation och användarmanualer utvärderas. De faktorer som utvärderas kan baseras på de tre huvudpunkterna enligt ovan, det vill säga

ändamålsenlighet

effektivitet

och

tillfredsställelse

och kan till exempel vara:  Systemets överskådlighet avseende utformning av menyer, flikar, knappar etc. och hur lätt det är att navigera och orientera sig bland dessa. Om det finns tydliga knappar för de vanligaste kommandona som öppna, spara, ångra etc.   Hur självinstruerande systemet är, det vill säga hur lätt det är att på egen hand att förstå hur man ska göra med hjälp av rubriker, hjälptexter, dokumentation och andra hjälpsystem, både för upphandlaren och för anbudsgivaren. Om systemet känns effektivt att använda, det vill säga att det upplevs som enkelt och snabbt att registrera, processa och presentera informationen och att inte några moment känns onödiga eller ologiska.  Vilken överblick som ges över processen och i vilken fas av processen man befinner sig i. Om det ger en tydlig bild över vilka processteg som är avklarade och vilka som återstår.

  Vilken överblick som ges över inkomna anbud, t.ex. möjlighet till att sortera anbuden i valfri ordning. Hur väl det går att applicera ett antal upphandlingsärenden på systemet och genom hela processen, t.ex. om något moment måste göras manuellt eller hur det fungerar att lägga in och tillämpa en egen utvärderingsmodell.   Systemdokumentationens och användarmanualens innehåll, hur de är utformade och hur lätt det är att hitta och söka i dem. Hur lätt det är att söka bland upphandlingar i systemet samt bland avtal i avtalsdatabasen. Om det går att söka på alla fördefinierade fält, på fritext och bland bilagor etc.  Vilka svarstider systemet har vid inloggning, öppning av upphandlingsärende, byte av flik eller sida, byte av anbud etc. Observera att svarstiderna kan påverkas av faktorer i myndighetens egen miljö. Att utvärdera användbarhet kan vara ett bra sätt att inkludera användarna i utvärderingen, men även om det finns tydliga riktlinjer för vilka faktorer som ska bedömas och hur dessa ska betygssättas etc. kommer användarnas upplevelser och åsikter alltid att vara subjektiva. Man bör därför inte ge användbarheten alltför stor tyngd i förhållande till de funktionella utvärderingskriterierna. För mer information om användbarhet hänvisas till Statskontorets vägledning ”Avropa användbart!” 25 25 http://www.statskontoret.se/publikationer/2005/avropa-anvandbart-vagledning-for bedomning-av-anvandbarhet-vid-avrop-fran-ramavtal/

A T T I N F Ö R A E L E K T R O N I S K U P P H A N D L I N G

6.4 Implementering och leveransgodkännande

När upphandlingen är genomförd och systemleverantör har utvalts kan implementeringen av systemet börja. Innan systemet införs är det viktigt att man genomför och förankrar de eventuella ändringar i styrdokument, inköpspolicy och processer som krävs för att införa nyläget och det nya arbetssättet. Hur lång tid implementering av ett upphandlingssystem kan ta varierar och beror på myndighetens storlek, antal användare, omfattning av krav och eventuella integrationer men det brukar inte röra sig om mer än några månader. De flesta systemleverantörer har utarbetade metoder för implementering av sina system som de anpassar till sina kunder. Några saker som kan vara bra att tänka på vid implementeringen:   Att planera in utbildningar tidigt och inkludera både det nya arbetssättet enligt nyläget och hantering av systemet i utbildningen. Att utse ”superanvändare” som kan fungera som intern support inom myndigheten.   Att läsa in alla gällande avtal i avtalsdatabasen och göra den tillgänglig för beställarna på myndigheten på ett tidigt stadium. Att lägga upp mallar för vanliga typer av upphandlingar och eventuella standardiserade texter eller avtalstexter som brukar användas i upphandlingsarbetet. Innan acceptanstest och slutligt godkännande av leveransen, är det lämpligt att genomföra en eller flera skarpa upphandlingar eller, om detta inte är möjligt, ytterligare testupphandlingar. Vid slutlig kontroll inför leveransgodkännande kan det vara bra att vara uppmärksam på följande:  Att upphandlingarna kan genomföras enligt den definierade processen i nylägesbeskrivningen.  Att eventuella integrationer och informationsöverföring till och från andra system fungerar.   Att dokumentation och manualer har levererats eller finns tillgängliga. Att slutligen kontrollera att systemet uppfyller alla krav i kravspecifikationen samt att systemleverantören åtgärdat eventuella identifierade avvikelser.

7. Drift 7.1

Överlämnande

Överlämning av systemet innebär att projektet avslutas och överlämnas till linjeorganisationen, det vill säga till den enhet som ska äga och ansvara för systemet. Vid implementering av ett upphandlingssystem är det oftast upphandlingsfunktionen som är ansvarig och om det också är upphandlingsfunktionen som ska ansvara för systemet blir överlämningen enkel. Här är det också aktuellt att utse en systemadministratör och/eller en ”superanvändare” för den fortsatta driften av systemet. De flesta upphandlingssystem levereras som en tjänst, så kallad ”Software as a Service”, men om systemet har installerats lokalt hos den upphandlande myndigheten måste också driftansvarig på IT-avdelningen utses.

7.2 Utveckling och förbättringar

 Efter att systemet har varit i drift en period kan en första utvärdering göras som till exempel kan innehålla analys av: Om det nya arbetssättet och systemet tillämpas enligt nylägesbeskrivningen.   Om förbättringsmöjligheter har identifierats. Om införandet av systemet har gett de effektivitets- och kvalitetsvinster som bedömdes.  Om systemleverantörens support till användare, anbudsgivare och leverantörer fungerar enligt kravställt och avtalat sätt. Därefter vidtar ett arbete med att kontinuerligt utveckla och förbättra arbetssätt och system utifrån erhållna erfarenheter. Det kan då vara lämpligt att kontinuerligt dokumentera eventuella förändringar i den befintliga nylägesbeskrivningen. För att säkerställa att systemet används på avsett sätt är det också viktigt att kontinuerligt genomföra utbildningar för nya användare samt vid behov vidareutbildning för befintliga användare. Det kan också vara värdefullt att vara aktiv i eventuell användarförening för att föreslå och diskutera möjliga förbättringar och utveckling av systemet.

Upphandlingsstödet ska bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten och rättssäker offentlig upphandling. Målet är att konkurrensen på marknaden bättre tas tillvara så att skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för medborgarna, den offentliga sektorn och näringslivet.

Denna vägledning får användas fritt, förutsatt att källan anges. Det är alltså tillåtet att ladda hem vägledningen i pdf från vår hemsida (www.upphandlingsstöd.se) och publicera den på andra webbplatser. Ange källa och gärna även en länk till innehållet. Box 22I8, I03 I5 Stockholm Besök Birger Jarlsgatan I6 Tel 08 700 08 00 Fax 08 20 49 69 E-post [email protected] www.upphandlingsstod.se

Att införa elektronisk upphandling

Transcript Att införa elektronisk upphandling

Vägledning:

Att införa elektronisk upphandling

Innehåll

Om vägledningen Bakgrund och syfte

Omfattning och målgrupp

Innehåll och disposition

Avgränsning

Förvaltning

1.

Vad menas med elektronisk upphandling?

1.1

Att använda elektroniska medel

1.2

Att skapa en e-tjänst

1.3

Valet mellan enbart elektroniska medel och fullständig e-tjänst

1.4

Vägledning för att införa elektronisk upphandling som e-tjänst

Nyttan med… ANBUDSINLÄMNING MED ”ELEKTRONISKA MEDEL”

ELEKTRONISK UPPHANDLING SOM E-TJÄNST

2.

Nuläget – hur ser upphandlings verksamheten ut idag?

2.1

Nuvarande strategier och styrning

2.2

Nuvarande upphandlingsmönster och upphandlingsbehov

2.3

Nuvarande organisation och upphandlingsprocess

2.4

Nuvarande inköpsprocesser och inköpsorganisation

2.5

Nuvarande relevant IT-stöd

3.

Marknaden för upphandlingssystem

4.

Förbättringsmöjligheter

5.

Nyläget – hur ska det framtida arbetssättet se ut?

5.1

Strategier, styrning och målsättning för nytt arbetssättet

5.2

Den nya organisationen och upphandlingsprocessen

5.3

Gränsytor mot andra funktioner i inköpsverksamheten

5.4

Underlag för beslut

6.

Anskaffning

6.1

Förfrågningsunderlag

6.1.1

FUNKTIONELLA KRAV

6.1.2

TEKNISKA KRAV

6.1.3

KRAV PÅ DRIFT OCH SUPPORT

6.2

Prövning och utvärdering

6.3

Utvärdera användbarhet

6.4

Implementering och leveransgodkännande

7.

Drift 7.1

Överlämnande

7.2

Utveckling och förbättringar

Directory