Transcript Styrelsens arbetsordning

!!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
Arbetsordning för SFS Styrelse
!
!
!
!
!
!
!
!1
1. Inledning
2. Ansvar och uppgifter
2.3 Styrdokument
2.4 Delegation
2.5 Personalansvar
3. Medlemskontakt
3.1 Information till medlemmar
3.2 Kårkontaktsystemet
3.3 Mottagningsrutin för nya medlemmar
3.4 Generella utskick
3.5 Tystnadsplikt
4. Styrelsens arbetsfördelning
4.1 Styrelsens presidium
4.2 Styrelseledamot
4.3 Arbetsgrupper
5. Styrelsens sammanträden
5.1 Inför styrelsens möten
5.2 Kallelse
5.3 Handlingar
5.4 Rapporter vid styrelsemöte
5.5 Mötespresidium
5.6 Konstituerande styrelsesammanträde
5.7 Extra sammanträde
6. Mötesordning
6.1 Dagordning
6.2 Talarlista
6.3 Replik
6.4 Sakupplysning
6.5 Ordningsfråga
6.6 Yrkanden
6.7 Streck i debatten
6.8 Votering
6.9 Beslut
7. Arbete inför fullmäktigemötet
7.1 Propositioner
7.2 Motionssvar
7.3 Interpellationer
!
!
!
!
!
!
!
!2
1. Inledning
!
Arbetsordningen är till för att förtydliga styrelsens roll och för att underlätta
styrelsens arbete.
!
Styrelsen beslutar själv om sin arbetsordning.
!
2. Ansvar och uppgifter
!
Styrelseledamot har till uppdrag att representera SFS.
!
Styrelsens övergripande uppgift är att för medlemmarnas räkning långsiktigt
förvalta organisationens angelägenheter och genom ett aktivt arbete skapa
mervärde för medlemmarna.
!
2.3 Styrdokument
!
Styrelsen ska i sitt arbete följa SFS styrdokument och fastställa policys som
berör styrelsens arbete.
!
2.4 Delegation
!
Styrelsen får uppdra åt den eller de styrelsen anser lämpliga att i visst ärende
fatta beslut på styrelsens uppdrag.
!
2.5 Personalansvar
!
Personalansvar är delegerat till styrelsens presidium och kanslichef.
!
3. Medlemskontakt
!
3.1 Information till medlemmar
!
Presidiet är ansvarig för att kontinuerligt skicka ut medlemsbrev till SFS
medlemmar.
!
3.2 Kårkontaktsystemet
!
Kårkontaktsystemet är ett informationsforum för SFS medlemskårer att hålla
sig uppdaterad om styrelsens arbete och beslut. Varje ledamot får ett visst antal
medlemskårer att skapa kontakt med och bibehålla den informationskanal
under verksamhetsåret. Styrelseledamoten har ett ansvar för att
!3
uppmärksamma sin/sina kontaktkårer på exempelvis medlemsmöten, rapporter
som släpps, deadlines, kampanjer eller annat viktigt för medlemskårerna att
veta. Styrelseledamoten ska vara den naturliga kontakten mellan
medlemskåren och SFS.
!
Varje ledamot ska kontakta sin/sina kontaktkårer i samband med varje
styrelsemöte. För att hålla medlemskårerna uppdaterade är det
kårkontaktspersonens ansvar att efter varje styrelsemöte skicka ut den
sammanfattning av styrelsemötet som gör att medlemskårerna får en
uppdatering om de diskussioner som förts kring varje beslut.
!
Styrelseledamot ska även föra upp eventuella frågor eller funderingar som
medlemskårer har till styrelsen för samt att uppdatera styrelsen om större
händelser eller förändringar som skett inom medlemskåren.
!
3.3 Mottagningsrutin för nya medlemmar
!
När en ny medlemskår beviljats interrimitiskt medlemskap ska styrelsen
omedelbart besluta om vilken styrelseledamot som tilldelas den nya
medlemskåren som kontaktkår. Kontaktpersonen får utöver de vanliga
skyldigheter den har i kårkontaktsystemet även ett särskilt ansvar för att den
nya kåren känner sig välkomnad på fullmäktigemötet.
!
Presidiet ansvarar för att meddela den nya medlemskåren om att beslut har
fattats om interrimistiskt medlemskap.
!
3.4 Generella utskick
!
Generella utskick till medlemskårerna bör ej innefatta känslig information. Alla
utskick bör ha ett tydligt budskap och tydliga formuleringar om vad styrelsen
avser med utskicket samt vad som förväntas av medlemskårerna.
!
Styrelsen ska hållas informerad om utskick från presidiet/kansliet.
!
3.5 Tystnadsplikt
!
Tystnadsplikt existerar inte i SFS, men styrelsen ska iaktta tystlåtenhet
avseende information som kan komma person till skada eller som i övrigt kan
anses vara känslig information.
!
4. Styrelsens arbetsfördelning
!
4.1 Styrelsens presidium
!
Styrelsens presidium har det övergripande ansvaret för organisationen, både
internt och externt. Presidiet företräder organisationen i formella sammanhang.
!4
!
Ordförande är den som ansvarar för att skicka ut kallelse och handlingar till
styrelsens möten.
!
Styrelsens vice ordförande ska när som helst kunna träda i ordförandens ställe
vid dennes förfall.
!
Presidiet ska uppdatera styrelsen om sitt arbete genom ett kortfattat veckobrev.
Veckobrevet ska ge en kort beskrivning om vad presidiet har gjort under senaste
veckan.
!
4.2 Styrelseledamot
!
Styrelsens ledamöter ska kontinuerligt hålla sig informerade och ajour om
organisationens verksamhet och händelser av väsentlig betydelse.
!
Styrelsen är ansvarig för att sprida information om styrelsens arbete till SFS
medlemmar. Detta sker genom kårkontaktssystemet (se 3.2).
!
Styrelsen kan därutöver besluta om att fördela vissa arbetsuppgifter mellan
styrelseledamöterna.
!
4.3 Arbetsgrupper
!
Styrelsen kan utforma interna arbetsgrupper för vissa uppgifter som åläggs
styrelsen.
!
Utformning av arbetsgrupp bör skapas vid behov och styrelsen bör ge
arbetsgruppen ett tydligt uppdrag.
!
5. Styrelsens sammanträden
!
Styrelsen fastställer gemensamt tid och plats för styrelsemöten. Detta ska
fastställas under styrelsens första möte. Styrelsen ska träffas minst sex gånger
om året.
!
5.1 Inför styrelsens möten
!
Inför styrelsemötet ska samtliga ledamöter läst igenom samtliga handlingar.
!
Inför styrelsemötet ska styrelseledamot kontakta sina kontaktkårer.
!
5.2 Kallelse
!
Ordförande ska skicka ut en kallelse till kommande styrelsemöte senast två (2)
veckor innan sammanträdet.
!5
!
5.3 Handlingar
!
Handlingar till styrelsemöte tillsänds styrelseledamöterna senast en (1) vecka
före mötet.
!
På mötet ska handlingarna finnas uppkopierade om styrelseledamot så begärt
innan.
!
Till handlingarna ska ett separat schema presenteras inför mötet och fastställas
av styrelsen.
!
5.4 Rapporter vid styrelsemöte
!
För att styrelsen ska få kontinuerlig information om det dagliga arbetet så ska
det vid styrelsemötena finnas rapportpunkter på dagordningen. Fördelaktigen
ska rapporterna vara i skriftligt format.
!
De rapporter som ska avlämnas vid styrelsemötet är:
!
- Presidierapport
- Kanslirapport
- Ekonomirapport
- Påverkansrapport
- Internationell rapport
- Rapport från Doktorandkommittén
- Rapporter från styrelsens arbetsgrupper
!
5.5 Mötespresidium
!
Externt mötespresidium bör anlitas om styrelsen bedömer det som lämpligt.
!
5.6 Konstituerande styrelsesammanträde
!
Nyvald styrelse ska hålla ett konstituerande styrelsesammanträde före den 1
juli. På detta sammanträde ska beslutas om:
!-
!
!
!6
firmateckning
kontoteckning
beslutsdelegering
delegering av inköp
personalansvar
verksamhetsplanen
5.7 Extra sammanträde
!
Om extra styrelsemöte måste hållas i ärende som inte kan anstå till nästa
ordinarie styrelsemöte, ska styrelsens ledamöter om möjligt erhålla skriftligt
underlag med förslag till beslut senast en (1) vecka före det extra styrelsemötet.
!
6. Mötesordning
!
6.1 Dagordning
!
Mötets dagordning behöver inte följas uppifrån och ner, utan punkterna tas i
den ordning som mötespresidiet finner är lämplig.
!
6.2 Talarlista
!
Styrelsen använder sig av en talarlista.
!
6.3 Replik
!
Den som har blivit tilltalad i visst anförande har rätt till replik. Replik skall
begäras i omedelbar anslutning till det aktuella anförandet. Kontrarepliker ska
undvikas.
!
6.4 Sakupplysning
!
Sakupplysning bryter talarlista. Vid sakupplysning får talare endast upplysa
om fakta och ej uttrycka åsikter eller på annat sätt föra debatt.
!
Mötesordförande ska avbryta om sakupplysningen urartar till argumentation.
!
6.5 Ordningsfråga
!
Ordningsfråga bryter debatt i sakfråga och skall avgöras innan annan fråga tas
upp till behandling.
!
6.6 Yrkanden
!
Yrkanden skall göras skriftligen om mötesordföranden eller mötessekreteraren
begär det.
!
Yrkanden på bordläggning, återremiss eller remiss ska tas upp till beslut före
behandling av övriga yrkanden.
!7
!
6.7 Streck i debatten
!
Vid beslut om streck i debatten ska mötesordförande lämna tillfälle åt dem som
önskar att lägga fram yrkanden att göra det innan strecket dras.
!
När streck i debatten satts får alla möjlighet att sätta upp sig på talarlistan
endast en gång.
!
Streck i debatten bör användas restriktivt. Försöksvotering och rundor föredras.
!
6.8 Votering
!
Omröstning i styrelsen ska ske öppet. Vid personval kan omröstning ske slutet.
!
För att uppnå ett effektivare möte ska votering i största möjliga mån
genomföras med acklamation. Mötesordförande avgör i de fall då det är
lämpligare att använda handuppräckning.
!
När styrelsen inte sammanträder är votering möjligt att genomföra på distans
med hjälp av revisorerna.
!
6.9 Beslut
!
Styrelsens beslut fattas med enkel majoritet, om inte annat anges i stadgan.
Med det avses mer än hälften av avgivna giltiga röster.
!
7. Arbete inför fullmäktigemötet
!
Styrelsen har ett omfattande arbete inför fullmäktigemötet. För att underlätta
arbetet så ska styrelsen ha en noggrann planering för arbetet med propositioner
och motionssvar. Fördelaktligen så delar styrelsen in sig på olika
ansvarsområden inför mötet.
!
7.1 Propositioner
!
Till fullmäktige ska styrelsen lägga fram förslag på nästa verksamhetsårs
budget, medlemsavgift och verksamhetsplan.
!
Till varje förslag ska det finnas ett missiv. Missivet ska möjliggöra för styrelsens
argumentation kring varje förslag för att undvika misstolkningar eller
missförstånd.
!
!8
7.2 Motionssvar
!
Styrelsen ska ge ett motionssvar till varje motion. Motionssvaret ska innehålla
en kommentar samt ett förslag på bifall eller avslag på motionen.
!
7.3 Interpellationer
!
Styrelsen ska besvara inkomna interpellationer.
!9