Transcript ANALYS OCH RAPPORTERING I KOMMUNAL - BI

ANALYS OCH RAPPORTERING
I KOMMUNAL VERKSAMHET
För en kommun är det viktigt att beslut i organisationen tas på evidensbaserat underlag.
Därför är kvalitetssäkring och konsekvent hantering av bakomliggande information lika viktigt
som att skapa processer utan kritiska personberoenden.
egbs consulting har under de senaste två åren hjälpt en kommun i Uppland med många
värdefulla effektiviseringar av såväl verksamhetsuppföljning som kvalificerad rapportering
med data från flera verksamhetskritiska datakällor.
Här är en sammanställning av några genomförda rationaliseringar under 2011 och 2012,
lösningar som levererar värde en lång tid framöver.
A NALYSER
Analys och Rapportering ......................................................................................................................... 1
Personalstatistik ............................................................................................................................................ 2
Lönekartläggning ........................................................................................................................................ 2
Politikerportalen - iPad ................................................................................................................................ 2
HR-info till Chefer - Dashboard................................................................................................................. 3
Lagersaldon .................................................................................................................................................. 3
Fakturauppföljning ...................................................................................................................................... 3
Personalförmåner ........................................................................................................................................ 3
Registervård Agresso .................................................................................................................................. 4
Nya rapporter för Procapita Individ och familjeomsorg ...................................................................... 4
Handläggarapport för Biståndshandläggare ........................................................................................ 4
Kvalitetsrapport ............................................................................................................................................ 5
Analys av digital Nyckelhantering och Tidsuppföljning ....................................................................... 5
Gymnasieskolor – Analys av nyckeltal ..................................................................................................... 5
Grundskolor – Analys av nyckeltal............................................................................................................ 6
Om egbs consulting .................................................................................................................................... 6
Kontakt........................................................................................................................................................... 7
QlikView - Beslutsstöd och affärsanalys ................................................................................................... 7
System ............................................................................................................................................................ 7
egbs consulting ab
St Persgatan 6, 753 24 Uppsala
018 - 470 15 40
egbs consulting ab
Sveavägen 151, 113 46 Stockholm
0739 - 87 91 22
P ERSONALSTATI STI K
Problem: Avsaknad av sammanställd statistik angående
jämnställdhetsfrågor för presentation i årsredovisning, på intranät och i
rapportering till Sveriges Kommuner och Landsting, SKL.
Beskrivning av lösningen: Genom att hämta information från flera
verksamhetssystem skapas en personalkartläggning för att uppfylla
krav på statistik kring jämställdhetskartläggning.
Nyckeltal: 20-25 nyckeltal. Exempel på nyckeltal är Antal anställda,
Heltidsanställda, Tillsvidareanställda, Visstidsanställda, Timanställda
fördelat på Ålder, Kön, Övertid etc.
Mottagare: Kommunledning
Värde: Kontinuerlig tillgång till aktuell, kvalitetssäkrad och sammanställd
statistik.
L ÖNEK ARTL ÄGGNI NG
Problem: Bristfällig statistik gällande lönespridning inom grupper med
likvärdigt arbete.
Beskrivning av lösningen: Genom att sammanställa befintlig
information och sätta upp en konsekvent mall för analys blir det enkelt
att göra jämförande analyser med stor flexibilitet.
Nyckeltal: Heltidslön
Mottagare: Kommunledning, Fackliga representanter
Värde: Minska omotiverad lönespridning inom grupper med likvärdigt
arbete.
P OLI TI KERPORTAL EN - I P AD
Problem: Otillräcklig tillgång till uppdaterade, aktuella siffror för
övergripande kommuninformation såsom personalstatistik och löner.
Beskrivning av lösningen: En anpassad sammanställd visualisering av
befintlig data från befintliga QlikView-applikationer.
Nyckeltal: Antal anställda, Heltidslöner, Sjukfrekvenser, Antal Chefer.
Mottagare: Förtroendevalda
Värde: Ökad tillgänglighet till beslutsunderlag rörande HR.
egbs consulting ab
St Persgatan 6, 753 24 Uppsala
018 - 470 15 40
egbs consulting ab
Sveavägen 151, 113 46 Stockholm
0739 - 87 91 22
HR- I NFO
TI LL
C HEFER - D ASHBOARD
Problem: Svårighet att sprida HR-information i organisationen.
Beskrivning av lösningen: En tydlig och lättillgänglig
personalkartläggning tydliggör viktiga styrtal för chefer på olika nivåer.
Nyckeltal: 12 st av HR typ (se Personalstatistiken).
Mottagare: Ansvars- och förvaltningschefer
Värde: Sprida HR information i organisationen för exempelvis
uppföljning, styrning och jämförelse.
L AGERSALDO N
Problem: Manuella, tidskrävande beräkningar gällande lager med risk
för fel vid lagersaldon.
Nyckeltal: Summa Köpt nytt, Köpt & Sålt mellan kommuner,
lagersaldon
Mottagare av lösningen: Inköpare och administration
Värde: Alltid tillgängliga rapporter och teoretiska lagersaldon.
F AKTURAUPPFÖLJNING
Problem: Behov av förenklad hantering och kvalitetssäkring av
attesterade fakturor.
Beskrivning av lösningen: Samkörning av attesterade fakturor från
ekonomisystemet och data från fastighetssystemet. Används av
fastighetsekonomer för att följa upp avvikelser.
Mottagare: Fastighetsförvaltningen
Värde: Möjlighet att systematiskt hitta avvikelser i fakturering.
P ERSONALFÖRMÅNER
Problem: Omständlig manuell hantering av personalförmåner.
Beskrivning av lösningen: Utveckling av en automatiserad
beställningsrutin för Friskvårdskuponger. QlikView samlar data från
Heroma och från tidigare beställning från Friskvårdskuponger AB. Från
dessa genereras nya beställningslistor utifrån uppställda kriterier.
Mottagare: Personalavdelningen
Värde: Förenkling av personalförmånshantering och ökad tydlighet
gentemot berörd personal.
egbs consulting ab
St Persgatan 6, 753 24 Uppsala
018 - 470 15 40
egbs consulting ab
Sveavägen 151, 113 46 Stockholm
0739 - 87 91 22
R EGI STERVÅRD A GRESSO
Problem: Svårighet att skapa sammanställd information från
affärssystemet Agresso.
Beskrivning av lösningen: Ge ökad tillgänglighet till informationen i
verksamhetssystemet. Presentera resultaträkningar
nettokostnadsrapport, trend samt transaktioner.
Mottagare: Lönekontoret
Värde: Systematisk metodik för att hitta fel och avvikelser och därmed
nå ökad kvalitet på beslutsunderlag.
N YA
RAPPORTER F ÖR
P ROCAPI TA I NDI VI D
OCH
F AMILJEOMSORG
Problem: Behov av ökad och flexibel åtkomst till information i
socialtjänstens verksamhetssystem avseende vårdstatistik. Hitta en
lösning som ersätter befintliga rapportsystem.
Beskrivning av lösningen: Data från Procapita IFO presenteras i
QlikView vilket ger en enkel vy för uppföljning.
Mottagare: Chefer inom vård och omsorg
Värde: Bättre beslutsunderlag och effektivare uppföljning av trender
och avvikelser.
H ANDL ÄGGAR APPORT
FÖR
B I STÅNDSHANDL ÄGGARE
Problem: Brist på sammanställd statistik för handläggarnas arbete vilket
resulterar i suboptimalt resursutnyttjande och svårigheter i planering.
Beskrivning av lösningen: Effektivisera arbetet för 100 handläggare på
kommunen. Informationen stödjer även kvalitetsansvariga,
gruppledare och sektionschefer.
Applikationen visar sammanställd information om genomförda och
kommande händelser. Genom att belysa avvikelser och stöd för
fastställda processer för att hantera dessa deviationer ökar kvaliteten
på genomfört arbete. Lösningen åskådliggör även handläggarnas
arbetsbelastning och arbetsfördelning mellan olika handläggare vilket
optimerar resursplaneringen.
Mottagare: Vård och omsorgsavdelningen
Värde: Bättre personalplanering och effektivare handläggning genom
mer rationella processer.
egbs consulting ab
St Persgatan 6, 753 24 Uppsala
018 - 470 15 40
egbs consulting ab
Sveavägen 151, 113 46 Stockholm
0739 - 87 91 22
K VALI TETSRAPPORT
Problem: Felaktigheter i verksamhetssystemen skapar merarbete och
ger felaktiga underlag för beslut.
Beskrivning av lösningen: Genom att enkelt och effektivt påvisa
avvikelser samt varningsmärka troliga fel upprätthålls hög datakvalitet i
verksamhetssystemet.
Mottagare: Vård och omsorgsavdelningen
Värde: Genom en systematisk övervakning av grunddata höjs kvalitet
på såväl underlag som utfört arbete.
A NALYS AV DI GI TAL N YCKELHANTERI NG
T I DSUPPFÖLJNI NG
OCH
Problem: Bristfälliga rapporter i befintligt verksamhetssystem (Phoniro).
Beskrivning av lösningen: Visa avvikelser och visualisera ”konstigt”
data. Möjlighet att jämföra utförd tid mot beställd tid och tydliggöra
stora differenser. Ge bättre kontroll på utförd tid i innevarande månad.
Ersätta befintliga rapportsystem.
Mottagare: Vård och omsorgsavdelningen
Värde: Flexibla rapporter för analys och distribution.
G YMN ASI ESKOL OR – A NAL YS
AV NYCKELTAL
Problem: Svårigheter att ta fram och visualisera det data som används
för kvalitetsredovisning och intern uppföljning. Problem med att
övervaka felaktigt inmatade data i verksamhetssystem Extens.
Beskrivning av lösning: Såväl kommunens centrala controller som
respektive skolas rektor har nu möjlighet att via QlikView få en aktuell
status och historik för sin verksamhet. Varje rektor har också möjlighet
att enkelt kontrollera de nyckeltal som skickas till SCB. Kommunens
controller har även ett datakvalitetsäkringsdokument som används för
att hitta felaktiga registreringar i verksamhetssystemet Extens.
Nyckeltal: Elevmängd, Lärartäthet, Betygsstatistik, Nationella prov v.s.
kursbetyg.
Mottagare: Central skolledning och respektive skola
Värde: Kvalitetssäkrad redovisning av centrala nyckeltal med minskad
administration.
egbs consulting ab
St Persgatan 6, 753 24 Uppsala
018 - 470 15 40
egbs consulting ab
Sveavägen 151, 113 46 Stockholm
0739 - 87 91 22
G RUNDSKOLOR – A NALYS
AV NYCKEL TAL
Problem: Grundskolan hade svårt att ta fram och visualisera det data
som används för intern uppföljning av kommunens grundskolor. Det
fanns också en vilja att visualisera resultatet från programmet ”språket
lyfter”.
Nyckeltal: Elevmängd. Nationella prov, Slutbetyg, Terminsbetyg,
Skillnad betyg och NP åk 6 o 9
Mottagare: Central skolledning och respektive skola
Värde: Genom att läsa in och kvalitetssäkra data i QlikView har
kommunen och respektive grundskola fått möjlighet att följa upp
verksamheten utifrån centrala nyckeltal. Förändringen har också
inneburit en förenklad administration.
O M EGBS CONSULTING
egbs hjälper företag och organisationer att bli framgångsrika genom
beslutsstöd och digital samverkan. Tillsammans med kunden skapar vi
en tydlig förståelse av beslutsunderlag i en effektiv plattform för ett
internt samarbete.
egbs arbetar uteslutande med lösningar baserade på världsledande
produkter och har två huvudsakliga affärsområden: Affärsanalys och
Digitalt samarbete.
Bolaget grundades 2008 i Uppsala och har idag 36 medarbetare. Vi
har kontor i Uppsala (huvudkontor) och Stockholm och en omsättning
på 40 Mkr. Vi har AA-rating hos Soliditet.
Målet för oss på egbs är att hjälpa våra kunder till en effektivare och
smartare vardag. Vi utgår alltid från varje kunds unika förutsättningar
och skapar en skräddarsydd projektplan tillsammans med kunden.
Gemensamt för våra uppdrag är att vi sätter verksamhetsnyttan i
centrum. Vår styrka ligger i en bred branschkunskap, erfarna konsulter
och lösningar som baseras på beprövade produkter.
På egbs tar vi helhetsansvar för uppdrag som kräver kvalificerad
projektledning. Vi arbetar också med analys, utveckling och förvaltning
i befintliga verksamhetslösningar.
Med QlikView sammanställer, kvalitetssäkrar och visualiserar vi
informationen som finns dold i verksamhetskritiska system. Tillsammans
med kunden utformar vi ett ledningssystem som effektiviserar
rapportering och ger nya möjligheter för analys.
egbs consulting ab
St Persgatan 6, 753 24 Uppsala
018 - 470 15 40
egbs consulting ab
Sveavägen 151, 113 46 Stockholm
0739 - 87 91 22
K ONTAKT
Vill du diskutera någon av våra lösningar? Kontakta någon av våra
duktiga medarbetare med god insikt i våra kommunala projekt.
Greger Blomster, 0707 66 81 14, [email protected]
Joachim Boivie, 0700 91 31 10, [email protected]
Tomas Fagerström, 0704 83 62 00, [email protected]
Q LIK V IEW - B ESLUTSSTÖD OCH AFFÄRSANALYS
QlikView är ett innovativt Business Intelligence-verktyg som erbjuder
snabb, kraftfull och visuell analys av din verksamhet – utan de
begränsningar, höga kostnader och komplexitet som traditionella BIverktyg medför.
QlikView är specialdesignat för
affärsanvändare och
tillhandahåller omedelbart
den information och kunskap
du behöver för att kunna
agera snabbare. Genom
många projekt med nöjda
kunder kan vi idag säga att vi
är ett av de ledande
företagen i Sverige när det
gäller QlikView.
Med QlikView skapar egbs ett ledningssystem för uppföljning och
analys av ekonomi, försäljning, verksamhet och personal. Med
automatiserade dataflöden skapas ett system som alltid visar korrekt
och uppdaterad information.
egbs är QlikView-partner med certifierade och erkänt kvalificerade
konsulter och arkitekter.
S YSTEM
QlikView kan hämta information från alla typer av verksamhetssystem.
Vi använder huvudsakligen normal databasåtkomst (exempelvis
ODBC) eller webservices. Informationen kan enkelt kompletteras i
enklare datakällor som Excel eller kommaseparerade exporter.
I projekten ovan hämtas information från flera av följande system:
Heroma, Visma, LandLord, Agresso, Kommunens Antivirusdatabas,
KommWeb 2.0, ProCapita IFO, Siebel, Phoniro, Extens.
egbs consulting ab
St Persgatan 6, 753 24 Uppsala
018 - 470 15 40
egbs consulting ab
Sveavägen 151, 113 46 Stockholm
0739 - 87 91 22