Transcript Protokoll 2014-05-24–25

PROTOKOLL FÖRT VID FÖRBUNDSSTYRELSEMÖTE I SVEROK
MÖTE NUMMER:
4/2014
MÖTESDATUM:
2014-05-24--25
FÖREGÅENDE MÖTE: 2014-03-29--30
Vid protokollet,
Justeras,
Justeras
Emil Forslund
Mötessekreterare
Alexander Hallberg
Justerare #1
Linnea Risinger
Justerare #2
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
1(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
DAGORDNING
1. Formalia..................................................................................................................................3
2. Antagna föreningar...............................................................................................................4
3. Rapport: Beslut i verkställande utskottet...........................................................................5
4. Rapport: Månadsvis Statistikrapport April 2014.............................................................13
5. Rapport: Månadsvis Statistikrapport maj 2014...............................................................14
6. Rapport: Ekonomi................................................................................................................15
7. Rapport: Utvärdering FTW!.................................................................................................16
8. Beslut: Nytt föreningsdirektiv............................................................................................30
9. Beslut: Crowdfunding.........................................................................................................33
10. Beslut: Fördelning av 2013-bidrag..................................................................................35
11. Diskussion: Inflytande 2.0................................................................................................36
12. Diskussion: Förenings- och medlemsantal 2014 och framåt......................................37
13. Diskussion: Verksamhetsplan 2015................................................................................38
14. Beslut: IT-tjänster för föreningar och enskilda projekt................................................39
15. Beslut: Medlemsförslag: Karttjänst.................................................................................41
Justeras av Alexander Hallberg.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
2(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
1. FORMALIA
HANDLINGAR
Röstlängd
Adjungeringsformer
Dagordning (sidan 2)
MÖTET BESLUTADE ATT
1.......fastställa röstlängden till Rebecka Prentell, förbundsordförande, Alexander
Hallberg1, vice förbundsordförande, Andreas Bogatic, Charles Metzmaa, Chris
Jonasson, Emil Forslund, Linnea Risinger, förbundsstyrelseledamöter. Johan Groth
och Elaine Boström var frånvarande.
2.......förklara mötet beslutsmässigt.
3.......välja Charles Metzmaa till mötesordförande.
4.......välja Emil Forslund till mötessekreterare.
5.......välja Alexander Hallberg till justerare. Klockan 13:10 den 25e valdes Linnea
Risinger till justerare då Alexander var tvungen att gå.
6.......adjungera Jenny Petersson (kanslichef) som funktionär samt Sanna Hedlund
(valberedare) som sakkunnig.
7.......fastställa dagordningen med ändringar.
8.......anta nya medlemsföreningar (se egen protokollspunkt).
9.......gå igenom beslut i verkställande utskottet (se egen punkt).
10.....ratificera beslut som tagits per capsulam (se egna protokollspunkter när sådana
beslut tagits).
11.....gå igenom och uppdatera uppdragslistan (rapportpunkt som inte dokumenteras i
protokollet).
12.....lägga bilagda rapporter till handlingarna (se egna protokollspunkter).
13.....göra tillägg på uppdragslistan (dokumenteras inte i protokollet)
14.....efter att alla ärenden på dagordningen behandlats, avsluta mötet klockan 14:55.
KOMMENTAR
Personer kan adjungeras som
Gäst, med närvarorätt på mötet.
Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga.
Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga.
Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet.
Justeras av Alexander Hallberg.
1
Alexander var tvungen att gå klockan 12:04 söndagen den 25e.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
3(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
2. ANTAGNA FÖRENINGAR
ANTAGNA FÖRENINGAR 2014-03-25--05-19
1.......Luddkai.....................................Ludvika....................Dalarnas län...............................Sverok GävleDala
2.......SweKung..................................Gävle.......................Gävleborgs län...........................Sverok GävleDala
3.......GoT............................................Karlskrona..............Blekinge län................................Sverok Kalmar-Blekinge
4.......mattemagikerkonvergensen.Uppsala...................Uppsala län.................................Sverok Mälardalen
5.......Uppsala Tea Party...................Uppsala...................Uppsala län.................................Sverok Mälardalen
6.......Uppsala Yugioh.......................Uppsala...................Uppsala län.................................Sverok Mälardalen
7.......Alunda Airsoft Alliance...........Östhammar............Uppsala län.................................Sverok Mälardalen
8.......Tidsresenärerna......................Härnösand..............Västernorrlands län...................Sverok Nedre Norrland
9.......Twin Peaks Magic....................Sundsvall................Västernorrlands län...................Sverok Nedre Norrland
10.....Krokodilhammarkompaniet..Stockholm...............Stockholms län...........................Sverok Stockholm
11.....Den of evil................................Stockholm...............Stockholms län...........................Sverok Stockholm
12.....Gamedroid...............................Botkyrka..................Stockholms län...........................Sverok Stockholm
13.....Games4Freedom....................Stockholm...............Stockholms län...........................Sverok Stockholm
14.....Stockholm Brawlers' Union...Stockholm...............Stockholms län...........................Sverok Stockholm
15.....Allt på ett kort spelförening. .Stockholm...............Stockholms län...........................Sverok Stockholm
16.....Joy-Pad......................................Stockholm...............Stockholms län...........................Sverok Stockholm
17.....Furluminati..............................Stockholm...............Stockholms län...........................Sverok Stockholm
18.....SurpriseCatLove......................Stockholm...............Stockholms län...........................Sverok Stockholm
19.....Tramsmaffian..........................Stockholm...............Stockholms län...........................Sverok Stockholm
20.....Kratertroppen.........................Stockholm...............Stockholms län...........................Sverok Stockholm
21.....Ars amandi...............................Stockholm...............Stockholms län...........................Sverok Stockholm
22.....S.A.S - Sparv AirSoft................Arvika......................Värmlands län............................Sverok Svealand
23.....Raised-Gaming........................Örebro....................Örebro län..................................Sverok Svealand
24.....ChuuouKai...............................Örebro....................Örebro län..................................Sverok Svealand
25.....Svealand Airsoftförening.......Örebro....................Örebro län..................................Sverok Svealand
26.....Hertigömets Spelgille.............Malmö.....................Skåne län....................................Sverok Södra Kulturdistriktet
27.....King of Lund............................Lund........................Skåne län....................................Sverok Södra Kulturdistriktet
28.....Digital Social Fritid..................Malmö.....................Skåne län....................................Sverok Södra Kulturdistriktet
29.....Torsdagsklubben....................Lund........................Skåne län....................................Sverok Södra Kulturdistriktet
30.....Ärkegamers3000.....................Lund........................Skåne län....................................Sverok Södra Kulturdistriktet
31.....Blodförlust...............................Lund........................Skåne län....................................Sverok Södra Kulturdistriktet
32.....Kaliforniespel...........................Helsingborg............Skåne län....................................Sverok Södra Kulturdistriktet
33.....Rebel Scum..............................Kungsbacka............Hallands län................................Sverok Väst
34.....Spelfinnarna............................Göteborg................Västra Götalands län.................Sverok Väst
35.....Settlers of Häromdan.............Göteborg................Västra Götalands län.................Sverok Väst
36.....Spelhörnan..............................Göteborg................Västra Götalands län.................Sverok Väst
37.....Mulligan....................................Alingsås...................Västra Götalands län.................Sverok Väst
38.....Team Orbit...............................Bollebygd................Västra Götalands län.................Sverok Väst
39.....Steamworks.............................Göteborg................Västra Götalands län.................Sverok Väst
40.....Göteborgs Magic & Spelsällskap............................Göteborg.....................................Västra Götalands län Sverok Väst
41.....Pixbo Bräd- och Rollspelsförening........................Härryda.......................................Västra Götalands län Sverok Väst
42.....The Saboteurs.........................Alingsås...................Västra Götalands län.................Sverok Väst
43.....Heat eSports Spelförening....Alingsås...................Västra Götalands län.................Sverok Väst
44.....Åmåls Paintballförening........Åmål........................Västra Götalands län.................Sverok Väst
45.....VÄNTA.......................................Umeå.......................Västerbottens län......................Sverok Västerbotten
46.....TCG (Trainers in Cardgames) Linköping................Östergötlands län......................Sverok Östergötland
47.....Iuvo Gaming............................Norrköping.............Östergötlands län......................Sverok Östergötland
48.....Nominativ Plural.....................Linköping................Östergötlands län......................Sverok Östergötland
Justeras av Alexander Hallberg.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
4(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
3. RAPPORT: BESLUT I VERKSTÄLLANDE
UTSKOTTET
1. BESLUT OM MEDEL TILL DISTRIKT FÖR REGIONALA KONSULENTER
På förra styrelsemötet fattades beslut om att delegera uppdraget om att handlägga och
besluta om vilka distrikt som skulle få möjlighet att ta del av potten för regionala
konsulenter till VU. Beslutet skulle fattas utifrån följande tre kriterier:
1. Behovsanalys av distriktskonsulent i regionen
2. Distriktets långsiktiga möjlighet att finansiera en distriktskonsulent
3. Distriktens möjlighet att tillgodose god arbetsmiljö och förutsättningar för den
anställde
VU har haft två möten tillsammans med Jenny och Chrisp på kansliet för att göra detta.
Chrisp har haft kontakten med distrikten och Jenny har varit med i dialogen utifrån att
hon var ansvarig för rekrytering och arbetsledning, budget mm. VU har fattat beslut om
att fördela potten enligt följande:
Sverok Stockholm 240 000kr
Sverok Västerbotten 450 000kr
Sverok SKuD 310 000kr
Övriga distrikt som inkommit med ansökan: Sverok Väst, Sverok Östergötland och
Sverok Gävle-Dala.
Distrikt.......................Finansiering............................................. Arbetsmiljö
Sverok GävleDala.........Lokal, spelbibliotek, telefon, ev dator......Lokal i Falun
Sverok SkuD. ................Spelens hus + 25% av anställningen.........Spelens hus i Malmö
Sverok Stockholm........210 000 kr .................................................... Förbundets
Stockholmskontor möjligt.
Sverok Väst...................Kontor med dator....................................... Spelens hus i Göteborg
Sverok Västerbotten....Kontor med allt utom telefon....................Kontor
Sverok Östergötland. . .Dator, lite resor, grundgarantin, ev lokal. Förbundets
Linköpingskontor möjligt.
Vi har utgått från de kriterium styrelsen satt upp, men även försökt se till en god
spridning över landet och inom området arbetsmiljö prioriterat de distrikt där
konsulenten kan arbeta tillsammans med andra, för att slippa ensamarbete.
Möjligheterna att långsiktigt behålla den regionala konsulenten har bedömts som god i
Sverok Stockholm, Medel i Sverok Väst och SkUD, begränsad i Östergötland, Gävle-Dala
och Västerbotten. Att VU ändå beslutade om att tilldela medel till Västerbotten och inte
Sverok Väst berodde på att man dels erbjuder kontorslokaler som delas med andra som
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
5(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
finns där på dagtid (Studiefrämjandet), och att vi ville prioritera den geografiska
spridningen så att även ett av våra norrlandsdistrikt fick möjlighet att göra detta, och
inte bara storstadsregionerna (Stockholm, Göteborg, Malmö).
Det har inte varit enkelt att prioritera och bedöma behovet av en regional konsulent i de
olika distrikten. Alla distrikt som inkommit med ansökan har dels viktiga skäl till att vilja
göra satsningen och ett behov av att få en anställd. Det var däremot bara Stockholm och
SKuD som hade möjlighet att själva stå för delar av lönekostnaderna.
Rekryteringen av de första två konsulenterna: Umeå och Stockholm, ligger nu uppe på
platsbanken, Sveroks hemsida mm.
2. BESLUT OM FASTSTÄLLANDE AV PROJEKTPLAN FÖR SPELLOVET
Beslut fattat av VU: bifogad projektplan för Spellovet.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
6(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
Projektplan för Spellovet 2014
Innehållsförteckning
Bakgrund och syfte
Mål
Omfattningar och begränsningar
Tids- och aktivitetsplan
Delmål och leveranser
Personer
Kostnader och förutsättningar
Risker
Styrning och uppföljning
Referenser
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
7(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
BAKGRUND OCH SYFTE
Spellovet är en årlig satsning som syftar till att via Sveroks medlemsföreningar i bred
mening synliggöra spelhobbyn runt om i Sverige. Spellovet är också en del av Sveroks
arbete med att stödja och utveckla medlemsföreningarna och utgör därför också en del
av Sveroks lokala verksamhet.
Spellovet, som fram till 2012 kallades Spelveckan, har genomförts sedan 2001 och
engagerar typiskt mellan 50–100 föreningar per år. Spellovet genomförs sedan ett antal
år under “höstlovsveckan” (vecka 44). Det står föreningarna fritt att arrangera
Spellovsarrangemang under någon av de närliggande veckorna. Den traditionella
“Spellovetlådan” skickas dock ut till deltagande medlemsföreningar vid ett och samma
tillfälle (vanligen i början på oktober).
De senaste årens utvärderingar visar att Spellovet är ett uppskattat arrangemang. En
stor majoritet av de deltagande föreningarna kan tänka sig att medverka i framtida
Spellov. (Se undersökningen Utvärdering Spellovet 2013 här). Spellovet har också lyckats
attrahera externa finansiärer vilket är mycket positivt, framför allt när det gäller
sponsring av spel till spellådan. Mediebevakningen var under 2013 god med ett tjugotal
inslag i lokala radiokanaler och tidningar. Under 2013 gjordes också en extra satsning
för att tipsa och visa föreningarna hur de kunde nå ut till sina lokala medier och på så
sätt locka fler besökare.
Syftet med Spellovet är först och främst att synliggöra och positionera spelhobbyn som
en positiv fritidssyssla för barn och unga. Genom att Spellovet är en gemensam aktivitet
som engagerar Sveroks medlemsföreningar, distrikt och förbundet kan vi stärka
samhörigheten inom Sverok. Spellovet är också en anledning att initiera samarbeten
med andra aktörer inom spelhobbyn.
MÅL
Spellovets övergripande mål är att:
• Synliggöra spelhobbyn
• Skapa en vi-känsla i förbundet genom ett evenemang som engagerar både
föreningar och distrikt runt om i landet under samma tidpunkt
• Öppna för rekrytering av fler medlemmar, både de som upptäcker en
existerande förening eller de som blir inspirerade att starta en egen
För att kunna mäta effekten och utvärdera Spellovet har mer konkreta mål satts upp.
Dessa är baserade på förra årets projektplan och hur väl målen nåddes då, såväl som
erfarenheterna från projektledaren Charles Metzmaa samt de deltagande föreningarnas
utvärdering.
Grundläggande mål
• engagera minst 120 föreningar i Spellovet
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
8(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
• engagera minst 3 distrikt i Spellovet
• hantering av Spellovetlådan ska ske via Sveroks webbshop
Ekonomiska mål
• hitta sponsorer som bidrar med spel, give aways etc. till ett värde motsvarande ca
100 000 kr
Mediala mål
• minst 35 inslag i lokala media kring Spellovet, medlemsföreningarna, distrikten
och/eller Sverok
• öka frekvensen på hur ofta Spellovet och Sverok omnämns i dessa artiklar (de två
orden nämns sällan vilket minskar känslan av en enhetlig satsning)
• skapa en digital mall för pressmeddelande som kan användas av föreningarna
• bifoga foldern “Hur ska vi synas?” i alla Spellovslådor
• ha en egen sändning från föreningar runt om i landet (à la Table Top Day) där
minst fem föreningar ska delta
Mål för långsiktighet
• etablera kontakter med minst 3 andra aktörer inom spelhobbyn som vill
samarbeta med evenemang etc. under årets eller kommande Spellovet
• etablera ett starkare samarbete med distrikten för att kunna lyfta Spellovet ännu
mer på lokal nivå
OMFATTNINGAR OCH BEGRÄNSNINGAR
Projektets fokus ligger helt på veckorna 43–45. Arbetet som sker innan är direkt kopplat
till de föreningar och distrikt som deltar under Spellovet, sponsringen som ska ingå i
Spellovslådan och samarbeten som ska inledas för att främja årets, och kommande års,
Spellov.
Begräsningar innebär att större förändringar i Spellovets utformning tas i beaktande
men inte genomförs under året. Det gäller även förändringar i funktioner på
hitta.sverok.se eller liknande. Detta tas separat från själva Spellovsprojektet, med
ansvarig utvecklare.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
9(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
TIDS- OCH AKTIVITETSPLAN
Vecka 19 Material om Spellovet på www.sverok.se uppdateras och förenklas
Vecka 20–22 Inledande sponsorarbete
Vecka 24 Huvuddelen av spelen i lådan ska vara ordnade
Vecka 36 Leverans av sponsrade spel (tänk enkel deadline 1 september)
Vecka 38 Alla spel i Spellovslådan läggs upp i webbshopen (sker löpande, men
blir möjligt att beställa då)
Vecka 40–41 Lådan packas och skickas
Vecka 42 Det landsomfattande pressmeddelandet om Spellovet går ut
(13 oktober)
Vecka 43–45 Spellovet genomförs
DELMÅL OCH LEVERANSER
• en spellovetlåda med spel, informationsmaterial och give aways som skickas till
alla medverkande föreningar
• sidor på Sveroks webbplats som presenterar deltagande föreningar, deras
arrangemang och Spellovets sponsorer
• en utvärdering av medlemsföreningarnas åsikter om Spellovet 2014
• en sammanställning av finansiärer, sponsorer, samarbetspartners m.fl. som kan
vilja engagera sig långsiktigt i Spellovet
PERSONER
Huvudansvarig för Spellovet är Malin Österman, Sveroks kommunikatör, med stöd av
ansvarig styrelseledamot för projektet, Charles Metzmaa. Charles ansvarar för
packningen av lådorna.
BUDGET
Intäkter
Belopp
Sponsring Spel
100 000
Summa intäkter
100 000
Kostnader
Belopp
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
10(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
Spel
100 000
Frakt
25 000
Spellovetbidrag (500 kr/förening)
60 000
Give Aways
12 000
Personalkostnader (10 %)
50 000
Packgruppen (resor och kost)
3 000
Summa kostnader
250 000
Budgeten är beräknad på 120 deltagande föreningar.
RISKER
• Att ansvarig inte får ihop tillräckligt med sponsormaterial.
För att undvika detta startar sponsringsarbetet i maj, med löpande uppföljning med
styrelseledamot Charles Metzmaa, tillika förra årets ansvarig för Spellovet. Utvärdering
av sponsringsarbetet sker i början av juni, inför sommarsemestrar. Skulle det inte ha
nått rätt nivåer för en bra Spellovslåda kan fler resurser, framför allt timmar, avsättas till
projektet.
• Att avtalad sponsring uteblir, eller blir försenad.
Att avtalad sponsring uteblir eller blir försenad motverkas genom att tidigarelägga
leveransdatum för sponsringen (i jämförelse med året innan), så att direkt uppföljning
med organisationer och företag som utlovat spons kan ges och lådan ändå skickas i god
tid till deltagande föreningar.
• Att inte tillräckligt många föreningar deltar.
Information om Spellovet inleds i maj, och kommer spridas till föreningarna på olika sätt
under året. Mer visuellt material och en mer lättöverskådlig hemsideinformation tas
fram för att göra det mer tilltalande att delta. Vi tar också hänsyn till förra årets
utvärdering av Spellovet och kommer lyfta upp lådans innehåll mer, både det analoga
och digitala, i kommunikation gentemot föreningarna. Vi kommer också att komplettera
det med tydligare information om vilka positiva effekter de för med sig för föreningen
att delta i Spellovet, och synas utåt.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
11(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
STYRNING OCH UPPFÖLJNING
Spellovet har som projekt fått sina uppdrag och mål satta från Sveroks styrelse, i
samarbete med kommunikatören. För den dagliga översikten ansvarar Malin Österman,
som i första hand rapporterar till Charles Metzmaa.
Uppföljning ska ske dels av de satta målen (se rubrik Mål) men även genom en
undersökning efter Spellovet 2014 med de deltagande föreningarna och distrikten.
Som en del av uppföljningen ska också själva Spellovslådan och dess användande följas
upp. Är den relevant inför framtiden? Vad anser föreningarna? Skulle den vara aktuell att
ersätta?
Det kan också bli aktuellt att undersöka möjligheten att för 2015 göra en specialsatsning
kring Spellovet utöver det vanliga, och söka bidrag för denna projektsatsning.
Inkorporera med eventuellt förändrat upplägg på Spellovet.
REFERENSER
Projektplan för Spelveckan 2013
Utvärdering av Spellovet 2013
Justeras av Alexander Hallberg.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
12(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
4. RAPPORT: MÅNADSVIS STATISTIKRAPPORT
APRIL 2014
Mötet beslutade att lägga rapporten till handlingarna.
Justeras av Alexander Hallberg.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
13(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
14(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
15(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
16(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
17(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
18(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
19(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
20(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
21(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
22(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
23(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
24(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
5. RAPPORT: MÅNADSVIS STATISTIKRAPPORT
MAJ 2014
Mötet beslutade att lägga rapporten till handlingarna.
Justeras av Alexander Hallberg.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
25(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
26(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
27(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
28(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
29(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
30(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
31(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
32(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
33(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
34(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
35(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
36(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
6. RAPPORT: EKONOMI
Mötet beslutade att lägga rapporterna för mars och april till handlingarna.
Justeras av Alexander Hallberg.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
37(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
38(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
39(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
40(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
41(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
42(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
43(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
44(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
45(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
46(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
47(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
48(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
49(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
50(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
51(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
7. RAPPORT: UTVÄRDERING FTW!
SAMMANFATTNING
For the Win! finns på ftw.sverok.se. Skapa en användare och koppla dig till din förening
(eller till föreningen SF Kansliet) för att se allt innehåll och prova funktioner.
Se projektplanen för FtW! för mer detaljer och utgångspunkt.
Problematiken som föranledde FtW! var avstämningarna med stora föreningar, där det
var svårt att motivera personer i föreningarna till att genomföra momenten Sverok
krävde. FtW! ansågs vara ett verktyg som kunde skapa motivation bland föreningarna
och sprida ansvaret för föreningsarbetet till mer än en person. Målbilden var att
förkorta tiden för en förening att genomgå sin avstämning på, samt att skapa
föreningssamarbeten.
Efter sex månader och en utvärdering med (få svarande) föreningar har det visat sig att
systemet har använts i stor utsträckning redan från lanseringsdagen, men inte av de
föreningar som omfattas i målbilden. Utvärderingen gav inga entydiga svar utan pekar
på att enskilda spelare har olika uppfattning beroende på ingångsläge, men att FtW!
överlag är bra för föreningar som saknar kunskap eller erfarenhet. För storföreningar
behöver det bli tydligare att FtW! är en frivillig väg att gå. Många föreningar som inte är
på avstämning har klarat av motsvarande kriterier via FtW! helt på eget bevåg, och det
antal föreningar som utvecklas härigenom är långt större än vad arbetstiden skulle
tillåta utan ett sådant här system.
På frågan om huruvida FtW! ska fortsätta drivas visar engagemanget i spelet och de till
största delen oinfriade riskerna att det vore lämpligt att låta spelet finnas kvar och
underhållas. Viss vidareutveckling är önskad av spelarna och skulle ge spelet ytterligare
en motivationsnivå som tidigare inte kommit med på grund av tids- och ekonomiska
begränsningar.
BAKGRUND
Till grund för satsningen For the Win! ligger föreningsutvecklingen och de problembilder
som noterats i kontakten med föreningarna. Sverok vill förebygga problematik som
uppkommer när en förening växer mycket på kort tid eller saknar medel för att hantera
det ökade ansvar en större förening innebär. Därför har avstämningar gjorts med
föreningar som har 200 medlemmar eller mer, i olika nivåer. Det har varit svårt att
motivera föreningar till detta, vilket har lett till att mycket arbetstid lagts på “tjat” medan
föreningarna själva inte känt tillräcklig relevans för att utföra avstämningarna.
Följande analys av problembilden togs fram till projektbeskrivningen:
• Föreningarna är inte motiverade att sköta sina administrativa rutiner.
• Det känns mest som tråkiga krav från Sverok.
• Föreningarna ser inte nyttan för sig själva.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
52(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
Utöver detta följer också andra problemställningar som ett motivationssystem som For
the Win! ansågs kunna bidra till att lösa:
• Föreningar samarbetar inte så mycket som de skulle kunna göra.
• Små föreningar korrigerar inte sina stadgar så fort som de borde.
• Många föreningar står och faller med en eldsjäl.
• Föreningar saknar kunskap om föreningsarbete och Sverok.
• Det saknas i många fall en koppling till Sverok som inte utgörs av krav och
pengar.
• Det saknas i många fall en vi-känsla mellan föreningarna inom Sverok.
For the Win! togs fram utifrån motivationsproblematiken och möjligheten att informera
samt utbilda kring det Sverok ser som viktiga delar i föreningsarbetet. Metoden kallas
gamification (spelifiering) och handlar om att använda spelens motorer eller tekniker för
att låta deltagarna själva utföra de moment de och spelutvecklaren önskar för att till
exempel bli bättre på något.
Vidare läsning om spelifiering:
• http://en.wikipedia.org/wiki/Gamification
• http://mediaevolution.se/sites/default/files/spelfiering_sv.pdf
• http://gameful.org
• http://realityisbroken.org/
SYFTE
• Att skapa ett motivationssystem för föreningar som eliminerar känslan av att
föreningsarbete är tråkigt eller svårt, samt minskar arbetsbördan vad gäller “tjat”
för kanslipersonalen.
• Att inspirera och motivera föreningarna till att utvecklas “till vardags” utan
särskilda, aktiva insatser från förbundet eller andra. Här ingår även att visa
föreningarna hur de utvecklas och vad de klarar av.
VISION
Alla föreningar, stora som små, deltar i att utveckla sig själva som förening redan från
dag ett.
MÅL
• Föreningar med mer än 200 medlemmar ska genomföra sin filmfrågeavstämning
inom 1 månad (istället för som nu, 2 månader).
• Föreningar med mer än 1000 medlemmar ska genomföra sin
storföreningsavstämning inom 3 månader (istället för som nu, 6 månader).
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
53(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
• Minst 2 föreningssamarbeten ska uppnås.
GENOMFÖRANDE
Spelidé och -design
Idén till spelet togs fram av Emma Ström utifrån problematiken nämnd ovan. Tanken var
att bryta ned, konkretisera och bekräfta de saker som ideellt engagerade gör och
därigenom visa på hur många goda insatser de faktiskt utför -något som kan vara svårt
att se eller greppa. Dessutom var tanken att avdramatisera de krav eller förväntningar
som Sverok ställer på större föreningar.
I samtal med övriga kanslister kring vad som borde ingå och vad som var tekniskt
möjligt att programmera, togs en skiss fram av systemet. Projektledaren träffade senare
en konsult från Adludo, ett företag som arbetar just med gamification, och gick igenom
skissen. Inget nytt framkom där, men idén bekräftades vara på ett bra spår.
Därefter flyttades fokus till designen, vilken har inspirerats av olika onlinespel som också
har till syfte att lära sig eller åstadkomma något. Duolingo har varit mest framträdande
som inspirationskälla, men även sidor som RunKeeper, Instinct och Khan Academy är
värda att notera.
För layouten ansvarade webdesignbyrån Ariom, som Sverok samarbetat med kring den
nya grafiska profilen. En design i två olika färgscheman togs fram, varav den som
implementerats är en av just dessa. Ariom gjorde också utkast på några grafiska
element i spelet, men i övrigt har sådana tagits fram av kansliets systemutvecklare Johan
Söderberg.
Under ett antal veckor på våren 2013 praktiserade Johanna Nyberg Hamrén på kansliet.
En av hennes uppgifter var att bistå i det grafiska arbetet med FtW!, där hon bland annat
skapade en uppsättning avatarer med tillhörande utrustning som var planerade att
finnas med i spelet som en visuell representation av spelarna och levling. På grund av
den ekonomiska och tidsmässiga begränsning som styrde projektet har de här
elementen ännu inte implementerats.
PROGRAMMERING OCH UPPBYGGNAD
Kansliets systemutvecklare, Johan Söderberg, har programmerat systemet från grunden
och implementerat den design som webbyrån Ariom levererat. Ursprungligen fanns 80
timmar avsatta för programmeringen, men på grund av svårigheter vid
implementationen av design samt oförutsedda behov i systemet drog detta över något.
När systemet ansågs färdigt för lansering hade ca 100 timmar lagts från
systemutvecklaren, vilket var 20 timmar mer än avsatt. Programmeringen skedde
löpande från och med april till november 2013, då prioriteringen av FtW! inte låg över
Sveroks andra system och timmarna användes när tid fanns i övrigt.
I uppbyggnadsarbetet ingick också att fylla systemet med texter och uppdrag. Dessa har
skrivits av Emma Ström, med understöd av Johanna Nyberg Hamrén. Vid lansering av
spelet fanns 84 uppdrag fördelade på nivåerna 1-10. Idag finns 172 uppdrag fördelade
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
54(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
på nivåerna 1-14. Ett oräknat antal uppdragsförslag finns att plocka ifrån, liksom färdiga
säsongsbaserade uppdrag som rör exempelvis Riksmötet, distriktsårsmöten eller
Spelveckan. Då arbetet med detta räknats in under löpande föreningsutveckling är det
svårt att säga något om tidsåtgång. Uppskattningsvis har ca 20 timmar lagts av
föreningsutvecklaren på att skriva och implementera texter i systemet.
BETATEST
När systemet ansågs färdigt för betatestning i augusti 2013, erbjöds fem föreningar att
prova och ha synpunkter på spelet. Föreningarna handplockades utifrån storlek,
verksamhet och engagemang. Trots detta var det bara två av föreningarna som var inne
och testade spelet, men gav å andra sidan mängder av bra feedback. Det gav också
möjlighet att se hur spelarna interagerade med systemet och vilka eventuella
blockeringar vi behövde åtgärda med en gång.
Ytterligare en webdesigner som inte var från Ariom, Olle Axelsson, fick också tillträde till
systemet för att kommentera design och struktur utifrån föreningarnas feedback. Detta
skedde kostnadsfritt.
Efter lanseringen av systemet har Charles Metzmaa från Shadowplayers också
engagerat sig stort i FtW! och har givit både värdefull feedback och idéer till innehåll
och/eller utveckling.
LANSERING OCH RAPPORT
Målet var att systemet skulle lanseras under hösten 2013 så att föreningarna hade
hunnit göra sig en bild av det till Riksmötet. Av olika anledningar, främst rörande
tidsprioritering, drog lanseringen ut på tiden och spelet öppnades upp för alla först
veckan innan Riksmötet 2013, den 21 november. Informationen gick ut till föreningarna
via förbundsbrevet samt i personligt mail från föreningsutvecklaren till de som
betatestat såväl som de största föreningarna (som gör storföreningsutvecklingen).
En rapport sammanställdes efter Riksmötet, då spelet varit öppet i knappt två veckor,
med inledande statistik och en kort redogörelse för utvecklingsarbetet. Rapporten finns
att läsa här. Under perioden från lansering till rapport hade 38 föreningar fått
sammanlagt 252 uppdrag godkända. 121 användare fanns kopplade till en eller flera
föreningar i systemet. Den förening som hade skickat in flest uppdrag hade vid tillfället
för rapporten 60 godkända uppdrag och var på nivå 7 av 10.
SPEL, FEEDBACK OCH UNDERHÅLL
Spelet är uppbyggt så att en spelare registrerar sig på sidan, och kopplar sig till en eller
flera föreningar. Spelarna samlar poäng åt sina föreningar genom att utföra uppdrag.
Uppdragen är indelade i elva kategorier och fördelade på nivåerna 1-14 i dagsläget.
Spelarna kan se vilka uppdrag som är påbörjade, och också en lista över vilka uppdrag
som avklarats tidigare. En topplista visar föreningens placering med de närmast
omgivande föreningarna synliga. Det går att gå in på andra föreningars startsidor i
spelet och se deras poäng, presentationer, pågående uppdrag och topplisteplacering.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
55(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
Inledningsvis godkändes spelares kopplingar till sina föreningar manuellt av
administratören (projektledaren), vilket blev spelstoppande. Den funktionen togs därför
bort inom kort efter lansering och har inte varit saknad i spelet sedan dess. Fortfarande
godkänns/underkänns dock uppdrag manuellt, vilket föranleder en rutin som löpande
betar av inkomna uppdrag. Föreningsutvecklaren sköter detta dagligen på kontorstider,
medan Charles Metzmaa som ideell admin sköter detta på kvällar och helger i mån av
tid. Att hantera uppdragen går fort då de är formulerade med konkreta angivelser för
vad som ska skickas in.
FtW! innehåller också kontaktformulär där spelare kan skicka in hjälpförfrågningar, idéer
och förslag eller rapportera buggar. Detta används en del, framförallt av nya spelare,
och löpande feedback kan därför hanteras i det dagliga arbetet, eller läggas till i
utvecklingskön för systemet. Moment där spelarna ska ge förslag eller feedback finns
också inlagda i uppdrag, för att uppmuntra sådant.
Underhåll av systemet sker löpande vid behov, på samma sätt som för buggar i andra
system. Framför allt i samband med lanseringen krävdes det extra insatser som
betatestningen inte kunnat förutse, men därefter flyter systemet på bra med de
funktioner som finns idag. Självfallet finns en lista på funktioner som skulle höja
spelupplevelsen, bland annat mer kommunikativa inslag mellan spelare på begäran av
föreningarna själva, men detta behöver också prioriteras relativt Sveroks andra system.
Vad gäller att lägga in och ta bort uppdrag, justera texter eller implementera nya
uppdragsidéer så sköts det i föreningsutvecklarens löpande arbete.
FÖRENINGSUTVECKLING
Från och med lanseringen av FtW! har föreningar som fått mer än 200 respektive 1000
medlemmar erbjudits att göra sin avstämning via spelet istället för via mail och formulär
med föreningsutvecklaren, som det tidigare varit. Se mer om detta under Diskussion
nedan.
Avstämningen för föreningar med mer än 200 medlemmar innebär att minst två
personer ur föreningens styrelse ska titta på en kursfilm och svara på några kryssfrågor
om innehållet. I FtW! finns ett uppdrag för varje kursfilm som Sverok i dagsläget
presenterar på kurstestsidan. Filmuppdragen ligger på nivå 1-4 för att erbjuda
grundkunskap och “lätta poäng” i spelet.
Avstämningen för stora föreningar med mer än 1000 medlemmar är mer omfattande,
och innebär en dialog med föreningen, en avstämning av deras ekonomi och årsmöte
samt en utvecklingsplan med mål att uppnå under året. I FtW! matchas
storföreningsutvecklingen av ett särskilt spår bland uppdragen, markerade med ⁂.
⁂ betyder att uppdraget är ett av de tolv uppdrag som gör föreningen certifierad.
Certifieringen innebär att föreningen uppfyller de grundläggande kriterierna för en
välskött, ideell och demokratisk förening i Sverok, med tonvikt på organisation, ekonomi
och demokrati. Certifieringen är årsbunden och gäller för ett kalenderår i taget. I
samband med upprättandet av certifieringsspåret har också en likabehandlingsaspekt
inkorporerats, vilken tidigare har saknats i storföreningsutvecklingen.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
56(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
Föreningar som sedan lanseringen av FtW! har hamnat på avstämning har erbjudits att
utföra uppgifterna via FtW! istället för att sköta det via checklistor i mail med
föreningsutvecklaren.
EKONOMI
2012
Intäkter
Beviljat från förbundsstyrelsen: 20 000 kr
Kostnader
Konsultarvode, Adludo: 3 125 kr
Design: 0 kr
Resultat
16 875 kr
2013
Intäkter
Beviljat från förbundsstyrelsen: 16 875 kr (kvarvarande från 2012-budgeten)
Kompletteringsäskande: 3125 kr
Kostnader
Design, Ariom: 20 000 kr
Betatestning: 0 kr
Betatestning webdesign: 0 kr
Resultat
0 kr
ARBETSTIDSÅTGÅNG
Föreningsutvecklare, framtagning av spelmekanik och innehåll: 100 h
Systemutvecklare, programmering av systemet: ~100 h
Löpande underhåll (inkl statistik) per månad, systemutvecklare: ~1 h
Löpande underhåll (även uppdragshantering) per månad, föreningsutvecklare: ~2,5h
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
57(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
STATISTIK
Med insamlingsdatum 2014-05-13 ser statistiken ut som följer:
• 262 användare har skapat en koppling till minst en förening.
• 266 kopplingar finns i systemet, mot totalt 115 olika föreningar.
• Användarna har startat 884 uppdrag, varav 751 stycken har hunnit bli godkända.
• Den förening som ligger överst på topplistan har 136 godkända uppdrag och har
nått nivå 12 av 20.
I diagrammen nedan syns ackumulerade data för antal registreringar av användare
samt antal godkända uppdrag. Notera att november innehåller betatestningsgruppen
samt de 10 dagar under månaden då spelet var igång. Notera också att maj månad bara
har 1-13 maj medräknat.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
58(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
UTVÄRDERING
Enligt projektplanen gick en utvärderingsenkät ut till föreningar som spelat FtW!.
Enkäten skickades till de som i början av maj låg på de tio topplatserna i spelet, samt
totalt fem stycken från mitten av topplistan och några som endast tagit några få
uppdrag. Utvärderingen delades också på föreningsutvecklarens facebooksida. Svaren
är per spelare, inte per förening. Utvärderingen går att se här.
Sex svar kom in under utvärderingsperioden, vilket måhända inte är så mycket i
sammanhanget. De inskickade svaren ger dock en bild av upplevelsen för olika stora
föreningar och verksamheter, samt lämnar värdefulla kommentarer att arbeta vidare
med.
Sammanställningen av utvärderingen finns att läsa här.
DISKUSSION
MÅLUPPFYLLNAD
Två av de tre målen var tidsberoende, och hänvisade till att föreningar skulle genomföra
sina avstämningar snabbare och med färre påminnelser än tidigare. Från och med
lanseringen av FtW! informerades föreningar redan på avstämning samt senare
inkommande föreningar på avstämning om möjligheten att göra uppgifterna via spelet
istället för via checklistor i mail med föreningsutvecklaren.
Det visade sig snabbt att de som redan är vana vid storföreningsutvecklingen så som
den sett ut tidigare hellre valde att fortsätta på det spåret. Kommentarer antydde att det
fanns en trygghet i att känna till avstämningsproceduren som den var och att inte ge sig
in på en ny form som krävde en insats för att få grepp om. Några storföreningar har
gjort en del av de uppdrag som utgör certifieringsspåret, men ingen av dessa har fullföljt
hela certifieringen. Däremot har storföreningsutvecklingar hanterats och godkänts
genom det tidigare systemet med checklistor och mail med föreningsutvecklaren. Detta
inte utan påminnelser dock, och de flesta inte inom tidsramen om sex månader.
För avstämningen med föreningar med 200 medlemmar eller fler, det vill säga att titta
på en kursfilm och svara på kryssfrågor till den, har de som hamnat på avstämning
snarare gjort det via mail med föreningsutvecklaren än via FtW!. Detta troligen på grund
av att föreningsutvecklarens informationsmail innehåller direktlänkar till filmer och
frågor, medan det blir ett extra steg att gå in i FtW!. Även här har påminnelser krävts och
tidsaspekten har inte uppfyllts.
Det som istället har visat sig är att många föreningar som inte är eller inte har hunnit
komma på avstämning (vilket sker då de rapporterar medlemmar i eBas) har gjort
avstämningarna helt på eget bevåg eftersom det ingått som uppdrag i FtW!. Allt från
små föreningar med några medlemmar till stora föreningar med flera hundra
medlemmar har gjort filmfrågeavstämningen flera gånger om (då de checkat av alla
kursfilmer istället för bara en). Här har det också synts att inte enbart
styrelsemedlemmar deltagit, utan även medlemmar utan särskilda poster har tittat på
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
59(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
kursfilmerna och svarat rätt på frågorna. Det gör att kunskapen fördelas inom
föreningen och kan leda till mer insatta medlemmar som är säkrare på årsmötet
och/eller inom föreningsengagemanget. I vissa fall har spelarna också använt
frågeformuläret för att ställa andra, relevanta föreningsfrågor som spunnit vidare från
filmfrågorna. Engagemanget är alltså noterbart större härigenom än för de som
automatiskt hamnar på avstämning och instrueras i att göra filmfrågorna.
Två föreningar som inte är i storföreningsstorlek har dessutom genomfört
certifieringsspåret i FtW! helt på eget bevåg. Också i dessa två syns på olika sätt
engagemang från fler än enstaka personer, och inte nödvändigtvis bara
styrelseledamöter. Några ytterligare föreningar är i FtW! på god väg till certifiering, även
de sådana som ännu inte omfattas av storföreningsutvecklingen. Reaktionen kring den
avklarade certifieringen har varit en av stolthet och en upplevelse av att vara nöjda med
sin insats och förening. Detta är en påtaglig skillnad från den tidigare
storföreningsutvecklingen där föreningarna själva sagt att de mest fokuserar på att
komma igenom den. Trots försök till dialog och medveten uppmuntran upplevs
storföreningsutvecklingen som instruktioner och feedback från en hindrande auktoritet.
Frivilligheten har naturligtvis en stor del här, liksom det självmotiverande system som
FtW! innebär kontra en av förbundet instigerad avstämning.
Att målen i projektplanen inte uppfyllts kan grunda sig i att de här sex månaderna sedan
lanseringen har varit/är en övergångsperiod mellan system. Föreningar som känt till
något annat håller sig gärna kvar där, medan föreningar som ännu inte haft någon bild
av avstämningarna ger sig in i det med liv och lust via det nya systemet. Det finns
naturligtvis faktorer som påverkar motivationen ytterligare och som kan göra trösklarna
för avstämningar ännu lägre i FtW!, och frivillighetsaspekten behöver förstärkas även
gentemot storföreningar. Det utbildningsarbete som sker genom spelet är dock
noterbart och förbereder som synes många fler föreningar för större ansvar utan extra
insats från förbundets håll. Att låta även små föreningar delta gör att de redan från
början har med sig rutiner och en god standardnivå om de sedan skulle växa eller göra
större evenemang.
Vad gäller målet om samarbeten visade det sig vara svårt att mäta, framför allt på grund
av att föreningarnas dialoger skedde utanför spelsystemet i första hand (den av
föreningarna önskade meddelandefunktionen är inte implementerad i dagsläget). På
föreningarnas anmodan lades uppdrag till som rör just samarbeten i och utanför FtW!,
och här har det synts att nya kontakter skapats. Dels har föreningar med stor geografisk
spridning hittat varandra och inlett dialog, och dels har några föreningar utmanat
varandra i spelet vilket också engagerat fler medlemmar än när enstaka personer spelat.
Det här målet får anses uppfyllt, med minst fyra av föreningsutvecklaren kända
samarbeten som startats i och med FtW!.
FÖRENINGARNAS UTVÄRDERING
Föreningarna som har svarat på utvärderingen är överlag i en mellanstor kategori med
många olika verksamheter representerade, dock med en tyngd mot datorspel. Eftersom
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
60(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
det varit så få svarande är det svårt att göra generella antaganden enbart utifrån den
här utvärderingen.
Utifrån kommentarerna är det tydligt att spelet fungerar bra för nya eller oerfarna
föreningar eller styrelser. Spelarna anser också att FtW! kan inspirera och/eller utveckla
föreningar med redan kunniga deltagare, eller fungera som en bekräftelse på att det de
redan gör är “rätt”. Den andra uppfattningen är att spelet inte fungerar för den
storförening som representeras i utvärderingssvaren, framför allt baserat på en känsla
av tvång och icke-relevans. Här behöver det kommuniceras mycket tydligare att det inte
är ett obligatorium att vara inne i FtW! och göra certifieringen, utan att det tvärtom är en
frivillig möjlighet för de som önskar göra storföreningsutvecklingen på ett annat sätt än
det traditionella. Kommentaren visar tydligt på att det är viktigt att fortsätta ha en god
dialog med storföreningarna och att årets översyn av storföreningsutvecklingen bör
fokusera ytterligare mer på förenkling och relevans för föreningen.
Flera nämner en obalans i uppdragens svårighet relativt den nivå de ligger på, och det
framgår att grundnivåernas uppdrag kan kännas tråkigt lätta för en mer erfaren
förening. Här bör en genomgång göras med fler föreningar som lämnar feedback på
innehåll i större utsträckning än under betatestningen och den spontana återkoppling
som sker via spelets kontaktformulär.
Sammantaget visar kommentarerna att det är svårt att göra ett spel som samtidigt
passar olika föreningsstorlek, verksamhet och erfarenhet.
Närheten till Sverok är en intressant fråga utifrån “Vi är Sverok”-tanken. Återigen är det
utspritt mellan maximal och minimal upplevelse av ett närmande gentemot förbundet.
Den kommentar som rör alienering verkar grunda sig i känslan av tvång som nämnts
ovan och får anses vara en möjlig öppning för dialog med ett närmande som slutlig
effekt. De flesta svarar dock varken eller på den här frågan, kanske utifrån att de som
engagerat sig mycket i FtW! också är aktiva på ett föreningsplan där
förbundstillhörigheten blir tydlig ändå. Detta till skillnad från små föreningar som enbart
har intern verksamhet och lite eller ingen kommunikation med förbundet.
En aspekt som framkommer är också samarbetsmöjligheterna och kommunikationen i
och om FtW!. Det finns en funktion i utvecklingskön som hanterar just spelare till
spelare-kommunikation och blir den sociala faktor som riktigt lyckade gamificationexempel har inkorporerat väl. Hur spelet presenteras behöver också ses över. Det har
inte varit stort fokus på det i relation till spelinnehållet, vilket är en god poäng att ta
med.
Slutsatsen från utvärderingen är att svaren inte är entydiga utan spridda över hela
brädet, och att det är svårt att bedöma trender på så få individers upplevelser. Mot
bakgrund av den löpande feedback som skickats in från spelare via kontaktformuläret i
FtW! så överväger ändå de positiva rösterna, och det finns många tankar om hur spelet
kan bli bättre från de som kommit en bit.
RISKER
De risker som togs upp i projektplanen var följande:
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
61(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
•
Föreningarna använder inte systemet.
Detta hanteras genom bra spelmekanik och tilltalande design samt löpande
påannonsering i andra kanaler.
• Driva förening blir ett spel och inte seriöst.
Detta hanteras genom att bygga rätt uppdrag med rätt förklaringar till hur det är
värdefullt för föreningen.
• Systemet används inledningsvis, men aktiviteten sjunker över tid.
Detta hanteras genom att göra det spännande att återvända, med nya uppdrag, nytt
material för föreningar ju högre upp de kommer, specialuppdrag vid olika tider på året,
samt kontinuerlig hänvisning till spelet i föreningsutvecklingsarbetet. Det kräver också
kontinuerlig underhållning ur systemutvecklingssynpunkt.
Vi har sett att de föreningar som inledningsvis var tänkta att använda systemet
(storföreningar) har dragit sig för det, medan mellanstora och mindre föreningar med liv
och lust kastat sig över uppdragen. Spelmekaniken har avsiktligt hållts så enkel och
självförklarande som möjligt, och det som saknas vad gäller funktioner har fått
nedprioriteras på grund av tidsbrist. Spelet fungerar i sin mekanik idag och det har
kommit in positiv feedback om att det är enkelt att komma igång och förstå. Vad gäller
den löpande påannonseringen så har Sverok så väl som en del föreningar främst spridit
nyheter om spelet på facebook. Det dröjde ett par månader innan FtW! var länkat från
sverok.se, vilket får anses hindrande för spridningen till viss del. Förbundsbrevet har
också tagit upp FtW! och planer finns på att lägga in urklipp från den tätt kopplade Wall
of Pepp med länkning till spelet längst ned i varje förbundsbrev. Den löpande
påannonseringen kan dock definitivt struktureras mer och bättre.
Det finns inga kommentarer i utvärderingen eller den spontana feedbacken som tyder
på att någon skulle tycka att det blir oseriöst med föreningsarbetet såsom det
presenteras i FtW!. Tvärtom verkar upplevelsen vara att i och med att det är
förbundssanktionerat så ses godkända uppdrag som en bekräftelse på att föreningen
håller god standard. Inte minst certifieringen har mycket tyngd hos de som fått sina
certifikat hemskickade och de som arbetar på att ta alla uppdragen i certifieringsspåret.
Den här risken får anses icke infriad överhuvudtaget.
Kanske är den största och mest reella risken just det förlorade intresset. Mer diskussion
följer om detta i rubriken Trender nedan, men kort kan sägas att det är en risk som alltid
kommer att föreligga när det gäller engagemang. Föreningar och personer hittar andra
fokus längs vägen, så visst finns det föreningar som stannat upp i FtW! och inte längre
tar några uppdrag. Däremot kan en mer strukturerad annonsering av nyheter i spelet
tillsammans med kontinuerliga uppmuntranden i föreningsutvecklingen leda till en mer
stabil aktivitetsnivå hos de föreningar som bara behöver lite nytändning för att fortsätta
spela. Nya uppdrag såväl som säsongsbaserade uppdrag har presenterats regelbundet
sedan lansering och det har visat sig vara ett intressant verktyg att använda för att
sprida satsningar bland föreningarna. Exempelvis NAB har deltagit med input och flera
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
62(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
likabehandlingsuppdrag implementerades i samband med arbetet kring förbundets
likabehandlingsplan. Förmodligen skulle dock den mer sociala aspekten av FtW! som
ännu inte är utvecklad kunna bidra ytterligare till kvarvarande spelengagemang, då det
enligt spelarkommentarer blir mer intressant att kunna peppa varandra och/eller tävla
mot varandra både inom och utom föreningen.
TRENDER
Efter den initiala anrusningen som skedde när FtW! lanserades strax innan Riksmötet,
har aktiviteten både vad gäller nyregistrerade spelare och godkända uppdrag varit
relativt stadig. I diagrammen ovan syns en tydlig nedgång under februari, vilket skulle
kunna höra ihop med att julledigheten definitivt slutat för alla åldersgrupper och
vardagen tagit överhanden igen. En påminnelse till föreningar som hade väntande
kursfilmsuppdrag gjordes i början på april, vilket dock inte syns märkbart i diagrammet
ovan.
Antal inskickade uppdrag har varierat stort både över dagar och veckor. Det har inte gått
att utröna vad en minskad aktivitet beror på, eller varför det ökar igen. Förmodligen är
det mer på föreningsnivå, att när tid och energi räcker till för föreningsarbete finns
också utrymme att göra några uppdrag. Det finns enstaka föreningar som gått in och
rusat genom nivåerna och hamnat i topp, samt föreningar som stadigt arbetat sig uppåt
och sedan stannat av när de nått en nivå de av någon anledning inte kommit vidare från.
En faktor här är att uppdragen på högre nivåer blir mer krävande vad gäller tid och
engagemang, vilket inte på samma sätt är “snabba poäng” som i grundnivåerna.
Som nämnts i den tidigare lägesrapporten är det svårt att uttala sig om trender när det
inte gått mer än ett antal månader. En upplevd trend är dock att en eller flera spelare
från en förening startar igång i FtW! och kör relativt intensivt under ett par veckor.
Därefter stillnar intresset och föreningen kan stå still uppemot en månad, innan en ny
period av spelengagemang visar sig igen. Detta känns mest allmängiltigt, men det finns
naturligtvis föreningar som är konstant aktiva eller inte aktiva alls efter att de första
uppdragen kommit in.
Spridningsmässigt har det haft bäst effekt då föreningar uppmuntrat och utmanat andra
föreningar på respektive föreningssida på facebook, snarare än när förbundet eller
föreningsutvecklaren delar information om FtW!. Nyligen lades därför uppdrag in som
handlar just om spridning i sociala medier, vilket ännu inte gått att se några effekter av.
En trend som mer rör närheten till förbundet är att många spelare använder
kontaktformuläret för att be om hjälp, lämna feedback eller föreslå nya idéer. Det är min
uppfattning att detta sker i större utsträckning i FtW! än i något av Sveroks övriga
system, vilket tyder på liten eller ingen känsla av tröskel för att höra av sig till förbundet.
Det är en positiv aspekt av spelsystemet som inte gått att förutse och en trend som
förhoppningsvis håller i sig.
ERFARENHETER
Tanken om att hålla spelet enkelt vad gäller mekanik visade sig vara en bra
utgångspunkt. Spelarna har inga frågor om hur det fungerar, utan de frågor som
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
63(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
inkommer handlar om vad de ska söka på för att hitta sin förening (som ibland har valt
att visas med sin förkortning) eller hur lång tid det tar att få uppdragen godkända. Den
första tröskeln som togs bort några dagar efter lansering var det manuella
godkännandet som krävdes för spelarnas kopplingar till föreningen. Istället kommer
spelarna in direkt och kan köra igång, vilket bibehåller entusiasmen.
Uppdragen i sig har ansetts rimliga att döma av de kommentarer som inkommit, men
som synes i utvärderingen är deras disposition över nivåerna ifrågasatt. Den plan som
fanns rörande enkla, snabba uppdrag i botten och ökande
svårighetsgrad/engagemangsnivå ju högre upp föreningen kom verkar inte ha
uppfattats som den bästa versionen av föreningar som uttalat sig. Poängnivåerna
justerades nyligen för att bättre matcha de totala nivåer som spelet erbjuder och för att
minska gapen i topplistan som kom av att några nått upp till maxpoängsuppdrag före
andra. Dock bör uppenbart distribueringen av uppdrag ses över för att väcka intresse
hos alla föreningar redan från start. Här är utmaningen att få levlingen att fungera trots
en justering som ger svårare uppdrag även på lägre nivåer.
Den meddelandefunktion som finns i spelet är på förening till förening-nivå och inte helt
intuitiv som den är byggd idag. En känsla av att inte veta vad andra spelare gör har
påtalats som en nackdel när det kommer till samarbeten både inom och utom den egna
föreningen. Mer fokus och högre prioritet skulle lagts på den sociala aspekten av FtW!
redan från början.
Certifieringen är en tanke som funnits med i flera år på kansliet där syftet ska vara att ge
en “Sverok-stämpel” på föreningar som bevisligen upprätthåller en mycket god standard
på sin demokrati och organisering. Detta är vanligt inom andra organisationer,
exempelvis Hyresgästföreningen har en väl utarbetad certifieringsprocess. Att ha
kommit igång med certifieringen i Sverok visade sig varken dramatiskt eller
protestskapande, utan det formades in i FtW! på ett sätt som gjorde det till ett naturligt
nästa steg utöver att levla. Förhoppningsvis kommer det att visa sig att föreningarna har
nytta av tyngden i certifieringen när de ingår diskussioner med externa parter som
kanske saknar inblick i föreningens verksamhet.
Att hålla kostnader och tidsåtgång nere har varit en dominerande faktor under
framtagningen av spelet. Det var tydligt från början att detta är ett godkänt försök att
hitta nya vägar till föreningsutveckling och till att motivera föreningar genom
avstämningarna. I och med detta har det blivit mycket av ett enpersonersprojekt där
planeringen skulle tjänat på att ha mer delaktighet från andra, exempelvis
kommunikatören för en spridningsplan eller systemutvecklaren för ännu mer
möjligheter till programmering. I och med lanseringen och engagemanget från
föreningar och sedermera Charles Metzmaa som blev beställare från förbundsstyrelsen
2014 har dock mycket värdefull input kommit utifrån. Det är tydligt att den hade varit än
mer värdefull tidigare i processen och det är en tanke att ta med även inför utveckling av
nya funktioner.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
64(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
FORTLEVNAD OCH FÖRVALTNING
Utvärderingsperioden för FtW! är till ända och systemet är i full gång. Beslut behöver
fattas om huruvida systemet ska fortsätta, om underhåll och/eller vidareutveckling ska
ske eller om systemet ska plockas ned som ett avslutat projekt.
Det är min bedömning att det vore olyckligt att helt avsluta FtW! nu, då många spelare
och föreningar är aktiva och har planer för att stiga i nivåer eller bli certifierade. Den
administrationstid som krävs från mig som föreningsutvecklare i FtW! är minimal. Sett
till antal föreningar som nås och utvecklas på samma mängd tid är effekten definitivt
värt insatsen med att ta fram systemet.
Det är tydligt att föreningar som saknar kunskap eller erfarenhet på olika områden får
ett incitament att lära sig genom FtW!, och att även medlemmar utanför styrelsen tar del
av lärdomarna. Underhållsmässigt bör det inte skilja mycket från andra system vad
gäller buggar och supportärenden. Min erfarenhet är dock att FtW! har mycket få buggar
då det mesta löstes i samband med lansering, och supportärendena rör främst enkla
funktioner som föreningarna efterfrågat. För vidareutveckling finns det dock en del
större punkter att titta på, som till exempel spelarkommunikation och -interaktion som
nämnts ovan. Det skulle dock ge mycket effekt och sett i efterhand borde det ha
prioriterats högre från början.
De mål som gällde föreningsavstämningar har inte uppnåtts, det är sant. Här kan
övergångsfasen sägas vara längre, och presentationen av systemet behöver förbättras i
den kommunikation som sker med de större föreningarna. Samtidigt har vi sett att en
mängd föreningar som skulle hamnat på avstämning eller kommer att göra det om
några år redan tagit sig an de spåren och klarat av dem, vilket är en förebyggande effekt
som får anses värdefull. Att fler föreningar på egen hand väljer att bli bättre på
föreningsarbete är ett argument som i sig talar för att FtW! bör fortsätta vara aktivt, även
om det inte är de föreningar vi inledningsvis ville nå mest.
Mötet beslutade att lägga rapporten till handlingarna.
Justeras av Alexander Hallberg.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
65(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
8. BESLUT: NYTT FÖRENINGSDIREKTIV
HANDLINGAR
Förbundsstyrelsen har givit uppdrag att förändra föreningsdirektivet i en riktning enligt
följande tabell.
När ett nytt föreningsdirektiv är beslutat kommer även arbetsrutiner och
bidragsreglerna för de olika bidragen att behöva ses över, eftersom de bygger på det
gamla föreningsdirektivet. Även standardstadgarna bör ses över så att de
överensstämmer med standardstadgarna för avdelningar, som också behöver
formuleras.
En del text i det gamla direktivet är inriktad på stora föreningar och det behöver hamna i
rutinerna för storföreningsutveckling och bidragsregler, snarare än i föreningsdirektivet.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
66(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
Regler för föreningar i Sverok
Alla regler passar inte för alla föreningar. Därför kan Sverok besluta om undantag om
föreningen ber om det. Målet med reglerna är att vara ett stöd för föreningarna att göra
rätt snarare än att hindra dem att göra fel. Sverok beslutar även om tolkningar av
reglerna.
Beskrivning av en medlemsförening i Sverok
En medlemsförening i Sverok är en demokratisk ideell förening
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
som står med i Sveroks register över medlemsföreningar.
som har stadgar som föreningens medlemmar kommit överens om.
som har ett syfte som främjar verksamhet som Sverok står bakom.
som har verksamhet som inte bara är tillfällig.
som inte har orimliga hinder för den som vill bli medlem.
som har minst tre medlemmar.
som har en styrelse som får besluta om föreningens verksamhet och ekonomi.
som är politiskt och religiöst oberoende.
som rapporterar medlemmar, årsmöte, verksamhet och andra uppgifter som
Sverok ber om.
En avdelning, ett lag, en sektion eller annan grupp i en medlemsförening som
medlemmarna i föreningen bildar och som uppfyller beskrivningen av en
medlemsförening ovan, kan också ansöka om att bli en medlemsförening i Sverok.
Beskrivning av en medlem i en medlemsförening i Sverok
En medlem i en av Sveroks medlemsföreningar är en person
1. som under året aktivt bestämt sig för att vara medlem i medlemsföreningen
genom att ha betalat medlemsavgift eller genom en att göra en skriftlig eller
elektronisk ansökan till föreningen.
2. som är införd i medlemsföreningens medlemsregister.
3. som har rösträtt på medlemsföreningens årsmöte.
Bidrag till medlemsföreningar
En medlemsförening kan få bidrag från Sverok om den
1. följer bidragsreglerna för bidraget.
2. klarar de granskningar som är villkor för bidraget.
3. har ett konto som föreningens bidrag kan betalas till.
Bidrag som föreningen fått för felaktiga uppgifter ska betalas tillbaka till Sverok.
Föreningar som får bidrag från andra organisationer som får bidrag från MUCF eller från
Sveriges Riksidrottsförbund kan inte få bidrag av Sverok.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
67(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
MÖTET BESLUTADE ATT
1.......vi antar det nya föreningsdirektivet och ersätter det gamla.
2.......uppdra åt föreningsansvarig och tillsammans med kansliet formulera pedagogiska
hjälptexter.
3.......uppdra åt föreningsansvarig att se över nuvarande bidragsregler med anledning
av det förändrade föreningsdirektivet.
Justeras av Linnea Risinger.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
68(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
9. BESLUT: CROWDFUNDING
HANDLINGAR
Projektet Crowdfunding startade 2012 med syftet att skapa ytterligare möjlighet för
finansiering av verksamhet inom Sverok. Målet var att senast den 31 oktober 2013 ha en
crowdfundingportal tillgänglig via Sveroks hemsida. I verksamhetsplanen för 2013 stod
det: "För att möta behovet av projektmedel ska förbundet ta fram en
crowdfundingportal där föreningar kan synliggöra sin projekt och få stöd av
privatpersoner, föreningar, distrikt, förbundet eller andra aktörer för att förverkliga sina
idéer."
För att minska utvecklingskostnaderna och risken i projektet var det viktigt för Sverok att
baseras sin lösning på en redan existerande produkt. Under arbetets gång har det visat
sig svårt att anpassa den valda produkten till vissa särskilda krav som Sverok vill ställa
på portalen.
Dessutom har kunskapen om crowdfunding växt under de gångna två åren. Det står
alltmer klart att en viktig faktor för att få lycka finansiering är att använda sig av sidor
med en tillräckligt stor grupp användare. Detta ökar möjligheterna till slutfinansiering.
Efter diskussion med Johan Groth och Alexander Hallberg beslutade vi oss för att bryta
avtalet med den befintliga leverantören för att istället söka andra lösningar för att så
många föreningar och projekt som möjligt ska kunna hitta crowdfundinglösningar som
passar just deras behov.
OLIKA MODELLER
Det finns flera håll vi kan välja att fortsätta åt i det här läget. Om vi fortfarande tror på
crowdfunding som koncept kan vi lära av arbetet hittills och istället se till hur vi kan
stötta våra föreningar genom ett bredare användande av olika befintliga plattformar.
Det finns framförallt två stora hinder som idag hindrar föreningar från att nå ut genom
sidor såsom IndieGoGo, FundedByMe eller CrowdCulture. Det första är att det inte är så
lätt att sprida en kampanj som en enskild förening. Man har kanske sina 20 medlemmar
som kommer att stötta kampanjen, men vill man nå utanför denna skara behöver man
hjälp. Det andra stora hindret är avgifterna. De flesta sidor tar en procentuell avgift på
intäkterna för lyckade projekt.
En fördel med den portal som Sverok höll på att bygga var att Sverok kunde stötta
projekt genom att fördela pengar från en fond över projekt som medlemmar valde att
stötta. Det stödet finns inte i så många plattformar idag. Dock skulle Sverok kunna ge
bidrag till lyckade projekt utefter någon modell för att kompensera för exempelvis
transaktionsavgifter.
Diskussion
Jag skulle gärna vilja diskutera med Förbundsstyrelsen hur vi ser på framtiden för
crowdfunding inom Sverok.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
69(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
MÖTET BESLUTADE ATT
1.......Sverok ser över möjligheterna att utbilda och informera våra medlemmar om
befintliga crowdfundingplattformar.
Justeras av Linnea Risinger.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
70(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
10. BESLUT: FÖRDELNING AV 2013-BIDRAG
HANDLINGAR
Vid bokslutet 2013 bokfördes en bidragsskuld till föreningarna utifrån rådande prognos
kring antalet föreningar och medlemmar som under 2014 skulle komma att rapporteras
för 2013.
Idag är det drygt 2 MSEK kvar av skulden och prognosen visar att vi endast kommer
betala ut 1 MSEK av dessa till föreningarna för 2013. Anledningen till den stora
skillnaden är att flera av de stora föreningarna har minskat markant i medlemsantal.
Det återstår således drygt 1 MSEK som Sverok behöver fördela från 2013 års bidragspott
till medlemsföreningarna. Liksom tidigare har vi tre alternativ som kommer att
diskuteras under mötet:
1. Betala ut summan till föreningarna som en extra utbetalning
2. Betala ut bidrag till flera distrikt för att exempelvis möjliggöra för regionala
föreningskonsulenter
3. Annat förslag
MÖTET BESLUTADE ATT
1.......betala ut återstående del av föreningsbidragen till föreningarna som en extra
utbetalning fördelat per medlem.
Justeras av Alexander Hallberg.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
71(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
11. DISKUSSION: INFLYTANDE 2.0
Mötet diskuterade underlaget. Förbundsstyrelsen håller inte med i beskrivningen av 3.
Strategiska arbetsgrupper i dokumentet PM tankar om Sverok. Resultatet från
diskussionen skickades med till kansliet, VU samt ansvariga för Vi är Sverok och
Riksmötesutredningen.
Justeras av Alexander Hallberg.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
72(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
12. DISKUSSION: FÖRENINGS- OCH
MEDLEMSANTAL 2014 OCH FRAMÅT
Mötet diskuterade underlaget.
Justeras av Linnea Risinger.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
73(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
13. DISKUSSION: VERKSAMHETSPLAN 2015
Mötet diskuterade verksamhetsplanen 2015. Resultatet av diskussionen blev ett
uppdrag till uppdragslistan.
Justeras av Alexander Hallberg.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
74(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
14. BESLUT: IT-TJÄNSTER FÖR FÖRENINGAR OCH
ENSKILDA PROJEKT
HANDLINGAR
Sverok erbjuder idag medlemsföreningar och enskilda projekt (dvs. projekt som drivs av
medlemsföreningar) tillgång till olika webbtjänster, framför allt mail och webbplats.
Tjänsterna beskrivs mer i detalj på https://www.sverok.se/forening/webbtjanster/. Enligt
uppgift är det idag ca 250 föreningar och projekt som använder tjänsterna. Det finns
skäl att tro att inte alla användarna är aktiva i dagsläget. En sammanställning av läget
håller på att tas fram.
Den servermiljö som Sverok använder för tjänsterna används även av Sverok Admin.
Bolaget kommer dock att flytta ut sina system under andra kvartalet 2014 till en extern
leverantör. Detta innebär att uppskattningsvis runt hälften av den kapacitet som idag
används kommer att bli ledig. En konsekvens är att Sverok måste omförhandla sitt avtal
med nuvarande leverantör så att Sverok inte betalar för onödig kapacitet.
FRÅGESTÄLLNING
Den fråga som nu blir aktuell är om Sverok ska fortsätta att erbjuda IT-tjänster för
medlemsföreningar och projekt. Detta är en fråga vi bör besluta om innan vi
omförhandlar avtalet om driftsmiljön eftersom uppskattningsvis runt en tredjedel av
den kapacitet som används idag använda av medlemsföreningar och projekt.
Frågan är således om Sverok även i framtiden ska erbjuda IT-tjänster för
medlemsföreningar och projekt.
KOMPLETTERING
Jag har fått en lista med alla webbtjänster som finns på Sverok servrar. En genomgång
av listan visar ett en överväldignade majoritet av tjänsterna är mer eller mindre döda,
att flera tjänster används av föreningar som inte är anslutna till Sverok, av
privatpersoner, kommersiella aktörer och en bostadsrättsförening! Listan finns här:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1LcpWwMPFetBW648l8pswcjVqJgWKq8iLAsmgnnL-Rs/edit?usp=sharing
En uppskattning visar att maximalt 20% av tjänsterna är aktiva och levande siter för
godkända Sverokföreningar! Detta innebär att Sverok varje år betalar en stor summa
pengar för att underhålla ett fåtal aktiva siter.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
75(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
MÖTET BESLUTADE ATT
1.......Sverok med omedelbar verkan slutar erbjuda IT-tjänster till medlemsföreningar
och enskilda projekt i egen regi
2.......Sverok söker etablera samarbete med ett webbhotell där föreningar som så
önskar till rimlig kostnad kan träffa egna avtal om hosting (jämför nuvarande avtal
med SJ och Bredband 2)
3.......Sveroks egen hosting för föreningar och enskilda projekt stängs ner senast den 31
december 2014
Justeras av Linnea Risinger.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
76(77)
Protokoll fört vid förbundsstyrelse i Sverok 2014-05-24--25
15. BESLUT: MEDLEMSFÖRSLAG: KARTTJÄNST
HANDLINGAR
Ett stort problem för både lajv- och airsoftarrangörer är att hitta lämpliga markområden
att arrangera evenemang på. Flertalet lajv har fått ställas in pga att arrangörerna inte
kunnat hitta markägare att hyra av.
En vanlig metod för att hitta lajvområden är att leta på Google maps, vilket man i många
fall kommer långt med för att få ett hum och lämpliga områden, men när man väl hittat
ett område som ser lämpligt ut måste man traggla sig igenom en del byråkrati och prata
med kommunkontor för att luska ut vem som äger marken och få kontaktuppgifter till
den markägaren, och inte sällan visar det sig att marken är styckad på sådant sätt att
man måste få många markägares godkännande för att kunna hyra.
Jag har varit i kontakt med Lantmäteriet, som ju erbjuder både en karttjänst och ett
fastighetsägarregister, och hört mig för om möjligheten att få till en lösning där Sverok
skulle kunna erbjuda medlemsföreningar att se tomtgränser, fastighetsbeteckningar och
så vidare på karta, men Lantmäteriet har tyvärr ingen sådan färdig tjänst att erbjuda. De
hänvisar istället till någon av deras återförsäljare som hade kunnat bygga en sådan
lösning. En sådan lösning hade verkligen underlättat processen att leta mark och
kontakta fastighetsägare för arrangörer.
Mitt förslag är således:
Att Sverok på riksnivå tillsätter en utredning och avsätter pengar för att undersöka
möjligheten att antingen
a) Med lantmäteriets APIer bygga en egen lösning som tillåter medlemsföreningar
att kombinera kartsök med fastighetsregister och tomtgränser eller
b) Skickar offertförfrågan på en liknande tjänst till Lantmäteriets samtliga
återförsäljare
Mvh,
Sebastian Utbult
Berättelsefrämjandet
MÖTET BESLUTADE ATT
1.......Skicka offertförfrågan på en liknande tjänst till Lantmäteriets samtliga
återförsäljare
Justeras av Linnea Risinger.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
77(77)