Transcript Utvärderingens resultat (pdf 338 kB) - STH Intranät

Utvärdering av skolans intranät maj/juni 2010
Under maj skickades en enkät ut via e-post till 142 medarbetare vid Skolan för teknik och hälsa för att
utvärdera skolans intranät. Skolans intranät nypublicerades vid årsskiftet 2009/2010 och fick då ett nytt
utseende som följer KTH:s genensamma utseende för webbplatser och därmed fick innehållsstrukturen ett
nytt utseende. Denna enkät är en första del i att utvärdera intranätet och under hösten kommer en andra
avslutande utvärdering att genomföras. Enkäten bestod av åtta frågor med möjlighet att lämna kommentar
och besvarades anonymt av respondenterna. Enkäten har besvarats av 72 stycken respondenter.
Resultaten
Varje svar från enkäten redovisas nedan. Vid de två frågor där det var möjligt att lämna kommentarer har
skolans informatörer bemött dessa kommentarer.
Har du frågor, utvecklingsförslag eller vill veta mer om intranätet, kontakta Annika Karlsson på
[email protected]
Fortsatt utvärdering/arbete
Ambitionen är att tillsätta en referensgrupp som ska fortsätta utvärdera intranätet tidig höst 2010.
Gruppen kommer att bestå av 5-8 personer som ska delta i fortsatta och fördjupade diskussioner kring
intranätets struktur och innehåll. Målet är att denna referensgrupp ska innehålla en representant från
skolledning, forskare, doktorander, undervisande-, administrativ- och tekniskpersonal och att det ska
finnas en spridning bland dessa personer som bör komma från olika avdelningar vid skolan.
Referensgruppen kommer att träffas 3-5 gånger under hösten 2010 beroende på hur arbetet utvecklar sig.
Intresserade som vill delta i detta arbete kan redan nu anmäla sitt intresse till Annika.
Resultaten
Obligatoriska frågor i enkäten är markerade med * efter frågan
Fråga 1. Vilken personalkategori tillhör du? *
Fråga 2. Känner du till att STH har ett eget intranät? * Fråga 3. Hur ofta använde du intranätet? *
Fråga 4. Du som sällan eller aldrig använder STH:s intranät, varför gör du inte det?
Fråga 5. På STH:s intranät navigerar du i vänstermenyn, där kommer först STH specifik
information och därefter kommer information från KTH:s centrala intranät. Vad tycker du om
denna disposition?
5 b) Kommentar. Har du förslag på hur denna struktur kan förbättras/utvecklas?
Samtliga kommentarer från respondenter.
”Jag hittar inte informationen jag söker. Det är svårt att navigera på sidan. Svåröverblickbar info på KTH:s
huvudsida gör att man inte var man hittar vilken info”
”Har inte ens lagt märke till att det är STH info först och KTH sen… Behöver kanske förtydligas med
rubriker eller likande. Kanske KTH framför andra gången det står ”blanketter och mallar” osv. ”
”Tydlig avgränsning mellan sth-specifik och icke sth info”
”Ordna en sökfunktion så att man skriver in med text det man söker efter”
”Endast STH specifik info på STH:s intranät. Eventuella länkar till KTH:s intranät på annan, mindre
iögonfallande plats, annars når man dit genom att backa i trädstrukturen. Det är märkligt att man ska behöva
inleda menyraderna i en meny i STH:s intranät med just ”STH” för att särskilja från hela universitet.”
Informatörerna bemöter kommentarerna i fråga 5b)
När det nya intranätet byggdes upp gjordes uppskattningen att det var mest värdefullt för skolan att
integrera STH information med KTH:s intranät enligt den struktur som finns idag. Den referensgrupp
som fortsätter utvärdera intranätet under hösten kommer att diskutera denna disposition och hur den kan
förbättras för att intranätet ska blir mer lättnavigerat. Enkätens resultat visar dock att merparten av
respondenterna anser att detta är en bra struktur.
Det webbpubliceringssystem som KTH använder sig av har en fast layout där webbredaktörer har
begränsade möjligheter att arbeta med layoutens utseende och placering på saker på sidor som intranätet.
Detta innebär exempelvis att utseendet för mittendelen på intranätet är fast, likaså är färgerna för sidorna
fasta och det finns inte möjligheter att göra rubriker i vänstermenyn. Det senare har sedan tidigare
framförts av STH:s informatörer till den centrala webbmastern.
Idag använder KTH googles gratisverktyg för sökmotorer. Den centrala webbmastern arbetar med att
köpa in en ny sökmotor till KTH:s webbplatser, denna sökmotor kommer förhoppningsvis att
införskaffas under innevarande år och förbättra sökresultaten. Under våren har en s.k. taggningsfunktion
utvecklas i webbpubliceringsverktyget. Syftet med att tagga artiklar är att det ska vara lätt att hitta liknande
information med samma taggar. Taggning av nya och befintliga texter på hemsidan taggas löpande.
Fråga 6. Vilken information söker du efter på intranätet? Följande svarsalternativ är uppställda
efter strukturen i vänstermenyn. Du kan kryssa i flera rutor. *
Fråga 7. Hittar du den information som du söker efter? *
Fråga 8. Har du några övriga synpunkter på intranätet?
Urval av kommentarer.
”Borde göras en utvärdering av hemsidan överhuvudtaget. Kanske kunde man lära sig av Apples koncept i
framställningen för intuitivt lättbegriplig info översikt och var jag kan hitta vad om KTH”
”Låg generell användbarhet för forskare”
”Jag ser ännu inte den övergripande informationsstruktur fullt ut…och använder därför inte fullt ut. Jag
skulle behöva en karta över hur de olika ”näten” lappar över varandra, och vad de är tänka för. KTH-centralt,
STH extern, intern, mina sidor osv. Det tog ett tag för innan jag ens fick veta att det fanns ett intranät.”
”Första sidan har för mycket information, därmed blir den oöverskådlig”
”Det enda jag använder intranätet till är att söka efter personals hemtelefon, det kunde jag inte hitta förut
men nu är det borta”.
”Jag tycker att intranätet har bättre layout och struktur än tidigare. Tack! Förbättringsförslag: Gör innehåll i
beslut sökbart. Ex. Jag vill veta vilken roll, ansvar och uppgifter som examinator respektive kursansvarig har.
Då vill jag kunna söka på ”examinator” och hitta beslutet som talar om detta.
Informatörerna bemöter kommentarerna i fråga 8
I dagsläget finns inga planer att utvärdera STH:s externa webb. Synpunkter och utvecklingsförslag går fint
att lämna till informatörerna som tar med sig dessa i det löpande arbetet. Som nämndes i kommentaren 5b
så kommer KTH att köpa in en bättre sökmotor som kommer att användas på KTH:s webbplatser.
Tyvärr kommer en ny sökmotor inte öka sökbarheten av exempelvis protokoll som ofta är inskannade
vilket innebär att de då blir som bilder som därmed inte blir sökbara.
Det arbete som referensgruppen ska genomföra under hösten kommer att omfatta att se över ifall
information ska bort från första sidan och hur vi på bästa sätt kan utveckla innehållsstrukturen.
Referensgruppen ska också se över hur intranätet kan förbättras för forskare.
Informatörerna håller med om att det lätt kan uppstå förvirring kring de olika webbplatser som finns på
KTH. För att göra webbplatserna mer överblickbara så kommer det att tas fram en webbplatskarta till
STH:s anställda som förklarar hur de olika webbarna hänger samman.
Den lista över mobilnummer och hemtelefonnummer finns idag under STH-organisation
”mobilnumerlista personal” där en inloggning krävs för att omdirigeras till det gamla intranätet.