Intranät för staden 2

Syfte och målbild för Göteborgs Stads intranät 2014-02-28

2 maj 2020

Bakgrund

• • • • Sedan december 2012 finns ett intranät för staden, med bland annat tillgång till stadens styrande dokument och en möjlighet för stadens ledning att nå ut med information till alla medarbetare. En gemensam teknisk lösning för nyheter, länkar och organisationens egna styrande dokument finns också. Det finns ett stort intresse för att utveckla intranätet i olika avseenden och för olika syften. En utveckling pågår också redan nu.

Det som saknas är däremot ett tydligt syfte och en tydlig målbild för intranätet.

Ett projekt har därför under hösten arbetat med att ta fram ett förslag till syfte och målbild och därmed de principer som ska styra utvecklingen av intranätet.

Vad ska intranätet bidra till?

(Syfte)

En ökad effektivitet och måluppfyllelse i stadens verksamheter genom att:

ge medarbetare och chefer enklare tillgång till de styrande dokument, den information och de administrativa tjänster de behöver för att göra rätt saker på rätt sätt i rätt tid skapa förutsättningar för samarbete och vi-känsla i ett hela-staden perspektiv stödja ledning, styrning och den interna kommunikationen inom staden och i stadens olika verksamheter

Övergripande målbild för intranätet

”Det självklara stödet i medarbetarens vardag” • En ingång till den information medarbetaren behöver i sitt arbete • Lätt att hitta, lätt att förstå och lätt att agera på • Till för alla

Målbild för intranätet

En ingång till den information medarbetaren behöver i sitt arbete • Det innebär att intranätet är det självklara sättet att komma åt stadens övriga administrativa verktyg och system • Det innebär att intranätets målbild ska speglas även i det innehåll som görs tillgängligt via intranätet

Målbild för intranätet

• Det innebär att såväl struktur, navigation som innehåll på intranätet ska upplevas som tillgängligt och begripligt av medarbetarna Lätt att hitta, lätt att förstå och lätt att agera på • Det innebär att det som publiceras på intranätet ska ha ett tydligt syfte och en förväntad effekt – inget ska slentrianmässigt ”läggas ut” på intranätet • Det innebär att texter som publiceras på intranätet ska följa skrivregler för webben

Målbild för intranätet

Till för alla • Det innebär att utvecklingen av intranätets tekniska lösningar ska anpassas så att det fungerar för så många förvaltningar och bolag som möjligt (även framtida användare) • (Det innebär att det långsiktiga målet är att det gemensamma intranätet ska användas av alla förvaltningar och bolag) • Det innebär att nyttan för medarbetaren ska styra den tekniska utvecklingen

Vad är intranätet?

(Typ av innehåll)

• Intranätet som ett verktyg för samarbete • ”Var med och bidra” • Veta vad som gäller i organisationen • ”Hur funkar det?” Samarbete Så jobbar vi • Intranätet för att arbeta effektivare • ”Gör saker på intranätet” Tjänster Nyheter • Få reda på förändringar • ”Vad är annorlunda idag?”

• Intranätet som ett verktyg för samarbete • ”Var med och bidra” Samarbete

Samarbete

• • • Inom detta område ryms ex. gemensamma arbetsytor som alternativ till Lotus Notes databaser och Quickr.

Underlätta kontakter i staden Detta är ett område som kan utvecklas. Finns i nuläget inte inom intranätet.

Så jobbar vi

Så jobbar vi • Veta vad som gäller i organisationen • ”Hur funkar det?” • • Inom detta område ryms bland annat styrande dokument (inkluderar budget och mål), stödjande dokument, verksamhetshandböcker, processbeskrivningar (ex. Styrmodellen för Göteborgs Stad), organisationsstrukturer osv. Sammantaget det underlag och den information som chefer och medarbetare behöver för att förstå hur vi arbetar i staden och dess verksamheter.

• Intranätet för att arbeta effektivare • ”Gör saker på intranätet” Tjänster

Tjänster

• Inom detta område ryms de administrativa tjänster och verktyg som du som chef eller medarbetare behöver för att göra sitt jobb smidigt, som ex Personec, mail, Informera, Serviceportalen, Nekksus, Gasell osv.

Nyheter

Nyheter

• Få reda på förändringar • ”Vad är annorlunda idag?” • Inom detta område ryms de nyheter som du ser från din förvaltning/bolag, eller hela staden, central och lokal ledningsinformation, puffar, Vårt Göteborg osv.

Vad är intranätet inte?

• • Intranätet är ett gränssnitt, ett gemensamt sätt att åskådliggöra, en kanal Intranätet hämtar uppgifter från olika källor och verksamhetssystem – använder de som finns, skapar inte nya parallella

Vem äger intranätet?

• • Kommunikationsdirektören är ägare av intranätet och den som därmed också ytterst ansvarar för styrning och uppföljning av intranätet och dess utveckling Kommunikationsdirektören är idag systemägare av TEIK och ägare av stadens kommunikationsprocess