Transcript Kommunikationspolicy

Eskilstuna
Marknadsföring
Kommunikationspolicy
Kommunikation är allt vi gör, från hur vi svarar i telefon till vilka kanaler vi väljer.
Personliga möten, trycksaker, PR-arbete och snabba sociala medier kombineras med
nya kanaler som tilltalar alla sinnen för att nå och föra en dialog med våra målgrupper.
Vi talar till alla som har ett intresse av att bo, studera, besöka och verka i Eskilstuna.
Vi har många anledningar till att vara stolta över vad Eskilstuna har att erbjuda och
ska kommunicera det på bästa tänkbara sätt.
Kommunikationspolicy för Eskilstuna Marknadsföring AB
Denna kommunikationspolicy är vägledande för Eskilstuna Marknadsförings informations- och kommunikationsarbete. Kommunikationen från Eskilstuna Marknadsföring ska lyfta fram Eskilstuna som:
• en attraktiv stad att besöka, bo, studera och verka i för turister, invånare, studenter, företagare,
talanger samt potentiella inflyttare.
• en evenemangsstad för arrangörer, besökare och invånare.
• en stad att konferera och ha möten i för företag och organisationer.
Kommunikationen ska:
• bidra till att skapa en tydlig bild som särskiljer Eskilstuna från andra städer.
• stödja vår affärsidé: att genom samverkan, effektiv försäljning och marknadsföring lyfta Eskilstuna
som en attraktiv ort för turister, invånare, studenter, företagare, talanger samt potentiella inflyttare.
• bidra till att uppfylla de för kommunen och näringslivet övergripande målen för Eskilstuna.
• tydliggöra verksamhetsinriktningen som innebär att Eskilstuna Marknadsföring ska positionera sig
som den naturliga samlingspunkten för initiativ från aktieägare, näringslivet i övrigt, organisationer
och privatpersoner.
.
Eskilstuna Marknadsföring verkar inom tre
kommunikationsområden
Internkommunikation All kommunikation ska utgå från ett inifrån-ut-perspektiv. Styrelsen,
chefer och medarbetare är de som först ska göras delaktiga i den övergripande kommunikationen
och enskilda kommunikationsinsatser vilket ska bidra till att Eskilstuna Marknadsföring
kommunicerar enhetligt.
Profilering
Kommunikationen ska i alla kanaler ge en tydlig och enhetlig bild av varumärket
Eskilstuna och vad Eskilstuna har att erbjuda målgrupperna gällande privat- och affärsturism samt
evenemang. Styrelsen, chefer och medarbetare ska kunna kommunicera vad Eskilstuna Marknadsföring
står för och organisationens övergripande budskap.
Serviceinformation
Kommunikationen ska tydliggöra den service, de tjänster och upplevelser
som Eskilstuna Marknadsföring erbjuder. Kommunikationen ska underlätta för målgrupperna att
komma i kontakt med rätt del av Eskilstuna Marknadsföring, använda de tjänster som erbjuds och
känna till vilka upplevelser och mötesmöjligheter som finns i Eskilstuna. Målgrupperna ska alltid
veta vart de ska vända sig när de söker information om olika delar av Eskilstunas utbud.
Nedan beskrivs Eskilstuna Marknadsförings krav på kommunikationen,
ansvarsfördelning i kommunikationsfrågor, kanalval i traditionella och nya
medier samt vägledning kring kommunikation vid kriser.
1. Krav på kommunikation
De nyckelord som kommunikationen från
Eskilstuna Marknadsföring ska kännetecknas
av är Modig, Transparent och Korrekt.
Modig
Kommunikationen ska vara offensiv och lyfta fram
nyheter samt driva opinion i frågor som är viktiga
för att marknadsföra Eskilstuna som en attraktiv ort
för turister, invånare, studenter, företagare, talanger
samt potentiella inflyttare.
Eskilstuna Marknadsföring ska våga sticka ut i
kommunikation, kanalval och lyfta fram händelser,
samt projekt som bidrar till att kommunicera och
uppfylla Eskilstunas Vision 2020 som lyder:
Eskilstuna – den stolta Fristaden
• Vi är modiga och utmanar
• Vi välkomnar olikheter och idéer
• Vi tar ansvar för en trygg och hållbar framtid
Till oss kommer du för att uppleva, inspireras
och lära.
Transparent
Kommunikationen ska vara transparent och ge
målgrupperna insyn i verksamheten och möjligheter
till att föra en dialog om Eskilstuna Marknadsföring
och varumärket Eskilstuna. Detta kräver en öppen
och ärlig kommunikation i alla kommunikationskanaler
och möjligheter till diskussioner i olika forum.
Korrekt
All kommunikation från Eskilstuna Marknadsföring
ska vara korrekt; det vill säga ha relevans, vara
nyanserad, politiskt neutral, saklig, underbyggd med
fakta och ha en tydlig avsändare.
2. Kommunikationsansvar
Här beskrivs Vd:ns, styrelsens och medarbetarnas
respektive ansvarsområden i olika typer av
kommunikationsfrågor. Generellt gäller att styrelsen
och medarbetarna hänvisar medieförfrågningar till
Vd eller styrelsens ordförande.
Vd har det övergripande ansvaret för Eskilstuna
Marknadsförings interna och externa kommunikation,
marknadsföring och profilering. Vd är ansvarig för
och äger organisationens olika kommunikationskanaler. Vd har tillsammans med styrelsens ordförande
det övergripande ansvaret för mediekontakter.
Styrelsens ordförande ansvarar för att
kommunicera styrelsens beslut, viljeinriktning och
organisationens långsiktiga målsättningar till chefer
och personal inom Eskilstuna Marknadsföring.
Styrelsens ordförande har tillsammans med Vd
ansvaret för mediekontakter.
Styrelsen beslutar om kommunikationsplattform,
kommunikationspolicy och grafisk profilmanual.
Medarbetare ansvarar för att hålla sig uppdaterade
kring organisations budskap och det som krävs för
att utföra sitt arbete. Som medarbetare har du också
ansvar för att den interna dialogen fungerar samt att
externa aktörer bemöts på ett öppet och serviceinriktat sätt.
Aktieägare ansvarar för att involvera Eskilstuna
Marknadsföring i det strategiska utvecklingsarbetet
som har bäring på varumärke och marknadsföring.
Eskilstuna Marknadsföring ska arbeta med en kombination av
traditionella, nya medier och andra kanaler.
3. Interna
kommunikationskanaler
4. Externa
kommunikationskanaler
Möten och dialog
Webbsidan www.eskilstuna.nu
Vd ansvarar för löpande möten och dialog med
ägarna (Aktieägarföreningen och Eskilstuna kommun).
Webbsidan www.eskilstuna.nu är hjärtat i den externa
kommunikationen och ska i första hand kommunicera
Eskilstuna som en attraktiv ort för turister, invånare,
studenter, företagare, talanger samt potentiella inflyttare.
Här ingår segmenterad information för privat- och
affärsturism samt en uppdaterad evenemangskalender.
Sidan ska också innehålla information om vilken service
och vilka tjänster som Eskilstuna Marknadsföring erbjuder.
Nyhetsbrev aktieägare
Ett internt nyhetsbrev produceras och skickas
kvartalsvis (4 ggr/år) till aktieägarna.
Aktieägarträffar
Vid aktieägarträffar som sker två gånger per år ger Vd
en genomgång av verksamheten utifrån:
• ekonomiskt läge
• genomförda projekt och aktiviteter
• kommande projekt och aktiviteter
Vidare ska aktieägarträffarna främja dialog,
interaktion och inspiration mellan aktieägarna,
styrelsen, cheferna och medarbetarna.
Interna möten
Vd ansvarar att kommunicera verksamhetens mål och
inriktning på veckovisa interna möten. Då sker även en
avrapportering av varje avdelning till alla medarbetare
så att en gemensam bild av verksamheten kan uppnås.
Startsidan ska förmedla nyheter och aktualiteter på
en framträdande plats.
Närvaro i sociala medier
Eskilstuna Marknadsföring samt Eskilstuna Turistbyrå ska synas med egna profiler i sociala medier
som Facebook och Twitter. Ansvariga för uppdateringar ska löpande skriva korta inlägg på dessa forum och arbeta med att bygga upp antalet följare
i dessa kanaler.
Nyhetsförmedling och PR-arbete
Styrelsen
Eskilstuna Marknadsföring ska löpande identifiera
nyheter som kommuniceras lokalt och nationellt till
exempel via intervjuer, pressmeddelanden och
debattartiklar.
Styrelsens ordförande för en dialog med Vd om bolagets
övergripande verksamhet. Styrelsen kommunicerar vid
styrelsemöten sin viljeinriktning och beslut till Vd. Styrelsemedlemmar kan vid behov kommunicera direkt med Vd.
Eskilstuna Marknadsföring ska även följa nyhetsflödet kring evenemang, privat- och affärsturism
för att kunna agera och uttala sig om händelser
och aktuella diskussioner via pressmeddelanden,
debattsidor eller genom att erbjuda intervjuer
med talespersoner.
Mediekontakter
Utgångspunkten för mediekontakter är att erbjuda
hög tillgänglighet för journalister och svara på deras
frågor, samt aktivt försöka nå ut med budskap. Om du
får frågor som du inte kan svara bör du få be att återkomma med korrekta uppgifter så snart som möjligt.
Om det inte är ditt ansvarsområde som
journalisten är intresserad av, hänvisa alltid till den
som ansvarar för den aktuella frågan. Vd har tillsammans med styrelsens ordförande det övergripande
ansvaret för mediekontakter.
Pressmeddelanden
Pressmeddelanden skrivs löpande utifrån nyheter som
Eskilstuna Marknadsföring vill kommunicera via media.
I pressmeddelandena uttalar sig en eller flera av talespersonerna; Vd, styrelsens ordförande, verksamhetsansvarig och/eller samarbetspartners.
Pressmeddelanden ska alltid innehålla kontaktuppgifter samt en kort och kärnfull text om Eskilstuna
Marknadsföring. Utskick av pressmeddelanden sker
via ett publiceringsverktyg med egna medielistor som
uppdateras löpande. Medielistorna är segmenterade på
lokal och nationell nivå och innehåller även kontakter i
nya medier som webbpublikationer och bloggar.
Besöksmagasin
Ett besöksmagasin produceras två gånger per år
och distribueras till alla turistbyråer i Sverige och utvalda turistmål, så kallade ”smultronställen”.
Besöksmagasinet ska även utformas så att det kan
användas som DR till utvalda målgrupper.
Externt nyhetsbrev
Ett externt nyhetsbrev om Eskilstuna Marknadsförings verksamhet produceras sex gånger per år
och mejlas till interna och externa kontakter och
intressenter.
Citydress
Eskilstuna Marknadsföring ska aktivt verka för att
lyfta evenemang, möten, konferenser, kampanjer och
varumärket Eskilstuna på JCDecauxtavlor, infartsflaggor samt infartsskyltar.
Turistbyråverksamhet
Eskilstuna Turistbyrå är centralt belägen i Eskilstuna
och har ca 65.000-70.000 besök per år. Här kan
besökaren få och söka information om Eskilstuna,
regionen samt Sverige. Kommunikationen sker i det
personliga mötet mellan besökare och turistinformatör
samt via telefonsamtal, e-post och sociala medier.
Turistinformatörerna deltar vid större evenemang,
möten och mässor; lokalt, nationellt och internationellt.
Eskilstuna Turistbyrå har ett flertal filialer och partners som exempelvis Medborgarkontoret i Torshälla,
Sundbyholms Gästhamn, Parken Zoo, samtliga hotell i
Eskilstuna som också ger information om turistutbudet i
Eskilstuna med omnejd.
Morgonsoffan
Smarthphone applikation
Eskilstuna Marknadsföring är sponsor av arrangemanget Morgonsoffan på Munktell Science Park.
Eskilstuna Innerstad har i samarbete med Eskilstuna
Marknadsföring och Eskilstuna kommun tagit fram
en applikation för handel och besöksnäring.
Affärsliv Biz
Vd för Eskilstuna Marknadsföring sitter med i
redaktionsrådet för webbpublikationen Affärsliv Biz.
Veckoannonser
En framtida möjlig kanal är att ha återkommande
annonser kring evenemang, möten och positiva
händelser, främst under högsäsong.
Fladdermus & Bollhav
Ett återkommande forum för besöksnäringen som
arrangeras av Eskilstuna Marknadsföring tillsammans
med näringslivsenheten på Eskilstuna kommun.
5. Kriskommunikation
Generellt gäller att Eskilstuna Marknadsföring vid
en krissituation ger trovärdig, transparent och snabb
information. Vid ett första skede till medarbetare,
ägare och styrelse och sedan till externa målgrupper,
som till exempel media.
Vid en kris för Eskilstuna Marknadsföring eller
någon av de verksamheter som bolaget är ansvarigt
för gäller följande arbetsordning.
Hämta in information om nuläget
Vd ska tillsammans med den närmaste områdesansvarige inhämta information om vad krisen
består av, vilka som är drabbade och vilka inom
och utanför organisationen som måste underrättas.
Analysera läget, välj kommunikationsstrategi och budskap
Vd och styrelsens ordförande, samt om det är aktuellt
verksamhetsansvarig, gör vid en krissituation en
nulägesanalys och väljer kommunikationsstrategi och
budskap. Vid behov kontaktas en extern kommunikationskonsult eller byrå för att få ett utifrånperspektiv
på krisen. Ett kort fråge- och svarsdokument upprättas
så att alla talespersoner kommunicerar enhetligt.
Informera styrelse och medarbetare
Vd ska ge snabb och löpande information till styrelse,
medarbetare och externa intressenter som berörs om
vad som har hänt. Vd informerar även om vilka som
har ansvaret att hantera krisen samt vilka åtgärder
som kommer att tas.
Var tillgänglig för media
Vd och styrelsens ordförande ska informera media
vid en kris och sedan vara beredda på att uttala sig
till media. Om information inte kan ges till media
omedelbart ska en tidpunkt sättas för nästa
informationstillfälle.
Potentiella inflyttare
Turister
Opinionsbildare
Journalister
Mötesindustrin
Arrangörer
Medborgare
Studenter
Politiker
Eskilstuna kommun
Näringsliv
Föreningar
Ver 20121016_D_web
Medarbetare,
Styrelse
Aktieägare
Eskilstuna Marknadsföring AB, 631 86 Eskilstuna, Tel 016- 400 03 66, [email protected], www.eskilstuna.nu