Transcript Kata – en omvärdering av begreppet Lean

Kata – en omvärdering av
begreppet Lean
Erfarenheten visar att många organisationer och företag ofta har en vagt
formulerad och svagt kommunicerad vision, vilket leder till problem när det
gäller att få alla medarbetare att dra åt samma håll. Ställ frågan till dig själv:
Hur ser er vision ut? Hur många i din organisation kan formulera den utantill
och vilket beteende är visionen tänkt att stimulera? Här kan Kata utgöra ett
starkt stöd för det fortsatta Lean-arbetet och erbjuda en tydligare riktning!
I
nvacare AB är en global,
komplett leverantör av
hjälpmedel för både hemmabruk och institution och erbjuder bland annat produkter
som rullstolar, personlyftar och
vårdsängar. I Sverige har företaget sitt Sverigekontor i Spånga
samt produktion, produktutvecklingen och centrallager i
Diö i Småland med fler än 200
medarbetare.
I februari genomfördes en
tvådagars Lean Kata-träning på
Invacare med 18 deltagare från
olika verksamheter och branscher, varav fyra medarbetare
från värdföretaget. Initiativtagare var Joakim Bjurström
från Leanab AB, Sven-Eric-Larson från Scandinavian Enterprise Management AB samt Bo
Larsson från Gemba Consulting
AB.
BAKGRUND – KATA
Tankarna på denna utbildning
väcktes redan i oktober 2011 vid
en Lean-konferens i Dallas. Där
höll forskaren, Lean-experten
och författaren Mike Rother ett
föredrag om Toyota Kata, vilket
gav många av åhörarna en anledning till en omvärdering av
begreppet Lean. Vad Mike Rother gör i sin bok är att beskriva
en strategi där hela organisationens vision knyts samman
med den dagliga verksamheten.
Kata är ett japanskt ord som
betyder ”inövat mönster” eller
”beteende”. I Lean-termer kan
Kata delas upp i två delar: Förbättrings-Kata och CoachingKata. I Förbättrings-Kata ryms
de verktyg, mallar och rutiner
som används i det kontinuerliga
förbättringsarbetet. Det som
gör detta till Kata är att åstadkomma rutin, så inövad att den
16
Joakim Bjurström föreläser om Kata vid ett av utbildningens teoriavsnitt.
sitter i ryggmärgen och som sedan används vid varje problemlösning.
Coaching-Kata är den rutin
som dagligen används för att
coacha medarbetare, förbättringsgrupper eller team i att genomföra experiment som angriper de hinder som står i vägen
för att nå vad vi här kallar för
organisationens Måltillstånd.
FÖRBÄTTRINGS-KATA
Arbetet börjar med att visionen bryts ner till en relevant utmaning, konkret och tidssatt.
Detta i sig är ingenting nytt, men
de delmål som sätts upp – Måltillstånd – innebär stora förändringar i hur företaget eller organisationen tar till sig Lean. Tanken är att ge deltagarna rätt
”verktyg” för att börja arbeta
enligt Kata.
– På Invacare inleddes arbetet genom att fastställa ett mycket detaljerat nuläge över den
taktade produktionslinan där
företaget bygger sina rullstolar,
berättar Joakim Bjurström. Att
”Gå och se” – Go To Gemba i
Lean-terminologin – blev till
”Stå och se”, det vill säga att
verkligen lära sig se och förstå
sin verksamhet, är något de flesta måste bli bättre på! Detta gav
deltagarna en riktig aha-upplevelse och fick avsluta första dagens arbete.
COACHING-KATA
För att kunna administrera
den kraft och lust som väcks till
liv växlas arbetet i kursen över
till Coaching-Kata. Det är intressant att många i sitt arbete
med att bygga platta organisationer har tagit bort förbättringskraften, något som är värt
att reflektera över. Att jobba
med Kata kräver mer närvaro
av ledningen än tidigare och
lämpliga coacher måste ges utrymme för att hålla ihop alla de
experiment som organisationen
vill genomföra.
Vad gäller tillämpningen av
Kata är det gruppen/teamet
som ”äger” Måltillståndet och
därmed kommer med förslag
till experiment för att se utfallet
och lära sig av detta. Närmaste
chef agerar coach och lotsar
varsamt teamet mot fortsatta
experiment.
Efter nulägesanalysen inleddes dag två med att operatörerna på linan engagerades och informerade deltagarna om rutiner, problemställningar och förutsättningar i produktionen.
Studierna och informationsutbytet gav massor av lärdomar
och insikten i att enkla justeringar kan lära oss mycket, när
experimenten baseras på fakta.
Deltagarna fick nöta sina coachningskort och drabbades av
”bannor” från sina mentorer om
de avvek från kursen, det vill säga bort från organisationens
Måltillstånd.
– Det var intressant att se hur
ivriga deltagarna var att få göra
flera experiment på en gång och
gärna av stor omfattning, berättar Sven-Eric Larson. Som mentorer fick vi då vara ”tråkiga”
genom att växla ner ambitionerna vid varje experiment, men
istället se till att få snabbt resultat
Bättre Produktivitet 2/2013
Gruppövningar med intensiva diskussioner.
så att ett nytt kunde startas.
Några av ovanstående experiment omfattade ombalansering,
taktning och justerade buffertregler. Detta resulterade i minskad variation och ett jämnare utflöde av produkter. Vissa experiment gick inte som planerat,
vilket dock alltid leder till ökat
lärande och förutsättningar för
nästa experiment.
UTBILDNING – KATA
För att bäst tillgodogöra sig
utbildningen bör deltagarna ha
”Stå och se”; förstå verksamheten och utmana med experiment!
Bättre Produktivitet 2/2013
en viss erfarenhet av Lean-arbete och kunskap om de grundläggande verktygen inom Lean.
Det hindrar dock inte att många
som nämnts ändå får aha-upplevelser.
– Det mest intressanta med
utbildningen i Kata var att se
hur väldigt små experiment kan
göra stor skillnad i utfallet, säger
Andreas Sjöstrand, Production
Manager på Invacare. Det var
härligt att se vilket engagemang
det blev när vi började göra experimenten i produktionen och
deltagarna ville testa fler saker
hela tiden för att förbättra processen!
Utbildningen genomfördes
som en träning av blivande
coacher inom Kata. Syftet är att
lyfta deltagarnas förmåga och
insikt i att dagligen genomföra
experiment – med en tydlig metodik – för att åstadkomma
ständiga förbättringar i verksamheten, en grund för en lärande organisation som är kunnig,
snabbfotad och anpassningsbar.
– Det här gav en tydlig mersmak, avslutar en nöjd Joakim
Bjurström, och vi håller som
bäst på att planera för nya utbildningar. Den som är intresserad att delta, eller kanske medverka som värdföretag, är välkommen att kontakta oss.
Björn Stenvall
17