Transcript Affecto_Sweden_Case_Pagen

Customer Reference
PÅGEN FÖRBÄTTRAR SIN
MÅLUPPFÖLJNING MED
ANVÄNDARVÄNLIGT BESLUTSSTÖD
När Pågen bestämde sig för att ta ett samlat grepp kring sitt beslutstöd stod
användarvänlighet och koppling till företagets strategi i fokus.
Den befintliga lösningen var komplex att använda och uppföljningen var inte alltid förenad
med företagets strategiska mål. Först ut att ta del av den nya lösningen var säljorganisationen, som idag enkelt kan hämta information från en skräddarsydd BI-portal.
För Pågen innebär det bättre måluppföljning och mer tid över till annat.
Pågen är Sveriges största bageri som
varje år levererar runt tvåhundra
miljoner bröd. Från bagerierna i Malmö
och Göteborg distribueras nybakat
bröd ut över Sverige sju dagar i veckan
under hela året. Pågen har Sveriges
största säljkår med över 400 säljare
som dagligen besöker runt 5000 butiker i landet.
Säljaren rapporterar till en säljledare som leder försäljningsarbetet i
området. Snabb och relevant information är en förutsättning för att säljledaren ska kunna följa upp resultaten i
varje distrikt.
Behov och utgångsläge
1999 började Pågen använda Cognos
plattform. Endast fåtal användare behärskade verktyget och kunde använda
det på effektivt sätt.
Användarvänlighet i fokus
När Pågen kom i kontakt med Affecto
sommaren 2004 ville man öka användandet inom organisationen genom
att göra beslutsstödslösningen
mer användarvänlig. Hos Pågen är det
framför allt försäljningsstatistik
som rapporteras, både internt och i
OM PÅGEN
Pågens affärsidé är att baka, utveckla och
marknadsföra ett brödsortiment som är
särskiljande, lönsamt och konsumenternas
självklara val.
försäljningsrapporter som går ut mot
kund.
Därför var det i första hand ett verktyg för ekonomi, försäljning och ledning
som skulle skapas. För att fånga in
medarbetarnas behov och önskemål
genomförde Affecto fokusgrupper och
behovsanalyser som mynnade ut i en
grov kravspecifikation för hur man
skulle utveckla datalagret. De främsta
förändringarna innebar att datalagret
fick en ny design, nya datakällor lades
till och ett arbete för att skapa en användarportal inleddes.
”Målet var att varje medarbetare
skulle få tillgång till just de siffror
och nyckeltal som var relevanta för
dem. Affecto hade erfarenhet av
liknande uppdrag och var en enorm
tillgång i utvecklingsarbetet. De var
kompetenta och lyhörda för våra
behov, användarna stod hela tiden i
fokus”, berättar Christina Bengtsson,
IT-Chef på Pågen.
Så används lösningen
Idag används rapporter från beslutsstödet av ett flertal medarbetare i
organisationen. För säljorganisationen
BRANSCH
Livsmedelstillverkning
LÄNKAR
http://www.pagen.se
http://www.affecto.se
http://www.cognos.com/se
”Behovet av att få en enklare
struktur och en bättre måluppföljning var stort. Ett
första steg var att förenkla
och standardisera uppföljningen inom säljorganisationen.
Vi strävade efter att få bort så
många manuella moment som
möjligt och göra resultaten
mer överskådliga genom
att använda grafer i portaler.” ,
berättar Joakim Tuvner,
CFO på Pågen.
KONTAKTPERSON
Andréas Danielsson
Regional Manager, Affecto Malmö
[email protected]
SIDA 1
Customer Reference
och ledningsgruppen är portalerna
färdiga och nu pågår ett arbete med en
ständig förbättring samt en utökning
för att nå fler medarbetare i företaget.
I dagsläget har ett femtiotal anställda,
i huvudsak inom försäljningsorganisationen, behörighet till en BI-portal
som går att logga in till via företagets
intranät.
I BI-portalen får användaren tillgång
till de nyckeltal, siffror och statistik
som är relevanta för dem. Det kan till
exempel handla om försäljningssiffror,
marknadsandelar för en viss period,
produkt eller område som enkelt illustreras i siffertabeller eller grafer.
Genom att logga in till sidan kan användaren snabbt få en översikt av sitt
försäljningsområde. Därmed blir det
enkelt att bevaka och följa upp exempelvis hur försäljningen har gått under
dagen uppdelat på produkt, butik och i
respektive region.
I samband med att Pågen lade om
sin redovisningsperiod från var fjärde
vecka till varje månad, jobbar man numera även med försäljningsbaserade
prognoser i systemet. Var sjunde dag
ställs en prognos som gäller för resten
av månaden, baserad på den senaste
tidens försäljning ner på säljledarnivå
och distrikt.
Trots att lösningen endast varit igång i
drygt ett år kan Pågen redan nu se att
investeringen tillfört värde till verksamheten. Datalagret och BI-portalen
säkerställer att beslutsunderlagen är
enhetliga rakt igenom bolaget.
”Med hjälp av portalerna kan vi
styra så att alla i organisationen ”talar
samma språk”, något som bidrar
i ledningens arbete med strategi och
måluppföljning. Istället för att lägga
tid på att få ut rapporter får vi nu
mer tid att faktiskt analysera dem.
Vi har långt kvar men vi har tagit
steg i rätt riktning och det får vi
bekräftat genom feedback från användarna”, berättar Joakim Tuvner.
Nästa steg blir att bygga ut datalagret
och BI-portalen ytterligare. Det
handlar främst om att lägga till fler
datakällor och öka antalet portaler och
användare.
Snart ska lösningen implementerats i de nordiska dotterbolagen och
inom ett år ska även operatörer inom
produktion och logistik hos Pågen omfattas av beslutsstödet. Målsättningen
är att alla arbetsledare ute i organisationen ska få tillgång till verktyg som
underlättar det dagliga arbetet.
LÖSNING
Lösningen bestod i att införa ett gemensamt
datalager med ökad användarvänlighet,
bland annat genom att koppla det till rollbaserade användarportaler (BI-portaler).
Datalagret är utvecklat i MSSQL 2005
kopplat till Cognos 8 och innehåller
information kring bland annat
försäljning, marknad och ekonomi.
Med hjälp av datalagret går det att dra ut färdiga
rapporter om bland annat försäljningsstatistik,
ekonomiska analyser samt kundinformation.
Genom BI-portalerna får medarbetarna tillgång
till skräddarsydd information som ger bättre
bevakning och uppföljning.
Affecto är Nordens största leverantör
av Business Intelligence lösningar som
förbättrar användandet av befintlig
information för beslutsfattande och
förvaltning.
Affecto erbjuder tjänster inom:
Data Integration, Data Warehouse;
Affecto Service Management, Affecto
Academy, Business Advisory, Corporate
Performance Management samt Solvency
II. Affecto har sitt säte i Helsingfors, dotterbolag
finns i Sverige, Norge, Danmark,
Estland, Lettland, Litauen och Polen och
sysselsätter fler än 600 BI-Experter.
”Medarbetarna är positiva till
beslutsstödet - och då är vi bara
i första versionen. Nu ska vi, tillsammans med Affecto, förse alla
ledare med relevanta beslutsunderlag via portalen.
Men lösningen är växande och
nya användningsområden
tillkommer allt eftersom nya behov uppstår”, avslutar Christina
Bengtsson.
NYTTA
Bättre måluppföljning och mer tid över till att
till exempel analysera rapporterna istället för
att få ut dem.
Datalagert och BI-portalen säkerställer att
beslutsunderlagen är enhetliga rakt igenom
bolaget.
AFFECTO SWEDEN AB
Wallingatan 2, 111 60 Stockholm
Södergatan 14, 211 34 Malmö
Fabriksgatan 7, 412 50 Göteborg
www.affecto.se
[email protected]
tel. +46 (0)8-444 98 00
SIDA 2