Transcript Doktorandguide - Forskarutbildning

Doktorandguiden
Här är guiden som berättar hur du får kurspoäng, vad
du gör när du blir sjuk och som berättar hur mycket
semester du får
Detta är ett levande dokument1. Har du frågor, saknar du något, eller har du tips
om förbättringar? Maila dina kommentarer till studierektor för forskarutbildningen
([email protected])
Det är mycket nytt att tänka på när man kommer som doktorand till Lunds
universitet och till Institutionen för Geo- och Ekosystemvetenskaper (GEKO).
Kanske har du studerat här och känner institutionen väl sedan tidigare? Kanske
kommer du från en annan stad eller ett annat land? Förutsättningarna för att
snabbt komma in i den nya situationen kan variera. Det viktiga är att du känner
dig välkommen hos oss och snabbt kan börja koncentrera dig på dina studier.
Det här dokumentet syftar till att ge dig svar på de viktigaste frågorna. Det finns
ett par hemsidor som är nödvändiga för dig att känna till. Besök gärna
institutionens
hemsida
för
forskarutbildning
(http://www.geko.lu.se/forskarutbildning.htm)
samt
motsvarande,
mycket
användbara,
sida
på
den
Naturvetenskapliga
fakulteten
(http://www.naturvetenskap.lu.se/utbildning/forskarutbildning). Här finner du svar
på många frågor man har som nyanställd doktorand, inte minst i
Doktorandhandboken
(http://www1.naturvetenskap.lu.se/fou/Handbok/index.htm). Även Högskoleverket
har en doktorandhandbok (http://www.doktorandhandboken.nu/). Ytterligare
relevant information, inklusive en stor samling av blanketter, får du på
universitetets hemsida för anställda (http://www5.lu.se/anstaelld). Du bör också
ta en titt på Handbok för anställda vid Lunds universitet. Den finner du här
http://edit.forvaltning.lu.se.lund2.funcform.se/upload/Anstalld_vid_LU.pdf
Ditt forskarutbildningsämne
Forskning bedrivs inom ett stort antal ämnen inom Naturvetenskaplig fakultet. Du
är antagen till ämnet Geobiosfärsvetenskap. Det finns tre ämnesinriktningar inom
detta huvudämne med en ämnesföreträdare per inriktning. Ämnesinriktningar är
Berggrundsgeologi, Kvartärgeologi, samt Naturgeografi och Ekosystemanalys.
En övergripande ämnesbeskrivning med tillhörande behörighets- och
examenskrav samt syfte och mål med forskarutbildningen detaljeras i den
allmänna studieplanen för Geobiosfärsvetenskap (se länk nedan). I
doktorsexamen ingår 240 högskolepoäng (hp) varav 60 är teoretiska poäng. 180
poäng motsvaras av din avhandling som är en sammanläggningsavhandling
bestående av artiklar som gått igenom peer-review. De teoretiska poängen får du
normalt genom deltagande i kurser inom eller utom institutionen, konferens- och
seminariedeltagande, exkursionsverksamhet eller liknande (se sektionen
’teoretiska poäng’ nedan).
1
Uppdaterad 22 Augusti 2012, Jonas Ardö
Allmän studieplan för Geobiosfärsvetenskap:
http://www.naturvetenskap.lu.se/upload/LUPDF/natvet/FU/Studieplan/Geobio.pdf
Doktorandstegen
Doktorandstegen visar några av de viktiga eller obligatoriska administrativa
stegen under forskarutbildningen. De detaljeras vidare i texten.
Lunds Doktorandkår / nation / terminsräkning / studentkort
Som doktorand vid Lunds universitet har det länge varit obligatoriskt att vara
medlem i Lunds Doktorandkår (LDK), det så kallade ’Kårobligatoriet’. Detta krav
upphörde från och med den 1 juli 2010. Tänk dock på att medlemskap ändå kan
vara värdefullt eftersom du då är representerad i ett organ och har möjlighet att
få hjälp om du hamnar i en svår situation. En viktig del av kårens verksamhet är
att ge råd, information och stöd åt enskilda doktorander. Huvudansvarig för detta
är doktorandombudsmannen som också vid behov fungerar som medlare mellan
en doktorand och dennes institution. Notera att doktorandombudsmannen endast
är till för kårens medlemmar. Kontaktuppgifter och allmän information finner du
på http://www.ldk.lu.se/
Terminsräkning ska alla forskarstuderande betala. Du måste ha betalt dessa för
att få ut din examen. Du får terminsräkningen i augusti och i januari/februari.
Genom denna avgift möjliggörs kårernas arbete, men en betald avgift ger dig
även många rabatter. Det är nationerna som i första hand sköter
terminsräkningshanteringen. Kontakta din nation om du har frågor.
När du har betalt din terminsräkning kommer du att få ett studentkort hemskickat,
det så kallade Membitkortet. Detta kort är kostnadsfritt och kopplat till en mängd
rabatter bland annat hos SJ, SAS. För reserabatt krävs dock 75 % aktivitetsgrad
inom forskarutbildningen. Har du frågor, kontakta [email protected].
Introduktionsmöte med handledare
Din huvudhandledare är sannolikt den person som du kommer att ha mest
kontakt med under din utbildningstid. Huvudhandledaren ansvarar för
handledning och för kvaliteten på din avhandling. Det är en person som du kan
och ska ställa krav på när det gäller handledningen, som du kan ställa frågor till
och som kan dirigera dig i rätt riktning för vidare information om och när det
behövs. Olika ansvarsområden kan läggas på biträdande handledare, något som
ska fastslås i den individuella studieplanen. Kort efter att du formellt har antagits
till forskarutbildningen kommer ni att ha ett planerat introduktionsmöte där, om
möjligt, även övriga, biträdande handledare, närvarar. Vid detta möte löser ni ett
flertal praktiska frågor och om ni inte har ordnat det innan bör du be din
handledare om följande:

Att ordna en fysisk arbetsplats är oftast det första man behöver hjälp
med. Diskutera var du ska sitta någonstans och se till att du får de
inventarier du behöver för att komma igång och arbeta, dvs. ordentlig stol,
skrivbord, telefon, anslagstavla mm. Det som inte finns tillgängligt bör
omgående beställas. Vill du ha hjälp att ställa in din stol av en ergonom
kan du kontakta Företagshälsovården (se under denna rubrik).

Be din handledare ordna med nycklar och med kort till din sektion och de
laboratorier du behöver åtkomst till.

Ordna med Lucat-adress så du kan sätta upp ett e-mailkonto (se
sektionen ’Lucat’ nedan).

Upprätta ett konto, en så kallad aktivitet, vid GEKO Kansli för externa
medel och medel för lättare driftkostnader (se även sektionen
’doktorandpeng’).

Fyll i anhöriguppgifter i Lucat.

Be din handledare presentera dig för kollegor, genom en rundvandring
eller vid kaffet, samt för den administrativa enheten GEKO Kansli.

Fråga din handledare om vem som kommer att bli din mentor. Detta är en
av doktoranderna som redan varit en tid på institutionen och som kan
hjälpa och guida dig i början.

Be din handledare om en rundvisning så du hittar till väsentliga lokaler,
såsom bibliotek, laboratorier, externa förråd mm. Vid denna rundvisning
ska ni även notera läget för nödutgångar och brandsläckare.

Be din handledare introducera dig till den individuella studieplanen. I
denna detaljerar ni forskningsprojektet, i vilken grad du kommer att
undervisa, samt utför en riskanalys (se vidare under rubriken ’Individuell
studieplan’).

Be din handledare informera dig mer om styrelser och kommittéer vid
institutionen och ta reda på vilka som är representanter för
forskarutbildningen. Ta reda på hur ofta institutionsstyrelsen
sammanträder och hur ofta lärarmöten äger rum.

Sist men inte minst, boka ett introduktionsmöte med studierektorn för
forskarutbildningen. Vid detta möte får du en övergripande introduktion till
forskarutbildningen. Du behöver inte förbereda dig för detta möte, som tar
ca 30 minuter, annat än att ta med en kopia av din individuella studieplan
(se nästa sektion), samt penna och papper.
Utöver punkterna ovan kan du få många fler uppslag till frågor om du läser
checklistan för handledare
http://www.geko.lu.se/pdf/fou/Doktorand_CHECKLIST_2005.pdf
Din handledare kommer även att be dig fylla i ett diskussionsunderlag för
nyantagna doktorander. Handledaren själv fyller i samma dokument och ni jämför
sedan svaren. Denna process är viktig för att upptäcka hur förväntningar kan
skilja sig åt när det gäller viktiga delar av forskarutbildning som handledning och
arbetstider. Spara gärna underlaget i din skrivbordslåda, man glömmer snabbt
och det kan vara bra att ibland se efter vad man kom överens om. Du finner
diskussionsunderlaget här
http://www.cgb.lu.se/Pdf/Diskussionsunderlag%20vid%20intro%20SV.pdf
Handledare bör studera universitetets checklista för introduktion av nyanställda.
http://www5.lu.se/upload/PA_Online/Checklista_nyanstallning.pdf
Individuell studieplan
Det är ett krav från fakulteten att en individuell studieplan (IS) upprättas för dig
direkt efter antagning till forskarutbildningen och det är huvudhandledarens
ansvar att den upprättas. Den individuella studieplanen är ett centralt och viktigt
dokument under din utbildningstid. Det är ditt planeringsinstrument och i viss
mån även ett kontrakt mellan dig och din handledare för hur dina forskarstudier
bör fortlöpa. Studieplanen används som ett viktigt underlag om något skulle gå
snett med dina studier och arbetsrättsliga/fackliga frågor blir aktuella. Ta därför
för vana att titta igenom studieplanen vid varje terminsstart och uppdatera den på
ett korrekt sätt. Det är viktigt att du och din handledare är överens om vad som
står i studieplanen.
Den individuella studieplanen fylls i på nätet och du finner den på fakultetens
hemsida (se länk längst ned i denna sektion). I den individuella studieplanen
beskriver du kortfattat ditt forskningsprojekt och dokumenterar tillsammans med
din handledare eller handledargrupp hur studierna fortskrider, t.ex. vilka
forskargrupper du arbetar inom, vilka teoretiska kurser du har läst, vilka
konferenser du besökt, vilka manuskript du/ni har sänt iväg eller publicerat och i
vilken utsträckning du undervisar. Du gör även en kortfattad planering för det
kommande året i studieplanen. Tänk på att ekonomin för den planerade
verksamheten bör vara säkerställd, eller åtminstone diskuterad.
En viktig del av IS är att göra en riskanalys, t.ex. med avseende på hantering av
syror eller verktyg och maskiner av olika slag, om du har laborativt arbete, eller
vid fältarbete i extrema miljöer. Din handledare ansvarar för att en sådan utförs
om det bedöms nödvändigt.
Handledaren, institutionen/prefekten och ytterst fakulteten har ansvar och
skyldighet att årligen följa upp, uppdatera och arkivera den individuella
studieplanen. I december varje år ska du därför lämna in en kopia av
studieplanen till studierektorn för forskarutbildningen. Denna ska vara signerad
av dig själv samt de handledare som finns inom GEKO och prefekt.
Vidare frågor om
forskarutbildningen.
studieplanen
kan
du
ställa
till
studierektorn
för
Här finner du mallen för individuell studieplan
http://www.naturvetenskap.lu.se/utbildning/forskarutbildning/individuellastudieplaner
Nyttiga ting
Online ordbok för högre utbildning (vad heter ämnesansvarig på engelska…?)
http://www.hsv.se/densvenskahogskolan/svenskengelskordbok.4.47873ee11827f
812de8000359.html
Doktorandpeng och utlägg
Du förfogar över 5000 kr/år för mindre, löpande utgifter, så kallade lättare driftskostnader. Dessa kan omfatta utlägg för kortare resor, kurser, workshops, litteratur,
kontorsmaterial, fältutrustning (inklusive fältkläder), dator, kamera eller liknande.
Notera att inköpt utrustning (datorer, kameror och dylikt) ägs av institutionen och ska
återlämnas då din tjänst upphör. Är du osäker ifall tilltänkta ändamål är lämpligt för
doktorandpengen, hör med din handledare, ämnesansvarig eller studierektor för
forskarutbildningen.
Notera att vi har centrala avtal på de flesta inköpsområden och alla inköp skall göras
via gällande avtal. Välkommen att kontakta CGB kansli med frågor gällande inköp
och avtal. Allt du beställer skall i möjligaste mån faktureras, alltså du skall INTE
bekosta något privat och göra utlägg. Åter igen, kontakta CGB kansli om du har
frågor. Skulle ett kontant köp vara nödvändigt måste originalkvitto finnas då du själv
måste hantera utlägget i tur&retur. (T&R; https://hr.adm.lu.se/). Du behöver därför ha
en aktivitet registrerad hos GEKO Kansli. Var noggrann med att spara originalkvitton
eftersom de ska bifogas din utläggsräkning.
Dina doktorandmedel ackumuleras från år till år såvida du inte förbrukar alla. Max
beloppet är 20000 kr att erhålla. Dessa medel belastas inte med medfinansieringskostnader för doktoranden utan dessa tas direkt från fakultetens forskningsanslag
Hur tar jag mina teoretiska poäng?
Inom vår institution behöver du 60 teoretiska högskolepoäng för din
doktorsexamen. En stor del av dessa har du möjlighet att få genom de kurser
som anordnas på institutionen eller fakulteten, vid seminarier på din enhet, eller
vid institutionens gemensamma seminarium. De poäng du tar ska rapporteras till
Ladok (se vidare under denna rubrik). För kurser vid institutionen är det
kursansvarig som efter kursens slut rapporterar dina poäng till Ladok. I de flesta
andra fall är det du själv som rapporterar dessa poäng genom att fylla i ett
formulär hos din studiesekreterare som också din handledare ska underteckna.
Se vidare nedan.
Obligatoriska kurser
Två kurser är obligatoriska och du bör ansöka att få delta i dessa så snart som
möjligt efter att du påbörjat din forskarutbildning:
Fakultetsgemensam introduktionskurs för doktorander – 1-dagskurs som ges av
fakulteten en gång per termin. Här träffar du bland annat fakultetens
personalchef,
företagshälsovården,
samt
representanter
för
studentorganisationer. Ger 0.5 hp. Fakulteten rapporterar dina poäng till Ladok
baserat på närvarolista.
Introduktionskurs för doktorander – ges för studenter inom GEKO varje år och
annonseras av studierektor. Ger 2.5 hp. Kursansvarig rapporterar poäng till
Ladok.
Högskolepedagogisk introduktionskurs – Kursen omfattar två veckor och ges
normalt tre gånger per termin (på engelska) av fakulteten i samarbete med
Center for Educational Development (CED; http://www.ced.lu.se/). Kursen är
behörighetsgivande för att undervisa vid Lunds universitet. Du rapporterar själv
till Ladok. Direktlänk till kursen: http://www.naturvetenskap.lu.se/omfakulteten/hoegskolepedagogisk-utbildning-ochutveckling/kursutbud/pedagogisk-introduktion
Här finner du fler av fakultetens pedagogiska kurser
http://www.naturvetenskap.lu.se/om-fakulteten/hoegskolepedagogisk-utbildningoch-utveckling/kursutbud
Institutionens kurser
Inom GEKO skiljer man på institutionsgemensamma och ämnesspecifika kurser.
Studierektorn för forskarutbildningen ansvarar för det gemensamma kursutbudet,
medan respektive ämnesföreträdare ansvarar för de ämnesspecifika kurserna.
Har du egna idéer om en kurs kan du alltid diskutera detta med ansvariga
personer.
Gemensamma kurser annonseras på http://www.geko.lu.se/forskarutbildning.htm
För information kring planerade ämnesspecifika kurser, tala med din handledare
eller den ämnesansvariga. Notera att kursansvarig rapporterar dina poäng till
Ladok när du går en kurs inom institutionen.
Fakultetens kurser
Fakulteten ordnar varje år ett par kurser som kan vara av intresse, t ex
projektledarkurs eller kurs i forskningsetik. Du rapporterar själv till Ladok. Håll
utkik på fakultetens kurshemsida
http://www.naturvetenskap.lu.se/utbildning/forskarutbildning/kurser
Forskarkurser vid andra universitet
Du kan söka och delta i forskarkurser vid andra universitet och tillgodoräkna dig
poängen i din forskarutbildning. Inom Bolognaområdet gäller samma ECTSsystem mellan universiteten. Utanför Bolognaområdet gäller samma regler som
för deltagande i exkursioner, dvs. din handledare bedömer poängsatsen
tillsammans med ämnesansvarig. Du rapporterar själv till Ladok.
Seminarieserier
Det finns ett par olika seminarieserier vid institutionen. Vid den
institutionsgemensamma seminarieserien (så kallade GEKO-seminarier)
förväntas alla doktorander närvara (den som presenterar seminariet ansvarar för
att närvarolista förs och lämnas till studierektor). Inom denna seminarieserie hålls
föredrag av mer övergripande karaktär av inbjudna forskare. Seminarieserien
syftar till att ge dig en bredare allmänbildning inom Geobiosfärsvetenskap. Om
du närvarar vid 2/3 av GEKO-seminarierna kan du tillgodoräkna 2 hp till din
examen.
Alla seminarier vid GEKO listas på (http://www.geko.lu.se/seminarier.asp).
Ämnesspecifika seminarieserier
För regelbundet deltagande i de ämnesspecifika
inriktningarna INES, BGG eller KVG erhåller man 3 hp.
seminarierna
inom
Halvtidsseminarium
Du får 1,5 hp efter genomförande av obligatoriskt halvtidsseminarium. För vidare
instruktioner se sektionen ’Halvtidsseminarier’.
Exkursioner
Du kan få teoretiska poäng genom att delta i exkursioner som anordnas av andra
universitet. Antal poäng beror på exkursionens längd och eventuella
arbetsinsatser i anslutning till exkursionen, t ex författande av slutrapport. Det är
din handledare som tillsammans med ämnesansvarig avgör hur många poäng du
ska tillräknas för en viss exkursion baserat på befintlig dokumentation av kursen
och dess omfång. Du rapporterar själv till Ladok. Maximalt 6 hp för exkursioner
kan inräknas i din examen.
Konferensdeltagande
Du får upp till 1,5 hp för aktivt deltagande i konferens. Det innebär att du
presenterar ett abstract antingen som ett föredrag eller som en poster. Du kan
räkna in maximalt 8 hp för konferensdeltagande i din examen. Du rapporterar
själv till Ladok.
Tillgodoräknande
Du kan tillgodoräkna dig poäng för vissa masterkurser och du kan även ta poäng
på andra universitet. Tumregeln är att halva poängantalet för en masterkurs kan
tillgodoräknas i forskarutbildningen. Observera att detta är endast en tumregel
och du bör därför alltid i förväg diskutera med din handledare hur många poäng
en sådan kurs kan ge. Du rapporterar själv till Ladok.
Opposition på examensarbete
Du får 1 hp för opposition på examensarbete. Maximalt 2 hp får räknas in i
examen. Gör du fler oppositioner bör du istället tala med din handledare om
förlängning av tjänst för uppdraget. Du rapporterar själv till Ladok.
Ladok (Lokalt ADB-baserat studieDOKumentationssystem)
Den här förkortningen kommer du att stöta på ganska ofta! Ladok är det
nationella system som används för att dokumentera de studerandes närvaro och
resultat inom högre utbildning. Ladoksystemets uppgifter används för
rapportering till bland annat CSN och till Statistiska centralbyrån. Vid antagning
av ny doktorand sker en registrering genom GEKO Kansli som sänder ett
förordnande och ansökan om antagning till Kansli N vilka i sin tur rapporterar till
Ladok. Kurspoäng, terminsregistrering, aktivitetsgrad samt försörjningsuppgifter
för institutionens doktorander utförs av Margaretha Kihlblom (Enheten för
Geologi) och Eva Kovacs (Enheten INES). Om du läser en teoretisk kurs inom
huset är det den kursansvariga som rapporterar dina Ladok-poäng efter kursens
slut.
Lucat (Lund University Catalogue)
Lucat är Lunds universitets person- och adresskatalog på Internet. Här finner
man all personal vid universitetet, t.ex. doktorander, forskare/lärare och
administrativ eller teknisk personal. Här uppdaterar du din egen personbildssida,
däribland kontaktuppgifter, telefonanknytning eller personlig hemsideadress samt
anger anhöriginformation. Du kan även ändra hemuppgifter och välja om du vill
ha LUM per post.
Lucat uppdateras via formulär på Internet och tillhandahåller Id och lösenord som
krävs för att nå ett antal tjänster. Kontakta katalogansvarig för din institution,
enhet eller motsvarande om du förlorat uppgifterna.
Du finner Lucat på följande länk http://www5.lu.se/o.o.i.s/3380
Katalogansvariga är Gert Pettersson (Geologi, [email protected]) och
Rafael Adam (INES, [email protected]).
Undervisning och undervisningsplikt
Du kommer sannolikt att vara involverad i undervisningen vid GEKO. Den tid du
engageras i undervisningen kompenseras med motsvarande förlängning i tjänst.
Förlängningen är begränsad till 1 år (20 %) men normalt undervisar man mellan
5-10 %. Det är bra att föra en personlig lista på hur många timmar du undervisat
och se till att få ett separat undervisningsintyg av studierektorn för
grundutbildningen innan du disputerar – det är en bra merit att ha undervisat vid
Lunds universitet!
I universitetsvärlden talar man om lektorstimmar (för föreläsningar) och
övningstimmar (för övningar). En lektorstimma motsvarar normalt fyra
klocktimmar och en övningstimma två klocktimmar. Det anses vara den tid det tar
att förbereda sig. Notera dock att tillvägagångssättet för att registrera timmar för
förberedelser och undervisning kan variera mellan enheterna. Fråga din
handledare vad som gäller i ditt fall.
Din lön och etapplyft i forskarutbildningen
Dina tidigare lönespecifikationer kan du se på Primula Webb (se under denna
rubrik). En gång om året ska du anhålla om ny lönenivå (se doktorandstegen).
Lön som doktorand omfattas av avtal från den 1 oktober 2008. Avtalet reglerar
vilka löneförmåner som ska utgå då vissa mål, enligt den individuella
studieplanen, nåtts i forskarutbildningen. Du ansvarar själv för att anhålla om ny
lönenivå. Glömmer du bort det så betalas retroaktiv lön ut för maximalt sex
månader.
Vid uppnådda 60 högskolepoäng skall lönen höjas med 600 kr
Vid uppnådda 120 högskolepoäng skall lönen höjas med 1100 kr
Vid uppnådda 180 högskolepoäng skall lönen höjas med 1100 kr
Här finner du blanketten. Den måste fyllas i elektroniskt och signeras av
handledare och prefekt. http://www3.lu.se/pers/Blanketter/etapplyft.pdf
För vidare information om avtalet, se
http://www.naturvetenskap.lu.se/upload/LUPDF/natvet/Personal/InfobrevNydoran
d.pdf
Förlängning av tjänst för uppdrag inom institutionen
Om du engagerar dig det administrativa arbetet på institutionen, inom fakulteten,
eller i någon av doktorandkårens styrelser, får du en motsvarande förlängning av
din tjänst. Olika uppdrag resulterar i olika grad av förlängning. Hur förlängningen
ser ut för just ditt uppdrag kan du läsa om i här
http://www.naturvetenskap.lu.se/upload/LUPDF/natvet/FU/D_anst_forlang.pdf
Stipendier och overhead
Institutionen tar en overheadavgift (OH) på de externa ekonomiska anslag ni
lyckas dra in. Det görs för att institutionen ska klara av att hjälpa till att finansiera
olika delar av universitetets gemensamma organisation. OH för forskningsbidrag
varierar från år till år beroende på hur stora externa bidrag institutionen har; när
vi har stora bidrag minskar OH och när vi har små bidrag behöver man ta ut
större OH. För forskningsbidrag ligger OH för närvarande omkring 55 %. Notera
att det inte är alla stiftelser/fonder som medger uttag för att täcka OH till
institutioner. När ni ansöker om externa anslag ska ni därför först kontrollera hur
stor OH som medges. Vanligast är att de medger 35 %. När du söker ett bidrag
ska du fylla i en fullkostnadskalkyl där sökt belopp inklusive OH ska framgå.
Denna kalkyl ska sedan godkännas av GEKO kansli, samt av en ekonomiskt
ansvarig på din enhet. Då den är undertecknad av kansliet och enheten så har
institutionen godkänt medfinansiering, dvs. institutionen täcker upp resterande
OH-kostnader utöver det belopp som erhålls av bidragsgivaren.
Halvtidsseminarium
Halvtidsseminarium ska genomföras av doktorander antagna efter den 1 januari
2006. Seminariet hålls när halva tjänstetiden löpt, kompenserat för eventuell
föräldraledighet eller annan tjänstledighet, och planeras av doktoranden i samråd
med handledare. Vid genomfört seminarium uppdateras lämpligen den
individuella studieplanen och doktoranden erhåller 1,5 hp. Halvtidsseminarium
ska utgöra ett tydligt delmål i forskarutbildningen och syftar till att ge doktoranden
en tydlig och konstruktiv återkoppling på sitt arbete och sina resultat samt att
synliggöra denna forskning. För doktorander med kvartärgeologisk inriktning
ersätter detta seminarium det årliga doktorandseminariet. Ett planerat
halvtidsseminarium meddelas med titel till studierektor en månad i förtid och
anslås då av studierektor på GEKO’s hemsida.
Utförande: Seminariet bör omfatta ca 30 minuter med utrymme för en kortare
frågestund. Doktoranden ger en kort bakgrund och sammanfattning av syfte och
mål med sitt projekt och presenterar därefter i korthet hur projektet har löpt och
de huvudsakliga resultaten. Det innefattar en beskrivning av forskargruppen,
insats i publicerade och inskickade manuskript, samt genomförda teoretiska
kurser, deltagande i konferenser, workshops eller speciellt omfattande
fältarbeten eller vistelser vid andra institutioner. Doktoranden ska avsluta med att
ge en kort beskrivning över planerad forskning för tiden fram till disputation.
Inför disputation
Det är handledaren tillsammans med ämnesansvarig som ansvarar för att
planering av disputation påbörjas i god tid, lämpligen ett par månader innan tänkt
datum. Anmälan om disputation ska ha inkommit till fakulteten senast två
månader innan disputation och vid denna tidpunkt ska det framgå vem som är
tänkt att agera fakultetsopponent, vem som är ordförande för disputationen, samt
vilka
som
sitter
i
betygsnämnden.
Nödvändiga
blanketter
och
disputationsanvisningar på svenska och engelska för alla inblandade finns på
fakultetens hemsida (länken nedan). Även om du inte själv är ansvarig för att
planera disputationen kan det ändå vara bra att ta en titt på de dokument som
relaterar till regelverket och utförandet av själva disputationsakten. Glöm inte att
ansöka om examensbevis utan fördröjning när disputationen är avklarad!
http://www.naturvetenskap.lu.se/utbildning/forskarutbildning/doktorsexamen
Personalfrågor
GEKO Kansli
Generell information om bland annat vilka anställningsvillkor som gäller för
anställda vid Lunds universitet, ’Anställd vid Lunds universitet’, finner du här
http://edit.forvaltning.lu.se.lund2.funcform.se/upload/Anstalld_vid_LU.pdf
Ur personalperspektiv är det liten skillnad på att vara anställd på
utbildningsbidrag, doktorandtjänst eller stipendium. Skillnaderna ligger i två
områden, nämligen reglerna för sjukfrånvaro respektive semester. För vidare
frågor som gäller föräldraledighet eller annan tjänstledighet eller sjukskrivning,
kontakta GEKO Kansli.
PA-Online
All information som rör din anställning, pension, löner, förmåner och arbetsmiljlö,
rekrytering och likabehandling hittar du på Personalenhetens webbplats PA
Online (http://www5.lu.se/o.o.i.s/19). Där finns bland annat praktiska guider och
processbeskrivningar med alla de dokument du kan behöva samlade (t ex avtal,
checklistor, enkäter, handlingsplaner, lagtexter och policydokument).
Primula Webb
Här ansöker du om semester, rapporterar sjukfrånvaro eller kollar din
lönespecifikation. Du loggar in med din Lucat-identitet. https://primweb.adm.lu.se/
Arbetstid
Doktorander har så kallad årsarbetstid och förtroendearbetstid,
övertidsgottgörelse utgår inte. Den totala arbetstiden är
1700 timmar för arbetstagare med 35 semesterdagar
1732 timmar för arbetstagare med 31 semesterdagar
1756 timmar för arbetstagare med 28 semesterdagar
dvs.
Rutiner vid sjukfrånvaro
Notera: Man får automatiskt förlängning vid sjukfrånvaro och föräldraledighet om
den är anmäld och man ansöker om det.
Rutiner vid sjukfrånvaro för doktorander som innehar doktorandtjänst
Om du är sjuk och måste stanna hemma från arbetet måste detta rapporteras
omedelbart till GEKO Kansli.
När du är tillbaka på arbetet måste du registrera din sjukfrånvaro i Primula Webb
https://primweb.adm.lu.se/. Den första dagen du är hemma sjuk är en karensdag,
vilket innebär att ingen ersättning utgår. Dag 2-14 utgår sjuklön på 80 % av lönen
från universitetet. Den tredje dagen kommer personaladministratör att ta kontakt
med dig som är sjuk i syfte att göra en uppföljning. På åttonde dagen i
sjukperioden ska sjukdom styrkas med ett läkarintyg. Från och med sjukdag 15
utgår ersättning från Försäkringskassan.
Rutiner vid sjukfrånvaro för doktorander som innehar utbildningsbidrag
Utbildningsbidraget ger inte samma förmåner som en anställning. Det är inte
underlag för sjukpenning eller ersättning från arbetslöshetskassan. Skulle
innehavaren vara frånvarande en längre period på grund av särskilda skäl t ex
ledighet med föräldrapenning, sjukdom, vård av närstående, tjänstgöring inom
totalförsvaret,
förtroendeuppdrag
inom
fackliga
organisationer
och
studentorganisationer kan doktoranden när slutet för utbildningsbidragsperioden
närmar sig ansöka om förlängning.
Detta förutsätter dock att doktoranden anmält denna period till personalansvarig
(se ovan).
Rutiner vid vård av sjukt barn / pappaledighet
Om du behöver vara hemma med sjukt barn så rapportera till Försäkringskassan
direkt på morgonen (går att göra via en enkel sms-tjänst). Fyll senare i uppgifter
på Primula Webb (https://primweb.adm.lu.se/). Ersättning betalas ut av
Försäkringskassan. Även de tio pappadagarna rapporteras genom Primula
Webb.
Se även information här:
http://www5.lu.se/pa-online/loener-foermaaner/loen-under-foeraeldraledighet
Graviditet
Det är viktigt att du själv tar reda på vad som gäller om du blir gravid under din tid
på utbildningsbidrag eller doktorandtjänst. Om du föder barn och är föräldraledig
under ditt utbildningsbidrag förlängs utbildningsbidraget med motsvarande tid
som du har varit föräldraledig. Om du blir gravid under ditt utbildningsbidrag men
föder barnet då du har gått över i doktorandtjänst riskerar du att få en
föräldrapenning motsvarande lägstanivån eftersom nivån beräknas på de
senaste åtta månadernas tjänst och utbildningsbidraget inte är
sjukpenningsgrundande. Om du blir gravid under ditt utbildningsbidrag ska du
därför omedelbart ta upp detta med institutionsledningen så att du kan bli
anställd direkt av din institution för att få en bra nivå på din föräldrapenning.
Föräldraledighet
Detta är en typ av tjänstledighet och du behöver fylla i en blankett.
http://www3.lu.se/pers/Blanketter/tjl12-58.pdf
Se även information här:
http://www5.lu.se/pa-online/loener-foermaaner/loen-under-foeraeldraledighet
Semester
Doktorander med doktorandtjänst
Huvudregeln när det gäller semester är att minst 20 dagar måste tas ut varje år.
Man får spara max 10 dagar till senare år. Lärares semester (till lärare räknas
doktorander som innehar doktorandtjänst) läggs per automatik ut första
måndagen efter midsommar och fyra veckor framåt. Det krävs då ingen ansökan
via Primula Webb.
Önskar en lärare förlägga semestern till annan tidpunkt måste han eller hon
underrätta prefekt/personaladministratör innan den 30 april och ha kommit in
med en ansökan via Primula Webb senast den 31 maj.
I det fallet inte alla 20 dagar tas ut under vår och sommar kommer en uppföljning
göras under hösten i syfte att planera uttag av resterande dagar.
Antal semesterdagar per år
Upp till 29 år – 28 dagars semester
30-39 år – 31 dagars semester
40+ – 35 dagars semester
Doktorander med utbildningsbidrag
Doktorander med utbildningsbidrag har ingen lagstadgad semester.
Minimiantalet lagstadgade semesterdagar för en anställd i Sverige är 25. Som
policy gäller därför att doktoranden tillsammans med handledare kommer
överens om ca 25 dagar/år.
Notera att alla semesterdagar måste vara uttagna innan tjänsten upphör. Du får
annars ingen ersättning för dessa dagar.
Ansöker om semester utanför ’automatiserad sommarsemester’ (se ovan) gör du
i Primula Webb (https://primweb.adm.lu.se/).
Förmåner
Friskvårdsersättning
http://www5.lu.se/pa-online/loener-foermaaner/foermaaner/friskvaard
Universitetet har en friskvårdspolicy som medger en ersättning för motionskort
om maximalt 1500 kronor per år, gällande en aktivitet. För att ersättning ska vara
skattefri krävs att den är ’av mindre värde och enklare slag’. Speciell blankett
ifylls och skickas tillsammans med originalkvitto till lönekontoret efter attest av
prefekt/sektionschef.
Friskvårdspolicy:
http://www3.lu.se/pers/Arbetsmiljo_halsa/friskvardspolicy20100111.pdf
Blankett:
http://www3.lu.se/pers/Blanketter/friskvardsers.pdf
Kostnadsersättningar
Du får kostnadsersättning för:
Sjukvård, max 95 kronor per besök
Receptbelagda läkemedel, hela summan
Sjukgymnast efter remiss, max 55 kronor per besök
Psykologbehandling efter remiss, max 95 kronor per besök
För att ersättning ska utgå krävs att man uppvisar originalkvitton och en kopia på
högkostnadskortet. Samtliga ersättningar är skattepliktiga.
Terminalglasögon
Om du har behov av glasögon vid datorarbete kontakta Företagshälsovården,
som gör en bedömning och ger dig en remiss för synundersökning hos optiker.
Remissen ska skrivas under av din chef och kostnaden kommer att debiteras din
enhet eller institution. Läs följande information innan du kontaktar
Företagshälsovården: http://www.fhv.lu.se/arbetsglas
Företagshälsovården
Företagshälsovården (FHV) är en oberoende resurs för arbetsgivare och
anställda, doktorander och forskarstuderande vid Lunds universitet. Alla som är
anställda vid universitetet kan vända sig till FHV vid behov av hjälp i frågor som
gäller arbetsmiljö, rehabilitering och arbetsrelaterad ohälsa. Du behöver inte ha
godkännande från din närmaste chef för att rådfråga FHV.
FHV’s verksamhet finansieras av universitetet. Att anlita dem kostar inget. FHV
har tystnadsplikt. I de fall där de bedömer att arbetsledningen bör informeras
eller involveras lämnar de ingen information utan att den anställde först lämnat
sitt medgivande. Se vidare på http://www.fhv.lu.se/
Facklig anslutning och A-kassa
Om du vill gå med i facket så kan du välja att ansluta dig till Naturvetarna
(http://www.naturvetarna.se/) eller Sveriges universitetslärarförbund (SULF)
(http://www.sulf.se/) – eller båda till lågt pris. Tänk på att även ansluta dig till
Akademikernas Erkända Arbetslöshetskassa (http://www.aea.se/) i god tid innan
din tjänst går ut. För inkomstrelaterad ersättning måste du ha varit medlem i
minst tolv månader och du måste under medlemskapet ha arbetat så att du
uppfyller arbetsvillkoret. Arbetsvillkoret innebär i sammanfattning att du under det
senaste året ska ha arbetat minst 80 timmar i månaden i sex månader eller mer.
Uppfyller du inte kraven riskerar du att hamna i den lägsta
kompensationsgruppen om du skulle bli arbetslös efter forskarutbildningen.
Försäkringar
Som doktorand är man försäkrad per automatik via arbetsskadeförsäkringen och
Kammarkollegiets personskadeförsäkring.
När är man försäkrad vid universitetet
http://www3.lu.se/pers/Forsakring/PM_forsakrad_vid_LU.pdf
När är man inte försäkrad vid universitetet
http://www3.lu.se/pers/Forsakring/PM_inteforsakrad_vid_LU.pdf
Resehantering och traktamente (Tur och Retur)
Lunds universitets reseräkningssystem heter Tur och Retur. Varje individ
registrerar själv sin reseräkning och lämnar den tillsammans med originalkvitton
till GEKO Kansli för attest. Därefter granskas räkningen av därtill utsedd person
på institutionen. Du loggar in i Tur och retur med ditt personnummer samt en
personlig kod. Traktamente i anslutning till resa administrerar du i Tur och Retur.
Det är viktigt att du informerar dig om var pengarna för traktamente kommer att
tas ifrån. Normalt sett kommer det från externa projektmedel associerade med
just din doktorandtjänst. Även din doktorandpeng (se under denna rubrik) kan
användas för traktamente. Tala med din handledare om detta. Tur och Retur
samt en allmän information om hur anställda vid Lunds universitet hanterar sina
resor hittar du här http://www5.lu.se/anstaelld/foer-mitt-arbete/tjaensteresor
LUM – Lunds universitet meddelar
LUM är Lunds universitets tidning och kom ut första gången 1968. I dag har
tidningen en upplaga på 14,000 exemplar varav hälften går till anställda och
hälften till omvärlden. LUMs uppgift är att i artiklar, reportage och debattinlägg
skildra universitetets verksamhet, såsom forskning och högre utbildning, samt
informera i frågor som rör anställda och studenter. (http://www.lu.se/lum)
Bibliotek
I allmänhet kan du låna böcker från hela Norden gratis. Om den artikel du söker
inte finns i Lund kan du via bibliotekets hemsida göra ett fjärrlån och få en
skannad kopia artikeln, oftast inom 24 timmar. Om du behöver hjälp att lära dig
om de olika databaserna eller Web of Science så fråga personalen så hjälper
dom dig.
Biblioteket: http://www.geobib.lu.se/
Om du får problem
Som på alla arbetsplatser kan du råka ut för problem av olika slag. Det kan
handla om handledarproblem, relationen till en kollega, trakasserier på grund av
kön, eller mobbning. Det kan vara svårt att veta eller bedöma vem man ska
kontakta beroende på problemets art. Det är t.ex. inte säkert att man vill tala med
sin handledare i dessa frågor, oavsett om det är handledaren som är problemet
eller inte. Prefekten har det övergripande ansvaret för personalfrågor inom
institutionen. Studierektorn för forskarutbildningen har en moralisk tystnadsplikt
och kan, om du vill, lyfta frågan vidare till lämplig nivå, t.ex. till ämnesansvarig,
prefekt, jämställdhetskommitté, eller till fakultetens nämnd för utbildning på
forskarnivå (NUF), beroende på problemets art och vad du själv vill.
Du kan även kontakta Doktorandombudsmannen som handlägger ditt ärende
med största diskretion och agerar inte utan ditt medgivande. Se vidare på
http://www.ldk.lu.se/
Institutionen, styrelser, kommittéer
Figuren visar Lunds universitets övergripande organisation
Institutionens organisationsstruktur
Institutionen för geo- och ekosystemvetenskaper (GEKO) bildades den 1 januari
2010 och består av två enheter – Geologi samt Naturgeografi och
Ekosystemanalys. Institutionen och dess två enheter leds av ett prefektpar (Per
Sandgren oh Karin Hall) som är sammankallande för institutionsstyrelsen, där de
flesta beslut tas och där doktoranderna har två representanter, en per enhet. De
två enheterna leds av varsin enhetschef. All administration sker genom GEKO
Kansli som du finner på andra våningen på Enheten för Geologi.
Styrelser och kommittéer
Bortsett från institutionsstyrelsen finns det en mängd kommittéer och
arbetsgrupper som sammanträder regelbundet, t.ex. forskarutbildningskommittén
och
jämställdhetskommittén.
De
har
studeranderepresentanter
från
forskarutbildningen och kanske vill du själv vid något tillfälle engagera dig i detta
arbete.
Institutionsstyrelsen
Institutionsstyrelsen är det huvudsakliga beslutande organet vid institutionen.
Den består av åtta representanter för lärare/forskare, två representanter för
teknisk-administrativ stab (TA), två doktorandrepresentanter samt två
representanter för grundutbildningen.
Forskarutbildningskommittén
FU-kommittén består av ämnesansvariga för respektive forskningsinriktningar
(3), representanter för forskarstuderande (3) samt studierektor för
forskarutbildningen, som är ordförande. Kommitténs ansvarsområde innefattar
bland annat individuella studieplaner, gemensamma forskarutbildningskurser,
anvisningar för forskarutbildning, seminarier och doktoranddagar. Kommittén
träffas kvartalsvis och protokollen publiceras löpande på webben. Vill du föra upp
ett ärende på kommitténs dagordning ska du kontakta din ämnesföreträdare eller
din doktorandrepresentant. Kommitténs medlemmar, mötesprotokoll och
mötesdatum finner du på http://www.geko.lu.se/forskarutbildning.htm
Jämställdhetskommittén
Kommitténs huvudsakliga uppgift är att ta fram förslag till jämställdhetsplan samt
årligen följa upp och revidera densamma. En viktig uppgift för kommittén är
också att öka medvetenheten om jämställdhet vid institutionen, t.ex. genom att
bjuda in föreläsare på ämnet och utföra enkäter. Kommittén har en permanent
rapporteringspunkt på institutionsstyrelsens dagordning. I dessa protokoll kan du
alltså följa deras arbete. Se vidare även på Jämställdhetskommitténs hemsida
http://www.geol.lu.se/jamst.htm
Se även Naturvetenskapliga fakultetens jämställdhetskommitté
http://www.naturvetenskap.lu.se/om-fakulteten/likabehandling
Ansvarsfördelning forskarutbildningen
Ansvaret för de olika delarna av forskarutbildningen regleras av beslut av
fakultetsstyrelsen. Texten nedan är saxad från detta dokument:
http://www.naturvetenskap.lu.se/upload/LUPDF/natvet/FU/FUansvar.pdf
Prefekt
Prefekten har det yttersta ansvaret för verksamheten och resurserna vid
institutionen. Han/hon fördelar arbetsuppgifterna mellan de anställda och är
arbetsledare. Prefekten antar studerande till forskarutbildningen. Han/hon har
ansvaret för att handledare utses och att aktuella individuella studieplaner finns
för samtliga forskarstuderande. Prefekten har det yttersta ansvaret för
forskarutbildningen och kan därmed också i rimlig utsträckning modifiera
uppdragen för ämnesansvariga, huvudhandledare och studierektor.
Ämnesansvarig
Ämnesansvarig utses av fakultetsstyrelsen för 3 år i sänder efter samråd med
företrädare för berörd institution. Uppdraget kan omfatta mer än en period. Den
ämnesansvarige har under prefekten ansvaret för en inriktning/ett ämne inom
forskarutbildningen.
Studierektor för forskarutbildningen
FU-studierektorn har under prefekten/prefekterna det övergripande planeringsoch genomförandeansvaret – i dialog med utsedda ämnesansvariga – för
forskarutbildningen.
FU-studierektorn skall:
 Leda arbetet inom forskarutbildningskommittén,
 Ansvara för information om dels regelsystem och villkor för
forskarutbildningen, dels det gemensamma kursutbud som står till
förfogande,
 Ansvara för planerandet och genomförandet av gemensamt kursutbud.
Ämnesansvariga ansvarar för genomförandet av ämnesspecifika kurser
inom respektive Naturgeografi och Ekosystemanalys, Kvartärgeologi och
Berggrundsgeologi, men i dialog med FU-studierektor,
 Ansvara för genomförandet av seminarieserie för GEKO samt årlig
doktoranddag,
 Stå till samtliga forskarstuderandes förfogande som samtalspartner och
rådgivare och härvid vara beredd att hantera konflikter av olika slag,
 Ansvara för att introduktion av nyantagna doktorander genomförs,
 I övrigt fullgöra de uppgifter som prefekter och institutionsstyrelser
uppdrar.
Handledare
Huvudhandledaren ansvarar för din avhandlings kvalitet och handledning samt
för att val av ämne och avgränsningen avhandlingsämnet sker på sådant sätt att
forskarutbildningen ska kunna slutföras inom avsatt tid. Olika ansvarsområden
kan läggas på biträdande handledare. Dessa ansvarsområden ska framgå i den
individuella studieplanen.
Sist men inte minst har du själv ett stort ansvar för dina studier och din
arbetssituation!
Styrdokument för forskarutbildningen
Rättighetslistan
http://www.lu.se/upload/LUPDF/forskarutbildning/Riktlinjer_for_relationer_mellan
_institutiner_fakulteter_och_doktorander_vid_Lunds_universitet.pdf
Lästips och användbara länkar
Forskarutbildning vid GEKO http://www.geko.lu.se/forskarutbildning.htm
Forskarutbildning vid fakulteten http://www.naturvetenskap.lu.se/o.o.i.s/1752
Handbook for postgraduate studies (from the faculty)
http://www1.naturvetenskap.lu.se/fou/Handbok/handbook.asp
Högskoleverkets doktorandhandbok http://www.doktorandhandboken.nu/
Tur & Retur (https://hr.adm.lu.se/)
Lunds doktorandkår (The Doctoral Student Union at Lund University)
http://www.ldk.lu.se/
Lunds universitet: Doktorandbarometern
www.evaluat.lu.se/publ/Doktorandbarometern%202007%20Rapp.pdf
Lunds universitet: Handledarbarometern
www.evaluat.lu.se/publ/Rapport%20Handledarunderskn.pdf
Lunds universitet: Efter doktorsexamen – en alumnstudie
www.evaluat.lu.se/publ/DoktorsAlumnrapport%20.pdf
Högskoleverket: Fakultetsnämndernas tillsyn över utbildningen på forskarnivå ur
rättssäkerhetssynpunkt
http://www.hsv.se/download/18.7d7aa521187fdc50c280003755/0805R.pdf
SFS, TCO och ST: Livet som handledare
http://www.sfs.se/files/sfs/Livet%20som%20handledare.pdf
Högskoleverket: Utvärdering av de 16 nationella forskarskolorna
http://www.hsv.se/download/18.880c3ba1194d1b806c800029724/0816R.pdf
Övergripande information
http://www5.lu.se/pa-online/rekrytering/introduktion/oevergripande-information
Övergripande information Naturvetenskapliga fakulteten
http://www.naturvetenskap.lu.se/utbildning/utbildning-paa-forskarnivaa
Handbok för anställda inom Lunds universitet– engelsk version
http://www3.lu.se/lu/nyanstalld/upload/HandbookEmployees2007_Amanda.pdf
Handbok för anställda inom Lunds universitet
http://www3.lu.se/lu/nyanstalld/upload/Anstalld2007.pdf
Högskoleverkets information
http://www.doktorandhandboken.nu/
Information om Sverige
http://www5.lu.se/pa-online/rekrytering/rekrytering-av-personal-fraanutlandet/information-om-sverige
Svenska socialförsäkringssystemet
http://www3.lu.se/pers/Loner-skatt/social_insurance.pdf
Om socialförsäkringen
http://www.forsakringskassan.se/sprak/eng
Lund University Foreign Friend
http://www.lu.se/o.o.i.s/581
Skatteverket
http://www.skatteverket.se/
Migrationsverket
http://www.migrationsverket.se/