Transcript PowerPoint-præsentation

Faldgruber & effektiviserings
gevinster på Kopi og print
Driftschef for Service, Bygning & Service, Find Gravesen 12. juni 2012
AGENDA
 Kort præsentation af VIA University College
 Præsentation af Bygning & Service
 Præsentation af Kopi og print
 Hurtigt oversigt /gennemgang af den
bagvedliggende kompleksitet
 Illustration af to konkrete værktøjer illustreret
på en campusanalyse case (Lene Jensen &
Nadja Louise Heise)
VIAs ORGANISATION
Per Rye Jensen
Bygnings- & Servicechef
Find Gravesen
Øvrige servicefunktioner
SU Campuskoordination efter aftale
Find Gravesen
Omstillinger/Informationer
Find Gravesen
Driftschef for Service
Find Gravesen
Lokalestyring
Teamkontakt Marianna Cramer
Omstilling Campus Horsens
Teamkontakt Birthe Søe
Omstilling Campus Holstebro
Anni Juel Knudsen
Lokalestyring Campus Holstebro
Teamkontakt Gitte Andersen
Omstilling Campus Viborg
Lene Poulsen
Lokalestyring Campus Viborg
Teamkontakt Line Rau Madsen
Omstilling Campus Århus N
(Hedeager )
Teamkontakt Birthe Søe
Omstilling Campus Herning
Teamkontakt Marianna Cramer
Omstilling Campus Silkeborg
Teamkontakt Line Rau
Madsen
Omstilling Campus Århus N
(Placeret på Hedeager)
Teamkontakt Line Rau Madsen
Omstilling Campus Århus N
(Placeret på Hedeager)
Lisbeth Bust
Servicecenter/Butik Koordinator
Lene Jensen
Kopi og print Koordinator
Servicecenter
Bogladen Campus Horsens
Peter Lundsgaard
Thorkil Rasmussen
Daglig leder for Campus Horsens
Servicecenter
studiebetjening/ Bjarne Ringgaard
Butikker Campus Holstebro
Bjarne Ringgaard Poulsen
Daglig leder for Campus Holstebro
Servicecenter
Jesper Hauberg Johannesen
Studiezonen/Butik Campus Viborg
Servicecenter
Erik Hansen
Servicecenter
Birgitte Fyenbo Jensen
Butik Campus Herning
Servicecenter
Bent Pedersen
Randers kører selv
Vi har ½ service
medarbejder Ib MeierMadsen
Fire monofaglige adresser p.t.
(Monofaglige servicecentre
Kort trykkes p. på Trøjborgvej)
Jesper Hauberg Johannesen
Daglig leder for Campus Viborg
Erik Hansen
Daglig leder for Campus Århus N
Birgitte Fyenbo Jensen
Daglig leder for Campus Herning
Campus Silkeborg
Driftsleder og koordinator for service
Niels Sekkelund
Campus Randers
Serviceleder og koordinator for Service
John Jeppesen
Campus Århus C
Serviceleder og Koordinator for Service
Steffen Kjær
Campus X ydelseskatalog
(flerfaglige campus)
Serviceafd. (Bygning & Service)
Servicecenter
Kopi/print
Omstilling/Reception studiebet.Butik m.v.
Servicecenter
Servicecenter/
Servicecenter
Lokalestyring
Servicecenter
SU
Servicecenter
CAMPUS PR
Betjening af tlf. og
personlig
henvendelser
Køb/salg af
logovarer
Fotografering og
udstedelse af
studiekort
Alt vedr.
lokaletildeling og
koordinering
Al vejledning til alle
studerende
Åbent Hus
Bestilling af
tjenesterejser
Køb/salg af
kontorartikler
Kontrol af kopimaskiner og printere
Skemaregistrering af
alle uddannelser
Al vejledning og
behandling af SPSansøgere
Info og vejl. om
uddannelsernes
indhold
Bestilling af
hotelophold
Distribution af VIA
logovarer
Modtagelse af
afleveringsopgaver
Booking af møde-,
IT-, og vejl. lokaler
Intranetredaktører
Lokale
uddannelsesmesser
Opdatering af
telefonliste
Bestilling af varer til
sygeplejelab.
Scanning af
uv.mate-riale og
ansøgninger
Ydelser ifm.
eksamen (slik, lys,
vand, blomster, dug)
Opdatering af
telefonliste
Studiestart
Poståbning og
-omdeling
Køb/salg af uv
materiale
Kopiering af uv
materiale
Alt vedr. ekstern
udlejning – herunder
kanoudlejning
Back-up i
receptionen
Scanning af post til
SBsys postkasser
Medieudlån + cykler
Adgangskontrol
Opgørelse
lokalebelastning
Kassefunktion –
refusion og udlæg
Udlån af skabe
Registrering af
sygemelding
Support af av udstyr
i uv lokaler
rød = fravalg eller uafklaret
Evaluering SurveyXact spørgesk. alle
Tovholder UDKmøder
BASIS FORUDSÆTNINGER FOR
EFFEKTIVISERINGSGEVINSTER OG
PROFESSIONALISERINGER AF KOPI OG PRINT I VIA
Generelle ledelsesmæssige overvejelser: strategiske, taktiske og operative
forhold:

Organisatoriske forhold. (mange fald gruber)

Struktur forhold (stor geografisk spredning, men et IT netværk, et fælles
VIA login, et studienet, et dokumentbibliotek, data fødsel, data vedlige
hold, data genbrug) (mange faldgruber)

Kultur forhold. ( principielt en organisation, men midt i proces med
campussammenflytninger, rester af gamle monofaglige institutions
identiteter, ny afdeling som udkrystalliserer sig under opbygning og
implementeringen, overlevering af personale som mangler kompetence på
de nye teknologier m.v.) (mange, mange fladgruber)

Procesforhold: Principiel muligt med klassisk proces, men reelt mange
faldgruber) 1) planlægning, 2) beslutning, 3) kontrol, 4) information
(mange faldgruber)

Hovedstrategiske platform:


Et chipkortet som kan rumme alt og fremstå som den fysiske konkrete platform på
en virtuel sammenbinding af mange effektiviserings gevinster:
VIAs studie og personalekort
UDGANGSPUNKTET: OMLÆGNINGEN TIL
VIA - DOMÆNE BLEV DER INDFØRT ET
NYT PRINT- OG KORTSYSTEM
 IT omlægger studienet til VIA domæne. (ITs del
af opgaven)
 Kopi og print delen og
studiekort/medarbejderkort (Bygning & Service
del af opgaven)
 Et sådan principielt let internt samarbejde, er
der mange fejlkilder og frustrationsmuligheder
gemt ( Vi testede, men lærte også af de fleste
af faldgruberne)
HOVEDFUNKTIONER FOR KORT
 1: at fungerer som ID/studiekort i VIA
 Stiller en lang række krav til design, identifikation af hvilken
uddannelse den enkelte studerende er tilknyttet.
 2: sammenbinder en lang række teknologier i VIA
 En given adresses adgangs & alarmsystem (også på tværs i
VIA)
 Kopi-print betaling, (også på tværs i VIA)
 Kantine betalinger, (også på tværs i VIA)
 Automater (også på tværs i VIA)
 Boglader/servicecentre (også på tværs i VIA)
 Nye funktioner i VIA i forhold til bygnings automation og nye
behov for betalingsbehov:
 Studiebetjeninger, lokale sammenknytning med varme tilkobling m.v.
NY FÆLLES VIA STANDARD
 Standardiseringen bygger på at der er indført
overalt i VIA:
 Alle studerende og medarbejdere er udstyret
med VIA kort
 Priser for print/kopi er omlagt til VIA
standardpriser
 Printere og kopimaskiner har som udgangspunkt
tilslutning til en kortlæser til intern og ekstern
afregning.
HVORFOR KORTLÆSER
 Grundforhold som er indført:
 Betaling overalt: (flere kilder: kortlæsere,
kontantkasser, aflæsning af administrative
maskiner, minimalt kontanthåndtering )=
komplekst økonomiafstemning/afregning)
 ”Follow me”/skyprint, hvor man skal identificere
sig ved maskinen inden print frigives.
 Penge er på kortet og afregnes direkte derfra.
EFFEKTIVISERINGS GEVINSTER
 Implementering af ”Follow me print” anledning til en kraftig sanering i
antallet af mindre - og decentralt placerede printere/kopimaskiner over
mod fokus på at have færre, men kraftigt bestykkede ”printcentre” i
uddannelserne.
 Mindre strømforbrug, færre serviceaftaler, mindre personalebehov
mere effektiv udnyttelse af tilbageværende maskiner, service, support
og toner
 Besparelsesværdien af denne sanering er dokumenteret stort
 Automatiseret økonomiafregninger/registreringer
 Kopi og print har total back up på tværs af campus da alt kan betjenes
fra alle steder principielt,
 Specialiseringer/generaliseringer, bedre kvalitet for færre midler
(studiestart, (workflow) dokument vedligehold et sted i database etc.)
 Maksimerer selvbetjening overalt
 Kantiner sparer dankort transaktionsomkostninger og får hurtigere
kasselinie m.v.
NOGLE FORDELE FOR DEN
ENKELTE KORTINDEHAVER
 Alle typer af betalinger i VIA kan klares med samme kort
 Adgangskort til det i VIA ens profil giver adgang til. Både på den
enkelte adresse og på tværs af VIA.
 Internationalt student identity card med mange rabatter (ved et
tilkøb)
 Administrative lettelser  mulige ressourcer som kanaliseres ind
i undervisning
 Ingen/eller minimal kontantadministration (f.eks. i bibliotekerne)
 Tilgå alle kopimaskiner på VIAs adresser
 Muligheder for holdkort og gæstekort
 Mulighed for at styre diverse typer af betalingsbehov for VIA
(f.eks. Copy Dan afregning)
 Minimerer belastning i økonomiprocedurer (faktura managere),
studieadministrative medarbejdere (billedleverance)
PRÆSENTATION AF KOPI OG
PRINT - PRODUKTGRUPPER
Gangmaskiner og printer:
 Omfatter alle gangmaskiner og printere, som er placeret
tilknytning til undervisningslokaler og kontormiljøer.
 På visse uddannelsesområder vil der desuden også være
tilknyttet plottere.
Kopicentre:
 På hver af de otte campusser er der som minimum et kopicenter
i varierende størrelse, i forhold til det daglige behov.
 Kopicentrene er nu organiseret som en stor fælles enhed, der
begyndende optimerer og benytter hinanden i spidsbelastninger.
 Et større kopicenter på Campus Aarhus N, som kan håndtere
produktionen af markedsføringsmaterialer og materialer af
højere kvalitet.
ERFARINGER/EFFEKTIVISERING
Forudsætninger & principper:
 Organisation/ struktur/kultur (samt kompetenceudvikling)
 Database(dokumentbiblioteker, træk af kontostrenge, personale data
m.v.)
 Regler og rutiner (snitfladepapirer mellem
aktører/forretningsgangsbeskrivelser/rettighedsstrukturer og
administrations hierarkier/personprofiler f.eks. i forhold til
adgangstildeling)
 Data disciplin:
 Data fødsel
 Data vedligehold
 Data genbrug
 Anvendelse af højeste grad af selvbetjening (Web, Dankort automater
m.v.)
 Hver enhed indenfor kopi print har et unikt P. nr.
HVOR ER VI I DAG: STATUS GENNEM
KVALITETSMODEL –
BYGNING
& SERVICE
Brandslukning
Manglende dokumentation
af
processer og
Økonomisystemer
anvendes
strategisk.
Der
forligger
funktionsog
opgavebeskrivelser.
Klarstyring
af økonomisystemer
(regnskab og
afhængighed
af
nøglepersoner.
Essay
systemet
anvendes
til optimering af alle
Budgetter
og
regnskab
følges.
budgetter).
Automatiseret udføres tilfældigt.
Vedligeholdelsesopgaver
typer
af
selvbetjening,
adgangskontrol
betaling
Maskinpark registreres
og vedligeholdes,
økonomiregistreringer
i Navision
m.v..
lagerregnskab
noteres.
Alt
maskinregistrering
føres og kontrolleres .
Overvågningskontrol af kopimaskiner,
Medarbejdere har de fornødne kvalifikationer.
forbrugsstoffer, papir mm.
Man er på forkant med aftaler og
optimerer
på
3 – Dokumenteret
niveau
• Der anvendes
muligheder
dokumenterede
•
2 – Repeteret niveau
• Ansvar for processer er placeret
hos den enkelte medarbejder
• Afhængighed af ikkedokumenteret viden
1 – Ad hoc niveau
• Der anvendes ad hoc
processer
• Processerne er ikke
ledelsesmæssigt
forankrede
Brandslukning
Manglende
dokumentation af
processer og
afhængighed af
nøglepersoner.
Vedligeholdelsesopgav
er udføres tilfældigt.
standardprocesser
Overholdelse af processerne
er overladt til den enkelte
medarbejder
Der forligger
funktions- og
opgavebeskrivelser.
Budgetter og
regnskab følges.
Maskinpark
registreres
,vedligeholdes
lagerregnskab
noteres.
4 – Styret niveau
• Der foretages opfølgning og
måling på processer og
resultater
• Processer og praksis
forbedres løbende ved brug
af best practice
Klarstyring af
økonomisystemer
(regnskab og
budgetter,
automatiserede
økonomiregistreringer
).
Alt maskinregistrering
føres og kontrolleres.
Medarbejdere har de
fornødne
kvalifikationer.
5 – Optimeret niveau
• Processen er optimeret til
best practice
• IT anvendes, hvor det er
muligt til optimering og
automatisering af processer
Økonomisystemer
anvendes strategisk.
Essay systemet anvendes
til optimering af
selvbetjening,
adgangskontrol, betaling
Overvågningskontrol af
kopimaskiner,
forbrugsstoffer,ppir mm.
Man er på forkant med
aftaler og optimerer på
muligheder
GÅRDSDAGENS &
MORGENDAGENS FALDGRUBER
 Gårsdagens:





Dyre leasing aftaler
Dyre maskiner i indkøb
Mange leverandører = mange maskinfabrikater
Mere salgstilgang hos leverandør end supporttilgang
Primær variabel = maskinanskaffelsespris
 Morgendagens:






Dyre licensaftaler (betalingssystemer, tillægsudstyr)
Dyre support aftaler
Standardisering = Reel monopolistisk binding?
Behov for netværkssupport/leverandører
Digitalisering = nedgang i papirforbrug
Primære variable = diverse systemkvaliteter, tillægsudstyr
netværksanvendelighed, administrative effektive rings muligheder
ILLUSTRATION AF TO VIGTIGE VÆRKTØJER
PÅ EN CAMPUSANALYSE/CAMPUS CASE
 Konkret online illustration af et par vigtige
datastyrings og data indsamlingsværktøjer:


Print audit
Et delvis selvudviklet værktøj til at sikre valid
ledelsesinformation og data om alle typer af parametre
om VIAs kopimaskiner/deres totale omkostning og
driftssituation F.eks.:
 Placeringsmæssige data,
 Tekniske data af enhver art
 Serviceaftalemæssige data (herunder
omkostning)
 Økonomiske /afskrivningsmæssige beregninger
m.v.
AFDÆKNINGSTRAPPE
Effektivisering/
Konsolidering
Danne
overblik
- Printaudit
- Essay
- Forretnings- og
arbejdsgangsbeskrive
lser
- Vejledninger
Økonomisk
oversigt
- Campusanalyse
(Case Viborg)
- Campusanalyse
- Plantegninger
- Centralisering af
kopicentre
- Onlinebestilling
- Økonomisk
Afregning