Transcript SAP Professional Services

SAP Professional Services – två år senare!
Colada valde att implementera SAP hösten 2008. Vi tänkte agera med gott föredöme.
Erbjuder man konsulter inom SAP så känns det försvarbart och egentligen ganska
självklart att man använder SAP själv som affärssystem.
Vi kände ett behov av att erhålla en bättre kontroll över bolagets affärsprocesser
såsom hantering av kunder och kontrakt, tid- och reserapportering, fakturering samt
ekonomin som helhet. Många manuella tidskrävande rutiner har nu övergått till ett
kontrollerat affärssystem.
Projektet blev väldigt lyckat. Vi trimmade, anpassade våra processer och lärde oss
mycket. Vi löste problem och felaktigheter och har nu tillgängliggjort en förkonfigurerad
lösning som vi kallar ”vår” SAP Professional Services och vi tror att denna lösning
skulle kunna vara till stor nytta för andra företag inom tjänstesektorn. Vi har nu använt
SAP i ett och ett halvt år och vi har fått en gedigen erfarenhet samt lärt oss alla
detaljer och många av SAPs möjligheter.
Kort om SAP Professional Services
• Ett förkonfigurerat affärssystem
• Vänder sig till mindre och medelstora kunder
• Passar tjänstenära branscher
• Möjliggör för konsulter och anställda att registrera tid och reseräkningar via
internet
• Ett helintegrerat affärssystem i realtid
• Består av modulerna: Portal med tid/resehantering, kund och
kontraktshantering, huvudbok, kundreskontra, leverantörsreskontra, mini-HR,
analys och uppföljning (BW)
• Ger bra och överskådliga ekonomirapporter
Kort om möjliga rapporter
• Snittpris
• Debiteringsgrad
• Intäkter per projekt och/eller kund
• Huvudbok, kund- och leverantörsanalyser
Vad har underlättats?
För att få ett bra och tydligt svar kommer tre olika roller att bli intervjuade. Vi har valt
en konsultchef, en konsult samt ekonomiansvarig. Alla roller använder Professional
Services utifrån sitt behov.
Först ut kommer ansvarig för konsulterna:
Vad anser konsultchefen?
Anne Bendrik
Vad är det mest märkbara med det nya affärssystemet?
- ”Att vi har fått ordning och reda på våra rutiner! Från det att en säljare inkommer
med ett kontrakt mellan företaget och kund börjar man med att lägga in kunden.
Där är man flexibel med allt ifrån adresser, kontaktpersoner, val av språk till inom
vilken valuta som kunden önskar fakturan. Därefter arbetar med kontraktet.”
-
”Det är lätt att följa upp sitt affärsområde, sina anställda och de kunder som är
aktuella.”
Ligger även kontraktet i SAP?
- ”Absolut, man lägger upp ett kontrakt kopplat till aktuell kund. Man kan dessutom
skapa olika typer av kontrakt. Exempelvis kontrakt där konsulten arbetar på
löpande räkning alt ett fastpriskontrakt med en fakturaplan. Därefter lägger man
upp de olika timavgifterna som kan förekomma, som normaltid, övertid, beredskap
och restid. Dessa kopplas till den eller de konsulter som skall arbeta inom
projektet.”
Får konsulten vetskap om vilket projekt/kontrakt denne kan arbeta med?
- ”Det är så smart löst att när konsulten skall registrera sin tid eller lägga in en
resekostnad så går denne in i vår portallösning. Dvs det är en web-baserad tjänst
som du når överallt. När konsulten loggat på ser denne bara de kontrakt som är
aktuella att skriva tid mot just för den konsulten. Man kan inte lägga tid på en
kollegas kontrakt utan bara på de kontrakt som är kopplade till en själv, de som
dessutom ej är avslutade.”
Är det lätt att underhålla systemet?
- ”Ja, man kan lätt ändra kunduppgifter, adresser, kontaktpersoner mm. Gällande
kontrakt är dessa lätta att förlänga eller prisändra. Man kan lägga till konsulter till
befintliga kontrakt, man kan även lägga till samt förändra prisvillkoren. Man kan
även avsluta ett kontrakt för en konsult, dvs lägga in en sluttid för den enskilde
konsulten.”
Hur fungerar faktureringsprocessen?
-
”Vid månadsskiftet kontrollerar man att alla konsulter har tidrapporterat. Därefter
godkänns tiden samt ev. reseräkningar. Vissa av dessa kanske skall debiteras
kunden och då har konsulten kostnadsstyrt sin reseräkning mot kunden i portalen.
Mycket smidigt. Efter godkännande faktureras alla kunder och man kan välja att
printa ut fakturan och sända den till kunden eller skapa en PDF och maila den.
Fakturalayouten kan lätt anpassas till företaget med dess logga, val av
referensuppgifter, valfria flexibla texter mm.”
Om det anställs en ny person?
- ”Då läggs personen av ekonomiansvarig enligt alla regler, bla får den ett
kostnadsställe i systemet. Personen får ett login så denne når Portalen. Tack vare
det att varje person utgör ett kostnadsställe så är det lätt att följa upp och
analysera efterhand, även per konsult. Varje affärsområde består av ett antal
konstnadsställen varpå analyser kan ske per område.”
Nyttjar du några rapporter?
- ”Ja, ett antal. Bla kan man lätt få fram alla aktuella projekt. Säljarna kan se när det
är dags att förlänga ett kontrakt. Man kan också få fram intäkterna för ett projekt
eller för en given kund. Du har också bra kontroll över de anställdas registrerade
timmar.”
Om du sammanfattar din syn på systemet!
- ”Främst är det säkerheten! Att man minimerar antalet felkällor! Att konsulten
lägger in sin tid direkt i systemet. Likaså gällande reseräkningar, att man har
nogsam kontroll på dessa. Det skapas ett dokument med alla fakta runt en
kostnad, där man sen vidhäftar sitt eventuella kvitto. Ordning och reda!
Faktureringen blir mer exakt, det blir sällan några fel varpå såväl vi som kunderna
blir nöjda. Processen försnabbas helt enkelt! Idag har vi fakturerat klart dag 2 i ny
månad. Det känns också bra med kontroll på våra upplagda kunder och kontrakt.
Inte minst uppskattas det av revisorerna.”
Vad säger konsulten?
Jacob Ceder
Vad är det mest märkbara med det nya affärssystemet?
- - ”Att jag kan skriva tid i portalen. Det är en stor frihet och jag kan se min egen
historik samt lägga in tid i framtiden exempelvis när jag vet att jag har semester.
Tidigare skrev vi in vår tid i excel-ark och mailade in varpå siffrorna manuellt
registrerades. Nu vet jag att den tid jag lagt in är den som senare faktureras.”
Har du kontroll över dina projekt?
- ”Tack vare att man endast får upp de projekt som man arbetar inom är det aldrig
problem med vilken kund, vilket projektnr osv jag skall debitera mot. Det framgår i
systemet! Tom delprojekt med olika benämningar kommer på en egen rad.”
Hur är det med reseräkningar och andra utlägg?
- ”Här är systemet väldigt stödjande. Man anger start och sluttid för en resa, vilken
typ av resa det är, vilket färdmedel och till vilket land man reser till. Oavsett om det
är inrikes eller utrikes har systemet kontroll på vilka traktamenten jag har rätt till.
Det tar även hänsyn till aktuell valuta. Riktigt smidigt! Sen kan jag kostnadsföra ex
utlägg för datortillbehör, en lunch, en taxiresa eller annat. Skall min kund betala
aktuell kostnad så kostnadsför jag bara mot denne! En stor fördel är att jag kan se
mina resor historiskt och att jag kan kopiera en resa till en annan. Inte sällan har
man lika färdvägar till en och samma kund.”
Om du sammanfattar din syn på systemet!
- ”Då är det flexibilliteten, att jag når systemet varhelst och att jag sparar en massa
tid!”
Och vad säger ekonomiansvarig?
Katarina Johnson
Du är den som sannolikt mest använder systemet, stämmer det?
- ”Ja, jag arbetar i SAP hela arbetsdagen!”
Vilka delar är det du främst arbetar med?
- ”Jag arbetar med ett antal processer såsom, tidrapportering, fakturering,
internfakturering, påminnelser och räntefakturering. Likväl expenser, där jag som
ekonomiansvarig har möjlighet att tex ändra konteringen. Dessutom arbetar jag
med bokföring, bokslut, kund- och leverantörsreskontra samt
likviditetsrapportering. Jag skapar betalningar via filer, ex leverantörsbetalningar
och expenser till personalen. Gällande löner så nyttjar vi en del av SAP HR, där
jag lägger upp personal såväl intern som extern. Dessa läggs per kostnadsställe.
Jag får fram lönerapporter och tar via dessa fram Coladas löner. ”
Hur ser du på rutiner runt ex faktureringen?
- ”Det är till stor del automatiserat! Vi har mycket hög kontroll och systemet är
flexibelt. Vi kan tillgodose kundens alla krav på en faktura. Exempelvis väljer man
valuta för fakturan, där hanterar jag en regelbunden valutaomvärdering. Fakturan
kan förses med en fri text, kontaktpersoner, kundens beställningsnummer, vårt
kontraktsnr mm. Vi kan fakturera hel månad, bruten månad och specificera
fakturan med veckoindelade timmar och kostnader om kunden så önskar. Det
finns även möjlighet att bifoga specifika underlag. Fakturan kan postas eller
mailas. Det blir för oss en enkel hantering av underkonsulter.”
Om du sammanfattar din syn på systemet!
- ”Då är det säkerheten och den totala kontrollen. Spårbarheten är suverän, dvs vi
kan följa varje typ av dokument från början till slut.”
- ”Den största skillnaden för oss som konsultföretag är att vi fått en helintegrerad
lösning!”
Av Anne Bendrik