Transcript Introduktion till att anvnda SAP

“SAP R/3 in Baby Steps”
Steg 0: Introduktion till SAP
Version 1.0 / Våren 2006: Tekniska fakulteten vid Åbo Akademi
Välkommen till SAP R/3-världen vid Åbo Akademi. Denna introduktion ger en översikt över de
viktigaste funktionerna i användargränssnittet och berättar kort hur ”användningslogiken” i SAP
fungerar. Introduktionen till SAP berättar också hur man ”söker” data i SAP, ger några tips till
användningen av SAP och visar i hurdan form exempelföretagets (IDES AG)
organisationsstruktur har implementerats till SAPs strukturer.
Vid ÅA används SAP-versionerna SAP R/3 4.7 (IDES och INSTANT-servrarna) och SAP ECC 5.0
(ECC-servern).
1.
In- och utloggning
För att logga in till SAP, öppna SAPlogon genom att dubbelklicka på ikonen på din desktop or
eller genom att välja All Programs – SAP Frontend – SAP logon i Windows Start-meny.
I dialogrun SAP Logon, välj etiketten (tab) “Systems” för att se en lista över tillgängliga SAPsystem. Välj det system som du vill logga in till och klicka på “Log on”.
På SAP R/3 inloggningssida, ange Åas klientnummer (650) i fältet “Client”. Ange också
användarnamnet och lösenordet (lösenordsfältet innehåller alltid stjärnorna; du behöver inte ta
bort dem för att ange lösenordet). Om du vill att systemets användargränssnitt visas på svenska,
ange “SV” i språkfältet (Language). Om du inte anger någonting i språkfältet, är
användargränssnittet engelsk.
Vid slutet av din session, logga ut från SAP genom att välja System i menyraden. Under Systemmenyn, välj Log off. Om du verkligen vill logga ut, välj Yes i den dialogruta som konstaterar att
“Unsaved data will be lost…”.
2.
Användargränssnittet
Användargränssnittet för SAP innehåller vanligen följande element:
Title bar visar namnet på den applikation som används, såsom “SAP Easy Access” för
huvudmenyn.
Application bar ändras beroende av applikationen. På denna verktygsrad hittar du “Execute”knappen när den behövs (en klocka och en grön √).
Status bar inkluderar allmän information, såsom den aktuella transaktionens kod eller
klientnumret (för ÅA alltså 650). På vänstra sidan av samma rad kan man också se
systemmeddelanden:
- “röda meddelanden” (ett kryss i en röd boll) är felmeddelanden (äkta error messages)
- “gröna meddelanden” (en bock (tecken) i en grön boll) betyder vanligen “OK”
- “gula meddelanden” (ett utropstecken i en gul boll) vill att du noterar någonting eller att du
kontrollerar din input. Du blir av med dessa meddelanden genom att trycka på enter.
SAP in Baby Steps – Introduktion
Main menu (SAP Easy Access user menu) har en trädstruktur som visas som kataloger
(folders). För att
- Öppna och stänga kataloger (d.v.s. expandera och komprimera menyer), klicka på de små
gråa pilarna till vänster om varje katalog
- Öppna (starta) en applikation (såsom “create sales order”), dubbelklicka på applikationens
namn
Menu bar
Standard toolbar / System function bar
Title bar
Application toolbar
Main menu
Klicka på listan för att
välja vad som visas
Status bar
De viktigaste funktionerna på standardverktygsraden (system function bar /standard toolbar) är:
Enter: validerar data som har angetts. Om data
saknas (i den transaktion som man håller på att
utföra) eller det finns fel, ett meddelande visas på
Status bar. I stället för att klicka på denna ikon kan
man trycka på Enter på tangentbordet.
Notera att du kan inte spara genom att trycka på
Enter!
Command field: möjlighet till “shortcuts”; för att visa
eller gömma kommandofältet, klicka på den lilla gråa
pilen till vänster om Save-ikonen)
Save: för att spara data; samma effekt som Edit –
Save eller ctrl+S.
Back: returnera till föregående skärm utan att spara
data (tillåts inte om obligatoriska fält inte har ifyllts)
Exit: gå bort från den synliga funktionen (current
function) utan att spara (på main menu leder till att
man loggar ut)
Cancel: gå bort från det synliga arbetsmomentet
(current task) utan att spara
Print: utskrift
Search: sök
2
SAP in Baby Steps – Introduktion
3.
Stegen i en arbetsuppgift
Genomförandet av en arbetsuppgift (task) i SAP (till exempel att registrera en kundorder) består
av flera ”steg”. Dessa steg syns som skärmar (screens). Typiska steg är:
- Välj en arbetsuppgift: du kan antingen använda användarmenyn (katalogerna) eller
kommandofältet (om du vet transaktionskoden för den applikationen du ska använda).
- Fyll i data på arbetsuppgiftens inledande skärm (initial screen); tryck på enter eller
execute för att komma vidare till nästa skärm.
- Ange data på nästa skärm; fortsätt tills alla skärmar (som behövs) har fyllts i.
- Spara.
Varje affärstransaktionsaktivitet (applikation) i SAP skapar en eller flera dokument. Dokumenten
har ett samband med varandra: med detta samband kan man visa processens utveckling över
alla faser som ingår i den.
4.
Matchcodes och avgränsningar
Matchcodes är ett sätt för att hitta dataposter (records) i SAP. I det enklaste fallet kan
matchcodes användas för att visa möjliga värden för ett fält eller leta efter tillgängliga värden.
Matchcodes består av söktermer som arrangeras i en specifik ordning (alltså sökning med
matchcodes fungerar inte exakt som med google...).
Du kommer åt matchcodes genom matchcode-knapparna som blir synliga till höger om ett
fält när kursorn finns i fältet.
Scenario 1
När du försöker se på möjliga värden för ett fält genom att klicka på
matchcode-bollen, får du ofta genast fram en lista på värden. I detta
fall kan du antingen dubbelklicka på en rad eller välja en rad och
trycka på enter (på tangentbordet eller på det gröna √) för att
kopiera värdet till fältet. Om du inte vill välja ett värde ur listan,
klicka på krysset i den blåa rektangeln.
Scenario 2
Det kan också hända, att via
matchcode-bollen kommer du inte direkt
till en lista utan till en dialogruta där du
ska avgränsa sökningen. Beroende på
vilken etikett (tab) du väljer i dialogrutan,
har du möjlighet att avgränsa med olika
kriterier. Men observera att denna
sökning är beroende både på vilka
värden som logiskt uppfyller kriterierna
och på hur matchcode-data har
organiserats i systemet (matchcodes
kan konfigureras).
Ange alltså de avgränsningskriterier
som du vill använda och tryck sedan på
enter. Som resultat borde du se
Scenario 1....
3
SAP in Baby Steps – Introduktion
I vissa fall krävs det en avgränsning också när man startar en SAP-applikation. Till exempel om
du vill se försäljningsfordringsbalansen för en kund, måste du avgränsa första med kundens
kontonummer (=kundens kod), företagsnumret (company code) och räkenskapsåret (fiscal year):
Efter avgränsningen,
“Exekvera“ med
klockan eller F8 för
att komma vidare
Flera val
5.
-
-
-
”Good to know”
Genom att trycka på F1 i ett datafält, du borde få fram information om hurdant innehåll
förväntas till fältet
Tryck inte på Enter ifall du inte vill processera data; för att flytta dig från ett fält till ett annat,
vänster-klicka med musen eller tryck på tabulatorn på tangentbordet (mellan CapsLock och
§).
Om du använder transaktionskoder och kommandofältet för att starta applikationer, notera att
transaktionskoderna (t.ex. ”VA01”) fungerar som sådana enbart från huvudmenyn (Easy
Access). Om du har någon annan SAP-skärm framför dig, måste du tillägga ”/n” före själva
transaktionskoden (t.ex. ”/NVA01”).
För att öppna ett nytt SAP-fönster (med samma användarnamn), välj System – Create
session.
Via menyradens Environment får man ofta tillgång till tilläggsinformation om det aktuella
objektet (såsom dokumentflödet av en kundorder).
6.
Organisationsstruktur
Enligt SAP R/3, är företag (ofta) organiserade på följande sätt (och detta gäller också
exempelföretaget IDES AG):
4