Transcript Nr 17, november 2012

Nyslipat
från Briljant
Ekonomisystem
Nr 17 – Nov 2012
Ett dokument
– en registrering
foto: jostein skeidsvoll
Gävleborgs superföretag
– Vi använder Briljant både till vår
interna ekonomi och för våra kunders redovisning, berättar Malin
Gustafsson på Fastighetssnabben.
Företaget, som utsågs till superföretag
av tidningen Veckans affärer förra
månaden, startade i Gävle för drygt
30 år sedan och finns nu i hela norra
Sverige från Uppsala i söder till Luleå
i norr. De jobbar med fastighetsförvaltning, drift, underhåll och ekonomisk administration. Kunderna är
kommersiella fastighetsägare, statliga
och kommunala bolag samt bostadsrättsföreningar.
– Tidredovisningen är viktig för
oss, fortsätter Malin. Både personalen ute på fältet och den på kontoren
fyller i tidkort. Det är inte alltid all
nedlagd tid kan debiteras men vi kan
se resultat per avtal. Det ligger sedan
till grund när vi skriver nya avtal.
Totalintegrerat – allt hänger ihop
– Bokföringen för våra kunder skiljer
sig från vår egen. Där är det en annan
kontoplan som gäller och vi jobbar
inte i projekt. Efter det att leverantörsfakturorna skannats och konterats attesteras de av kunden innan vi
skickar för betalning. Briljant skapade
ett mellanprogram för att få skanningsfunktionen helt integrerad.
– NP3 Fastigheter är en av våra
största kunder och för att hantera
deras lokalhyresavtal behövde vi
ett större system än det som fanns i
Briljant. Men inte heller det har varit
några problem. Hyreskörningen läses
över med automatik och är också helt
integrerad.
– Bokslutfunktionen i Briljant är
jättebra tycker jag. Jag kan gå igenom
och göra i ordning varje balanskonto
för sig, det är strukturerat och jag får
ett bra grepp om arbetsgången.
Kjell Lindevall, återförsäljare för
Briljant i Gävle, har hjälpt till med att
få de olika programmen att fungera
tillsammans.
– Ett honnörsord för oss är att allt
ska vara totalintegrerat, säger Kjell. En
post ska bara behöva läggas in i systemet en gång och därefter hämtas när
olika beräkningar ska göras. Arbetet
går fortare på så sätt och det blir mindre risk för att fel ska uppstå.
Fakta:
Fastighetssnabben var pionjärer med automatiserad leverantörsfakturaimport från elektronisk fakturahantering (Baltzar/Ascendo).
Total integration mellan delsystemen, och
även system från andra leverantörer, ger ökad
säkerhet i redovisningen. Redovisade timmar
i tidredovisningen registreras automatiskt i
lönesystemet.
Briljant har alltid eftersträvat att
du som användare bara ska behöva registrera ett dokument en
gång. I vår vision ingår att vara
ett totalintegrerat och heltäckande system. Där behöver man
aldrig stämma av reskontror,
anläggningsregister eller annat
mot huvudboken.
Vi har skapat goda möjligheter
att importera och exportera
information till och från programmet för att underlätta vid
integration mot andra system.
Något som blir allt vanligare.
Den effektivaste lösningen får
man dock om man kan tillgodose alla behov inom ett system.
Vi utvecklar fortlöpande nya
funktioner för att uppnå det
målet.
Välkommen till ett nytt nummer av Nyslipat, där några av
våra användare berättar om sitt
arbete med Briljant.
Anders Hansson
Välbesökta Erfa-träffar
Det är andra året jag är med. Bra att träffa
andra användare och kollegor. Prata om
problem, lösningar och idéer och framföra
egna önskemål.
Kerstin Hinks. Allegretto Revision AB
Ett av de bättre systemen.
Ulrika Pripp Bertlid, Nya Kreativgruppen
Jag kan säga mycket gott om Briljant.
Framförallt att det är så snabbt att jobba
med. Du kan kolla vad du gjort i bokföringen innan du gör en ”uppdatering” och
ändra om något blivit fel.
Hillevi Sjöblom, Luftkompaniet Sjöblom AB
Träffarna är väldigt viktiga. Då jag sitter
på ett mindre företag blir kontaktnätet
litet. Jag har jobbat i 4-5 olika system.
Briljant är bäst. Anpassat för proffs.
Bertil Thilstedt, Ambactus Redovisning AB
Jag är ganska ny användare och tycker att
systemet verkar bra med många möjligheter.
Elin Ströberg, Baker Tilly Stint AB
Briljants Erfa-träffar är nu genomförda och vi tycker vi kan se tillbaka på lyckade dagar. Programmet kom att få en längre inledning
än planerat, eftersom nyheter och
tips är vad många efterfrågar. På
erfa-punkten blev det oftast livliga
diskussioner och erfarenhetsutbyte.
Anders Waern var den som ledde
träffarna. Hans intryck är att de flesta
deltagare tycker att denna typ av
information är matnyttig.
– Programmet är så omfattande så
även för den som har lång erfarenhet
finns det mycket nytt att hämta, säger
Anders. Dessutom är det många av
våra kunder som är ganska ensamma
på sina arbetsplatser. För dem är det
extra stimulerande att träffa andra och
få möjlighet att diskutera kring jobbet.
Efter lunch delades deltagarna in
i grupper. Varje grupp fick ett antal
frågeställningar att fundera kring som
resulterade i nya önskemål.
– Inget är så bra att det inte kan
bli bättre! Vi har noterat flera utvecklingsmöjligheter. Det är en mycket
bra inventering av vad marknaden och
kunderna önskar. Både i Nyslipat och
på andra sätt återkommer vi med vad
som går att genomföra, säger Anders
Hansson på utvecklingsbolaget.
– Vi har också gjort en enkätundersökning bland deltagarna för att
få in synpunkter på träffarna. De allra
flesta visar sig vara mycket positiva.
Det är så mycket att berätta så tiden
räcker inte till!!!
Anders Waern, Briljant Utbildning
Snabbt och lätt att komma igång
För ett år sedan startade Simo
Tamminen och Tobias Sjölund
Civilbyrån tillsammans, en konstruktionsbyrå inom bygg- och anläggning. Idag är de fyra personer
och planerar att expandera
till 15 personer inom 5 år.
– När vi skulle välja ekonomisystem
var det självklara valet Briljant, berättar Tobias. Vi båda kände till det sedan
tidigare och visste att det är lättförståeligt, fungerar bra och att vi kunde få
ut det vi ville ha av ett ekonomisystem.
– En annan fördel med Briljant var
att vi inte behövde göra dyra investeringar i program utan endast betala
en licensavgift. Det krävde inte några
omfattande installationer och det
kommer att fungera även när vi vuxit
oss stora om några år.
– Förutom att använda tidredovisning och lönesystem gör vi förkalkyler
på projektnivå och vi gör kostnadsoch likviditetsbudget på företagsnivå.
För att få systemet helt komplett skulle
vi vilja ha koppling till vår projekthanterare, ett system för att skapa en
mappstruktur på servern. Man kan
kalla det ett mellanting mellan ett
CRM-system och ett kundsystem.
Inventarierutinen viktig
Ubisoft Massive har 250 anställda
som arbetar med spelutveckling
av dataspel. Koncernen har sitt
huvudkontor i Frankrike. Susanne
Carlsson införde Briljant när hon
började på företaget.
– Jag jobbade tidigare med Briljant på
ett speditionsföretag och tyckte att det
skulle passa för Ubisofts behov, berättar Susanne. Det redovisningssystem
som fanns var bra men inventarierutinen var inte integrerad, vilket medförde mycket merarbete. I vår verksamhet
har vi extremt många datorer och alla
inköp över 5 000 kronor ska hanteras
som inventarier enligt moderbolagets
regler. För att hålla ordning på allt är
det naturligtvis viktigt att ha ett användarvänligt system.
– När vi registrerar en leverantörsfaktura läggs den med automatik in i
inventarieregistret. På så sätt riskerar
vi inte att något kommer bort eller
att det uppstår differenser vid avstämningen. Om en tilläggsfaktura
registreras görs en komplettering på
det inventariet i registret och det går
att följa vad som rättats. Samma rutin
gäller även om köpet gjorts kontant
eller med kort.
– Inventarieregistret är alltid
uppdaterat med aktuella värden och
man kan se löpande avskrivningar per
månad och inventarie.
– Hela ekonomisystemet är jättebra. Det är smidigt och det finns inga
problem som inte går att lösa, säger
en nöjd Susanne.
Fakta:
Möjlighet till varierad avskrivning i procent
och på andra belopp än anskaffningsvärdet.
Total integrering till huvudbok med analysmöjligheter från balansräkning till enskilda
inventarier. Avskrivningarna kan belasta
valfria projekt och avdelningar.
Nyheter i systemet
Briljant utvecklas ständigt med nya
och förbättrade funktioner. Flera av
nyheterna är resultat av önskemål som
framkommit vid erfa-träffar.
Att få fram prognos för årets avskrivningar i inventarierapporten efterlystes vid förra årets träffar. Skanna
verifikationer och mejla fakturor
är exempel på andra önskemål som
kommit och som nu finns i systemet.
Läs igenom listan över de senaste
nyheterna. Hoppas du kommer att ha
användning för dem.
I programmet kan du alltid gå in
under ”Övrigt => nyheter” och se
vilka nyheter som är släppta. Listan
uppdateras vid varje programsläpp
och hämtas från webben vilket gör att
du kan se nyheter som inte finns i den
version du själv har. De är då nedtonade.
kan
hanteras. Systemet underlättar bokföringen av den ingående momsen på
gemensamma kostnader. Används på
företag med en momspliktig och en
momsfri del.
moms vid blandad verksamhet
hänsyn till kvartalsmoms
tas i
likviditetsplaneringen.
en inventarierapport med en prognos för årets avskrivning, ackumulerat
utgående saldo och utgående restvärde kan nu tas fram.
kontrolluppgifter på gamla
räkenskapsår kan öppnas.
attestering från sammandrag
av leverantörsfakturor kan göras. Valmöjligheten läggs upp i registret över
attestansvariga.
i kund- och
leverantörsreskontran. Noteringsfälten på kund respektive leverantör är
nu i princip obegränsade.
utökad noteringstext
mejla order, faktura och inköps-
till kund respektive leverantör.
Mottagaradress hämtas från kundrespektive leverantörsregistret.
order
e-learning
kan
öppnas från löneregistreringen.
registret av fasta lönerader
en gemensam fakturanummerserie
kan användas för faktura- och kundfakturarutinerna.
uppsnabbning Sökfönster för artiklar,
order och fakturor har justerats för att
få snabbare sökning.
Du vet väl att en stor del av vårt
kursutbud finns som e-learning! Den
webbaserade lösningen gör att du kan
arbeta var du vill och i den takt som
passar dig. Gå in på www.briljant.se
och läs mer.
Nyanställning
möjlighet att vid avisering av hyror
bara avisera vissa aviperioder (månad,
kvartal, år).
hyresavier/fakturor kan skickas till
hyresgäst via e-post.
hyresinbetalningar via bg max
kan
hanteras.
har
underlättats med nya funktioner. Bland
annat visas markeringslinjer vid flytt
av fält för att underlätta placeringen,
och enskilda bilder kan importeras och
exporteras i uppläggsrutinen.
upplägg av registreringsbilder
har underlättats med nya funktioner. Bland
annat kan kolumner infogas och
raderas, kolumninformation för rad
kan väljas enklare genom dubbelklick
i valfri kolumn, och enskilda rapportplaner kan importeras och exporteras
i uppläggsrutinen.
upplägg av rapportplaner
utskriftsmall kan förhandsgranskas
redan vid upplägg.
för revisionsberättelse har uppdaterats enligt FARs
rekommendationer och dokumentmallar för bolag utan revisor har
tillkommit.
dokumentmallar
företagsunika diagrammallar kan
läggas upp. Finns både gemensamma
och företagsunika mallar används de
företagsunika i första hand.
Fredrik Henriksson är ny medarbetare på utvecklingsbolaget i Norrköping, där han kommer att arbeta som
programmerare. Tidigare har Fredrik
drivit eget företag inom webbdesign
och webbutveckling med företag och
föreningar i Sverige och USA som
kunder.
Fredrik är född i Norrköping men
uppvuxen i Linköping. Han har en
musikutbildning i botten och stor del
av fritiden ägnar han åt att spela gitarr
och komponera egna stycken. Som de
flesta på utvecklingsbolaget har han
ett stort sportintresse och följer både
ishockeylaget HV71 och sedan flytten
till Norrköping även IFK Norrköping.
Återförsäljare
skellefteå
Gävle
Vallentuna
Stockholm
Visby
ÖREBRO
Norrköping
Malmö
Ronneby
0910-149 90
026-13 20 40
08-511 800 80
08-740 66 45
0498-21 68 88
019-58 25 88
011-28 83 00
040-18 01 60
011-444 14 64
Briljant Ekonomisystem AB
Nya Rådstugugatan 7, 602 24 Norrköping
Tel 011-18 30 61
www.briljant.se
Produktion: defacto ab