Transcript Det viktiga var att hitta en leverantör som förstår vad vi

Nyslipat
från Briljant
Ekonomisystem
Nr 21 – Oktober 2014
”Det viktiga var att hitta en leverantör
som förstår vad vi håller på med”
skulle gå att växa i utan ökade administrationskostnader och det skulle
vara rimligt framtidssäkert. Därefter
inventerade vi marknaden och först
när vi bestämt oss för Briljant tog vi
referenser för att stämma av att det
blev rätt. Det var enkelheten som var
det avgörande.
Webbtidkorten är grunden
– Vi jobbar under konstant
tidspress och det är nödvändigt
att ha extremt bra ordning i
­projekten, säger Magnus Parkler,
VD på AQ Arkitekter och ny kund
hos Briljant.
På våra kontor i Eskilstuna, Stockholm och Visby är vi totalt 40 anställda som arbetar med bland annat
bostäder, lokaler och skolor. Varje
medarbetare har ett stort antal parallella projekt på gång och vi har höga
krav på att redovisa nedlagda timmar
och vad de använts till.
– När vi insåg att vi behövde ett
nytt ekonomisystem började vi med
att göra en kravspecifikation. Vi ville
ha ett webbaserat, integrerat system.
Det var centralt att det skulle vara enkelt för medarbetarna att föra tid och
dagbok i de olika projekten. Systemet
– Nu har vi kommit igång med
tidrapportering och redovisning och
räknar med att innan året är slut ska
hela implementeringen vara klar. All
personal använder webbtidkort för att
föra in tid, dagböcker och resekostnader. Strukturen bidrar till att det
är lätt att hitta och få en bra översikt.
Det är också tacksamt för medarbetarna som nu behöver lägga mindre
tid på rapportering men ändå får
­bättre överblick.
– Hittills är vi mycket nöjda. Vi
har kortat tiderna för ekonomihanteringen rejält. Det är enkelt att få
ut tidrapporter och fakturaunderlag.
Dessutom går faktureringen snabbt.
Vår omsättning är 41 miljoner och
hela ekonomin sköts av 1½ tjänst.
– Eftersom vi själva inte haft tid
att sköta implementeringen har de
varit skönt att lägga över ansvaret för
att allt ska fungera på Anders Waern
och Per Holmqvist på Briljant.
Läs mer om AQ Arkitekter
på www.aq-arkitekter.se
Prisbelönt studiobyggnad på Furillen, Gotland.
Nytt styre
ny utveckling
Briljants utveckling styrs av våra
användares behov och önskemål,
vilka varierar kraftigt bland annat
beroende på bransch. Teknikutveckling och politiska beslut
påverkar dock alltid behoven.
Det är inte alltid lätt att som
utvecklare se vilka önskemål som
kan uppstå av teknikutvecklingen.
Då är det oftast enklare att avgöra
vad politiska beslut kommer att
ha för inverkan.
Beslut som den avgående
regeringen fattade, och som
påverkade oss, var till exempel
skattereduktionen för ROT/
RUT-arbeten och de sänkta
­sociala avgifterna för vissa
­åldersgrupper. Även beslut fattade
i Bryssel påverkar oss, senast via
Skatteverkets ställningstagande
angående höjt momsavdrag.
I skrivande stund håller en
ny regering på att bildas. Vilka
konsekvenserna blir för systemets
utveckling återstår att se.
Bra funktioner i systemet
Bättre överblick med komponentavskrivning i K3
Många inventarier i ett företag består
av olika komponenter. Ett hus består
bland annat av stomme, fasad och tak.
En entreprenadmaskin har kylaggregat
och däck. Med de nya K3-reglerna ska
varje komponent skrivas av för sig
om livslängden för komponenterna
är olika.
I Briljants inventarierutin får varje
komponent ett nummer, avskrivnings-
tid noteras och koppling sker till den
huvudinventarie den tillhör. I registervården får man en bra överblick över
inventarien och vad den är bokförd till.
För den som avser att dela upp sin
inventarieredovisning i komponenter
finns nu en rutin för att retroaktivt
boka om utförda avskrivningar under
året. Prata med din återförsäljare om
fler detaljer.
Nya regler kring representation
Skatteverket har infört nya regler
gällande högsta tillåtna momsavdrag i
samband med representation. Underlaget för momsavdraget är i flera fall
högre än den avdragsgilla kostnaden.
Regelverket kan upplevas som komplicerat för den som ska bokföra.
Vi har utvecklat en suverän rutin i
Briljant för beräkning av avdragen för
representation. Du fyller i uppgifterna
från kvittot och får det automatiskt
konterat. Allt för att det ska vara korrekt enligt reglerna och så enkelt som
möjligt för dig som bokför.
Webbattesten
underlättar
arbetet
Attesthantering av leverantörsfakturor
kan underlättas mycket genom att
använda Briljants webbattest. Efter
att behörighet och attestordning
bestämts konteras leverantörsfakturan och skickas iväg. Attestanten kan
välja att lägga in kommentarer, göra
betalspärrar och även vidarebefordra
fakturan utan att attestera. Hen kan
också se tidigare attesterade fakturor
och kontoanalys.
Webbattesten är helt integrerad
i bokföringen och man har alltid full
kontroll över var fakturan befinner
sig. Den kan användas både i mobiltelefoner och på surfplatta. Praktiskt
för de som har kontor på olika platser
eller reser mycket.
Några redovisningsbyråer har
börjat använda webbattesten för att
underlätta för sina kunder. Kunderna
låter sina leverantörsfakturor gå direkt
till byrån. De slipper se fakturan i
pappersformat men har ändå full
kontroll. Att lösningen är billigare
än många andra alternativ är en extra
finess.
Nyheter i Briljant
Konteringshjälpen för bokföring av
representation tar hänsyn till Skatteverkets ställningstagande gällande
höjt momsavdrag.
Vid avslut av rutinen Bokföringsverifikationer kan man välja att
avsluta med registeruppdatering
av enstaka verifikationstyper.
För att klara kravet i K3 på komponentavskrivningar har inventarierapportens visning av inventarier för-
tydligats och rutiner för uppdelning i
komponenter tillkommit.
som utgår från in- och utleveranser
(varukostnad per order).
Betalningsrutinen tar hänsyn till att
Plusgirot inte längre bevakar kreditnotor.
I Briljant Hyror kan man vid överlåtelse av bostadsrätt ange e-postadress
för säljaren, så att kontrolluppgift
sedan kan mejlas. Därmed kan kontrolluppgifter skickas via e-post från
löner, hyror och redovisningen.
Vid analysen av kund- och leverantörsreskontra framgår vilket projekt
fakturan tillhör. Inställning görs i
företagsupplägget.
I lagerrutinen finns en ny analys
I Briljant Löner kan avvikande
startmånad för semesterår anges i
personaluppgiften.
Lena Gyllhem från Allegretto Revision
och Camilla Andersson från Kaffebolaget
P & P AB i samtal under en kaffepaus.
Både Johan Lund och Robert Almqvist är nöjda med Briljant.
Högteknologi på nanonivå
Vironova bildades i mars 2005,
baserat på grundaren Mohammed
Hommans forskning på Karolinska Institutet. Hans prisbelönta
­interdisciplinära forskning, som
kombinerar virologi, matematik
och bildanalys, resulterade i automatiserade bildanalysverktyg som
idag utgör kärnan i Vironova.
Företaget har byggt en stark portfölj
av läkemedelsutvecklingsprojekt,
­nanokaraktäriseringsteknologi samt
ett GLP certifierat cell- och viruslaboratorium. Senast lanserade de
MiniTem, ett mobilt mikroskåp där
kunden själv kan göra sina bildanalyser av nanopartiklar. Vironova
har 32 anställda.
Patentregister i
projekthanteringen
– Jag kom till företaget 2012 för att
göra min praktik under utbildningen
på Frans Schartaus handelsinstitut,
berättar Johan Lund. Året därpå blev
jag anställd för att sköta ekonomin.
En konsult hade tidigare skött den
löpande redovisningen. När vi skulle
välja system blev Briljant ett naturligt
val, ett totalintegrerat ekonomisystem
med ett fungerade projektregister. Vi
har ett stort antal patentansökningar
under utredning och behöver hålla
reda på de totala kostnaderna för
varje ­ansökan och i vilka länder det
sker. Det gör vi i projektregistret.
All ekonomi och lönehantering
sköter vi i Briljant. De anställda
a­­nvänder tidkort och därmed slipper
vi en massa lösa Excel-ark. Eftersom
allt är integrerat i Briljant går jobbet
snabbt och det blir mindre risk för fel.
För att ha den kontroll vi eftersträvar tar vi fram många rapporter
och analyser. Skatteverket ska ha
periodisk sammanställning eftersom
vår största försäljning sker utomlands.
De flesta rapporter finns som standard
men om vi vill ha egna varianter får vi
hjälp av återförsäljaren till en rimlig
kostnad.
Robert Almqvist, som studerar på
Frans Schartaus handelsinstitut, gör
nu praktik på både Vironova AB och
Norrtälje Ekonomibyrå AB, där de
också använder Briljant Ekonomisystem.
– Det har varit spännande att
få pröva sina nya kunskaper, tycker
Robert. Under utbildningen har vi
inte använt Briljant och jag undrade
lite hur svårt det skulle vara komma
in i ett nytt ekonomiprogram. Men
det har varit betydligt lättare än jag
fruktade. Briljant är lättöverskådligt
och man kommer in i det snabbt.
Läs mer om Vironova
på www.vironova. se
Turné med
Erfa-träffar
Årets Erfa-träffar har genomförts
på åtta platser runt om i landet.
Under en hel dag lyssnade mer
än 300 Briljant-användare på
när ­Anders Waern presenterade
­nyheter och hur man på mest
effektiva sätt arbetar i Briljant.
Deltagarna verkade vara nöjda
och många bra diskussioner följde.
På en ort fördes tankar fram om
att starta en Facebook-grupp för
att fortsätta erfa-utbytet.
Mest intressanta nyheten var de
webbaserade rutinerna som nu
finns framme eller är på väg.
Vi talar om webbattest av leverantörsfakturor, webbanalys, webbtidkort med lösningar även för
mobiltelefoner och läsplattor samt
boksluts- och årsredovisningsrutiner.
Godkänd kompetensutveckling
Auktoriserade redovisningskonsulter kan tillgodoräkna sig
Erfa-träffen som kompetensutveckling. Den som behöver
intyg kan höra av sig till sin återförsäljare.
Vidareutbilda dig i Briljant-programmet
Briljant är ett flexibelt och omfattande ekonomisystem där du som
användare har stora möjligheter att anpassa och effektivisera ditt
arbetssätt. För att utnyttja systemets olika funktioner så rationellt som
möjligt kan det vara en god idé att ta del av någon av våra utbildningar.
Våra webbinarier är lärarledda kurser
via internet där du sammankopplas
med lärare och övriga kursdeltagare.
Du har möjlighet att chatta och ställa
frågor under kursen. Det finns idag
webbinarier med 12 olika teman.
Nytt för i år är kursen om löneprogrammet.
E-learning är en videoinspelad kurs
som du når via en internetlänk. Du
lotsas genom kursen av handledaren
som visar hur programmet fungerar
och vilka kommandon som ska utföras. När du gått igenom hela kursen
har du den kvar och kan använda som
uppslagsverk.
Gå in på www.briljant.se/utbildning
och läs mer.
Fakturering och kundreskontra, ROT/
RUT, start och löpande hantering
20 november, kl 14:00–16:00
Leverantörsfakturor och betalningar samt reskontra, start och
löpande hantering
25 november, kl 09:00–11:00
Kontospecifikation, avräkningslista,
kontrolluppgiftsrutin
25 november, kl 14:00–16:00
Periodisering och olika automatiker
26 november, kl 09:00–11:00
Avdelnings- och produktredovisning,
enklare projektredovisning samt
budgetering
26 november, kl 14:00–16:00
Moms- och skattedeklaration
27 november, kl 09:00–11:00
Kursprogram webbinarier
Rapporter och analyser
27 november, kl 14:00–16:00
Spara tid - arbeta rätt i programmet
12 november, kl 09:00–11:00
Hyresredovisning, grund och uppstart
13 november, kl 09:00–11:00
Start av företag, SIE-hantering,
öppna/stänga år
12 november, kl 14:00–16:00
Grundkurs i löneprogrammet,
uppläggning, inställningar, arbeta
rätt i programmet
17 oktober, 5 november, 8 december
kl 09:00–11:00
Inventarier och värdepapper, start av
funktioner och löpande hantering,
20 november, kl 09:00–11:00
Vi välkomnar nya
kunder
Det tillkommer ständigt nya användare i
Briljant. Några av dem hittar du här. Nu
är det fler än 60 000 företag som sköter
sin redovisning i Briljant.
Malmö: Niclas Kåwö Ekonomi AB,
Lagadals Gård, HiQ Köpenhavn A/S,
Socialmist AB, Marsvinsholms Gård, AB
Göteborg: Valinge Åkeri, Nils Stenbergs
Redovisningsbyrå AB, Investgrop i Vara
AB, Galleri Wedberg, WIM Förmedling
AB
Gävle: Mackmyra Bruk AB, Ockelbo
Hårcentrum, Jakobsson VVS & Konsult
AB, Hippson AB, Björnmyrs Bygg & El
AB, Skoglund Byggtjänst AB, P&A
Maskinstation AB, Fint Hus i Gävle AB
Norrköping: Sifferbyrån, Probum redovisning, Daga församling, Scotts AB, IB
Transport Mälardalen AB, AQ Arkitekter
Örebro: A-låssmeden i Karlstad AB, JH
Karlstad Consulting AB, M & E Larsson
Entreprenad AB, Meag Ta Öst AB, Meag
Ta Väst AB, Kostym Designindusties AB
Sundsvall/Skellefteå: BFT Bokföringstjänst AB, Ess2 Revision AB, Revideco
AB, RT Ekonomikonsult AB, RedoVision
i Skellefteå AB, Reroy Invest AB, Patentkonsult Alf Hedlund AB, I Wikström Entreprenad AB, Måleritjänst I Skellefteå AB
Ronneby: Pelaren Ekonomi, Danielsson
Inredning & Snickeri AB, Tryggakliniken,
Redovisningslotsen
Stockholm: Ängsholmens Rederi AB,
Jober Sport & Lek AB, Connecting Capital
Holding AB, Otimo Data AB, CapMate AB
Briljant Support nyanställer
Jenny Lisiderius är nyanställd för att förstärka
Briljant Support. Jenny är nationalekonom och
kommer närmast från LRF Konsult där hon
arbetat med redovisning. Hon har dessutom
specialkunskaper kring elektronisk fakturahantering och har även arbetat med support på
Briljantprogrammet internt hos LRF Konsult.
Jenny kommer att sitta tillsammans med
utvecklingsbolaget i Norrköping, men arbeta
med kunder över hela landet.
Stor del av Jennys fritid ägnas åt samvaro med familjen
där den 1,5 åriga sonen står i fokus. Utöver det ägnas fritiden åt ridsport, promenader i naturen och för tillfället yoga samt god mat och dryck tillsammans
med familj och vänner.
Återförsäljare
skellefteå
Gävle
Vallentuna
Stockholm Visby
ÖREBRO
Norrköping
Malmö
Ronneby
0910-149 90
026-13 20 40
08-511 800 80
08-740 66 45
0498-21 68 88
019-58 25 88
011-28 83 00
040-18 01 60
011-444 14 64
Briljant Ekonomisystem AB
Nya Rådstugugatan 7, 60242 Norrköping
www.briljant.se
Produktion: defacto ab