ARBEIDSUTVALGET I VÆRNESREGIONEN Møte tirsdag 31.05.11 kl. 15.30 – 18.30 på Væktarstua i Tydal

Sak 22/11 Sak 23/11 Sak 24/11 Sak 25/11 Sak 26/11 Godkjenning av referat fra møte 27.04.11

Referatsaker Politisk styringsstruktur Rapport 1. tertial 2011 Deltakelse i felles tjenestesenter for lønn/regnskap og skatteoppkrever – tilbud til Meråker kommune Sak 27/11 Samhandlingsprosjekt innen helse- og omsorgstjenester i VR. Sluttrapport delprosjekt 6 inkl. del 2 om organisasjon og ledelse Sak 28/11 ePhorte – kjøp av tilleggsmoduler Sak 29/11 Eventuelt Værnesregionen, 26.mai 2011

Arne Ketil Auran Leder i AU

SAKSFRAMLEGG Sak 22/11 Sak 23/11 Godkjenning av referat fra møte 27.04.11

Referatsaker

1.

Administrativ organisering - status v/Kari L. Øfsti

Sak 24/11 Sak 25/11 Sak 26/11 Sak 27/11 Politisk styringsstruktur

Prosessledelsen har lagt fram sluttrapport til vurdering. Rådmannsgruppa drøftet rapporten 25.mai. Rapporten skal behandles i RR 1.juni og det er ønskelig at kommunene behandler rapporten før sommerferien.

Rapport 1. tertial 2011

Rapporter for skatteoppkreveren, IT, barnevern, lønn/regnskap, legevakt, innkjøp og sekretariatet er utsendt. Det er ikke lagt opp til at tjenesteledere/fagansvarlige orienterer i møtet. Rapportene er også sendt RR for behandling 1.juni.

Deltakelse i felles tjenestesenter for lønn/regnskap og skatteoppkrever – tilbud til Meråker kommune

AU drøftet saken i møte 27. april og fattet flg. vedtak:

1.

Saken utsettes til neste møte i AU. 2.

3.

AU er positiv innstilt til at Meråker kommune inngår i fellestjenesten. Meråker kommune vurderer blant annet ”prisen” på trygghet, redusert 4.

sårbarhet og kvalitet ved å inngå i felles tjenestesenter i VR. Meråker fremmer konkret forslag til løsning med basis i drøftinger i møtet. Fordeling av kostnader vurderes videre.

Beregningsgrunnlag og simuleringsmodell for fordelingsnøkkel ble utsendt til møte 27. april.

Samhandlingsprosjekt innen helse- og omsorgstjenester i VR. Sluttrapport delprosjekt 6 inkl. del 2 om organisasjon og ledelse

Ressurssenteret for omstilling i kommunene (RO) har ledet forprosjektet og har i gjennomføringen av arbeidet samarbeidet med flg. prosjektgruppe fra kommunene; Gunnbjørn Berggård (rådm. i Tydal), Henrik Vinje (rådm. i Meråker), Stein Gunnar Espe (helse- og sosialsjef i Selbu), Lars-Erik Nordbotn (spesialrådgiver i Stjørdal), Inge Falstad (prosjektleder i VR) og Bjørn Gylland (HTV Fagforbundet Stjørdal). Rapport fra prosjektet ble lagt fram 21.mai 2011 i tråd med framdriftsplanen. En viser til utsendt rapport om blant annet prosessen, konklusjoner og forslag til organisering. Prosjektgruppa foreslår at forslagene legges fram for styringsgruppa, som har ansvaret for å vurdere videre oppfølging av prosjektet og om hovedprosjektet skal iverksettes, jfr. rapportens pkt 10 Veien videre.

Sak 28/11 ePhorte – kjøp av nye moduler

En gruppe bestående av arkivlederne og tjenesteleder IT i VR har utredet kostnader med kjøp av tilleggsmoduler i ePhorte. Bakgrunnen for denne

utredningen framkommer av saksutredningen fra gruppen v/arkivlederen i Stjørdal.

Vedlegg:

Tilbud fra Ergo Group dat. 20.5.11 (legges fram i møtet) Produktark for ePhorte5 Sharepoint Produktark for ePhorte5 Outlook Produktark for ePhorte5 eInnsyn Produktark for ePhorte5 Politikerportal og eMøte

Saksopplysninger: ePhorte5 sharepoint og ePhorte5 Outlook

Fagapplikasjoner som ePhorte har en høy brukerterskel for de saksbehandlerne som bruker systemet sjelden. For å effektivisere tjenesteproduksjonen og få flere saksbehandlere til å bruke systemet ønsker vi å ta i bruk ePhorte5 sharepoint og ePhorte5 Outlook som er en enkel arbeidsflate for ledere og saksbehandlere. Arkivpersonell og andre avanserte ePhorte-brukere skal fortsatt bruke ePhorte web. Innføringen av disse modulene vil også minske behovet for opplæring. Det er viktig å få alle til å bruke kommunens sak og arkivsystem slik at vi får et komplett arkiv med høy kvalitet. Vi har innhentet referanser hos flere kommuner som bruker disse i dag og alle forteller om en høyere andel brukere og mer fornøyde brukere. Ved innføringen av nytt intranett som bygger på sharepoint blir det enklere å implementere ePhorte som en del av intranettet.

ePhorte 5 eInnsyn

Den innsynsløsningen vi har i dag er en ”vasket” kopi av databasen og ved evt endringer blir ikke disse tilgjengelig på nettet før etter neste ”vasking”. Den nye innsynsløsningen er en dynamisk løsning som henter etterspurte data direkte i databasen. ePhorte5 eInnsyn er en sikrere og bedre løsning for å overholde kommunenes krav til offentlighet i journalposter og utvalgssaker.

ePhorte5 eMøte

ePhorte5 eMøte er en direkte kobling mellom ePhorte og OneNote. Når innkallingen er ferdigstilt i ePhorte kan utvalgssekretærene automatisk overføre alle sakene, med aktuelle vedlegg, til en fil som kan lastes rett inn i OneNote. Disse filene distribueres til politikerne via sikre portalløsninger og legges rett på den enkeltes PC, nettbrett eller Ipad. Dette vil utgjøre store besparelser i arbeid med kopiering og utsending av sakspapirer samt store besparelser i kostnader på papir og porto. Men det vil komme en kostnad på innkjøp av teknisk utstyr til politikere. I tillegg vil politikerne motta sakspapirene tidligere enn ved utsending i posten.

ePhorte5 Politikerportal

Politikerportalen skal fremstå som en ekstranettløsning for politikere basert på MS SharePoint. Det skal utvikles en egen personlig tilpasset arbeidsflate (MySite) for den enkelte politiker. Gjennom denne arbeidsflaten skal

Sak 29/11

politikeren kunne finne nødvendig informasjon og kunne påkalle tilgjengelige funksjoner for å skjøtte sine verv som utvalgsmedlem.

Innføring:

Planen er å innføre disse modulene trinnvis med oppstart av prosjektarbeid ePhorte5 Sharepoint i august 2011 og oppstart av hhv ePhorte5 Outlook og ePhorte5 eInnsyn fortløpende. ePhorte5 eMøte og ePhorte5 Politikerportal bør innføres i samarbeid med et av utvalgene f.eks Formannskapet i hver kommune for så å involvere de andre politikerne etter hvert. Et gunstig tidspunkt er ved innsettelse av nye politikere. Tilbudet vi har mottatt fra Ergo er delt i 2. Alternativ 1 er en samlet pris for alle 5 modulene. I alternativ 2 er ePhorte5 eMøte og ePhorte5 Politikerportal som opsjoner. Tilbudt pris for alternativ 1 er lisens alle moduler kr. 651 000,- og årlig vedlikehold alle moduler kr. 140 000,-. Dette er en rabatt i lisensprisen på kr. 263 500,- og årlig vedlikehold på kr. 6 320,-. Tilbudt pris for alternativ 2 er lisens 3 moduler kr. 496 000,- og årlig vedlikehold 3 moduler kr. 141 900,-. Dette er en rabatt i lisensprisen på kr. 165 500,-. + ePhorte5 emøte og politikerportalen på opsjon. Total listepris kr. 707 000,- + årlig vedlikehold kr. 197 900,-. Når det gjelder tjenester ved konfigurering og innføring så er dette estimert tid og vi betaler kun for medgått tid. I Værnesregionen sitter vi selv med så mye kompetanse at det ikke vil bli behov for uttak av så mange timer som oppsatt. Alle priser er eks mva og tilbudet er gyldig til 30.06.11.

Vurdering:

Med henvisning til det ovenstående og de vurderinger som er gjort anbefaler gruppen at alternativ 1 velges som utgjør en besparelse på lisenspris kr. 56 000 og årlig vedlikehold kr. 57 900.

Gruppas forslag til vedtak:

Værnesregionen inngår avtale med Ergo Group AS om innkjøp av tilbudte moduler i hht tilbud dat. 21.5.11. Finansiering skjer ved en tilleggsbevilling på lisens alle moduler kr. 651 000,- og årlig vedlikehold alle moduler kr. 140 000,-. Fordeling på kommuner gjøres i hht fordelingsnøkkel som tidligere.

Sekretariatets kommentar:

Gruppas vurdering av behovet og fordelene med det nye verktøyet er godt dokumentert. Innkjøp av nye moduler bygger på utvidelse av dagens saks- og arkivsystem. Iverksetting høsten 2011 er avhengig av et snarlig positivt vedtak i kommunene om anskaffelse og tilleggsbevilgning. Det må vurderes om det er praktisk mulig å gjennomføre så rask saksbehandling. Alternativt må det vurderes om saken skal fremmes under ordinær budsjettprosess for 2012 og med eventuell oppstart først neste år. En slik løsning kan føre til økte priser på leveransen.

Eventuelt

1.

Saker til RR 1.juni. 2.

Flytting av møte 31.08.11 i Malvik (møtekollisjon).

3.

DMS – ny organisering inkl. kommunenes representasjon og rolle i styret. 4.

Felles uttalelse til NOU 2011 – 3 – Kompetansearbeidsplasser – Drivkraft for vekst i hele landet. Sekretariatets forslag til felles uttalelse fra VR er utsendt.