Transcript Her kan du laste ned omstillingshåndbok for

Omstillingshåndbok
Veileder ved innplassering av ansatte i forbindelse med fusjonen
mellom Høgskolen i Buskerud og Høgskolen i Vestfold
Kongsberg 5.3.13
1
Innhold
1. Innledning .........................................................................................................................3
2. Klargjøring av begreper i omstillingsavtalen ..................................................................3
2.1. Likeverdig stilling ........................................................................................................4
2.2. Passende stilling/oppgaver ...........................................................................................4
2.3. Fortrinnsrett .................................................................................................................5
2.4. Nærmere om begrepet rettskrav ...................................................................................6
2.5. Alternative utfall som følge av rettskravvurdering ........................................................8
B. To eller flere kandidater med rettskrav på samme stilling ...........................................9
3.
Fremtidig organisering og arbeidsområder ............................................................... 10
3.1. Bemanningsplan ........................................................................................................ 10
3.2. Informasjonsmøter ..................................................................................................... 11
3.3. Omstillingssamtale (innplasseringssamtale) ............................................................... 11
3.4. Fastslå hvilke ansatte som ikke er direkte berørt ......................................................... 12
3.5. Informasjon om innplassering .................................................................................... 12
3.6. Oppfølgingssamtale ...................................................................................................12
3.7. Ved eventuell uenighet ............................................................................................... 12
4. Virkemidler ..................................................................................................................... 13
4.1. Kompetansekartlegging -/utvikling ............................................................................ 13
4.2. Virkemidler under omstilling ..................................................................................... 13
5. Aktiv lederstøtte – fast team........................................................................................... 14
6. Vedlegg ............................................................................................................................ 14
2
1. Innledning
Omstillingshåndboken skal danne grunnlag for å foreta vurderinger ved innplassering til
stilling ved den nye høyskolen. Håndboken har som formål å utdype deler av prosessen ved
innplassering og gi en klargjøring av viktige begreper i omstillingsavtalen. Spesielt vil
rettskravvurderingen ved innplassering til stilling bli omtalt. Det vil bli utarbeidet en trinnvis
prosessbeskrivelse som blant annet beskriver tilsettingsprosessen for nye ledere og
medarbeidere og maler til bruk ved utarbeidelse av bemanningsplan, veiledning til
gjennomføring av omstillingssamtaler og mal for forslag til innplassering.
Håndboken skal sammen med prosessbeskrivelsen bidra til å skape gode prosesser og legge
forholdene til rette for god ivaretakelse av alle ansatte.
Håndboken tar utgangspunkt i omstillingsavtalen av 19. oktober 2012. Omstillingsavtalens
formål er å sikre de ansatte trygghet og rettigheter i forbindelse med fusjonen, jf.
omstillingsavtalens pkt. 1.2.
Håndboken har følgende inndeling:
o Klargjøring av begreper i omstillingsavtalen
o Prosessbeskrivelse
o Virkemidler
o Rådgivende team
o Vedlegg
Omstillingsarbeidet stiller lederne overfor utfordringer med hensyn til å imøtekomme og
ivareta den usikkerheten som kan oppstå i en organisasjon under endring. Gode
omstillingsprosesser forutsetter en inkluderende ledelse som tar i bruk de ansattes erfaringsog endringskompetanse til hjelp i omstillingsarbeidet. En viktig lederoppgave vil være å
etablere god dialog med de ansatte underveis i prosessen, gi informasjon og åpne opp for
medvirkning og faglige utvikling. Det er et særlig lederansvar å være oppmerksom på
arbeidsmiljøet i en omstillingsprosess, samt bidra til et godt samarbeid med tillitsvalgte og
verneombud. Ved hjelp av omtanke for de ansatte er det mulig å bevare et godt arbeidsmiljø
også når virksomheten er i og under omstilling, jf. arbeidsmiljølovens § 4-2 (3)1.
2. Klargjøring av begreper i omstillingsavtalen
Omstillingsavtalens formål er å sikre de ansatte trygghet og rettigheter i forbindelse med
fusjonen. Avtalen er forankret i lov, forskrifter, avtaler og ulike personalpolitiske
retningslinjer. Bestemmelsene i omstillingsavtalen må praktiseres i samsvar med gjeldende
lov- og avtaleverk på området.
1
Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal
arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta
lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.
3
Det følger av tjenestemannsloven § 12 at ansatte som ser sine arbeidsoppgaver i det vesentlige
videreført, har rett og plikt til å følge arbeidsoppgavene (rettskrav på stilling). I den grad
ansatte ikke har rettskrav på stilling plikter arbeidsgiver å tilby alle fast ansatte og midlertidig
ansatte med sterkt stillingsvern som berøres av fusjonen likeverdig eller passende
stilling/arbeidsoppgaver, jf. tjenestemannslovens §§ 12, 2. setning og 13.
Innplassering i stillinger gjøres etter en vurdering av om den enkelte tilfredsstiller de krav
som er knyttet til stillingen. Det kan likevel ses bort fra manglende formal kompetanse eller
kvalifikasjoner, dersom dette kan kompenseres med realkompetanse og/eller hensiktsmessig
tilleggsutdanning eller andre kompetansehevingstiltak. Arbeidsgiver har til intensjon at så
langt det lar seg gjøre skal det tas hensyn til den enkeltes egne ønsker og kvalifikasjoner ved
innplassering.
Det er to ”rettsbegreper” som er sentrale ved innplassering til stilling. Det kan hevdes
rettskrav til egen stilling og fortrinnsrett til annen passende stilling, jf tjml § 13.
2.1. Likeverdig stilling
Med likeverdig stilling siktes det normalt til arbeidsoppgaver, ansvar, status og lønn. Status
og lønn må være noenlunde lik. Etter hovedtariffavtalen i staten vil en arbeidstaker som på
grunn av omorganisering omplasseres til lavere lønnet stilling i virksomheten, beholde sin
tidligere stillings lønn på overgangstidspunktet som en personlig ordning. Den nye stillingen
skal stort sett ha de samme funksjoner som den opprinnelige stillingen, f.eks. saksbehandling,
vanlig kontorarbeid osv. En som er ansatt i undervisnings- og forskerstilling kan f.eks. ikke
bli pålagt å gå til en administrativ stilling.
2.2. Passende stilling/oppgaver
Begrepet annen passende stilling er videre enn begrepet likeverdig stilling, og kan omfatte
stillinger som ikke nødvendigvis er likeverdige med den gamle stillingen. Det er hovedsakelig
tre momenter som er avgjørende for om en stilling er passende. Det er lønn, arbeidsoppgaver
og geografi.
Lønn; i alminnelighet kan man ikke kreve høyere stilling eller lønn enn tidligere stilling.
Arbeidsoppgavene må ikke atskille seg i for stor grad fra de arbeidsoppgavene arbeidstakeren
hadde etter sin arbeidsavtale. Arbeidsoppgavene må derfor være av noenlunde samme
art/grunnpreg.
Geografisk avstand; med geografi siktes det til avstanden til det nye arbeidssted. Slike forhold
vil vanligvis gjøre seg gjeldende når hele eller deler av virksomheten flyttes fra et sted til et
annet. Det vil her være relevant å trekke en grense mellom dagpendling og ukependling. Hvis
vedkommende kan dagpendle til arbeidet, vil man ofte anse stillingen for å være passende.
4
2.3. Fortrinnsrett
I tjenestemannslovens § 13, nr. 1 fremgår det at en ansatt om mulig skal tilbys annen passende
stilling i virksomheten dersom vedkommende har minst ett års sammenhengende tjeneste, og
stillingen blir inndratt, eller arbeidet faller bort.
I henhold til Avtalen mellom Høgskolen i Buskerud og Høgskolen i Vestfold – forutsetninger
om fusjonen skal ingen ansatte sies opp som følge av fusjonen. Alle fast ansatte og
midlertidig ansatte med sterkt stillingsvern (4 års sammenhengende tilsetting) som berøres av
fusjonen vil tilbys likeverdig eller passende stilling/arbeidsoppgaver. Arbeidsgiver har med
dette forpliktet seg ut over tjenestemannslovens § 13, nr. 1 for gruppen fast ansatte og
gruppen midlertidig ansatte med sterkt stillingsvern. Bestemmelsen om fortrinnsrett i
tjenestemannsloven vil imidlertid også for disse ansatte være sentral ved innplassering og
tilsetting i passende stillinger.
Som det fremgår i tjenestemannslovens § 13, nr. 1 er det en forutsetning for å ha
fortrinnsrett at den ansattes stilling blir inndratt, eller at arbeidet faller bort. Videre forutsettes
det at den "nye" stillingen anses å være passende for den ansatte. For nærmere om begrepet
passende stilling vises det til punkt 2.2 i omstillingshåndboken. I tillegg er det en forutsetning
for å ha fortrinnsrett at den ansatte er kvalifisert for stillingen, dvs. at den ansatte har de
nødvendige faglige og personlige egenskaper for stillingen. En ansatt som er vurdert til å ha
fortrinnsrett til en konkret stilling, behøver ikke være den best kvalifiserte for
stillingen. Dersom det er flere som "konkurrerer" om den samme stillingen vil en ansatt med
fortrinnsrett gå foran andre ansatte, dette selv om den ansatte ikke vurderes å være best
kvalifisert.
Dersom det melder seg flere personer med fortrinnsrett til samme stilling, enten ved søknad
på stilling eller ved innplassering uten rettskrav, gjelder ikke fortrinnsretten i forholdet
mellom dem. . Det er den best kvalifiserte søker med fortrinnsrett som skal innplasseres. Ved
innplassering uten rettskrav skal det, dersom det er flere med fortrinnsrett til stillingen,
foretas en utvelgelse iht. følgende uprioriterte kriterier:
Stillingsbeskrivelse
Kvalifikasjoner/kompetanse
Erfaring og praksis
Tjenestetid ved Høgskolen i Buskerud og/eller Høgskolen i Vestfold
Personlig egnethet til stillingen
I saker hvor det er uenighet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker om innplassering, bringes
saken inn for høgskoledirektøren for avgjørelse.
Som nevnt i punkt 2.2 Passende stilling kan man i alminnelighet ikke kreve høyere stilling
eller lønn enn tidligere stilling. Departementet har imidlertid lagt til grunn at en deltidstilsatt
med stillingsprosent på mer enn 50%, kan hevde fortrinnsrett til en 100 % stilling. En ansatt
5
med en stillingsprosent på 50% eller mindre, kan ikke hevde fortrinnsrett til en stilling med
høyere stillingsprosent enn vedkommende hadde i sin gamle stilling.
For ansatte som har "mistet" sin stilling (stillingen er inndratt eller arbeidet er bortfalt) skal
arbeidsgiver utferdige en skriftlig bekreftelse (skjema) på intern fortrinnsrett til passende
stillinger ved Høgskolen i Buskerud og Vestfold. Dette skjemaet skal benyttes som vedlegg til
evt. søknader på stillinger ved høyskolen og ved innplassering uten rettskrav. Skjemaet
bekrefter en generell fortrinnsrett til passende stillinger ved høyskolen. Det må i hvert enkelt
tilfelle foretas en konkret vurdering av om den ansatte kan anses å ha fortrinnsrett til den
aktuelle stilling.
2.4. Nærmere om begrepet rettskrav
Rettskrav på stilling innebærer at en arbeidstaker har rett til å følge sine arbeidsoppgaver
dersom han ser igjen sin stilling i den nye organisasjonsstrukturen.
Det rettslige grunnlag for prinsippet følger av ulovfestede regler, herunder statlig
departemental praksis, den enkeltes arbeidstakers arbeidsavtale/tilsettingsforhold, og kan
anses å være avledet av tjenestemannslovens § 12.
I rettspraksis og teori er det vist til brev av 2. mai 1996 fra daværende administrasjonsdepartement. Departementet uttaler her at det er et rettslig prinsipp, at tjenestemenn som ser
sine arbeidsoppgaver videreført i vesentlig grad i en annen stilling, har rett til å følge
arbeidsoppgavene. Denne retten må anses som motstykket til tjenestemannens plikt til å finne
seg i endringer i sine arbeidsoppgaver, så lenge stillingens grunnpreg er i behold, jf.
tjenestemannslovens § 12 første punktum.
Ved vurderingen av om en ansatt har krav på en bestemt stilling, må det foretas en konkret
vurdering i det enkelte tilfelle. Det må foretas en ”før-etter” vurdering med gammel og ny
stillingsbeskrivelse utgangspunkt (jf. pkt. 3.2). Det er stillingens innhold før
omorganiseringen og den nye stillingens innhold etter omorganiseringen som blir avgjørende
for vurderingen av om rettskrav foreligger.
Det stilles ikke krav om at det foreligger identitet mellom den nye og den tidligere stillingen.
Det er heller ikke avgjørende at alle arbeidsoppgavene er videreført, eller om det er lagt til
nye oppgaver til den nye stillingen. Et minstekrav for at det skal foreligge rettskrav, må antas
å være at arbeidets grunnpreg ikke er endret i forhold til tidligere, slik at arbeidsgiver kan
pålegge arbeidstakeren å tiltre stillingen.
Dersom stillingens grunnpreg er endret, fremstår det klart at rettskrav ikke vil foreligge. Det
er likevel ikke tilstrekkelig til å ha krav på stillingen, at stillingens grunnpreg er videreført.
Det må derfor gjøres en konkret totalvurdering i forhold til den enkelte ansatte om det
foreligger rettskrav på å følge stillingen. Det er arbeidsgiver som har bevisbyrden for at
stillingene er så forskjellige at arbeidstakeren ikke har rettskrav på den nye stillingen.
6
I forbindelse med vurderingen av om rettskrav foreligger vil det ikke være mulig å angi noen
prosentvis andel av tidligere stillings ansvars- og arbeidsoppgaver som må være i behold. Det
er vanskelig å presisere vesentlighetskravet. Men grensene må ikke settes for lavt, da dette vil
innebære en utvanning av rettskravet i det flere personer da vil kunne ha rettskrav på samme
stilling. Domstolene praktiserer et strengt rettskravnivå, og det skal derfor ved de konkrete
vurderinger settes et noe strengt krav til andelen av ansvars- og arbeidsoppgaver som må være
i behold, dvs. et strengt krav til om det foreligger en vesentlig grad av videreføring av
stillingens innhold.
Ved vurderingen av om det foreligger en vesentlig videreføring av stillingens innhold må det
som nevnt foretas en konkret sammenligning mellom stillingens innhold før og etter
omorganiseringen, hvor det avgjørende blir helhetsinntrykket. Det må foretas en
sammenligning av stillingsinnhold i gammel og ny stilling. Den konkrete vurderingen vil ikke
kun være begrenset til arbeidsavtalen, men det må foretas en fortolkning av hele
arbeidsforholdet. Momenter som særlig må vurderes, er likheten/ulikheten med hensyn til
ansvar, arbeidsoppgaver/arbeidsområde samt nivå i organisasjonen. Det må også ses på øvrige
vilkår, som ikke må atskille seg vesentlig fra tidligere stilling.
Følgende kriterier må særskilt legges til grunn ved vurdering av rettskrav:
a) Ansvar:
Lederoppgaver, omfang/bortfall, antall ansatte som ledes
Fagansvar/faglig arbeidsområde
Dersom en stilling blir tillagt nye ansvarsområder, vil det kunne medføre at arbeidstakeren
ikke kan kreve å inneha denne stillingen videre. Jo høyere stillingsnivå, jo mindre endringer
må det antas skal til før stillingen er endret, slik at arbeidstakeren ikke kan kreve å få den.
Også dersom en stilling beholder de samme ansvarsområder som før, men hvor omfanget av
aktiviteten innenfor ansvarsområdet blir vesentlig større, kan dette medføre at arbeidstakeren
ikke har rettskrav til stillingen. Det økte omfang av virksomheten kan medføre at det stilles
andre krav til lederen i forhold til før.
Bortfall av ansvarsområder, vil kunne medføre at stillingen ikke kan anses å være i det
vesentlige videreført. F.eks. vil det å gi en lederstilling et mer faglig preg (f.eks. færre ansatte
å lede) kunne medføre at stillingen får et vesentlig endret innhold.
Et moment i vurderingen om evt. rettskrav til lederstillinger vil være antall ansatte som ledes.
Det må her ikke være for stor forskjell mellom den nye og den gamle stillingen. En dobling av
ansatte vil kunne innebære at det ikke kan hevdes rettskrav til stillingen.
En arbeidstaker som midlertidig har hatt et mer omfattende arbeid og ansvarsområde enn det
som følger av arbeidsavtalen/arbeidsforholdet, vil ikke kunne hevde rettskrav til disse
oppgavene. Dette vil ofte være delegerte arbeidsoppgaver/ansvar som arbeidsgiver fritt kan
trekke tilbake.
7
Fagansvar/faglig arbeidsområde bør i det vesentlige være likt i ny og gammel stilling og også
vurderes på bakgrunn av pkt b) – f).
b) Arbeidsoppgaver:
Disse begrenses ikke til arbeidsavtale
Arbeidsforholdet vurderes/fortolkes
Konkrete arbeidsoppgaver vurderes
Som nevnt på side 5 er en videreføring av arbeidsoppgaver et sentralt moment ved
rettskravvurderingen. Ved vurderingen må det foretas en konkret sammenligning mellom
arbeidsoppgaver før og etter omorganiseringen, hvor helhetsinntrykket er avgjørende.
Den konkrete vurderingen vil ikke kun være begrenset til arbeidsavtalen, det må foretas en
fortolkning av arbeidsforholdet.
c)
Grad:
Nivå i organisasjonen/organisatorisk plassering
Formalstruktur
Beslutningsstruktur
Ved lederstillinger skal stillingens nivå i organisasjonen vektlegges i vurderingen. En ansatt
kan normalt ikke påberope seg rettskrav på en stilling høyere opp i organisasjonen eller
beslutningsstrukturen enn den stillingen vedkommende har i dag. Dersom f.eks. oppgaver
flyttes til et høyere nivå i organisasjonen vil dette kunne ha betydning ved vurderingen av evt.
rettskrav på stilling.
d) Øvrige vilkår:
Øvrige vilkår som lønn, tittel, etc. bør ikke skille seg vesentlig fra tidligere stilling.
En endring av lønnsnivået i ny stilling kan være en indikasjon på at stillingen i det vesentlige
ikke er videreført. Men, forskjell i tittel og lønn er ikke avgjørende, dersom dette ikke
samtidig gjenspeiler en forskjell i stillingens innhold. Dersom det er det samme ansvars- og
arbeidsområde som videreføres vil en evt. oppjustering av lønn ikke tilsi at stillingen er
omgjort til et høyere nivå.
e) Geografisk flytting:
Geografisk forflytting av arbeidsoppgavene hindrer ikke rettskrav.
f) Kvalifikasjoner:
Kvalifikasjoner er nødvendig for å ha rettskrav, men er ikke tilstrekkelig for å ha rettskrav.
Det er imidlertid slik at dersom det foreligger en vesentlig videreføring av stillingen, kan det
ikke settes nye kvalifikasjonskrav til stillingen, for således å argumentere med at den ansatte
ikke er kvalifisert.
2.5. Alternative utfall som følge av rettskravvurdering
Avhengig av konklusjon vil det kunne fremkomme tre alternative utfall av
rettskravvurderingen.
8
Alternativ A: En kandidat er vurdert å ha rettskrav til stillingen
Alternativ B: To eller flere kandidater er vurdert å ha rettskrav til stillingen
Alternativ C: Ingen kandidater er vurdert å ha rettskrav til stillingen
A. En kandidat er vurdert å ha rettskrav til stillingen
I denne situasjonen har en eller flere kandidater blitt vurdert for rettskrav til en konkret
stilling. Under dette alternativet er utfallet at det kun er en ansatt som er funnet å ha rettskrav
til stillingen. Dersom flere har blitt vurdert iht. evt. rettskrav på stilling er det viktig at det gis
informasjon til alle aktuelle kandidater før det gis formelt tilbud om innplassering, jf punkt
3.6 og 3.8 i omstillingshåndboken.
B. To eller flere kandidater med rettskrav på samme stilling
I denne situasjonen har to eller flere blitt vurdert for rettskrav til en konkret stilling. Under
dette alternativet er utfallet at to eller flere er funnet å ha rettskrav til stillingen.
Dersom det vurderes slik at det er flere som har rettskrav til samme stilling, er det ikke
avgjørende hvem som i størst grad har en gjenkjennelse/videreføring av arbeidsoppgaver.
Arbeidsgiver skal foreta en saklig utvelgelse og totalvurdering i henhold til de kriteriene som
er nevnt tidligere (side 4).
Dersom flere har blitt vurdert for rettskrav på stilling er det viktig at det gis informasjon til
alle aktuelle kandidater før det gis formelt tilbud om innplassering, jf punkt 3.6 og 3.8 i
omstillingshåndboken. Den som ikke blir innplassert med rettskrav anses å være under
omstilling og skal gis rettigheter i samsvar med dette.
C. Ingen kandidater med rettskrav
I denne situasjonen har en eller flere blitt vurdert for rettskrav til en konkret stilling. Under
dette alternativet er utfallet at ingen er funnet å ha rettskrav til stillingen. Det er viktig at det
gis informasjon til alle aktuelle kandidater om utfallet av rettskravvurderingen, jf punkt 3.6 og
3.8 i omstillingshåndboken.
I situasjoner der ingen er vurdert å ha rettskrav til en stilling vil det kunne være
hensiktsmessig å foreta en intern kunngjøring av stillingen fremfor å foreta en innplassering
uten rettskrav. Dette for å sikre at det gis informasjon til ansatte under omstilling, og at det gis
like muligheter til å vise interesse for stillingen.
En innplassering i stillingen skal da foretas i henhold til innplassering uten rettskrav eller
omstilling. Innplassering i stilling skal foretas på bakgrunn av vurderinger i forhold til om
stillinger kan anses å være likeverdig eller passende for den enkelte, jf. tjenestemannslovens
§§ 12, 2 setning og 13.
Som nevnt i omstillingshåndbokens kap. 2.3 skal innplassering i stilling gjøres etter en
vurdering av om den enkelte tilfredsstiller de krav som er knyttet til stillingen. Det kan likevel
9
ses bort fra manglende kvalifikasjoner, dersom dette kan kompenseres med hensiktsmessig
tilleggsutdanning eller andre kompetansehevingstiltak.
Ledige stillinger som ikke er besatt av ansatte med rettskrav eller etter omplassering skal som
hovedregel først lyses ut internt. Dersom det ikke er kvalifiserte interne søkere kan stillingene
lyses ut eksternt. Det samme prinsippet om intern utlysning vil også gjelde for lederstillinger,
dersom ikke annet er besluttet.
3.
Fremtidig organisering og arbeidsområder
Vedtak fra Fellesstyret legges til grunn for vurderinger av enhetens interne organisering og
utarbeidelse av organisasjonsstruktur og bemanningsplaner.
Med bakgrunn i den interne organiseringen skal det:
o utarbeides forslag til bemanningsplaner for alle enheter (f.eks. institutter/seksjoner) i
virksomheten
o gis en beskrivelse av enhetens ressurs- og kompetansebehov
3.1. Bemanningsplan
Bemanningsplanen utarbeides i nært samarbeid med øvrig ledelse på enheten. Den langsiktige
og strategiske utviklingen av enhetene, som følge av ny organisasjonsstruktur, skal ikke
omtales i denne planen, men ivaretas på et senere tidspunkt.
Hensikten med bemanningsplanen er å vise til dagens bemanning og sørge for at ansatte får en
god innplassering. Planen skal klargjøre og ta utgangspunkt i den bemanningen enheten har til
rådighet i dag, samt så langt det er mulig sørge for at alle ansatte med tilhørighet ved enheten,
gis mulighet til innplassering. Avtalen om forutsetninger for fusjonen sier at ingen ansatte
skal sies opp som følge av fusjonen og dette skal gjenspeile seg i arbeidet med
bemanningsplanen.
Bemanningsplanen skal gi en oversikt over ulike funksjoner, stillingskoder,
kvalifikasjonskrav, samt en oversikt over hovedansvars- og arbeidsområder. I vurderingen av
kvalifikasjonskrav og ansvars- og arbeidsområder vil det være nyttig å reflektere (jf. pkt. 2.)
over og se nærmere på utnyttelsesgraden av faglige og administrative ressurser, samt på
hvilken måte ansattes kompetanse og erfaring utnyttes og ivaretas. Enhetens eventuelle avvik
mellom dagens bemanning og ressursbehov kan omtales ved å skissere enhetens behov for
endring i funksjoner eller etablering av nye stillinger.
Det tillegges ledernivå 2 (enhetens overordnede leder) å orientere lokale tillitsvalgte på
enhets/fakultetsnivå om arbeidet med bemanningsplanen.
Etter behandling i enhetens/fakultetets ledergruppe, oversendes en samlet bemanningsplan til
høgskoledirektøren. Høgskoledirektøren legger bemanningsplanen frem til drøfting med
tjenestemannsorganisasjonene før endelige tilslutning gis.
10
Høgskoledirektøren godkjenner enhetens bemanningsplan før vurdering og innplassering til
underordnet ledernivå.
3.2. Informasjonsmøter
Enhetens overordnede leder (ledernivå 2) skal i samråd med øvrig ledelse på enheten legge
vekt på informasjonsmøter og åpne prosesser ved å sørge for at nødvendig informasjon
formidles til ansatte. Slik informasjon kan ivaretas gjennom fakultets/avdelingsmøter,
seksjonsmøter eller alternative gruppemøter. Det tilligger enhetens overordnede leder å
vurdere hvordan informasjonsflyten best ivaretas.
Hensikten med informasjonsmøter er å gi orientering om:
o enhetens interne organisering og arbeidsområder
o arbeidet med bemanningsplan
o arbeidet med innplassering (generell informasjon)
o kriterier for tilbud om omstillingssamtale (innplasseringssamtaler)
o tidsplan for gjennomføring av slik samtale
o hvem som gjennomfører de enkelte samtalene
o muligheten for å fremme ønske om omstillingssamtale
Fortløpende informasjon om fusjonen ivaretas ellers gjennom åpne prosesser og god dialog
mellom nærmeste leder og ansatte.
3.3. Omstillingssamtale (innplasseringssamtale)
Det skal gjennomføres innplasseringssamtale med:
alle ledere ved HiBu og HiVe
øvrige ansatte ved HiBu og HiVe som berøres av fusjonen, og som kan forventes å få
vesentlige endringer i arbeids- og ansvarsområder
Formålet med omstillingssamtaler er å:
- gi informasjon om fusjonsprosess og omstillingsaktiviteter, med vekt på tidsplan og
mulige endringer i den enkeltes arbeids- og ansvarsområde
- kartlegge muligheter, ønsker og kompetanse i forhold til mulige roller innenfor den
nye høgskolen
- ivareta behov for dialog med og omsorg for den enkelte som blir berørt
- gi leder et bedre grunnlag for å gjøre vurderinger i forbindelse med innplassering
Normalt vil det være nærmeste leder som avtaler og gjennomfører omstillingssamtale med
den enkelte ansatte. Ansatte kan i spesielle tilfeller be om at samtalen gjennomføres av
overordnet leder. Det kan i det enkelte tilfelle foretas en vurdering om hva som er mest
hensiktsmessig i forhold til enhetens arbeidsdeling og personallederansvar.
Arbeidsgiver plikter å informere ansatte om at de har mulighet til å ha med tillitsvalgt i
omstillingssamtaler.
11
3.4. Fastslå hvilke ansatte som ikke er direkte berørt
Enhetens overordnede leder skal i samarbeid med nærmeste leder, og med utgangspunkt i
bemanningsplanen:
o fastslå hvilke ansatte som ikke er direkte berørt av omstillingen
o gi informasjon om videreføring av arbeids- og ansvarsområder i informasjonsmøter
eller i direkte kontakt med den enkelte
3.5. Informasjon om innplassering
Der flere ansatte har vært vurdert til samme stilling skal nærmeste leder gi informasjon om
arbeidsgivers vurderinger til aktuelle kandidater, før formelt tilbud om innplassering sendes
ut. Slik informasjon gis samtidig til de partene som har vært vurdert for rettskrav til samme
stilling, og etter at vurdering av rettskrav er godkjent av overordnet ledernivå.
Det skal i denne informasjonen gis en presisering om at innplasseringen er foreløpig.
Kandidater, som foreløpig står uten tilbud om innplassering, skal gis en reell mulighet til å
komme med synspunkter på arbeidsgivers vurderinger. Frist for skriftlig uttalelse er tre dager
etter gjennomført oppfølgingssamtale.
3.6. Oppfølgingssamtale
Når utvelgelsesprosessen er foretatt, og det foreligger en godkjenning fra overordnet
ledernivå, skal nærmeste leder ta kontakt med de som foreløpig står uten tilbud om
innplassering, for å avtale oppfølgingssamtale. Partene vurderer og blir enige om hvordan en
slik oppfølgingssamtale ønskes gjennomført, jf veiledning for gjennomføring av
oppfølgingssamtale.
Formålet med slik oppfølgingssamtalen er å:
o gi informasjon om foreløpig resultat av innplasseringsprosessen, og hvilke kriterier
som er lagt til grunn i forbindelse med innplassering i den aktuelle stillingen
o gi den ansatte mulighet til å komme med synspunkter på de vurderingene som er
gjort
o drøfte muligheter for alternative innplasseringer
o drøfte og veilede i forhold til den enkeltes faglige og karrieremessige utvikling,
herunder eventuelle behov og muligheter for kompetanseutviklingstiltak
o orientere om muligheter, rettigheter og plikter
o ivareta behov for dialog med og omsorg for den ansatte i tiden frem til endelig
avklaring og innplassering
Nærmeste leder har ansvar for at den enkeltes ønsker, muligheter og eventuelle tiltak som har
vært drøftet i samtalen, blir godt ivaretatt. Den enkelte ansatte gis mulighet til å uttrykke
synspunkter skriftlig i etterkant av samtalen. Slike innspill skal følge saken dersom saken
bringes inn for høgskoledirektøren.
3.7. Ved eventuell uenighet
Ved eventuell uenighet om innplassering skal arbeidsgivers vurdering, sammen med skriftlig
klage oversendes høgskoledirektøren for ny vurdering.
12
Ved en eventuell uenighet om innplassering har aktuelle kandidater anledning til å gi
utfyllende dokumentasjon til nærmeste leder som igjen skal gi denne videre til overordnet
ledernivå. Enhetens overordnede leder skal sørge for at nødvendig dokumentasjon
fremskaffes og oversendes høgskoledirektøren for vurdering.
4. Virkemidler
Det foreligger en sentral avtale om omstilling i Staten. Den definerer hva omstilling er, hvilke
prosesser en skal følge, hvilke rettigheter ansatte har og hva slags virkemidler en har til
rådighet.
4.1. Kompetansekartlegging -/utvikling
Kompetansekartlegging følger naturlig av arbeidet med bemanningsplaner, i vurdering av
enhetens utfordringer og kompetansekrav, samt i vurdering av rettskrav ved innplassering. I
beskrivelsen av funksjoner og kvalifikasjonskrav til bemanningsplan, og i vurdering av
innplassering til stilling, synes det hensiktsmessig å foreta konkrete vurderinger i forhold til
utnyttelsesgraden av faglige og administrative ressurser. En vurdering av enhetens utnyttelse
av den enkeltes kunnskap, erfaring og arbeidskapasitet vil være til stor nytte for enhetens
beskrivelse av funksjoner og vurdering av ressursbehov. I den grad det er mulig kan
eventuelle avvik mellom dagens bemanning og ressursbehov avhjelpes gjennom å vurdere
endringer i ulike funksjoner før vurdering om etablering av nye stillinger.
Omstillingsavtalen og Personalpolitikk ved omstillingsprosesser i staten regulerer nærmere
den ansattes rettigheter med hensyn til kompetanse-utvikling og den enkeltes mulighet til å
kunne søke om mulighet for å tilegne seg ny kompetanse. Spesielt kan dette berøre ansatte
som ikke får tilbud om innplassering med rettskrav til ønsket stilling. Avtalen viser til
arbeidsgivers plikt til å stille til rådighet tid og ressurser til kompetanseutvikling og faglig
oppdatering.
Valg av konkrete tiltak klargjøres gjennom en personlig samtale og i samarbeid med den
enkelte ansatte og nærmeste leder. Vurdering av konkrete tiltak godkjennes og kvalitetssikres
av nærmeste overordnet leder.
4.2. Virkemidler under omstilling
I henhold til Særavtale om bruk av virkemidler ved omstilling i staten omhandler denne om
ulike virkemidler til bruk under omstilling.
Arbeidsgiver plikter å tilby alle fast ansatte og midlertidig ansatte med sterkt stillingsvern som
berøres av fusjonen likeverdig eller passende stilling/arbeidsoppgaver,
jf. tjenestemannslovens §§ 12, 2. setning og 13. Bruken av virkemidler under omstilling, som
nevnt i avtalens punkt 9, vurderes kun unntaksvis.
13
Hovedtillitsvalgt skal gis oversikt over inngåtte avtaler etter punkt 9 i Særavtale om bruk av
virkemidler ved omstilling i staten, med spesifisering av aktuell stillingskode og hvilken type
tiltak som er innvilget.
Når det gjelder virkemidler henvises det til Personalpolitikk ved omstillingsprosesser, kap. 7
(revidert 2008) utgitt av Fornyings, administrasjons- og kirkedepartementet.
Avtaler gjøres med den enkelte, der det fremgår tydelig hvilke konsekvenser det har for
tilsettingsforholdet.
5. Aktiv lederstøtte – fast team
Høgskoledirektøren stiller til rådighet ressurser fra den nye felles administrasjonen som
spesielt skal bistå enhetene i den videre prosessen med innplassering til stilling. I tillegg til at
det er utarbeidet en omstillingshåndbok med prosessbeskrivelse og maler til hjelp i arbeidet,
skal ansvarlige ledere kunne dra spesielt nytte av sentrale ressurspersoners kunnskap og
erfaring, gjennom rådgivning og kvalitetssikring av prosessen.
6. Vedlegg
 Veiledning for gjennomføring av innplasseringssamtaler
 Veiledning for gjennomføring av oppfølgingssamtale
 Skjema for fortrinnsrett
 Omstillingsavtale av 19. oktober 2012
14