Transcript Organisering og dokumentasjon av studentmapper ved

Dokumenteier: Enhet for arkiv
Doknr/versjonsnr:
Godkjent av:
Opprettet dato:
Endret dato:
Organisering og dokumentasjon av studentmapper ved
HiOA
Formål:
Formålet med rutinen er å få en enhetlig organisering og dokumentering av
studentsaker ved HiOA i henhold til gjeldende regelverk.
Tidspunkt/regelmessighet for utførelse:
Rutinen følges fortløpende ved saksbehandlilng av studentsaker.
Se også:
Forvaltningsloven
Offentleglova
Arkivloven
Universitets- og høyskoleloven
Rutiner for FS
___________________________________________________________________
Begrepsavklaringer:
FS: Det autoritative studieadministrative fagsystemet for studentsaker. Aktiviteter fra
en person blir tatt opp som student ved HiOA til han/hun uteksamineres registreres i
dette systemet.
ePhorte/Public 360: Høgskolens saksbehandlings- og dokumenthåndteringssystem.
Studentsak: Fellesbetegnelse på korrespondanse til/fra og om studenter ved HiOA.
Studentmappe: Mapper som inneholder saker som angår den enkelte student og
dennes studieforhold. All dokumentasjon som har verdi for en enkelt student ved
HiOA skal lagres i en digital studentmappe.
Mappen skal klasseres etter arkivkode 52 med personummer som sekundærkode
(personnummeret skal alltid unntas offentlighet, jf. Offentleglova §13, jf.
Forvaltningsloven §13).
Studentarkiv: Arkivdel for studentsaker.
Sakarkiv: Arkivsaker ordnet etter emne i henhold til HiOAs arkivnøkkel. Klasseringen
avhenger av hva sakene dreier seg om. Se egen rutine for saker som skal i
saksarkivet.
Saksbehandling av studentsaker:
Systemene som genererer dokumentasjon som ifølge regelverket skal bevares i en
1
Underskrift og elektronisk godkjenning
Side 2 av 6
digital studentmappe er primært fagsystemet FS og organisasjonens
dokumenthåndterings-/saksbehandlingssystem.
ePhorte (erstattes av Public 360 01.09.14) er det eneste
dokumenthåndteringssystemet ved HiOA som er godkjent etter norsk arkivstandard.
Det betyr at den digitale studentmappen skal lagres i dette systemet. All
korrespondanse av dokumentasjonsmessig verdi skal oppbevares på denne digitale
mappen. Da vil hele historikken til studenten bli samlet et sted på en oversiktlig og
sikker måte som er i tråd med gjeldende regelverk.
I praksis innebærer det at all dokumentasjon som blir til ved saksbehandling i
dokumenthåndteringssystemet (ePhorte/Public 360) automatisk blir lagret korrekt i
den digitale studentmappen. Dokumentasjon som blir til ved saksbehandling i FS må
inntil videre manuelt legges over i den digitale studentmappen i
dokumenthåndteringssystemet.
Ved innføring av Public 360 vil det bli en integrasjon mellom FS og
dokumenthåndteringssystemet. Dette fører til at dokumenter som opprettes i FS
automatisk også legges inn i den digitale studentmappen. I den første versjonen av
Public 360 vil dette bare gjelde dokumentasjon rundt opptak av studenter. Målet er at
det skal bli en integrasjon mellom systemene som på sikt gjør at det skal være
tilstrekkelig å lagre korrespondanse av dokumentasjonsverdi et sted.
Innholdet i en digital studentmappe:
Nedenfor følger en oversikt over hvilke dokumenter en digital studentmappe bør
inneholde. Listen er ikke uttømmende, men inneholder en oversikt over de ulike
sakstypene med angitte eksempler.
For dokumentasjon av meget begrenset verdi kan man se bort i fra kravet om
oppbevaring i den digitale studentmappen. Om en student for eksempel søker om
utvidet tid til en enkelt eksamen og vedtaket ikke har noe verdi etter at eksamen er
avholdt er det ikke nødvendig å oppbevare dette i en elektronisk studentmappe.
Om det er dokumentasjon utover rutinen saksbehandler mener bør være i
saksbehandlingssystemet må dette skannes inn av saksbehandler selv.
I studentmappe
Alle svar på klager og søknader skal også registreres – de oppsatte eksemplene gjelder
både inngående og utgående brev
Vurdering av annen
Eksempler
Kommentarer
utdanning
Innpassing av fag
 Godkjenning av
delstudier i utlandet
 Innpassing/godkjenning
av annen utdanning
 Forhåndsgodkjenning
av fag
Praksis
Eksempler
Kommentarer
Klager i tilknytning til praksis
 Klage på formelle feil
2
Underskrift og elektronisk godkjenning
Side 3 av 6
Tilrettelagt praksis / flere
forsøk
Permisjon
Vurdering av praksis
Utestengelse fra praksis
Studieløp
Tap av studierett
Permisjon
Tilrettelegging av studiet
Utveksling
Eksamen og vitnemål
Spesialordninger/
tilrettelegging av eksamen
Eksamen –
begrunnelser/klager
 Klage på øvingslærer/
praksisveileder
/praksissteder
 Søknad om tilrettelagt
praksis
 Søknad om tredje
praksisforsøk
 Søknad om permisjon
fra dager i
praksisperiode
 Søknad om permisjon
fra praksis
 Ikke bestått praksis
 Utestengelse grunnet
manglende politiattest
Eksempler
 Varsel om tap av
studierett
 Vedtak om tap av
studierett
 Purring på ikke betalt
semesteravgift
 Purring på manglende
semesterregistrering
 Stopp i studiet grunnet
manglende progresjon
 Søknad om permisjon
fra studiet
 Melding om
tilbakekomst etter endt
permisjon
 Søknad om
tilrettelegging av studiet
 Søknad om utveksling
 Learning agreement
 Kontrakt/brev mellom
institusjoner –
utveksling av
enkeltstudenter
Eksempler
 Søknad om alternativ
vurderingsform
 Klage på formelle feil
 Klage på
karakterfastsetting
Kommentarer
Dette vil etter hvert skje
elektronisk
Kommentarer
 Klage på
karakterfastsetting kan
avskrives med TE. Med
Public 360 vil disse
klagene etter hvert
registreres automatisk
via skjemaimport.
3
Underskrift og elektronisk godkjenning
Side 4 av 6
 Begrunnelse på
karakter kan registreres
der dette foreligger
skriftlig
Flere eksamensforsøk
Trekk fra eksamen
Fri bachelorgrad
Karakterutskrifter/Vitnemål
Diverse
Politiattester med
merknader
Sykmeldinger
 Søknad om fjerde
eksamensforsøk
 Trekk pga manglende
arbeidskrav
 Søknad om 2+1
vitnemål/sammensatte
vitnemål/fri
bachelorgrad
 Karakterutskrifter
(gjelder
karakterutskrifter som
erstatter vitnemål)
 Vitnemål
Eksempler
 Politiattest
Legges inn i
studentmappe når
vitnemålene foreligger
elektronisk.
Kommentarer
Skal i utgangspunktet
ikke inn i
dokumenthåndteringssystemet, men legges inn
om det er en del av en
permisjonssøknad etc.
Dokumenter som kan holdes utenfor saksbehandlingssystemet:
Kan holdes utenfor studentmappe
Eksamen og vitnemål
Eksamensbesvarelser
Privatister
Søknad om duplikater og bekreftelser
Tilrettelegging av eksamen (søknad om
utvidet tid etc.)
Vurderingsrapporter for praksis
Hvordan dokumenteres studentsaker i saksbehandlingssystemet:
Saker:
Tittel:
Alle studentmapper skal ha tittelen Studentmappe – Navn
Eksempel: Studentmappe – Smart Petter
Saksansvarlig:
Leder for studieadministrasjonen skal stå som saksansvarlig for studentmappen og
har alle tilganger for sitt fakultet til studentmappen.
4
Underskrift og elektronisk godkjenning
Side 5 av 6
Skjerming/tilgangskoder:
Alle studentmapper skjermes med tilgangskode S13, offl.§13, jf. fvl.§13.
Navn på studenten skal alltid sladdes/skjermes.
Kassasjon/bevaring:
Ifølge kassasjonsplanens klasse 4 og 5, som gjelder studier/studentsaker, skal det
meste av innholdet i studentmappene kasseres når det har mistet sin administrative
betydning. Ifølge kassasjonsplanen for de statlige høgskolene vil dette normalt si
etter 25 år. Saksframlegg (innstillinger) som gjelder den enkelte student og som
behandles i høgskolens styringsorganer, skal bevares.
Journalposter:
Nye dokumenter opprettes som egne journalposter i studentmappen.
Journalposttittel:
I journalposten skriver man hva dokumentet gjelder. Navn på utdanning den enkelte
student er tilknyttet skal alltid være med i journalposttittelen.
Eksempler:
Inngående brev:
 Søknad om permisjon – førskolelærerutdanningen – Eva Hansen
 Søknad om innpassing av fag – bachelorstudium i radiografi – Jo Johnsen
Utgående brev:
 Innvilget/avslått søknad om permisjon – førskolelærerutdanningen – Eva Hansen
 Innvilget/avslått søknad om innpassing av fag – bachelorstudium i radiografi – Jo Johnsen
Saksbehandling:
Hovedregelen er at journalpostene i en studentmappe skal behandles av
studieadministrasjonen på det enkelte fakultet. Leder fordeler journalpostene til
korrekt saksbehandler.
Skjerming/tilgangskoder:
For å unngå kobling mellom journalposter som kan føre til at uvedkommende får
tilgang til personsensitive opplysninger, skal alle journalposter i studentmappen ha
tilgangskode S (§§13/13, jf. Offentleglova, jf. Forvaltningsloven) og navnet på
studenten skjermes/sladdes.
Prosessen/saksbehandling av studentsaker ved HiOA:
Rolle
SDI
Leder
Trinn/frist
Handling
Løpende
Registrerer henvendelser som kommer i posten eller til
høgskolens sentrale e-postmottak
Løpende
Fordeler all post som ligger til fordeling i
saksbehandlingssystemet til saksbehandlere innenfor egen
enhet
5
Underskrift og elektronisk godkjenning
Side 6 av 6
Saksbeh.
Løpende
Saksbeh.
Løpende
Leder
Løpende
Saksbeh.
Løpende
SDI
Løpende

Registrerer henvendelser som kommer direkte til
ham/henne på e-post
 Papirpost som kommer direkte til saksbehandler kan
han/hun velge å skanne selv, eller sende til SDI for
innskanning og registrering.
 Henvendelsene saksbehandles i
saksbehandlingssystemet ved at det opprettes
utgående brev, eventuelt notat om det er behov for
det.
 Dokumentene sendes til elektronisk godkjenning til
leder i dokumenthåndteringssystemet.
Dokumentet godkjennes av leder. De samme lederne som
normalt ville signere det fysiske brevet skal være med i
godkjenningsrunden.
Saksbehandler sender ut brevet og ekspederer det i
dokumenthåndteringssystemet.
SDI kvalitetssikrer dokumentene etter gjeldende
prosedyrer.
6