Bokf ø ringsloven del II

Hilde Løseth Modell

§

6 Dokumentasjon av regnskapssystem ƒ ƒ ƒ ƒ Loven stiller krav til dokumentasjon som beskriver kontrollmulighetene i regnskapet, samt hvordan systemgenererte poster kan etterprøves Hva skal dokumenteres?

• Beskrivelse av kontrollsporet for de forskjellige typer transaksjoner og andre disposisjoner • Beskrivelse av hvordan systemgenererte poster kan etterprøves/kontrolleres, herunder faste data og koder.

Hensikten er at man enkelt skal kunne forstå kontrollsporet fra dokumentasjonen, via spesifikasjonene og til pliktig regnskapsrapportering Forskriftkrav til dokumentasjon av elektroniske forsystem • § 5-3-4 Kassasystem • § 5-6 Lønnssystem

2

§ 10 Dokumentasjon av bokførte opplysninger ƒ Alle bokførte opplysninger skal være dokumentert ƒ ƒ Dokumentasjonen skal • vise de bokførte opplysningenes berettigelse • • • være korrekt og fullstendig ikke endres etter utstedelse være systematisert på en måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig Krav om toveis kontrollspor for bokførte opplysninger fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering, og motsatt.

ƒ Det skilles mellom primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon

3

Dokumentasjon av salg av varer og tjenester ƒ ƒ § 5-1-1 Salgsdokumentets innhold • Nummer (forhåndsnummerert eller maskintildelt, jf. § 5-1-3) • • • • • • Dato for utstedelse av dokumentasjonen Angivelse av partene (både selger og kjøper, jf. § 5-1-2) Ytelsens art og omfang Tidspunkt og sted for levering av ytelsen Vederlag og betalingsforfall Eventuell merverdiavgift (i NOK) og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift § 5-2 Utstedelse av salgsdokumentasjon • Faktura skal utstedes av selger, med mindre annet er bestemt i lov eller forskrift • Tidspunkt for utstedelse: Snarest mulig og senest en måned etter levering.

4

§ 5-3 Dokumentasjon av kontantsalg

Med kontantsalg mener salg der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering ƒ § 5-3-2 Krav til bruk av kassaapparat • Kontantsalg skal registreres fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system ƒ Bl.a. kassaprogramvare for PC • Kontantsalget dokumenteres med nummererte summeringsstrimler (kassaruller) og dagsrapporter (z- rapporter) som viser ƒ Dato ƒ ƒ Klokkeslett for hvert enkelt salg samt utkjøring av dagsrapporter Korreksjonsposter med beløp, årsak og antall korreksjoner • Kassaapparatet skal kunne skrive ut kvittering til kunden

5

§ 5-4 Unntak fra kravene om dokumentasjon av kontantsalg

ƒ Unntatt kravet om kassaapparat i § 5-3-2 • ambulerende løpet av et år eller ikke overstiger 3G sporadisk kontantsalg, som (folketrygdens grunnbeløp) i ƒ ƒ ƒ Kan i stedet dokumentere kontantsalg fortløpende i innbundet bok der sidene er forhåndsnummererte, eller ved gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag/billetter Dokumentasjonen må vise inn- og utleverte kontanter Oppgjør skal telles og signeres av to personer

6

Særlig unntak for plikten til å ha kassaapparat

ƒ Gjelder for kontantsalg som skjer utenfor virksomhet som er bokføringspliktig etter bokføringslovens § 2, annet ledd • • I praksis ikke avgiftspliktig virksomhet ƒ F.eks. kontorkasse Så lenge omsetningen er under 3G ƒ I stedet skal bestemmelsene om dokumentasjon av kontantsalg iht. bokføringsforskriftens § 5-4 følges

7

§ 5-5 Dokumentasjon av kjøp

ƒ I utgangspunktet samme krav som salgsdokumentasjon • Ved uriktig eller ikke tilfredsstillende salgsdokumentasjon etter § 5-1 må kjøper kreve ny salgsdokumentasjon. Dersom dette ikke lar seg gjøre, må kjøper kunne sannsynliggjøre at kjøpet er en reell utgift for kjøpers virksomhet

8

ƒ § 5-9 Reise- og oppholdsutgifter • Det skal fremgå av dokumentasjonen ƒ ƒ ƒ hvem utgiftene omfatter hva formålet med reisen har vært hvilke arrangementer den reisende har deltatt på ƒ § 5-10 Bevertningsutgifter • Det skal fremgå av dokumentasjonen ƒ ƒ formål hvem bevertningen omfatter

9

§ 11 Dokumentasjon av balansen

ƒ Dokumentasjon av eiendeler, gjeld og egenkapital • For alle balanseposter, med mindre de er ubetydelige ƒ Hva er ubetydelig?

– Ingen fasitsvar – individuell vurdering

1 0

Eiendeler

Anleggsmidler ƒ Anleggsregister • Byr på utfordringer med å dokumentere alt som kommunen eier fra tidenes morgen • Eiendomsregisteret (ekstern dokumentasjon) • • Nyanskaffelser ƒ ƒ Ved tilgang skal kjøpskontrakt ligge ved som dokumentasjon Skal det i drift eller investering?

– Vedlikehold (drift/påkostning (investering) Avgang ƒ Dokumenteres med salgskontrakt ƒ ƒ Bokført verdi på anleggsmidlet skal ut av balansen Nedskrivning av anleggsmidler?

– Dokumentasjon av grunnlaget for nedskrivning med begrunnelse, f.eks. bruksendring

1 1

Eiendeler

ƒ Anleggsaksjer • Tilgang/avgang • ƒ Kjøpskontrakt ƒ Salgskontrakt Nedskrivningsplikt?

ƒ ƒ ƒ Siste omsetningskurs Innhente regnskap og foreta en vurdering av selskapets finansielle situasjon Hvis forbigående verdifall, ingen nedskrivning ƒ Utlån • Bekreftes med ekstern dokumentasjon/internt utlånssystem

1 2

Eiendeler

Omløpsmidler ƒ Kundefordringer • Avstemmes mot kundereskontroen • Tapsavsetning?

ƒ ƒ Gjennomgang av fordringsmassen og vurder fordringer med hensyn til tapsavsetning – Størst risiko knyttet til gamle fordringer Vurderingen skal dokumenteres – Oppstilling av fordringene med kommentarer

1 3

Eiendeler

ƒ Omløpsaksjer • VPS-oppgaver/børskurs 31.12.

ƒ Bankinnskudd • Årsoppgave fra bank ƒ Åpne poster skal dokumenteres med avstemming som viser hvilke bilag og/eller inn-/utbetalinger som utgjør differansen ƒ Kassebeholdning • Opptelling pr. 31.12. signert av den som foretok tellingen ƒ Dagsoppgjør der det er pliktig

1 4

Egenkapital og gjeld

Egenkapital ƒ Egenkapitalkonti dokumenteres med eget avstemmingsskjema utviklet for kommuneregnskap • Sammenfattende kontroller/kretsløpsavstemminger Investeringsfond/driftsfond ƒ Bundne/ubundne fond dokumenteres med grunnlaget for bokføringen • Vedtak, budsjett og reglement

1 5

Egenkapital og gjeld

Gjeld ƒ Langsiktig gjeld • Pensjonsforpliktelse ƒ Ekstern bekreftelse, aktuarberegning • Andre lån ƒ Ekstern bekreftelse fra bank/finansinstitusjon – Avstemming av differanser

1 6

Egenkapital og gjeld

ƒ Kortsiktig gjeld • • • Leverandørgjeld ƒ Avstemming mot leverandørreskontro – Ekstern bekreftelse fra leverandør (saldoforespørsel) som dokumenterer beløpene i reskontroen er den beste dokumentasjonen Skyldige offentlige avgifter ƒ Dokumenteres mot innsendte oppgaver – MVA mot terminoppgaver – Skattetrekk og AGA mot terminoppgaver og kvittering for innsendelse Annen kortsiktig gjeld ƒ Avstemmes mot grunnlaget for bokføringen

1 7