Transcript Valg av styre

Bokføringsloven
Nov/des 2011
Temadager 2011
1
Bokføringsloven
Tema:
•
•
•
•
Pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner
Kontrollspor
Elektronisk tilgjengelighet
Dokumentasjon
– Av regnskapssystemet
– Av balansen – noen eksempler
• Krav til innholdet i dokumentasjon av bokførte
opplysninger – noen eksempler
• Kilder
Nov/des 2011
Temadager 2011
2
Bokføringsloven
Formålet:
• Å etablere grunnlag for å produsere
årsregnskapet og annen historisk
regnskapsrapportering som følger av lov eller
forskrift, …….
• Å muliggjøre kontroll av og innsyn i løpende
transaksjoner og grunnlaget for pliktig
regnskapsrapportering
Nov/des 2011
Temadager 2011
3
Bokføringsloven
Pliktig regnskapsrapportering, def.:
Årsregnskap og annen rapportering av
historiske regnskapsopplysninger til
eksterne parter, gitt i skriftlig form
til fastsatt tidspunkt, og med
forhåndsdefinert innhold.
Nov/des 2011
Temadager 2011
4
Bokføringsloven
Pliktig regnskapsrapportering:
• Årsregnskap og årsberetning
• Innberetning av merverdiavgift og
momskompensasjonskrav
• Innberetning av skattetrekk og
arbeidsgiveravgift
• Lønnsinnberetning og kontrolloppstilling
• KOSTRA-rapportering
Nov/des 2011
Temadager 2011
5
Bokføringsloven
Spesifikasjoner
• Er en fellesbetegnelse på de sammenstillinger og
gjengivelser som kreves av bokførte
opplysninger
• en spesifikasjon er en systematisk
sammenstilling av bokførte opplysninger.
Systematikken varierer etter hvordan
opplysningene ønskes spesifisert.
• Sendes ikke til eksterne parter
• Tidligere benevnt ”bøker”
Nov/des 2011
Temadager 2011
6
Bokføringsloven
• Bokføringsspesifikasjon (bilagsjournal,
posteringsjournal)
• Kontospesifikasjon (hovedbok)
• Kundespesifikasjon (reskontro)
• Leverandørspesifikasjon (reskontro)
• Spesifikasjon av merverdiavgift og
momskompensasjon
• Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser
Nov/des 2011
Temadager 2011
7
Bokføringsloven
Spesifikasjonene skal utarbeides for hver
periode med pliktig regnskapsrapportering:
Hver 2-mndlige termin (mva/aga) for:
Posteringsjournal
Kontospesifikasjon
Kundespesifikasjon og leverandørspesifikasjon
Lønns- og mva-spesifikasjoner
3 mnd termin: KOSTRA-rapp
Nov/des 2011
Temadager 2011
8
Bokføringsloven
Spesifikasjoner:
– Loven angir hvilke spesifikasjoner som kreves
– Forskriften gir detaljregler om innholdet, bl.a. krav
om dokumentasjonsdato:
• Fakturadato (både for inn- og utg.) – har konsekvenser
for kravet om momskompensasjon
• Faktura utstedt i januar for varer/tjenester levert i
desember: Fakturaen bokføres i regnskapssystemet i
januar, men må ut fra anordningsprinsippet hensyntas
(periodiseres) i desember.
Nov/des 2011
Temadager 2011
9
Bokføringsloven
Kontrollspor.
Krav i loven om et toveis kontrollspor:
• Mellom dokumentasjon av bokførte opplysninger
og de bokførte opplysningene
• Mellom de bokførte opplysningene og pliktig
regnskapsrapportering
• og mellom balansen og dokumentasjon av
balansen
Høringsutkast (HU) til norsk bokføringsstandard (NBS)om kontrollsporet.
Nov/des 2011
Temadager 2011
10
Bokføringsloven
Kontrollspor
• Identifisering av dokumentasjon av bokførte
opplysninger:
Fortløpende nr
Egne nr serier – spesielt når dok av bokførte
opplysning delvis finnes elektronisk og på papir
Ikke adgang for flere bokføringspliktige å dele
serier med identifikasjonskoder
Nov/des 2011
Temadager 2011
11
Bokføringsloven
Dokumentasjon av kontrollsporet (skal utarbeides
hvis nødvendig, jf høringsutkast):
• Kan for eksempel være en oversikt over pliktig
regnskapsrapportering og hvordan kontrollsporet
kan følges fra postene i rapporteringen, via
bokførte opplysninger til dokumentasjonen.
• En oversikt over type transaksjoner og andre
regnskapsmessige disposisjoner fra bokførte
opplysninger til underliggende dokumentasjon og
etterfølgende rapportering.
Nov/des 2011
Temadager 2011
12
Bokføringsloven
Elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år (HU NBS):
– Bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig
elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i 3,5 år etter
regnskapsårets slutt
•
•
•
•
Tilgjengelighet i regnskapssystemet,
Tilgjengelighet gjennom sikkerhetskopi eller
Tilgjengelighet fra datavarehus eller lignende
Ved skifte av regnskapssystem eller regnskapsfører:
– Behold en versjon av regnskapssystemet
– Overfør til nytt system
– Overfør til andre former for databaser
Nov/des 2011
Temadager 2011
13
Bokføringsloven
3 hovedtyper dokumentasjon:
• ”Dokumentasjon av bokførte opplysninger
som viser opplysningenes berettigelse…..”
• ”Dokumentasjon av regnskapssystemet som
beskriver oppbyggingen og hvordan pliktig
regnskapsrapportering produseres………”
• ”Dokumentasjon av balansen som bekrefter
fullstendighet, nøyaktighet og realitet ….”
Nov/des 2011
Temadager 2011
14
Bokføringsloven
Dokumentasjon av regnskapssystemet:
• Hvis nødvendig for å kunne kontrollere bokførte
opplysninger:
– Systembeskrivelse av hvordan opplysningene
behandles i systemet
– Koder som benyttes for å identifisere forskjellige
egenskaper ved transaksjonene
– Faste data som rentesatser, fordelingsnøkler m.v.
– Dokumentasjon i flere formater – hva er grunnlaget for
bokføringen (originaldokumentet)
Nov/des 2011
Temadager 2011
15
Bokføringsloven
Dokumentasjon av balansen:
•
Det skal foreligge dokumentasjon av alle
balanseposter, med mindre de er ubetydelige
– Hva er ubetydelig?
– Hvem avgjør hva som er ubetydelig?
•
•
Konkrete krav i forskriften til dokumentasjon av
varelager, likvider, lånegjeld, finansielle
instrumenter og avsetninger/nedskrivninger
Denne dokumentasjonen er som hovedregel ikke
grunnlag for bokføring
25.11.2010
Temadager 2010
16
Bokføringsloven
Dokumentasjon av øvrige balanseposter:
• Bør underbygge at posten eksisterer, er
fullstendig og riktig verdsatt
• Dokumentasjon innhentet fra eksterne parter
der det er hensiktsmessig, ansees som pålitelig
• Avstemminger mellom regnskap og del-/
undersystemer, og mellom regnskap og annen
rapportering, gir god informasjon – forutsatt at
evt avvik er forklart og dokumentert.
Nov/des 2011
Temadager 2011
17
Bokføringsloven
Balansepost
Relevant dokumentasjon
Anleggsmidler
Avstemming regnskap og anleggsregister, tilganger og
avganger dokumenteres ved kopi av kontrakter eller lignende
Startlån
Avstemming mot oppgave fra låneformidler samt dokumentert
vurdering av tapsrisiko
Pensjon, premieavvik
Avstemming mot aktuaroppgave
Mva og momskomp
Avstemming mot innsendte oppgaver for 6. termin
Arbeidsgiveravgift og
skattetrekk
Avstemming mot innsendte oppgaver for 6. termin
Kundefordringer
Aldersfordelt saldoliste samt dok vurdering av tapsrisiko
Leverandørgjeld
Aldersfordelt saldoliste. Forklaring på gamle poster
Påløpte feriepenger
Avstemming mot feriepengeliste
Periodiseringskonti
Spesifikasjon av saldo samt dokumentasjon for hvorfor
anordnet (kan være kopi av bilag)
Nov/des 2011
Temadager 2011
18
Bokføringsloven
Dokumentasjon av bokførte opplysninger:
– Dokumentasjonen skal inneholde tilstrekkelig
informasjon til å vise berettigelsen til de bokførte
opplysningene
– Dokumentasjonen skal ikke endres etter utstedelse
– Ingen direkte krav til elektroniske formater, men
dokumentasjonen skal være i et ikke redigerbart
format
Nov/des 2011
Temadager 2011
19
Bokføringsloven
Dokumentasjon salg:
– Skal dateres den dagen det utstedes
– Skal inneholde en beskrivelse av ”ytelsens art og
omfang” - mottaker skal kunne se hva som er levert
og hvor mye
– Tidspunkt og sted for levering
– Kontantsalg:
• Hovedregel: kassaapparat
• Unntak hvis den ordinære driften ikke er avgiftspliktig, og
omsetningen er under 3G (237 000):
– Innbundet bok eller gjenpart av daterte, forhåndsnr salgsbilag
• Daglig kasseoppgjør et krav
Nov/des 2011
Temadager 2011
20
Bokføringsloven
Dokumentasjon kjøp:
• I prinsippet det samme som
salgsdokumentasjonen
• Kjøper har et selvstendig ansvar for at
dokumentasjonen av kjøpet tilfredsstiller
bokføringslovens krav.
• Konsekvenser av mangler ved
dokumentasjonen ?
Nov/des 2011
Temadager 2011
21
Bokføringsloven
Dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter:
• Skal vise hvem som har reist, formålet med reisen
og hvilket arrangement
• Underskrevet reiseregning vedlagt kvitteringer og
originalbilag og dok av elektroniske billetter
• Hvis flere dokumenter (for eksempel faktura fra
reisebyrå og reiseregning):
– Formålet må framgå av alle dokumentene eller
gjensidig henvisning mellom bilagene
Nov/des 2011
Temadager 2011
22
Bokføringsloven
Dokumentasjon av bevertningsutgifter:
• Formålet med bevertningen
• Hvem utgiftene omfatter:
– Navn på de som deltok
– Kan henvise til annen dokumentasjon, for
eksempel protokoll fra møte i formannskapet
29.11.2011
• Blir da en del av kjøpsdokumentasjonen – krav til
oppbevaring
Nov/des 2011
Temadager 2011
23
Bokføringsloven
Kilder:
• Bokføringsloven og forskriften
• Uttalelser om god bokføringsskikk
• Høringsutkast til bokføringsstandarder
• Sjekklista vår (henviser til kilder)
• Bokføringsloven utgitt av DnR. Er ajour august
2011 (www.revisorforeningen.no)
• Artikkel i Kommunerevisoren nr 6 2011 av GunnTove Moen (www.nkrf.no)
Nov/des 2011
Temadager 2011
24