Transcript IT-policy/IT-strategi ved UNIK 2011-2015

 IT-policy/IT-strategi
ved UNIK
2011-2015
Innholdsfortegnelse
1. Innledning ............................................................................................................................................. 4 1.1 Bakgrunn....................................................................................................................................... 4 1.2 Arbeidsgruppens sammensetning ................................................................................................ 4 1.3 Arbeidsgruppens mandat ............................................................................................................. 4 1.4 Arbeidsgruppens arbeid ............................................................................................................... 6 2. Sammendrag ......................................................................................................................................... 6 3. Premisser .............................................................................................................................................. 8 3.1 UNIK som organisasjon ................................................................................................................. 8 3.2 IT ved UNIK ................................................................................................................................... 9 3.3 Framtidsperspektiv for UNIK ...................................................................................................... 10 3.4 Kjellerinstituttene ....................................................................................................................... 11 3.5 Hva skjer i UH‐sektoren .............................................................................................................. 11 4. IT-policy ved UNIK 2011-2015 ......................................................................................................... 13 5. IT-strategi ........................................................................................................................................... 14 5.1 ITs hovedoppgaver: .................................................................................................................... 14 5.1.1 Sikkerhet ............................................................................................................................. 14 5.1.2 Funksjonalitet ..................................................................................................................... 14 5.1.3 Brukervennlighet ................................................................................................................ 16 5.1.4 Kostnader/effektivisering ................................................................................................... 16 5.1.5 IT i undervisning ................................................................................................................. 17 5.1.6 IT i forskning ....................................................................................................................... 19 5.2 Organisering ............................................................................................................................... 19 5.3 Outsourcing ...................................................................................................................................... 21 5.4 Aktuelle teknologier/standarder ...................................................................................................... 22 6. Andre organisasjoner .............................................................................................................................. 22 6.1 Sammenligning mellom 2‐3 andre institusjoner .............................................................................. 22 2 6.2 IT‐policy/‐strategi ved utvalgte forskningsinstitusjoner .................................................................. 24 7. Konklusjon ............................................................................................................................................. 25 7.1 Organisering ..................................................................................................................................... 25 7.2 Fjernundervisning ............................................................................................................................. 25 7.3 Sikkerhet ........................................................................................................................................... 25 7.4 Administrative systemer ................................................................................................................... 25 8. Vedlegg .................................................................................................................................................. 26 Handlingsplan 2011-2012 .......................................................................................................................... 27 Kjeller, 6. desember 2011
3 Innledning
1.1 Bakgrunn
UNIK baserer sin virksomhet i spydspissområder innen naturvitenskap og teknologi, noe
som setter informasjonsteknologien i en sentral organisatorisk kontekst. Dens bidrag i
organisasjonen legger premissene for hvordan virksomheten som helhet fungerer, og
hvor bevisst man utnytter mulighetene og ressursene i strategiutviklingen.
Som et ledd i utarbeidelsen av virksomhetens strategiske plan 2011-2015, en
gjennomgang av styringsdokumenter innen IT og analysen fra UNINETT 1 på overordnet
vurdering av informasjonssikkerheten ved UNIK, ble det nedsatt en arbeidsgruppe 2 for å
etablere en tidsriktig IT-strategi og IT-policy.
Nasjonale og overordnede føringer danner utgangspunktet for å forankre IT i
virksomhetens øvrige mål og strategier. Sammen med en presisering av IT-begrepet,
bidrar dette til at arbeidsprosessen med utviklingen av IT-policy og IT-strategi blir
målrettet.
1.2 Arbeidsgruppens sammensetning
Arbeidsgruppen består av IT-team, Info-team og representanter fra fagstaben med
følgende sammensetning:
Kristin Scheen, seniorrådgiver, leder av gruppen
Kaja E. Mosserud Haavardsholm, studiekonsulent
Trond Dragland, IT-driftsansvarlig
Oddvar Hallingstad, professor
Josef Noll, professor
Arild Hemstad, seniorrådgiver 3
Stian Løvold, direktør, deltar ved behov
1.3 Arbeidsgruppens mandat
Arbeidsgruppen ble gitt følgende mandat den 15.03.11:
IT-policy og IT-strategi ved UNIK – mandat til arbeidsgruppe
1
”Gjennomgang av informasjonssikkerhet hos Universitetsstudiene på Kjeller”, skrevet av Øyvind
Eilertsen og Per Arne Enstad 25.11.10 2
En arbeidsgruppe for IT-strategi og IT-policy ved UNIK ble nedsatt i ledermøte (ULM) den 31.01.11
3
Arild Hemstad kom med i arbeidsgruppen fra 25.08.11
4 En arbeidsgruppe, bestående av Kristin Scheen, Kaja M. Haavardsholm, Trond Dragland,
Oddvar Hallingstad og Josef Noll skal utarbeide forslag til IT-policy og IT-strategi ved UNIK.
Stian Løvold deltar ved behov.
IT-policy skal uttrykke hva UNIK vil bruke informasjonsteknologi til, og UNIKs ambisjoner, mål
og krav mhp bruk av Informasjonsteknologi. IT-policyen skal ta utgangspunkt UNIKs
virksomhet og hva som er UNIKs virksomhetsmål. Spesielt skal IT-policy formulere hvilke mål
og krav vi har til
‐
Sikkerhet
‐
Funksjonalitet
‐
Brukervennlighet
‐
Kostnader/effektivisering
‐
Bruk av IT i fjernundervisning
IT-strategien skal uttrykke hvorledes UNIK vil realisere IT-policyen. IT-strategien må ta hensyn
til hvilke bindinger vi har (Eks Fronter, FS, UNINETT, Cristin, mm). Spesielt skal IT-strategien
inneholde forslag til
‐
Organisering (stillinger)
‐
Outsourcing
‐
Aktuelle Teknologier/standarder
‐
Handlingsplan, inklusive budsjett, timer
IT-policy og IT-strategi bør ha en tidshorisont på ca 5 år.
Viktige bakgrunnsdokumenter er:
‐
IT-utredningen av 2008
‐
“Gjennomgang av informasjonssikkerhet hos Universitetsstudiene på Kjeller”, ved
UNINETT
‐
“Rapport - UNIK”, fra Itum
Som en del av arbeidet vil gruppen
‐
‐
‐
‐
Gjennomføre en spørreundersøkelse av brukergruppene, inklusive behov, hvorledes
brukere opplever bruk av IT ved UNIK, problemstillinger og ønsker
Beskrive status per i dag.
Foreta en sammenlikning med 2-3 andre lignende institusjoner
Lage en oppsummering av “state-of-the-art” for IT-policy og IT-strategi i utvalgte
forskningsinstitusjoner
Budsjett og tidsramme
‐
‐
‐
6 mnd tidsramme totalt, med leveranse av første komplette utkast 20. juni 2011
200 timer totalt
Det er adgang til å leie inn en ekstern konsulent fra for eksempel UNINETT eller USIT
(UiO). En eventuell konsulent skal kunne være med i den innledende fasen, foreta en
brukerundersøkelse og komme med forslag til videre arbeid. Budsjett for eventuelle
ekstern konsulent: Maks kr 100 000. (Bruk av konsulent må ha endelig godkjenning
av AD.)
5 1.4 Arbeidsgruppens arbeid
Gruppen har hatt jevnlige møter, både felles og i egne undergrupper. Gruppen har
gjennomført en spørreundersøkelse blant både ansatte og studenter, samt hatt et eget
møte med administrasjonen ved UNIK om administrative systemer. Direktøren er hentet
inn til møter ved behov.
Arbeisgruppen har brukt følgende bakgrunnsdokumenter:



IT-utredningen av 2008
Eilertsen, Ø., Enstad, P. A. ”Gjennomgang av informasjonssikkerhet hos
Universitetsstudiene på Kjeller”, UNINETT 25.11.10
”Rapport-UNIK”, Itum
2. Sammendrag
UNIK er en sammensatt organisasjon med særskilte utfordringer som setter spesielle krav
til IT tjenestene. UNIK inngår i flere mer eller mindre bindende nettverk, hvor ansatte,
vitenskapelige medarbeidere, forskere og foreleser har forskjellig ansettelse. Konseptet
for UNIK er en blanding av universitetsavdeling, forskningsinstitusjon, forskningsforum,
og studiested. UNIKs IT policy og strategi må tilfredsstille disse rammebetingelser.
UNIK er tett knyttet til de forskjellige IT systemene ved UiO og samarbeidet fungerer
tilfredsstillende. Samarbeid med NTNU om administrative systemer (FS, Itslearning) er
ikke på plass. Dette fører til en god del dobbeltarbeid, både for administrasjon og de
vitenskapelige ansatte.
Siden 2003 har IT funksjonen på UNIK stort sett vært begrenset til systemadministrasjon
og support med fokus på Microsoft produkter. Begrenset bemanning gir utfordringer når
det gjelder serverpark, tjenester, og til dels kompetanse. UNIK ønsker å opprettholde og
videreutvikle sin posisjon som et ledende miljøe innen akademisk fjernundervisning.
UNIK trenger først og fremst en IT-ledelse og dette kan løses på flere måter:

På det nåværende tidspunkt vil det ikke være nødvendig med en full tids ansatt, men
man kan vurdere en løsning med deltidsoppdrag for en i fagstaben (nyansettelse).

Et IT-råd/-utvalg kan være en løsning, men da må medlemmenes ansvar være klart
definert, og de må gis tid og ressurser til å følges opp med (f.eks 10 % stilling).

Samarbeid med andre organisasjoner er også en mulighet (USIT, FFI), men det blir i
så fall en mer teknisk ledelse som må få strategi og målsettinger utformet fra UNIKs
ledelse.
Det er idag UNIKs oppgave å formidle høyere akademiske utdannelse basert på
forskning og kompetanse ved Kjellerinstituttene. I dag skjer dette bare innenfor
spesifisert fagområder og innenfor emner godkjent ved IFI og Fysisk institutt ved UiO og
6 ved de tre samarbeidende instituttene på IME-fakultetet ved NTNU. Ny teknologi og
infrastruktur åpner for å arrangere undervisning på et langt mer tverrfaglig basis enn hva
som er tilfelle i dag, og til et ‘bredere publikum’. Ved å tilby mulige forelesere
administrativ og pedagogisk støtte pluss stor grad av fleksibilitet i undervisningen, kan
UNIK bli arena for fjernundervisning på mer generell basis (eUNIK).
Ved hjelp av nye arbeidsformer, brukervennlig teknologi for samarbeid og elektronisk
undervisning direkte til studentens PC (eller mobile klient), kan UNIK bli det
‘elektroniske bindeleddet’ mellom forskningsparken og andre akademiske institusjoner
eller institusjoner i næringslivet (etterutdanning eller tilpassede kurs for partnere). En slik
utvikling vil selvsagt også være nyttig for forskningssamarbeide, både innenfor
forskingsparken og utad mot UH-sektoren generelt.
IT-policy ved UNIK er beskrevet i kapitel 4. Med eUNIK som visjon har vi formulert ITs
motto: ”Brukervennlig informasjonsteknologi for effektiv samhandling”.
Hovedoppgavene er definert innen sikkerhet, funksjonalitet, brukervennlighet,
kostnader/effektivisering, og IT- i undervisning og forskning.
IT-strategien utdyper hovedoppgavene, og ser det som nødvendig med en handlingsplan
som fornyes hvert år. Hovedoppgavene kan oppsummeres som følgende:
1. Sikkerhet skal ivareta kravene til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet av
informasjon, og skal baseres på et planverk med risiko- or sårbarhetsanalyser for
alle IT-sikkerhetsrelaterte tiltak. Dette innebærer blant annet i innføring av soner i
forhold til sikringsbehovet, og krav til administrasjon av tilgang.
2. Funksjonalitet skal tilfredsstille brukernes behov i forbindelse med UNIKs
prioriterte områder: samarbeid og forskningsbasert undervisning og veiledning.
Her er eUNIK fyrtårnsatsing innen elektroniske studier utdypet, og samarbeid
med instituttene, næringslivet og universitetene beskrevet.
3. Brukervennlighet skal utforme brukervennlige IT-systemer med involvering av
brukerne. Her er stikkord universell utforming, samt tilretteleggelse av funksjonalitet
i forhold til brukernes forventet ferdighetsnivå. Ulike brukergrupper er identifisert,
og behovene må identifiseres og synliggjøres i handlingsplanen.
4. Kostnader/effektivisering bidrar til kostnadsbevisst og effektivt drift av UNIK
gjennom bruk av IT, slik at IT-teknologien bidrar til å videreutvikle
virksomhetsmålene og realisere nye virksomhetsområder. IT-tjenester fra
universitetene og Kjellermiljøet skal bidra til en effektiv egendrift.
5. IT i undervisning og forskning skal tilby UNIKs studie- og forskningstilbud via nett
til våre studenter, forskere og samarbeidspartnere uavhengig av geografisk plassering.
UNIK er kjent for bruken av informasjonsteknologi i undervisningen, og UNIK skal
jobbe for å være i forkant av utviklingen på systemer, mobile klienter og tjenester.
7 3. Premisser
3.1 UNIK som organisasjon
UNIK er en til dels sammensatt organisasjon med særskilte utfordringer i hvordan UNIK
er konstruert, noe som også setter spesielle krav til IT-tjenestene:





Stiftelsen UNIK har flere opprettere og inngår i flere mer eller mindre bindende
nettverk
Administrasjonen har fast ansettelse ved UNIK. UNIKs tilknyttede forskere og
forelesere er enten deltidsansatte forskere fra Kjellerinstituttene, eller ansatte ved
universitetene med arbeidsplass på UNIK
Studenter og stipendiater kommer fra forskjellige universiteter og har ulik kulturell og
faglig bakgrunn
Forskningsvirksomheten er delt i fire fagretninger. Alle har informatikk som en viktig
faglig komponent og er avhengige av gode og oppdaterte IT-ressurser
Konseptet for organisasjonen balanserer mellom flere roller: Universitetsavdeling,
studiested, forskningsinstitusjon og forskningsforum for Kjellerområdet. Dette gjør det
vanskelig å bygge en image både utad og innad
Samlet gjør disse forholdene at det er vanskelig å finne fram til felles IT-løsninger, og
krever stor bredde i tjenester og applikasjoner.
UNIK er et studiesenter for master- og doktorgradsstudenter, med andre ord en institusjon
helt på toppen av utdannelsessystemet. Rekruttering har lenge vært en viktig oppgave.
Konkurransen om studentene er generelt hard, og særlig fagområdet informatikk har
mange konkurrerende studietilbud og relativt stor ”lekkasje” til arbeidslivet.
UNIK rekrutterer primært fra de to store universitetene UiO og NTNU, og må være
forsiktige med å konkurrere med sine egne ”eiere”. Rekruttering fra høyskolene har blitt
mer og mer aktuell, og det er håp om at sammenslåingen mellom HiAk og HiO (HiOA) vil
gi oss lettere adgang til rekruttering fra de tekniske studiene ved tidligere HiO.
UNIK har alltid markedsført seg med gode studievilkår, deriblant kontorplasser og god
tilgang til datautstyr og nett. Fjernundervisning og fleksibel undervisning har så langt vært
lite brukt som et offensivt virkemiddel i rekrutteringen.
UNIK er en nettverksorganisasjon med mange opprettere og partnere. Undervisningen er
underlagt Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet ved UiO, mens Kjellermiljøet skal
danne den grunnleggende forskningsbasisen. Videreutvikling av samarbeidet med
Kjellerinstituttene vil være høyt prioritert framover, og IT-samarbeid kan være et viktig
grunnlag for sånt samarbeid.
UNIK har stor internasjonal kontakt og huser ofte utlandsstudenter og gjesteforskere fra
mange land. FFI låner regelmessig kontorer på UNIK for personer som av ulike grunner
avventer sikkerhetsklarering til FFI. Disse forholdene bør inngå i risikovurderinger.
8 3.2 IT ved UNIK
Informatikk har tradisjonelt vært den viktigste fagretningen ved UNIK, og
organisasjonen har høy IT-kompetanse i hele den faglige staben. Tidligere ble dette
utnyttet også for den interne IT-funksjonen. Etter at man i 2003 gikk bort fra å engasjere
studenter i IT-drift, er fagmiljøet relativt lite involvert i IT-drift og - ledelse.
UNIK er knyttet opp mot et par større IT-systemer ved UiO:
 Fronter (UiOs elektroniske læringsplattform - LMS) og FS (UiOs Felles
Studentsystem)
 Vortex, UiOs løsning for publisering av emnebeskrivelser på nett, hvor også UNIKs
emner blir publisert
 Alle med faglig tilknytting til UNIK kan få brukernavn på Institutt for informatikk
(IFI) ved UiO (tilgang til Unix miljø)
UNIK har internettleveranse fra UNINETT og benytter UNINETTs innkjøpsavtaler.
UNIK har ikke noe formelt IT-samarbeid med NTNU, men har hatt god kontakt med
AV-gruppa. UNIK bør ha en målsetting om utnytte IT-tjenester fra UNINETT, USIT og
ITEA (ved NTNU) bedre enn vi gjør i dag.
Det burde også være et godt potensiale for IT-samarbeid med institutter som FFI, IFE
og Norsar. Det har vært flere utspill i Kjellerområdet vedrørende mulig IT-samarbeid
og felles datatjenester, blant annet forslag om felles webportal. UNIK har vært aktiv i
disse diskusjonene, men det har så langt vist seg vanskelig å få til et formalisert
samarbeid. Den nye høgskolen HiOA kan gi grunnlag for samarbeid på områder som
nettverk, telefonitjenester og fjernundervisning.
UNIK har gjennom en ressurs- og behovsvurdering valgt å standardisere på gode
enhetlige løsninger for å kunne tilby et bredt tjenestetilbud innen IT. Alternative
komplementære teknologier vurderes ved nyanskaffelser, men det er ingen prioritert
oppgave å tilby flere likeverdige tjenester. UNIK benytter hovedsakelig Windows som
teknologiplattform, som også er den foretrukne plattformen hos samtlige
Kjellerinstitutter. Brukere med særskilte behov har mulighet for tilgang til UiOs ITsystemer etter at UNIK inngikk en avtale med IFI om dette.
Innenfor faglige prosjekter, studentprosjekter og lab’er velger den enkelte sin foretrukne
plattform uavhengig av UNIKs allmenne IT-tjenester. UNIK er fokusert på å bidra til de
tekniske forskningsbehovene. Sammen med finansiering fra de eksterne
forskningsprosjektene har det medført en relativ tidkrevende logistikk med hensyn til
innkjøp, lagerhold og avhending.
Siden 2003 har IT-funksjonen på UNIK stort sett vært begrenset til
systemadministrasjon og support. Det har manglet IT-ledelse/-organisasjon, og det har
vært for liten bemanning for fornyelse og modernisering. Sentrale IT-ressurser som
telefonsystem, nettverksutstyr og mye av serverparken er foreldet og ikke tilpasset
dagens behov.
9 UNIKs lokalisering gjør det naturlig å satse på datakommunikasjon. To klasserom er
utstyrt med videokonferansemulighet, og det meste av undervisningen blir tatt opp og
lagret for streaming. Som nevnt ovenfor, benytter man Fronter som læringssystem.
Man har også arbeidet mye med utforming av UNIKs web, men det er fortsatt rom for
forbedringer når det gjelder informasjonsarbeidet generelt.
Det finnes mange muligheter for å utvikle fjernundervisning videre, blant annet ved bruk
av sosiale medier. Men det er viktig å sikre at tiltakene virkelig bidrar til bedre
studiekvalitet og til rekruttering, gjennom klart definert målsettinger og gode
målemetoder. Etter at undervisningsansvarlige de siste par årene har overtatt ansvar for
utforming og den daglige administrasjonen av videokonferanserommene, har man
oppnådd langt større og bedre organisert bruk. Derfor er det viktig at framtidig utvikling
styres av studiemiljøet og ikke av det tekniske miljøet. UNIK må ta sikte på å bli god på
fjernundervisning i praksis, og ikke bare på teknologien. Den daglige driften av
fjernundervisningen må ikke forstyrres av uttesting og forsøksvirksomhet.
En faglig bred studie- og forskningsvirksomhet setter også krav til bredde i tjenestene.
Det er i dag lite etterspørsel etter ny programvare. Behovet for datakraft til simulering og
beregning vokser derimot stadig, og er det som teknisk sett krever mest ressurser. Her bør
man vurdere å søke om tilgang til tungregnesystemer på UiO/NTNU. Man bør også se på
mulighetene for opplæring og support for brukere av vitenskapelig programvare
(eksempel Matlab, Mathematica, Maple). Mange bruker unødig tid og dataressurser på
beregninger som sikkert kunne rasjonaliseres mye og beregningsrutiner som burde vært
kompilert for å kjøres på dedikert hardware.
Administrasjonen benytter hovedsakelig Office-programmene, FileMaker og web
(CMS) som IT verktøy. Dokumenter deles enten via mail, felles nettverksdisk, eller i
noen få tilfeller på en SharePoint server. Økonomi-, lønns- og personalsystem er
installert på én maskin som kun benyttes av regnskapsansvarlig. UNIK har ikke
digitalisert arkivfunksjon. Det finnes muligheter for å knytte seg opp til løsninger og
avtaler innen UH sektoren når det gjelder administrative systemer. Problemet er at
løsningene er tilpasset universiteter og høyskoler og blir overdimensjonert for lille
UNIK.
3.3 Framtidsperspektiv for UNIK
UNIK har gjennomgått store endringer de siste 5-6 årene; fra to disputaser i 2004 til 16
disputaser i 2010 og 12 i 2011. Det er forventet store endringer også de neste 3-5 årene.
Kanskje ikke samme vekst, men satsning på nye områder, områder som i større grad er
bestemt ut fra aktivitetene til Kjellerinstituttene. Fleksibilitet og tverrfaglighet blir trolig
viktige stikkord.
Tilnærming til instituttene åpner også for samarbeid og samkjøring av IT-tjenester
(tungregning, vitenskapelig programvare, utviklings- og laboratoriestøtte).
Sammenslåingen av HiAk og HiO vil muligens også føre til større IT-samarbeid med
HiOA omkring verktøy for studievirksomheten (Fronter, Feide, fjernundervisning
m.m.). UNIK bør være aktiv i arbeidet med å bygge opp felles IT-tjenester for
området.
10 UNIK har et stort potensiale for å utnytte eksisterende administrative systemer i UHsektoren. Tjenester fra UNINETT og USIT burde utnyttes i mye større grad. ”UNINETT
FAS” tilbyr rådgivning, koordinering og i enkelte tilfeller driftsleveranser på felles
administrative systemer som arkiv, lønn og personal, prosjektstyring m.m. USIT tilbyr
drift av servere og en rekke svært relevante IT kurs. Felles IT ressurser med HiAO har
også vært foreslått. Man kunne tenke seg deling av nettverksutstyr og telefontjeneste.
Utveksling av kompetanse innen fjernundervisning samt utstyr og rom til
videokonferanse/opptak ville være i felles interesse.
Studievirksomheten vil trolig bli mer og mer preget av fleksibel/fjern-undervisning.
Vi merker allerede mindre behov for kontorplasser og PC-er til masterstudenter og
tilsvarende større etterspørsel etter laptopper og mobile løsninger. Bruk av
audio/video i undervisningen vil nok øke, men må settes mer inn i en pedagogisk
ramme som hindrer at det bare blir en “bekvemmelighet” for studentene og at
klasserommene tømmes helt.
3.4 Kjellerinstituttene
Det har vært en del uformell kontakt mellom IT-avdelingene på instituttene. Det har
vært arrangert felles kurs og blitt opprettet noen leverandøravtaler. I 2009 tok NILUs
direktør et initiativ til et felles datasenter. Oppgaven ble gitt til Campus Kjeller, og det
ble avsatt lokaler i Kunnskapsbyens hus, men hva som senere ble implementert er ukjent.
I de samlingene som har vært avholdt har det blitt drøftet forskjellige typer samarbeid,
men instituttene er så forskjellige når det gjelder organisasjon, IT-behov, avtaleverk
og bindinger at det har vist seg svært vanskelig å få til noe i praksis.
Organiseringen av IT-avdelinger/-funksjoner er også svært ulik. NILU og Norsar er
datasentre med internasjonale forpliktelser, så en stor del IT-ansvar ligger hos den
vitenskapelige staben. FFI har mye samarbeid med Forsvarets tele- og datatjeneste og
har naturlig nok vanskelig for å binde seg til andre samarbeidspartnere. På IFE virker
det som en del avdelinger og prosjekter har vært ganske selvhjulpne når det gjelder
IT.
3.5 Hva skjer i UH-sektoren?
Studentenes situasjon er gjennomgripende endret de siste fem årene. Utstrakt bruk av
internett og web har endret både studentlivet og UH-sektoren. Det kan godt merkes at
studentene ikke har samme behov for arbeidsplasser og utstyr på studiestedet. De har
egen laptop og nødvendig bredbånd på hybelen og etterspør bare oppkoblingsmulighet,
lagringsplass (backup) og mer spesialisert programvare. Administrasjon av studiene blir
også mer og mer elektronisk gjennom bl.a. StudentWeb ved UiO (http://studweb.uio.no)
og NTNU (http://studentweb.ntnu.no). For UNIK representerer dette en mulighet og vi
bør utnytte teknologien for å gjøre undervisningen vår tilgjengelig over nettet. UNIK bør
vurdere å ta et administrasjons- og formidlingsansvar for all universitetsundervisning fra
Kjellerinstituttene, uansett fagretning. UNIK bør tilby sine fjernundervisnings- og
konferansefasiliteter for å lette samhandling mellom Kjellerinstituttene og universitetene.
11 Kunnskapsdepartementet har flere prosjekter i gang for å samordne IT-systemene i
sektoren. Et av prosjektene er “eCampus” 4 som skal definere standarder og nye
løsninger for elektronisk formidling og undervisning. Perspektivene for denne
satsningen er å frigjøre undervisning fra studiestedet. På den måten kan man bedre
utnytte ressurser i forskningsmiljøer, blande undervisning fra flere institusjoner inn i
studieprogrammene, og bedre geografisk tilgjengelighet for studentene uten å bygge
nye studiesteder. Dette er utvikling som griper rett inn i UNIKs konsept, og vi bør
absolutt være med i prosessen. Forskerne på Kjeller vil være ettertraktet på et
framtidig elektronisk undervisningsmarked.
Andre tiltak ledet av KD gjelder lagring og tilgjengliggjøring av publikasjoner (Cristin,
BIBSYS, Nora). Det er viktig at UNIK skaffer seg kompetanse på de systemene som
kommer slik at man begrenser lokal registrering/nettpublisering og sikrer standardisert
rapportering av produksjonen.
Det er nok riktig at den direkte kontakt mellom foreleser/veileder og student gir mest
effektiv læring, men denne kontakten vil nok også bli mer og mer elektronisk. Det
samme gjelder gruppe- og prosjektarbeid. SMS, web og sosiale medier har for lengst
gitt dagens ungdom en helt annen forståelse av det å utveksle informasjon og
meninger elektronisk. De vil forvente elektronisk kommunikasjon på studiestedet
også. UNIK har så langt stått på siden av den utviklingen som knytter sammen UH
institusjonene, for eksempel FEIDE (Felles Elektronisk IDEntitet) som sørger for
innlogging og rettigheter til tjenester på tvers av lokale nettverk og navnetjenester.
Også studieadministrasjon har endret seg mye med innføring av StudentWeb, Fronter og
FS. UiO har i tillegg mange gode verktøy som det kan være aktuelt for UNIK å koble
seg opp til, og en av utfordringene er å holde seg orientert om og vurdere vår nytte av de
systemene som gjøres tilgjengelig. Ett eksempel er kombinasjonen av LMS (Fronter) og
sosiale medier. Støtte for sensur er også et av de feltene det arbeides med. UNIK burde i
første omgang satse på å få tilgang til NTNUs studentbase (FS), men vi må følge nøye
med på den utviklingen som nå skjer mot en samordning av hele sektoren. Dette er ikke
bare en effektivisering for UNIK, men en tilpassing til en helt annen organisering av
universiteter og høgskoler.
4
Prosjekt ved UNINETT: http://www.ecampus.no/ se vedlegg 7. eCampus
12 4. IT-policy ved UNIK 2011-2015
ITs formål/misjon
Informasjonsteknologiens (ITs) formål er
 å støtte UNIKs virksomhet innen utdannelse, forskning og administrasjon
 å styrke forsknings- og undervisningssamarbeid mellom Kjellerinstituttene,
universitetene, næringslivet og offentlig sektor
ITs visjon/motto
Brukervennlig informasjonsteknologi for effektiv samhandling
ITs verdier
Samarbeid, fleksibilitet, robusthet, effektivitet
ITs hovedoppgaver
1.
Sikkerhet
ivareta kravene til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet av informasjon i
tråd med regulatoriske bestemmelser
2.
Funksjonalitet
tilfredsstille brukernes behov i forbindelse med UNIKs prioriterte områder:
samarbeid og forskningsbasert undervisning og veiledning
3.
Brukervennlighet
utforme brukervennlige IT-systemer med involvering av brukerne for å løse
deres behov
4.
Kostnader/effektivisering
bidra til kostnadsbevisst og effektiv drift av UNIK gjennom bruk av IT
5.
IT i undervisning
tilby UNIKs studietilbud via nett til våre studenter uavhengig av geografisk
plassering
6.
IT i forskning
støtte prosjekt- og laboratorievirksomhet med anskaffelser og tilrettelegging
13 5. IT-strategi
5.1 ITs hovedoppgaver:
5.1.1 Sikkerhet
- ivareta kravene til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet av informasjon i
tråd med regulatoriske bestemmelser
 IT-infrastrukturen skal baseres på et planverk i forhold til tilgjengelighet,
integritet og konfidensialitet av data.
 Risiko- og sårbarhetsanalyser legges til grunn for alle tiltak innen ITsikkerhet.
 Sikkerhetskulturen forankres og bevisstgjøres i organisasjonen i henhold
til muligheter, begrensninger, trusselbilde og nødvendige tiltak. Tiltakene
må ta tilstrekkelig hensyn til opprettholdelse av systemenes fulle
funksjonalitet.
 Systemer og informasjon klassifiseres i soner i forhold til sikringsbehovet.
 Faglige prosjekter har selv systemeieransvar innenfor eget område, men
IT-infrastruktur forvaltes av UNIK.
 Mangfoldig brukertilhørighet setter særlige krav til administrasjon av tilgang.
 IT-systemene skal tilrettelegges brukernes forventede ferdighetsnivå samtidig
som ressurser til nødvendig opplæring og egenutvikling ivaretas
5.1.2 Funksjonalitet
- tilfredsstille brukernes behov i forbindelse med UNIKs prioriterte områder:
samarbeid og forskningsbasert undervisning og veiledning
UNIK fungerer som et bindeledd mellom universitetene, Kjellerinstituttene og
næringslivet. Vi er nødt til å forholde oss til de sentrale systemene som
universitetene, og UH-sektoren for øvrig, innfører. Dette innebærer blant annet bruk
av Felles Studentsystem (FS) og andre løsninger innen undervisning og forskning (for
eksempel Cristin). I tillegg til å følge med i utviklingen av nye systemer innen UHsektoren må UNIK også finne egne, gode løsninger for å ivareta lokale data. Dette er
en utfordring og skaper lett merarbeid og begrenser funksjonaliteten. UNIKs spesielle
plassering mellom universitetene og forskningsinstituttene er en stor utfordring når
det gjelder å skape gode IT- systemer.
Ved UNIK vil funksjonalitet være strategisk viktig på følgende områder:
 Støtte til studievirksomhet, med målsetning om å bli et ”fyrtårn”
14 (satsningsområde) innen elektroniske studier: eUNIK5. Ny funksjonalitet testes
i piloter, ”best practice” implementeres i UNIKs undervisningsrom.
 Forbedre informasjonen mellom UNIK, NTNU, UiO, Kjellerinstituttene og
næringslivet. Økt utveksling av forelesninger, seminarer, kollokvier på nett,
samt mer IT-støtte til innsamling, utlysning og valg av master- og phd-oppaver.
 Ledelse: Beslutningsstøttesystemer og rapporteringssystemer
 Støtte til administrative funksjoner:
o økonomi: utrede behov for flerbrukerløsning, bedre støtte til
prosjektadministrasjon og rapportering
o interne tjenester: utveksling av informasjon internt og med andre systemer.
Online intern informasjon
o studieadministrasjon: forholdet mellom sentrale systemer i UH-sektoren
og lokale systemer på UNIK
o forskningsadministrasjon: Se på de ulike forskningsområdenes
o behov for IT i en årlig analyse. Videreutdanning av ansatte og forelesere
innen informasjonsteknologi. Støtte felles systemer for
forskningssamarbeid i Kjellerområdet som portalløsninger
 Rekruttering: målrettet ”rekrutteringssider” på webben ved hjelp av
og webanalyse. Støtte til faglig popularisert webinnhold (teknisk og
redaksjonelt)
design
 Informasjon til studenter: via web, sosiale medier, elektronisk ved sms og epost. Test og bruk av nye metoder, utveksling av erfaringer og dokumentasjon
av ”best practice”
Organisasjonsmodellen og strategisk plan utrykker en visjon og et verdisett for en
moderne og produktiv kunnskapsorganisasjon. Vi skal være en attraktiv partner og
arbeidssted for de tilsatte. Det må i den forbindelse etableres retningslinjer og settes
rammer for ytelser som kan forventes av UNIK. Det er hensiktsmessig at det
utarbeides en oversikt over hvilke grupper som har tilgang på regulære personalytelser som f.eks bredbånd, PC og lignende, og at man er bevisst på presedenser.
Økt mobilitet og fleksibilitet er i mange sammenhenger positiv og et tegn i tiden.
Samtidig skaper slike løsninger ressurskrav på IT gjennom økt administrasjon,
logistikk, lisenshåndtering, support og behov for å oppdateres på den til enhver tid
gjeldende teknologi. Det anbefales at ytelser (f.eks bredbånd) som ikke inngår som
en naturlig del av ITs virksomhet avtales som en del av lønnen til den tilsatte. Dette
medfører at tilsatte velger den løsningen som er tilgjengelig eller mest funksjonell ut
i fra behovet. Videre vil ytelsen være ensartet for de som erverver den, og man har
mulighet til å velge en kraftigere eller mer omfangsrik løsning ved å dekke
overskytende privat.
5
eUNIK: UNIK som formidler av framtidens læring – ”everywhere and everyone”. Som eCampus
(UNINETT). UNINETT jobber med prosjektet eCampus som UNIK ønsker å involvere seg i.
15 Det må diskuteres i hvilket omfang det skal tilbys arbeidsverktøy for personlig bruk
av den tilsatte. Hittil har UNIK tilbudt både stasjonær og bærbar PC for alle
fulltidsansatte med de vedlikeholdskostnadene som er forbundet med 2 enheter. ITdrift tilbyr i tillegg felles programvare gjennom servere som er tilgjengelig overalt.
Utviklingen gir nye muligheter og i dag er nettbrett og andre mobile løsninger på
fremmarsj.
Det pekes på at hovedutfordringen i ovennevnte problemstillinger ikke er av teknisk
art, men må avklares personal- og organisasjonsmessig i samråd med IT-drift for å
avdekke ressursbehovet.
UNIK har for øvrig ingen beredskap utover ordinær arbeidstid, og det er viktig at
dette blir allment kjent i en virksomhet hvor flere grupper arbeider til forskjellige
tidsrom, enten på UNIK eller i andre tidssoner.
UNIK skal bidra til samarbeidsløsninger for Kjellerområdet og delta i utvikling av
utvalgte IT-pilotprosjekter for å fremme effektiv og framtidsrettet kommunikasjon
internt på Kjeller og mellom forsknings- og universitetsmiljøer.
5.1.3 Brukervennlighet
- utforme brukervennlige IT-systemer med involvering av brukerne for å løse deres
behov
 UNIK skal ha brukervennlige IT-systemer tilpasset alle brukere. Behovene må i
en tidlig fase identifiseres, analyseres, prioriteres og inngå i en kravspesifikasjon.
Brukerne deltar aktivt i prosessen for å skape en god arbeidsflate i hverdagen, jmf
aml § 4-2
 Begrepet brukervennlighet skal inkludere elementene brukskvalitet,
brukeropplevelse og nytteverdi/relevans som et mål på totalopplevelse
 IT-systemene skal tilrettelegges brukernes forventede ferdighetsnivå samtidig
som ressurser til nødvendig opplæring og egenutvikling ivaretas
 Universell utforming skal inngå som et vurderingselement i tilretteleggelsen av
nye IT-systemer
Ulike brukergrupper6 er identifisert ved UNIK og disse har spesielle og ulike
behov for brukervennlighet. Disse behovene må identifiseres og synliggjøres i
handlingsplanen og følges opp.
5.1.4 Kostnader/effektivisering
- bidra til kostnadsbevisst og effektiv drift av UNIK gjennom bruk av IT
 Skape forankring i virksomheten for IT-teknologiens bidrag og
gjennomgripende evne til å realisere nye virksomhetsområder
6
Studenter, administrasjon, faglige ansatte og samarbeidspartnere
16  Underbygge og videreutvikle virksomhetsmålene med gode og effektive
løsningsorienterte IT-tjenester
 Utarbeide årlige investeringsbehov i samsvar med virksomhetsstrategien
 Anvende IT-tjenester fra universitetene og Kjellermiljøet for å ha en effektiv
egendrift med fokus på leveranse av kjernetjenester for virksomheten
5.1.5 IT i undervisning
- tilby UNIKs studietilbud via nett til våre studenter uavhengig av geografisk
plassering
Bruken av informasjonsteknologi i undervisingen har alltid stått sterkt ved UNIK,
særlig i forbindelse med fjernundervisning. Med de stadig større fremskrittene i
teknologi og tilgjengelighet på dette området er det viktig at UNIK jobber for fortsatt
å være i forkant av utviklingen. IT-systemene skal gjøre UNIK i stand til å tilby
fleksible løsninger for både studenter og forelesere.
5.1.5.1 Undervisning og veiledning via nett
Det er UNIKs mål å kunne tilby studier via nett til alle kvalifiserte, både til bruk i
Master- og PhD-studier og som etter- og videreutdanning. Dette stiller krav til at
systemene som benyttes i fjernundervisningen er tilgjengelige og pålitelige.
Fjernundervisning benyttes både i forelesning av emner og i veiledningssituasjoner, og UNIK må ha velfungerende systemer for å oppfylle
begge oppgaver.
Fjernundervisning av emner/kurs7 bør kunne gjøres via:
1) Videokonferanse fra konferanserom ved UNIK mot videokonferanserom andre
steder.
2) Videokonferanse fra konferanserom ved UNIK mot private PC'er herunder
også bærbare, nettbrett og andre mobile enheter.
3) Sanntidsoverføring av forelesninger med både lyd, bilde og kopi av tavla (”live
streaming”).
4) Overføring av opptak etter avsluttet forelesning (”on demand”).
UNIK bør kunne tilby alle disse formene for fjernundervisning dersom geografisk
plassering ikke skal begrense studentenes mulighet til å følge undervisningen.
Fjernundervisning i veiledningssituasjoner bør kunne gjøres:
1) en-til-en: Ved veiledning av en fjernstudent kan både oppkobling mot
konferanserom andre steder og oppkobling mot studenters egne PC’er8 benyttes.
7
EVU kurs
17 Ved oppkobling mot PC må det benyttes plattformuavhengige programmer som
gir mulighet til overføring av både lyd, bilde og skrivebord.
2) en-til-mange: Ved veiledning som foregår interaktivt mot flere vil det optimale
være videokonferanserom med elektroniske tavler i hver ende. Dersom dette ikke
er tilgjengelig benyttes i dag programløsninger som gir muligheten til å kringkaste
og ta opp lyd og bilde samt å dele skrivebord og tavle. Foruten å videreutvikle
mulighetene her bør UNIK følge med på eCampus-prosjektet.
5.1.5.2 Tilstedeværelse og synlighet på nett
IT-systemene må legge til rette for at UNIK er tilstede der studentene er, både
med tanke på undervisning, informasjon og rekruttering. Dette innebærer
representasjon i aktuelle sosiale medier, samtidig som UNIK selvsagt skal
opprettholde og videreutvikle egne nettsider.
Samarbeidende universiteter og høgskoler benytter ulike digitale
læringsplattformer (LMS), og det må legges til rette for at disse systemene kan
benyttes i undervisningen gitt fra UNIK. Tilknytning til ulike eksterne portaler
(som FEIDE - Felles Elektronisk IDEntitet) vurderes i de enkelte tilfeller opp mot
kompleksitet og UNIKs behov.
5.1.5.3 Øvrig behov for IT i undervisningen ved UNIK
Undervisningen ved UNIK krever sitt med hensyn på IT, både i forhold til
praktisk tilrettelegging og elektroniske systemer. I tillegg til mulighetene som
dannes av mulighetene for opptak og overføring av forelesninger kan forelesere
benytte seg av ulike forelesningsverktøy i klasserommene, som elektroniske
tavler, PC’er og prosjektører. Trådløs nettverkstilgang er også tilgjengelig for
studenter og forelesere. Disse tilbudene må opprettholdes og videreutvikles ved
behov.
Ulike former for lab-virksomhet er aktuell i forhold til undervisningen ved UNIK,
og er også etterspurt blant studentene. Forelesere bør være informert om hva
UNIK kan tilby av støtte til lab-virksomhet.
5.1.5.4 Organisering
Organiseringen av fjernundervisningen ved UNIK drives av en egen
arbeidsgruppe med medlemmer fra UNIKs Studie-team og IT-team. Den
praktiske gjennomføringen arrangeres hovedsakelig av studiekonsulenten med
ansvar for fjernundervisning, med back-up fra IT-teamet. Arbeidsgruppen har
ansvar for å følge opp fjernundervisningsrommene, og bruken av ressurser som
følger med fjernundervisningen. Arbeidsgruppen kan så komme med forslag til
endringer som tas opp til diskusjon i ULM.
8
med PC menes her alle former for personlige datamaskiner (stasjonær, bærbar, nettbrett og smarttelefoner)
18 5.1.6 IT i forskning
- støtte prosjekt- og laboratorievirksomhet med anskaffelser og tilrettelegging
Forskningsgruppene og -prosjektene har svært ulike behov når det gjelder ITressurser. Den faglige bredden i UNIKs forskningsmiljø og det faktum at en hel del
av aktiviteten nettopp er innenfor informatikk, krever at man må utnytte stiftere,
partnere og øvrig nettverk for å hente inn nødvendige ressurser og kompetanse.
UNIKs forskere er ansatt ved universitetene og har tilgang til ressurser ved sine
respektive institutter. Det finnes i tillegg ressurser i forskningsnettet (UNINETT).
UNIKs forskingsvirksomhet skal være knyttet opp til forskning i Kjellerområdet, og
må i størst mulig utstrekning samarbeide med Kjeller-instituttene om laboratorier,
vitenskapelig programvare, tungregneressurser, programmeringsstøtte og
utviklingsmiljøer.
Lokalt på UNIK må vi ta sikte på å tilby programvare av felles interesse. Utvalget av
programvare bør avgjøres i samråd med fagstaben og av IT-ledelsen. Vi må sørge
for å holde oss godt orientert om IT-tjenestene på universitetene slik at vi kan
informere om og utnytte muligheter der. Vi bør støtte samarbeid i Kjellerområdet for
å få etablert felles ressurser som infrastruktur, vitenskapelig programvare, portaler for
samarbeid eller publisering.
Alle faglig fulltidsansatte, inkludert stipendiater, med fast kontorplass på UNIK får
tildelt laptop. UNIK abonnerer også på bredbåndstilknytninger for de ansatte. Disse
reglene bør vurderes på nytt i lys av at vi får flere toer stillinger. Når det gjelder
bredbåndstilknytting anses det i dag for vanlig ”handelsvare” med mange tilbydere
og store lokale variasjoner i tekniske løsninger og pris. Det ville være enklere og mer
rettferdig med tilskudd til telefon/datalinje. Eventuelt et fast årlig beløp til anskaffelse
av utstyr til hjemmekontor og mobile løsninger.
UNIKs driftsavdeling står i dag for innkjøp og installering av standard IT-utstyr for
prosjektene, mens mer avansert konfigurering, programmering og drift av
laboratorier og testutstyr har vært prosjektenes eget ansvar. En del prosjekter har
utnyttet kontraktsfestet plikttid hos PhD-kandidatene, noe man bør vurdere ved
ansettelse av stipendiater samt bruk av masterstudenter i større prosjekter.
Forskning har en bred plass på UNIKs web i dag, men det gjelder først og fremst
generell (administrativ) informasjon. Det mangler aktuelt vitenskapelig innhold fra
prosjektene. Her må man komme fram til rutiner og organisering som sikrer en mer
faglig aktuell web, som for eksempel å engasjere en egen webredaktør.
De forskningsgrupper som har behov for ikke standardiserte løsninger bør ha
mulighet til å leie inn ekstra kapasitet (konsulent, 20 % stilling).
5.2 Organisering
Da UNIK ble opprettet, oppfattet man seg mye som en avlegger av Institutt for
informatikk (IFI) ved UiO. Man hadde også nære relasjoner til IFI drift og USIT
(Universitets IT tjeneste) på mange plan. Etter modell av IFIs driftsavdeling, opprettet
UNIK en IT drift basert på deltidsansatte studenter og litt egeninnsats fra fagstaben som
19 hovedsaklige besto av informatikere. IT-policy, konfigurasjoner og standarder ble stort
sett kopiert fra IFI eller USIT med bare små tilpasninger, så man hadde lite bruk for egen
policy.
Situasjonen har endret seg mye siden den tid. UNIK har fått flere forskere og større faglig
bredde. Vi har samarbeidsavtale med NTNU hvor studenter tar sin grad hos UNIK.
Forbindelsen til IFI drift og USIT har blitt gradvis svekket, særlig etter at vi sluttet å
benytte studenter i driftsarbeidet i 2003. De faglige er mindre involvert i lokal IT. Man
arbeider med teoretiske problemstillinger, og i mindre grad med utvikling, laboratorievirksomhet og implementasjoner. Masterstudentene tilbringer mindre tid på UNIK, men
krever mer av nettverkstjenester og mobile tjenester.
Siden kravene til, og betydningen av IT bare vokser, er det helt nødvendig for UNIK å
bygge en IT-organisasjon utover den ene driftsfunksjonen, og det viktigste er å opprette
en IT- ledelse.
Ved UiO er det den sentrale enheten USIT som står for IT-ledelse for hele universitetet.
USITs organisasjonskart nedenfor viser noen av de områdene som IT-ledelse ved et
studiested må håndtere:
 System og applikasjon
 Datanett og telefoni
 Arbeidsplasstøtte
 Web
 IT i undervisning og forskning
 Administrative fellessystemer
 Personal og lønn
20 Organisasjonsplanen viser også klart hvor komplisert IT-funksjonen i en organisasjon
har blitt. Av områdene ovenfor er det kanskje IT i undervisning/forskning, web og
administrative systemer som pr. i dag faller mest utenfor et rent IT-driftsansvar, og som
må plasseres hos en IT-ledelse eller annet sted i organisasjonen.
UNIK kan, også i dag, dra stor nytte av de løsninger og standarder som blir besluttet og
iverksatt av USIT, eller av ITEA på NTNU. UNINETT har også blitt en stadig viktigere
støtte, både praktisk teknisk og når det gjelder standarder og fagspesifikasjoner. Men det
krever tid og kompetanse for å følge med på utviklingen, og løsninger eller policy velges
og tilpasses (skaleres) etter våre forhold. UNIK er nødt til å tilpasse systemer og
datamiljø til brukere fra UiO, NTNU og Kjellerinstituttene.
UNIKs konsept tilsier at vi også bør søke IT-samarbeid med Kjellerinstituttene. Det
har vært mange forsøk på forskjellige typer IT-samarbeid på Kjeller tidligere, men det
har strandet på forskjellige behov, bindinger og organisasjonsstrukturer hver gang. Derfor
bør UNIK søke forpliktende samarbeid på klart definerte områder, og kanskje bare med
ett eller et par av instituttene.
I tillegg til IT-ledelse, bør UNIK forsøke å organisere brukerne, enten innad i miljøet,
eller utad i brukerforeninger hos leverandørene. Matlab er et svært viktig verktøy for
både studenter og faglige, og mange kunne spart tid på bedre programmering. Mange
oppdager litt sent at de burde sett seg om etter tungregneressurser andre steder. Man
kunne sannsynligvis spart mye tid og fått bedre kvalitet på administrative tjenester hvis
de ansatte deltok mer i brukermiljøer på UiO eller hos programvareleverandørene.
Når det gjelder de mer tekniske problemstillingene, så kreves det stadig mer
spesialkompetanse etter hvert som systemene blir mer og mer kompliserte og dekker flere
og flere bruksområder. Kravet til sikkerhet og tilgjengelighet vokser også etter hvert som
brukerne blir mer og mer avhengig av IT. Det er ikke mulig for et lite miljø å klare dette
alene, så man må ta i bruk leverandører og konsulenter. En tett oppfølging av disse er
svært viktig, både ut fra økonomi, integrasjon med andre system, senere drift og support
og for å sikre at systemene blir utnyttet slik det opprinnelig var ment. UNIK trenger noen
retningslinjer når det gjelder valg av konsulenter, og en IT-ledelse til å følge opp avtaler
og prosjekter.
Etablering av rammeverk for systemdrift er kommet i fokus de siste årene for å målrette
IT systematisk mot effektiv og strukturert tjenesteleveranser. Oppfølging og etterleving
av utbredte og anerkjente metoder gir UNIK et potensiale for effektiv ressursutnyttelse
og kan samtidig være et uttrykk for kvalitet og evaluering.
5.3 Outsourcing
UNIK har mulighet for å ”outsource” IT-oppgaver. Å sette ut oppgaver handler i stor
grad om hvilke prioriteringer og satsninger virksomheten ser for seg innen IT. Dette må
sees i sammenheng med strategi- og bestillerkompetanse, kjernekompetanse, og hvilke
SLA krav (Service Leverandør Avtale) man kan forvente blant leverandørene, sett i
forhold til virksomhetens behov. Outsourcing krever i tillegg en grundig ROS (Risiko og
Sikkerhet) analyse som et viktig innspill i prosessen videre.
21 De mest aktuelle områdene kan være:
 tjenestedrift, forholdsvis autonome tjenester
 serverdrift, som kan settes ut til USIT eller til leverandører
 web publisering, som kan settes ut til firma innenfor webdesign eller webhotell
 datanett og telefon, hvor man kan søke samarbeid med andre i Kjellerområdet
 administrative systemer som tilbys fra UNINETT eller gjennom samarbeid med UiO
eller Kjellerinstituttene
5.4 Aktuelle teknologier/standarder
UNIK har lite handlingsrom når det gjelder valg av teknologier og standarder. Når det
gjelder studievirksomheten må vi stort sett følge de standarder som universitets- og
høgskolesektoren følger. Vi bør spesielt ha fokus på utviklingen av teknologi og
infrastruktur for fjernundervisning i eCampus prosjektet.
I den forbindelse bør vi bytte ut nåværende telefonløsning (Ericsson MD110, installert
1997) og knytte den opp til ‘UNINETT sanntid’ (SIP infrastruktur). I tillegg må vi bygge
intern kompetanse på teknologiområder som SIP, Lyncserver og ”unified
communication”.
Når det gjelder datamiljøet for ansatte og den vitenskapelige staben, må vi legge best
mulig til rette for smidig samarbeid med Kjellerinstituttene.
UNIK må ta sikte på å tilby åpne standarder der det er mulig. Selv om standard
operativsystem er Windows, må man opprettholde en viss kompetanse på andre
plattformer.
6. Andre organisasjoner
6.1 Sammenligning mellom 2-3 andre institusjoner
De institusjonene det kan være naturlig å sammenligne UNIK med, er
Kjellerinstituttene, universitetenes institutter og frittstående universitetssentre som
UNIS og Simula. Det man fort oppdager er at det er store variasjoner både på IT-bruk,
IT-organisasjon og samspillet mellom IT-avdeling og resten av institusjonen.
Når det gjelder universitetene, så er det nesten umulig å trekke direkte
sammenligninger, både på grunn av størrelsesforholdene og fordi IT-ansvaret på UiO
og NTNU er delt mellom sentrale enheter, USIT og ITEA, og varierende lokale
ressurser ved instituttene.
UNIK har hatt mye kontakt med driftsavdelingen på IFI. Det er verdt å merke seg at
IFIs driftsavdeling har like mange ansatte som IFIs administrasjon. Andre institutter
har overlatt nesten all IT-drift til USIT eller til fakultetsnivå. Odontologisk fakultet har
22 således en IT-stab på 9 personer. Fysisk institutt har ifølge websidene bare 4 stillinger
innen IT. Disse er delt i en gruppe generelle IT-tjenester og en for IT-støtte til
forskningen. Totalt sett har Fysisk institutt en teknisk avdeling på mellom 20 og 30
ingeniørstillinger. En ting som kjennetegner IT-drift ved universitetene er stor
utskifting av brukere og derved ressurskrevende brukeradministrasjon. Andre firmaer
og organisasjoner har naturlig nok langt mer stabil brukermasse. I og med at UNIK
bare huser studenter på master og PhD nivå har vi svært stor ”gjennomtrekk” av
databrukere.
IT i undervisning og studieadministrasjon blir stadig mer standardisert innenfor UHsektoren (FS, Fronter, itslearning, eCampus-prosjektet). Det er allikvel stor forskjell
på hvorledes de forskjellige lærestedene har utformet og praktiserer fjernundervisning
og fleksibel undervisning. UNIKs lokalisering og sterke informatikkmiljø har ført til
at vi har satset mye på videokonferanse og streaming. Det at vi er en liten
organisasjon, har ført til en svært åpen og enkel form på denne undervisningen, med et
minimum av administrasjon og kontroll av det som blir streamet. Det første
elektroniske klasserommet på UNIK ble bygget opp i et samarbeid mellom USIT,
Telenor Forskning & Utvikling og UNIK. Senere har vi hatt mer kontakt med
multimedieavdelingen på NTNU når det gjelder utforming av fjernundervisning.
Når det gjelder Kjellerinstituttene, så har man flere ganger måttet konstantere at ITmiljøene er så forskjellig at det er vanskelig å få til praktisk samarbeid mellom den.
Selv om dette har vært et klart ønske både fra ledelsen ved instituttene og ITavdelingene.
Norsar er den organisasjonen som muligens kommer oss nærmest når det gjelder
størrelse og organisering. De har 2,5 årsverk i den faste IT-staben. Norsar er et
datasenter for innsamling og lagring av seismiske målinger, så forskningsstaben er
sterkt involvert i drift av datasenteret. Norsar har også en virksomhet innen utvikling
av programvare (Innovation) med kompetanse innen programutvikling. Norsars
standard brukerplattform er Windows, men de vedlikeholder også et mindre antall
unix/linux arbeidsstasjoner og servere. De har ca. 50 ansatte.
NILU har en sentral IT-avdeling på 8-10 ansatte. I tillegg har de en stor IT-virksomhet
innenfor sitt datasenter med stort fokus på programvareutvikling for
kommersialisering. Tilsvarende har UNIS organisert IT, logistikk og
ingeniørfunksjonen innenfor samme enhet. De har i tillegg et formalisert samarbeid
med UiT på IT-tjenester.
Vi har inntrykk av at IFE består av flere nokså autonome avdelinger og prosjekter som
til dels drifter egne IT-ressurser.
Det er vanskelig å sammenligne UNIK med noen av de øvrige Kjellerinstituttene,
både på grunn av størrelsesforholdene og fordi de er organisert helt annerledes.
23 6.2 IT-policy/-strategi ved utvalgte forskningsinstitusjoner
Det har vist seg vanskelig å skaffe fram strategidokumenter fra andre institusjoner,
dels fordi mange mangler IT-strategi og dels fordi det er innbakt i institusjonens mer
generelle strategi. Strategidokumenter ansees naturlig også som et ”internt
anliggende”.
NTNU
IT-strategi på NTNU finnes på nettsiden http://www.ntnu.no/adm/it/strategi
og er som følgende:
Strategiske Hovedtema 2008 - 2011
NTNU IT har følgende strategi i perioden:




Vi skal identifisere og levere felles IT-tjenester, som gir merverdi, til hele
NTNU
Våre fokusområder for tjenesteutvikling skal være forskning, utdanning og
formidling
Vi skal utvikle NTNU ITs renommé gjennom synlig leveransedyktighet
Vi skal være en attraktiv arbeidsgiver som har riktig kompetanse for NTNU
sine IT-behov
NTNU har et IT-reglement (av 14.06.05) og et eget punkt om IT-sikkerhet og
Informasjonssikkerhet under Sikkerhetsbegrepet som er beskrevet på nettsidene
til IT-avdelingen der all IT-relatert informasjon ligger.
UiO
Ved UiO er det laget et dokument om UiOs IT-strategi for 2010-2020.
Høringsuttalelsen ligger ute på http://www.usit.uio.no/it-dir/strategi/uttalelse.pdf
Ved UiO finnes det meste av informasjon under nettsidene IT-tjenester:
http://www.uio.no/tjenester/it/
Her finnes blant annet nettsider om IT-støtte til utdanning, IT-støtte til forskning,
Sikkerhet, Administrative støttetjenester og annet IT-relatert informasjon.
Institutt for informatikk ved MN-fakultetet, UiO
Institutt for informatikk har i sin Strategiske plan for 2010-2014
(http://www.mn.uio.no/ifi/om/strategi/Strategi2015.pdf) et punkt kalt ”Forvaltning og
infrastruktur” Her gis oversikt over hvordan Administrasjon og IT-drift fungerer.
UNIS
Virksomheten har ikke utarbeidet en IT-strategi, men uttaler at den til dels dekkes
gjennom virksomhetsstrategien. Det finnes en IT policy, men dette er reelt sett et ITreglement.
24 7. Konklusjon
7.1 Organisering
Vi behøver en bredere IT-organisering som bedre utnytter UNIKs samlede
kompetanse og trekker flere med i idéskapning, beslutninger og utvikling. Vi behøver
en klart definert IT-ledelse som sørger for at UNIK ligger langt framme når det
gjelder IT-støtte til undervisning og veiledning, og som ellers følger med på
utviklingen av IT i UH sektoren.
UNIK må styrke både kompetanse og bemanning innen IT for å opprettholde en
ledende rolle innen elektronisk undervisning og foreslå utvalgte IT-pilotprosjekter for
å fremme framtidens kommunikasjon.
7.2 Fjernundervisning
Vi må jobbe for å holde UNIK i forkant av utviklingen på området ved å tilby
fleksible løsninger for både forelesere, master-, phd- og EVU-studenter. Vi må være
synlige og tilgjengelige der studentene er både via nettsider og sosiale medier, og
videreutvikle eUNIK-konseptet.
Vi må muliggjøre interaktivitet mellom foreleser og student uavhengig av sted. Vi må
tilby støtte til all akademisk aktivitet i Kjellerområdet ved å tilby bruk av våre
fjernundervisnings- og konferanserom.
7.3 Sikkerhet
Vi må følge opp UNINETTs rapport om informasjonssikkerhet. Et sentralt punkt her
er risikovurdering, ansvarsforhold og beredskapsplaner, samt rutiner for klassifisering
av dokumenter og rutiner for behandling av sensitiv informasjon. Når det gjelder
tekniske tiltak er segmentering av datanettet (skille studenter, administrasjon o.s.v.)
prioritert.
7.4 Administrative systemer
Vi behøver et arkiv/saksbehandlingssystem. Kommersielle elektroniske
arkivsystemer anses for å være for tungvinte. SharePoint og videreutvikling av
dagens system (databaser) bør vurderes.
Ny teknisk løsning for webben må utredes. Bildematerialet og sidelayout trenger
oppgradering. Tidligere erfaringer tilsier at tiltakene må spesifiseres og avgrenses
godt på forhånd.
25 8. Vedlegg
8.1 Handlingsplan 2011-2012
8.2 Brukerundersøkelse om IT ved UNIK
8.3 Spørreundersøkelse ”IT ved UNIK” - oppsummering av undersøkelsen for studenter
og ansatte
8.4 Administrative systemer – oppsummering etter møte med admnistrasjonen 23.08.11
8.5 Nettskjema ”Brukerundersøkelse IT ved UNIK”, studenter
8.6 Nettskjema ”Brukerundersøkelse IT ved UNIK”, ansatte
8.7 eCampus
26 Vedlegg 1
Handlingsplan 2011-2012
Generelt  UNIK trenger først og fremst IT-ledelse, og dette kan løses på flere måter. På det
nåværende tidspunkt vil det være ikke være nødvendig med en full tids ansatt, men man
kan vurdere en løsning med deltidsoppdrag for en i fagstaben (nyansettelse). Et IT-råd/utvalg kan være en løsning, men da må medlemmenes ansvar være klart definert, og de
må gis tid og ressurser til å følge opp med (f.eks 10 % stilling). Samarbeid med andre
organisasjoner er også en mulighet (USIT, FFI), men det blir i så fall en mer teknisk
ledelse som må få strategi og målsettinger utformet fra UNIKs ledelse.
Tiltak: Etablere en IT-ledelse
 Vi må fortsette å trekke hele organisasjonen med for å videreutvikle IT i undervisning og
veiledning. Fjern/fleksibel undervisning bør være et fast tema for undervisningsutvalg og
-seminarer. Studieadministrasjonen må ha et klart ansvar for å følge med på den
pedagogiske siden av utviklingen. De må støtte forelesere som vil prøve nytt, og bringe
fruktbare ideer videre, f.eks via websider eller eget rom i Fronter. Alt dette avhenger nok
først og fremst av at studieadministrasjon skjermes for andre administrative oppgaver
(utredninger).
Tiltak: Fjernundervisning skal ivaretas av arbeidsgruppen for fjerneundervisning
(utvalgte medlemmer i Studie-team og IT-team)
 Opprette brukergruppe for Matlab/Mathematica. Brukere av administrative systemer
oppfordres til å søke brukerorganisasjoner utenfor UNIK, særlig brukerorganisasjoner
eller miljøer i UH-sektoren. Tilgang til brukermiljø bør også være en del av vurderingen
når man anskaffer nye systemer.
Tiltak: Etablere brukergrupper/kurs for Matlab/Mathematica
 Driftsavdelingen trenger tilgang til eksperthjelp på en del områder. Vi benytter i dag
ITUM, men ville foretrekke et nærmere samarbeid med FFI, i likhet med det vi har på
husdrift, eller med IFI drift/USIT. Her har det vært en del samtaler med FFI. Disse bør
følges opp.
Tiltak: Utrede mulighet for samarbeid med instituttene i Kjeller-miljøet når det
gjelder IT
27 Funksjonalitet
Hovedtrekkene er å se på forventet funksjonalitet, basert på brukerundersøkelser og
behovsanalyser, legge til rette for spesifikke pilotprosjekter innen utvalgte områder, og
etablere UNIK som samhandlingsarena for “multi- channel” kommunikasjon mellom
universitetene, Kjellerinstituttene og næringslivet.

tilrettelegge for PC9, nett og printer infrastruktur

opprettholde en begrenset antall gjestemaskiner, avhengig av behovet

støtte til forskningsbasert undervisning gjennom utvalgte prosjekter

engasjement i eCampus for å etablere eUNIK10

etablere kunnskap om framtidens Internett baserte muligheter

Pilotprosjekt innenfor ny webteknologi (Web 3.0) i samarbeid med fagmiljøet på
UNIK
Brukervennlighet
 Identifisere brukergrupper
 Fleksible løsninger for fjernundervisning og undervisning generelt
 Pilotprosjekt i bruk av sosiale medier i undervisning og forskning
 Universell utforming for web
 Alle websider på norsk og engelsk
IT i administrasjonen
 Kurs i kontorstøtteverktøy
 Elektronisk oppslagstavle (info-skjerrm)
 Utrede mulige løsninger innen elektronisk arkiv og saksbehandlingssystem
9
fokus ligger på standardisering gjennom WEB grensesnitt og en computer infrastruktur basert på kostnadsog effektivitetskravene fra IT-driftsavdelingen
10
eUNIK: UNIK som formidler av framtidens læring – ”everywhere and everyone”. Som eCampus
(UNINETT) 28 IT i undervisning
 Oppgradering av 301: Installere en kraftigere PC med nødvendig utstyr (som kan
kjøre encoder, program av typen GoToMeeting, Smart Notebook og forelesernes
applikasjons-programmer), og få samme streamingløsning som på 401
 Utprøve løsninger som gjør det mulig å koble opp mobilt utstyr direkte mot UNIKs
konferanserom (f.eks Lync, GoToMeeting med lyd og video)
 Utrede muligheter for flere konferanseløsninger (ikke bare for fjernundervisning)
som vi i dag har på 301 og 401. På sikt vurdere innredning av et 3.
fjernundervisningsrom.

Evaluering i bruk av konferanseløsning
 Rom 402 oppgraderes for smartboard løsning
 Følge med på og involvere UNIK i eCampus
 Etablere og videreutvikle UNIK på sosiale medier via LinkedIn og Facebook
IT-miljøet generelt
 Oppgradere og rekonfigurere Exchange server. Vurdere redundant løsning. 2012
 Opgradere Acive Directory server (erstatte moskva med virtuell server). 2012
 Virtualisere filservere og administrative servere (oslo, beijing, dublin). 2012-2014
 Som følge av at UNINETT legger ned routeren her på UNIK (kjeller-gw), må vi
skifte ut den sentrale svitsjen og innføre routing i ny svitsj eller i brannmur.
2011/2012
 Legge om gjeldende backuprutiner som følge av bedre sikring med full speiling i
SAN. 2012-2014
 Oppgradere SharePoint server (ny virtuell Windows server). 2012
 Skifte ut endesvitsjene. Implementere administrasjonssystem og segmentere
nettet. 2012-2014
 Skifte ut trådløst nett. Implementere administrasjonssystem og segmentering.
2012-2014
 Nytt telefonisystem. Vurdere forholdet til eCampus, Lync, instant messaging
m.m.
29 Tiltak fra spørreundersøkelesen
 Arbeidsgrupper for Arkiv, Fjernundervisning, Web starter sitt arbeid og det
vurderes om det skal nedsettes en gruppe for Flerbruker av økonomisystemet
 UNIKs nettsider: bedre og oppdaterte nettsider, bedre på søk, færre klikk
 Tilstedeværelse i sosiale medier: UNIK må være tilstede der studentene er
 Informasjon om UNIK på nettsider ved NTNU
 Tilrettelegge for nettmøtemuligheter i for eksempel Skype og GoToMeeting
 Ønskelig med maskiner med kapasitet til tunge beregninger
 Verktøykurs for Matlab, Matematica, Fronter, elektronisk klasserom
 FS mot NTNU
30 Vedlegg 2
Brukerundersøkelse om IT ved UNIK
Som det framgår av mandatet skal det gjennomføres en spørreundersøkelse av
brukergruppene, inklusive behov, hvorledes brukere opplever bruk av IT ved UNIK,
problemstillinger og ønsker.
Det ble gjennomført en spørreundersøkelse for alle brukere ved UNIK i mai 2011. Skjema
ble laget i Nettskjematjenesten ved UiO som er et verktøy for å utforme og administrere
datainnsamling ved hjelp av skjemaer på Internett. Det ble laget to skjema, en for ansatte
og en for studenter.
Innenfor gruppen ansatte fikk følgende grupper tilsendt spørreundersøkelsen:
 PhD-kandidater og postdoktorer ved UNIK
 Fast faglig ansatte ved UNIK (80 % eller mer)
 II-stillinger og deltidsansatte forelesere
 Administrasjon og drift
Av studentene fikk følgende grupper tilsendt spørreundersøkelsen:
 Enkeltemnestudenter som tok UNIK-emner våren 2011
 Masterstudenter registrert ved UNIK
I tillegg til spørreundersøkelsen ble det gjennomført et møte med administrasjonen den 23.
august 2011 for å diskutere bruk av administrative systemer ved UNIK. Det ble nedsatt
egne arbeidsgrupper etter møte med administrasjonen som skal se på:
1.
2.
3.
4.
Arkiv
Fjernundervisning
Web
Flerbruker av økonomisystemet.
De tre første gruppene er opprettet og gruppe 1. har startet sitt arbeid. Gruppe 2. og 3.
starter sitt arbeid umiddelbart etter at arbeidet med IT-strategi/policy er avsluttet. Gruppe
4. er ikke nedsatt enda, først må behovene kartlegges og det må avgjøres om noe kan
outsources eller om andre ved UNIK kan læres opp i systemet.
En oppsummering av spørreundersøkelsen og en oppsummering av møte med
administrasjonen følger vedlagt.Som et resultat av spørreundersøkelsen og møte med
administrasjonen om administrative systemer er det registrert tiltak som må følges opp:
 Arbeidsgrupper for Arkiv, Fjernundervisning, Web starter sitt arbeid og det
vurderes om det skal nedsettes en gruppe for Flerbruker av økonomisystemet
 UNIKs nettsider: bedre og oppdaterte nettsider, bedre på søk, færre klikk
 Tilstedeværelse i sosiale medier: UNIK må være tilstede der studentene er
 Informasjon om UNIK på nettsider ved NTNU
 Tilrettelegge for nettmøtemuligheter i for eksempel Skype og GoToMeeting
 Ønskelig med maskiner med kapasitet til tunge beregninger
 Verktøykurs for Matlab, Matematica, Fronter, elektronisk klasserom
 FS mot NTNU
Tiltaktene tas inn i Handlingsplanen for 2011-2012.
31 Vedlegg 3
Spørreundersøkelse ”IT ved UNIK” – oppsummering av undersøkelsen
for studenter og ansatte
Arbeidsgruppen for IT-policy og IT-strategi ved UNIK har gjennomført en
spørreundersøkelse blant brukergruppene ved UNIK. Spørreundersøkelsen er et av
punktene i mandatet til arbeidsgruppen.
De ulike gruppene er fordelt på studenter og ansatte. Innenfor gruppen ansatte er det skilt
på følgende ansatt-grupper:




PhD-studenter/postdoktorer ved UNIK
Fast faglig ansatt ved UNIK (80 % eller mer)
II’er/deltidsansatt foreleser
Administrasjon/drift
Studenter
Det ble sendt ut spørreskjema til ca 80-90 studenter og av disse svarte 6. Det er sent ut til
enkeltemnestudenter og masterstudenter. Ingen av de som har svart har fast kontorplass
ved UNIK. I spørsmålene 2, 3 og 7 er det angitt en skala fra 0-5 på svarene der 0 =
overhodet ikke viktig og 5= svært viktig.
1. Studentstatus
Hvilket studieprogram går du på? Ingen på ElDat, to på PhD-studier, en på
Informatikk, en på enkeltemner, en på fysikk, en på andre studieprogrammer
Hvilke studieretning har du valgt innen ditt studieporgram?En har ikke valgt enda og
resten er fordelt på følgende studieretning: Programmering og nettverk, Radioteknikk
og kommunikasjon, Instrumentering og måleteknikk, Solcellefysikk, Fluidmekanikk
Hvor mye jobber du ved siden av studiet? En svarer 100 %, en 20 %
2. Tilgjengelighet
Hvor viktig er det for deg å ha gratis transport mellom UiO og UNIK (UNIKbussen)?: 50 % sier det er svært viktig
Hvor viktig er det for deg at forelesningene på UNIK er tilgjengelige på nettet (video
og øvrig forlesningsmateriell)?: 33,3 % sier det er svært viktig
32 3. Hvor viktig er følgende at du velger emner på UNIK?
Emnebeskrivelsen: 83,3 % sier at er svært viktig
Studieprogrammets/studieretningens hjemmeside: 33,3 % sier at det er overhodet ikke
viktig, mens 50% svarer midt mellom 0-5 (3)
UNIKs hjemmeside?: 33,3 % svarer overhodet ikke viktig/midt mellom 0-5 (3)
Orienteringer på UiO og UNIK?: 33.3 % svarer overhodet ikke viktig, 16,7 % svarer
svært viktig,
Tilgjengelighet av forelesninger (video/forelesningssmateriell) på nett?: 33,3 % svarer
overhodet ikke viktig og skala 4, 16,7 % svarer svært viktig og skala 3
4. Har du forslag til bedring i informasjon om UNIK-emner?
Hvordan bør informasjonen være tigjengelig? Her har to svart: Dårlig med
informasjon om UNIK på NTNU. Ikke alt delte ut material var tilgengelig på nett
5. Erfaringer og forventninger til emner forelest ved UNIK
Hvor mange UNIK emner har du tatt eksamen i (inkludert vårens emner)? Fem svarer
ett emne og en svarer to emner
Hvor mange UNIK-emner planlegger du å ta eksamen i senere? En svarer to, en ett
emne og resten 0
Hvordan følger du forelesningene i dag? 50 % svarer ved oppmøte i auditoriet, 20 %
via videokonferanse på egen pc, via streaming til egen pc, 10 % svarer laster ned
forelesningen til egen pc etter forelesningen
Hvordan ønsker du helst å følge forelesnignen? 54,5 % svarer ved oppmøte i
auditoriet
Hvilke medier bør benyttes mer? 40 % svarer Fronter, 20 % Wiki, Twitter, Annet,
Facebook 0 %
Andre kommentarer til bruken av IT i undervisningen? Meeting ID i GoToMeeting
var ikke tilgjengelig påg den skreves fjernes fra tavla etter noen minutter av
forelesningen. Hvis studenter var sent, da mister denne informasjonen. Kanskje det
må være rss med status på tigjengelighet av ny studie materiell.
33 6. Erfaringer og forventninger i forbindelse med masteroppgave ved UNIK
Skriver du/skal du skrive kort eller lang oppgave? 4 (66,7 %) svarer kort, 2 (33,3 %)
svarer lang
Har du kontorplass ved UNIK? 100 % svarer nei
Har du lagret informasjon på UNIKs maskiner som du anser for sensitivt eller som
krever spesiell sikkherhet? 100 % svarer nei
7. Utstyr
Hvor viktig er stasjonær datamaskin på arbeidsplassen din? 50 % svarer svært viktig,
33,3 % svarer overhodet ikke viktig
Hvor viktig er tilgangen på trådløst nett for deg? 66,6 % svarer svært viktig, 33,3 %
svarer skala 4
Hvor viktig er tilgangen på fastnett for deg? 33,3 % svarer svært viktig og skala 3,
16.7 % svarer overhodet ikke viktig og skala 2
8. Andre kommentarer
Har du andre kommentarer til bruken av IT ved UNIK? Jeg var litt misfornøyd at
gamle leksjoner ble utilgjengelig pga flytting av server. Men jeg svart fornøyd med
streaming, GTM.
Ansatte
Det ble sendt ut spørreskjema til 66 ansatte. Av disse svarte 28, fordelt på:
-
5 PhD-studenter/postdoktorer ved UNIK
6 faste faglig ansatte ved UNIK (80 % eller mer)
10 II’ere/deltidsansatte forelesere
7 i administrasjon/drift
Alle ansatte fikk tilsendt samme spørreskjema, og ble oppfordret til å svare på de spørsmål som
var aktuelle for den enkelte.
1. Hvilken IT-støtte bør UNIK gi deg?
i forbindelse med forelesninger? Bruker du Fronter?
34 Her er det mange svar fra alle grupper bortsett fra administrasjon/drift. Praktisk hjelp
med undervisningsutstyr, særlig i forbindelse med fjernundervisning og opptak av
forelesninger, går igjen. Sentrale punkter: at strømming og videokonferanse fungerer
som det skal (gjerne med oppkobling til konferanse fra studentenes egne PCer) og
studentene har god tilgang til undervisningsmateriell (enten via Fronter eller på andre
måter). Av de som besvarer spørsmålet om bruken av Fronter sier 8 av 14 at de benytter
systemet delvis (hovedsakelig for å kontakte studenter) eller mye (legger ut
undervisningsmateriell og annen informasjon). De som ikke benytter Fronter bruker
enten egne nettsider/wiki’er eller e-post for å kommunisere med studentene. Særlig
mangel på fleksibilitet i Fronter oppgis som årsak til at man ikke benytter Fronter,
men mangel på kjennskap til Fronter og bruk av NTNU’s ”It’s Learning” er også
årsaker som oppgis.
…i forbindelse med veiledning av masteroppgaver?
Velfungerende e-postsystemer og nettilgang ser ut til å være det viktigste her.
Nettmøtemuligheter i Skype og GoToMeeting er også ønsket av flere.
…i forbindelse med veiledning av PhD-studenter?
Mye samme svar som for veiledning av masteroppgaver. Noe mer behov for utstyr,
som maskiner med kapasitet til tunge beregninger.
…i forbindelse med egen forskning? Benytter du deg av prosjektstyringsverktøy?
Det virker som det er mest behov for vanlig brukerstøtte; i maskiner, tilkoblinger og
systemer som fungerer. Ingen oppgir at de benytter prosjektstyringsverktøyer på UNIK.
…i forbindelse med kurs?
Verktøykurs for ansatte og studenter (Matlab, Matematica, Fronter, elektronisk
klasserom).
…i forbindelse med administrative oppgaver?
Her er det hovedsakelig administrasjon/drift som svarer. Umiddelbar hjelp når ting
ikke fungerer, oppdateringer og sikret stabilitet går igjen.
…i forbindelse med fjerntilkobling/VPN?
Mange svarer at slik tilkobling er viktig for dem. Viktig at tilkoblingen opprettholdes
og er stabil.
…i forbindelse med sikkerhet? Har du lagret informasjon på UNIKs maskiner som du anser for
sensitivt eller som krever spesiell sikkerhet?
Ingen oppgir å ha lagret sensitivt materiale på UNIK-servere. Ellers behov for vanlige
sikkerhetstiltak på systemene.
…ellers?
Respondentene virker generelt fornøyde. Ønsker og kommentarer:
-
IT er støttefunksjon for aktivitetene på UNIK, og må tilpasses og underbygge arbeidet
med å nå UNIKs mål
35 -
Støtte for linux og mac på ting som printere
-
Stabilitet god, opprettholdes
-
Tilgang på FS mot NTNU mangler
-
Bør UNIK drifte egen server for sine IT-tjenester?
-
Mulighet til fortsatt å bruke ulike operativsystemer
-
Vel åpne og generelle spørsmål i spørreundersøkelsen
2. Nett
Finner du lett og korrekt informasjonen du søker etter på UNIKs nettsider?
De fleste er jevnt over fornøyde. Kommentarer om forbedringspotensiale:
‐
Databasen med masteroppgaver
‐
Kortere veier (færre klikk til aktuelle ting)
‐
Bedre på søk
‐
Fornyet web (utseende og noe funksjon)
‐
Synlighet på sosiale medier
‐
Lang tid på å laste opp sider
‐
Må være oppdatert
Bør UNIKs forskere være tilstede på nett, og i så fall hvordan?
Enighet om at forskerne bør være tilstede på nett (ok med egen nettside), men spredte
meninger om hvordan det best kan gjøres:
‐
Bedre profilering på nett
‐
Egen hjemmeside er et must for universitetsforskere
‐
Ja, egne nettsider
‐
Nok sider
‐
Kunne kanskje være ok
‐
Bør ha mulighet for egne sider. Policy og verktøy for dette bør tydeliggjøres.
36 ‐
Bør ha egen nettside. Trenger ikke være på server på huset.
‐
Wiki må bli mer integrert i nettsiden. Det kan være vanskelig å se hva som skjer
på UNIK.
‐
Sosiale medier ikke viktig
‐
Audio-visuell presentasjon av forskningen
‐
Vise fram forskere som gjør det bra
‐
Ja, minst med egen nettside
‐
Opp til den enkelte
‐
Egen nettside ok, eller ingen ting for min del. Kan kontaktes via e-post og telefon,
det burde holde i lange baner…
‐
Nettside hvor forskere selv kan legge inn nyheter
‐
Går på eget engasjement
‐
Ja, gjerne via wiki-side for de enkelte gruppene, med klar struktur som gjør det
lett å søke og lett og finne fram.
‐
Oppdaterte nettsider om sin forskning og stilling ved UNIK
‐
Flott med bruk av sosiale medier i undervisning og ellers. UNIK må være tilstede
der studentene er.
‐
Ja, via UNIKs nettsider (?)
37 Vedlegg 4
Administrative systemer – oppsummering etter møte med
administrasjonen 23.08.11
Tilstede: Gerd, Tuhta, Hellfrid, Arild, Kaja, Trond, Stian og Kristin
Team Studieadministrasjon benytter følgende systemer:








FS
Vortex
Fronter
Studentweb
Sylabus
Cristin
Databaser ved UNIK
Share Point
Andre systemer som kan være aktuelt å benytte:


Feide
Sosiale medier som Facebook, Twitter, LinkedIn
Feide kan benyttes av de som har konto på UiO. Det er opprettet en UNIKalumni-gruppe på
LinkedIn men denne er ikke linket opp mot UNIKs websider og den brukes ikke aktivt.
Team Prosjekt/personal benytter følgende systemer:
 FS
 Databaser ved UNIK: student, prosjekt, arkiv
 Økonomisystemet
Disse systemene fungerer bra i forhold til de arbeidsoppgavene teamet jobber med.
38 Team Husadministrasjon benytter følgende systemer:
 Databaser ved UNIK: rom, studenter, ansatte, elektronisk utstyr
Man kunne tenke seg muligheten av registrere hendelser som skjer med/ved huset slik at man
lettere kan gå tilbake i tid å se hva som ble gjort og når.
Team Informasjon benytter følgende systemer:
 Web: legger inn/tar ut og redigerer i det administrative systemet for UNIKs web
 Annonser lages i Microsoft Office Publisher
 Bildedatabasen på UNIK
Andre systemer/løsninger som kan være aktuelle:
 Elektronisk oppslagstavle
 Infokiosk, ny variant?
 Ny webløsning
 Wiki, andre sosiale medier som Facebook, Twitter, etc
Andre funksjoner: Personal/Lønn/Økonomi bruker følende systemer:
 Huldt og Lillevik lønnssystem
 Scenario økonomi- og regnskapsssystem
 Databaser ved UNIK: ansatte, studenter
Svakheter ved disse funksjonene er at de er enbrukersystem. Dette skaper en sårbar og
usikker situasjon.
Andre funksjoner: Arkiv benytter følgende systemer:
 Databaser ved UNIK: arkivnøkkel og postjournal
Andre systemer/løsninger som kan være aktuelle:
 Elektronisk arkiv: ePhorte (UiO), eSak (UiO), andre?
 Share point som arkivsystem
Gerd tok opp saksbehandlersystemet ved UNIK som fungerer tungvint når flere skal jobbe med
samme dokument. Det samme gjelder arkivsystemet som er nært knyttet til arbeidet med
dokumenter.
39 Det er også vanskelig å få en rasjonell løsning på saksbehandling av prosjekter. Det er flere ting
som hører sammen og som må kunne fungere i samme system, eks: budsjett, økonomi, møter,
rapportering, personal (egne og eksterne).
Andre funksjoner: Informasjon (resepsjonen) benytter følgende systemer:
 Adgangskortsystemet Bewapas
 Romfordeling: database ved UNIK: studenter, ansatte
 Manuell nøkkelregistrering
 Romreservasjon i samarbeid med Kunnskapsbyen Konferansesenter
Hva med bøker/tidsskrifter? Dette registreres ikke dag, bøker og tidsskrifter stemples med UNIK
Oppsummering
Det var enighet om å fokusere på fire områder som vi skal prioritere i det videre arbeidet. Det
ble nedsatt arbeidsgrupper for disse fire med utvalgte personer fra administrasjon + drift
1.
2.
3.
4.
Arkiv/prosjekt/saksbehandling: Gerd, Tuhta, Trond
Fjernundervisning: Kaja, Arild, Oddvar
Web: Kristin, Trond, Arild, Kaja
Flerbruker av økonomisystemet ved UNIK. Ingen gruppe ble nedsatt, vi vil første se hva
som er behovene, kan noe outsources? Kan noen ved UNIK bli lært opp i systemet?
40 Vedlegg 5
41 42 Vedlegg 6
43 44 Vedlegg 7
Gigacampus, eCampus, @Campus
UNIK Universitetssenteret på Kjeller
UNINETT
UNINETT
•
•
•
•
•
•
•
Nettleverandør for UH sektor og forskning.
Medlemsorganisasjon med ca 200 medl.
Verktøy for Kunnskapsdepartementet
Drifter ‘forskningsnettet’. Offisielt åpning på
UNIK i 98.
Leverer mange nettjenester som lagring,
tungregnesystemer, domenenavn, sertifikater,
mailvask, DNS, nettovervåking (CERT) o.s.v
Bistår medlemmer ved innføring og drift av
administrative systemer (UNINETT FAS)
Forhandler innkjøpsavtaler for medlemmene
06.12.2011
2
45
Vedlegg 7
Gigacampus
GigaCampus
•
•
•
•
•
Uninett program fra 2006-2009
Bevilgning fra KUD, ca. 50 mill
Rustet opp infrastruktur og IT miljø i sektoren
slik at medlemmene bedre kunne nyttiggjøre
seg forskningsnettet.
Viktige teknologiområder var fiberkabling, IP
telefoni, videkonferanse og multimedia.
En del av aktivitetene videreføres i
programmet @Campus
06.12.2011
3
UNINETT @Campus
@Campus
Uninett program for samordnet nettbygging på
norsk universiteter og høgskoler
• Fagspesifikasjoner
• Informasjonssikkerhet
• IPv6
• Trådløst
• SIP infrastruktur (Sanntid)
• (IP) Telefoni
06.12.2011
4
46
Vedlegg 7
UNINETT @Campus
UNINETT SANNTID
SIP infrastruktur for telefoni, video,
dokumentdeling, chat, m.m.
06.12.2011
5
UNINETT eCampus
eCampus programmet
Bygge infrastruktur i UH sektoren som gir:
•
•
•
enkle og gode IKT-verktøy og IKT-tjenester til
undervisning
god IKT-støtte til forskning
mulighet til å gjøre sin undervisning tilgjengelig på
Internett i nasjonal skala
Skal dessuten fremme:
•
•
•
•
mer samarbeid
felles bruk av ressurser
gjenbruk av undervisning og læringsobjekter
åpenhet mot samfunnet rundt
06.12.2011
6
47
Vedlegg 7
UNINETT eCampus
eCampus
Fokus på forelesninger i 2010
7
06.12.2011
eCampus
eCampus
•
•
•
•
•
•
•
Utbygging av SIP infrastruktur (Sanntid).
Flerparts videokonferanse (MCU). Videokonf. katalog.
Opplasting og nettlagring av videofiler. CloudStore.
Merking og gjenfinning (Metadata.)
Integrering mot eksisterende systemer som Fronter.
Standarder og infrastruktur for webmøter.
Opphavsrett og aksessrettigheter. Organisering.
Visjonen er å gjøre både forelesere og studenter mer
uavhengig av tid og sted.
Vi på UNIK må følge med i utviklingen og sikre oss at vi blir
bindeledd når det gjelder master og PhD nettundervisning
fra Kjeller instituttene.
06.12.2011
8
48
Vedlegg 7
UNIK
UNIK var pionér
Samarbeidsprosjekt
mlm. TF, USIT og UNIK
startet 1991-94 med
formål å utvikle et
elektronisk klasserom
basert på videokonferanse og ‘delt’
elektronisk tavle.
I dag: to klasserom
med HD konferanse
utstyr. Streamingserver. Smartboard
tavler i tre rom.
9
06.12.2011
eCampus
Linker
http://forskningsnett.uninett.no/forskningsnett/apning/
http://www.uninett.no/ecampus
mms://lux.unik.no/301, mms://lux.unik.no/401
06.12.2011
10
49