Transcript Interkommunalt IKT-samarbeid

GRUE KOMMUNE
Møteinnkalling
Utvalg:
Møtested:
Dato:
Tidspunkt:
Formannskapet
Grue rådhus, formannskapssalen
Mandag 26.04.2010
Kl. 17.00
Forfall meldes på telefon 62 94 20 00 til Servicetorget, som sørger for innkalling av
varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling.
Informasjon:
•
•
•
Ordfører
Varaordfører
Rådmann
Drøftingssak:
•
Møteplan 2010
Saksnr.
Innhold
025/10
Navneendring Namnå barnehage
026/10
GIVAS IKS - endring av selskapsavtale
027/10
Egenandel ved bygging av flomverker
028/10
Endring av Forskrift om motorferdsel i utmark og vassdrag, Grue
kommune
029/10
Elgjakt i GKS for perioden 2010-2013
030/10
Skatteinntektene mars 2010.
031/10
Interkommunalt IKT-samarbeid
032/10
Innkjøpsstrategi for regionalt innkjøp i Glåmdal 2010-2014.
033/10
Trygt hjem for 75
Sak 31/10
Interkommunalt IKT-samarbeid
Innstilling fra administrasjonsutvalgets møte og uttalelse fra arbeidsmiljøutvalgets møter 21.04.10 blir ettersendt.
Prosjektleder Frode Danielsen vil være med på møtet og svare på event.
spørsmål
Grue rådhus, 20.04.2010
Herdis Bragelien
Ordfører
Kari Andreassen
Rådmann
GRUE KOMMUNE
Arkiv:
Arkivsaksmappe:
Saksbehandler:
Dato:
FE-614
09/718
Paul Inge Tønseth
16.04.2010
Navneendring Namnå barnehage
Utvalgssaksnr. Utvalg
025/10
Formannskapet
Møtedato
26.04.2010
Innstilling:
Rådmannen rår formannskapet til å fatte slikt
v e d t a k:
Styringsgruppas navneforslag godkjennes.
Namnå barnehage endrer navn til Grommungen barnehage.
Avdelingne lokalisert til Namnå og Grinder omtales som; Grommungen avd. Nordeinna og
Grommungen avd. Søreinna friluftsbarnehage.
En base eller eventuelt Åpen barnehage kalles ”Blå bobler”.
Sakens dokumenter:
Herav som vedlegg:
Saksopplysninger:
I forbindelse med gjennomføringen av BARSK- prosjektet ble Grinder barnehage, Hukusjøen
barnehage og Namnå barnehage samorganisert til en barnehage med administrasjon på
Namnå. Hukusjøen og Namnå ble også samlokalisert her, men Grinder fortsatte sin drift på
Grinder som en avdeling under Namnå barnehage.
I den forbindelse oppstod et ønske om å gi den nye barnehagen et navn som var nøytralt i
forhold til de tidligere barnehagene. Styrer ved barnehagen initierte en navnekonkurranse
blant foreldre og ansatte i barnehagen. Styringsgruppa for BARSK oppnevnte seg selv som
jury. Følgende jurymedlemmer var til stede på møtet Paul Inge Tønseth, Liv Nøkleby,
Camilla Woll, Catrina Kullerud Martinsen, Ivar Solberg. Anne Berit Gullikstad var til stede
og var saksbehandler.
Vurdering:
Det kom inn 18 forslag før fristen 1. september. Forslagene ble framlagt styringsgruppa den
11. november 2009. Forslagstiller ble ikke gjort kjent. Det ble foretatt internettsøk på alle
forslagene for å forsøke å forhindre at en valgte navn som var brukt før. 9 av forslagene
hadde ett eller flere treff.
Saken legges fra for formannskapet nå etter ønske fra ordefører.
Vedtak fra styringsgruppa:
Vinner av konkurransen: GROMMUNGEN BARNEHAGE.
Juryen foreslår at når avdelingene lokalisert til Namnå og Grinder skal omtales er
Grommungen avd. Nordeinna og Grommungen avd. Søreinna friluftsbarnehage.
Juryen foreslår i tillegg at en base eller eventuelt Åpen barnehage kan kalles ”Blå bobler”.
Ved navneendring må også vedtekter for de kommunale barnehagene Grue endres.
GRUE KOMMUNE
Arkiv:
Arkivsaksmappe:
Saksbehandler:
Dato:
FA-M, TI-&01
09/61
Erik Otterdahl Møller
19.04.2010
GIVAS IKS - endring av selskapsavtale
Utvalgssaksnr. Utvalg
026/10
Formannskapet
Kommunestyret
Møtedato
26.04.2010
Innstilling:
Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik
innstilling
Endring av selskapsavtalen godkjennes slik som foreslått i representantskapet 23.03.2010.
Sakens dokumenter:
Revidert selskapsavtale
Herav som vedlegg:
Revidert selskapsavtale
Saksopplysninger:
Glåmdal Interkommunale Vann- og Avløpsselskap IKS, GIVAS, ble etablert 01.01.2006.
Selskapsavtalen ble vedtatt høsten 2005 av kommunestyrene i Grue og Kongsvinger.
Selskapsavtalen er senere revidert flere ganger. Siste endring ble behandlet i Kommunestyret
14.12.2009 hvor det ble fattet følgende vedtak (KS–075/09):
1. Følgende ordlyd innarbeides i § 3 Formål i selskapsavtalen for GIVAS:
”Selskapet skal i 2010, etter avtale med deltakerkommunene, være kommunens
fagetat innen veg og påta seg alle oppgaver som kommunene har anledning til å
delegere i følge lovverket, så sant finansieringen er sikret.”
Bakgrunn for endringen var å sikre at bruk av GIVAS til vegformål formelt var i orden for
2010 da avtalen for drift og vedlikehold av kommunenes vegnett utløp 31.12.2009. Avtalen
ble tidsbegrenset til å gjelde for et år på grunn av usikkerhet i Kongsvinger om hvem som på
lengre sikt skal løse disse oppgavene.
Selskapsavtalen er nå revidert på nytt og endringer er godkjent av selskapets styre den
17.03.2010 og representantskapet den 23.03.2010. Avtalen er redigert for at GIVAS også kan
være kommunenes drift og fagetat innen veg. Noen endringer gir en mer kortfattet avtale som
følger intensjonen i Lov om interkommunale selskaper (IKS-loven).
Avtalen er lik selskapsavtalen som ble fremmet i forbindelse med forberedelsene som ble
gjort våren 2009 for at Eidskog skulle bli deltaker i GIVAS med følgende endringer:
- Eidskog er tatt ut.
- § 6 personlige varamedlemmer til styre er fjernet.
Spesifisert at leder og nestleder velges for to år av gangen jfr
IKS lov § 10 og representantskap sak 003/08 og 002/10.
- § 7 låneramme er økt til 275 millioner grunnet endrede avskrivningsregler
for infrastruktur (50 år).
- § 12 presiserer tidspunkt for oppsigelse av avtale.
- § 13 henviser til tvisteloven.
Den reviderte selskapsavtalen fremmes for politisk behandling i eierkommunene slik at
GIVAS etter intensjonen kan fortsette vegvedlikehold på lik linje med i dag.
Selskapsavtalen fastsetter i § 3-1 at GIVAS er kommunens totalleverandør av veg-, vann- og
avløpstjenester og videre i § 3-3 at selskapet er kommunenes fagetat innen veg.
I henhold til avtalens § 12 kan en kommune med 3 års skriftlig varsel si opp sitt eierforhold i
selskapet. Oppsigelse løper fra førstkommende årsskifte og 3 år frem.
GIVAS vil etter vedtak iverksette forberedelser for inngåelse av brøyteavtaler for kommende
sesonger.
Vurdering:
Formålsparagrafen i selskapsavtalen til GIVAS er foreslått endret for å legge til rette for at
selskapet fullt ut kan være et veg, vann og avløpsselskap for de av eierkommunene som
ønsker at driftsansvaret for veg skal overføres til selskapet fullt ut. Alt arbeid GIVAS utfører
for eierkommunene kan betraktes som egenregi og er derfor unntatt fra reglene om offentlige
anskaffelser. GIVAS vil etter vedtak iverksette forberedelser for inngåelse av brøyteavtaler
for kommende sesonger. Rådmannen anbefaler at endringene i selskapsavtalen godkjennes.
Arkiv:
Arkivsaksmappe:
Saksbehandler:
Dato:
GRUE KOMMUNE
FA-S11
08/216
Dag Haugen
16.04.2010
Egenandel ved bygging av flomverker
Utvalgssaksnr. Utvalg
027/10
Formannskapet
Møtedato
26.04.2010
Innstilling:
Rådmannen rår formannskapet til å fatte slikt
vedtak
Krav fra grunneierlagene i Holmen- Gotland, Stemsrud og Sorka avvises i samsvar med
advokatens vurdering.
Sakens dokumenter:
Nr T
Dok.dato
Avsender/Mottaker
1
2
U
U
3
4
U
I
03.03.2008 Mottakere ihht liste
29.04.2008 Medlemmer av
tilsynskomiteer
29.04.2008 Glåmdalen
03.07.2008 Glåmdal jordskifterett
5
6
I
I
7
10
U
I
06.11.2008 Glåmdal jordskifterett
14.12.2008 Geir Andersen/Hans Egil
C. Sletten
21.01.2009 Glåmdal jordskifterett
11.03.2009 Glåmdal Jordskifterett
8
11
U
I
12.03.2009
18.03.2009
12
13
14
U
U
U
02.04.2009
03.04.2009
03.04.2009
15
U
03.04.2009
16
I
06.04.2009
17
I
15.04.2009
19
I
16.04.2009
Tittel
Flomberedskap - tilsyn med flomverker
Flomberedskap - invitasjon til møte
Annonse vedr møte
Melding om krav om sak for
jordskifteretten
Sak 0410-2005-003 Kirkenærflomverket
Flomandel verker
Sak 0410-2005-003 Kirkenærflomverket
Sak 0410-2008-0012 Holmen.
Jordskifterettsmøte 21.04.09
Glåmdal jordskifterett
Sak 0410-2005-003 Kirkenær flomverke
Glåmdal Jordskifterett
Kirkenærflomverket - Sak 0410-20050003
Adv Jan Erik Myrvold
Spørsmål vedr flomverk i Grue kommune
Glåmdalen
Annonse vedr møte
Medl av tilsynskomiteer i Flomberedskap - tilsyn med flomverk og
Grue
elvekanter
Medlemmer i følge liste
Innkalling til møte i
manøvreringsutvalget
Holmen - Gotland
Egenandel for opprusting av flomverket
grunneierlag
Stemsrud Grunneierlag v/ Flomandel verker
Hans Egil Sletten
Jan Bjerke/Ragnhild
Tilsynsrapport ved befaring av
Omsted Mohn
sikringsanlegg mot flom, erosjon og
18
I
20
I
22
U
21
U
23
I
24
I
25
26
27
I
U
I
skred i vassdrag
20.04.2009 Fylkesmannen i Hedmark Gardsjøen naturreservat - tilsyn med
flomverk
23.04.2009 Tove Helgeneseth
Tilsynsrapport ved befaring av
sikringsanlegg mot flom, erosjon og
skred i vassdrag
05.05.2009 Tormod Arneberg;
Flomberedskap - rydding av busk og kratt
Eldar Økstad;
på verken
Britt Skasberg;
Fylkesmannen i Hedmark;
Erik Furulund
06.05.2009 Stemsrud grunneierlag;
Egenandel verker
Holmen - Gotland
grunneierlag
14.05.2009 Arne Sætre
Tilsynsrapport ved befaring av
sikringsanlegg mot flom, erosjon og
skred i vassdrag
14.05.2009 Kari Sætre
Tilsynsrapport ved befaring av
sikringsanlegg mot flom, erosjon og
skred i vassdrag
03.06.2009 Sorka grunneierlag
Søknad om dekning av utgifter
04.06.2009 Sorka grunneierlag
Søknad om dekning av utgifter
07.07.2009 Ovlien & Nøkleby
SAK: Flomverk i Grue kommune Advokatene Myrvold
innkreving av grunneierandel
Herav som vedlegg:
Uttalelse fra Adv Jan Erik Myrvold
Brev fra Holmen- Gotland grunneierlag
Brev fra Sorka grunneierlag
Brev fra Stemsrud grunneierlag
Saksopplysninger:
I formannskapsmøte den 9.3.09 bestemte Grue kommune seg for å trekke jordskifterettsaken
som var innmeldt vedrørende betaling av egenandel i forbindelse med forsterkning av
flomverken som beskytter Kirkenærområdet. Etter at dette ble opplyst i pressen kom det
søknad fra Holmen- Gotland grunneierlag og Stemsrud grunneierlag om å få tilbakebetalt
innbetalte egenandeler ved utbygging av sine flomverker. Begrunnelsen for alle tre var
forskjellsbehandling.
Sorka grunneierlag og Holmen- Gotland grunneierlag søker også om at Grue kommune
overtar utgiftene til strøm til pumpene og vedlikeholdsutgifter. Begrunnelsen er også her
likebehandling ved at Grue kommune betaler strøm- og vedlikeholdsutgifter for
pumpestasjonen ved Kongshovnoret.
Vurdering:
Etter anmodning fra Grue kommune har adv Jan Erik Myrvold skrevet sine vurderinger. Når
det gjelder foreldelse av kravene har han kommet til følgende konklusjon:
”Jeg antar at et evt. krav om tilbakebetaling fra de berørte grunneierne er foreldet”.
Om likebehandlingsspørsmålet har adv Myrvold følgende konklusjon:
”Et avkall på retten til å innkreve grunneierandel for flomverket på Kirkenær antas ikke å ha
noen betydning for en påstått plikt for kommunen til å tilbakebetale den grunneierandelen
som er betalt for Stemsrud og Holmen/Gotland”.
Holmen- Gotland og Sorka grunneierlag nevner også vedlikehold i sine søknader. Når det
gjelder vedlikehold av verken behandles alle likt. Der er det hver enkelt grunneier som har
ansvaret, men kommunen bistår i vesentlig grad med å organisere og å føre tilsyn. I praksis er
det Grue kommune som vedlikeholder alle ventiler, og dette gjelder aller flomverker.
GRUE KOMMUNE
Arkiv:
Arkivsaksmappe:
Saksbehandler:
Dato:
FA-K01
08/826
Stein Sorknes
16.04.2010
Endring av Forskrift om motorferdsel i utmark og vassdrag, Grue
kommune
Utvalgssaksnr. Utvalg
028/10
Formannskapet
Møtedato
26.04.2010
Innstilling:
Rådmannen rår formannskapet til å fatte slikt
vedtak
Grue kommune endrer Forskrift av 15. mai 1988 nr. 356 om motorferdsel i utmark og
vassdrag, gitt med hjemmel i Lov om motorferdsel av 10.juni 1977 nr 82 – sist endret
05.11.2007 nr 1246 til:
Til lovens § 4, tredje ledd:
1.
Bruk av motorfartøy er tillatt på Hukusjøen, Glomma, Skasen, Røgden,
Rotbergsjøen og Frysjøen. På Vesle-Skasen er største tillatte hastighet 4 knop.
På Rotbergsjøen og Frysjøen er kun elektrisk motor tillatt.
Til lovens § 5 b:
2.
Landing og start med luftfartøy er tillatt på Hukusjøen, Glomma, Skasen
(unntatt Vesle-Skasen) og Røgden.
Sakens dokumenter:
Vedlegg:
-
Lov om motorferdsel i utmark og vassdrag av 10.06.1977 nr 82
-
Forskrift for bruk av motorkjøretøyer i utmark og på islagte vassdrag
av 15.05.1988
-
Gjeldende forskrift for Grue kommune: Forskrift til lov om
motorferdsel i utmark og vassdrag, Grue kommune FOR-2007-11-051246
-
Søknad om generell bruk av motorbåt i Frysjøen fra Grue Jeger- og
fiskeforening
Saksopplysninger:
Grue Jeger og fiskeforening (GJFF) søker om adgang for å benytte motorbåt med
motorstørrelse opp til 6 hk i Frysjøen.
Søknaden begrunnes med at Frysjøen ikke lenger er hoveddrikkevannskilde og at
motorstørrelse opp til 6 hk lager minimalt med støy.
GJFF er for tiden i gang med et større fiskekultiveringstiltak i Frysjøen, og har for å kunne
gjennomføre dette arbeidet dispensasjon til å bruke motorbåt – i den tiden kultiveringsarbeidet
pågår. GJFF ønsker å tilrettelegge og øke interessen for fiske i Frysjøen og med det øke
fiskekortsalget. For å få dette til er det en klar fordel å kunne benytte motorbåt.
I medhold av gjeldende Forskrift for motorferdsel i utmark og vassdrag i Grue kommune er
det tillatt med motorbåt i Hukusjøen, Glomma, Skasen, Røgden og Rotbergsjøen. For
Rotbergsjøen er det kun tillatt med elektrisk motor ( tidligere tillatt med bensinmotor her
også, men endret til kun å gjelde elektrisk motor i siste forskriftsendring i 2007).
Etter lovens § 4 tredje ledd er ferdsel med motorfartøy som utgangspunkt tillatt på innsjøer
som er 2 kvadratkilometer eller større, på elvestrekninger, og på innsjøer mindre enn 2
kvadratkilometer dersom disse inngår som en del av et farbart vassdrag.
Kommunen kan imidlertid bestemme at ferdsel som nevnt helt eller delvis ikke skal være
tillatt.
På mindre vassdrag, herunder innsjøer som er mindre enn 2 kvadratkilometer og på
elvestrekninger som ikke inngår som del av et farbart vassdrag, gjelder lovens forbud mot
motorferdsel.
Kommunens adgang til å gi forskrift:
Etter lovens § 4 tredje ledd kan kommunen ved forskrift bestemme at ferdselen på større
innsjøer m.v. ikke skal være tillatt. Kommunen kan også begrense ferdselen til deler av en
elvestrekning eller innsjø eller bare tillate ferdsel for visse båttyper, båter med begrenset
hastighet eller motorstørrelse, til bestemte formål, til bestemt tid m.v.
Vurdering:
Etter lovens § 4 tredje ledd er ferdsel med motorfartøy i utgangspunkt tillatt på innsjøer som
er 2 kvadratkilometer eller større. Frysjøen er på om lag 4,3 kvadratkilometer og er den eneste
sjøen i Grue med størrelse over 2 km2 som det ikke er tillates motorfartøy på.
Forbudet har sin forklaring i at Frysjøen tidligere var drikkevannskilde. Slik er det som kjent
ikke lenger.
I sin søknad sier GJFF at båtmotorer med motorstørrelse opp til 6 hk lager minimalt med støy.
Dette kan diskuteres, støynivået av en del mindre motorer (fortrinnsvis eldre modeller) kan
være relativt høyt.
Fylkesmannen sier at det er helt kurant å skille på bensinmotorer og elektriske motorer. Elmotorer forurenser ikke og er - i motsetning til bensinmotorer - tilnærmet lydløse.
Som for Rotbergsjøen bør det tillates bruk av motorfartøy på Frysjøen, men tillatelsen
begrenses til kun å gjelde elektrisk båtmotor.
GRUE KOMMUNE
Arkiv:
Arkivsaksmappe:
Saksbehandler:
Dato:
FE-, GNR-47/5
10/196
Kristen Asbjørn Madshus
07.04.2010
Elgjakt i GKS for perioden 2010-2013
Utvalgssaksnr. Utvalg
029/10
Formannskapet
Møtedato
26.04.2010
Innstilling:
Rådmannen rår formannskapet til å fatte slikt
vedtak
Elgjakta i Grue kommuneskoger for perioden 2010-2013 blir utlyst og vurdering av
jaktlagene som søker blir foretatt i tråd med opplysningene i saksutredningen.
Sakens dokumenter:
Herav som vedlegg:
Saksopplysninger:
Avtaler om elgjakt i GKS 2010-2013
Viser til saksnr. 09/075 og vedtak fattet av formannskapet den 7.9.2009:
”Styringslinjene for Grue kommunskoger 2008-2011, kapitel utmark, endres ved at de ansatte
(samt pensjonerte arbeidere) i kommuneskogen ikke lengre gis fortrinnsrett”.
Grue kommuneskoger har 2 egne elgjaktlag hvor det er jaktlaget som søker om jakta for en 4års periode. Dette gjelder Grinderseter jaktlag og Berger- Forkerudseter jaktlag. Det skal nå
søkes om elgjakta for perioden 2010-2013. Disse kriteriene vil bli lagt til grunn ved
bestemmelse av hvilket jaktlag som får elgjakta:
• Ansatte i Grue kommune 2 vekttall
• Bosatte i Grue kommune 1 vekttall
I tillegg har Grue kommuneskoger 3 plasser i Veltseterberget jaktlag og 1 plass i Opåsens
jaktlag. Det vil etter søknad bli foretatt loddtrekning om hvem som får disse plassene.
Vurdering:
GRUE KOMMUNE
Arkiv:
Arkivsaksmappe:
Saksbehandler:
Dato:
FE-232
08/179
Jon Stømner
08.04.2010
Skatteinntektene mars 2010.
Utvalgssaksnr. Utvalg
030/10
Formannskapet
Møtedato
26.04.2010
Innstilling:
Rådmannen rår formannskapet til å fatte slikt
vedtak
Skatteinntektene for mars tas til orientering.
Sakens dokumenter:
Skatteinntektene for mars 2010.
Herav som vedlegg:
Skatteinntektene for mars 2010.
Saksopplysninger:
Skatteinntektene for mars 2010.
Vurdering:
Det er budsjettert med kr 86 mill. i skatteinntekter for 2010. Dette er en økning med 1,8 mill. i
forhold til resultatet for 2009.
Skatteinntektene for mars var kr. 14,851 mill. og totale skatteinntekter for 1. kvartal 2010 er
kr. 26,342 mill. mot budsjettert kr. 25,600 mill.
Konklusjonen pr. utgangen av mars er at skatteinntektene er høyere enn budsjettert. Event.
budsjettjustering vurderes 1. tertial.
GRUE KOMMUNE
Arkiv:
Arkivsaksmappe:
Saksbehandler:
Dato:
FE-056, TI-&10
10/128
Kari Andreassen
26.02.2010
Interkommunalt IKT-samarbeid
Utvalgssaksnr. Utvalg
031/10
Formannskapet
Kommunestyret
Møtedato
26.04.2010
Innstilling:
Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik
innstilling
1. Grue kommune slutter seg til samarbeidet med Hedemarken IKT og godkjenner
foreliggende utkast til samarbeidsavtale. Rådmannen får fullmakt til å godkjenne ikke
prinsipielle endringer av samarbeidsavtalen.
2. Grue kommune godkjenner vedtektene for Hedmark IKT.
3. Ved oppstart av samarbeidet innbetaler Grue kommune et engangs
etableringsinnskudd pr. kr. 360.500,-. Etableringsbidraget finansieres gjennom
budsjettet for 2011.
4. Innen februar 2011 betaler Grue kommune inn et engangs innskudd til samarbeidets
reservefond med kr. 261.277,-. Tilskuddet finansieres i budsjett 2011.
5. Overføring av personale fra kommunen til Hedemarken IKT vil skje etter nærmere
avtalt plan mellom rådmannen og daglig leder.
Sakens dokumenter:
Nr T
Dok.dato
2
13.04.2010 Hamar kommune
I
Avsender/Mottaker
Herav som vedlegg:
Vedlegg
Utkast til samarbeidsavtale
Utkast til vedtekter
Referat fra drøftingsmøter
Ikke vedlegg:
Tittel
Utvidelse av Hedmarken IKT
KS-sak 52/08.
KS-sak 43/09.
Forprosjektrapport datert 6.5.2009.
Intensjonsavtale
Saksopplysninger:
Bakgrunn/historikk:
27.10.2008 vedtok kommunestyret (KS-52/08) i Grue å gå inn i et forprosjekt med tanke på et
interkommunalt IKT-samarbeid i Glåmdalen. Bakgrunnen for vedtaket var en mulighetsstudie
som rådmennene i Grue, Kongsvinger og Eidskog hadde tatt initiativet til. Flere av
kommunene enn de som var omfattet av mulighetsstudien meldte sin interesse for å delta i det
videre arbeidet.
Etter vedtakene i de respektive kommunene ble det arbeidet fram en forprosjektrapport – kalt
Opaker-prosessen – datert 6. mai 2009. De 7 Glåmdalskommunene var omfattet av denne
forprosjektrapporten.
22.6.2009 ble forprosjektrapporten behandlet i kommunestyret i Grue (KS-43/09). Det ble
fattet følgende vedtak:
”1. Grue kommune vedtar å gå inn i utvikling av et interkommunalt samarbeid om
IKT-tjenester organisert etter vertskommunemodellen.
2. Formannskapet delegeres fullmakt til å godkjenne samarbeidsavtalen.”
Etter dette ble rådmennene i Glåmdalen og Elverum på en samling i Hamar presentert for
muligheten av å gå inn i Hedmarken IKT (Hamar, Løten og Stange) sitt interkommunale IKTsamarbeid. I september 2009 ble det inngått en intensjonsavtale mellom Hamar, Løten, Stange
og Elverum, Åsnes, Grue, Kongsvinger, Eidskog, Nord-Odal og Sør-Odal om etablering av et
felles IKT-samarbeid for alle disse 10 kommunene.
23.11.2009 ble budsjettet 2010 behandlet. En av strategiene for 2010 er å arbeide videre med
etablering av ikt- samarbeidet.
Disse 10 kommunene har samarbeidet om en felles forberedelse av IKT-samarbeidet hvor
følgende dokumenter foreligger:
• Etableringsplan for samarbeidet
• Budsjett for samarbeidet 2010-2014
• Organisasjonsplan – kompetanse og bemanning
• Teknisk infrastruktur – teknologisk strategi for samarbeidet
• Utkast til samarbeidsavtale
• Utkast til vedtekter
Når alle disse utredninger forelå, besluttet Elverum å trekke seg fra samarbeidet. En har derfor
i ettertid måttet bearbeide noen løsninger og budsjetter som konsekvens av dette.
Hva går samarbeidet ut på – og hvordan er det tenkt gjennomført?
Omfang
Samarbeidet omfatter felles infrastruktur, drift og brukerstøtte. Kommunen kan ha ulike
fagsystemer, men det skal arbeides mot færrest mulig fagsystemer innenfor samme område.
Enkeltkommuner kan kjøpe tilleggstjenester fra samarbeidet som ikke er obligatoriske for alle
– eksempelvis telefoni.
Organisering
Samarbeidet organiseres som et § 27 samarbeid. Eierandelene reflekterer folketallet i de
deltakende kommuner. Samarbeidet styres via det årlige eiermøtet samt et styre på 5
medlemmer. Hamar kommune er virksomhetens kontorkommune.
Ansatte
Samarbeidet dimensjoneres med 38 årsverk. Virksomheten har i dag 21 ansatte og vil få 17
nye ved inntreden fra Glåmdalskommunene (minus Våler som ikke har deltatt i
forberedelsene).
Grue kommune har pr. i dag 3 faste årsverk på IKT-avdelingen. I tillegg kommer en IKTlærling og en 50 % - stilling som skolen har. Stillingen på skolen vil ikke bli trukket inn i det
interkommunale samarbeidet.
Lokalisering
Virksomheten vil ha to driftsmiljøer/hovedlokasjoner – Hamar og Kongsvinger. Hamar vil ha
21 ansatte og Kongsvinger 15 ansatte. I tillegg vil det bli etablert et serviceteam med 2 ansatte
i Åsnes/Flisa. Samlet har Glåmdalskommunene mer en 17 ansatte i dag, men er god del av
disse er midlertidige. Eventuell overtallighet vil måtte bli håndtert av den enkelte kommune.
Økonomimodell
Hamarregionen har arbeidet mye med å finne fram til en økonomimodell som gjør at IKTkostnadene henføres til brukerenhetene. Økonomimodellen består av 3 komponenter:
• Faste kostnader som ikke påvirkes av ulik bruk i kommunene (eksempelvis
grunnbemanning), fordeles pr. innbygger
• Kostnader fra eksterne leverandører som kan henføres direkte til den enkelte
kommune (eksempelvis fagsystemer, kommunikasjonsutgifter) viderefaktureres
kommunene uten påslag
• Alle variable kostnader foredeles ut på den enkelte bruker-PC.
Betalingsmodellen gjør at alle IKT-kostnader tas over driften hvert år – og at også midler til
løpende investeringer finansieres gjennom økonomimodellen.
Økonomiske konsekvenser for Grue
Ut fra modellen er Grues utgifter til Hedemarken IKT stipulert til(2010-tall):
Faste kostnader fordelt etter innbyggertall
Lokale kostnader etter antall Pc`r*
Kommunikasjonskostnader**
Totalt til IKT-samarbeidet
1 500
600
700
2 800
*Dette er basert på dagens fordeling av stasjonære og bærbare PC`r, og vil variere fra år til år.
En økning i såkalte ”tynne” klienter (ikke egen PC, men knyttet mot en felles server terminaler) vil redusere denne utgiftsposten som et eksempel, mens en økning i bærbare vil
føre til at denne utgiften øker. Denne leieprisen vil gjelde fra 1.1.2011.
**Dette er bredbåndsutgifter og telefoni (ikke bruk). Grue kommune bruker i dag Brednett
Solør, mens Hedemarken IKT bruker Eidsiva. Hvorvidt Grue kommune også skal bruke
Eidsiva er ikke avklart. Dette vil måtte avklares i tråd med anskaffelsesreglene i en framtidig
anbudsrunde. Utgiftene vil med stor sansynlighet reduseres betydelig.
Videre vil Grue ha følgende lokale/egne kostnader i tillegg til de som skal betales
Hedemarken IKT:
Telefoni (bruk)
800
Fagsystemer
1 400
Totalt lokale kostnader
2 200
Utgifter til fagsystemer vil naturlig nok variere avhengig av hva Grue kommune velger å
kjøpe av ulik programvare. I tillegg vil det fortsatt være 0,5 årsverk som arbeider med IKT på
skolen.
Andre økonomiske konsekvenser:
Utover disse kostnadene vil Grue kommune ha utgifter til renter og avdrag på lån som er tatt
opp til å investere i det IKT-utstyret vi har fra før. Utstyret vi har overdras til det
interkommunale samarbeidet og vil inngå i den totale utstyrsmassen der. Gjelden knyttet til
dette vil vi fortsatt betale – denne tar ikke Hedemarken IKT over.
Oppsummert kan følgende tabell settes opp som illustrerer de økonomiske konsekvensene for
Grue kommune ved å gå inn i dette samarbeidet:
Beskrivelse
Utgifter til Hedemarken
IKT
Egne utgifter
Renter og avdrag
Sum
Utgifter i IKTsamarbeid
2 800
2 200
500
5500
Dagens IKT-utgifter (Budsjett
2010)
4 855
500
5 355
Ved å gå inn i samarbeidet vil Grue kommunes utgifter til IKT øke med ca. 200.000. I tillegg
kommer selve etableringen – som er en engangsutgift.
Etableringskostnader
Det er to typer etableringsutgifter for å få i gang det utvidede samarbeidet:
I forbindelse med etableringen av samarbeidet i Hamar-regionen i 2006, måtte nåværende
eiere investere 7 mill. kroner for å få opp den grunnleggende infrastrukturen. Det er beregnet
at det må ytterligere investeres 3,5 mill. kroner for å få løftet inn Glåmdalskommunene. Grues
andel av denne etableringskostnaden vil være kr. 360.500,-.
Videre har samarbeidet bygd opp et reservefond på 2,8 mill kroner. Dette er etablert for at
samarbeidet skal kunne klare løpende investeringer over driften uten å måtte sende
ekstraregning til deltakerkommunene. I forbindelse med Glåmdalskommunens inntreden blir
det nødvendig å øke denne reserven tilsvarende 2,536 mill. kroner. Grues andel av dette vil
våre kr. 261.277,-. Samarbeidet vil etter dette ha et reservefond på 5,3 mill. kroner.
Total etableringsutgift og tilskudd til reservefond blir dermed kr. 621.777,- for Grue
kommune.
Dette driftsutgift og må tas av driftsbudsjettet. Det er ikke tatt høyde for dette i budsjettet for
2010. Det foreslås at dette innarbeides i budsjett for 2011, for eksempel ved bruk av
disposisjonsfond.
Arbeidsdeling IKT-samarbeid – deltakerkommune
Etablering av et så vidt stort profesjonelt IKT-samarbeid krever klarere avtaler og
rolleavklaring mellom IKT som leverandør av støttetjenester og kommunene som bruker av
IKT-verktøyet. Forenklet kan viktige elementer i arbeids- og ansvarsfordeling framstilles slik:
IKT-samarbeidet
• Eier og leverandør av infrastruktur
• Eier og leverandør av brukerutstyr
(PCer, skriver osv)
• Drift infrastruktur
• Brukerstøtte og service brukerutstyr
•
•
•
•
•
Strategi infrastruktur
Anskaffelse felles systemer
Bistand implementering
brukersystemer
Bistand gevinstrealisering
brukersystemer
Drift og vedlikehold brukersystemer
Brukerkommune
• Bestiller av infrastruktur
• Bestiller av brukerutstyr
•
•
•
•
•
•
•
Bestiller av drift
Bestiller brukerstøtte og service
brukerutstyr
Strategi IKT-anvendelse
Bestilling felles systemer
Ansvar implementering
brukersystemer
Ansvar gevinstrealisering
brukersystemer
Systemforvaltning og brukerstøtte
brukersystemer
Samlet sett ville alle de tjenester som i dag dekkes av Grues egen IKT-enhet ivaretas i det nye
IKT-samarbeidet. Kommunen må imidlertid styrke sin kompetanse innenfor IKT-strategi,
bestilling, implementering, gevinstrealisering og systemforvaltning bruker-/fagsystemer. Det
er en erkjennelse at disse områder uansett er for svakt dekket også i dagens organisasjon.
Gjennom etableringen av samarbeidet presser dette seg fram uansett.
Vurdering
IKT er et av de mest vanlige områdene å samarbeide om i kommunesektoren. Grunnen til
dette er at det er stordriftsfordeler knyttet til investering og drift samt av området er så
kompetansekrevende at det er umulig å dekke hele feltet med bare noen få medarbeidere.
Det antas at innslaget av teknologi bare får større og større plass i kommunenes forvaltning og
tjenesteproduksjon framover. Tre områder som det er lett å peke på, er:
• 24 timers service via Internett
• Automatisering/kvalitetssikring av arbeidsprosesser gjennom digitale støtteverktøy
• Samhandling og informasjonsdeling på tvers av fagområder og forvaltningsnivåer
I tillegg har den økte bruken av IKT innenfor helseområdet gjort det påkrevet med økt
beredskap for å sikre tilgang til pasient- og brukersystemer hele døgnet – 365 dager i året.
Samhandlingsreformen vil utløse store krav til elektronisk utveksling av sensitiv
pasientinformasjon på tvers av forvaltningsnivåer og kommunegrenser.
Rådmannen vil oppsummere følgende fordeler ved å gå inn i foreliggende forslag til IKTsamarbeid mellom Glåmdalskommunene og Hamarkommunene:
• Vi ”flytter inn” i et etablert samarbeid som har lagt bak seg ”barnesykdommene”
• Vi får, etter at kostnadsmodell er endelig på plass, en forutsigbar IKT-kostnad fra år til
år – ny kostnad er om lag som dagens kostnad med forventet enda bedre kvalitet i
leveransene
• Vi får en tydeligere rollefordeling mellom IKT som en intern serviceleverandør av
IKT-tjenester og brukerenhetene som bestiller av tjenester ut fra strategiske
vurderinger
• Redusert sårbarhet – økt driftsstabilitet
• Vi kan realisere gevinster knyttet til økt samarbeid mellom kommunene både når det
gjelder strategisk anvendelse, innkjøp/anskaffelse og implementering/
gevinstrealisering
• Vi får etablert et betydelig felles kompetanse- og arbeidsmiljø i Glåmdalen innenfor et
viktig støtteområde - kanskje det kan gi grobunn for lignende løsninger innenfor andre
støtteområder med stordriftsfordeler
• Vi får etablert et strategisk samarbeid mot Hamar-regionen – et samarbeid som kan gi
begge parter impulser og kompetanse - og kanskje utløse utviklingsarbeid både
innenfor IKT og innenfor andre kommunale fagområder
Rådmannen vil oppsummere følgende ulemper ved å gå inn i foreliggende forslag til IKTsamarbeid mellom Glåmdalskommunene og Hamarkommunene:
• Et interkommunalt samarbeid av denne størrelsen gjør beslutningsveiene noe lengre
når det gjelder å løse akutte og lokale behov.
• En vil måtte tilstrebe felles løsninger framfor egne prefererte løsninger for at
synergiene i samarbeidet skal kunne realiseres.
• I et slikt samarbeid vil Grue kommune, som den minste kommunen i samarbeidet (%
av befolkningen), også få minst innflytelse over valg av framtidig programvare,
tekniske løsninger etc.
• I en overgangsfase vil Grue kommune måtte bruke tid og ressurser på
kompetanseheving internt samt avklaring av rutiner og roller i det nye samarbeidet.
Når det gjelder fremtidig kostnader i eller utenfor samarbeid er det nær umulig å vurdere.
Dagens kostnader vil være omtrent like og de antas at de i fremtiden vil bli en klart billigere
ikt drift forutsatt samme effektivitet, sikkerhet og kvalitet og delta i et samarbeid enn og
fortsatt ha egen ikt-avdeling.
Det som det er stilt flest spørsmål i forhold til er løsing av ”akutte behov” når og hvis
personale ikke er fysisk tilstede i Grue. For å redusere/fjerne disse problemene foreslås det at
den fysiske overføringen av personale gjøres gradvis og i henhold til nærmere avtalt plan.
Det gjenstår selvsagt å se om alle Glåmdalskommunene går inn i samarbeidet. Så langt har
alle underskrevet intensjonsavtalen (foruten Elverum) og at stemningen i kommunene både
hos rådmenn og IKT-medarbeiderne er overveiende positive. Eidskog kommune har vedtatt at
de ønsker et års utsettelse på å inngå i samarbeidet. Det forutsettes at de ved eventuell
negativt vedtak fra andre kommuner eller utsettelse av inntreden ikke medfører økte kostnader
for de av kommunene som fatter et positivt vedtak til samarbeidet.
Sett i et perspektiv der en vektlegger informasjonsteknologiens betydning framover både som
nødvendig infratruktur, produksjonsverktøy og samhandlingsverktøy, kan dette IKTsamarbeidet mellom kommuner som representerer nærmere 60 % av Hedmarks befolkning,
være et av de viktigste samarbeidstiltak som er etablert i dette fylket.
Med bakgrunn i de klare fordelene sett opp i mot ulempene anbefaler rådmannen å inngå slikt
samarbeid.
GRUE KOMMUNE
Arkiv:
Arkivsaksmappe:
Saksbehandler:
Dato:
FE-601
10/194
Turid J. Bjerkestrand
07.04.2010
Innkjøpsstrategi for regionalt innkjøp i Glåmdal 2010-2014.
Utvalgssaksnr. Utvalg
032/10
Formannskapet
Kommunestyret
Møtedato
26.04.2010
Innstilling:
Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik
innstilling
1. Innkjøpsstrategi for Regionalt innkjøp i Glåmdal 2010-2014 vedtas.
2. Kommunen stiller krav om eget kontraktsvedlegg ”Etiske krav – kontraktsvilkår” og
Egenerklæringsskjema Leverandører.
3. Kontraktsvilkår og egenerklæringsskjema Leverandører gjelder for nye kontrakter.
4. Ved prolongering av avtaler skal leverandør signere Egenerklæring og innta
kontraktsvedlegg ”Etiske krav – kontraktsvilkår” som en del av avtalen. Det samme
gjelder tilleggsleveranser/utvidelse av kontrakter på gjeldende kontrakter.
5. Kommunens eksisterende kontraktspartnere skal oppfordres til å innta kontraktsvilkår
som vedlegg i eksisterende kontrakt samt signere egenerklæringsskjemaet.
6. Rådmannen redegjør for erfaringene med innføring av etisk handel på
anskaffelsesområdet 1. kvartal 2011.
7. Rådmannen gis fullmakt til å inngå samarbeidsavtale med de øvrige kommunene i
RIIG for strategiperioden.
Sakens dokumenter:
Dokumentliste:
1. Veileder ”Etiske krav i offentlige anskaffelser”.
2. Innkjøpsstrategi for regionalt innkjøp i Glåmdal 2010-2014.
3. Egenerklæring leverandører.
Herav som vedlegg:
1. Veileder ”Etiske krav i offentlige anskaffelser”.
2. Innkjøpsstrategi for regionalt innkjøp i Glåmdal 2010-2014.
3. Egenerklæring leverandører.
Saksopplysninger:
Vurdering:
SAMMENDRAG
Målsettingen for innkjøpssamarbeidet i Glåmdalsregionen er at anskaffelser skal gjøres i
samsvar med gjeldende regelverk og politiske vedtak, og med høy etisk standard.
Innkjøpsstrategien skal bygge på, og støtte, nasjonale og internasjonale målsettinger for
handel. Det er videre en målsetting at innkjøpsstrategien skal redusere mulighetene for
korrupsjon og økonomisk utroskap for øvrig.
Strategien skal bidra til verdiskapning og vekst i regionen innenfor de rammer regelverket
åpner for. Anskaffelser skal foretas ut fra en helhetlig vurdering av bl.a. økonomiske og
kvalitetsmessige kriterier, der målet er totalt sett høyest nytteverdi for kommunen. Strategien
skal samtidig ivareta kommunens interesser, og forpliktelser, overfor varig tilrettelagte
arbeidsplasser og andre tiltak overfor arbeidstakergrupper med spesielt behov for vern.
Strategien bygger på utnyttelse av markedskrefter og konkurranse, og en felles strategi for
regionen sikrer at kommunene oppnår stordriftsfordeler. Samarbeidskommunen skal utnytte
felles innkjøpsordninger til leverandørutvikling.
SAKSFAKTA
Innkjøpsstrategi for Regionalt Innkjøp i Glåmdal 2010 – 2014 bygger på faglige vurderinger
av en helhetlig innkjøpsstrategi for regionen. Formålet med strategien kan kort
oppsummeres i i følgende overordnede punkter:
1. Følge regelverket
a. Anskaffelser skal gjøres i samsvar med gjeldende regelverk og politiske vedtak
2. Nasjonale og internasjonale forpliktelser knyttet til handel/ anskaffelser
a. Anskaffelser skal gjøres med høy etisk standard
b. Anskaffelser skal støtte nasjonale og internasjonale forpliktelser og
målsettinger for handel.
c. Redusere mulighetene for korrupsjon og økonomisk uttroskap knyttet til
anskaffelser
3. Verdiskapning for kommunen og leverandører i regionen
a. Anskaffelser skal foretas ut fra en helhetlig vurdering av økonomi, kvalitet mv
b. Utnytte markedskrefter og konkurranse
c. Hente ut stordriftsfordeler
d. Ivareta kommunens interesser, og forpliktelser, overfor varig tilrettelagte
arbeidsplasser og tiltak for øvrig overfor arbeidstakergrupper med spesielt
behov for vern.
e. Utnytte felles innkjøpsordninger til leverandørutvikling.
I forslaget til Innkjøpsstrategi er det gitt begrunnelse for de valgte strategiske mål.
Spesielt om Etisk profil i strategien
Norge har tilsluttet seg FNs konvensjoner om forbud mot barnearbeid, miner osv. Det vil på
bakgrunn av denne nasjonale tilslutningen, være naturlig at offentlige virksomheter på en eller
annen måte sikrer seg mot at varer for eksempel produsert av barn, ikke benyttes i
virksomheten. Det er vanskelig å sikre seg fullt ut mot dette. Som en del av strategien foreslås
det å innføre en egenerklæring som leverandører til kommunene må signere. Erklæringen er
knyttet til kontraktsvilkår om etiske krav som er foreslått i veileder i ”Etiske krav i offentlig
sektor” (Vedlegg 1 – s. 23-24 i veilederen).
I en signatur ligger det en klar forpliktelse. For et selskap som signerer erklæringen, og som
det senere viser seg at bryter disse forutsetningene, kan konsekvensen være opphør av
avtalen, erstatningsansvar og en svært negativ medieomtale. Erklæringen vil derfor ha en
svært preventiv effekt, samtidig som den gir tydelig beskjed om hva kommunene som kunde
aksepterer.
I erklæringen er det videre lagt inn krav knyttet til korrupsjon/økonomisk kriminalitet og
miljøkriminalitet. Det foreslås at kommunene ikke inngår kontrakt med selskaper som er
dømt eller er bøtelagt for slik kriminalitet. Utover signaleffekten dette gir, er dette også en
viktig prinsipiell vurdering av risiko for misligheter. Det er dessverre slik at det finnes
gjengangere innen dette området.
Det følger av det offentlige regelverket for anskaffelser at kommunene ikke kan nekte å inngå
avtaler med selskaper som driver i bransjer kommunene ikke ønsker å bli identifisert med, for
eksempel pornografi, pengespill og lignende. Rådmannsutvalget mener offentlig sektor skulle
hatt anledning til på generelt grunnlag å ta etiske valg mhp leverandører. Slik regelverket nå
er, kan for eksempel selskap som leverer barnevernstjenester i Norge, drive bordell i
europeiske land der dette er lov. For å markere avstand til pornografisk virksomhet er det lagt
et punkt knyttet til ulovlig pornografisk virksomhet. Det er så langt det er anledning til å gå.
Erklæringen stiller som et naturlig krav av leverandøren har utarbeidet etiske retningslinjer.
Rådmannens vurdering
Forslaget til innkjøpsstrategi 2010 – 2014 er utarbeidet av kommunene i Glåmdalsregionen i
felleskap og anbefales av rådmannsutvalget. Veilederen i Etiske krav i offentlige anskaffelser
kom i 2009 og prinsippene i etiske krav bygger på anbefalinger derfra. Rådmannsutvalget
mener det er viktig for Glåmdalskommunene å samles om felles retningslinjer i
innkjøpsarbeidet.
Det ble inngått samarbeidsavtale mellom kommunene om innkjøpsarbeidet for perioden 1.
januar 2006 og den løp ut 31. desember 2009. Det bør inngås en ny avtale om samarbeidet for
å understøtte felles innkjøpsstrategi for glåmdalskommunene.
GRUE KOMMUNE
Arkiv:
Arkivsaksmappe:
Saksbehandler:
Dato:
FE-150
09/331
Turid J. Bjerkestrand
07.04.2010
Trygt hjem for 75
Utvalgssaksnr. Utvalg
033/10
Formannskapet
Møtedato
26.04.2010
Innstilling:
Rådmannen rår formannskapet til å fatte slikt
vedtak
1. Grue kommune bidrar med kr. 15.100,- til ordningen ”Trygt hjem for 75”.
2. Midlene dekkes av vegbudsjettet (1430-6600-334) og finansieres av reserverte bevilgninger
1490-1290-120.
3. Bevilgningen innarbeides fra og med 2011 i de årlige budsjettene på ansvar veg.
Sakens dokumenter:
Nr T
Dok.dato
Avsender/Mottaker
49
I
15.03.2010 Statens vegvesen
54
I
07.04.2010 Glåmdal sekretariat IKS
Tittel
Trygt hjem for 75 - tilskudd fra
kommunene
Regulering av betaling
Herav som vedlegg:
Brev fra Statens vegvesen med utskrift av sak i Hedmark fylkesting 4/10.
Saksopplysninger:
Trygt hjem for 75
Vurdering:
Grue kommune bevilget kr. 20.000,- til formålet i 2009. For 2010 er egenandelen for
ungdommene økt fra kr. 50,- til 75,- og fordelingen mellom kommunene endret. Det er blant
annet tatt hensyn til areal og andel personer i aldersgruppen 16-22 år som er omfattet av
ordningen.
Som det framgår av tabellen i vedlegget skal Grue kommune etter dette for 2010 betale kr.
15.100,- til ordningen.