Transcript Klart språk - Fet kommune

Klart språk i Fet
Fet kommunes språkprofil
- sammen skaper vi trivsel og utvikling i Fet
Klart språk i Fet
Demokratiet fungerer bedre hvis folk forstår informasjon fra det offentlige. Vi i kommunen har et særlig
ansvar for det offentliges språk – det er vi som er nærmest innbyggerne, og det er vi som yter flest tjenester til
folk flest. Denne veilederen kan hjelpe deg til å gjøre Fet kommunes språk enkelt og lett forståelig.
Med klart og tydelig språk oppfyller vi kommunens motiver for å skrive:
Dokumenter og andre tekster i Fet kommune skal skrives slik at mottakerne:
•
•
•
finner det de trenger
forstår det de finner
kan benytte det til det de skal
Lykke til som språkbruker i demokratiets tjeneste! Med klart og tydelig språk yter vi god service.
September 2013
Trine M. Wikstrøm
rådmann
Prosjektgruppen
Gro H. Børrud (leder)
Hilde Gulli
Agnete Flinterud
Britt Mellemberget
Kjell Ove Pettersen
Anniken Cicilie Furø
Dokumentet er kvalitetssikret av språkkonsulent Bjørn Bergsjø (sertifisert av Språkrådet).
Innhold
1. Innledning
2. Positiv eller negativ kommunikasjon
3. Tenk på leseren
4. Noen skriveregler
5. Ordliste
2
s. 3
s. 3
s. 4
s. 5
s. 9
1. Innledning
Kommunikasjonsplan for Fet kommune ble vedtatt i april 2013, med blant annet dette
informasjonsprinsippet:
“Fet kommunes informasjon skal være enkel, rask og tilgjengelig”
og videre: Fet kommune skal bruke et enkelt og klart skriftlig/muntlig språk.
Målet for arbeidet med klart språk er at brukerne av Fet kommune:
•
•
•
finner det de trenger
forstår det de finner
kan benytte det til det de skal
Vi skal være presise, samtidig som budskapet skal nå fram. Både våre innbyggere, folkevalgte og
kolleger skal raskt forstå innholdet i det vi skriver/forteller.
•
•
•
•
•
Alle har rett til å forstå (demokratisk, sikrer rettigheter/plikter).
Vi skal yte god service (respekt for brukerens behov og tidsbruk).
Vi må ha innbyggernes tillit (redusere avstand mellom oss og innbyggerne).
Vi skal spare tid (færre misforståelser, mindre tid til veiledning, og vi rekker flere saker).
I rapporter og journalføring i fagsystemer skal vi også bruke korrekt norsk
(for eksempel: ikke bruk: ”ha’kke tid” og ”vi’kke stå opp” – det heter ”har ikke tid” og
”vil ikke stå opp”).
2. Positiv eller negativ kommunikasjon
Positiv kommunikasjon viser at vi er opptatt av innsyn, åpenhet, medvirkning og nærhet. Med negativ kommunikasjon demonstrerer vi et lukket byråkrati, avstand og makt. Eksempler på dette:
Positiv kommunikasjon
Negativ kommunikasjon
personlig språk
aktivt språk - konkret
verbal framstilling
uformell og variert stil
fri, innfallsrik stil
moderne og nyskapende språk
uhøytidelig språk
folkelig tilnærming
upersonlig språk
passivt språk - abstrakt
substantivistisk framstilling
formell og monoton stil
ufri, klisjefylt og mønsterpreget stil
gammeldags språk
høytidelig språk
autoritær tilnærming
3
3. Tenk på leseren
Se teksten fra mottakers ståsted - (målgruppe) og tenk på hva du vil oppnå.
Finn riktig stil og tone
Målgruppe - hvilken stil passer? Ikke vær for formell. Bruk du, dere og vi der det er mulig og naturlig.
Si det viktigste først
Begynn med det som er viktigst for leseren. Hovedpoenget bør stå i overskriften.
Lag en god struktur
Lag en klar og god struktur med logisk rekkefølge. Bruk korte avsnitt og mellomtitler. Beskriv en ting om
gangen.
Skriv kort
Stryk alt som ikke bedrer forståelsen. Lange tekster blir kanskje ikke forstått.
Skriv enkelt
Ikke bruk lange setninger og vanskelige ord. Hvis du må bruke faguttrykk, forklar dem. Vanskelige/ukjente
forkortinger må forklares første gang de brukes.
Klarspråk = enkle ord
Bruk et aktivt språk
Bruk verb som forteller hvem som gjør hva. (Endre/forandre er bedre enn foreta endring)
Lag sammendrag
Lag innledning som sammenfatter innholdet i korte tekster. Lange tekster må ha et sammendrag.
Les korrektur
Skrivefeil feil gjør teksten vanskelig å lese. La en kollega (eller kommunikasjonsrådgiver) lese og
sjekke teksten din.
4
4. Noen skriveregler
Overskrifter
•
•
•
•
Overskriften skal gi en god beskrivelse av sakens, brevets, notatets, informasjonsskrivets eller
brosjyrens innhold
Overskriften skal være på bokmål, unntak er særnavn
Overskriften skal ikke skrives med bare STORE bokstaver, men skrives med stor forbokstav og
resten med små bokstaver (unntak: egennavn)
Unngå forkortinger, skriv eventuelt: Arbeidsmiljøutvalget – AMU
Fremmedord
•
•
Fremmedord og fagspråk bør unngås der det er mulig. Tenk på hvem du skriver for
Faguttrykk og fremmedord bør, forklares
Tegnsetting
Punktum
•
•
•
•
•
Avslutter selvstendig setning
Kun ett mellomrom etter punktum
Ikke punktum etter overskrifter
NB! Mellomrom etter punktum, gjelder også datoer (3. mai)
Brukes ved de fleste forkortinger, unntatt forkortinger for mål, vekt, myntenhet og grunnstoff,
fysikksymboler og initialord (NATO, FN, UNESCO)
Komma
•
•
•
•
•
Komma mellom setninger som er bundet sammen med og, for og men.
Komma etter bisetning (leddsetning) når den kommer foran hovedsetning
Komma etter innskutt bisetning (leddsetning). Komma både foran og etter bisetningen
(leddsetningen) når bisetningen (leddsetningen) er unødvendig.
Komma i oppramsing
Alltid komma foran men (Eva forsto ingenting, men Liv …)
Tankestrek brukes
•
•
For å vise tidsrom, avstander, relasjoner eller andre motpoler (ikke mellomrom før og etter
tankestreken) sytti–åtti personer, åpningstid: 9–19, kampen Norge–Sverige
Ved innskudd og tilføyelser (mellomrom før og etter tankestrek):
Han har – sant å si – ikke lenge igjen.
5
Bindestrek
•
•
•
•
•
Visse sammensetninger: svart-hvitt, IKT-løsning, alt-i-ett-pakke
Sammensetninger der førsteleddet er forkorting, tall eller ikke: FN-sambandet, 1990-tallet,
10-årsalderen, ikke-røyker, ikke-person.
Terminer: skoleåret 2010-11, jaktsesongen 2012-13
Mellom bokstav/forkorting og bøyningsending: a-en, pc-en, dvd-ene
Unntak: Der det som er utelatt representeres ved bindestreken, skal det være mellomrom
etter bindestreken: plan- og bygningsloven, utdannings- og oppvekstsjefen, plan- og
rapporteringsarbeid, Fets ett- til treåringer
Kolon og semikolon
•
•
•
•
Kolon brukes foran direkte tale, Ordføreren sa: «Sånn kan vi ikke ha det!»
Foran oppramsinger, forklaringer og eksempler
I forholdstall, stigning 1:5, målestokk 1:50000
Semikolon har vi som regel aldri bruk for i kommunen.
Skråstrek viser alternativer (=eller)
•
•
Ja/nei, lunsj/middag, tog/buss (ved enkeltord: ikke mellomrom før og etter)
Kommer / kommer ikke, hjemme / på arbeid. (Når minst ett av alternativene består av flere
ord, skal det være mellomrom før og etter.)
Genitiv – bruk av apostrof
•
•
Markerer genitiv i ord som ender på -s, -z, og -x og bare der (Eksempel: Alex’).
Det heter Sveins (ikke Svein’s).
Legg merke til: FNs hovedforsamling, APs forslag
Anførselstegn
•
Ved direkte tale og sitat:
Ordføreren sa: «Sånn kan vi ikke ha det!»
Stor og liten forbokstav
Stor forbokstav brukes
•
•
•
•
6
Etter punktum, utropstegn og spørsmålstegn
I første ord av direkte tale
I høflig tiltale
I egennavn, liten i fellesnavnet: Fet kommune, Fet næringspark
Liten forbokstav brukes
•
•
•
I stillingsbetegnelser som statsministeren, seksjonssjefen (gjelder brev, e-poster,
visittkort, annonser m.m.)
I datoer, rett etter punktum (13. juni)
I betegnelser (ikke navn) på enheter innenfor en organisasjon, og på komiteer, nemnder og
utvalg, kommunestyret, personalkontoret. Merk at disse kan oppfattes som egennavn i
mange sammenhenger og kan da ha stor forbokstav
Sammensetning
Hovedregelen er at sammensatte ord skrives i ett ord.
•
•
Fellessystem, eldreomsorg, kommunesammenslutning, akershuskommunene
De fleste sammensetninger med ikke- skal ha bindestrek
Forkortinger
Unngå forkortinger!
Egenproduserte forkortinger forstår vi knapt nok selv. Men også «vanlige» forkortinger som FAD,
KUD, UD og EØS er det mange som ikke vet hva betyr.
•
”Lovlige” forkortinger i Fet kommune som skal skrives med punktum:
blant annet: bl.a.
for eksempel: f.eks.
diverse: div.
det vil si: dvs.
Eventuelt: ev.
i henhold til: iht.
jamfør: jf.
klokka: kl.
med hensyn til: mht.
med mer: m.m.
på grunn av: pga.
og så videre: osv.
•
Forkortinger uten punktum etter:
kroner: kr
meter: m
millimeter:mm
Minutt: min
sekund: s
kilo: kg
7
Og eller å?
•
•
Og ved sidestilling
Å bare foran infinitiv
Diverse talluttrykk
•
Datoformat i datofelt på brev: 11.06.2012
Fødselsdato: 16.01.2012 og 6.01.2012
•
Fødselsnummer skrives med mellomrom: 160112 55555
•
Dato i løpende tekst, måneden skrives med ord: 11. juni 2012
Ikke skriv dato slik: 10.06.12, 100612 eller 2012-06-12
•
Klokkeslett skrives med punktum mellom time og minutter: kl. 09.15
Ikke skriv klokkeslett slik: 09:15, 0915
•
Tidsrom: klokken 10.15–11.15 eller fra klokken 10.15 til 11.15
Ikke skriv tidsrom slik: kl. 10.15–11.15 eller fra kl. 10.15–11.15
•
I løpende tekst kan tusenskiller markeres med mellomrom:
Kronebeløp: 1500 kroner (4 siffer: valgfritt med/uten mellomrom)
15 000 kroner
150 000 kroner
1 500 000 kroner
•
Telefonnummer, offisiell skrivemåte, jf. Post- og teletilsynet:
Fasttelefon: 63 88 61 00
Faksnummer: 63 88 44 05
Med landkode: +47 63 88 61 00
Mobiltelefon: 999 66 333
Femsifret nummer: 01001
Tall og tegn
I løpende tekst bør tall under 10 skrives med bokstaver, men ikke alltid.
Skriv helst slik:
Skriv helst ikke
Det var en representant fra Fet
kommune til stede på møtet.
Det kom inn 14 søknader i juni, mot 3 i
mai og 25 i april
Det var 1 representant fra Fet kommune til
stede på møtet.
Det kom inn 14 søknader i juni, mot tre i mai
og 25 i april
Husk mellomrom mellom tall og tegn:
13 %, § 5, NOK 1234
I løpende tekst skal ordene prosent (ikke %) og kroner (ikke kr) som oftest skrives fullt ut.
8
5. Ordliste
Prøv å unngå
Skriv heller
adekvat
passende, dekkende, fullgod, samsvarende med
angjeldende
om, vedkommende, denne, dette, den det gjelder (eller sløyf ordet)
befatning
ofte: tilknytning, medansvar
forefinnes
finnes, være tilgjengelig
foreligge
være, eksistere
forføyninger
tiltak
forevise
vise fram
formodning
forventning
fremlegge
legge fram
følgelig
derfor
henhold
etter, i samsvar med, ifølge
hensiktsmessig
passende, anvendelig
herav
følgende, som følger av dette
herom
om
herværende
denne
hitsettes
(skal ikke brukes)
hvorvidt
om
implementere
innføre, iverksette; (ikt: installere og få maskinvare/program til å virke)
med hensyn til
når det gjelder
medio
midt i
mot bedre vitende
selv om han/hun visste bedre
nedenstående
som står nedenfor
ovenstående
som står ovenfor
primo
i begynnelsen av (i første tredel av en måned)
det nåværende tidspunkt
nå
påregne
regne med
sådan
slik
såfremt
hvis, dersom
ultimo
i slutten av (i siste tredel av en måned)
underrette
informere
enhver omstendighet
uansett
utferdige
Flertydig: skrive, formulere, forfatte og sende ut
utfylle
fylle ut
ved en inkurie
ved en forglemmelse
vedrørende
om
være berettiget til
ha rett til
være oss i hende
være mottatt av oss
ytterligere
mer, flere
9
Prøv å unngå
Skriv heller
bestemmelser vedkommende saken
en tør imøtese svar ved første leilighet
det vises forøvrig til vedlagte skriv vedrørende
klageretten
vilkårene hvorpå dette vedtaket bygger
under hensyntagen til
de til enhver tid gjeldende regler
når dette er sagt, så må det straks tilføyes
ovenstående redegjøres for i …
foreliggende problem vurderes ...
vi forstår saken dit hen at
i forhold til
bestemmelser som har betydning for saken
vi ser fram til å motta svar
retten til å klage er omtalt i vedlegget
vilkårene for vedtaket
(ved å) ta hensyn til
reglene som gjelder (til enhver tid)
her tilføyer vi at … (som regel overflødig)
dette blir forklart i …
problemet vurderes ...
vi forstår saken slik at
Unngå denne formuleringen! Den brukes bare ved
sammenligninger
problemstillingen som rådmannen kjenner
tegningene som grunneieren har foreslått
den for rådmannen kjente problemstilling
de av grunneieren foreslåtte tegninger
Sett inn egne ord og uttrykk du bør forbedre/forenkle
Prøv å unngå
10
Skriv heller
Egne notater
11
Fet kommune
Oktober 2013