Transcript kvalitet og kjennskap til virksomheten avgjørende

Case NorgesGruppen
KVALITET OG KJENNSKAP TIL
VIRKSOMHETEN AVGJØRENDE
NorgesGruppen mottar om lag 180.000
fakturaer hver måned året rundt. Nær en
fjerdedel av disse er fremdeles av den gamle varianten, på papir.
”73 prosent av fakturaene kommer inn
til oss elektronisk som EDI-faktura. Resten blir sendt til oss på papir via skanning
hos OpusCapita,” forklarer Løkse. Med over
1.600 selskaper hvor de fleste er dagligvarebutikker er god fakturaflyt svært viktig for
NorgesGruppen. ”Vi forholder oss til veldig
mange leverandører. Det er også veldig
stor variasjon, fra store leverandører som
sender EDI-faktura, til små leverandører
som fortsatt skriver faktura på blåpapir,”
fortsetter Løkse.
Kjennskap til NorgesGruppen avgjørende
NorgesGruppen har benyttet OpusCapitas skannetjeneste siden 2007, og
fornyet nylig avtalen. Løkse vektlegger
Hver måned skanner OpusCapita rundt 50.000 fakturaer for NorgesGruppen, Norges største handelshus.
NorgesGruppen vektlegger betydningen av at OpusCapita forstår virksomheten deres. Det er avgjørende
for kvaliteten til skannetjenesten.
betydningen av at de ansatte hos OpusCapita kjenner til NorgesGruppens virksomheter.
”Vi må ha folk som kjenner oss. Dess mer
de kjenner oss som kunde, dess bedre er
det. Det er derfor vi har valgt en norsk
leverandør. Denne kjennskapen bygges
opp over tid. Det er derfor viktig med et
langsiktig forhold,” sier Løkse.
OpusCapitas norske skannesenter ligger i
Mo i Rana. NorgesGruppens leverandører
sender sine fakturaer til en postboksadresse
der. OpusCapita-ansatte åpner denne posten og klargjør fakturaene for skanning.
”Vi treffer OpusCapita regelmessig. Det er
viktig at vi forstår hvordan de jobber. Uten
denne dialogen hadde vi ikke lykkes,” mener Løkse.
Vesentlig færre feil
Hver leverandør har sin fakturamal. OpusCapita har lagt inn disse malene slik at
nødvendig informasjon blir lest inn riktig ved skanning. Filer med fakturadetaljer blir sendt over til NorgesGruppen
i løpet av dagen. Disse filene leses inn
i NorgesGruppens fakturaflytsystem. I
fakturaflytsystemet gis fakturaene riktig
konteringsinformasjon før de sendes til
godkjenning. Etter godkjenning sendes
Case NorgesGruppen
”Kvalitet og det at OpusCapita
forstår våre utfordringer er
avgjørende.”
Merete Løkse, Tjenesteansvarlig i NorgesGruppen Data
OpusCapitas
skannetjeneste
» Papirfakturaer sendes til en angitt
fakturaadresse
» Nødvendig informasjon blir lest
optisk og kontrollert
» Bildene og de tolkede dataene
leveres i avtalt format
De viktigste fordelene
» Innsparinger og økt effektivitet
» Fullstendig digitalisering –
sømløs overføring til elektronisk
format
» Samler ulike fakturaflyter til en
strømlinjeformet enhet
fakturaene over til regnskapssystemet.
Leverandørene skal oppgi et GLN-nummer på fakturaen som identifiserer riktig
selskap i NorgesGruppen. Sammen med
OpusCapita har NorgesGruppen utviklet
en løsning som reduserer feil-identifisering basert på navneskanning der man
tar utgangspunkt i navnet på enheten og
ved hjelp av en tabell, finner frem til riktig
GLN for selskapet.
”Etter at vi begynte å ta denne løsningen
i bruk i fjor har det blitt vesentlig færre feil.
Denne løsningen blir fortløpende forbedret
og justert med endringer i hvilke enheter
som skal motta faktura og hvilke butikker
som vi skal behandle faktura for,” sier Løkse.
Stabil andel
papirfakturaer
Løkse peker på at andelen papirfakturaer aldri vil forsvinne helt. Dette
skyldes blant annet mange mindre
leverandører som fortsatt foretrekker å
levere på papir.
”EDI/efaktura er fortsatt nytt for mange,
men vi jobber hele tiden for at flest mulig
skal levere elektronisk. Norge og Skandinavia er langt fremme på fakturaflyt.
Forholdsvis dyr arbeidskraft har presset
frem dette. Vi er derfor langt fremme på
automatisering,” forklarer Løkse.
Stor på regnskapsføring
NorgesGruppen er blant landets
største på regnskapsføring for dagligvarehandel.
”Det er viktig å være effektiv for å konkurrere med andre regnskapskontorer.
Skanning og fakturaflyt står sentralt i
dette,” fortsetter Løkse. Butikkene som er
tilknyttet NorgesGruppen merker lite til
skannetjenesten.
”Vi styrer dette sentralt og fakturaskanning er ikke noe de enkelte butikkene
skal forholde seg til, de må bare huske å
oppgi riktig fakturaadresse med GLN nr,”
sier Løkse.
NorgesGruppen er landets største handelshus. Kjernevirksomheten er detalj- og
engrosvirksomhet innenfor daglige forbruksvarer. Gjennom dagligvarekjedene
representerer konsernet en markedsandel på 37,4 prosent innen
dagligvarehandelen. Engrosvirksomheten er organisert i 13 ASKO-selskaper
spredt over hele landet. Detaljvirksomheten er organisert innenfor tre profilhus
på dagligvarehandel – Kiwi, Meny-Ultra og Kjøpmannhuset Norge, som drifter
Eurospar, Spar, Joker og Nærbutikken – og ett innenfor servicehandel, der blant
annet MIX, Deli de Luca, Dolly Dimple’s og Kaffebrenneriet inngår.
OPUSCAPITA
www.opuscapita.com
OpusCapita tilbyr automatisering av finansielle ransaksjonsprosesser
- enten som outsourcing eller Business Process as a Service (BPaaS) – for mer
enn 10.000 kunder i 50 land. Selskapet opererer i ni europeiske land og har
2.400 ansatte. I 2012 var omsetningen 270 millioner euro. Hovedkontoret
ligger i Finland.
www.opuscapita.com