Transcript Referat fra Generalforsamling i Væretrøa Grendelag

Referat fra Generalforsamling i Væretrøa Grendelag
Tid:
Sted:
28.03.2012
Folkets Hus, Ranheim
Velkommen!
Før oppstart av punktene i sakslista, ble det fra styrets leder informert om innkomne forslag
som ikke var medtatt i dagsorden:
Oppstillingsplass/fundament for container ved Malvik-grensa
Kostnadsoverslag må foreligge før saken kan fremlegges for godkjenning.
Asfaltering av parkeringsplass øst for rundkjøringa (endeholdeplass buss)
Kostnadsoverslag må foreligge før saken kan fremlegges for godkjenning.
Hull i veidekke i busstrase
Anses som styresak. Busstrase er forfallen, midtrabatt/rundkjøring er ødelagt.
Styret har vært i kontakt med Trondheim kommune ang. hull i veidekke. Dette vil
bli utbedret i løpet av april.
Oppgradering av parkeringsplass ved rekkehusene ved den store lekeplassen
Kostnadsoverslag må foreligge før saken kan fremlegges for godkjenning.
Oppgradering av gangsti v/nr. 44
Anses som styresak. Følges opp videre.
Pkt 1
OPPROP, GODKJENNING A V INNKALLING O G DAGSORDEN
Innkalling og dagsorden godkjent uten kommentarer.
Pkt 2
KONSTITUERING, V A L G A V MØTELEDER, R E F E R E N T ,
PROTOKOLLUNDERSKRIVERE OG T E L L E K O R P S
Møteleder:
Referent:
Protokollunderskrivere:
Tellekorps:
Lars Åge Nysæter
Gry Skrove
A l f Kåre Karoliussen og Bjørn Gunnar Redergård
Markus Føleide og Runar Myhren
Side 1
Pkt 3
ÅRSBERETNING
Kommentarer til årsberetning:
3.1.4
Belysning/strømtilførsel
Styret har vært i kontakt med Kåre Høyem. Innen 2017 skal eksisterende lys
skiftes ut. Styret bør legge en plan for utskifting av lys i feltet.
3.1.5
Septiktømming
I kommunalt vedtak står det at septik skal tømmes 2 ganger i året. På et
tidspunkt ble det enighet i styret om at tømming var tilstrekkelig hver 9. måned.
Styret fremmer forespørsel ang frekvens for tømming mht tidsforbruk/kostnad.
3.1.8
Parkering
Uregistrert bil har stått parkert utenfor nr. 140 (gjesteparkering v/rekkehus) over
lenger tid. Styret har tidligere vært i kontakt med Trondheim kommune vedr
borttauing av feilparkerte biler. Det må settes opp skilt før borttauing kan
iverksettes. Muligheten for å sette opp skilt vil bli vurdert av styret.
Generelt mye parkering ute i gata i Væretrøa. Beboerne oppfordres igjen til å
parkere innenfor egen tomt.
3.1.9
Grendelagsavgift Bergstua
Styret har vært i dialog med kontaktperson for Bergstua. Oversikt over nye
beboere i feltet vil bli oversendt for innkreving av grendelagsavgift (50 % av
ordinær avgift). Beboerne i Bergstua har ikke stemmerett i Væretrøa Grendelag,
men kommer til å ha sitt eget grendelag.
3.2
Oppgradering vei nedre del og fjerning av fartsdump
Fartsdump fjernes da denne forårsaker stor vannansamling. Dette viser seg å
være et problem også ved andre fartsdumper.
3.3
Miljøpakke for transport og bom på Væretrøa
Det ble sendt brev til politikerne i Trondheim kommune vedr punkt 4.7 i
tilleggsutredningen for Miljøpakkens fase I I , hvor det foreslås å fjerne fritaket
vårt i bommen på Væresletta.
Styret har etter flere purringer fått svar på henvendelsen om at det framgår av
rådmannens innstilling at det ikke blir aktuelt å fjerne fritak fra bomavgift for
beboerne på Være og Klett. A l f Kåre Karoliussen har gitt styret bistand i denne
saken.
3.8
Avtale med utbygger i øvre felt
Kommer tilbake til dette under Pkt 5, Sak 1.
3.9
Fotballbanen
Det ble stilt spørsmål ang regler for bruk av banen. Det er observert bl.a. sykling
og lek med hunder ute på banen.
Side 2
Gjerde ble bygget for å forhindre gjennomgangstrafikk på banen, bl.a. av gående
og syklister. Det bør ikke være tillatt for hunder! Det er viktig å holde banen fri
for grus, jord o.l. Styret vil vurdere nødvendigheten for etablering av regler.
Det er avtalt med Trondheim Parservice om vedlikehold av banen. Det er
imidlertid ønskelig å kunne gjennomføre mye av dette på dugnadsbasis.
3.10
Økonomi
Fjerning av kabelbokser. Arbeidet ble ferdigstilt i 2011. Burde vært satt opp som
eget punkt i årsberetningen, men var kommentert under regnskap.
Styrets sammensetning. Burde vært satt opp som første punkt i årsberetningen.
For øvrig ingen kommentarer til årsberetningen.
Årsberetning ble enstemmig godkjent.
Pkt 4
REGNSKAP
Det konstateres at egenkapitalen er blitt betydelig dårligere gjennom årene.
Ang kostnad ifbm styrearbeid: Det er gjort vedtak om at styremedlemmer får kr 3.000 i
kompensasjon. I perioden har det vært 4 aktive styremedlemmer.
Regnskapet for 2011 ble enstemmig godkjent.
Pkt 5
INNKOMNE F O R S L A G / S T Y R E T S F O R S L A G
Sak 1
Videreføring av mandat til forhandlinger med utbygger av
Øvre Væretrøa om bruk av felles lek og fotballareal
/forbindelse med planlagt utbygging av Øvre Være (se bilde under) har styret vært i
dialog med utbygger og Trondheim kommune i forhold til eventuelt sambruk av
grendelagets fellesarealer. Styrets motivasjon har vært at det nye feltet ligger inntil
våre lekeplasser og at det påregnes at beboere også vil benytte våre felles lek og
fotballareal uavhengig av en eventuell fremforhandlet avtale. Styret ser det derfor som
hensiktsmessig å få etablert en avtale om bruk og fordelinger av kostnader for våre
fellesarealer. SignalenefraTrondheim kommune er at en slik avtale vil kunne påvirke
kommunens krav til utbygger for opparbeidelse av grøntareal i Øvre Være, og kan være
med på å sikre et mer helhetlig tilbudfor hele Væretrøas beboelse. En slik avtale vil
kunne gi gj-endelaget en engangskompensasjon samt bidra til årlig vedlikeholdsutgifter
på felles lek og fotballareal. Verdien på en slik engangskompensasjon vil etter all
sannsynlighet være avhenging beskaffenhet til lek og fotballarealene.
Styret har kommet frem til at det bør kreves et engangsvederlag og en form for
årlig bruks- og vedlikeholdsavgift. Styret er fremdeles noe usikker på størrelsesorden av kompensasjonen.
Side 3
Advokat Erik Fjeld har sagt seg villig til å delta i forhandlingsmøter og
utarbeidelse av avtale vederlagsfritt for grendelaget.
Det nye feltet blir ikke tilknyttet grendelagets vei-, vann- og kloakk-anlegg.
Avtalen gjelder kun bruksrett til fellesarealer.
Bjørn Smedsrud har vært i kontakt med arkitekt (utsender av nabovarsel).
Oppstartstidspunkt ennå uklart. Det presiseres at veien må være utbedret før
bygging kan startes. Styret vil være aktiv i prosessen fremover, både i forhold til
utbedring av vei og utbyggingen for øvrig.
Styret kommer ikke til å svare på nabovarsel på vegne av nærmeste naboer.
Hver enkelt må besørge dette.
Forslag 1:
Videreføring mandatet til forhandlinger med utbygger av Øvre
Væretrøa om bruk av felles leke- og fotballareal.
Generalforsamlingen gir styretfullmakt til åfremforhandle et utkast til
avtale med utbygger i Øvre Væretrøa for bruk og kompensasjon for
Væretrøa grendelags felles lek og fotballareal. Avtaleutkastet skal
godkjennes av generalforsamlingen i grendelaget.
Forslag 1 ble enstemmig vedtatt.
Sak 2
Videreføring av forvaltningsplan for grøntareal
Som beskrevet under årsberetningen, ble ikke alle de prioriterte områdene helt
ferdigstilt. Områder som fortsatt gjenstår er:
• Fullføre Område 2 og Område 3.
• Rydding av undervegetasjon i tidligere prioriterte områder.
Tiltakene skal iverksettes i dialog med Risstad og nærmeste naboer.
Nærmeste naboer blir informert i forkant for å kunne påvirke hva som skal
gjøres i feltet.
Avtalen med Risstad innebærer at han tar ned trær, kvister og tar med seg det
virket han ønsker. Kvistene skal samles og kastes av grendelagets beboere.
Det ligger igjen mye kvist både i område 3 og 4 etter skogryddingen. Det betyr
mye arbeid som må gjøres på dugnadsarbeid. Det foreslås å kontakte Risstad for
å sjekke muligheten for å få fjernet det meste med maskiner. Styret tar dette
videre.
Styret hadde også til hensikt å gjennomføre skogrydding i område 2 i løpet av
2011. Arbeidet ble forskjøvet pga kapasitet. Håper å kunne videreføres i 2012.
Forslag 2:
Videreføring av forvaltningsplan for grøntareal
Side 4
Generalforsamlingen ber styret om å videreføre forvaltningsplanen ihht
prioriterte områder innenfor en budsjettramme på kr 30.000.
Kostnadene dekkes over driftsbudsjettet i 2012.
Sak 3
Forslag 2 ble enstemmig vedtatt.
Feltkontakter
For 10-15 år siden var feltkontaktene ansvarligfor hver sin del av fellesområdene,
samt å kalle inn til dugnad i sitt felt når det var behov. Dette ble etablert ved oppstarten
av Grendelaget og har tidvis fungert bra. I løpet av de senere årene har viljen til
dugnad svunnet hen i Væretrøa. Altfor ofte er det få, og gjerne de sammen mennesker
som går igjen på dugnader. Videre er det ikke dugnader i feltkontaktregi, men mer i
regi av styret. Situasjonen er slik at Feltkontaktene ikke har noen reelle oppgaver i dag.
Den enkelte beboer henvender seg ikke tilfeltkontakten, men til styret ved behov.
Styret er etter lang tids diskusjon kommetfremtilfølgende forslag;
Ordningen medfeltkontakter avvikles i sin helhet. I stedet for foreslås det at styret
utvides med en representant, for å dekke opp arbeidsoppgaver knyttet mot fellesareal.
Samtidig må punkt 5.1 i vedtektenefra2006 tas ut;
For å bistå styret i dets arbeid og som kontaktpersoner for de enkelte felt, velges en
representantfrahvertfelt.
Dersom ordningen rundt feltkontakter fungerer så er dette et godt tiltak ifht
dugnadsinnsats, sosialt, og fremmer godt naboforhold. I løpet av de senere årene
har det imidlertid vist seg å være vanskelig å gjennomføre.
Forslag 3:
Avvikling av feltkontakter
Styret anbefaler at feltkontaktordningen avvikles, styret utvides med en
representant og at punkt 5.1 i vedtektene tas ut.
Punkt 4.1 i vedtektene endres til:
Til å administrere de oppgaver som er av felles interesse for beboerne i
grendelaget velges et styre. Styret består av leder, sekretær, kasserer og
tre styremedlemmer. Styret kan hvis spesielle forhold tilsier det, utvides
med en eller flere medlemmer.
Forslag 3 ble vedtatt med 15 stemmer for, 7 stemmer mot.
Sak 4
Reasfaltering i øvre felt
Vegsløyfen fra nr 62 til nr 72, er den som har mest behov for å bli reasfaltert.
Spesielt ved nedkjøringen ved nr 72 har den gamle asfalten blitt brutt opp.
Det er satt opp en kostnadsramme på. kr 200 000 for gjennomføring av dette
tiltaket. Styret har innhentet tilbud fra to entreprenører som ser ut til å være
ganske likelydende.
Side 5
l
Etter befaring anses sløyfa v/nr. 72 som mest kritisk og vil evt. bli tatt i løpet av
sommeren. Arbeidet inkluderer nedsunket kum v/71. Det anmodes om å ta med
hull i vei v/78 samtidig.
Forslag 4:
Reasfaltering i øvre felt
Generalforsamlingen gir styret mandat til få foreta reasfaltering av
veibanen i øvre del: Væretrøa 62-72 innenfor en budsjettramme på
200 000 NOK. Reasfalteringen finansieres over driftsbudsjettet 2012
Forslag 4 ble enstemmig vedtatt.
Sak 5
Økning av grendelagsavgiften
Budsjettforslaget for 2012 er stilt opp med to alternativer, ett med
videreføring av samme årsavgift som for 2011, og et med høyning av
årsavgiften med kr 500.
Begrunnelse: Vi registrerer en stadig økning i kostnadene ved drift av
grendelagets aktiviteter, spesielt ved sommer- og vintervedlikeholdet, ellers
også, for eksempel ved innkreving av grendelagsavgiften, ved tømming av
septik, ved endring av margin på Nibordilknyttede lån, ved leie av
containere, ved eiendomsskatt, ved forsikring, ved postboksleie osv, osv.
Den viktigste grunnen til forslaget om økning, ligger i ønsket om å få styrket
grendelagets egenkapital, spesielt på fondskontoen, slik at vi kan stå bedre
rustet i forhold til akutte hendelser som knyttet til kloakknettet, samt
forventet nødvendig utskifting av lysarmaturer langs hele veinettet, ved
gradvis overgang til ledlys.
Dernest er en kontinuitet i reasfalteringen av de veiene som står igjen med på
å begrunne forslaget. Vegsløyfen fra nr 62 til nr 72 ser ut til å. være den som
har mest behov for å bli reasfaltert. Det er satt opp en kostnadsramme på kr
200 000 for gjennomføring av dette tiltaket.
Styret har ikke tilrådd ekstraordinær
ovenstående punkter
nedbetaling av lån blant annet ut fra
Det vises til oppsett av budsjettforslag for 2012 med merknader.
For styret har operatørsiden ved vintervedlikeholdet vært et vanskelig
område. Styret regner med at en ny avtale med ny operatør vil gi en bedre
løsning, men det fører til en merkbar kostnadsøkning i budsjettforslaget for
2012.
Ut over dette legger styret fram et budsjettforslag for 2012 basert på
regnskapet for 2011, se også noter knyttet til framlegget.
Ingen kommentarer.
Forslag 5:
Økning av grendelagsavgiften
Grendelagsavgiften økes fra dagens 3500pr.år
til 4000 pr.år
Forslag 5 ble enstemmig vedtatt.
Sak 6
Budsjett 2012
Styret har lagtfram etforslag til budsjett som punkt 6 på dagsorden.
Nummereringen av noter til regnskapet er blitt feil i sakspapirene. Det henvises
til å lese overskrifter for å følge punktene.
Inntekt Grendelagsavgift for beboere i Bergstua som har kommet tilflyttende i
2011 er ikke medtatt da antallet ennå ikke er kjent for styret.
Dersom tippemidler ikke mottas i løpet av 2012 vil budsjettet ende opp med et
resultat på -83.000. Signalene som nå er mottatt er at det vil ta noe tid før
tippemidlene kommer.
Regnskapsmessig blir det riktig å la posten ligge som en fordring i inneværende
år.
Forslag 6:
Budsj ett 2012
Generalforsamlingen vedtar styrets budsjettforslagfor 2012
Forslag 6 ble enstemmig vedtatt.
Pkt 7
VALG
Generalforsamlingen vedtok at feltkontaktordning og styresammensetning
opprettholdes dette året. Feltkontakter avvikles således fra neste år og
styresammensetning utvides først fra neste år. Vedtak i pkt 3 trer i kraft i 2013.
Forslag 7:
Valgkomiteens innstilling
Styret
Styreleder:
Kasserer:
Styremedlem:
Styremedlem:
Styremedlem:
Revisorer
Anne Lee Mjøsund
Kjell Jensen
Bjørn Gunnar Redergård
Gry Skrove
Bjørn Magne Smedsrud
Arnfinn Volden
Knut Petter Haugdal
135
145
63
12
80
21
89
(lår)
(G)
(ny)
(lår)
(lår)
(lår)
(ny)
Side 7
Feltkontakter:
A-Felt :
Stig Arve Haugen
B-Felt
Odd Moen
C-Felt
Frode Tønne
D-Felt :
Wenche Stålby
Ole Strand
E-Felt
F-Felt:
Ola Vestby
Jøm Engberg
G-Felt :
Arne Otto Vedvik
H-Felt :
I-Rekkehus/Enebolig: Gunn Wold
Lars Åge Nysæther
J-Felt:
15
60
27
38
22
65
84
96
137
159
(lår)
(G)
(G)
(G)
(G)
(ny)
(G)
(G)
(ny)
(ny)
Valgkomite: Bjørn Mjøsund
Ivar Lauritzen
Stig Arve Haugen
63
32
15
(lår)
(G)
(lår)
Forslag 7 ble enstemmig vedtatt.
/ C, OY, /l
Trondheim,
Trondheim,
A l f Kåre Karoliussen
Bjørn Gunnar Redergård
Side 8