Transcript Ole Stian Hovland - Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane

Arkivplan
Kva har me?
Kva treng me?
Korleis skal me gjera det?
www.sfj.no
Arkivplan
• Kva har me?
– Svært mykje arbeid er gjort i svært mange
kommunar.
– Me har eit verktøy som gjer arkivplanen
tilgjengeleg og lett å bruke
– Me kan utveksle erfaringar og dele innhald
undervegs
– Ingen er heilt i mål, slik eg ser det.
www.sfj.no
Arkivplan
• Kva treng me?
– Ein plan som følgjer lovverket
– Ein plan som er brukandes
www.sfj.no
Arkivplan
• Arkivforskrifta
• Praktisk behov
– § 2-2: Eit offentleg organ
skal til ein kvar tid ha ein
ajourført samleplan, ein
arkivplan, […].
www.sfj.no
– Styringsverktøy for å
kvalitetssikra og
effektivisera dokumenthandsaminga og arkiva i
ein kommune eller
fylkeskommune
– Rutinar og strategiar
som sikrar
dokumentfangsten
Arkivplan
• Kva treng me?
– Me er pålagde å følgja lover og forskrifter
– Me treng eit verktøy for å kvalitetssikra:
• Arkivdanningsprosessen
• Periodedeling, bortsetting og avlevering
– Me treng eit oversyn for brukarar av arkivet i notid
og for brukarar av arkivet i framtida
www.sfj.no
Kontaktkonferansen 2010 Ole Stian Hovland
Kva skal ein arkivplan innehalda?
• Arkivforskrifta § 2-2, § 2-6, § 2-14 og § 3-12
§ 2-6 Journalføring og
§ 2-2 Arkivplan
§ 2-14 Anna elektronisk
anna registrering
§ 3 -12 Journalperiodar
Eit offentleg organ skal
arkivmateriale
til kvar tid ha ein
Arkivplanen skal
Leiinga for organet kan
ajourført samleplan, innehalde eitFor
elektroniske
register
og
fullstendig
fastsetje
at enkelte delar
ein arkivplan, som
og ajourført databasar
oversyn krevst det ikkje
av sakarkivet (t.d.
viser kva arkivet
arkiveksemplar
på
papir.
Men
over dei systema som
personalmapper)
skal
omfattar og korleis det blir nytta til systema
som
dei
inngår
i,
skal
journalføring
haldast utanfor
er organisert.
vere
godt
nok
dokumenterte
til at eller følgje
og eventuelle andre
periodiseringa
Arkivplanen skal også former for registrering
materialet kan nyttastsærskilde
også etterprinsipp for
vise kva slags
overføring til arkivdepot,
jf. kap.
av saksdokument.
periodisering.
Slike unntak
instruksar, reglar,
V.
Dokumentasjonen
skal
inngå
i
Elektroniske system skal
skal spesifiserast i
planar m.v. som gjeld vere fullgodtarkivplanen
arkivplanen.
for arkivarbeidet.
dokumenterte.
www.sfj.no
7
Kva skal ein arkivplan innehalda?
• Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige
bestemmelser om behandling av offentlige
arkiver, kap. 9 § 3-2 og 3-3.
§ 3-3. Interne ansvarsforhold og rutiner
Før systemet tas i bruk, skal det være etablert et apparat og retningslinjer for å
administrere og ajourholde brukerrettigheter til systemet. Det skal utarbeides instruks som
§ 3-2. Oppbygning og bruk av det
beskriver følgende ansvarsforhold og rutiner så langt disse er relevante for bruk av
elektroniske arkivet
systemet:
1) ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og
Før systemet tas i bruk, skal det være
arkiveringsfunksjoner
2) hvilke spesifikke
registreringsog arkiveringsrettigheter
utarbeidet
en instruks
for organet somsom tildeles ledere og
saksbehandlerebeskriver oppbygningen og bruken av det
3) ansvarsforhold
og prosedyrer
for registrering
og arkivering
elektroniske
arkivet.
[…] Arkivplanen
skal av saksdokumenter som
sendes og mottas som e-post
inneholde oversikt over arkivstrukturen,
4) ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokumenter til arkivformat,
herunder eventuell inndeling
i arkivdeler.
herunder tidspunkt for konvertering (forts.)
www.sfj.no
8
Kontaktkonferansen 2010 Ole Stian Hovland
Kva skal ein arkivplan innehalda?
• Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige
bestemmelser om behandling av offentlige
arkiver, kap. 9 § 3-2 og 3-3.
(forts.)
5) operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne
papirdokumenter
6) ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og den elektroniske arkiveringen
7) dersom digital signatur anvendes: regler og rutineopplegg for bruken
8) rutiner som definerer opplegg og ansvar for:
- fordeling av dokumenter,
- retting av registrerte journal- og arkivopplysninger,
- avskrivning av ferdigstilte dokumenter,
- vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet,
- registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette.
9) nødprosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift
www.sfj.no
9
Kontaktkonferansen 2010 Ole Stian Hovland
Kva skal ein arkivplan innehalda?
• Rutinar
• Oversyn
Bør dekke alle oppgåver som rører ved
dokumentet sin veg gjennom
Bør
dekke ansvarsforhold, innhald,
organisasjonen.
systemrelasjonar/ plassering,
bevaringsvurdering m.v. Eit godt oversyn gir
store fordeler ved bortsetting og avlevering.
www.sfj.no
10
Arkivplan
• Kva treng me?
– Eit oversyn skal seia noko om:
•
•
•
•
•
Kva arkiv finst i organet?
Kva system er i bruk?
Kva slags informasjon blir lagra i systema
Er den unik? Er den arkivverdig
Er fagsystema integrerte med andre system, kva
dokumentasjon vert overført mellom systema?
– Tilfredsstiller systema og rutinane lovkrava?
www.sfj.no
Arkivplan
• Korleis skal me gjera det?
– Fylkesarkivet sitt mål:
• Forankra i leiinga
• Definert prosjekt i forhold til styring, ressursar og
målsetjingar
www.sfj.no
Arkivplan
• Korleis skal me gjera det?
– Det er kommunen/fylkeskommunen sjølv som lyt
styre arbeidet
• Arkivleiar prosjektleiar og ansvarleg for gjennomføring
–
–
–
–
Organisering
Planlegging
Innkalling til møter
Rapportering
www.sfj.no