Transcript Hvordan kan arkivplan bli et nyttig verktøy i arkivarbeidet?

Arkivplan
Hvordan kan arkivplan bli et nyttig
verktøy i arkivarbeidet?
Tema
• Hva er en arkivplan?
• Hvorfor er det viktig å ha en arkivplan?
• Hvordan organisere arkivplanarbeidet?
Hva er en arkivplan?
• Oversikt over hva arkivet omfatter
• Oversikt over hvordan arkivet er organisert
• Oversikt over rutiner, lover, instrukser og
planer som gjelder for arkivarbeidet
• Arkivplan.no
Hvorfor er det viktig å ha en arkivplan?
GJENFINNING
• Arkivplan er et redskap som hjelper oss til å
holde oversikt over hva arkivet inneholder,
hvordan arkivet er bygget opp, og hvor det er
plassert
Hvorfor er det viktig å ha en arkivplan?
• Arkivplan er et oppslagsverk som samler både
arkivbestand, rutiner og lovverk på ett sted
Hvorfor er det viktig å ha arkivplan?
• Arkivplan er et viktig planleggings- og
styringsredskap for både det daglige og
langsiktige arkivarbeidet
Arkivloven §6
• «Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse
skal vera ordna og innretta slik at dokumenta
er tryggja som informasjonskjelder for samtid
og ettertid.»
• Arkivplan hjelper oss til å ivareta vårt
arkivansvar
Arkivplan er også i seg selv lovpålagt…
Arkivforskriften §2-2:
«Eit offentleg organ skal til ei kvar tid ha ein
ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva
arkivet omfattar og korleis det er organisert.
Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar,
reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet.»
Minimumskrav til arkivplan
– Med utgangspunkt i kravene som arkivloven
med forskrifter stiller til innhold i
arkivplanen
Arkivforskriften §2-2:
• Arkivplanen skal inneholde en oversikt over
hva arkivet omfatter og hvordan det er
organisert
• Eksempel fra arkivplan.no
Arkivforskriften §2-2 fortsetter…
• Arkivplan skal inneholde oversikt over lover,
planer, instrukser og rutiner som gjelder for
arkivarbeidet
Arkivforskriften §2-6
• Arkivforskriften §2-6
– Arkivplan skal inneholde en fullstendig og
ajourført oversikt over systemene som blir brukt
til journalføring og andre former for registrering av
saksdokument.
– Elektroniske system skal dokumenteres
– Eksempel fra arkivplan.no
Arkivforskriften §3-12
• Arkivplanen skal inneholde beskrivelse av
avvik fra «vanlig periodisering», som kan
legges inn på serienivå i arkivplan.no
Riksarkivarens forskrift §3-1
• All blanding av papirbasert og elektronisk
arkivering skal være dokumentert i
arkivplanen på feks. serienivå
Riksarkivarens forskrift §3-2
• Arkivplanen skal inneholde oversikt over
inndelinger i ulike arkivdeler i det elektroniske
systemet
• Eksempel fra arkivplan.no
Riksarkivarens forskrift §3-4
• Dersom kopibok kan sløyfes for en eller flere
arkivdeler skal dette dokumenteres i
arkivplanen, for eksempel under arkivserier
En oppsummering av
minimumskravene til en arkivplan
• Registrere arkivseriene
– Her beskriver en også avvik fra vanlig
periodisering, blanding av arkivering på papir og
elektronisk og evnt. sløyfing av kopibok
• Registrere elektroniske arkivsystemer
– Her beskriver en også inndeling i arkivdeler
• Legg inn rutiner, instrukser, lovverk og planer
Hvor begynner vi?
• Det viktigste først!
• Hva med tid?
Arkivplanprosjekt som i Trondheim
kommune?!
• Prosjektorganisering av arkivplanarbeidet
– Med vedtak som satte nødvendige ressurser til
rådighet
– Tidsramme
– Framdriftsplan
– Rapportering
Når det viktigste er på plass…
• Legg f.eks. inn
– Administrativt organisasjonskart
– Historikk
– Depotordning
– Arkivfaglig utdyping
Hvor skal arkivplanen publiseres?
• Intranettet?
• Kvalitetssystemer?
• Det kan være nyttig for hele organisasjonen å
ha tilgang til rutiner, lovverk og arkivbestand
Ferdig???
• Blir aldri ferdig…
• Arkivplanen oppdateres en gang i året
• Journalføring i forbindelse med periodisering
• Så lenge grunnmuren er lagt er det bare å
bygge på