Transcript Presentasjon - Sogn og Fjordane fylkeskommune
Skipingsmøte
Skei Hotell, 11. mars
eHandel
10.00
10.10 10.30
10.45
11.00
11.30
Dagsorden
Velkommen – v/innkjøpssjef Siri Ringheim Heggenes Presentasjon av deltakarane v/deltakarene
Vegen frå til nå Forventingar og ting som uroar
Kva er elektronisk innkjøp v/Arve Sandvoll frå Difi Pause Presentasjon av prosjektplanen v/prosjektleiar Katrine Wilson
Mål Gevinst/nytte Framdriftsplan Organisering Roller og ansvar Økonomiske rammer
Gruppearbeid. Kva betyr dette for min kommune?
Gevinstplan Organisering www.sfj.no
12.00
13.00
Lunsj Plenumsdiskusjon av prosjektplanen v/prosjektleiar Katrine Wilson 14.00 14.10
14.25
Pause Vedta prosjektplanen
Mål Organisering Framdriftsplan
Prosjektvegvisaren til Difi v/Arve Sandvoll frå Difi 14.40
14.55 Kva skal min kommune gjere i nærasta framtid v/prosjektleiar Katrine Wilson
Leverandøranalyse Buyer-setup
Takk for nå
Kl 15 - 16 Etter møtet vil Visma gi ein presentasjon av løysningen for dei som er interessert/ikkje har sett det tidligare www.sfj.no
Målet med innføring av eHandel
www.sfj.no
…. betre styring med innkjøp mot rammeavtalar og budsjett …betre, enklare og sikrare innkjøp gjennom elektronisk kopling mellom kjøpar og leverandør www.sfj.no
www.sfj.no
Toppen!?
Sjå litt glade ut da!
www.sfj.no
Godt på veg heim – endelig glade og fornøgde!
Delmål
• • • • Kartlegge innkjøpsprosessen i den enkelte kommune Lage og innføre nye rutinar for innkjøp Innføre og ta i bruk eHandelsplattformen med så mange leverandørar som praktisk mogleg. Spesielt – leverandørar vi har rammeavtaler med – leverandørar som allereie er aktivert på eHandel – leverandørar av stor verdi – leverandører vi har mange transaksjoner med På sikt, ta i bruk eHandelsplattformen på alle innkjøp www.sfj.no
• • •
Effektmål / gevinstar
Færre og definerte bestillarar Lavere transaksjonskostnader og ressursbruk gjennom automatisering Færre feil i fakturaprosessen • • • Større lojalitet mot rammeavtaler Betre planlegging av innkjøp og reduserte innkjøpskostnadar Kvar kommune skal få eit system tilpassa deira kvardag som dei kan vere nøgd med • • • Betre budsjettkontroll Færre feilaktige bestillingar (ulovlige direktekjøp og feilkommunikasjon) Betre statistikkgrunnlag (styringsinformasjon til leiinga) www.sfj.no
…forslag til eit konkret mål
Innan 1 år: årleg ordrevolum : 15% av berekningsgrunnlaget Innan 1 år: årleg ordrevolum : 25% av berekningsgrunnlaget Berekningsgrunnlag = Sum Driftskostnadar *0,25 www.sfj.no
Prosjektplan - framdriftsplan
1.kv
2013 2.kv
3.kv
4.kv
1.kv
2.kv
2014 3.kv
4.kv
AKTIVITET Visma-kommunar
Planlegging og førebuing Integrasjonsarbeid Leverandøraktivering Kursing/ta systemet i bruk Feilretting Vanleg drift www.sfj.no
Organisering
Prosjekteigar kommune Prosjekteigar kommune Prosjekteigar kommune Prosjekteigar SFj fk Styregruppe Prosjektleiar: Katrine Wilson Prosjektgruppe Prosjektleiar kommune Prosjektleiar kommune Prosjektleiar kommune Arbeidsgruppe Prosjektleiar SFj fk Arbeidsgruppe www.sfj.no
Organisering
Prosjekteigar kommune Prosjekteigar kommune Prosjekteigar kommune Prosjekteigar SFj fk Styregruppe Prosjektleiar: Katrine Wilson Prosjektgruppe Prosjektleiar kommune Prosjektleiar kommune Prosjektleiar kommune Arbeidsgruppe Prosjektleiar SFj fk Arbeidsgruppe www.sfj.no
Roller og ansvar
• • • • Prosjekteigar – ansvar for avgjersler om igangsetting, vidareføring og avslutning finansieringa at styrande dokumenter vert følgd at gevinstar vert realisert www.sfj.no
www.sfj.no
Styregruppa
• • •
Styregruppa har ansvar for at…
prosjekteigars behov vert følgd. Kan avgjere endringar av prosjektets innhald, organisasjon og budsjett på vegne av prosjekteigar prosjektleiar har kontroll over framdrifta prosjekteigarane tar sitt ansvar www.sfj.no
Prosjektleiar skal
• • • • • • • kommunisere med alle partar rapportere til styregruppa om framdrift og ressursforbruk anvende leiingsprodukta som skildra av Difi leggje ut gjeldande rammeavtalar (SFFI) i eHandelsplattformen leggje til rette for analyse- og forbetringsarbeid ta ansvar for leverandørkontakt (SFFI) organisere felles opplæring www.sfj.no
Prosjektgruppe skal
• • • sørgje for framdrift i sin region i høve til framdriftsplan sparringspartner og rådgjevar for prosjektleiar bidra med å samordne opplæring www.sfj.no
• • • • • Prosjektleiar i ein kommune skal gjere nødvendig analysearbeid endringar i innkjøpsrutinar, til dømes for bestilling, ordremottak og godkjenning sørgje for at føresetnadane i prosjektet er på plass, slik som registrering i elma, felles kontoplan osv.
systemansvar for dei deler av løysinga som ikkje vert dekka av SFFI (eigne leverandørar og interne brukarar) vere kontaktpunkt mellom overordna prosjektleiar og eigen prosjekteigar • • (Arbeidsgruppe) faglege innspel eller innspel på vegne av brukarar relevante arbeidsoppgåver www.sfj.no
Felles budsjett
2013 Inntekter
Tilskot frå Difi til løn til prosjektleiar Overføring frå Innkjøpstenesta SFj
Sum inntekter
650 000 100 000
750 000 Utgifter
Løn prosjektleiar Reise- og møteutgifter prosjektleiar Møtekostnadar skipingsmøte Diverse
Sum utgifter Resultat
650 000 50 000 15 000 35 000
750 000 0
www.sfj.no
2014 2015
650 000 100 000
750 000
650 000 85 000
735 000
650 000 50 000 650 000 50 000 50 000
750 000
35 000
735 000 0 0
Utgifter for ein kommune
2013 2014
Investeringsutgifter Kostnadar tilknyting til eHandelsplattformen Visma Enterprise eHandel Driftsutgifter Årleg abonnementsavgift eHandelsplattformen kr 20 000, start 1. sept Årleg avgift integrasjon eHandelsplattformen Årleg lisens Visma Drifting av Visma Reise-, møte-, diverseutgifter til prosjektet
SUM utgifter
60 000 ?
5 000 ?
?
?
2 400 ?
20 000 9 600
?
2015
20 000 9 600
?
www.sfj.no
Inntekter
Mulig å søke Fylkesmannen om fornyingsmidlar
Søknadsfrist 1. juni http://www.fylkesmannen.no/Sogn-og-Fjordane/Kommunal-styring/Kommunal-fornying/ www.sfj.no
www.sfj.no
Diskusjon
www.sfj.no
Kva skal min kommune gjere i næraste framtid?
www.sfj.no
Leverandøranalyse
Kva leverandørar ønskjer vi å handle med å eHandelsplattformen?
• • • • • Rammeavtaler Rammeavtalar med stor lekkasje Leverandørar med stort ordrevolum Leverandørar med mange fakturaer Leverandørar med mange bestillarar www.sfj.no
SFFI rammeavtalar
Leverandøraktivering
Ansvar: SFFI administrator Ansvar: Lokal administrator Andre rammeavtalar/ leverandørar Leverandørar aktivert på eHandels plattformen www.sfj.no
Leverandøraktivering
Leverandør analyse Samhandlings avtale med leverandørar Trigger dokument til CapGemini CapGemini skriver avtale med leverandør Leverandør vert aktivert www.sfj.no
Buyer-setup
• • • • • Treng Namn på ein person som skal ha lov til å ta kontakt med support hos CapGemini (helst med en felles-e-postadresse) + ein leiar (eskalering) Namn på administrator Namn på teknisk kontaktperson IP-adresser Vilkår for levering mm – vurderingar i kommunen www.sfj.no
…andre ting
• • • Må være i Elma-registeret Innkjøpsroller i Visma osv www.sfj.no
Prosjekt kodeknekk-
hindringer
???
EHandel sprer om seg!
www.sfj.no