Transcript Presentasjon

Effektivitet på dine premisser
Visma Enterprise - ehandel
Systemplanlegging
Agenda
• Presentasjon
• Hvorfor ehandel
• Hva er ehandel – kort intro
• Hvilken prosess anbefales for å få en god implementering
• Hva er de viktigste suksessfaktorene for å få en vellykket implementering
• Hva er fallgruvene – hvordan kan de unngås
• Alternative bestillingsmåter i eHandel
Hvorfor eHandel
Hvorfor ehandel
• Bedre kontroll over hele kjøpsprosessen.
• Økt avtalelojalitet og bedre pris- avtalebetingelser.
• Lavere bytte - / transaksjonskostnad ved skifte av leverandør.
• Bedre styring på hva som skal bestilles og hva som er bestilt.
• Tidsbesparende - mer tid til hovedoppgavene.
Hvorfor ehandel
Økonomiske prosessgevinster
•
•
•
•
•
avtaleprodukter prioriteres
lavere transaksjonkostnader
færre manuelle rutiner
bedre økonomistyring
lavere tidsbruk i fakturabehandlingen
Hvorfor ehandel
Effektiviseringsgevinster
• Ett bestillingsbilde å forholde seg til, uavhengig av antall leverandører.
• Reduksjon i antall nettbutikker og varekataloger brukere har å forholde seg til.
• Oversikt over hva som er bestilt via ehandel.
• Mer kontroll med leverandørene gjennom f.eks. oversikt over prisavvik og
produktavvik fra leverandøren sin side.
• Bedre oversikt over anbudsprodukter.
• Planlegge innkjøpene, og lage handlelister.
• Redusere / fjerne behovet for ”løp og kjøp”.
• Kan benyttes som rekvisisjonsblokk, med utskrift eller e – post.
Hvorfor ehandel
• Kan stille strenge krav til leverandør og varekatalog gjennom bl.a. bedre
priskontroll.
• Bedre sporbarhet / leveringssikkerhet og økt avtalelojalitet.
• Mulighet for forhåndskontering.
• Økt innkjøpskompetanse hos bestillere ved å kjøpe riktige produkter.
• Enklere, bedre og sikrere innkjøp
• Etterlevelse av LOA (Lov om Offentlige Anskaffelser)
Hva er ehandel – kort intro
• Elektronisk handel kan defineres som (Stortingsmelding 41,1998-99, om
elektronisk handel og forretningsdrift):
• ”Med elektronisk handel og forretningsdrift menes alle former for
kommersielle transaksjoner og forretningsvirksomhet over elektroniske nett.
Disse transaksjonene kan være knyttet til bestilling, betaling og levering av
fysiske varer og tjenester, men kan også omfatte overføring av digitaliserte
varer og tilgang til tjenester”
Hvilken prosess
anbefales for å få en
god implementering
Prosess
• Aktivitetsplan
• Oppnevn systemansvarlige og superbrukere (husk back–up)
• Etablere avtale med Ehandelsplattformen
• Piloter – finn motiverte brukere (ofte gode ambassadører i den videre
utrullinga). Få med IT-avdelingen som en av pilotene.
• Lag en utrullingsstrategi for driftsenheter og for leverandører i virksomheten.
• Avsett nødvendig tid for interne ressurser, samt sørge for en god plan
for informasjon, utrulling og opplæring.
Prosess
• Forventningsavklaring (fokuser på hele elektroniske verdikjeden)
• Organisasjonsendring
• Viktig å kjenne noe til egen organisasjon (bestillerkompetanse)
• Benytt innføring av ehandel til en generell gjennomgang av innkjøpsorganisasjonen
• Gjennomfør analyse av dagens situasjon (fullmaktsstruktur, hvem har myndighet til å
handle)
• Finnes det gode rutiner på hvem som kan handle hva?
• Er det klare rutiner for attestasjon og anvisning
• Få en oversikt over event. organisasjonsendringer prosessen vil medføre
• Økt ledelsesfokus på innkjøp ved bl.a. fullmaktsstrukturen endres gjennom en
formalisering av hvem som har bestillingsfullmakt og ansvar for innkjøpene
Brukeraktivering
• Hvilke brukersteder skal involveres (pilot)
• Superbrukere
• Plan / takt for utrulling
• Opplæring (felles eller individuell)
• Interne rutinebeskrivelser
Leverandøraktivering
• Hvilke leverandører skal aktiveres og når (katalog, ekstern nettbutikk, fritekst)
• Hvilke leverandører skal aktiveres via Ehandelsplattformen
• Baseres på erfaring og leverandørstatistikk
• Infomøter med leverandører
• Samhandlingsavtale med aktuelle leverandører
• Triggerdokumenter
• Legg inn kriterier i alle nye anbudskonkurranser om at leverandører som blir
tildelt kontrakt skal tilby ehandel via Ehandelsplattformen
• Info : www.anskaffelser.no
Hva er de viktigste
suksessfaktorene for å
få en vellykket
implementering
Suksessfaktorer
• Sørge for forankring i ledelsen ved innføring av ehandel.
• Like mye et organisasjonsprosjekt som innføring av et ehandels – system.
• Tilstrekkelig med prosjektressurser. Ikke venstrehånds-arbeid.
• Få med positive piloter, og få til et godt samarbeid med pilotene.
• Lag enkle brukerveiledninger og gode utrullingsplaner.
• Motivering i prosessen (ris/ros). Hvordan få organisasjonen til å ta i bruk
systemet – belønning
Suksessfaktorer forts…
• Viktig med jevnlige målinger i bruken av systemet. Har vi spart noe? Bør
rapporteres jevnlig på linje med annen rapportering i virksomheten.
• Ha jevnlig oppfølging av brukere – ”Hold fokus”
• Fokusere på bruken av systemet, med bl.a. bistand til brukere.
• Få flere til å bruke systemet, samt redusere antall bestillere.
• Få et sterkere press fra ledelsen slik at de bistår med å ha fokus og holde
trykk på bl.a. brukere
• Stille strengere og større krav til leverandører med bl.a. varekatalog,
prefererte produkter, m.m.
• Ytterligere fokus på prefererte produkter mot brukere.
• Få flere leverandører med på elektronisk faktura via aksesspunkt
Hva er fallgruvene –
hvordan kan de unngås
Fallgruver
• Ikke tilstrekkelig med interne ressurser – avsett tilstrekkelig med tid for
systemansvarlige og superbrukere
• Må påregne mer trykk sentralt i administrasjonen
• Tillate ”løp- og kjøp”
• Anviser må være på plass for å kunne bestille – avtale bestillingsrutiner
• Fraværende varemottak medfører mer arbeid for regnskap – viktig at
varemottak foretas til korrekt tid og sted
• Dersom faktura ikke stemmer, medfører det avviksbehandling av faktura –
rimelig avviksgrense
Fallgruver forts…
• Ikke nok oppfølging overfor brukere – tilgjengelighet og benytt
superbrukerbistand
• Ikke god nok plan for utrulling – følg vedtatt utrullingsplan. Ikke utsett
• Ehandel blir ikke prioritert høyt nok – ledelsesfokus og fokuser på hele
verdikjeden
• Leverandør har ikke varer på lager, eller bruker finner ikke produkt
• Katalogoppdateringer og vedlikehold – sørge for overlapp systemansvarlig
• Mangelfull informasjon og opplæring - Kjør oppfriskningskurs og kurs for nye
brukere (2x året?)
Prinsippskisse
Betaling
Bestilling
match
Leverandører
6. Fakturamottak
Innkjøpsordrer
Økonomi
Fakturabehandling
Pakkseddel
ATT
1. Lage
bestilling
2. Godkjenning
bestilling
3. Sende
bestilling
4. Ordrebekreftelse
9. Betaling
Ikke
match
5. Varemottak
ok
ANV
Sjekk mot ØKONOMI
- disposisjonsregnskap
- konteringsfullmakter
- beløpsgrenser
8. Saksbehandling
ikke
ok
Slettes/
retur lev
ATT
= Attestering
ANV
= Anvisning
Optimal fakturaflyt?
• Automatisk kobling mot elektronisk bestilling/ordre
Elektronisk
faktura
Skannes
«Tolkes»
Kontrolle
res
Konteres
Atteste
res
Anvises
Bokføres
Betales
Flytskjema
Ulike bestillingsmåter eHandel
Alternative måter å lage bestillinger på:
1. Katalog Ehandelsplattformen
2. Ekstern nettbutikk
3. Lokale kataloger
4. Fritekstbestilling
Søk og bestill effektivt i en Innkjøpsweb
Page 23
1) Katalog Ehandelsplattformen
•Leverandør lager elektroniske kataloger via
eHandelsplattformen (se anskaffelser.no) .
•Egner seg for produkter/tjenester som lar seg beskrive i en
katalog
Page 24
Katalog Ehandelsplattformen
Page 25
2) Ekstern nettbutikk
•Integrasjonsløsning mellom eHandel og ulike leverandørers
nettbutikker
•Egner seg for produkter/tjenester som kjennetegnes av
mange artikler og hyppige endringer av sortiment og
priser. Eksempelvis matvarer, frukt og grønt, it-utstyr,
bøker, blomster, etc.
Page 26
Ekstern nettbutikk
Page 27
3) Lokale kataloger
•Basert på Excelmal, alternativ til kataloger via
eHandelsplattformen.
•Egner seg for mindre/enklere kataloger fra eksempelvis
lokale leverandører, interne enheter (IT, Teknisk, Kantine,
etc).
Page 28
Lokale kataloger
Page 29
4) Fritekstbestilling
•Benyttes på alle typer kjøp/leverandører, hvor det ikke er
etablert katalog eller integrasjon mot nettbutikk, eller som
et supplement til disse.
•Alle fritekstbestillinger kan rutes via eHandelsplattformen.
Alternativt direkte til leverandør på epost.
Page 30
Fritekstbestilling
Page 31
Flere muligheter:
•Handlelister
•Vedlegg
•Smarte formular
•Godkjenning via mobile enheter
Page 32
•Spørsmål?
Page 33
Velkommen til oss!
Vi i Visma kan bistå med:
•
•
•
•
Forprosjekt
Innføringsprosjekt
Faglig bistand
Leverandørene tilbys hjelp og tjenester
Vi støtter hele innkjøpsprosessen!
Kontakt oss via http://community.visma.no
eller [email protected]
Takk for oppmerksomheten!
Page 34