Transcript Presentasjon frå Evry

FØYS kommunene
20 mars 2014
eHandel
Pilarer i eHandelsprosjektet
• http://www.anskaffelser.no/ehandel/elektroniskhandel/hvordan-innforeehandel
• Innkjøp
• Regnskap
• Systemteknisk
• Prosjektgjennomføring
2
Agenda
• Sette prosjektgruppen
• Prosjektgjennomføringsplan
• Risikoanalyse
• Overordnet løsningsbeskrivelse
• Fullmaktsmodulen
• Utrullingsplan
• Gjennomgang av oppgaver
• Eventuelt
3
Aktivitetsplan
4
Risikoanalyse
• I analysen skal risikofaktorer for å nå oppsatte mål identifiseres. For
hver risikofaktor skal sannsynligheten for at denne inntreffer vurderes.
Skalaen under benyttes
5
6
Overordnet løsningsbeskrivelse
• Fase 1 – Opprette rekvisisjon
7
Overordnet løsningsbeskrivelse
• Fase 1 – Bestille og levere
8
Overordnet løsningsbeskrivelse
• Fase 1 – Behandle faktura
Ordrenr/ressnr i faktura
 Ved ordrenr: Query på EI02 som finner rekvirent og oppdaterer
ext_ord_ref i aeiinvoiceinput med ressursnummer
 Gjøres om fra Innkjøpsfaktura til leverandørfaktura
 Distribueres på midlertidig interimskonto
 Behandles som leverandørfaktura
 Tilgang til varemottak, men ikke ’tvungen’ varemottak
9
Overordnet løsningsbeskrivelse
• Fase 2 – behandle faktura
10
Overordnet løsningsbeskrivelse
• Fase 2 – Behandle faktura
 MVA må ligge i filen (SUM)
 Ordrenr bestemmer behandlingskode (44)
Sum faktura (nettobeløp + mva) matches mot ordre
 IMS
 ’Tvungen’ varemottak
 Åpner opp for matching på detaljnivå
 Skal alle innkjøpsfaktura matches?
 Nytt skjermbilde for avviksbehandling
 Egne bokføringsjobber
11
Fakturamatching
• Fase 2
12
Organisasjon
• Ledelsesforankring
• Hvem skal kunne bestille
• Er bestiller = attestant
• Delegering
• Beløpsgrenser
• Informasjon
• Opplæring og veiledere
• http://www.anskaffelser.no/e-handel/elektronisk-handel/difi-somsamarbeidspartner/stotteteam
13
Utrullingsplan
• Big bang eller pilotering?
• Skjele mot leverandørfakturautrullingen
• Forskjellig utrulling Fase 1 og Fase 2?
14
Oppgaver
• Definere grenseskiller mellom innkjøp, regnskap og systemmessige
oppgaver
• Etablere avtale med CapGemini (ibx), og legge strategi for
leverandøraktivering
• Integrasjonsdokumentasjon og prosjektdeltakere CapGemini
• Leverandøravtaler
• Identifisere alle leveringsadresser og opprette lokasjonsverdier
• Fullmaktsstruktur og dokumentasjon av dette
• Legge bestillere og anvisere over i nye roller
• Knytte ressursrelasjoner
15
Oppgaver forts.
• Opprette artikkelgrupper
• Knytte artikler til artikkelgruppene
• Netto mva
• Brushe kontoplanen med konteringsregler
• Kontakte meldingsformidler og informere om tolking av mva
• Rydde i leverandørregisteret
• Registrere tpid på markedsplassleverandører
16