Transcript Content Workbench 3.0 Brukermanual for kjøpere

Content Workbench 3.0
Brukermanual for kjøpere
Publ. nr.: Versjon 1.0
Språk: Norsk
Innhold
Innhold
Velkommen ............................................................................... 1
Om IBX ........................................................................................................................................................1
Support .......................................................................................................................................................1
Logge inn på IBX serviceside ................................................... 2
Systemkrav .................................................................................................................................................2
Sikkerhet .....................................................................................................................................................2
Logg inn ......................................................................................................................................................3
Content Workbench .................................................................. 4
Katalogstatuser ..........................................................................................................................................5
Brukergrensesnitt ......................................................................................................................................6
Språk i brukergrensesnittet ......................................................................................................................6
Profil ............................................................................................................................................................6
Behandle organisasjon .............................................................................................................................7
Katalogadministrasjon ............................................................. 8
Søke etter kataloger ..................................................................................................................................8
Sortere resultattabellen ............................................................................................................................8
Godkjenn katalog .......................................................................................................................................9
Avvis katalog ............................................................................................................................................10
Utvid katalog ............................................................................................................................................11
Aktiver katalog .........................................................................................................................................12
Katalogopplysninger ...............................................................................................................................13
Historikk og status .................................................................................................................................13
Eierskap .................................................................................................................................................14
Innstillinger .............................................................................................................................................15
Produktliste ............................................................................................................................................16
Resultater...............................................................................................................................................17
Funger som leverandør ........................................................... 18
Last opp katalog ......................................................................................................................................19
Vis fremdrift ............................................................................................................................................20
Vis feilrapport .........................................................................................................................................21
1
Innhold
Avbryt opplastning ..................................................................................................................................22
Publiser katalog .......................................................................................................................................22
Katalogopplysninger ...............................................................................................................................23
Historikk og status .................................................................................................................................23
2
Velkommen
Velkommen
Om IBX
IBX er Europas ledende leverandør av tjenester og løsninger for effektivt salg. IBX
hjelper store og mellomstore bedrifter med å utvikle funksjonelle og rasjonelle
økonomi-, innkjøps- og betalingsfunksjoner. Blant IBX’ kunder finner du Ericsson,
Volvo Group, Skanska, SEB, Offentlig sektor Norge og Arla Foods.
www.ibxeurope.com
Support
IBX Service Desk mailadresser og skattefrie telefonnumre:
E-post:
[email protected]
Sverige:
Ring 020.313.200
Norge:
Ring 800.167.57
Finland:
Ring 0800.114.671
Danmark:
Ring 808.89.961
Storbritania:
Ring 0808.234.9169
Tyskland:
Ring 0800.181.1539
USA:
Ring 866.823.6518
Globalt:
Ring +46 8 5534.6000 (ikke skattefri)
IBX Service Desk holder åpent alle ukedager mellom 08.00 og 17.00 CET.
©2010 IBX
1
Logge inn på IBX serviceside
Logge inn på IBX serviceside
Systemkrav
Vi anbefaler sterkt at du bruker Microsoft® Internet Explorer 6.0 eller høyere,
alternativt Mozilla Firefox, for å unngå problemer. Internetthastigheten bør være på
minst 56 kbps (enkel bruker) eller 128 kbps (dersom minst to personer bruker systemet
samtidig).
Sikkerhet
Brukernavn og passord gis av IBX. Første gang du logger inn, bør du endre dette
passordet. Oppbevar passordet på et sikkert sted, og ikke del det med andre. Ikke bruk
en kombinasjon av bokstaver og tall det er enkelt å tenke seg frem til (navnet ditt,
telefonnummer, osv). Ikke forlat pc’en din uten å logge deg ut av systemet, ellers vil
andre kunne bruke tjenesten på dine vegne. La alltid antivirusprogrammet ditt
kontrollere filer du lagrer på harddisken og filer som kommer som vedlegg i e-post.
Vær også oppmerksom på programmer du kan laste ned fra internett.
2
Logg inn
Logg inn
Gå til http://www.ibxnordic.net og velg språk i menyen til venstre.
Klikk på ”LOG ON” for å komme til innloggingssiden.
Angi ”Bruker-ID” *, ”Avdelnings-ID” og ”Passord” *, og klikk på ”Send”.
(*obligatoriske felt).
Bruker-ID og passord er personlige, men Avdelnings-ID er lik for hele bedriften. Kontakt
administratoren din dersom du trenger hjelp.
Du er nå innlogget på IBX serviceside, og arbeidsområdet vises på skjermen din. I den venstre
menyen finner du administrative funksjoner, innstillinger og tjenester. Ved å navigere i
topplisten kan du lese om andre tjenester som IBX tilbyr.
Under ”Arbeidsområde” ser du en liste over tilgjengelige tjenester. Klikk på den tjenesten du
ønsker å bruke.
For å åpne Content Workbench ordre klikk på ”Content Workbench” under ”Arbeidsområde”.
3
Content Workbench
Content Workbench
Content Workbench applikasjonen viser alle katalogene dine og lar deg godkjenne,
aktivere og utvide dem. Denne applikasjonen loggfører alle hendelser og filer, sånn at
du kan hente frem denne informasjonen senere dersom du ønsker det. Merk at bare de
to siste godkjente versjonene av hver katalog vil bli lagret, så vennligst lagre en egen
kopi av alle katalogfiler på din datamaskin i tillfelle du trenger dem senere.
Katalog oppdaterings prosessen
Prosessen for å oppdatere en katalog er:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Leverandøren laster opp bilder og vedlegg
Leverandøren laster opp katalogfil
Leverandøren publiserer katalogen til deg
Du godkjenner eller avviser katalogen
Du kan utvide katalogen
Du aktiverer katalogen
Katalogen blir overført til din søkemotor
Du som kjøper er ansvarlig for steg 4 til 6, og du kan endre utvidelsen etter at katalogen
er tilgjengelig i din søkemotor.
Merk at du ikke kan utvide en katalog dersom en ny katalogversjon er i steg 2 eller 3.
Content Workbench vil automatisk deaktivere utvidelsesmuligheten når en katalog
venter på leverandørens handling.
4
Content Workbench
Katalogstatuser
For hvert steg i prosessen vil en ny status viser for katalogen. Denne statusen ser du i
feltet “Status” i tabellen.
Katalogstatuser:
 Ny – Alle nye kataloger får status “Ny”.
 Under behandling – Katalogen får automatisk status “Under behandling” når
leverandøren har startet en katalogopplastning.
 Feil – Dersom Content Workbench finner noen feil i katalogoppdateringen vil
statusen vise “Feil”, og leverandøren kan lese feilmeldingen for å se hvilke feil
han må korrigere.
 Venter på publisering – Dersom katalogoppdateringen var vellykket vil
statusen endres til “Venter på publisering”.
 Venter på godkjenning – Når leverandøren har publisert katalogen vil den få
status “Venter på godkjenning”.
 Venter på utvidelse – Når du har godkjent katalogen kan du legge til
ytterligere informasjon inn i katalogen. Statusen vil være “Venter på utvidelse”
helt til du har avsluttet utvidelsesprosessen for katalogen.
 Venter på aktivering – Når du har godkjent og eventuelt utvidet katalogen vil
den få statusen “Venter på aktivering”.
 Overføring til SE pågår – Når du har aktivert katalogen vil den få statusen
“Overføring til SE pågår”.
 Aktivert – Når katalogen har blitt overført til din søkemotor (eller ekstern
mappe) får den statusen ”Aktivert”.
 Avvist – Dersom du avviser katalogen får den statusen “Avvist”.
 Avbrutt – Dersom leverandøren avbrøt katalogoppdateringen får katalogen
status “Avbrutt”.
 Endre tidspunkt for aktivering – Dersom du valgte å angi en “Gyldig fra”
dato fram i tid, kan du ombestemme deg og velge en ny dato senere. Statusen
“Endre tidspunkt for aktivering” vil vises så lenge katalogen venter på sin
“Gyldig fra” dato.
 Systembehandling – Når en katalogstatus har blitt endret vil statusen
“Systembehandling” bli vist helt til prosesssteget er ferdig og den nye statusen
vises.
5
Content Workbench
Brukergrensesnitt
Bruk toppmenyen for å navigere mellom de ulike modulene i Content Workbench.
Språk i brukergrensesnittet
Dersom Content Workbench ikke vises på det språket du ønsker, kan du logge deg ut,
logge deg inn igjen og velge rett språk ved å oppdatere din profil.
Profil
Denne siden viser din e-postadresse, din rolle og hvilke kataloger du eier.
6
Content Workbench
Behandle organisasjon
Merk: Denne siden er bare tilgjengelig for administratorer.
På siden “Behandle organisasjon” kan du angi standardinnstillingene for ditt firma. Velg epostadresse, standard innstillingen for automatisk godkjenning, utvidelse, automatisk aktivering
og om du krever at alle kataloger må ha minst en katalogeier. Du kan også angi
standardverdiene for minimumskravene. Se kapitell ”Automatisk resultatgodkjenning”.
På siden “Håndter brukere” kan du velge en bruker i rullegardinlisten for å se hans epostadresse, rolle og hvilke kataloger han eier.
7
Katalogadministrasjon
Katalogadministrasjon
Katalogene dine vil vises i to ulike menyvalg, “Arbeidsliste” som viser kataloger
som venter på din handling, og “Mine kataloger” som viser alle kataloger.
Søke etter kataloger
Dersom du bare ønsker å se kataloger som inneholder en viss tekst, gå til “Mine
kataloger” og tast inn ditt søkeord i “Søk etter” og klikk “Søk”.
1. Velg menyvalget“Mine kataloger“.
2. Tast inn søkeordet i søkefeltet “Søk etter“.
3. Klikk “Søk“ for å se resultatet.
Sortere resultattabellen
Resultattabellen kan bli sortert ved å klikke på overskriftene. Den lille pilen viser
om feltet er sortert stigende eller synkende.
1. Sorter resultattabellen ved å klikke på overskriftene.
2. Sorter i flere nivåer ved å sortere etter det minst viktige feltet først og det
mest viktige feltet sist.
8
Katalogadministrasjon
Godkjenn katalog
Når leverandøren har publisert en katalogoppdatering, vil katalogen vises I din
“Arbeidsliste”. Arbeidslisten viser katalogen, versjon, status og dato, og du ser valget
”Godkjenn/avvis” under ”Handlinger”. Se på forskjellsrapporten for å se hvilke artikler
som har blitt lagt til, fjernet eller endret og bekreft godkjenningen ved å klikke på
knappen ”Godkjenn”.
1.
2.
3.
4.
Gå til menyvalget “Arbeidsliste”
Klikk “Godkjenn/avvis” i feltet “ Handlinger” bak ønsket katalog.
Klikk “Last ned forskjellsrapport” for å se hva som har endret seg.
Bekreft ved å klikke på “Godkjenn” knappen.
9
Katalogadministrasjon
Avvis katalog
Dersom du ikke godkjenner de endringene som ble vist i forskjellsrapporten, kan
du avvise katalogen og be leverandøren laste opp en ny katalogoppdatering.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Gå til menyvalget “Arbeidsliste”
Klikk “Godkjenn/avvis” i feltet “ Handlinger” bak ønsket katalog.
Klikk “Last ned forskjellsrapport” for å se hva som har endret seg.
Avvis katalogen ved å klikke “Avslå” knappen.
Skriv inn årsaken til hvorfor du avviser katalogen.
Bekreft ved å klikke “Avslå” knappen.
10
Katalogadministrasjon
Utvid katalog
Merk: Dette valget er bare tilgjengelig dersom du har aktivert utvidelsesprosess for denne
katalogen. Se kapitlet ”Innstillinger”.
Dersom du ønsker å legge till ytterligere informasjon, eller du ønsker å ta bort
artikler fra katalogen, kan du utvide katalogen før du aktiverer den. Standardmalen
for utvidelsesprosessen inneholder bare et felt for å ta bort artikler, men du kan be
IBX til å legge til flere felter i din utvidelsesmal. Merk at du ikke bør dele
utvidelsesfelter med leverandørene dine, siden Content Workbench da vil overse
de endringene som dine leverandører gjør i utvidelsesfeltene.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Gå til menyvalget “Arbeidsliste”.
Klikk “Utvid” i feltet“Handlinger” bak katalogen.
Klikk linken“Last ned utvidelsesmal” og lagre filen på din datamaskin.
Åpne utvidelsesmalenog legg til din informasjon and add your enrichment data
(f.eks. skriv en R I feltet “(R)eject / (B)lock” for å ta bort artikkelen fra
katalogen) og lagre filen.
Klikk “Browse” knappen og velg utvidelsesfilen.
Klikk knappen “Last opp” for å laste opp utvidelsesfilen.
Siden vil oppdatere seg selv og vise følgende melding mens opplastingen pågår
“Ingen utvidelsesmal er tilgjengelig mens systemet behandler utvidelsesfilen”,
men etter noen få minutter vil siden bli aktiv igjen. Du kan alltid gå til
arbeidslisten og klikke ”Utvid” på nytt for å slippe og sitte og vente på at
opplastingen skal bli ferdig.
Klikk knappen “Fullfør” for å bekrefte at du er ferdig med utvidelsen.
Merk: Du kan alltid klike rett på “Fullfør” knappen dersom du ønsker å hoppe over
utvidelses steget.
11
Katalogadministrasjon
Aktiver katalog
Når katalogen er godkjent (og utvidet) må du aktivere den for å overføre den til din
søkemotor. Du kan velge en aktiveringsdag fram i tid, og endre denne datoen senere
om vil. Dersom du velger dagens dato blir katalogen overført med en gang. Velger du
en dato fram i tid vil katalogen bli overført klokken 00:01 den dagen.
1.
2.
3.
4.
Gå til menyvalget “Arbeidsliste”.
Klikk linken “Aktiver” i feltet “Handlinger”.
Velg “Aktiveringsdato”.
Bekreft ved å klikke på knappen “Aktiver”.
Dersom du valgte en dato fram i tid, vil du under “Mine kataloger” se valget “Endre
tidspunkt for aktivering” der du kan endre datoen om du vil.
12
Katalogadministrasjon
Katalogopplysninger
Klikk katalogens ID for å se katalogopplysningene.
Historikk og status
Historikken viser alle oppdateringsversjoner og du kan velge å laste ned tidligere
kataloger, og se tidligere forskjellsrapporter og feilrapporter.
1. Gå til “Arbeidsliste“ eller “Mine kataloger”.
2. Finn katalogen din og klikk på linken for katalog id.
Klikk linken “Forskjellsrapport” for å se gamle forskjellsrapporter og linken “Last ned” for å
laste ned hele katalogen i ulike format.
13
Katalogadministrasjon
Eierskap
Velg hvilke brukere som skal se de ulike katalogene. Merk at administratorer ikke kan bli valgt
som katalogeiere siden de automatisk ser alle kataloger.
Gå til “Arbeidsliste“ eller “Mine kataloger”.
Finn katalogen din og klikk på linken for katalog id.
Gå til fliken “Eierskap”.
Klikk knappen “Behandle eiere”.
Legg til nye eiere ved å søke etter dem, markere dem I den venstre listen og
klikke pilen for å flytte dem til den høyre listen.
6. Klikk “Lagre”.
1.
2.
3.
4.
5.
14
Katalogadministrasjon
Innstillinger
Under “Innstillinger” kan du angi katalogspesifike valg for katalogene. Disse innstillingene vil
overstyre valg som er gjort på organisasjonsnivå. Du kan velge et nytt catalog ID eller endre
beskrivelsen, klassifiseringsstandarden, velge om katalogen skal bli automatisk godkjent, slå på
utvidelsesprosessen, velge om katalogen skal bli automatisk aktivert og angi basisversjon..
Basisversjon er et tillegg til den vanlige forskjellsrapporten som bare viser endringene fra forrige
katalogversjon. Funksjonen basisversjon gir deg muligheten til å se endringer fra gamle
katalogversjoner, sånn at du kan se hvor mye prisene har gått opp siden januar istedenfor å bare
se hvor mye de gikk opp fra forrige versjon. Velg hvilken versjon du vil ha som din
basisversjon, og ved neste katalogoppdatering vil du se bade en forskjellsrapport fra forrige
versjon og en basisversjon rapport som viser endringene fra basisversjonen.
1.
2.
3.
4.
5.
Gå til “Arbeidsliste“ eller “Mine kataloger”.
Finn katalogen din og klikk på linken for katalog id.
Gå til fliken “Innstillinger”.
Endre innstillingene.
Klikk “Lagre”.
15
Katalogadministrasjon
Produktliste
Produktlisten er en liste med de artikkelnumrene som vil bli brukt under valideringen av hver
catalog oppdatering. Den inneholder de artikkelnumrene som du ønsker at denne leverandøren
sender inn til deg. Dersom leverandøren sender deg en katalogoppdatering som inneholder
produkter som ikke finnes i din produktliste, kan Content Workbench enten ta bort disse
produktene eller avbryte opplastingen sånn at leverandøren må ta bort produktene selv.Hver
produktliste tilhører en katalog, og du kan laste den den gjeldende listen om du vil.
Gå til “Arbeidsliste“ eller “Mine kataloger”.
Finn katalogen din og klikk på linken for katalog id.
Gå til fliken “Produktliste”.
Velg “Godkjenningstype”.
Klikk “Last ned malfil” og lagre den på din datamaskin.
Åpne filen (f.eks. i Excel) og skriv inn de gyldige artikkelnumrene for denne
katalogen og lagre filen.
7. Klikk “Browse” knappen og velg filen.
8. Klikk “Lagre”.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
16
Katalogadministrasjon
Resultater
Content Workbench kan validere hver catalog mot et sett med minimumskrav som gjelder
katalogkvalitet. Du kan angi minimumskrav for syv felter, og velge om kataloger som ikke
oppfyller minimumskravene skal vise en advarsel eller om Content Workbench skal avvise hele
katalogen sånn at leverandøren må legge inn mer informasjon i katalogen for å oppfylle kravene.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Gå til “Arbeidsliste“ eller “Mine kataloger”.
Finn katalogen din og klikk på linken for katalog id.
Gå til fliken “Resultat”.
Velg “Godkjenningstype”.
Velg minimunskrav for hvert felt.
Klikk “Lagre”.
17
Funger som leverandør
Funger som leverandør
Du kan laste opp dine egne kataloger om du vil. IBX gir deg tilgang til dette og du må ha tilgang
til minst én katalog for å se menyvalget ”Funger som leverandør”.
“Funger som leverandør” viser en liste over de leverandørene som du har tilgang til, og når du
velger å logge inn som en leverandør
vil hele miljøet endre seg til leverandørssiden. Dette
betyr at når du er i leverandørssiden vil ”Arbeidsliste” og ”Mine kataloger” bare vise katalogene
og handlingene som denne leverandøren har, så du må klikke
gå tilbake til kjøpersiden og alle dine kataloger.
ikonet foran navnet ditt for å
18
Funger som leverandør
Last opp katalog
På leverandørssiden går du til menyvalget “Mine kataloger” og klikk valget “Last
opp katalog” bak katalogen. Dersom du ikke ser ”last opp katalog” linken er det
fordi forrige katalogversjon fremdeles venter på en handling.
1. Gå til menyvalget “Funger som leverandør”.
Finn leverandøren og klikk ikonet “Logg på som leverandør”
.
Gå til “Mine kataloger”.
Finn katalogen og klikk linken “Last opp katalog” bak den.
Velg “Gyldig fra” dato.
Velg “Automatisk publisering” av eller på avhengig av om du ønsker at Content
Workbench skal sende katalogen direkte til kjøpers godkjenning dersom den
består valideringen.
9. Velg “Inndataformat”.
10. Velg katalogfilen din.
11. Velg bilder eller vedlegg dersom du ikke allerede har lastet dem opp.
12. Klikk “Last opp” knappen.
2.
3.
4.
7.
8.
Dersom du ønsker å laste opp samme fil til ulike kataloger, kan du spare tid ved å
bruke multiopplastningsfunksjonen. På “Mine kataloger”, marker de ønskede
katalogene og klikk “Last opp valgte kataloger” knappen over resultattabellen. Da vil
katalogfilen bli lastet opp til alle de valgte katalogene. Merk at avkryssningsboksen vil
være inaktiv dersom den forrige katalogversjonen venter på en handling.
19
Funger som leverandør
Vis fremdrift
Dersom du lurer på hvordan katalogprosessen ligger an, kan du se på overvåkningen av
katalogprosessen. Merk at denne rapporten bare er tilgjengelig når katalogen har status “Under
behandling”.
9. Gå til menyvalget“Arbeidsliste”.
10. Finn katalogen din og se om statusen er “Under behandling”.
11. Klikk linken “Vis fremdrift” bak katalogen.
12. Klikk ”Tilbake” knappen eller gå til ”Arbeidsliste” når du er ferdig.
20
Funger som leverandør
Vis feilrapport
Når Content Workbench laster opp katalogen vil den gå gjennom alle artikler og
validere at katalogen ikke inneholder noen feil. Dersom valideringen finner noen feil,
kan du se i feilrapporten hvilke artikler som må korrigeres.
5. Gå til menyvalget “Arbeidsliste”.
6. Finn katalogen og se at statusen er“Feil”.
7. Klikk linken “Vis feilraport” bak katalogen.
Du kan velge at feilrapporten bare skal vise feil, eller angi at du ønsker å se advarsler
også. En advarsel er bare til informasjon. Du kan også velge å gruppere feilene etter
artikkelnummer eller feilkategori.
Dersom du som kjøper har aktivert funksjonen mimimumskrav, vil du se resultatet
øverst i rapporten. Den første kolonnen viser katalogens resultat, og den andre
kolonnen viser kjøperens mimimumskrav. Oppdater katalogen sånn at den oppfyller
minimunskravene og last opp katalogen på nytt.
21
Funger som leverandør
Avbryt opplastning
Dersom “Automatisk publisering” var slått av, eller katalogen inneholdt feil, vil du få
muligheten til å avbryte katalogopplastningen.
1.
2.
3.
4.
Gå til menyvalget “Arbeidsliste“.
Finn katalogen og se at statusen er “Fei” eller “Venter på publisering”.
Klikk linken“Avbryt” bak katalogen.
Bekreft at du virkelig ønsker å avbryte katalogoplastningen..
Publiser katalog
Dersom “Automatisk publisering” var slått av og katalogen var korrekt, kan du velge å
publisere katalogen til kjøpersiden.
1.
2.
3.
4.
5.
Gå til menyvalget“Arbeidsliste“.
Finn katalogen og se at statusen er is “Venter på publisering”.
Klikk linken “Publiser” bak katalogen.
Du kan endre “Gyldig fra” datoen dersom du har ombestemt deg.
Bekreft ved å klikke “Publiser” knappen.
22
Funger som leverandør
Katalogopplysninger
Klikk på katalogen for å se katalogopplysningene.
Historikk og status
Historikken viser alle katalogversjoner og du kan velge å laste ned tidligere
katalogfiler og se på gamle feilrapporter. Klikk på filnavnet for å laste ned tidligere
katalogfiler, eller klikk “Ingen feil” eller “Feil” for å se gamle
opplastningsrapporter. Du kan også utføre enkelte handlinger fra denne siden sånn
at du slipper å gå tilbake til arbeidslisten for å gjøre dem.
1. Velg “Arbeidsliste“ eller “Mine kataloger”.
2. Finn katalogen og klikk på katalogen.
23