Transcript Metode for beskrivelse av arbeidsprosess og risiko

Dok.id.:
1.3.1.7.0
Metode for beskrivelse av arbeidsprosess og risiko- og
vesentlighetsvurderinger
Dok.type:
Styringsdokumenter
Utgave:
Skrevet av:
Gjelder fra:
Godkjent av:
Sidenr:
1.00
Camilla Bjørn
19.08.2014
Fylkesrådet
1 av 7
Hva er risiko
Formålet med risikostyring er ikke å eliminere risiko, men å forstå risikoelementene slik at
fordelene kan utnyttes og uheldige aspekter begrenses. Dette krever klarhet i forhold til hvilke
risikoer du er forberedt på å ta, hvor store de kan være og at du har et system på plass for å
håndtere disse.
 Avdekke risiko for hendelser som kan påvirke organisasjonens måloppnåelse i negativ
forstand, samt
 Legge grunnlag for prioriteringer av risikoreduserende tiltak.
S= Sannsynlighet (S) for at hendelsen inntreffer
Og
K=Konsekvensen (K) dersom hendelsen inntreffer.
En risikobasert internkontroll skal gjøre vurderinger av hva som kan gå galt, hvor galt kan det
gå, hva er gjort for å unngå at det går galt og er det nok.
Identifisering av risiko gjøres rundt fire kontroll-/konsekvensområder:
Lover og regler
Drift og Tjeneste
Økonomi
Omdømme
Etatene/sentrene står fritt til å bruke egne kontroll-/konsekvensområder.
Trinn 1: Kartlegging av arbeidsprosesser
I første del av prosessen må etatene/sentrene gjøre selvevalueringer. Metoden for dette vil
være å kartlegge arbeidsprosesser/systemkartlegging. Den dokumenterte arbeidsprosessen
Metode for beskrivelse av arbeidsprosess og risiko- og
vesentlighetsvurderinger
Dok.id.: 1.3.1.7.0
Side : 2 av 7
brukes senere i trinn to som verktøy for å avdekke mulige risikofaktorer. Arbeidsprosessene
kan også kartlegges ved hjelp av flytskjema om ønskelig.
Arbeidsprosessene skal si noe om:
- Formål: beskrive hvilket problem som skal løses, tydeliggjøre konsekvenser det skal
måles på.
- Hva er målsettingen for prosessen?
Hvem er involvert i prosessene? For
eksempel eksterne/interne aktører (målgruppen for prosessen).
- Hvor foregår prosessen? (felt, fylkeshuset, KF etc)
- Tidsperiode.
- Aktiviteter og oppgaver.
Mal for arbeidsprosesser ligger i vedlegg.
Denne delen skal legge grunnlaget for risikoanalysen. Dette er en jobb som bør gjøres før
større grupper samles til f.eks workshop/idédugnad. Det vil være opp til ledelsen i
etatene/sentrene å vurdere hvem som bør delta i prosessen.
Trinn 2: Risikokartlegging
Risikokartlegging/risikoidentifisering: hva kan gå galt?
Formål: identifisere hvilke ulike uønskede hendelser som kan oppstå.
Metode for gjennomføring av risikokartlegging:
1. Risikoidentifisering bør foregå basert på idedugnad.
2. Det bør være en person som er ansvarlig for selve gjennomføringen og sørger for at de
øvrige møtedeltagerne har oppmerksomhet på temaet (ass. Etatssjef/senterleder?)
3. En referent/støtteprosessleder: som fortløpende legger inn uønskede hendelser i
risikomodulen (i det elektroniske verktøyet). Det kan være hensiktsmessig å ha
systemet oppe på storskjerm, men man gjennomfører risikovurderingene.
Tips til gjennomføring av prosessen:
Steg 1: Avgjøre deltakere, roller og ansvar – Hvem er relevante deltakere i forhold til
vurdering av risiko i de ulike arbeidsprosessene?
Steg 2: Etablere felles forståelse for aktuelle arbeidsprosess. Start med en gjennomgang av
den aktuelle arbeidsprosessen.
Steg 3: Kartlegg risiko i arbeidsprosessen. – Gjennomgå arbeidsprosessen skritt for skritt.
Hjelpemidler i risikokartleggingen, i tillegg til de beskrevne arbeidsprosessene, kan være:
- tegningsgrunnlag, befaring, regelverk, sjekklister, prosedyrer, hendelser (databaser, taus
kunnskap), spørreundersøkelser, intervjuer, observasjon, workshops, tidligere analyser,
trender/megatrender, teknologisk utvikling, politiske forhold, aviser.
Risikokartleggingen og risikoklassifiseringen kan også gjøres manuelt på skjema, for så å
legge det inn i systemet i det elektroniske skjemaet i ettertid (anbefales ikke). Skjema er
vedlagt.
Troms fylkeskommune
Metode for beskrivelse av arbeidsprosess og risiko- og
vesentlighetsvurderinger
Dok.id.: 1.3.1.7.0
Side : 3 av 7
Trinn 3: Vurdering av risiko/Risikoklassifisering
Risikoklassifisering: Hvor galt vil det gå? Hvor ofte skjer det?
Når en hendelse er identifisert må hver hendelse vurderes/klassifiseres i forhold til
sannsynlighet og konsekvens.
Husk: Risiko= Sannsynlighet * Konsekvens.
Nå skal de identifiserte risikoene først vurderes ut fra hvor sannsynlig det er at hendelsen
inntreffer, for så å vurdere konsekvensen dersom risikoen skulle inntreffe. Det er utarbeidet en
skala fra 1-5 på sannsynlighet og konsekvens. Se kapittel 4.2 «Hvor høy må risikoen være for
at den utløser behov for tiltak».
Trinn 4: Fra risiko til kontroll
Tiltak: Hva er gjort for å unngå at det går galt? Er det nok?
Vi har nå oversikt over risikobildet. Er det etablert tiltak (kontroller) som i tilstrekkelig grad
reduserer den identifiserte risikoen?
Hensikt: dokumentere at fylkeskommunen har gjort en vurdering av forholdet mellom:
- identifisert risiko (hva kan gå galt)
- vurdering av risikoen (hvor galt kan det gå – sannsynlighet og konsekvens) og
- tiltak og kontroller som er etablert for å redusere risikoen
Resultat: oversikt og innsikt i hvorvidt etablerte kontroller reduserer risikoen i tilstrekkelig
grad, og om det er etablert overflødige kontroller, eller om det kan etableres kontroller som er
mer målrettet og /eller mindre ressurskrevende å gjennomføre.
Troms fylkeskommune
Metode for beskrivelse av arbeidsprosess og risiko- og
vesentlighetsvurderinger
Dok.id.: 1.3.1.7.0
Side : 4 av 7
Hvor høy må risikoen være før den utløser behov for tiltak?
Når er risikoen så høy at det må igangsettes tiltak?
Vi tar utgangspunkt i at R= S x K og at S og K vurderes på en skala fra 1-5.
Vurdering av sannsynlighet
Hvor sannsynlig er det at hendelsen oppstår dersom vi ikke har risikoreduserende tiltak?
Sannsynlighet
Hyppighet
Omstendighet
Sannsynlighet %
Meget liten
Tall
vurdering
1
Forventes å finne sted
sjeldnere enn en gang per år
0-5 %
Liten
2
Forventes å inntreffe årlig
Moderat
3
Stor
4
Forventes å inntreffe minst
kvartalsvis
Forventes
å
inntreffe
tilnærmet månedlig
Hendelsen vil kunne
oppstå under spesielle
omstendigheter
Hendelsen kan oppstå
under
sjeldne
omstendigheter
Hendelsen kan oppstå
oppstå
flere
30-70 %
Svært stor
5
Hendelsen kan
under
omstendigheter
Hendelsen vil
under
de
omstendigheter
oppstå
fleste
70-80 %
Forventes
å
nærmes ukentlig
inntreffe
5-10 %
10-13 %
Vurdering av konsekvens?
Hva er konsekvensen ved at hendelsen inntreffer? Hva skal til for å rette opp skaden?
Konsekvens
Ubetydelig
Lav
Tallvurdering
1
2
Moderat
Alvorlig
3
4
Svært alvorlig
5
Hjelpetekst
Mindre feil og avvik som ikke påvirker fylkets innbyggere.
Feil som blir kjent, men som kun fører til mindre problemer for
enkelte av fylkets innbyggere.
Feil som fører til ubehageligheter for flere av fylkets innbyggere.
Alvorlige feil som fører til store ubehageligheter for en stor andel
av fylkets innbyggere.
Svært alvorlig feil som fører til store problemer og
ubehageligheter for fylkets innbyggere.
Basert på vurderinger av S og K kan risiko plottes inn i et risikokart. Verdiene, altså S x K –
vil avgjøre om risikoen er grønn, gul, oransje eller rød, og man kan på det viset utarbeide en
skala som sier noe om risikobildet i arbeidsprosessene.
For eksempel ved sannsynlighet = 2 og konsekvens = 3, vil risiko være 6 (gul).
Troms fylkeskommune
Dok.id.: 1.3.1.7.0
Metode for beskrivelse av arbeidsprosess og risiko- og
vesentlighetsvurderinger
Konsekvens
Side : 5 av 7
Svært
alvorlig
5
Alvorlig
4
5 (5*1)
10 (5*2)
15 (5*3)
20 (5*4)
25 (5*5)
4 (4*1)
8 (4*2)
12 (4*3)
16 (4*4)
20 (4*5)
Moderat
3
3 (3*1)
6 (3*2)
9 (3*3)
12 (3*4)
15 (3*5)
Lav
2
2 (2*1)
4 (2*2)
6 (2*3)
8 (2*8)
10 (2*5)
Ubetydelig 1 (1*1)
1
2 (1*2)
3 (1*3)
4 (1*4)
5 (1*5)
Liten
2
Moderat
3
Stor
4
Svært stor
5
Meget
liten
1
Sannsynlighet
Av matrisen over, kan man utlede følgende skala:
Risiko (=S*K)
1-3
4-8
9-12
12-25
Aktivitet
Ingen tiltak er påkrevd
Risikoreduserende tiltak bør iverksettes
Risikoreduserende tiltak må iverksettes innen ... (langsiktig)
Risikoreduserende tiltak må iverksettes med det samme
(strakstiltak)
Troms fylkeskommune
Dok.id.: 1.3.1.7.0
Metode for beskrivelse av arbeidsprosess og risiko- og
vesentlighetsvurderinger
Side : 6 av 7
Når kontroll/-konsekvensområdene legges til:
Konsekvens
Økonomi
Lov og regler
Drift og tjeneste
Omdømme
Ubetydelig
Tall
vurdering
1
Uvesentlige
feil
i
fylkeskommunens
regnskapsrapportering.
Ingen brudd på
lover og regler.
Kan
ikke
få
konsekvenser for
omdømmet.
Lav
2
Uvesentlige
feil
i
fylkeskommunens
regnskapsrapportering.
Mindre brudd på
lover og regler,
men som ikke
fører
til
anmerkninger fra
tilsynsorgan eller
andre sanksjoner.
Moderat
3
Risiko for vesentlige feil
i
fylkeskommunens
regnskapsrapportering
som kan føre til risiko
for feil beslutninger
med fare for tap for
fylkeskommunen.
Alvorlig
4
Vesentlige
feil
i
fylkeskommunens
regnskapsrapportering
som kan føre til feil
beslutninger med fare
for betydelig tap for
fylkeskommunen.
Brudd på lover
og regler som
kan
føre
til
anmerkninger fra
tilsynsorganer,
men som ikke
fører til andre
sanksjoner
fra
myndigheter eller
utgjør
vesentlig
risiko
for
erstatningsansvar.
Påtalerisiko
og
risiko
for
erstatningsansvar.
Svært
alvorlig
5
Vesentlige
feil
i
fylkeskommunens
regnskapsrapportering
og feile beslutninger
som fører til vesentlig
tap for kommunen.
Ubetydelig feil og
avvik som ikke
påvirker
innbyggere
eller
målgruppe
for
tjeneste/program.
Feil som enkelte av
fylkes innbyggere
blir kjent med, men
som kun fører til
problemer
for
enkelte av fylkets
innbyggere og i
liten grad påvirker
de som er berørt
av feilen. Eventuelt
målgruppen
for
tjenesten/program.
Feil som flere av
fylkets innbyggere
blir kjent med og
som
fører
til
problemer for flere
av
fylkets
innbyggere
og
fører
til
ubehageligheter.
Eventuelt
målgruppen
for
tjenesten/program.
Alvorlig feil som
fører til problemer
for en stor andel
av
fylkets
innbyggere
og
som
gir
innbyggerne store
ubehageligheter.
Eventuelt
målgruppen
for
tjenesten/program.
Svært alvorlig feil
som fører til store
problemer
og
ubehageligheter
for
fylkes
innbyggere.
Eventuelt
målgruppen
for
tjenesten/program.
Påtale
og
betydelig
erstatningsansvar.
Kryssreferanser
Troms fylkeskommune
Får ingen eller
liten konsekvens
for omdømme.
Risiko
for
omdømmetap
for
fylkeskommunen,
for
eksempel
gjennom
gjentatte media
oppslag, og/eller
negativ
oppfatning
av
fylkeskommunen
blant folk.
Stor
risiko
for
omdømmetap.
For
eksempel
ved
gjentatte
media oppslag
som gir negativ
omtale
av
fylkeskommunen.
Svært stor risiko
for
omdømmetap.
Metode for beskrivelse av arbeidsprosess og risiko- og
vesentlighetsvurderinger
Dok.id.: 1.3.1.7.0
Side : 7 av 7
Eksterne referanser
Troms fylkeskommune