Transcript Avances et acomptes au personnel

MANUEL DE PROCEDURES
Domaine :
Ressources Humaines
Procédure :
- Avances et acomptes au personnel
Version
VF
Action
Conception
Validation V
Projet
Validation V
Finale
Entité
Nom des intervenants
Date
SOMMAIRE
Manuel des procédures
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1. Présentation de la procédure
1.1. Objet
Cette procédure a pour objet de décrire les traitements administratifs et fonctionnel de l'octroi des avances
et prêts au personnel de THERMO DARIAS.
Élément déclencheur : Réception d'une demande de prêt ou d'avance sur salaire.
Élément de clôture : Comptabilisation des avances et archivage des pièces justificatives.
1.2. Définitions
1.3. Règles de gestion
RDG 1. La demande d'avance doit être contrôlée par l'Agent Administratif du Personnel, validée par le
Directeur Administratif et Financier et approuvée par le Gérant Associé.
RDG 2. Le montant demandé ne doit pas dépasser 30% du salaire net dans le cas d’une avance sur salaire et
3 fois le salaire net dans le cas d’un prêt.
RDG 3. La durée d'échelonnement d'un prêt ou d'une avance sur salaire ne peut dépasser 12 mois.
RDG 4. Un salarié ne peut pas cumuler plus d'un prêt en même temps.
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2. Acteurs et rôles de la procédure
2.1. Acteurs
Acteurs dans la procédure
Responsabilité
Agent Administratif du Personnel
Agent de Paie
Caissier
Comptable Fournisseurs
Directeur Administratif et Financier
Gérant Associé
2.2. Rôles
Rôles dans la procédure
Acteurs jouant le rôle
Demandeur
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3. Logigramme de la procédure
De ma nde ur
D e m a n d e d 'a v a n c e
s ur s a la ire
Agent Adminis tra tif du
P e rs onne l
C ontrôler la dema nde
d'a va nce s ur s a la ire
Directe ur Adminis tra tif
et F ina ncier
D e m a n d e d 'a v a n c e
s u r s a la ire
Approuver la dema nde
d'a va nce s ur s a la ire
D e m a n d e d 'a v a n c e s u r
s a la ire a p p ro u v é e
Oui
?
Non
Tra ns mettre
la dema nde
d'a va nce a u
C a is s ier
L e ttre d e re c o n n a is s a n c e
d e d e tte
S igner e t léga lis er
la le ttre de
re conna is s a nce
de de tte
C a is s ie r
D e m a n d e d 'a v a n c e
s u r s a la ire
Va lider la de ma nde
d'a va nce s ur s a la ire
Ava nce à
échelonner
G éra nt As s ocié
D e m a n d e d 'a v a n c e s u r
s a la ire a p p ro u v é e
E ta blir une lettre de
reconna is s a nce de
dette
Agent de P a ie
C ompta ble
F ournis s e urs
L e ttre d e re c o n n a is s a n c e d e
d e tte s ig n é e e t lé g a lis é e
E nvoye r une copie
de la lettre de
reconna is s a nce de
dette
C o p ie d e la le ttre d e
re c o n n a is s a n c e d e d e tte
C o p ie d e la le ttre d e
re c o n n a is s a n c e d e d e tte
C o p ie d e la le ttre d e
re c o n n a is s a n c e d e
d e tte
Reme ttre le monta nt
a u dema nde ur et
éta blir un bon de
ca is s e
Archiver la lettre de
reconna is s a nce de
dette
P iè c e s
ju s tific a tiv e s d e
l'a v a n c e s u r
s a la ire
C ompta bilis e r l'a va nce
s ur s a la ire
C la s s er les pièces
jus tifica tives des
a va nces s ur s a la ire
E ta t d e s a v a n c e s
a c c o rd é e s a u
p e rs o nn e l
Tra ns mettre le s piè ce s
jus tifica tive s de
l'a va nce a u
C ompta ble F ournis s eur
Mettre à jour l'éta t de s
a va nces a ccordées
a u pe rs onne l
F in du mois
Tra ns me ttre l'éta t
des a va nce s à
l'a gent de pa ie
Inté grer les a va nce s
s ur s a la ire à retenir
da ns le s ys tème de
ges tion de la pa ie
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4. Opérations de la procédure
Contrôler la demande d'avance sur salaire
Acteur(s) :
Contrôle
Agent Administratif du Personnel
A la réception d'une demande d'avance sur salaire, l'Agent Administratif du Personnel se renseigne sur le motif de
l'avance (prêt, avance sur salaire ...).
L'Agent Administratif du Personnel s'assure que le demandeur a cumulé une ancienneté (à définir) lui permettant de
bénéficier d'une avance sur salaire et s'assure également que le demandeur n'a pas d'avance ou de prêt encours non
encore remboursés.
En cas de constatation d'une anomalie, l'Agent Administratif du Personnel rejette la demande d'avance sur salaire en
informant le demandeur du motif de rejet.
Dans le cas contraire, il vise la demande d'avance puis la transmet au Directeur Administratif et Financier pour
validation.
Valider la demande d'avance sur salaire
Acteur(s) :
Contrôle
Directeur Administratif et Financier
A la réception de la demande d'avance sur salaire, le Directeur Administratif et Financier s'assure qu'elle est
dûment visée par l'Agent Administratif du Personnel puis la valide.
Une fois validée, la demande d'avance est transmise au Gérant Associé pour approbation.
Approuver la demande d'avance sur salaire
Acteur(s) :
Contrôle
Gérant Associé
A la réception de la demande d'avance sur salaire, le Gérant Associé l'examine en vérifiant son autorisation par
l'Agent Administratif du Personnel et par le Directeur Administratif et Financier puis décide de l'octroi ou non de
l'avance ou de prêt demandés.
Suite à son approbation par le Gérant Associé la demande est retournée à l'Agent Administratif du Personnel.
Transmettre la demande d'avance au Caissier
Acteur(s) :
Agent Administratif du Personnel
Dans le cas où il s'agit d'une demande d'avance sur salaire non échelonnée, l'Agent Administratif du Personnel
transmet la demande d'avance approuvée au Caissier pour exécution.
Etablir une lettre de reconnaissance de dette
Acteur(s) :
Agent Administratif du Personnel
Dans le cas où il s'agit d'une avance à échelonner sur plusieurs mois, l'Agent Administratif du Personnel établit une
lettre de reconnaissance de dette qu'il remet au Demandeur pour signature et légalisation.
Cette lettre doit mentionner notamment les éléments suivants :
- Nom et prénom du demandeur,
- Numéro de CIN du demandeur,
- Montant de l'avance demandée,
- Dates, modes et montants des remboursements.
Signer et légaliser la lettre de reconnaissance de dette
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Acteur(s) :
A la réception de la lettre de reconnaissance de dette, le Demandeur la signe tout en accomplissant les formalités de
légalisation nécessaires puis la retourne à l'Agent Administratif du Personnel.
Envoyer une copie de la lettre de reconnaissance de dette
Acteur(s) :
Agent Administratif du Personnel
A la réception de la lettre de reconnaissance de dette dûment signée et légalisée par le demandeur, l'Agent
Administratif du Personnel la communique aux personnes suivantes :
- Caissier pour déblocage du montant demandé,
- Comptable Fournisseurs pour comptabilisation,
- Agent de Paie pour assurer le suivi des retenues à opérer sur le salaire du demandeur.
Archiver la lettre de reconnaissance de dette
Acteur(s) :
Agent Administratif du Personnel
Suite à la communication de la lettre de reconnaissance de dette, l'Agent Administratif du Personnel procède au
classement de l'original de celle-ci au niveau du dossier du personnel du Demandeur.
Remettre le montant au demandeur et établir un bon de
caisse
Acteur(s) :
Caissier
A la réception de la demande d'avance sur salaire ou de la lettre de reconnaissance de dette, le Caissier remet le
montant demandé au bénéficiaire de l'avance puis établit un bon de caisse qu'il fait signer par le bénéficiaire.
Transmettre les pièces justificatives de l'avance au
Comptable Fournisseur
Acteur(s) :
Caissier
Suite à l'établissement du bon de caisse et à l'enregistrement du retrait d'argent au niveau du fichier de suivi de la
caisse, le Caissier transmet le bon de caisse accompagné de la demande d'avance approuvée au Comptable
Fournisseurs (Cf. Procédure Gestion de la caisse dépenses).
Mettre à jour l'état des avances accordées au personnel
Acteur(s) :
Caissier
Suite à la transmission des pièces justificatives d'octroi de l'avance sur salaire au Comptable Fournisseurs. Le
Caissier met à jour l'état des avances accordées au personnel durant le mois M.
Comptabiliser l'avance sur salaire
Acteur(s) :
Comptable Fournisseurs
A la réception de la demande d'avance sur salaire auprès du Caissier ou de la copie de la lettre de reconnaissance de
dette auprès de l'Agent Administratif du Personnel. Le Comptable Fournisseurs procède à la comptabilisation de
l'avance selon le schéma comptable suivant :
Cas d'une avance non échelonnée :
Débit : Compte 343100000 "Avances et acomptes au personnel",
Crédit : Compte 516100000 "Caisse".
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Cas d'une avance échelonnée :
Débit : Compte 34310000x "Mr xxxxxxxx Avance sur salaire",
Crédit : Compte 516100000 "Caisse".
Classer les pièces justificatives des avances sur salaire
Acteur(s) :
Comptable Fournisseurs
Suite à la comptabilisation de l'avance sur salaire, le Comptable Fournisseurs procède au classement à son niveau des
pièces justificatives suivantes :
- Demande d'avance approuvée,
- Copie de la lettre de reconnaissance de dette signée et légalisée par le bénéficiaire,
- Bon de caisse dépense signé par le caissier et le bénéficiaire de l'avance.
Le classement de ces pièces s'effectue au niveau du classeur caisse en respectant le numéro de pièce comptable attribué
au bon de caisse.
Transmettre l'état des avances à l'agent de paie
Acteur(s) :
Caissier
A la fin du mois M, le Caissier communique l'état des avances sur salaire accordées durant ce même mois à l'Agent
de Paie.
Intégrer les avances sur salaire à retenir dans le système de
gestion de la paie
Acteur(s) :
Agent de Paie
A la réception de l'état des avances sur salaire établi par le Caissier ou d'une copie de la lettre de reconnaissance de
dette, l'Agent de Paie procède à l'intégration des montants à retenir sur les salaires du mois M au niveau du Système
de Gestion de la Paie.
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