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MANUEL DE PROCEDURES
Domaine :
Ressources Humaines
Procédure :
- Remboursement des frais de
déplacement
Version
VF
Action
Conception
Validation V
Projet
Validation V
Finale
Entité
Nom des intervenants
Date
SOMMAIRE
Manuel des procédures
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1. Présentation de la procédure
1.1. Objet
Cette procédure a pour objet de décrire les traitements administratif et comptable relatifs à la gestion des
frais de déplacement du personnel.
Élément déclencheur : Etablissement d'un ordre de mission par un collaborateur,
Élément de clôture : Comptabilisation et archivage de la note de frais de déplacement.
1.2. Définitions
1.3. Règles de gestion
RDG 1. Les ordres de mission doivent être vérifiés par les directeurs des Collaborateurs et validés par le
Gérant Associé ou mandataire.
RDG 2. L'indemnisation des notes de frais doit être conforme au barème fixé par Thermo Darias.
RDG 3. Pour les ouvriers et employés, le caissier doit établir pour eux une note de frais qui récapitule
l’ensemble des frais engagés. Cette note de frais doit être signé par chaque bénéficiaire.
En ce qui concerne les cadres, ils établissent eux-mêmes leurs notes de frais.
RDG 4. La note de frais de déplacement doit respecter le format standard prévu à cet effet et être
accompagnée des pièces justificatives.
RDG 5. Les notes de frais doivent porter un numéro de pièce comptable attribué par le Comptable
Fournisseurs avant leur comptabilisation.
RDG 6. Les notes de frais de déplacement de nature exceptionnelle ou de valeur jugée importante par la
direction financière sont soumises à la validation du Gérant Associé.
Manuel des procédures
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2. Acteurs et rôles de la procédure
2.1. Acteurs
Acteurs dans la procédure
Responsabilité
Caissier
Comptable Fournisseurs
Directeur Administratif et Financier
Gérant Associé
2.2. Rôles
Rôles dans la procédure
Acteurs jouant le rôle
Collaborateur cadre
Collaborateur non cadre
Directeur Hiérarchique
Manuel des procédures
Directeur Administratif et Financier
Directeur des Opérations
Gérant Associé
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3. Logigramme de la procédure
C olla bora teur non
ca dre
B e s oin e xprimé
P ré pa rer un
Ordre de
Mis s ion
Directeur
Hiéra rchique
G é ra nt As s ocié
C a is s ie r
- Gé ra n t As s o c ié
- Dire c te ur d e s
Op é ra tio n s
- Dire c te ur
Ad m in is tra tif e t
Fin a n c ie r
B e s oin e xprimé
E ta blir un Ordre de
Mis s ion
O rd re d e M is s io n
Vérifier l'Ordre de
Mis s ion
O rd re d e M is s io n v a lid é
O rd re d e M is s io n v is é
Vis e r l'Ordre de
mis s ion
M o n ta n t d e m a n d é e n
a c o m p te + C o p ie d e
l'O rd re d e M is s io n
Re me ttre le monta nt de
l'a compte a u colla bora te ur
Dire cte ur Adminis tra tif
et F ina ncier
G e s tion de la ca is s e
dépe ns e s S iège
R e me ttre le s piè ce s
jus tifica tives a u
C a is s ie r
P iè c e s ju s tific a tiv e s d u d é p la c e m e n t
N o te d e fra is
P ré pa re r une note de
fra is de dépla ce me nt
N o te d e fra is s ig n é e
N o te d e fra is v is é e
N o te d e fra is v é rifié e
Approuve r la note
de fra is
Vé rifier la note de fra is
Va lider la note de fra is
Note de fra is
e xce ptionne lle
N o te d e fra is v a lid é e
Oui
Tra ns me ttre la
NDF a u G éra nt
As s ocié
?
C ompta ble
F ournis s e urs
Non
Tra ns me ttre la note de
fra is a u C a is s ie r
N o te d e fra is a p p ro u v é e
R é alis ation du
dé placement
E ta blir une note de fra is de
dé pla cement
Vis er la note de
fra is
G éra nt As s ocié
E ta blir un bon de ca is s e
dé pe ns e
B o n d e c a is s e
R é alis ation du
dé placement
S igner la note
de fra is
C olla bora te ur ca dre
N o te d e fra is v a lid é e
C ontrôle r la note de fra is
Re mbours e r les fra is de
dé pla cement
Tra ns me ttre les notes de
fra is a u compta ble
fournis s e ur
N o te s d e fra is v a lid é e s
C ompta bilis er le s
note s de fra is
Archive r le s note s
de fra is
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4. Opérations de la procédure
Préparer un Ordre de Mission
Acteur(s) :
A l'occasion de chaque déplacement, le Collaborateur non cadre prépare et signe un Ordre de mission qu'il remet à
son Directeur pour validation.
L'ordre de mission doit comporter :
- le nom et le prénom du Collaborateur non cadre,
- le chantier ou le projet concerné et le lieu (la ville),
- l'objet du déplacement,
- la date du déplacement,
et la nature du moyen de transport utilisé.
Le Collaborateur non cadre doit mentionner, également, le montant de l'avance sur frais de déplacement.
Vérifier l'Ordre de Mission
Contrôle
Acteur(s) :
A la réception d'un ordre de mission signé par le Collaborateur non cadre, le Directeur Hiérarchique évalue la
nécessité du déplacement en tenant compte de la pertinence de l'objet de la mission, du budget alloué au projet
concerné et des conséquences de l'absence du Collaborateur non cadre.
Viser l'Ordre de mission
Acteur(s) :
Contrôle
Gérant Associé
Après la vérification de l'ordre de mission par le Directeur hiérarchique du collaborateur, le Gérant Associé valide
l'ordre de mission en vérifiant la nécessité du déplacement. Ensuite, il le vise et le transmet au Caissier.
Remettre le montant de l'acompte au collaborateur
Acteur(s) :
Caissier
A la réception de l'ordre de mission dûment visé par le Gérant Associé, le Caissier remet le montant de l'acompte
sur frais de déplacement au collaborateur.
Etablir un bon de caisse dépense
Acteur(s) :
Caissier
Suite à la remise du montant de l'acompte sur frais de déplacement au collaborateur, le Caissier établit un bon de
caisse dépense et le fait signer au collaborateur.
NB : La suite du traitement de la dépense est détaillée dans la procédure gestion de la caisse dépense.
Remettre les pièces justificatives au Caissier
Acteur(s) :
Après la réalisation du déplacement, le Collaborateur non cadre présente les pièces justificatives du déplacement au
caissier pour l'établissement de la note de frais (Gasoil, Restaurant, taxi, ...).
Etablir une note de frais de déplacement
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Acteur(s) :
Caissier
A la réception des pièces justificatives du déplacement, le Caissier procède à l'établissement d'une note de frais
récapitulant le détail des dépenses effectuées puis la fait signer par le Collaborateur non cadre.
Signer la note de frais
Acteur(s) :
Après l'établissement de la note de frais, le Collaborateur non cadre la signe et la transmet au Directeur
Administratif et Financier pour validation.
Vérifier la note de frais
Acteur(s) :
Caissier
A la réception de la note de frais dûment visée par le Directeur Hiérarchique, le Caissier vérifie les pièces justifiant
les dépenses. Ensuite, il transmet la note de frais au Directeur Administratif et Financier pour validation.
Valider la note de frais
Acteur(s) :
Contrôle
Directeur Administratif et Financier
A la réception de la note de frais dûment vérifiée par le Caissier, le Directeur Administratif et Financier s'assure du
respect de la grille interne des frais de déplacement (jointe à cette procédure) et vérifie également la réalité des
dépenses selon la nature de la mission.
Dans le cas où le Directeur Administratif et Financier constate une anomalie, il rejette la note de frais en informant
le Collaborateur non cadre du motif du rejet.
Dans le cas contraire, il la valide la note de frais en apposant son visa de validation sur celle-ci.
Transmettre la note de frais au Caissier
Acteur(s) :
Directeur Administratif et Financier
Dans le cas où la note de frais ne présente pas des éléments exceptionnels dont la valeur est significative, le Directeur
Administratif et Financier transmet la note de frais validée au Caissier.
Transmettre la NDF au Gérant Associé
Acteur(s) :
Directeur Administratif et Financier
Dans le cas où la note de frais présente des éléments exceptionnels dont la valeur est significative (facture d’invitation
de montant important, dépense somptuaire, etc.), le Directeur Administratif et Financier la transmet au Gérant
Associé pour approbation.
Approuver la note de frais
Acteur(s) :
Contrôle
Gérant Associé
A la réception de la note de frais, le Gérant Associé s'assure que celle-ci est dûment revue par le Directeur
Administratif et Financier et apprécie les éléments exceptionnels engagés par le collaborateur en déplacement. Il
vérifie également que les plafonds ne sont pas dépassés.
Le Gérant Associé transmet ensuite la note de frais au Caissier.
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Contrôler la note de frais
Acteur(s) :
Contrôle
Caissier
A la réception de la note de frais, le Caissier s'assure qu'elle est dûment validée par le Directeur Administratif et
Financier et le Gérant Associé, le cas échéant.
Dans le cas où le Caissier constate une anomalie, il en informe le collaborateur et rejette la note de frais.
Dans le cas contraire il accepte la note de frais.
Rembourser les frais de déplacement
Acteur(s) :
Caissier
Après le contrôle de la note de frais, le Caissier rembourse au collaborateur le reliquat éventuel non reçu déduction
faite del'acompte initial et établit un bon de caisse (Cf procédure gestion de la caisse dépenses).
Transmettre les notes de frais au comptable fournisseur
Acteur(s) :
Caissier
Suite au remboursement des notes de frais, le Caissier transmet celles-ci accompagnées des pièces justificatives (Ordre
de mission, justificatif des frais) au Comptable Fournisseurs pour comptabilisation.
Comptabiliser les notes de frais
Acteur(s) :
Comptable Fournisseurs
A la réception des notes de frais, le Comptable fournisseur procède à la comptabilisation de celles-ci selon le schéma
comptable suivant :
Débit : Compte 614300000 Déplacements,, missions et réception
Crédit : Compte 516100000 Caisse.
Archiver les notes de frais
Acteur(s) :
Comptable Fournisseurs
Après la comptabilisation des notes de frais, le Comptable Fournisseurs procède à leur classement dans un classeur
spécifique selon le numéro de pièce comptable.
Etablir un Ordre de Mission
Acteur(s) :
A l'occasion de chaque déplacement, le Collaborateur cadre prépare et signe un Ordre de mission qu'il remet à son
Directeur pour validation.
L'ordre de mission doit comporter :
- le nom et le prénom du Collaborateur cadre,
- le chantier ou le projet concerné et le lieu (la ville),
- l'objet du déplacement,
- la date du déplacement,
et la nature du moyen de transport utilisé.
Le Collaborateur cadre doit mentionner, également, le montant de l'avance sur frais de déplacement.
Préparer une note de frais de déplacement
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Acteur(s) :
A la réalisation du déplacement, le collaborateur cadre procède à l'établissement d'une notre de frais récapitulant
l'ensemble des frais engendrés par ce déplacement. Ensuite, le collaborateur signe cette note de frais et la transmet au
directeur hiérarchique pour validation.
Viser la note de frais
Contrôle
Acteur(s) :
A la réception de la note de frais dûment signé auprès de son collaborateur, le directeur hiérarchique vérifie la
réalité des dépenses en fonction de la nature de la mission. Ensuite, il vise la note de frais et la transmet au Caissier
pour vérification.
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