Transcript งานนำเสนอ PowerPoint

Chapter
3
กระบวนการบัญชี
Rapid Application Development
INX 954243
อาจารย์ภคินี อริยะ
1
Objectives
•นักศึกษาเข้ าใจความสั มพันธ์ ระหว่ างกิจการธุรกิจกับการบัญชี
•นักศึกษาเข้ าใจความหมาย และความสาคัญของระบบบัญชี
•นักศึกษาเข้ าใจความสาคัญของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
และอธิบายกระบวนการภายในระบบได้ อย่ างถูกต้ อง
2
กระบวนการธุรกิจ
•ความหมายของกระบวนการธุรกิจ
•ความสั มพันธ์ ระหว่ างกิจการธุรกิจกับการ
บัญชี
•ประเภทของธุรกิจ
•เป้ าหมายทางธุรกิจ และกิจกรรมทางธุรกิจ
3
What is a business
transaction?
A business transaction is an economic event or
condition that directly changes an entity’s financial
condition or directly affects its results of operations.
4
ความสัมพันธ์ระหว่างกิจการธุรกิจกับการบัญชี
กิจกรรมทางธุรกิจโดยทัว่ ไป จะเกี่ยวข้องกับการขายสินค้าและการให้บริการ
การบัญชีจะทาหน้าที่จดบันทึกข้อมูลและเหตุการณ์ทางเศรษฐกิ จที่เกิดขึ้นใน
กิจการ แล้วสรุปผลสือ่ ออกมาในรูปของรายงานทางการเงิน จึงอาจกล่าวได้ว่า
การบัญชีเป็ นภาษาทางธุรกิจ (Language of Business)
กิจการธุรกิจทุกกิจการจะมีกิจกรรมบางอย่างที่เหมือนกัน โดยเมื่อจะ
เริ่มดาเนิ นธุรกิจ กิจการธุรกิจต้องจัดหาเงินทุนมาเพื่อใช้ในการประกอบธุรกิจ
โดยที่เงินทุนส่วนหนึ่ งจะมาจากผู ล้ งทุน ซึ่งมีฐานะเป็ นเจ้า ของกิจการ หรือ
อาจจะมาจากเจ้าหนี้ (หรือผูใ้ ห้กูย้ ืม) เมื่อได้รบั เงินทุนมาแล้ว กิจการธุรกิจจะ
นาเงินทุนมาจัดสรร เช่น
5
ความสัมพันธ์ระหว่างกิจการธุรกิจกับการบัญชี
– ซื้อที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ เพือ่ ใช้ประโยชน์ในการผลิต หรือเพือ่ ใช้ในการ
จาหน่ ายสินค้าหรือให้บริการ หรือเพือ่ ให้เช่า หรือเพือ่ ใช้ในการบริหารงาน
– ซื้อวัตถุดิบ เพือ่ นามาใช้ในการผลิตสินค้า (กรณี เป็ นกิจการอุตสาหกรรม)
– ซื้อสินค้ามาไว้เพือ่ ขาย (กรณี เป็ นกิจการซื้อมาขายไป)
– จ่ายค่าแรงงานและเงินเดือนให้พนักงาน
เมื่อกิจการธุรกิจขายสินค้าออกไปก็จะได้รบั เงินทุน ซึ่งเป็ นรายได้กลับคืนมา และใช้
เงินทุนเหล่านี้ ซื้อวัตถุดิบ จ่ายคืนเงินกู ้ จ่ายภาระภาษี หรือจ่ายเงินปันผลให้กบั ผูถ้ อื หุน้
ฯลฯ อย่างเป็ นวัฏจักร (Cycle) นักบัญชีจะทาหน้าที่บนั ทึกกิจกรรมทางธุรกิจเหล่านั้น
อย่างเป็ นระบบ และสือ่ สารข้อมูลออกมาในรูปของงบการเงิน
6
ประเภทของธุรกิจ
กิจการให บริ การ
Product
Disney
Delta Air Lines
Marriott Hotels
Merrill Lynch
Sprint
Entertainment
Transportation
Hospitality and lodging
Financial advice
Telecommunication
7
ประเภทของธุรกิจ
กิจการซื้อมาขายไป
Product
Wal-Mart
Toys “R” Us
Circuit City
Lands’ End
Amazon.com
General merchandise
Toys
Consumer electronics
Apparel
Internet books, music, video
retailer
8
ประเภทของธุรกิจ
กิจการผลิต
Product
General Motors
Intel
Boeing
Nike
Coca-Cola
Sony
Cars, trucks, vans
Computer chips
Jet aircraft
Athletic shoes and apparel
Beverages
Stereos and television
9
เป้าหมายทางธุรกิจ และกิจกรรมทางธุรกิจ
เป้ าหมาย
กาไรสู งสุ ด
สภาพคล่อง
กิจกรรม
จัดหาเงิน
ดาเนินงาน
ลงทุน
10
กระบวนการบัญชี
• กระบวนการบัญชี และผลลัพธ์ ที่ได้
• ความสาคัญของระบบบัญชี
• ผู้ใช้ ข้อมูลทางบัญชี
• การจาแนกประเภทของบัญชี
11
กระบวนการบัญชี
 ระบุกจิ กรรม
ทางธุรกิจ
 จดบันทึก
รายการทางธุรกิจ
 เปิ ดเผยข้ อมูลทาง
การเงิน
12
ผลลัพธ์ ทไี่ ด้ จากกระบวนการบัญชี คือ งบ
การเงินซึ่งให้ ข้อมูล
แสดงผลกาไร
13
ความสาคัญของระบบบัญชี
บัญชี
คือ
จดบันทึก
คุณสมบัติของข้ อมูล
เข้ าใจได้ ง่าย
ระบุกจิ กรรมทางธุรกิจ
ให้ ข้อมูล
เปิ ดเผยข้ อมูล
มีความเกีย่ วข้ องกับธุรกิจ
เชื่อถือได้
นามาเปรียบเทียบได้
เพือ่ ช่ วยให้ ผ้ใู ช้ ข้อมูลนาไปดาเนินกิจกรรม
ต่ างๆทางธุรกิจ
14
ผู้ใช้ ข้อมูลทางบัญชี
ผู้ใช้ ข้อมูลภายนอก
•เจ้ าหนี้
•ผู้ถอื หุ้น
•หน่ วยงานภาครัฐ
ผู้ใช้ ข้อมูลภายใน
•ผู้ตรวจสอบภายนอกกิจการ
•ผู้จดั การ
•พนักงาน
•ผู้สนใจที่จะลงทุน
•ผู้ตรวจสอบบัญชีภายใน
•ลูกค้า
•พนักงานขาย
•ฝ่ ายงบประมาณ
•เจ้ าของกิจการ
15
การจาแนกประเภทของบัญชี
ผู้ใช้ ข้อมูลภายนอก
ผู้ใช้ ข้อมูลภายใน
การบัญชีการเงิน (Financial Accounting) เป็ น
วิธีการบัญชีจดั ทางบการเงินซึ่งได้ แก่ งบกาไรขาดทุน งบดุล
และงบกระแสเงินสด เพือ่ เสนอแก่บุคคลทั่วไปเช่ นเจ้ าหนี้ นัก
ลงทุน หน่ วยงานรัฐบาล
การบัญชีบริหารหรือการบัญชีเพือ่ การจัดการ
(Managerial Accounting) เป็ นการจัดทาบัญชี
เพือ่ ฝ่ ายบริหารในการวางแผน ควบคุม ตัดสินใจ เน้ นความ
เชื่อถือในแง่ ที่ตรงกับความต้ องการของผู้บริหาร และสามารถ
นาข้ อมูลนั้นไปใช้ ได้ ทันที
16
ระบบบัญชี
ระบบบัญชี หมายถึง แบบแผนของการปฏิบัติงาน
ทางการบัญชี การจัดเก็บข้ อมูลทางการเงิน การจาแนก
ประเภทบัญชี การบันทึกบัญชี การกาหนดแบบพิมพ์
เอกสารและสมุดบัญชี การจัดทารายการ และการใช้ และ
รักษาเอกสารและสมุดบัญชี
17
ระบบบัญชีมคี วามสาคัญต่ อธุรกิจ
•ระบบบัญชีจะช่ วยให้ การบันทึกบัญชีเป็ นไปอย่ างครบถ้ วน
•ระบบบัญชี ทาให้ ได้ ตวั เลขข้ อมูลทางการเงินทีถ่ ูกต้ อง เชื่อถือได้
•ข้ อมูลทีไ่ ด้ จากระบบบัญชี สามารถนามาใช้ ในการวางแผนได้
ถูกต้ อง
•ข้ อมูลจากระบบบัญชี นามาใช้ ในการควบคุมให้ การปฏิบตั ิงาน
เป็ นไปตามแผน
•ข้ อมูลทีไ่ ด้ จากระบบบัญชี ช่ วยให้ ผู้บริหารตัดสิ นใจทางการเงินได้
18
ระบบสารสนเทศการบัญชี
ระบบสารสนเทศการบัญชีประกอบด้ วย
1. ระบบประมวลผลธุรกรรม
2. ระบบเชื่อมโยงข้ อมูลภายในธุรกิจ
3. ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป
4. ระบบออกรายงานทางการเงิน
5. ระบบออกรายงานทางการบริหาร
19
1. ระบบประมวลผลธุรกรรม
โดยปกติแล้ วการดาเนินธุรกิจจะเกิดรายการค้ า หรือธุรกรรม ซึ่งมีลกั ษณะทีค่ ล้ ายคลึงกันแลฃะเกิดขึน้ ซ้าๆ
ในแต่ ละวัน การเกิดขึน้ ซ้ากันเรียกว่ า วัฏจักรรายการค้ า(Transaction Cycle) ของระบบประมวลผลธุรกรรม
แบ่ งออกเป็ น 4 ประเภทคือ
1. วัฎจักรรายจ่ าย ( Expenditure Cycle) เป็ นวงจรทีเ่ กีย่ วข้ องกับเรื่องของค่ าใช้ จ่ายต่ างๆ ซึ่ง
ประกอบด้ วย
•กระบวนการสั่ งซื้อและรับสิ นค้ า
•การควบคุมเจ้ าหนีแ้ ละเงินสดจ่ าย
•การซื้อสิ นทรัพย์ ถาวร
•การจ่ ายเงินเดือนพนักงาน
2. วัฏจักรรายได้ (Revenue Cycle) เป็ นวงจรทีเ่ กีย่ วข้ องกับรายรับเข้ าธุรกิจ ซึ่งประกอบด้ วย
•การขายและจัดส่ งสิ นค้ า
•การแจ้ งหนีแ้ ละเรียกเก็บเงิน
•การควบคุมลูกหนีแ้ ละรับชาระเงิน
20
1. ระบบประมวลผลธุรกรรม(ต่ อ)
3.วัฏจักรการผลิต (Production Cycle) เป็ นวงจรที่เกีย่ วข้ องกับกระบวนการในการเปลีย่ น
ทรัพยากรวัตถุดบิ ค่ าแรง และค่ าใช้ จ่ายโรงงาน ให้ เป็ นสิ นค้ าสาเร็จรู ปตามคาสั่ งผลิต
ของลูกค้ า ซึ่งประกอบด้ วย
•การควบคุมวัตถุดบิ และสิ นค้ าคงเหลือ
•การผลิต
•การคานวณต้ นทุนการผลิต
4.วัฏจักรการบริหารจัดการ (Administrative cycle) คือวัฏจักรทีเ่ กีย่ วข้ องกับการบริหาร
จัดการสิ นทรัพย์ ของธุรกิจ ซึ่งประกอบด้ วย
•การควบคุมเงินสด
•การควบคุมสิ นทรัพย์
21
2. ระบบเชื่อมโยงข้ อมูลภายในธุรกิจ
ในลาดับแรกของการเชื่อมโยงข้ อมูลภายในธุรกิจภายใต้ ระบบบัญชีน้ัน จาเป็ นต้ อง
จัดเตรียมผังบัญชี (Chart of Account) ซึ่งเป็ นผังทีแ่ สดงหมวดหมู่บัญชีภายใต้ การ
ดาเนินธุรกิจอย่ างเป็ นระเบียบ ส่ วนประกอบของผังบัญชีคอื ชื่อบัญชี รหัสบัญชี
โดยแยกเป็ น 5 หมวดหมู่ คือ สิ นทรัพย์ หนีส้ ิ น ทุน รายได้ ค่ าใช้ จ่าย การกาหนด
จานวนหลักของตัวเลขจะขึน้ อยู่กบั ประมาณการจานวนบัญชีท้งั หมดของธุรกิจ
ตัวอย่างเช่ น
รหัสบัญชี 1000 หมวดบัญชี
สิ นทรัพย์
รหัสบัญชี 2000 หมวดบัญชี
หนีส้ ิ น
รหัสบัญชี 3000 หมวดบัญชี
ทุน หรือ ส่ วนของเจ้ าของ
รหัสบัญชี 4000 หมวดบัญชี
รายได้
รหัสบัญชี 5000 หมวดบัญชี
ค่ าใช้ จ่าย
22
สิ นทรัพย์ (Assets)
Cash
Accounts
Receivable
Vehicles
Inventories
Investments
Resources
owned or
controlled by
a company
Land
Buildings
Equipment
23
หนีส้ ิ น (Liabilities)
Accounts
Payable
loans
Creditors’ claims
on assets
Taxes
Payable
Wages
Payable
24
ทุน (Equity)
Owner
Investments
Owner
Withdrawals
Owner’s
claims on
assets
Revenues
Expenses
25
รายได้ (Income or Revenues)
Sales and
Services
Fees earned
Interest income
Miscellaneous
income
26
ค่ าใช้ จ่าย(Expenses)
Salaries
& Wages
Rent
Supplies
Interest expense
Cost of sales
Utilities
Miscellaneous
expense
27
2. ระบบเชื่อมโยงข้ อมูลภายในธุรกิจ (ต่ อ)
ลาดับต่ อมา คือการจัดเตรียมแฟ้มสมุดรายวันทัว่ ไปและแฟ้มงบประมาณไว้ รองรับ
ธุรกรรมทีส่ ่ งมาจากหน่ วยงานอืน่ ๆ ซึ่งมีดงั นี้
1. ระบบการผลิต จะส่ งธุรกรรมทีเ่ กีย่ วข้ องกับการซื้อวัตถุดบิ และการผลิต
สิ นค้ าเข้ าสู่ ระบบ
2. ระบบการตลาด ส่ งธุรกรรมการขายสิ นค้ าเข้ าสู่ ระบบ
3. ระบบการเงิน ส่ งธุรกรรมการรับจ่ ายเงินสดเข้ าสู่ ระบบ
4. ระบบบริหารทรัพยากรมนุษย์ ส่ งธุรกรรมด้ านค่ าใช้ จ่ายต่ างๆของการบริหาร
ทรัพยากรมนุษย์ เข้ าสู่ ระบบ
5. ผู้จัดการงานบัญชี ส่ งรายการปรับปรุ งบัญชี และงบประมาณเข้ าสู่ ระบบ
6. ผู้ใช้ รายงาน รับรายงานทางการเงินและการบริหารที่ออกจากระบบ
28
กระบวนการของระบบสารสนเทศทางบัญชี
ระบบสารสนเทศ เพื่อการ
บริ หารทรัพยากรมนุษย์
ระบบสารสนเทศ
ทางการตลาด
1.0
ระบบเชื่ อมโยงข้อมูลในธุรกิจ
รายงานการตรวจสอบข้อมูล
ข้อมูลงบประมาณ
รายการปรับปรุ ง
งบทดลอง
บัญชีแยกประเภท
งบทดลอง
แบบรายงาน
ระบบสารสนเทศ
ทางการผลิต
ข้อมูลขายสิ นค้า ข้อมูลเงินสดรับ-จ่าย
ข้อมูลค่าใช้จ่าย
ผูจ้ ดั การบัญชี
ระบบสารสนเทศ
ทางการเงิน
ข้อมูลซื้อวัตถุดิบ
ข้อมูลผลิตสิ นค้า
สมุดรายวันทัว่ ไป
งบประมาณ
2.0
ระบบบัญชี แยกประเภททัว่ ไป
ผังบัญชี
บัญชีแยกประเภท
งบประมาณ
3.0
ระบบออกรายงานทางการเงิน
4.0
ระบบรายงานทางการบริ หาร
รายงานทางการเงิน
ผูจ้ ดั การบัญชี
รายงานทางการบริ หาร
29
กระบวนการย่ อยของระบบเชื่อมโยงข้ อมลู ภายใน
ผังบัญชี
ข้ อมูลผลิตสินค้ า
ระบบสารสนเทศ
ทางการผลิต
ข้อมูลซื้อวัตถุดิบ
1.1
การตรวจสอบข้อมูล
ข้อมูลงบประมาณ
ระบบสารสนเทศ
ทางการตลาด
ข้อมูลขายสิ นค้า
งบประมาณ
รายการที่ผา่ นการ
ตรวจสอบ
ผูจ้ ดั การบัญชี
ระบบสารสนเทศ
ทางการเงิน
ข้อมูลเงินสด
รับ-จ่าย
1.2
การรับข้อมูล
ข้อมูลงบประมาณ
สมุดรายวันทัว่ ไป
ระบบสารสนเทศ เพื่อ
การบริ หารทรัพยากร
มนุษย์
ข้อมูลค่าใช้จ่าย
1.3
การพิมพ์รายงาน
รายงานตรวจสอบข้อมูล
30
3.ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป
ในระบบบัญชีแยกประเภททัว่ ไป ประกอบด้ วย 4 กระบวนการย่ อย
1. การบันทึกรายการปรับปรุ ง เป็ นขั้นตอนการนาเข้ ารายการปรับปรุ งบัญชี ซึ่งอาจเป็ นการ
ปรับปรุงข้ อผิดพลาดทีพ่ บในการเชื่อมโยงข้ อมูลจากระบบสารสนเทศอืน่ ๆ หรือเป็ นการ
ปรับปรุงรายการบัญชีเมือ่ สิ้นงวดบัญชี โดยบันทึกข้ อมูลเข้ าแฟ้ มสมุดรายวันทัว่ ไป
2. การผ่ านรายการบัญชี เป็ นการโอนรายการจากสมุดรายวันทัว่ ไปเข้ าสู่ แฟ้ มบัญชีแยกประเภท
โดยเป็ นข้ อมูลจากการเชื่อมโยงข้ อมูลกับสารสนเทศอืน่ ส่ วนหนึ่ง และปั้นข้ อมูลจากการบันทึก
รายการปรับปรุงอีกส่ วนหนึ่ง
3. การปรับปรุ งยอดคงเหลือ หลังจากทีร่ ะบบมีการผ่ านรายการบัญชีเรียบร้ อยแล้ วระบบจะทา
การปรับปรุ งยอดคงเหลือในบัญชีทเี่ กีย่ วข้ องแต่ ละบัญชี ภายในแฟ้ มงบทดลองให้ เป็ นปัจจุบนั
เช่ นเพิม่ ยอดคงเหลือในบัญชีเงินสด หรือการลดยอดคงเหลือในบัญชีลูกหนี้
4. การออกรายงานผ่ านบัญชี เป็ นขั้นตอนการออกรายงานทีไ่ ด้ จากการผ่ านรายการบัญชี เช่ น
รายงานงบทดลอง และบัญชีแยกประเภท ให้ ผ้ ูจัดการตรวจสอบ
31
กระบวนการธุรกิจของระบบบัญชีแยกประเภททัว่ ไป
ผังบัญชี
ผูจ้ ดั การบัญชี
รายการปรับปรุ ง
2.1
การบันทึกรายการ
ปรับปรุ ง
ผังบัญชี
สมุดรายวันทัว่ ไป
2.2
การผ่านรายการ
บัญชี
ผังบัญชี
2.3
การปรับปรุ งยอด
คงเหลือ
งบทดลอง
บัญชีแยกประเภท
ผังบัญชี
ผูจ้ ดั การบัญชี
งบทดลอง
บัญชีแยกประเภท
2.4
การออกรายงาน การ
ผ่านบัญชี
32
4. ระบบออกรายงานทางการเงิน
1.
2.
3.
การประมวลผลรายงาน เป็ นขั้นตอนหลังจากผ่ านบัญชีทุกบัญชีเรียบร้ อยแล้ ว โดยระบบ
จะทาการประมวลผลรายงานต่ างๆ โดยใช้ รูปแบบมาตรฐานของรายงานทางการเงินที่
จัดเตรียมไว้ ล่วงหน้ า
การพิมพ์รายงาน เป็ นขั้นตอนหลังประมวลผลรายงานเรียบร้ อยแล้ ว โดยการจัดพิมพ์
รายงานงบการเงินตามรูปแบบมาตรฐาน อาทิเช่ น งบกาไรขาดทุน งบดุล งบกระแสเงิน
สด และรายงานภาษีมูลค่ าเพิม่ เพือ่ ส่ งต่ อผู้ใช้ รายงานต่ อไป
การปิ ดบัญชี เป็ นขั้นตอน ซึ่งทาหลังจากออกรายงานทางการเงินเรียบร้ อยแล้ ว โดย
ระบบจะทาการโอนยอดคงเหลือในบัญชีรายได้ และค่ าใช้ จ่ายทุกบัญชี เข้ าสู่ บัญชีกาไร
ขาดทุน อนึ่งการปิ ดบัญชีระบบควรตั้งค่ าระบบไว้ ว่าทาได้ เพียงครั้งเดียวเท่ านั้น
33
กระบวนการธุรกิจของการออกรายงานทางการเงิน
งบทดลอง
3.1
การประมวลผล
รายงาน
ผังบัญชี
รายงานทางการเงิน
3.2
การพิมพ์รายงาน
บัญชีแยกประเภท
รายงานทางการเงิน
ผูจ้ ดั การบัญชี
3.3
การปิ ดบัญชี
34
รายงานทางการเงินทีน่ ิยมนาเสนอแก่บุคคลภายในและภายนอกองค์กร
มี 2 ประเภทคือ
งบดุล (Balance sheet) แสดงสถานะทางการเงิน
(Financial Position).
งบกาไรขาดทุน (Income statement) แสดง
ความสามารถในการดาเนินงาน(Performance)
35
5. ระบบออกรายงานทางการบริหาร
1. การจัดเตรียมรู ปแบบรายงาน นักบัญชีต้องทราบความต้ องการของผู้ใช้ รายงานและ
การออกแบบรายงานให้ สอดคล้ องกับความต้ องการ ซึ่งโปรแกรมทางการบัญชีทั่วไป
อาจมีเครื่องมือจัดเตรียมรู ปแบบรายงานเพือ่ อานวยความสะดวกสาหรับขั้นตอนนี้
2. การประมวลผลรายงาน เป็ นขั้นตอนหลังจากที่ออกรายงานทางการเงินเสร็จสิ้ นแล้ ว
และนาข้ อมูลจากงบทดลองหลังปิ ดบัญชีมาทาการวิเคราะห์ ข้อมูลเพิม่ เติม เช่ น ทาการ
วิเคราะห์ งบการเงิน การออกรายงานด้ านงบประมาณเพือ่ เปรียบเทียบตัวเลขรายได้
และค่ าใช้ จ่ายทีแ่ ท้ จริง กับตัวเลขประมาณการ
3. การพิมพ์รายงาน เป็ นการพิมพ์รายงานทีเ่ ป็ นผลลัพธ์ จากการประมวลผลภายใต้
รู ปแบบรายงานทางการบริหารทีจ่ ัดเตรียมไว้ ล่วงหน้ า เพือ่ ส่ งผู้ใช้ รายงานต่ อไป
36
กระบวนการธุรกิจของการออกรายงานทางการบริหาร
แบบรายงาน
4.1
การจัดเตรี ยมแบบ
รายงาน
งบทดลอง
งบทดลอง
งบประมาณ
รายงานทางการบริ หาร
4.2
การประมวลผล
รายงาน
4.3
การพิมพ์รายงาน
รายงานทางการบริ หาร ผูใ้ ช้รายงาน
37
End of Chapter 3
38