Transcript 第8章 合併列印與好用的工具

第8章
合併列印與好用的工具
GoTop--Office 2003入門與應用 <王緒溢 梁仁楷 編著>
1
目錄
8-1
 8-2
 8-3
 8-4
 8-5
 8-6
 8-7

什麼是Mail Merge
合併列印的基本技巧
使用現成的資料庫
列印郵寄信封
列印郵寄標籤
好用的工具
關於合併列印與好用工具的二三事
2
8-1 什麼是Mail Merge

簡單的說，Mail Merge就是利用檔案合併的
功能，把資料庫的每一筆資料填入預先製
作好的文件中，以便把同一份文件分送給
不同的對象，例如：您寫好一封問候信，
希望郵寄給十位朋友，只要利用Mail Merge
的功能，電腦就會自動產生十封問候信，
這十封問候信的內容相同，但是問候的對
象卻不一樣。
3
Mail Merge功能示意圖如下：

由於檔案合併經常應用於信件處理的相關事務，所以老外就把它命名
為Mail Merge，Mail是指信件，Merge是合併的意思。
4
8-2 合併列印的基本技巧
8-2.1
 8-2.2
 8-2.3
 8-2.4

建立主文件
建立資料庫
在主文件中插入資料庫欄位名稱
檢查與列印文件
5
建立主文件：

什麼是主文件呢？以信件為例，信件內容
就是主文件，而郵寄名單就是資料庫，其
中建立主文件是合併列印的第一步。
6
建立主文件的操作方法如下：
7
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建立主文件的補充說明：
主文件和一般文件的編輯方式完全相同，
您可以用編輯一般文件的方法，在主文件
中輸入、修改、刪除、放大、縮小、編排
文字。
 當然，您也可以開啟已製作好的文件來當
做主文件。

10
建立資料庫：



執行合併列印檔案的設定時，資料庫就是想要合
併到主文件的資料，例如：通訊錄就是可以合併
到主文件的資料庫。
資料庫是由多筆記錄所組成，而每一筆記錄又有
多個欄位（例如：姓名、電話、電子郵件地址、
地址等）。
合併列印所需的資料庫，其實是利用Word的表格
功能所產生的資料，而為了方便編輯資料庫，下
面將介紹簡易的資料庫產生方法。
11
建立資料庫的操作方法如下：
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完成後：

會自動產生一個Access的資料庫檔案，且每
當開啟主文件的同時，主文件就會自動連
結資料庫檔案。
19
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在主文件中插入資料庫欄位名稱：

完成前面兩小節的主文件和資料庫的設定
後，只要選擇合併列印工具列的 插入合併
欄位鈕，就可以在主文件中插入資料庫欄
位名稱。
22
插入資料庫欄位名稱的操作方法如
下：
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完成後：

合併欄位「姓名」就會出現在主文件上，畫面顯
示如下：

按照上述的方法，可以在同一個主文件上插入多
個合併欄位。
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檢查與列印文件

為了確定合併的文件正確無誤，最好先利
用檢視合併資料功能核對一下，再執行合
併文件。
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檢查與列印文件的操作方法如下：
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檢查與列印文件的補充說明：
如果合併文件暫時不需列印出來，可以選
擇 合併至新文件鈕，產生合併後的檔案。
 若合併列印的格式是信件，主文件有一頁，
產生的合併檔案中，每一筆資料會佔用一
頁，資料庫中有100筆資料，就有100頁，
您可以把這個檔案儲存起來，或選擇其中
的資料印出來。

33
8-3 使用現成的資料庫
8-3.1 使用Outlook連絡人
 8-3.2 使用Word或Excel的表格檔案來合併
列印

34
使用Outlook連絡人：

若您已經將通訊資料建立在Outlook的連絡
人中，可以直接合併至Word的文件中。
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利用連絡人的通訊資料合併至Word
文件的操作方法如下：
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完成後：

就會將連絡人資料夾中的資料合併到新文
件中，畫面顯示如下：
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使用Word或Excel的表格檔案來合併
列印：


利用Word的表格功能製作完成的文件，也可以當作合併列
印的資料來源。
例如在下面的表格中輸入資料，然後儲存起來，就可以做
為資料來源檔案。
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以Word表格檔案為資料來源的合併
列印操作方法如下：
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完成後：

利用合併列印功能產生新檔案後，選擇鍵
盤上的
或
鈕，就可以看到所有的
合併資料，畫面顯示如下：
57
使用Word或Excel表格檔案為資料來
源的合併列印補充說明：

在Excel中建立的資料也可以做為合併列印的資料
來源，只要在選取資料來源視窗中的檔案類型選
單中選擇Excel檔案，出現選取表格視窗後，選擇
資料所在的工作表名稱，然後選擇
鈕，再依
照
~
的方法，即可以完成合併列印。
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8-4 列印郵寄信封
8-4.1 合併列印收件人的姓名地址
 8-4.2 產生信封列印檔

59
合併列印收件人的姓名地址：

信封上的寄件人是固定的，而收件人可透
過合併列印來產生，省去一一輸入資料的
麻煩。
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合併列印收件人姓名和地址的操作
方法如下：
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合併列印收件人姓名和地址的補充
說明：
除了輸入文字資料之外，您也可利用插入/
圖片/從檔案功能，插入公司Logo商標圖。
 經過前面的操作，合併列印信封的設定工
作即為完成！回到Word視窗後，接著進行
下一節的操作，便能列印出信封。

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延續上一節，產生信封列印檔的操
作方法如下：
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合併後產生的信封列印檔畫面顯示
如下：
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產生信封列印檔的補充說明：

滿意合併的文件後，從功能表列的檔案選
單中選擇列印，然後依照進紙方向，將信
封放到印表機的手動送紙匣中，就可將資
料印到信封上。
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8-5 列印郵寄標籤
8-5.1 合併標籤資料
 8-5.2 檢視和產生標籤列印檔

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合併標籤資料：

如果無法直接把大型信封放到印表機中列
印地址，可以先將地址印在標籤紙上，再
撕下貼到信封上。
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設定合併列印標籤的操作方法如下：
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合併完成後，畫面顯示如下：
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延續8-5.1節的操作，檢查標籤合併結
果和產生列印檔案的操作方法如下：
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完成後，畫面就會出現合併列印檔
案的結果，畫面顯示如下：
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檢視和產生標籤列印檔的補充說明：

合併列印標籤應用的範圍很廣泛，尤其在
標籤編號設定時，可以因所選擇的紙張不
同而選擇不同的尺寸大小；另外還有一些
特別的紙張，例如：明信片、磁片貼
紙……等紙張可供選擇。
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8-6 好用的工具
8-6.1
 8-6.2
 8-6.3
 8-6.4
 8-6.5
 8-6.6

中英文拼字檢查
統計文件中的字數
參考資料
保護文件
文件權限
轉換成XML文件
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中英文拼字檢查：

在編輯文件時，拼字檢查功能可以幫您檢
查文件中單字有誤的地方，並提供您更改
為正確的選項，以節省核對的時間。
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英文拼字檢查的操作方法如下：
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
完成後，就會將英文文件中的錯誤都更正！
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英文拼字檢查的補充說明：
Word會在文法錯誤的文字下方，以綠色底
線標示；在單字拼錯的文字下方，以紅色
底線標示，讓您在編輯時更能得心應手，
更容易地檢查出錯誤！
 除了檢查英文錯誤外，也可檢查中文文章
喔！

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中文拼字檢查的操作方法如下：
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統計文件中的字數：

花了一些時間，總算把文章編輯完成了，
您是否想知道總共編輯了多少文字呢？
Word提供的字數統計功能，讓您不需要自
己一個字一個字的數，即可知道文章中的
字數。
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統計字數的操作方法如下：
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出現字數統計視窗後，便可從視窗
中查看電腦自動統計出的數值：
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統計字數的補充說明：

選擇視窗中的
工具列。
鈕，會出現字數統計

若文件又另外做了修改動作，可以從字數
統計工具列中選擇
鈕，重新計算文件
中的字數統計數值。
106
參考資料：

新版的Word 2003將原來2002版內建的同義
字與翻譯功能，整合成一個參考資料功能，
在參考資料工作窗格中，不僅提供使用者
查詢同義字與翻譯，還提供類似瀏覽器的
搜尋引擎功能，使用者可在編輯或修改文
件的過程中，直接以此功能搜尋想要查詢
的網站與相關資料。
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同義字與翻譯：

在撰寫英文文件時，可以利用Word的同義
字功能，列出與選取英文單字同義的單字，
以方便寫作；而翻譯的功能，可以讓您翻
譯單字與句子，或是透過Web翻譯整篇文章，
包括了中文、英文、德文、日文……等語
言。
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使用同義字與翻譯功能的操作方法
如下：
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
完成後，只要捲動翻譯結果清單內的捲軸，就可
以看到該單字的翻譯說明。
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參考資料網站：

參考資料工作窗格內也有提供類似搜尋引
擎的功能，只要在工作窗格中輸入想要查
詢的關鍵字，就可以啟動搜尋與顯示符合
的相關資料或網站連結，使用者若是選擇
想要瀏覽的連結，就會自動開啟瀏覽器以
檢視相關資料，既省時又十分方便。
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使用參考資料網站的操作方法如下：
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完成後：

工作窗格下方會顯示符合的相關資料或網
站連結，只要選擇想要檢視的資料，就會
在工作窗格中或是開啟瀏覽器，以顯示資
料的內容。
117
保護文件：

Office 2003新增的保護文件功能，可以讓您
將私密的文件設成唯讀或是只能做註解的
保護文件，或者只允許他人修改文件中的
部分內容。
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格式設定限制的操作方法如下：
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完成後：

所設定的樣式就會被限制。此例來說，設
定限制標題2與標題3樣式後，格式工具列
的樣式選單中就不會顯示此兩項。
123
編輯限制：

編輯限制的功能有追蹤修訂、註解、填寫
表單與不允許修改（唯讀）四種編輯方式，
可以指定文件中的某些部分受此限制，若
是套用其中一種限制方式後，例如：註解，
則只能在文件中插入註解，而不能做其它
編輯的動作。
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編輯限制的操作方法如下：
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
完成後，文件就會以唯讀方式儲存，文件
內容不允許任何人修改。
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允許段落變更權限：

文件保護功能還可用來設定使用者的變更
權限，以允許局部段落或內容可被有權限
的使用者修改，未允許編輯的段落則不能
變更，而不具有權限的使用者，則不能開
啟檔案。
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設定允許段落變更權限的操作方法
如下：
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完成後：

只有具備變更權限的使用者才能修改所選取的段
落，以唯讀方式檢閱其他段落；而其他段落則只
能以唯讀方式檢閱，畫面顯示如下：
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文件權限：
在Office 2003中還新增了一項資訊授權管理
（IRM）功能，它能協助您防止敏感性的資
訊落入不當人士手中。
 IRM讓您可以建立特定人員才具有限制權限
的文件，而權限分為讀取、變更和完整控
制三種，在使用此項功能之前，必須先安
裝Windows RM帳號憑證元件。

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設定文件權限的操作方法如下：
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138
完成後：


在權限視窗中，您也可以選擇
鈕，做更進階
的使用者權限設定。
設定完成後，當具有權限的使用者才可開啟此文
件，並會先驗證使用者的帳號憑證與權限類型，
接著再開啟檔案，畫面顯示如下：
139
設定文件權限的補充說明：

若是在共用工作區工作窗格中選擇狀態標
籤，再從狀態欄中選擇檢視我的權限連結，
則會出現我的權限視窗，記錄被授予的權
限內容，畫面顯示如下：
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轉換成XML文件：
XML（eXtensible Markup Language）可延
伸式標記語言，是一種製作網頁的程式語
言，可利用不同的標籤來描述結構性資料，
並提供了彈性的自訂標籤功能，讓使用者
在建立組織及呈現資訊時更容易。
 而在Word中，也可以將文件轉換成含有標
籤名稱的XML文件。

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將Word文件轉換成XML文件的操作
方法如下：
142

完成後，Word文件就會轉換成XML文件了。
143
利用記事本程式開啟文件的畫面顯
示如下：
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8-7 關於合併列印與好用工具的二
三事
8-7.1 不可不知1：合併輸出成電子郵件
 8-7.2 不可不知2：善用自動校正文字功能

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不可不知1：合併輸出成電子郵件

合併文件時可以直接合併到E-mail，透過電
子郵件寄送出去，但必須您的資料來源中
具有電子郵件欄位。
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合併輸出成電子郵件的操作方法如
下：
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
完成後，郵件就會透過Outlook將郵件傳送至指定
的E-mail地址。
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不可不知2：善用自動校正文字功能

自動校正可以把它應用於輸入特定的文字。
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設定自動校正文字的操作方法如下：
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設定自動校正文字的補充說明：



新增自動校正的項目後，在自動校正視窗的下方
會出現所設定的取代和成為資料。
只要在文件上輸入取代的文字內容MRT，再按一
下鍵盤上的
鍵，文字內容便會自動校正為取
代後的文字大眾捷運系統。
善用自動校正功能，可以建立常用文字的代碼，
例如：只要輸入CAI，就自動校正為電腦輔助教
學；輸入NCU，就自動校正為國立中央大學。
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