Transcript ניתוח ועיצוב מערכות מידע

‫ניתוח ועיצוב מערכות מידע‬
‫המחלקה לניהול תעשייתי‬
‫ד"ר שגית קדם‪-‬ימיני‬
‫סמסטר א' תשע"ב‬
‫נושאי השיעור‬
‫‪1‬‬
‫• חקר מצב קיים‬
‫‪2‬‬
‫• טכניקות לתיעוד הממצאים‬
‫שלבים עיקריים‬
‫חקר מצב‬
‫קיים‬
‫ואפיון‬
‫ראשוני‬
‫חקר‬
‫ישימות‬
‫תחזוקה‬
‫ניתוח‬
‫המערכת‬
‫יישום‬
‫עיצוב‬
‫המערכת‬
‫הקמה‬
‫שלב ייזום הפיתוח של מערכת מידע‬
‫• מטרה‪ :‬הבהרה למקבלי ההחלטות שדרוש שינוי‬
‫במערכת המידע‬
‫• סיבות לייזום‬
‫– חוסר שביעות רצון מהמערכת הקיימת‬
‫– שינויים בארגון ובסביבה‬
‫• פעילויות עיקריות‬
‫– ביצוע סקר ראשוני‬
‫– מסמך ייזום‬
‫חקר מצב קיים‬
‫• לימוד הארגון‬
‫– מבנה הארגון ‪ ,‬מטרות הארגון‪ ,‬פעולות עיקריות שמתבצעות בו‪.‬‬
‫– תהליכים עסקיים ותהליכי עבודה לוקים בחסר (לא יעילים‪ ,‬אבטלה‬
‫סמויה‪ ,‬מחסור בכוח אדם)‬
‫– קשרים עסקיים מחוץ לארגון‬
‫• לימוד מערכת המידע הקיימת‬
‫– חומרה‪ ,‬תוכנה בסיסית ותקשורת‪ ,‬תהליכי מחשב‪ ,‬בסיסי נתונים‪ ,‬סוגי‬
‫משתמשים‪ ,‬קשר למערכות אחרות‪ ,‬ממשקים‬
‫• לימוד הבעיות במערכת‬
‫– על פי סיווג כלשהו (פונקצינאלי‪ ,‬מערכות משנה‪ ,‬ארגוניות‪ ,‬פוליטיות‬
‫וכו')‬
‫• לימוד הצרכים הנוספים‬
‫– תיקון ליקויים‪ /‬דרישות חדשות‬
‫– צרכים עתידיים‬
‫פעילויות עסקיות ותהליכי מחשב‬
‫• הבחנה בין פעילות עסקית לתהליך מחשב‬
‫– "פעילות" היא תהליך עסקי (‪ ,)business process‬או‬
‫מטלה‪ ,‬שעובד מבצע במסגרת תפקידו‪ -‬לאו דווקא בקשר‬
‫עם מחשב‪.‬‬
‫– תהליך מחשב קיים עבור פעילות שמתבצעת בסיוע‬
‫מערכת מידע ממוחשבת‪.‬‬
‫– בחקר מצב קיים חשוב לנתח את כל התהליכים העסקיים‬
‫– ממוחשבים וידניים‪.‬‬
‫– בשלב האפיון מגדירים את תהליכי המחשב שמהם תורכב‬
‫מערכת המידע הדרושה לארגון‪.‬‬
‫דוגמה של פעילות עסקית ותהליך מחשב‬
‫תיאור הפעילות העסקית‪:‬‬
‫מועמד לעבודה‪ ,‬מופנה לפקיד קבלה ומקבל טופס מועמדות ובו שאלות ופרטים‬
‫שונים למילוי‪ .‬המועמד מתבקש למלא את הטופס ולהחזירו‪ ,‬בצירוף מסמכים‬
‫מתאימים‪.‬‬
‫הטופס המלא נמסר לפקיד קליטה אשר בודק את הטופס ובמידה והכל תקין‬
‫הטופס מתויק והמועמד מוזמן לראיון‪ .‬הפריטים שמולאו בטופס יוזנו למערכת‬
‫המידע ובכך יסתיים התהליך‪.‬‬
‫המשך דוגמא‪...‬‬
‫תיאור תהליך מחשב אפשרי‪:‬‬
‫פקיד הקליטה מפעיל תהליך קליטה‪ ,‬המערכת מציגה מסך ובו בקשה להזין מס'‬
‫זהות של מועמד ובודקת אם הוא קיים במאגר נתוני עובדים‪ .‬אם יימצא שהוא‬
‫קיים בארגון – תוצג הודעה מתאימה והתהליך יסתיים‪ .‬אם אינו נמצא המערכת‬
‫תבדוק אם המועמד קיים במאגר נתוני המועמדים‪ .‬אם המועמד נמצא‪ ,‬תוצג‬
‫הודעה מתאימה והתהליך יסתיים‪ .‬אם המועמד אינו נמצא‪ ,‬יוצג על המסך טופס‬
‫קליטת מועמד במבנה דומה לטופס המועמדות ופקיד הקליטה יזין את הפרטים‪.‬‬
‫לאחר הזנת הנתונים רושמת המערכת את נתוני המועמד במאגר המועמדים‬
‫ובודקת על פי פרטי משרה מבוקשת במאגר משרות פנויות‪ .‬לבסוף מופק תדפיס‬
‫בשני עותקים ובו הפרטים שנקלטו ושם המחלקה (למועמד ולפקיד)‪.‬‬
‫טכניקות לאיסוף נתונים על המצב הקיים‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫איסוף מסמכים‬
‫ביצוע ראיונות‬
‫שאלונים‬
‫תצפיות‬
‫טכניקות לאיסוף נתונים על המצב הקיים‬
‫איסוף מסמכים‬
‫• זמן ביצוע ‪ -‬בתחילת שלב חקר המצב‪,‬‬
‫אימות במהלך ביצוע ראיונות‬
‫•‬
‫• יתרונות‬
‫– יסודיים ואמינים ‪ ,‬מידע לא מוטה‬
‫• חסרונות‬
‫– עלולים להיות מיושנים ‪ ,‬לא לשקף את המצב האמיתי‬
‫טכניקות לאיסוף נתונים על המצב הקיים‬
‫ביצוע ראיונות‬
‫• יתרונות‬
‫– מידע עדכני‪ ,‬תחושות שלא קימות במסמכים‬
‫• חסרונות‬
‫– חוסר דיוק (יפוי‪ ,‬הסתרה)‪ ,‬זכרון אנושי‬
‫טכניקות לאיסוף נתונים על המצב הקיים‬
‫שאלונים‬
‫• מתאים למצב בו הנשאלים מפוזרים במקומות מרוחקים או‬
‫כאשר יש צורך לראיין משתמשים מרובים‪.‬‬
‫• יתרונות‬
‫– אפשרות לאיסוף נתונים מציבור רחב בזמן קצר‬
‫– עלות כספית נמוכה יחסית‬
‫– אחידות בשאלות‬
‫• חסרונות‬
‫–‬
‫–‬
‫–‬
‫–‬
‫השקעה בהכנה‪ ,‬הפצה ואיסוף השאלונים‬
‫אין אינטרקציה ישירה עם הנשאלים‬
‫אפשרות להטיה בתוצאות עם מספר נמוך של משיבים‬
‫מספר מוגבל של שאלות‬
‫טכניקות לאיסוף נתונים על המצב הקיים‬
‫תצפיות‬
‫• תצפיות מתאימות רק לסוגים מסוימים של עובדים‬
‫ופעילות‬
‫• יתרונות‬
‫– התרשמות ישירה ובלתי אמצעית מהנעשה בשטח‬
‫– השלמת המידע הדרוש לצורכי החקר כאשר שיטות איסוף‬
‫אחרות לא מתאימות‬
‫• חסרונות‬
‫– מקריות הממצאים‪ :‬קשה להשיג מיומנות סטטיסטיות‬
‫– יש הטיה של המידע הנאסף עקב שינויים בהתנהגות‬
‫הנצפים בתצפיות‬
‫טכניקות לתיעוד מצב קיים‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫שפה טבעית‬
‫שפה‪/‬כתיבה מובנית‬
‫תרשים זרימה‬
‫‪)Hierarchy plus Input-Process-Output(HIPO‬‬
‫– ‪VTOC‬‬
‫– ‪IPO‬‬
‫• תרשים תהליך‬
‫טכניקות לתיעוד מצב קיים ‪ -‬שפה טבעית‬
‫תיאור מילולי בשפה המדוברת הוא הברירה‬
‫הטבעית והנוחה ביותר לכותב ולקורא‬
‫• יתרון‬
‫– ניתן לבטא רעיונות‪ ,‬בעיות וצרכים באופן שכמעט כל‬
‫אחד יכול לקרוא ולהבין‬
‫• חסרון‬
‫– התיאור תופס מקום רב‪ ,‬דורש זמן רב לקריאתו לא‬
‫תמיד ברור ומדויק‬
‫טכניקות לתיעוד מצב קיים –‬
‫כתיבה‪/‬שפה מובנית‬
‫קימות ‪ 3‬תבניות בסיסיות בתכנות מובנה ‪:‬‬
‫• פעולות סדרתיות ‪ -‬נכתבות זו אחר זו‪ ,‬לפי סדר‬
‫הביצוע‬
‫• הסתעפות (או החלטה) – ‪if, do case‬‬
‫• חזרה (או לולאה)‬
‫טכניקות לתיעוד מצב קיים –‬
‫כתיבה‪/‬שפה מובנית‬
‫• דוגמא‪ :‬יש לקלוט שם תלמיד‪ ,‬קוד קורס‪ ,‬וציון‪ .‬אם‬
‫הציון ‪ 95‬או יותר יש להדפיס את שם התלמיד‪,‬‬
‫קוד הקורס‪ ,‬הציון והמילה "מצטיין"‪ ,‬אם הציון ‪85‬‬
‫ומעלה (עד ‪ )95‬יש להדפיס "טוב"‪ ,‬אם הציון ‪56‬‬
‫או פחות יש להדפיס "נכשל"‪ .‬אם הציון בין ‪ 56‬ל‪-‬‬
‫‪ 86‬אין להדפיס דבר‪.‬‬
‫טכניקות לתיעוד מצב קיים –‬
‫שפה מובנית (‪)structured language‬‬
‫דוגמא ‪:‬‬
‫התחלה‬
‫הצג "הזן שם תלמיד‪,‬קוד קורס‪ ,‬ציון“‬
‫‪grade, course_code, s_name‬קלוט למשתנים‬
‫‪" ,‬מצטיין‪ grade, course_code, s_name“‬אזי הדפס ‪grade 95‬אם‬
‫‪ grade, course_code, s_name‬אזי הדפס ‪grade 85‬אחרת אם‬
‫‪" ,‬טוב“‬
‫‪‬‬
‫‪ grade, course_code,‬אזי הדפס ‪ grade 5‬אחרת אם ‪6‬‬
‫‪" ,‬נכשל“‪s_name‬‬
‫‪‬‬
‫אחרת (הערה ‪ :‬שים לב שלכל ציון אחר לא מודפס דבר)‬
‫סיום‬
‫טכניקות לתיעוד מצב קיים –‬
‫שפה מובנית (‪)structured language‬‬
‫התחלה‬
‫‪totalgrade = 0, n_students = 0‬‬
‫”‪more = “y‬‬
‫כל עוד ”‪ more = “y‬בצע‬
‫הצג "הזן שם תלמיד‪,‬קוד קורס‪ ,‬ציון“‬
‫קלוט למשתנים ‪grade, course_code, s_name‬‬
‫בצע מקרה ‪:‬‬
‫מקרה ‪ : 1‬אם ‪ grade  95‬אזי הדפס ‪,grade, course_code, s_name‬‬
‫‪‬‬
‫"מצטיין“‬
‫מקרה ‪ : 2‬אם ‪ grade 85‬אזי הדפס ‪" ,grade, course_code, s_name‬טוב“‬
‫מקרה ‪ : 3‬אם ‪ grade 56‬אזי הדפס ‪" ,grade, course_code, s_name‬נכשל“‬
‫אחרת‬
‫סוף מקרה‬
‫הוסף ‪ 1‬ל ‪n_students‬‬
‫הוסף ‪ grade‬ל ‪totalgrade‬‬
‫הצג "האם יש עוד ציונים? הקש ‪ y‬או ‪“n‬‬
‫קלוט למשתנה ‪more‬‬
‫סוף כל עוד‬
‫הדפס "מספר התלמידים ="‪n_students‬‬
‫הדפס "ציון ממוצע="‪"totalgrade/n_students‬‬
‫סיום‬
‫טכניקות לתיעוד מצב קיים –‬
‫תרשים זרימה או תוכנית זרימה (‪)program flowchart‬‬
‫התחלה‪/‬סיום‬
‫פעולה‬
‫פעולה‬
‫מורכבת‬
‫תנאי‪/‬לולאה‬
‫טכניקות לתיעוד מצב קיים –‬
‫תרשים זרימה או תוכנית זרימה (‪)program flowchart‬‬
‫"הדפסת סיום"‬
‫"הזנת ציון"‬
‫הדפס "מספר‬
‫‪n_students‬התלמידים"‪,‬‬
‫הצג "הזן שם תלמיד‪,‬‬
‫קוד קורס וציון"‬
‫הדפס "ציון ממוצע"‬
‫‪totalgrade_students‬‬
‫”‪More = “y‬‬
‫סיום‬
‫סיום‬
‫התחלה‬
‫התחלה‬
‫‪N_students=0‬‬
‫‪totalgrade=0‬‬
‫”‪More = “y‬‬
‫לא‬
‫כל עוד‬
‫”‪More = “y‬‬
‫בצע‬
‫כן‬
‫בצע "הדפסות‬
‫סיום"‬
‫בצע "הזנת‬
‫ציון"‬
‫סיום‬
‫בצע "סוג‬
‫ציון"‬
‫הוסף ‪ 1‬ל‬
‫‪n_students‬‬
‫בצע מקרה‬
‫‪Grade < 56‬‬
‫‪Grade  85‬‬
‫‪Grade  95‬‬
‫ל ‪grade‬הוסף‬
‫‪totalgrade‬‬
‫‪grade,‬הדפס‬
‫‪course_code,‬‬
‫‪" ,‬נכשל“‪s_name‬‬
‫‪grade,‬הדפס‬
‫‪course_code,‬‬
‫‪" ,‬טוב“‪s_name‬‬
‫‪grade,‬הדפס‬
‫‪course_code,‬‬
‫‪" ,‬מצטיין“‪s_name‬‬
‫הצג "האם יש עוד‬
‫)"‪n/y‬ציונים? (‬
‫סיום‬
‫קלוט למשתנה‬
‫‪more‬‬
‫טכניקות לתיעוד מצב קיים –‬
‫תרשימי ‪HIPO‬‬
‫• דוגמא‪ :‬בית מסחר מקבל באמצעות הדואר‬
‫הזמנות לפריטים שבקטלוג המוצרים שלו ומספק‬
‫את הסחורה באמצעות הדואר (בית המסחר אינו‬
‫מחזיק מלאי פריטים)‪ .‬כאשר מתקבלת הזמנה‬
‫בודקים אם הפריטים נמצאים בקטלוג המוצרים‬
‫וכן את סכום ההמחאה שצורפה להזמנה‪ .‬הזמנות‬
‫שאושרו ממוינות לפי ספקי המוצרים שהוזמנו‪.‬‬
‫בית המסחר מכין הזמנות לספקים בהתאם‬
‫להזמנות שהתקבלו מהלקוחות‪ .‬הזמנות ללקוחות‬
‫מבוצעות עם קבלת הפריטים מהספקים‪.‬‬
‫תרשים ‪HIPO‬‬
‫תרשים היררכיה המכונה ‪)Hierarchy plus Input-Process-Output( VTOC‬‬
‫)‪Vertical Table of Contents (VTOC‬‬
‫מכירה באמצעות‬
‫הדואר‬
‫‪3‬‬
‫הכנת תעודת ‪4‬‬
‫משלוח‪ ,‬חשבונית‬
‫והמחאת הפרש‬
‫‪2‬‬
‫בדיקת תעודת‬
‫משלוח של ספק‬
‫בדיקת‬
‫הזמנה‬
‫הכנת הזמנה‬
‫לספק‬
‫הכנת מכתב על חוסר‬
‫כיסוי כספי ומחירון‬
‫הכנת מכתב על צורך‬
‫בתשלום מראש‪,‬‬
‫מחירון וקטלוג‬
‫בדיקת סכום‬
‫ההמחאה בהשוואה‬
‫להזמנה‬
‫בדיקת קיום פריט‬
‫בקטלוג‬
‫הכנת מכתב על‬
‫פריטים שאינם‬
‫בקטלוג‪ ,‬מחירון וקטלוג‬
‫‪1.4‬‬
‫‪1.3‬‬
‫‪1.2‬‬
‫‪1.1‬‬
‫בדיקה אם ההזמנה‬
‫כוללת המחאה‬
‫‪1.6‬‬
‫‪1.5‬‬
‫‪1‬‬
)Hierarchy plus Input-Process-Output( VTOC
High-Level Process Structure Chart (Example: Payroll System(
‫ מראה את הרמה הגבוהה ביותר או האבסטרקטית ביותר‬VTOC ‫תרשים‬
‫ ומאפשר מבט כולל על כל חלקי המערכת‬,‫לעיצוב מערכת השכר‬
‫ מערכת מידע לספריה‬VTOC ‫ תרשים‬:‫דוגמה‬
Library Management
System
Purchase (In)
1
Process P.O.
1.1
Lend (out)
2
Catalog
3
Catalog
search
3.1
Receive
ordered
books
1.2
Regular lend
2.1
Internet lend
2.2
Catalog
maintenance
3.2
Reports
4
Books
overdue
4.1
Orders
overdue
4.2
Late returns
2.3
25
‫תרשים ‪HIPO‬‬
‫תרשים ‪)Input-Process-Output( IPO‬‬
‫אישור להמצאות‬
‫הפריט בקטלוג‬
‫הזמנות מאושרות‬
‫הזמנות שנדחו‬
‫בדיקת הזמנה‬
‫הזמנות‬
‫מחיר הפריט‬
‫לבדיקה‬
‫הזמנה לספק‬
‫הזמנת לקוח‬
‫שהועברה לספק‬
‫הכנת הזמנה לספק‬
‫פריטים שהתקבלו‬
‫מהספק‬
‫בדיקת תעודת‬
‫משלוח של הספק‬
‫תעודת משלוח‪,‬‬
‫חשבונית והמחאת‬
‫הפרש‬
‫הכנת תעודת משלוח‬
‫חשבונית והמחאת‬
‫הפרש‬
‫הזמנות שהצטברו‬
‫הזמנות שנמסרו‬
‫לספק‬
‫תעודת משלוח של‬
‫הספק‬
‫פריטים שהתקבלו‬
‫מהספק‬
‫הזמנות של לקוחות‬
‫מחיר הפריט לחיוב‬
‫טכניקות לתיעוד מצב קיים – תרשים תהליך (‪)process chart‬‬
‫פעולה‬
‫ידנית‬
‫נתונים‬
‫אגורים‬
‫פעולה ממוחשבת‬
‫קלט‬
‫תיוק‬
‫פלט‬
‫ריבוי פלטים‬
‫סימנים מוסכמים‬
)process chart( ‫תרשים תהליך‬
The Order Fulfillment Process
Fulfilling a customer order involves a complex set of steps that requires the close coordination of the
sales, accounting, and manufacturing functions.
28
‫תרשים תהליך (‪ -)process chart‬מאפשר לתאר תהליכים המתבצעים בארגון‬
‫עיבוד נתונים‬
‫השלמת‬
‫נתוני‬
‫כתובת‬
‫ומחירי‬
‫פריטים‬
‫נתוני‬
‫הנחות‬
‫ותנאי‬
‫תשלום‬
‫הכנת‬
‫החשבוניו‬
‫ת נעשית‬
‫אחת‬
‫לשבוע‬
‫נתוני‬
‫לקוח‬
‫הנהלת חשבונות‬
‫מחסן מכירה‬
‫לקוח‬
‫רישום‬
‫שובר‬
‫מכירה‬
‫הזמנת לקוח‬
‫שובר מכירה‬
‫שובר מכירה‬
‫בדיקה‪,‬‬
‫השלמת‬
‫פרטים‬
‫והזנת‬
‫נתונים‬
‫שובר מכירה‬
‫שובר מכירה‬
‫תיוק‬
‫הכנת‬
‫חשבונית‬
‫חשבונית‬
‫חשבונית‬
‫סיכום‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫חקר מצב קיים הינו קריטי לפני ניתוח הדרישות‬
‫מהמערכת החדשה‬
‫יש צורך לבחון את הסביבה הארגונית כולה ‪ :‬ארגון‪,‬‬
‫גבולות‪ ,‬תשתיות ‪ ,IT‬תהליכים קיימים‪ ,‬בעיות‪,‬‬
‫דרישות עתידיות‬
‫ניתן לתעד את המידע במספר טכניקות‪ :‬שפה‬
‫טבעית‪ ,‬שפה מובנית‪ ,‬תרשים זרימה‪ ,VTOC ,‬תרשים‬
‫תהליך‬
‫מומלץ לבצע חקר ישימות לאחר שלב זה‬
‫הצעת פרוייקט‬
‫עבודה ‪( 0‬ללא ציון)‪:‬‬
‫יש להגיש הצעת פרוייקט בהיקף של ‪ 1-2‬עמודים‬
‫מודפסים‪ .‬ההצעה תכלול תיאור קצר של הארגון‬
‫והמערכת שאותה מעונינים לפתח‪ .‬יש להדגיש את‬
‫הפעולות (הפונקציות) שבהן תטפל המערכת‪.‬‬
‫הפרוייקט יבוצע רק לאחר שתאושר ההצעה ע"י‬
‫המרצה או עוזר ההוראה‪.‬‬
‫שאלות?‬