Transcript MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN/RAPAT

KD.1
Mengelola Per temuan/Rapa t
Adakah di antara kalian
Apa yang dimaksud
yang belum pernah
dengan
mengikutirapat?
rapat?
Pengertian Rapat
• Rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu
organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam
situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan,
merundingkan, dan memutuskan suatu masalah
berdasarkan hasil kesepakatan bersama.
• Dalam organisasi, secara luas rapat didefinisikan sebagai
sebuah pertemuan yang dihadiri oleh beberapa kumpulan
orang untuk membicarakan sesuatu hal penting yang
menyangkut kepentingan bersama di dalam organisasi
ataupun kepentingan bersama dengan pihak internal
lainnya guna menghasilkan keuntungan yang optimum.
Guna Rapat





Menyebarkan informasi.
Mendapatkan feedback yang diharapkan.
Melahirkan gagasan-gagasan baru yang
inovatif dan kreatif.
Memberi solusi bagi permasalahan yang ada.
Membangun kesepakatan terhadap suatu
keputusan dan alur tindakan.
Tujuan Rapat




Untuk mencari solusi atas masalah yang menjadi topik, agar peserta rapat
dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
Untuk menyampaikan perintah, pernyataan, ataupun menginformasikan
keputusan-keputusan yang sudah diambil sebelumnya kepada pihak yang
berkepentingan.
Untuk menjalin kerja sama di bidang bisnis beserta ketentuannya.
Untuk menjembatani segala bentuk perselisihan yang ada secara kekeluargaan.
 Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.
 Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
 Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta
rapat).
1. Tujuan rapat
2. Masalah rapat
3. Pemimpin rapat
4. Notulis atau sekretaris rapat
5. Peserta rapat
Syarat pemimpin rapat:
 Tidak memonopoli jalannya acara.
 Tidak memberi komentar dan memberikan mimik
yang jengkel dan tidak simpati.
 Tidak mengumpat.
 Terkendali.
 Tidak melawah sehingga arah dan tujuan acara
menjadi hilang, kecuali hanya sesekali saja untuk
memberi penyegaran agar suasana tidak
membosankan dan membuat kantuk.
 Dapat berbicara seperti selayaknya seorang
public relation (PR).
Tipe pemimpin rapat:
a. Tipe otoriter
b. Tipe demokratis
c. Tipe laissez-faire
Bapak SBY memimpin rapat
Kabinet Indonesia Bersatu II
Tugas pemimpin rapat:
• Menginformasikan
• Menyakinkan
• Membujuk
• Mengispirasi
• Memberi tauladan/
soko guru
• Menghibur
Fungsi/kegunaan peserta rapat adalah
sebagai berikut:





Sebagai penyumbang pendapat
Sebagai penyimpul
Sebagai penyumbang data
Sebagai penerima hasil keputusan
Sebagai pembantu pemimpin
Tipe peserta rapat:
• Tipe agresif
• Tipe inisiatif
• Tipe supportif
• Tipe pasif
• Tipe oratif
• Tipe akomodatif
• Tipe netral
BERDASARKAN TUJUAN
1.
2.
3.
4.
Rapat perundingan; bertujuan menghindari timbulnya
suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak
merugikan kedua belah pihak.
Rapat konfirmasi/penjelasan; tujuannya menyampaikan
penjelasan/ konfirmasi mengenai hal apa saja yang sudah
ditetapkan sehingga bisa dijadikan sebagai pedoman bagi
langkah kerja selanjutnya.
Rapat
pemecahan
masalah;
untuk
menemukan
pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi
atau dihadapi.
Rapat kerja sama; bertujuan untuk menghasilkan kerja
sama antara kedua belah pihak, khususnya dalam
berniaga sehingga tercapai kesepakatan bersama yang
saling memberikan laba yang optimum.
BERDASARKAN SIFAT
1.
2.
3.
4.
Rapat formal (formal meeting); Rapat yang bersifat
formal, yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan
terlebih dahulu sesuai dengan aturan yang berlaku dan
semua peserta rapat memperoleh undangan.
Rapat informal (informal meeting); Rapat yang
dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan
suatu rencana yang bersifat resmi.
Rapat terbuka; rapat yang dapat dihadiri oleh semua
kalangan yang berkepentingan, baik internal maupun
eksternal.
Rapat tertutup; rapat yang diselenggarakan untuk
kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya
yang dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang
sifatnya rahasia.
BERDASARKAN JANGKA WAKTU
Rapat rutin; rapat yang selalu diadakan
secara rutin, waktunya sudah tertentu
atau biasa.
2. Rapat
insidental;
rapat
yang
diselenggarakan sesekali waktu saja dan
umumnya tanpa perencanaan yang detail
jauh-jauh hari.
1.
BERDASARKAN SASARAN/JUMLAH
PESERTA
Jika peserta
berjumlah
sedikit dan
bersifat
formal, maka
disebut
sebagai rapat
tertutup atau
rahasia.
Jika peserta berjumlah banyak
dan bersifat formal, maka jenis
pertemuan tersebut dapat
meliputi:
rapat pleno, rapat kerja, rapat
komite, konggres, symposium,
debat diskusi, temu wicara,
lokakarya, sarasehan, open house,
resepsi, penataran, penlok
(penataran lokakarya), konferensi,
seminar, atau diskusi panel.
1. Media Rapat
Contoh media rapat:
• white board
• sound system
• hand out
• flip charts
• Transparansi
• OHP
• LCD proyektor
• ATK, dll.
2. Dokumen Rapat
• Berbagai draft surat penjanjian
di-save di flash disk
• Company profile
• Press release
• Legalisasi surat kuasa
• Surat notariat
• Akta tanah, akta gedung, STNK
kendaraan
• Akta pendirian perusahaan
• Laporan keuangan
• Dokumen niaga
• Asuransi
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Atribut promosi
Identitas perusahaan
Giro
Invoice (faktur)
Kuitansi
Surat setoran pajak
Surat PBB
Surat referensi bank
Surat referensi kolega
Polis pertanggungan
Convernote
3. Akomodasi
Akomodasi (penginapan) yang aman, nyaman,
dan bersih adalah kriteria yang harus dijunjung
tinggi agar dapat menjaga image perusahaan
sebagai tuan rumah.
Macam-macam akomodasi dapat disesuaikan
dengan materi rapat yang akan dibicarakan,
anggaran, serta peserta rapatnya. Beberapa pilihan
akomodasi yang dapat disediakan antara lain hotel,
motel, apartemen, losmen, mess, rykon, hostel,
bunga low, pension, dan iinn (hergerg).
4. Tempat Rapat
Hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam
memilih tempat rapat:
− Akustik
− Ukuran ruangan
− Ventilasi
− Polusi lingkungan
− Jalur pintu utama dan alternatif
− Pintu akses ke berbagai ruang sentral
dan vital
− Pencahayaan
5. Tata Ruang (Lay Out)
Tata ruang kantor adalah penentuan dan
penyusunan perabot dan alat-alat kantor
pada tempat yang tersedia dengan letak
yang tepat serta pengaturan aliran kerja yang
dapat memberikan kepuasan bagi para
karyawan.
Faktor penting yang harus mendapat
perhatian dalam perencanaan gedung atau
fisik kantor adalah lokasi dan lingkungan serta
cahaya, warna, udara, dan suara.
Pengaturan tempat duduk:
Ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas
ruang rapat.
 Gaya klasik/kelas; cocok untuk jumlah peserta
yang banyak
 Gaya konferensi; dimaksudkan agar semua
peserta
merasa
dihargai
dan
untuk
menimbulkan semangat team work
 Gaya huruf U; cocok untuk rapat informal
 Gaya workshop; cocok untuk diskusi kelompok
Gaya Klasik/Kelas
Gaya Huruf U
Gaya Workshop
Gaya Konferensi
•
•
•
•
•
•
Adanya tim yang solid
Adanya tujuan rapat yang jelas
Adanya akomodasi yang lengkap
Adanya kesamaan visi dan misi
Adanya keterbukaan
Adanya sikap penghormatan terhadap
kolega
Menyusun Peraturan Rapat

Pembuatan draft pasal-pasal dan ayat-ayatnya.

Setiap pasal dan ayat diuraikan secara jelas dan detail sehingga
tidak menimbulkan kesalahpahaman dan pertikaian.
Pasal dan ayat yang dibuat harus mewakili dari kebutuhan semua
pihak.


Semua ketentuan yang tercantum di dalam peraturan harus
dapat melindungi segala hak dan kewajiban semua peserta rapat.

Peraturan ditulis sesuai dengan kaidah sistematika yang berlaku
(ada kepala/pembukaan, isi pasal/batang tubuh, dan
penutup/kaki).
Bahasa yang digunakan harus jelas dan baku sesuai dengan EYD.

Menyusun Konsep Waktu Sebuah Rapat
Seorang sekretaris harus pintar
menyiasati waktu dengan cara
melihat jadwal hari dan jam
yang kosong sehingga pimpinan
dapat mengikuti pertemuan/
rapat dengan kolega.
Menyusun Proposal Rapat




Menggunakan kertas berukuran A4 atau F4.
Berat kertas adalah 80 gram.
Memiliki lembar pembatas untuk memisahkan antar bab.
Isi proposal terdiri atas:
1. Kata pengantar/pendahuluan;
2. Latar belakang;
3. Tujuan;
4. Jenis kegiatan;
Proposal adalah dokumen yang digunakan
5. Rencana kerja;
6. Waktu pelaksanaan;
untuk mengajukan suatu proyek kerja
7. Tempat;
sama kepada pihak kolega dengan
8. Personel;
9. Anggaran dana;
paparan materi yang saling
10.Penutup; dan
menguntungkan.
11.Lampiran.
Membuat Undangan
Undangan Berjudul
Undangan Berperihal
KD 1 selesai…
Selamat melanjutkan ke KD
berikutnya…