Transcript BAB XXV TEKNIK MENGGELAR RAPAT, SEMINAR DAN KONFRENSI PERS

BAB XXV
TEKNIK MENGGELAR RAPAT,
SEMINAR DAN KONFRENSI
PERS
Pertemuan 25
Rapat
• Di lingkungan kantor / institusi publik rapat
merupakan kegiatan rutin
• Rapat internal bagian/departemen ada
kalanya minta bantuan public relations
misalnya untuk peralatan rapat atau
jurupotret dll. Namun rapat yang libatkan
pihak ke-3 lazim diserahkan kepada fungsi
Public Relations.
• Agar rapat berlangsung baik perlu
persiapan:
a.Agenda
b.Working paper (panduan materi)
c.Pemimpin rapat
d.Jumlah peserta rapat
e.Undangan rapat
f. Pengaturan ruang rapat
g.Alat perlengkapan rapat
h.Dokumentasi
i. Kesehatan dan konsumsi
j. Akomodasi
Seminar
• Pelaksanaan Seminar tak terlepas dari 4 hal
pokok:
 Mengembangkan tema & tujuan seminar
 Menggambarkan secara umum profil peserta
 Mengembangkan secara umum format dan
desain seminar
 Mengembangkan strategi penyelenggaraan dan
topik
• Persiapan seminar:
a.Perencanaan yang matang
b.Jadwal waktu
c.Matrik item kegiatan
d.Penanggung jawab
e.Kepanitiaan
• Pelaksanaan Seminar:
a.Moderator
b.Pemakalah
c.Pembanding
d.Notulis
e.Pembawa acara (MC/Protokol)
Konferensi Pers
• Konferensi pers biasanya direncanakan jauhjauh hari, namun bisa juga bersifat mendadak
• Yang perlu dipersiapkan untuk konfrensi pers:
a. Siapkan materi yang akan disampaikan
b. Mendaftar media massa yang diundang
c. Mengirim surat undangan
d. Memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya
kepada pihak pers / media massa